Social media

Yammer: Haal de kracht van social media binnen bedrijfsmuren

Vraag je je af hoe Yammer werkt? In dit artikel lees je er alles over. Yammer is een handig communicatiemiddel waarmee medewerkers binnen een organisatie snel nieuws en kennis kunnen delen en bespreken. Yammer maakt het samenwerken binnen een organisatie gemakkelijk en overbrugt organisatorische- en landsgrenzen. Collega’s vinden elkaar op basis van expertise om samen te werken en problemen op te lossen op een slimme en efficiënte manier. Yammer verbindt mensen die elkaar anders nooit over dat onderwerp hadden aangesproken.

Met korte berichten houden mensen elkaar op de hoogte en wisselen kennis en meningen uit om elkaar te versterken. Yammer werkt effectiever dan e-mail omdat reacties direct voor iedereen zichtbaar en – ook handig in tegenstelling tot chatten – vindbaar blijven. Mensen ervaren de berichten van Yammer niet als spam omdat je er gewoon even doorheen kunt scrollen. Doordat Yammer ook goed werkt op moderne smartphones kan iedereen altijd en overal mee doen.

Naast korte berichten kun je binnen Yammer ook samenwerken aan documenten. Tenslotte kun je acties die mensen in andere bedrijfsapplicaties uitvoeren weergeven in Yammer. Denk aan een actie in een CRM-systeem (nieuwe klant aangemaakt) of een ticket-systeem (incident afgemeld).

Yammer logo

Een van de bedrijven die Yammer gebruikt is Deloitte: “Het geheim is dat het zo simpel en laagdrempelig is’, zegt Schep, ‘Je stelt even een vraag of je deelt informatie, iets wat je via e-mail niet zo snel zou doen. En er is vaak wel iemand die het oppakt.’ De vragen kunnen variëren van een ‘helpvraag’ over Excel tot wie er naar een bepaalde conferentie gaat. Collega’s geven ook updates over de projecten waarmee ze bezig zijn of welke klant ze gaan bezoeken.  ’Ik weet nu welke collega’s verstand hebben van bepaalde onderwerpen en ik kan ze erover aanschieten voor mijn eigen projecten. Ik heb op die manier veel nieuwe mensen bij Deloitte leren kennen. Sommigen heb ik zelfs nog nooit in het echt gezien.’”

Medewerkers binnen organisaties die Yammer gebruiken geven aan minder e-mail te ontvangen en sneller en meer reacties op vragen te krijgen. Doordat de berichten op Yammer worden gevolgd door meer collega’s wordt kennis sneller gedeeld en blijft deze ook beschikbaar als de auteur uit dienst treedt. Bij Deloitte is geconstateerd dat Yammer-gebruikers meer betrokken zijn bij hun collega’s en het bedrijf wat resulteert in een lager personeelsverloop. Yammer heeft zelf ook wat verschillende Yammer business use cases opgesomd en Arjan Zuidhof vatte wat praktische toepassingen van Yammer samen op Frankwatching.

Yammer is actief sinds september 2008. Er zijn nu meer dan 80.000 netwerken waaronder meer dan 80% van de Fortune Top 500 bedrijven. Yammer heeft 8 miljoen eindgebruikers in 136 landen. Yammer vertelde tijdens de Yammer-tour in 2012 dat Nederland met 500.000 gebruikers hun tweede markt is.

Sinds juni 2012 is Yammer onderdeel van Microsoft Office 365. Microsoft gaat Yammer integreren in Office 365 Groups. Het is nu al beschikbaar in de zakelijke variant van Office 365.

Yammer geeft in onderstaande video (1:45) weer hoe mensen samenwerken en elkaar toevalligerwijs vinden.

Rijkswaterstaat gaf eerder in een video (1:37) een heldere uitleg van de mogelijkheden van Yammer (“IenM Live”). Een projectmedewerker krijgt reacties van collega’s uit de hele organisatie – op kantoor en in het veld.

Iedere organisatie kan eenvoudig en gratis met Yammer aan de slag – de IT-afdeling hoeft er niets voor te installeren. In feite begin je zo:

  1. Ga naar Yammer.com en voer je zakelijke e-mailadres in;
  2. Bevestig je e-mailadres met de link in het mailtje dat je ontvangt;
  3. Voer je eigen profielgegevens in en nodig andere collega’s uit – Yammer zal zich als een lopend vuurtje binnen de organisatie verspreiden.

N.B.:

Doordat je als Yammer gebruiker zelf bepaalt (filtert) welke collega’s, onderwerpen (topics) of (project)groepen je volgt is Yammer geschikt voor zowel kleine als grote organisaties. Qua gebruikerservaring beweegt Yammer zich tussen Twitter en Facebook. De meest belangrijke verschillen tussen Twitter en Yammer zijn:

  • Berichten op Yammer zijn alleen zichtbaar voor collega’s binnen hetzelfde bedrijf. In Twitter zijn alle berichten openbaar of juist alleen zichtbaar voor mensen die je toestemming hebt gegeven om te volgen.
  • De berichten op Yammer mogen meer dan 140 tekens lang zijn.
  • Reacties kunnen op Yammer netjes onder het oorspronkelijke bericht (threaded) worden weergegeven, net als in Facebook. In Twitter is het verloop van een discussie, zeker met meerdere Twitter gebruikers, niet eenvoudig te reconstrueren.
  • Berichten op Yammer kun je “liken”. Als je een bericht onder de aandacht wilt brengen van mensen die jou volgen, klik dan op “Like” óf geef een reactie op het bericht. Het bericht komt dan in de feed van mensen die jou volgen. Klik ook op “Like” als je een bericht om een of andere reden waardeert om de auteur kenbaar te maken dat deze een nuttig bericht op Yammer heeft geplaatst. Klikken op “Like” doe je dus niet alleen bij “leuke” berichten.
  • In Yammer kun je gemakkelijk bestanden (bijvoorbeeld een tekstdocument of een afbeelding) en links naar webpagina’s meesturen met een bericht.

