Tijdens een grootschalig evenement op 15 mei 2012 konden de 1.400 bezoekers kiezen uit zo’n 30 presentaties verdeeld over 9 zalen. Samen met mijn collega Nienke Deuss verzorgde ik de social media tijdens dit evenement.
Om deze goedbezochte presentaties niet uit te laten lopen werden vragen en opmerkingen door de presentatoren niet in de zaal maar bij de stands behandeld. De organisatie zocht naar een manier om een aantal handmatig geselecteerde vragen en opmerkingen via Twitter wél te kunnen beantwoorden of behandelen.
De oplossing die ik hiervoor bedacht is eenvoudig:
- Markeer de tweets die je wilt behandelen als favoriet.
- Laat de favoriete tweets van een account zien op de beamer.
Omdat iedere zaal ter ondersteuning van de presentator twee zaalwachten kreeg toegewezen kon een van beiden relevante tweets markeren als favoriet. En als je dan toch in de zaal bent dan kun je ook wel een foto maken van het publiek. En zorgen dat de pagina met live twitter-berichten over het evenement die dag tot de start van de presentatie draait.
Gezien de uit te voeren taken door de zaalwachten hebben we 9 iPads een paar dagen gehuurd. Zo hadden we vrijdag en maandag tijd om in te richten, te testen, te demonstreren, mee te oefenen en dinsdag echt te gebruiken. Helaas kregen we nog net de iPad 2 terwijl juist de camera van de opvolger is verbeterd waardoor de foto’s wat korrelig waren. We kozen toch bewust voor de iPad boven de al beschikbare iPhone 4S omdat een groter scherm makkelijker te bedienen is.
Het geheel klinkt eenvoudig maar in de praktijk komt er nog wat meer bij kijken. Zoals ik eerder schreef is de iPad gemakkelijk te bedienen. Omdat het hier een professionele opstelling betreft, sommige mensen geen ervaring met de iPad hadden en na een korte instructie op vrijdag er de dinsdag daarop mee aan de slag moesten wilde ik het nog eenvoudiger maken.
De zaalwachten en sprekers kregen een instructie over het als favoriet markeren van tweets en het maken van een foto. Tijdens de instructie konden zij ook zelf oefenen met een iPad. Daarnaast kregen ze screenshots mee van alle uit te voeren handelingen.
iPads verbinden met het WiFi netwerk
Alle 9 iPads moesten verbonden worden met het WiFi netwerk. We hebben voor de zekerheid de zaalwachten tijdens de oefeninstructie laten zien hoe dit moet. Dat was maar goed ook want hoewel we de dag vroeg begonnen kostte het opbouwen van de social media stand zoveel tijd dat we de verbinding niet voor de zaalwachten konden klaarzetten.
Zaalwachten kregen ook inloggegevens mee van een backup netwerk voor het geval het netwerk van bezoekers onverhoopt problemen gaf. Bezoekers zouden dan eventueel via 3G toch tweets kunnen markeren en die wilden we dan op kunnen vangen en de iPad is niet te bekabelen. Van de 1400 bezoekers hebben er 700 gebruik gemaakt van WiFi met een piekmoment van 430 WiFi gebruikers tegelijk. Het netwerk heeft de hele dag prima gewerkt.
Tweets voor aanvang presentatie
Om bezoekers te stimuleren van Twitter gebruik te maken waren in iedere zaal voorafgaand aan de presentaties de tweets van bezoekers op de projector te zien. De zaalwacht startte eerst de presentatie fullscreen en liet vervolgens de tweets zien. De presentator kon met Alt+F4 het scherm met de tweets afsluiten en de presentatie beginnen.
Foto maken bij aanvang van de presentatie
Voor het versturen van de foto gebruikten alle zaalwachten het officiële Twitter-account van het bedrijf omdat we de accounts per presentatie niet willen aanhouden.
We wilden de zaalwachten tweets suggereren zodat er variatie in de teksten kwam, de hashtags niet werden vergeten en men een tweet niet per ongeluk als @reply verstuurde. Tekst intypen op de iPad gaat natuurlijk gemakkelijk met het virtuele toetsenbord. Om speciale tekens en accenten te kunnen gebruiken moesten we weer iets extra uitleggen. Copy/paste vanuit een notitie leek ons ook net te veel gedoe qua uitleg en uitvoering. De Twitter-app kent “Concepten” maar omdat de zaalwachten meerdere presentaties bijwonen waren de individuele tweets door de gevarieerde opbouw van de tweets aan alleen de eerste tekens niet herkenbaar genoeg. Dus hebben we op alle iPads met de standaard functionaliteit Trefwoorden (Shortcuts) de tweets klaargezet: “c+presentatie-hashtag”.
Met de “c” voor “concept” erbij zodat de zaalwacht er alsnog voor kon kiezen de hashtag eenvoudig los in te typen.
