Tegenwoordig gebruiken we visitekaartjes als de meest snelle en zekere manier om contactgegevens uit te wisselen. Etiquettedeskundigen stellen voor ze daarom naamkaartjes of adreskaartjes te noemen. Het praktische is ook dat je na een korte ontmoeting met iemand tóch in contact kunt blijven en zo je netwerk uitbreiden.
Visitekaartjes danken hun naam aan het gebruik een paar eeuwen geleden. Om contact te leggen met andere mensen bracht je eerst je visitekaartje langs. De bediende nam het aan en als die er niet was dán mocht je het in de brievenbus achterlaten. Met een omgevouwen hoekje als teken dat je persoonlijk langs was geweest. Het werd bijvoorbeeld gebruikt om na een verhuizing kennis te maken met de nieuwe buurt. Als je een visitekaartje terug kreeg, dan was je welkom. Kreeg je geen visitekaartje terug, of die van jezelf in een enveloppe, dan niet.
Visitekaartjes werden ook afgegeven na vergeefs onaangekondigd bezoek. Op zich is dát natuurlijk nog steeds praktisch. Verder is de oorspronkelijke relatie met visite verloren gegaan en heeft plaatsgemaakt voor een mysiek statig aura. Want we willen wel dat ons visitekaartje er mooi uit ziet. En terecht, want je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Om je kaartjes netjes te houden kun je er het beste een visitekaartjeshouder (“etui”) voor kopen.
Een goede eerste indruk maak je niet alleen met je eigen kaartje. Belangrijk is de manier waarop je het kaartje van de ander in ontvangst neemt. Over Japans zakelijk gebruik las ik dat de hoogste in rang als eerste het visitekaartje overhandigt. Liefst met twee handen – zodat de ontvanger direct de naam kan lezen – en voorzien van mondelinge toelichting op de functie. Het kaartje dient met twee handen te worden aangepakt en te worden bestudeerd. Je legt het op tafel voor je en schrijft er niet op.
In Nederland is dat ritueel een stuk minder formeel, al is het wel gebruikelijk naar het kaartje te kijken en merk ik dat mensen er niet op durven te schrijven. Als ik wat tips geef dan gaat men naarstig op zoek naar een ánder stukje papier.
Voor de Beroepsoriëntatieweek van de Hogeschool van Amsterdam maakte ik onderstaande presentatie, dit artikel is daar een uitwerking van.
Contactgegevens op het visitekaartje
Tegenwoordig is het visitekaartje dus vooral praktisch. Je deelt er je contactgegevens mee. Het formaat en uiterlijk van visitekaartjes van bedrijven ligt vast. Meestal kun je alleen een nieuwe batch visitekaartjes aanvragen. Als zelfstandige heb je alle vrijheid. Omdat steeds meer mensen (parttime) een eigen bedrijf starten blijven visitekaartjes populair. En ook als particulier is het vaak handig om een kaartje te kunnen overhandigen, al is het maar om gegevens over te laten typen in plaats van alles te spellen.
Gegevens die je vaak aantreft op een visitekaartje zijn:
- Naam
- Titel(s)
- Beroep, functie of rang
- Bedrijfsnaam
- Logo
- Adres, postcode, woonplaats
- (Mobiel) telefoonnummer
- E-mailadres
- Website
Gegevens die je minder vaak ziet maar die naar mijn idee steeds belangrijker worden zijn de adressen van sociale netwerken:
Als je een eigen website of weblog hebt dan is het handig als bezoekers die geïnteresseerd in je zijn zich gemakkelijk kunnen inschrijven voor je e-mailnieuwsbrief. Anders blijft het misschien bij een korte ontmoeting naar aanleiding van een zoekopdracht op Google of een gevolgde link vanaf een andere website. Via de sociale netwerken die ik hiervoor opsom blijf je laagdrempelig van elkaar op de hoogte. Door een visitekaartje weg te geven met deze contactgegevens erop vergroot je de kans dat je met elkaar in contact blijft.
Mocht je geen eigen website hebben dan kun je overwegen een profielpagina op te bouwen via diensten als Favors, About.me, Ehtuse.me of BrandYourself. Met deze diensten bouw je in een handomdraai een nette miniwebsite. Met als addertje onder het gras dat ze van het ene op het andere moment weer kunnen verdwijnen.
Neem je je online aanwezigheid serieus, overweeg dan een eigen website. Afhankelijk van je wensen kun je daar met een hostingprovider als Antagonist in combinatie met de gratis software WordPress ook in een halve dag klaar mee zijn. Met een domeinnaam die écht van jou is én blijft.
Verwerken van visitekaartjes
Ontvangen visitekaartjes kun je het best zo snel mogelijk verwerken. In één lijst met contactpersonen die van jou is. Bijvoorbeeld Google Contacts – dan kun je er op ieder apparaat bij. Hoewel je Google Contacts in de tijd terug kunt draaien om fouten ongedaan te maken zou ik periodiek een backup maken door een export van contactgegevens te downloaden.
Zakelijke contacten kun je vast vinden op LinkedIn. Het is interessant om van elkaar op de hoogte te blijven.
Tenslotte kun je eens kijken of mensen volgen op je favoriete sociale netwerk. Bijvoorbeeld Twitter of Pinterest.