De webinterface van Yammer

Yammer heeft een eenvoudige, overzichtelijke webinterface die het delen van kennis en nieuwtjes laagdrempelig maakt. Veel van de onderdelen die hieronder beschreven zijn zie je, in ieder geval qua terminologie, ook terug in de Yammer-clients voor mobiele apparaten.

Yammer interface

Tip: De interface van Yammer is beschikbaar in diverse talen, helemaal onderaan het scherm kun je instellen welke taal je graag gebruikt – klik daarvoor op de naam van de huidige taal, bijvoorbeeld “English (US)”. Als je eigen taal nog niet beschikbaar is dan kun je zelfs direct helpen met vertalen.

Op de bovenste balk zie je van links naar rechts:

  • Yammer logo en knop Home
    Klik erop om snel naar de startpagina van Yammer gaan.
  • Inbox
    Laat berichten zien die jij begonnen bent of waarop je hebt gereageerd. Ook berichten waarin mensen jouw naam noemen komen hier te staan en berichten die je zelf aanwijst met “Follow in inbox”. Tenslotte staan hier privé-berichten die je uitwisselt met collega’s, bijvoorbeeld via “Online Now”, rechtsonderin.
  • Notifications
    Attendeert je op de laatste reacties op je berichten (ook “likes”), berichten waarin je bent genoemd en nieuwe volgers.
  • Invite
    Nodig een collega’s uit voor Yammer op basis van e-mailadres.
  • Groups
    Een ingang om door alle groepen op het Yammer-netwerk te bladeren of een nieuwe aan te maken.
  • People
    Hier kun je alle geregistreerde Yammer-gebruikers opvragen en sorteren op naam, datum aanmelding, aantal volgers en aantal berichten. Als je doorklikt naar de profielpagina van een Yammer-gebruiker dan zie je de berichten die iemand heeft geplaatst of discussies waaraan is deelgenomen. Als iemand Links, Questions, Files, Images of Polls heeft gebruikt dan kun je deze terugvinden op tabbladen. In de rechterkolom toont Yammer de ingevulde profielinformatie met daaronder de collega’s die volgen en worden gevolgd. Daaronder staan details uit het organigram (Org Chart) en het lidmaatschap van groepen. Bij gratis gebruik van Yammer (Basic) is er een link beschikbaar op het Yammer-profiel van een gebruiker die door iedere Yammer-gebruiker maximaal vijf keer per maand kan worden gebruikt om een voormalige collega opnieuw te laten bevestigen dat het e-mail adres actief is (“uit dienst” melden).
  • Files
    Somt chronologisch alle bestanden op die gedeeld zijn op Yammer. Je kunt de weergave filteren op bestanden die je volgt, zelf hebt geüpload of op een specifieke groep. Ieder bestand heeft een eigen pagina. Daar kun je bijvoorbeeld een nieuwe versie van het bestand uploaden – de nieuwe versie is dan direct beschikbaar in alle discussies waarin naar het bestand werd verwezen. Van bestanden die je volgt krijg je een melding als er een nieuwe versie is of als er in een discussie naar wordt verwezen. Vanaf de pagina van een bestand kun je het verwijderen of teruggaan naar een eerdere versie. Bestanden van het type .doc (Microsoft Word), .ppt (Microsoft PowerPoint) or .pdf (Adobe PDF) kun je op de tekst in het document terugvinden (full-text search). Daarnaast kun je losse notities aanmaken binnen Yammer zelf.
  • Search
    Doorzoek heel Yammer op trefwoorden. Al tijdens het typen verschijnen er resultaten uit alle onderdelen van Yammer en eventuele gekoppelde applicaties (universal search). Na het uitvoeren van de zoekopdracht splitst Yammer de resultaten op in berichten, Yammer-gebruikers, groepen, bestanden, topics, polls en links. Yammer doorzoekt dus ook de profielvelden van Yammer-gebruikers zodat je collega’s kunt vinden op basis van feitelijke organisationele informatie (organigram, expertise, interesses). De zoekresultaten kun je in het resultaatscherm verder verfijnen en bijvoorbeeld aangeven wie het bericht plaatste, in welke groep en in welke periode. Ook kun je werken met AND, OR en NOT om woorden te combineren of juist uit te sluiten.

Externe Yammer-netwerken

Het tandwiel-pictogram naast je naam linksonder ontsluit naast profielinstellingen en documentatie externe Yammer-netwerken.  Voor de samenwerking met (potentiële) klanten, partners en leveranciers kun je een speciaal extern netwerk aanmaken. Via “Browse External Networks” kun je zien welke externe netwerken er zijn aangemaakt en zelf een nieuwe aanmaken. Als je lid bent van meerdere Yammer-netwerken dan kun je hier overschakelen naar een ander netwerk. Als er berichten zijn op een ander netwerk dan maakt een teller je hier attent op.

Via je eigen profiel kun je chronologisch door berichten, bestanden, afbeeldingen, video’s, polls, complimenten en bookmarks bladeren die op jou betrekking hebben.

