Foto’s uitwisselen via Dropbox

“Stuur je de foto’s even door?”. Deze vraag hoor je vaak na een uitje, feestje of officiële gelegenheid. En dan maar hopen dat de fotograaf van het doorsturen is want het is tijdrovend en voelt opdringerig om erachteraan te gaan.

Als je de foto’s wel binnenkrijgt, dan zijn ze vaak verkleind zodat ze bij alle ontvangers in de mailbox passen. Vragen om de orginele foto’s doe je dan alleen als het écht een mooie foto is.

Waar mensen vroeger kozen voor CD-ROM, DVD of USB voor het uitwisselen van foto’s kun je nu als bruid en bruidegom je foto’s van de Facebook-tijdslijn afschrapen. Dan heb je helaas niet álle foto’s, want niet iedereen gebruikt social media. Foto’s delen via WhatsApp is ook in zwang, helaas verkleint WhatsApp de foto’s ongevraagd met een factor vier waardoor de kwaliteit achteruit gaat.

Wat dacht je van een plek waar mensen zonder account foto’s en video’s kunnen uploaden? Waar de foto’s in oorspronkelijk formaat bewaard blijven? En van een optie om iedereen zelf foto’s te laten downloaden?

Dat kan met Dropbox.

Lees verder…

Yoink: handig tussenvenster voor drag-and-drop

Yoink is een parkeerplaats voor bestanden om het slepen (drag-and-drop) van bestanden gemakkelijk te maken. Bestanden verplaatsen is iets wat je dagelijks met regelmaat doet. Denk bijvoorbeeld aan:

  1. Het verplaatsen van een bestand naar een andere map.
  2. Het attachen van een bestand aan een e-mailbericht als bijlage.
  3. Het uploaden van een foto naar social media.

En ga zo maar door. Handig om dat snel te kunnen dus!

Lees verder…

Asana Logo Vertical

Taken en projecten in Asana

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Asana wil het verwerken van taken zo snel en gemakkelijk maken als werken met de tekstverwerker Notepad. Zodat je Asana graag als persoonlijke takenlijst gebruikt. Want áls mensen voor taken terugvallen op Notepad, de agenda of pen en papier dan is er weer veel coördinatie nodig om inzicht in de status te krijgen.

Asana Logo Horizontal

 

In een eerder artikel over Asana beschreef ik:

  • de gedachte achter het product;
  • de interface;
  • de organisatorische indeling in organizations en teams danwel workspaces;
  • de mogelijkheden tot samenwerking;
  • integraties en de API.

Dit artikel vertelt over de mogelijkheden van taken en de groepering van taken in projecten.

Lees verder…

Asana Logo Vertical

Asana: Alle taken van een organisatie op één plek

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Dit artikel gaat over de opzet van Asana en de interface, in een vervolgartikel ga ik dieper in op taken en projecten in Asana.

Binnen bedrijven gaat een hoop tijd verloren aan rompslomp. Vergaderingen, e-mail, hetzelfde verhaal meerdere keren afsteken. Meerdere lagen van management en bureaucratie om neuzen dezelfde kant op te houden. En nog steeds valt er genoeg tussen wal en schip, missen we deadlines en halen we doelstellingen niet.

Asana Logo Horizontal

Asana versoepelt sinds juni 2010 het samenwerken in groepen met een handig overzicht van taken en de bijbehorende discussies. Inmiddels werken tienduizenden teams met Asana aan miljoenen taken. Deze teams geven aan 60-90% minder e-mail te verwerken. Met Asana als centrale tool voor taken heeft iedereen altijd toegang tot de juiste informatie. Werken met Asana tilt voortgangsrapportages en vergaderingen naar een hoger niveau omdat de basale statusinformatie en discussie al geregeld is. Een feest voor projectleiders!

