Asana Logo Vertical

Taken en projecten in Asana

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Asana wil het verwerken van taken zo snel en gemakkelijk maken als werken met de tekstverwerker Notepad. Zodat je Asana graag als persoonlijke takenlijst gebruikt. Want áls mensen voor taken terugvallen op Notepad, de agenda of pen en papier dan is er weer veel coördinatie nodig om inzicht in de status te krijgen.

In een eerder artikel over Asana beschreef ik:

  • de gedachte achter het product;
  • de interface;
  • de organisatorische indeling in organizations en teams danwel workspaces;
  • de mogelijkheden tot samenwerking;
  • integraties en de API.

Dit artikel vertelt over de mogelijkheden van taken en de groepering van taken in projecten.

Lees verder…
Asana Logo Vertical

Asana: Alle taken van een organisatie op één plek

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Dit artikel gaat over de opzet van Asana en de interface, in een vervolgartikel ga ik dieper in op taken en projecten in Asana.

Binnen bedrijven gaat een hoop tijd verloren aan rompslomp. Vergaderingen, e-mail, hetzelfde verhaal meerdere keren afsteken. Meerdere lagen van management en bureaucratie om neuzen dezelfde kant op te houden. En nog steeds valt er genoeg tussen wal en schip, missen we deadlines en halen we doelstellingen niet.

Asana versoepelt sinds juni 2010 het samenwerken in groepen met een handig overzicht van taken en de bijbehorende discussies. Inmiddels werken tienduizenden teams met Asana aan miljoenen taken. Deze teams geven aan 60-90% minder e-mail te verwerken. Met Asana als centrale tool voor taken heeft iedereen altijd toegang tot de juiste informatie. Werken met Asana tilt voortgangsrapportages en vergaderingen naar een hoger niveau omdat de basale statusinformatie en discussie al geregeld is. Een feest voor projectleiders!

Asana bewaart de gegevens van gebruikers in Amazon’s Relational Database Service (RDS). De database is gesynchroniseerd zodat Asana in geval van storingen binnen seconden weer operationeel kan zijn. Daarnaast maakt Asana regelmatig snapshots van de database. Deze snapshots bewaart Asana in een ander datacentrum om eventuele storingen rondom Amazon op te kunnen vangen.

Lees verder…
meereffect

Productief leren werken volgens Getting Things Done bij Meereffect

Miljoenen mensen over de wereld hebben meer balans en succes in hun leven gekregen dankzij Getting Things Done (GTD) van David Allen. Getting Things Done biedt een systematische aanpak voor het afhandelen van informatie die jouw leven binnenkomt. Met het scheppen van orde in de chaos geef je creativiteit de ruimte.

David Allen heeft er naar eigen zeggen drie decennia over gedaan om GTD tot een geolied systeem de smeden. Inmiddels werkten er al miljoenen mensen met Getting Things Done, maar niet in Nederland… Voor de Benelux is de organisatie meereffect de enige officiële David Allen Certified Partner voor Getting Things Done. Zij hebben voor ieder budget een leuke, praktische manier om je alle ins en outs van Getting Things Done te leren.

De principes van GTD blijken universeel toepasbaar: mannen, vrouwen, kinderen, studenten, ouders, ondernemers, managers en directie over de hele wereld hebben er profijt van. Zowel op het persoonlijk niveau als op het niveau van een organisatie. Als jij een zogenaamde kenniswerker bent – iemand die met zijn hoofd in plaats van met zijn handen werkt – dan is GTD zeker ook iets voor jou.

GTD is geen hogere wiskunde, jij zult ook veel van de elementen van GTD herkennen. Toch zie ik al jarenlang het boek van David Allen of het boek van Taco Oosterkamp ongebruikt bij mensen in de kast staan. Of erger nog: op het bureau liggen. Daarom zet ik in dit artikel de complete dienstverlening van meereffect op een rij: kies een vorm die bij je past!

Tip: Vraag via het contactformulier van Eenmanierom.nl een training aan, dan krijg je een taart cadeau.

Getting Things Done (GTD) met meereffect

Meereffect heeft een sterk aanbod aan doordacht, professioneel en begrijpelijk materiaal. Het aanbod varieert van gratis artikelen tot training en individuele coaching. Hieronder zet ik alle mogelijkheden van meereffect op een rij.

De GTD Level 1-Training helpt je op weg met Getting Things Done. Na afloop van de level 1-basistraining wissel je met andere klanten en de trainers kennis uit in een besloten kennisbank.

In de Level 2-Training gaan de trainers dieper in op onderdelen die meer aandacht nodig hebben, op basis van hun ervaring en vragen tijdens de basistraining. Bijvoorbeeld over de projectenlijst, het zeshoogtenmodel, het wekelijkse onderhoud en geconcentreerd werken.