Yammer-apps

Yammer is uit te breiden met losse extensies (apps), ook door derden.Bijvoorbeeld:

  • Leaderboards
    De App Leaderboards geeft de top 3 (of top 10) van de “Most Liked Members”, “Most Replied to Members”, “Members with the Most Posts”, “Most Replied to Conversations” en “Conversations with the Most Participants” (de tijdsperiode kun je instellen: afgelopen 24 uur, 7 dagen of 28 dagen).
  • Topics
    Somt alle in berichten gebruikte Topics op en stelt je in staat dit onderwerp te volgen. Nieuwe Yammer gebruikers plaatsen automatisch een bericht met naam, functietitel en het topic “Joined” erin. Als je dus snel op de hoogte wilt zijn van nieuwe collega’s op Yammer, volg dan dit topic. Op de pagina van een specifiek topic kun je ook zien welke Yammer-gebruikers er het meeste over verteld hebben.
  • Org Chart
    Geeft de hiërarchische structuur van het Yammer netwerk grafisch weer. Je kunt je eigen plek in het organigram eenvoudig instellen via Account>My Settings, Org Chart (vul e-mailadressen in onder “I manage”, “I report to” en “I work with”). De positie moet wel door de ander bevestigd worden alvorens zichtbaar te worden.
  • RSS
    Om snel (nieuws)berichten te kunnen delen en bespreken kun je deze importeren via RSS. Denk aan vakgerelateerde weblogs/websites, Twitter feeds/zoekopdrachten of Google Alerts op de naam van de organisatie en producten. Yammer-gebruikers kunnen een geïmporteerde RSS-feed volgen en vervolgens reageren op interessante berichten. Op deze manier brengen zij deze interessante berichten onder de aandacht van mensen die hen volgen. RSS-feeds die je als Yammer-gebruiker volgt verschijnen wegens het vaak hoge volume aan berichten niet in de standaard feed van mensen maar onder het kopje RSS. Soms lukt het niet om een RSS feed toe te voegen: probeer het dan eens met een andere webbrowser of opnieuw (is natuurlijk bij Yammer gemeld).
  • Apps Directory
    Geeft alle integratiemogelijkheden met Yammer weer: desktop, mobiel, binnen Yammer zelf of met andere applicaties. Plus applicaties van derden.

Vervolgens is het scherm onderverdeeld in drie kolommen. De opties in de linkerkolom van het scherm zijn:

Home

Geeft berichten weer van mensen en topics die je volgt, plus groepen waar je lid van bent. Bij berichten die gericht zijn aan een groep zie je de groepsnaam achter de naam van de plaatser van het bericht staan, bijvoorbeeld “Patrick Mackaaij -> Social Media”.

De feed kun je op drie manieren instellen:

  1. Discovery (standaard)
    Yammer beslist algoritmisch op basis van jouw interactie met berichten welke berichten voor jou relevant zijn. Je ziet duidelijk welke berichten uit groepen vandaan komen en je kunt je eenvoudig aansluiten bij groepen waar je nog geen lid van bent.
  2. All
    “All Conversations” geeft alle berichten weer waar je toegang toe hebt, ook die van openbare groepen die je niet volgt.
  3. Following
    Gevorderde gebruikers kiezen voor “Followed Conversations” omdat zij zelf een feed samenstellen door mensen, groepen en topics te volgen.

Let op: Yammer valt steeds terug op “Discovery”. Wil je een andere feed vastzetten? Kies dan onder het tandwieltje voor “Remember my feed selections”.

Inbox

Geeft berichten weer die betrekking op jou hebben. Je kunt hier ook privé-berichten uitwisselen met collega’s op Yammer. Deze berichten zijn alleen zichtbaar voor de Yammer-gebruikers aan wie de berichten zijn gericht. Je kunt een discussie met meerdere collega’s voeren en er zelfs later mensen aan toevoegen – die kunnen dan ook de historie lezen. Let op: Private Messages kunnen nog niet verwijderd worden – Yammer heeft dit nog niet geïmplementeerd.

Groups

Onder het kopje Groups somt Yammer groepen op waar je lid van bent. De Group “All Company” geeft alle berichten van alle Yammer-gebruikers, over alle topics en in alle (openbare) groepen weer. Je kunt dan de berichten binnen een specifieke groep snel opvragen al zijn de berichten van groepen waar je lid van bent ook onderdeel van je standaard feed. Via de Groups Directory kun je zien welke groepen er nog meer zijn en hier lid van worden. Voor gesloten groepen is daarvoor goedkeuring door de beheerder nodig.

Je kunt zelf een groep aanmaken.Een Yammer Group maak je aan voor mensen met een gedeelde interesse, expertise, geografische locatie, afdeling of project. Een groot voordeel van Yammer is afdelingsoverstijgende informatieuitwisseling, maak een groep dan ook alleen “Private” als er gevoelige informatie wordt gedeeld (en kies er dan eventueel zelfs voor om de groep niet zichtbaar te hebben in de “Groups Directory”).

Bij het aanmaken van een nieuwe groep kun je ervoor kiezen ook externen toe te laten.

Op de pagina van een groep kun je met de link “Embed This Feed” HTML-code vinden om de feed van de groep te embedden in bijvoorbeeld een intranet. De inhoud is natuurlijk alleen te lezen als de eindgebruiker ook is ingelogd in Yammer.

Tip: Als je geen bericht wilt missen van een specifieke groep, vink dan bij “Subscribe to this group by” de optie Email aan.

In de brede kolom in het midden verschijnt de informatie (bijvoorbeeld Yammer berichten). Als je inlogt in Yammer web dan zie je standaard de weergave Home met chronologisch alle geplaatste berichten waar je op een of andere manier op geabonneerd bent. Als je zorgt dat je de juiste mensen en onderwerpen volgt én lid bent van de juiste groepen dan is af en toe een blik werpen op deze feed voldoende. Yammer attendeert je vanzelf als iemand je noemt of aanspreekt in een bericht via “Notifications” bovenin het scherm. Komt er een bericht voorbij dat je via notifications wilt volgen zonder erop te reageren? Klik dan op More > Follow in inbox.

Tips (zie ook onderstaand screenshot):

  • Yammer breekt (reacties op) berichten af, bijvoorbeeld tot de eerste alinea. Klik op “expand” om het hele bericht te lezen.
  • Yammer laat alleen de laatste twee reacties van het bericht zien, de oudere reacties kun je opvragen door op “Show x older replies” te klikken.