Asana bewaart de gegevens van gebruikers in Amazon’s Relational Database Service (RDS). De database is gesynchroniseerd zodat Asana in geval van storingen binnen seconden weer operationeel kan zijn. Daarnaast maakt Asana regelmatig snapshots van de database. Deze snapshots bewaart Asana in een ander datacentrum om eventuele storingen rondom Amazon op te kunnen vangen.

Lees verder…

PowToon logo vierkant

Uitleggen en demonstreren met animatievideo’s van PowToon

Met PowToon kun je eenvoudig animatievideo’lide (cartoons) maken. Bijvoorbeeld voor het uitleggen of demonstreren van producten, diensten en werkwijzen. Video’s werken goed voor het aankondigen, demonstreren of uitleggen van producten en diensten. PowToon heeft legio figuren en animaties klaar voor gebruik. Met een druk op de knop exporteer je jouw PowToon-filmpje naar YouTube.

PowToon logo

Lees verder…

Klear logo

Klear: social intelligence platform

Klear heeft meer dan 200 miljoen social media profielen geïndexeerd. Vervolgens zijn de profielen geanalyseerd en geordend op meer dan 60.000 vaardigheden, mate van invloed, land/stad, leeftijd en geslacht. Met Klear breng je snel potentiële klanten en interessante invloedrijke mensen op deze variabelen in kaart.

Klear

Klear analyseert tot 5.000 Twitter-volgers en betrekt de laatste 1.500 tweets. Naast Twitter betrekt Klear de sociale netwerken Instagram en Facebook (profiel of pagina).

Een gratis Klear-account geeft je een goede indruk van de mogelijkheden. Je bent vooral beperkt in het filteren op vaardigen en het monitoren van je vooruitgang.

lees verder…

Logo LastPass (square)

Wachtwoorden beheren met LastPass

LastPass is een wachtwoordmanager. Eerder legde ik uit waarom je op iedere website een ander wachtwoord wilt gebruiken en hoe een wachtwoordmanager je daarbij kan helpen. LastPass helpt mensen al sinds 2008 door inloggen veiliger én sneller te maken. Veiliger omdat het met LastPass gemakkelijk is om op iedere website een uniek wachtwoord te gebruiken. Sneller omdat LastPass inlog- en formuliergegevens voor je invult. Daarnaast vertelt LastPass je precies wat je moet doen als er iets mis gaat met de beveiliging op veelgebruikte websites.

Logo LastPass

 

Nog even in het kort: online wachtwoorden zijn onveilig. Hackers raden ze, achterhalen ze via een lijst met gestolen wachtwoorden, kraken ze door domweg alle combinatie te proberen, luisteren je toetsenbord af of leiden een helpdeskmedewerker van een van je dienstverleners om de tuin.

Lees verder…

Passwords Written on Sticky Notes

Unieke wachtwoorden, multifactorauthenticatie en OAuth. Noodzakelijk en eenvoudiger dan je denkt.

Eerder schreef ik Waarom je op iedere website een ander wachtwoord wilt gebruiken. Dit artikel vertelt hoe je dat daadwerkelijk in de praktijk brengt. Het is even wennen maar al snel gemakkelijker dan slechts een paar verschillende wachtwoorden gebruiken. En een heel stuk veiliger!

Naast verschillende wachtwoorden is het van belang om waar mogelijk een extra factor van authenticatie te gebruiken. Tenslotte vertel ik over technieken waarmee je gedeeltelijke toegang tot websites, applicaties en apparaten geeft – waaronder Open Authorization (OAuth).

Daarna rest jou niets dan er nu echt een halve dag voor uit te trekken en je wachtwoorden op orde te brengen.

Lees verder…

oTranscribe - uitschrijven van gesproken teksten - transcriberen

oTranscribe: uitschrijven van gesproken teksten

Gesproken teksten van audio- of video-opnames zoals interviews uitschrijven is een lastig klusje. Je verstaat een woord niet, mist een woord doordat je werd afgeleid of maakt een typefout. Gratis online tekstverwerker oTranscribe is gespecialiseerd in het ondersteunen van dit zogenaamde transcriberen. Tijdens het afspelen van audio of video kun je de tekst intypen én met het toetsenbord snel pauzeren, terugspoelen en vertragen.

oTranscribe

transcriberen: het overbrengen van gegevens van de ene informatiedrager naar een andere, waarbij de voor de ontvangende informatiedrager vereiste conversies worden uitgevoerd.