Het overtypen van contactgegevens en het opzoeken op sociale netwerken willen mensen om een of andere reden heel erg graag automatiseren. Wat mij betreft slaan we daar wat in door.
Snel contactgegevens toesturen
Er zijn veel manieren om de ontvanger snel contactgegevens toe te sturen, bijvoorbeeld:
- VCF: Contactgegevens als bijlage aan een e-mailbericht meesturen. Nadeel is dat veel mensen niet weten hoe het werkt en dat bijvoorbeeld Outlook opent in plaats van Google Contacts. En je moet het e-mailadres van de ontvanger hebben.
- contxts: Alleen in Amerika. SMS vanaf jouw telefoon het telefoonnummer van de ontvanger naar 50500. Of SMS vanaf de telefoon van de ontvanger jouw naam naar 50500. In het eerste geval ben je nog een telefoonnummer aan het uitwisselen en in het tweede geval je naam. En je moet maar een goed gevoel bij de eventuele kosten hebben.
Voor het sneller inlezen van contactgegevens is er:
- QR-code: In de zwart/witte vierkantjes kun je al je contactgegevens verstoppen. Hoe meer gegevens, hoe geconcentreerder de zwart/witte vierkantjes, hoe moeilijker ze te scannen zijn. En mensen moeten natuurlijk wel een app voor QR-code hebben geïnstalleerd en ermee overweg kunnen.
- NFC (Near Field Communication): Een chip ín je visitekaartje. Vrij weinig toestellen die daarmee overweg kunnen en ik hoor dat meerdere NFC-chips bij elkaar het uitlezen onmogelijk maken.
- USB (swivelCard): Visitekaartjes waar de ontvanger een USB-aansluiting uit drukt. De kaartjes zijn ook voorzien van een QR-code. De uitgever bepaalt ten alle tijde welke webpagina opent en krijgt statistische gegevens over het gebruik van de kaart.
En dan hebben we nog oplossingen om snel contactgegevens uit te wisselen. Het nadeel van al deze oplossingen is dat de andere partij er ook over moet beschikken:
- LinkedIn, je kunt je netwerk uitbreiden door een QR-code te scannen.
- Poken en MynameisE, vrolijke figuurtjes voor aan je sleutelbos, volgens mij zijn ze al gestopt.
- Bump: Was een app voor iPhone & Android om snel van alles uit te wisselen. Stopte 31 januari 2014 na overname door Google.
Snel visitekaartjes verwerken
In plaats van overtypen kun je een foto maken van een visitekaartje of een kaartje inscannen. Of het efficiënt is betwijfel ik maar het blijft om een of andere reden interessant om te proberen.
Een foto omzetten naar VCF kan met Braintoss. In dit geval val je alleen jezelf lastig met het VCF-formaat.
Evernote heeft voor haar Premium-gebruikers ook een dergelijke functionaliteit. Je kunt visitekaartjes ook inscannen, bijvoorbeeld met de veelzijdige ScanSnap Evernote Edition Scanner van Evernote, of opsturen en laten verwerken. Je kunt Evernote koppelen met LinkedIn om extra profielgegevens aan te vullen.
Evernote Scannable bewaart de foto van het visitekaartje in oorspronkelijk formaat, haalt de contactgegevens van het kaartje af en zoekt op LinkedIn naar aanvullingen.
Materiaal en inspiratie voor visitekaartjes
Hoewel het hoofddoel van visitekaartjes het uitwisselen van contactgegevens is, blijft de uitstraling belangrijk. Je kunt grofweg keuzes maken in:
- Materiaal: karton, plastic of iets creatiefs
- Kleur
- Typografie
- Afbeelding
- Voorkant/achterkant
Op Pinterest heb ik een prikbord met visitekaartjes ter inspiratie gemaakt. De combinatie van praktisch en creatief spreekt mij wel aan. Zoals een visitekaartje die je kunt gebruiken als meetlat. Dat moet dan wel bij je functie passen natuurlijk. Denk anders eens aan een checklist of inspirerende quote.
Er staan ook andere vormen op, zoals een rietje. Na het eerste wow-effect blijkt dat toch onhandig overtypen, inscannen en opbergen in een eventuele rolodex of map met visitekaartjes (visitekaartalbum).
Visitekaartjes maken
Visitekaartjes maken kun je zelf, met een tekstverwerker zoals Microsoft Word. Printen, kopiëren op zwaarder papier in een kopieerwinkel, uit (laten) snijden en klaar. Dat kost niet zoveel geld maar je bent er wel even zoet mee. Sowieso kost een eigen ontwerp samenstellen tijd, zeker als je er niet in thuis bent.
Via 99designs schrijf je vanaf 149 een ontwerpwedstrijd uit. Ontwerpers kunnen daaraan meedoen. Jij kiest uit de tientallen ontwerpen die je binnen een week krijgt de winnaar van het prijzengeld. Op deze manier vergroot je de kans op een origineel visitekaartje. Het ontwerp moet je daarna natuurlijk nog wel laten drukken.
Moo heeft opvallend hippe layouts voor visitekaartjes klaarliggen.
Als je het nog mooier wilt dan kun je natuurlijk eens met een ontwerper om de tafel gaan zitten om samen vanuit je merk met een unieke oplossing te komen.