Yammer expand & show older replies

Zie je teveel berichten die niet interessant voor jou zijn? Dan kun je ervoor kiezen alleen groepen te lezen waar je lid van bent. Yammer geeft onderaan het scherm een knop om snel naar de eerstvolgende groep door te klikken.

Je kunt de mensen, groepen en topics die je volgt snel uitdunnen door rechtsboven te klikken op het linkje “Top Conversations”. Klik op “Edit Who I’m Following” en open het tabblad “I’m Following”. De knop “Following” verandert in “Unfollow” als je ‘m aanwijst – klik erop om berichten van mensen die voor jou niet interessant zijn te verbergen. Als je stopt met iemand te volgen dan komen nieuwe berichten van die persoon niet meer in jouw feed, berichten tot het moment van volgen blijven staan. Berichten die wél interessant zijn kun je openbaar waarderen met een “Like” of privé bookmarken via More.

In een feed van een groep kun je via het menu “All types” (rechtsboven de berichten, net onder de box waarin je zelf een bericht kunt plaatsen) de berichten filteren op Announcements, Praises, Links, Polls of Questions. In een groep kun je voor belangrijke berichten ook kiezen voor “Make an Announcement”.

De Activity Stream (ticker) in de rechterkolom laat de laatste vijf acties zien die collega’s die je volgt op Yammer hebben ondernomen. Denk aan het lid worden van een groep, het volgen van een topic, het bijwerken van profielinformatie of het installeren van een Yammer-applicatie op bijvoorbeeld de mobiele telefoon. Soms verschijnt “Suggested people” met collega’s die je nog niet volgt of die Yammer niet gebruiken. In de rechterkolom kun je ook een collega op Yammer uitnodigen door een e-mailadres in te typen. Als je andere onderdelen in Yammer opent dan verschijnt in deze rechterkolom vaak aanvullende informatie.

Rechtsonderin zie je welke gebruikers op dit moment online zijn (Online Now) en kun je daar direct privé-berichten mee uitwisselen.

Tip: Yammer suggereert soms om distributielijsten of ex-medewerkers uit te nodigen onder “Suggested people”. Als je klikt op het kruisje en kiest voor respectievelijk “This is a mailing list” of “They don’t work here” dan krijgt niemand binnen je Yammer-netwerk deze suggestie meer te zien. Met “Remove suggestion” haal je iemand alleen uit jouw persoonlijke suggesties weg.

N.B.: Zakelijke applicaties kunnen een sociaal laagje krijgen door zelf gegevens aan te bieden in deze Activity Stream Ticker. Zo is het met ERP-systeem NetSuite mogelijk om op de hoogte te blijven van belangrijke acties via Yammer door bijvoorbeeld berichten van voor jou belangrijke klanten te volgen. En Brightidea betrekt meer mensen bij ideeën door zichtbaar te maken wanneer mensen een nieuw idee publiceren, erop stemmen of erop reageren. Applicaties kunnen integreren met de Activity Stream via de Yammer API. Berichten die zij sturen over activiteiten die mensen uitvoeren op objecten binnen de applicatie kunnen zo vanuit Yammer worden gevolgd. Daarnaast kan er binnen Yammer op worden gezocht en vanuit Yammer worden doorgeklikt naar de applicatie.

Navigeren met sneltoetsen

Je kunt snel door de webinterface navigeren met sneltoetsen. Yammer somt de sneltoetsen op in een pop-up als je een vraagteken typt. De sneltoetsen zijn:

Site wide
/ Search
? Show Keyboard Shortcuts
k Navigate Up
j Navigate Down
Feed
. Refresh Feed
c Compose a message
r Reply to current message
+ Like current message
t Add topic
Site navigation
gf Go to My Feed/Home
gm Go to Messages
gc Go to Company Feed
gn Go to Notifications
Messages
ENTER Expand Item

Tip: Als je je muis eventjes boven de naam van een Yammer-groep of -gebruiker houdt dan verschijnt een pop-up (hovercard). Vanuit die pop-up kun je een indruk krijgen van de groep of gebruiker en deze direct volgen.

Zelf een bericht plaatsen: What are you working on?

Als je klikt in het vak “What are you working on?” dan kun je daar een bericht typen. Hieronder beschrijf ik hoe het plaatsen van een bericht werkt, verderop in het artikel staan tips over wat je inhoudelijk kunt plaatsen.

Yammer update

Boven het bericht kun je een berichttype kiezen voor “Update”, “Poll” of “Praise Someone”. De berichttypes geven extra structuur:

  • Poll
    Via Poll kun je een korte enquête houden.
  • Praise
    Geef iemand een openbaar compliment en motiveer waarom je dat doet.

Tot juni 2014 kon je kiezen voor Event om kenbaar te maken dat je iets organiseert en vragen of mensen erbij zijn (RSVP). Yammer informeerde waar en wanneer en de events konden in een digitale agenda zoals Outlook worden geïmporteerd. Yammer geeft aan soortgelijke functionaliteit in combinatie met Office 365 te introduceren.

Als je een update deelt met “My Colleagues” dan komt deze standaard in de feed “All Company Feed”. Mensen die jou volgen, of het eventuele topic dat je meegeeft, krijgen het bericht onder ogen. Doordat mensen hun feed meestal ingesteld hebben op “Top” of “Following” verschijnt je bericht niet bij iedereen op het scherm, wees dus niet bang om te “spammen”.

Als je werkt met groepen dan kun je een bericht ook alleen aan een specifieke groep richten door te klikken op “My Colleagues” en deze groep te kiezen. Alleen leden van de groep zien dan het bericht. Yammer laat achter de naam van de persoon die het bericht heeft geplaatst met de groepsnaam zien dat het bericht aan een groep is gericht.