Tweets markeren tijdens de presentatie
De presentator kondigde aan voor vragen beschikbaar te zijn op de stand en door de zaalwacht gemarkeerde vragen en opmerkingen aan het einde van de presentatie te behandelen.
Tijdens het maken van presentaties is al rekening gehouden met tweetbare teksten op de slides. Daarnaast kwamen zowel de algemene hashtag als de hashtag van de presentatie op bijna iedere slide in beeld.
Tweets als favoriet markeren kan met iedere Twitter-applicatie. De officiële app van Twitter zelf bleek het meest gebruikersvriendelijk. Omdat favoriete tweets bij een account horen hebben we voor iedere presentatie een apart Twitter-account aangemaakt. Per zaalwacht hebben we een iPad ingericht met de Twitter-accounts en opgeslagen zoekopdrachten van de presentaties van die zaal. De zaalwachten moesten tweets als favoriet kunnen markeren en dat weer ongedaan kunnen maken door alle favorieten op een rij te zien.
Aan het einde van de presentatie seinde de zaalwacht de presentator in of er wel of geen tweets waren gemarkeerd. De laatste slide verwees naar de presentaties op SlideShare (met QR-code). Op deze slide was rechtsboven een Twitter-vogel opgenomen waarop door de presentator kon worden geklikt om de als favoriet gemarkeerde tweets te openen. De favorieten van een Twitter-account kun je opsommen met de standaard Favorietenwidget van Twitter. Omdat deze widget wat kaal is hebben we de layout van de al voor het evenement aangemaakte TV-variant wat aangepast (een paar regels programmacode).
Na afloop van de presentatie kwam de presentator nog even langs de social media stand om te kijken of er vragen of opmerkingen via Twitter onbeantwoord waren gebleven.
iPads inrichten: voorbereidend werk
De Twitter-accounts van de presentaties hadden we ruim op tijd aangemaakt, met nette bio (foto van de presentator en duidelijke tekst dat het een tijdelijk account is met verwijzing naar het bedrijfsaccount), zoekopdrachten (algemene hashtag en de hashtag van de presentatie) plus trends ingesteld op Nederland.
De dag voor het inrichten van de iPads bleken de accounts grotendeels geblokkeerd wegens verdachte activiteit (teveel accounts binnen korte tijd aangemaakt vanuit hetzelfde e-maildomein). Gelukkig werkte Twitter snel mee aan het deblokkeren van de accounts en was er geen plan B nodig (zoals bijvoorbeeld één account per zaalwacht en tweets ont-favorieten na een presentatie).
9 iPads geautomatiseerd inrichten is vast op de een of andere manier mogelijk maar niet als je ze anderhalf uur voor de oefeninstructie ontvangt. We hebben de iPads snel aan het interne Wi-Fi-netwerk gekoppeld, de tijd ingesteld en geluid plus autocorrectie uitgeschakeld. Vervolgens met één Apple-ID ingelogd op alle iPads (per Apple-ID kun je maximaal 10 apparaten koppelen), iOS bijgewerkt (geeft anders pop-ups) en de apps Twitter en Trillian geïnstalleerd. In de app Twitter hebben we alle notificaties per account uitgeschakeld om pop-ups te voorkomen. Met chat-client Trillian konden zaalwachten indien nodig contact met ons opnemen via ons reguliere chat-netwerk Spark.
In de webbrowser Safari hebben we bladwijzers gemaakt naar het digitale programmaboekje Twoppy en de tweets (die weer linkte naar de bedrijfsaccounts op Twitter, LinkedIn, YouTube, SlideShare en Scribd).
Op iedere iPad hebben we de Twitter-accounts van de door de zaalwacht bij te wonen presentaties aangemeld, plus het algemene bedrijfsaccount. Vervolgens alle notificaties van Twitter uitgeschakeld en de afbeeldingskwaliteit op “Hoog”. En natuurlijk alle iPads aan de oplader gelegd.
Vervolgens hebben we op alle iPads via Instellingen>Algemeen>Toetsenbord>Trefwoorden de teksten voor de tweets met foto klaargezet. De teksten deelden we via een webpagina op Sync.in.
Met een post-it op de iPad met de namen van de zaalwacht waarvoor deze is geprepareerd plus een print van de instructie konden de iPads snel uitgeleverd worden. Tenslotte alle iPads opgeladen.
iPads leegmaken bij inleveren
Na afloop van het evenement hebben we eerst alle gemaakte foto’s via chat-programma Trillian doorgestuurd naar onze machines. Vervolgens hebben we de accounts van Trillian, Twitter en Apple op alle iPads netjes uitgelogd en de trefwoorden verwijderd. En tenslotte gecontroleerd of de tijdelijke Twitter-accounts per ongeluk nog vermeld (@mention) of gevolgd werden op Twitter – en daarna verwijderd.