Lees verder…

Vergaderverzoeken (Meeting Requests) in Microsoft Outlook

Vergaderverzoeken (Meeting Requests) in Microsoft Outlook

Op kantoor zijn we ooit begonnen met Microsoft Schedule+ als agendatool. We planden afspraken met elkaar door de afspraak te kopiëren naar de agenda van de ander en, toen het bedrijf groter werd, naar de agenda van een ruimte. We zijn gewend om direct in elkaars agenda’s te plannen en een en ander op te schuiven als dat voor iedereen prima lijkt te werken. Vergaderverzoeken (meeting requests) en het afschermen van agenda’s leek omslachtig dus we hebben die werkwijze na het Schedule+-tijdperk nog een paar jaar volgehouden.

Natuurlijk gaf iedereen een eigen invulling aan de agenda waardoor je niet zo snel kon zien of iemand nu écht niet beschikbaar was als er iets in de agenda stond. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een kantoordag en deze de status “Bezet” meegeven terwijl je dan juist wél beschikbaar bent voor afspraken op kantoor. Na als tussenstap een paar jaar met Zarafa als Exchange-kloon gewerkt te hebben zijn we onlangs overgestapt op Microsoft Exchange. Een mooi moment om de werkwijze rondom het inplannen van afspraken opnieuw tegen het licht te houden.

Mijn persoonlijke inzet was om naar één manier van het inplannen van afspraken toe te gaan waarbij agenda’s van collega’s en ruimtes eenduidig te interpreteren zijn. Daarnaast kan de Planningsassistent (Scheduling Assistant) natuurlijk helpen met het vinden van een datum en tijdstip in meerdere agenda’s. Tenslotte wilde ik de aanwezigheidsinformatie (presense status) benutten. In een e-mailbericht in Microsoft Outlook en naast een contactpersoon in communicatietool Microsoft Lync zie je, gebaseerd op onder andere de gebruikte agendastatus, direct of iemand beschikbaar is.

Vergaderverzoeken (Meeting Requests) in Microsoft Outlook

© freshidea – Fotolia.com

We begrepen dat het gebruikelijk is om agenda’s van anderen hooguit read-only beschikbaar te hebben en vergaderingen altijd via een vergaderverzoek (meeting request) te plannen. Beperkte toegang heeft als extra voordeel dat je geen fouten kunt maken in de agenda van iemand anders, bijvoorbeeld door per ongeluk een notitie aan te passen of afspraak te verwijderen/verplaatsen.

Ik ben eigenlijk wel benieuwd naar ervaringen van organisaties waar agenda’s van collega’s afgeschermd zijn. Voor ons bleek het een erg omslachtige werkwijze doordat iedere wijziging door de handen van de organisator van een vergaderverzoek moet gaan, je wijzigingen in de juiste volgorde moet uitvoeren in verband met acceptatie van dubbele afspraken en de inhoud van afspraken niet te zien was. Na drie dagen hebben we alle agenda’s weer voor iedereen toegankelijk gemaakt. Qua privacy wil ik hier nog wel bij opmerken dat de inhoud van afspraken waarbij het “Privé” is aangevinkt niet zichtbaar zijn.

Ik vermoedde dat het werken met vergaderverzoeken an sich voordelen had dus heb de ruimte gehouden om daarvoor met een nieuw voorstel te komen. Die uitwerking lezen jullie hieronder.

De instellingen die ik benoem hebben betrekking op Microsoft Outlook 2010 voor Windows. De screenshots zijn Engelstalig maar ik heb de instellingen zo goed mogelijk vertaald. Laat me weten als er een knopje net niet te vinden is.

Lees verder…