  • Een link naar een webpagina (URL/hyperlink) meesturen
    Door in een bericht een URL/hyperlink te typen kun je wijzen op interessante webpagina’s zoals artikelen. Yammer haalt dan een deel van het bericht op – deze tekst en afbeeldingen kun je vervolgens bewerken of weglaten. Alle berichten met hyperlinks erin kun je via de Apps Links in de linkerkolom snel even chronologisch doorbladeren.
  • Een collega adresseren
    Onder een bericht kun je andere Yammer-gebruikers noemen in het veld “+Add more people to notify” zodat ze door Yammer worden geattendeerd op het bericht. Je kunt ook in het bericht zelf het apenstaartje (@) typen gevolgd door de naam (of Yammer gebruikersnaam) – Yammer helpt al snel met aanvullen via een pop-up. Yammer-gebruikers die je zo adresseert zien jouw bericht of reactie onder Notifications.
  • Bestanden meesturen (File)
    In Yammer kun je gemakkelijk bestanden (bijvoorbeeld een tekstdocument, afbeelding of video) meesturen met een bericht. Je kunt bestanden uploaden vanaf je computer of een keuze maken uit bestanden die al eerder geüpload zijn naar Yammer. Collega’s kunnen een document van aantekeningen voorzien via de integratie met Crocodoc. Van afbeeldingen in .JPG, .PNG of .GIF zien ze een verkleinde weergave (thumbnail). Video’s kunnen inline worden afgespeeld (zowel links naar YouTube als bestanden die je zelf upload in de formaten .wmv, .avi, .mpeg, .3gp, .flv, .mov, .mp4, .mpg, .ogm, .mkv, .ogv, .ogg). Met de Apps Files en Images in de linkerkolom kun je berichten met bestanden en afbeeldingen snel chronologisch doorbladeren. De enige limiet is die van een individueel bestand: maximaal 50MB.
  • Het bericht groeperen onder een onderwerp (Topic)
    Tijdens het schrijven van een bericht kun je al direct een onderwerp aanmaken door een een hashteken (#) voor te zetten. Topics worden daarom soms ook hashtags of nog korter – tags – genoemd. Een topic (onderwerp) kun je ook onderaan het bericht toevoegen door op “Topics” te klikken. Of achteraf via More>Add Topics al krijgen mensen die het wel volgen maar jou niet het bericht dan niet onder ogen.

Tips:

  • Externen kun je per gesprek betrekken door hun (zakelijke) e-mailadres toe te voegen aan “Add people to notify”.
  • Bij het reageren op een bericht in een bestaande discussie kun je aangeven specifiek op een van de eerdere reacties te reageren. Daarvoor wijs je het bericht aan met je muis en klik je op Reply. Zie onderstaand screenshot van een discussie waar meerdere mensen in participeren.
  • Je kunt een bericht of reactie van jezelf verwijderen via de optie More onder het bericht.
  • De URL van een discussie kun je achterhalen door je muis op het tijdstip te houden.

Yammer in reply to in a thread

Soms kom je in een Yammer groep een bericht tegen wat voor andere mensen interessant kan zijn. Via Share kun je dit bericht delen met een andere Yammer groep of met specifieke personen als Private Message. Op dezelfde manier kun je ook bestanden (files) en pagina’s (pages) delen.

Yammer clients voor Windows, Mac en mobiel

Naast de website kun je een desktop client van Yammer op je PC of Mac installeren – deze client draait op het gratis Adobe AIR en kan door de IT-afdeling worden uitgerold. Ook zijn er aparte apps voor iPhone/iPad, Windows Mobile en Android.

Yammer-interface

Yammer synchroniseert waar je bent gebleven met lezen en geeft met een verticale blauwe lijn naast een bericht aan welke nieuw zijn – ook binnen een discussie (zie bovenstaand screenshot).

Tip: Vanuit de lijst met Yammer-gebruikers die je mobiel kunt raadplegen kun je collega’s die een telefoonnummer hebben opgenomen in hun profiel ook direct bellen.

Yammer Now is een losse iOS-app waarmee je snel met collega’s kunt chatten zonder eerst telefoonnummers of e-mailadressen uit te wisselen. Yammer Now sluit aan bij je Yammer Inbox. Je ziet direct of collega’s online zijn en je kunt meerdere mensen bij het gesprek betrekken. De app heeft  Push Notifications en… stickers!

Persoonlijke gebruikersinstellingen in Yammer

Bij het inloggen attendeert Yammer je soms op collega’s die interessant zijn om te volgen. De suggestie is gebaseerd op uitnodigingen (invites) die je hebt verstuurd, jullie positie in het organogram en de populariteit van een Yammer-gebruiker. Je kunt deze suggestie natuurlijk gewoon negeren.

Naast het feit dat het handig is om je contactgegevens beschikbaar te stellen kun je ook nog eens handig gevonden worden op de gegevens die je invult onder Profile. Gewoon met de zoeker rechtsbovenin. Als je je accounts van Twitter, Skype (handig bellen en scherm delen), Facebook en LinkedIn invult dan kunnen mensen handig doorklikken naar die profielen. Plaats ook een duidelijke foto zodat collega’s je kunnen herkennen. Tegenwoordig kan het zijn dat je een collega voor het eerst via Yammer ontmoet en dan is het wel gek als je elkaar verder helpt maar niet tijdens de lunch herkent, toch? Tenslotte kun je Klout koppelen aan Yammer zodat collega’s kunnen zien waar jouw expertise ligt.

Yammer bijwerken via e-mail, IM, Twitter of IFTTT

Je kunt een bericht op Yammer plaatsen via e-mail. Hiervoor stuur je, vanaf het e-mailadres waarmee je bij Yammer bekend bent, een mailtje naar <netwerknaam>@yammer.com. Via Account>My Settings, Notifications kun je het exacte e-mailadres achterhalen en instellen dat je graag berichten bevestigt voordat ze worden geplaatst. Yammer importeert een e-mailbericht tot het twee streepjes tegen komt (–) zodat je kunt voorkomen dat je signature in het bericht op Yammer terecht komt.

Je kunt ook gericht naar een groep op Yammer mailen, het e-mailadres dat je daarvoor nodig hebt kun je vinden op de pagina van de groep in de rechterkolom onder het kopje “Email”. Je kunt ook iemand een privé bericht versturen maar dan kun je net zo goed iemand rechtstreeks mailen, of zie je Yammer helemaal e-mail en instant messaging vervangen?

Voor integratie met een Instant Message (IM) applicatie vul je je gebruikersnaam daarvan in op je profiel. Ondersteund zijn AIM, Yahoo, Skype, ICQ en Jabber.

Om Twitter te integreren voer je je Twitter gebruikersnaam, zonder @, in op je profiel. Ook mag je profiel niet “protected” zijn. Vervolgens importeert Yammer tweets waarin je de hashtag #yam gebruikt als bericht.

Met IFTTT (If This Then That) koppel je verschillende programma’s op het web aan elkaar. Dit maakt het plaatsen van berichten op Yammer vanuit bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn mogelijk.

Kennisgevingen vanuit Yammer via e-mail of IM (Notifications)

Yammer kan je dagelijks (daily) of wekelijks (weekly) een e-mailbericht sturen met een kort verslag (digest) van de geplaatste berichten op Yammer. Je kunt deze digest ook uitschakelen (never). Daarnaast kun je instellen of Yammer je bij specifieke gebeurtenissen mag e-mailen. Bijvoorbeeld als iemand je adresseert in een bericht (@mention danwel reply of private message). Of als iemand je uitnodigt voor een groep, je volgt of een bericht van je waardeert (like).

Yammer kan je ook direct op de hoogte stellen van nieuwe berichten via e-mail of instant messaging (chat). Je kunt dit inschakelen voor alle berichten, jouw feed, @mentions of per groep waar je lid van bent.

Voorkeursinstellingen van Yammer (Preferences)

  • Show full names instead of usernames
    Yammer kan namen weergeven als “pmackaaij” of “Patrick Mackaaij”. Vink de optie aan als je de volledige naam wilt zien.
  • Enter key does not submit message
    Yammer kan een bericht plaatsen zodra je op de toets [Enter] drukt. Bij het plaatsen van een bericht van meer dan één alinea worden gebruikers hierdoor verrast en plaatsen zij een onvolledig bericht. Aanvinken dus om verrassing te voorkomen. De instelling werkt door in de desktop client van Yammer alleen moet je deze even een keer opnieuw opstarten.
  • Timezone
    Vul jouw tijdzone in. Ik heb dit niet getest maar Yammer gebruikt deze vast om de evenementen in de juiste tijd weer te geven.

Yammer External Networks (Communities)

Alle deelnemers van een Yammer-netwerk hebben een e-mailadres met eenzelfde domeinnaam. Om Yammer te gebruiken voor de samenwerking met externen zoals klanten, partners en leveranciers kun je een External Network aanmaken. Je kunt een External Network bijvoorbeeld inzetten om klanten met elkaar in contact te brengen, of juist voor iedere klant een apart External Network opzetten.

Yammer Communities

Yammer External Networks zijn echt aparte Yammer-netwerken. De Yammer-gebruiker die de Community aanmaakt is de beheerder (admin) en kan andere beheerders aanwijzen. De beheerder bepaalt hoe andere Yammer-gebruikers uit het hoofdnetwerk (parent-network) deel kunnen nemen aan het netwerk: op uitnodiging van de beheerder, op uitnodiging van een willekeurig lid, zonder uitnodiging (iedereen mag mee doen). Zo kan informatie gefilterd worden (of verborgen gehouden worden) of kan het aantal gebruikers in een Yammer Premium External Network worden beheerd.

In de webinterface zie je rechtsboven of er berichten in een External Network zijn en schakel je er via de knop Networks naartoe. Om een Yammer External Network onder te verdelen in groepen en een Org Chart te gebruiken heb je Yammer Premium nodig.

Bestanden en pagina’s uit je reguliere Yammer netwerk kun je overigens via e-mail delen (Email File/Email Page) met een willekeurige ontvanger. De ontvanger krijgt toegang via een linkje. Op bestanden en pagina’s die je via e-mail hebt gedeeld kun je vervolgens met een linkje “Manage Email Access” de toegang weer intrekken. Bestanden en pagina’s die op deze manier met jou zijn gedeeld kun je ook terugvinden in het linkermenu onder Files of Pages onder het kopje “Shared by Email”.

Implementatietips voor een actief Yammer netwerk

In ervaringsverhalen met het opstarten van een Yammer-netwerk lees je altijd terug dat het wel een half jaar tot een jaar kan duren voordat Yammer goed wordt gebruikt. Dat is ook mijn ervaring al denk ik dat je met een betere introductie van Yammer binnen de organisatie (waarbij dit artikel en de tips van Yammer voor opstarten en actief houden van het netwerk je kunnen helpen) sneller van start kunt. De infographic van Virpi Oinonen is een mooi stappenplan voor de introductie van Yammer.

In november 2009 maakte ik bij mijn werkgever mijn eerste Yammer netwerk aan. Na het aanmaken van het netwerk en een kleinschalig experiment breidde het netwerk zich onbedoeld (zonder geplande introductie) als een lopend vuurtje uit. Bijna een jaar lang waren veel collega’s op Yammer aanwezig maar werden er maar mondjesmaat berichten geplaatst. De mensen die bij het initiële kleinschalige experiment waren betrokken verlieten helaas de organisatie.

Een jaar later somden we in een vergadering belemmeringen op met betrekking tot het delen van kennis en nieuws waarbij Yammer bij mij weer prominent in beeld kwam:

  • Geen urgentie
    Als je werkzaamheden zonder hulp goed (genoeg) kunt uitvoeren dan bespreek je niet zo snel hoe iemand anders dat aanpakt.
  • Zelfstandig werken
    Men is door zelfstandigheid of onwennigheid niet gewend om anderen om hulp te vragen.
  • Kost tijd
    Het delen van kennis en ervaringen in de vorm van een document of presentatie kost tijd en het resultaat daarvan is niet altijd direct zichtbaar.
  • Sparren met aanwezige collega’s
    Het is gemakkelijk om op kantoor of via de chat even om je heen te vragen of wat meningen te peilen. Daarna kun je weer verder en schiet het verder delen van deze kennis erbij in.
  • Hoge “nieuws” drempel
    Mensen realiseren zich niet altijd dat hun werkzaamheden en ervaringen bruikbaar of “nieuws” is en onderschatten wat anderen van hen kunnen leren.

Yammer kan bij al deze punten helpen juist doordat het gemakkelijk te gebruiken is en altijd bij de hand (in de webbrowser of op je mobiel). Na de vergadering hebben we binnen de afdeling Yammer twee maanden gestimuleerd en vervolgens besloten het te blijven gebruiken waarna andere afdelingen volgden.

Concrete dingen waar we Yammer voor gebruiken zijn:

  • vertellen waar je mee bezig bent (geweest): projecten, successen (om mensen te betrekken en meer zichtbaar te zijn);
  • deel tips en tricks;
  • het delen van interessante artikelen, presentaties en video’s;
  • het stellen van vragen aan collega’s: wie weet er meer over…;
  • sparren/peilen van meningen en interesses;
  • het opsporen van mensen die veel van een bepaald onderwerp weten of daarin geïnteresseerd zijn om een overleg mee in te plannen.

Tips:

  • Stuur informatie en beslissingen die iemand gelezen móet hebben niet (alleen) via Yammer maar (ook) via e-mail (gezien de hoeveelheid berichten die langs kunnen komen op Yammer en het feit dat, vooral in het begin, niet iedereen mee doet);
  • Help newbies op weg met een Getting Started. Laat ze lid worden van groepen (afdeling, hobbies), zichzelf voorstellen, een profiel aanvullen (inclusief duidelijke profielfoto) en naaste collega’s volgen.
  • Zorg ervoor dat vragen van newbies een antwoord krijgen. Yammer statistieken wijzen uit dat dit een succesfactor is. Of geef de vraag een like zodat deze onder de aandacht van jouw volgers komt – een newbie heeft zelf nog niet zoveel volgers. Tenslotte kun je in een reactie mensen betrekken die dichter op het antwoord zitten door hun naam te typen achter een apenstaartje.
  • Houdt de berichten zakelijk relevant: persoonlijke irritaties of borrels worden als storend ervaren;
  • Geef net dat beetje extra informatie mee zodat een collega zelf iets kan toepassen of een artikel niet helemaal zelf hoeft te lezen;
  • Berichten op Yammer zijn vluchtig en voor mensen buiten de organisatie niet te doorzoeken: werk nuttige threads uit en borg de kennis.
  • Maak gebruik van Groups en Topics om mensen gemakkelijk relevante threads te laten volgen en terugvinden. Neem als uitgangspunt dat hetgeen jij opschrijft teruggevonden moet kunnen worden.
  • Probeer ook eens deze tips om een YamJam te organiseren: op een specifiek tijdstip over een specifiek onderwerp discussiëren via Yammer. Of leg live verslag van een presentatie of overleg.
  • Deel snel artikelen via Yammer via een knop in je webbrowser (Yammer bookmarklet)Quix of vanuit Scoop.it!.

Binnen onze van oorsprong Nederlandse organisatie is de voertaal vooralsnog Nederlands. Juist bij de korte berichten op Yammer wil je niet te lang na hoeven denken over een vertaling naar Engels. Aan de andere kant is het voor collega’s in het buitenland belangrijk de bijdragen in het Engels te schrijven. Tot het gebruik van Yammer én het Engelse (vak)vocabulaire meer is ingeburgerd hebben wij ervoor gekozen geen voertaal af te dwingen en sommige mensen gevraagd een voorbeeldfunctie te vervullen.

Het huidige plan is Yammer binnen heel het bedrijf formeel aan te wijzen als middel om elkaar op de hoogte te houden. De berichten kunnen dan ook gebruikt worden als bron voor nieuws dat moet worden uitvergroot of voor mensen buiten de organisatie interessant is (PR). Een gebruikersinstructie met tips over het gebruik van Yammer en do’s en don’ts is onderdeel van dat plan.

Yammer zal binnenkort zelf informatie aanbieden om het uitrollen te faciliteren. Denk aan richtlijnen, plan van aanpak, opleidingsmateriaal en een ROI-analyse. Voor uitleg over het aanvullen van je profiel en de basisprincipes zoals het volgen van collega’s, onderwerpen (topics) en groepen kun je korte Yammer video tutorials op Vimeo vinden.

Jaap Linssen van OrangeTrail beschrijft op FrankWatching hoe hij vergaderen overbodig heeft gemaakt met tools zoals Yammer. Door vergaderpunten direct in een groep te plaatsen kunnen deelnemers aan de vergadering er ook direct al op reageren. Ken afkorting van het overleg als topic (hashtag) toe aan het bericht. Zo kun je voor de tijd dat je nog wel vergadert de agenda op de beamer weergeven door deze berichten op te vragen. Als het punt van de agenda af mag dan vervang je het topic door de naam van het overleg met “-archief” erachter zodat je beslissingen later nog terug kunt vinden.

Yammer Premium

Yammer is onderdeel van Microsoft Office 365. Microsoft gaat Yammer integreren in Office 365 Groups.

Als bedrijf krijg je dan de controle over de berichten in het netwerk die voorheen van de gebruikers waren en kun je deze exporteren en er statistieken over zien. Ook kun je je huisstijl doorvoeren of Yammer integreren in SharePoint en krijg je sneller ondersteuning van Yammer.

Daarnaast is de beveiliging nog beter te regelen. Zo kun je bijvoorbeeld het inloggen van Yammer beperken op IP adres, sterke wachtwoorden afdwingen en 2-factor authentication implementeren. Door de integratie met Active Directory hoeven gebruikers geen apart wachtwoord voor Yammer bij te houden. Ook worden gebruikers beheerd vanuit Active Directory zodat bij het uitdienst treden automatisch de toegang tot Yammer wordt geblokkeerd. Bij Yammer Basic is het de-activeren van een gebruiker een handmatige actie op de profielpagina van een gebruiker – “If <gebruiker> is no longer a part of the network, click here.” die vergeten kan worden. Vraag je af hoe erg het is als voormalige collega’s nog mee kunnen lezen op Yammer.

Tip: Je kunt ook af en toe kijken via Members>Bouncing emails. Yammer somt daar e-mailadressen op die niet bereikbaar waren toen Yammer berichten (bijvoorbeeld de dagelijkse update) stuurde. Deze accounts kun je in de regel de-activeren.

Handig voor internationaal opererende organisaties is het vertalen van berichten. Een gebruiker kan berichten binnen Yammer die geschreven zijn in een andere taal met een druk op de knop vertalen. Yammer gebruikt hiervoor Microsoft Translator die tientallen talen ondersteunt.

Grote organisaties met meerdere domeinnamen kunnen deze in Yammer samenvoegen om te voorkomen dat er aparte Yammer-netwerken ontstaan. Yammer Premium maakt het mogelijk de berichtenstroom te volgen via RSS/Atom. Beheerders kunnen via filters het sentiment bepalen in bepaalde afdelingen of geografische gebieden, in het algemeen of over bepaalde onderwerpen.

Yammer External Networks zijn gratis, net als voor Yammer Premium betaal je voor een Premium External Network voor extra administratieve functies. Bij Yammer Premium netwerken kan het aanmaken van External Networks aan banden worden gelegd.

N.B.: Ongeveer iedere zes maanden neemt een account manager van Yammer contact op met een aantal gebruikers binnen een gratis Yammer netwerk om te praten over de voordelen van Yammer Premium.

Verdere ontwikkelingen van Yammer

In de zomer van 2012 wil Yammer de functionaliteit van het in april 2012 overgenomen bedrijf oneDrum geïntegreerd hebben. Bestanden uit Yammer-groepen worden dan gesynchroniseerd met een map op je desktop-PC. In bestanden van Microsoft Office (Word, Powepoint en Excel) kun je gelijktijdig samenwerken met collega’s – je ziet je collega’s typen in de documenten. Via Yammer kunnen collega’s worden geattendeerd op wijzigingen in bestanden die zij volgen en voorgaande versies opvragen. Met de aquisitie van Yammer door Microsoft staat integratie met Office 365 hoog op de agenda.

Volg het Yammer blog of de accounts van Yammer op Facebook of Yammer op Twitter om op de hoogte te blijven. En doe mee aan Yammer UX Research als je betrokken wilt worden bij de ontwikkeling.

Als aanspreekpunt of beheerder is het handig om te weten dat je de status van het Yammer netwerk in geval van onderhoud of problemen kunt opvragen of volgen via @yammerops.

Voor ontwikkelaars is er een Yammer API (RESTful interface en mobile kits voor iOS en Windows Phone) beschikbaar waarmee het mogelijk is om de functionaliteit van Yammer te integreren in eigen applicaties. De applicaties van Yammer zelf maken ook gebruik van deze API, volg het blog van het Yammer engineering team. Bekijk zeker even de implementaties door derden zoals clients voor WebOS en Mac die bij Yammer bekend zijn.

N.B.: Ontwikkelaars kunnen naar verwachting vanaf het derde kwartaal 2011 de Activity Stream aanspreken via de Yammer API.

Alternatieven voor Yammer zijn Podio, tibbr, SalesForce Chatter, Socialtext, Socialcast en Convo.

,

6 reacties op Yammer: Haal de kracht van social media binnen bedrijfsmuren

  1. Emiel Eigenraam dinsdag, 26 november 2013 at 10:23 #

    Goed blog over Yammer!

Trackbacks/Pingbacks

  1. Yammer | Lisa Krabbenborg - maandag, 11 april 2016

    […] Mackaaij, P. (2011, juli 1). Yammer: Haal de kracht van social media binnen bedrijfsmuren. Opgeroepen op april 11, 2016, van eenmanierom: https://www.eenmanierom.nl/yammer/ […]

  2. Yammer – Marcel Borlijn - vrijdag, 15 april 2016

    […] Mackaaij, P. (2011, juli 1). Yammer: Haal de kracht van social media binnen bedrijfsmuren. Opgehaald van eenmanierom: https://www.eenmanierom.nl/yammer/ […]

  3. Yammer – Andrea van der Kuip - vrijdag, 15 april 2016

    […] Mackaaij, P. (1/7/2011) Yammer: Haal de kracht van social media binnen bedrijfsmuren. Bezocht op 11/4/2016 via de website: https://www.eenmanierom.nl/yammer/ […]

  4. Yammer: Twitter voor bedrijven? | Niels van Tilborg - maandag, 2 mei 2016

    […] Mackaaij, P. (2016, Februari 16). Yammer: Haal de kracht van social media binnen bedrijfsmuren. Opgehaald van https://www.eenmanierom.nl/yammer/ […]

  5. Yammer – De online wereld - vrijdag, 6 januari 2017

    […] Mackaaij, P. (2016, Februari 16). Yammer: Haal de kracht van social media binnen bedrijfsmuren. Opgehaald van https://www.eenmanierom.nl/yammer/ […]

Geef een reactie

css.php