Lees verder…
meereffect next level training - materialen

Getting Things Done (GTD) Level 2-Training

Getting Things Done (GTD) is een pragmatisch systeem om grip te krijgen op je persoonlijke en zakelijke leven. Eerder schreef ik over de meereffect GTD Level 1-Training die je goed op weg helpt met de basisbeginselen van Getting Things Done. Je krijgt controle over je werk en leven. De meereffect xtxt level training helpt je de volgende stappen te zetten, naar het niveau van projecten, rollen en verantwoordelijkheden, doelen, visie en principes. Dat geeft je perspectief.

De trainers gaan dieper in op onderdelen die meer aandacht nodig hebben, op basis van hun ervaring en vragen tijdens de training. De training is bedoeld voor mensen die de basistraining al hebben gevolgd en méér wil halen uit het Getting Things Done systeem. Als voorbereiding op de training schrijf je een week lang tijd zodat je tijdens de training inzicht opdoet om de grootste tijdverslinders te lijf te gaan.

Aan het begin van de GTD Level 2-Training krijg je een praktisch werkboek uitgereikt. Het boek volgt de training en dient als naslagwerk. Het is echt een flink boek met de helder geschreven teksten die je van meereffect kent. Inclusief uitgewerkte tips en een greep uit artikelen van de meereffect website met als thema’s projecten, concentratie en energie.

Gedurende de dag wissel je van gedachten met andere cursisten aan de hand van concrete opdrachten. Ruimte om tips en tricks te delen is er ook, stap naar voren voor je eigen One minute of fame of schrijf ze op de flipover. De vraagstukken waar anderen mee komen zijn ook interessant. Denk aan een duo-baan van twee parttimers of effectief samenwerken met een secretaresse.

Net als de meereffect training is er zo een goede verdeling van energie over de dag qua onderwerpen, pauzes en wie aan het woord is.

Tip: Vraag via het contactformulier van Eenmanierom.nl een training aan, dan krijg je een taart cadeau.

Lees verder…

Taken beheren op je desktop, smartphone en tablet met Get It Done

Get It Done app is een applicatie om taken te beheren. Je kunt Get It Done gratis gebruiken op je smartphone of tablet. Voor een paar tientjes per jaar synchroniseert Get It Done via het web tussen al je apparaten en kun je ook webbased achter je desktop bij je taken.

Ik kwam Get It Done op het spoor toen ik op zoek ging naar een applicatie om taken ook offline ter beschikking te hebben. Je hebt tenslotte (helaas) niet altijd een internet-verbinding en als je die wel hebt dan is het nog altijd sneller als je taken al in de app staan. Verder zocht ik een applicatie die je zowel op een werkstation (PC of laptop) kunt gebruiken als op een tablet (iPad) en een smartphone (iPhone). Get It Done werkt op verschillende merken: Apple, Google Android, Windows en BlackBerry. De Android-app heeft een widget waarmee je takenlijsten op je startscherm kunt zetten.

Get It Done kan dat, integreert met Evernote en kan overweg met repeterende taken. Get It Done is een veelzijdige applicatie, alleen nét iets te traag naar mijn mening maar ik ben daar dan ook erg gevoelig voor.

Get It Done app is gebaseerd op Getting Things Done (GTD) van David Allen. Getting Things Done is een doordacht systeem om orde in de chaos te scheppen en je dagelijkse werkzaamheden overzichtelijk te houden.

De ontwikkelaar van Get It Done app, Mike Marcucio, heeft Getting Things Done leren kennen toen hij tijdens de recessie samen met zijn broers het beheer van tuincentrum van zijn ouders over nam. Getting Things Done maakte hem helder hoe hij orde in de chaos in zijn leven kon brengen. Zijn broers volgden en het tuincentrum kwam er dankzij de betere organisatie en daarbij behorende rust bovenop. De tijd die Mike hierdoor over hield besteedde hij aan het maken van Get It Done app.

Lees verder…

Slimmer werken met het kantoor in je tas - Complete gids voor de nomad worker - Gerald Essers

Slimmer werken met het kantoor in je tas van Gerald Essers

Gerald Essers, de eigenaar van TIJDwinst.com, publiceerde onlangs het boek “Slimmer werken met het kantoor in je tas”. Gerald beschouwt de tas als symbool van het nieuwe werken: kenniswerkers die zelf bepalen waar, wanneer, hoe en met wie ze hun werk doen.

De ondertitel van het boek “Complete gids voor de nomad worker” slaat op het feit dat kenniswerkers met een laptop en een internetverbinding op iedere locatie aan de slag kunnen. Gerald maakt de uitdagingen voor het werken en leven als nomad worker inzichtelijk en tipt vanuit een praktische invalshoek diverse reeds bestaande en veelal gratis oplossingen.

Vanaf nu is de wereld je kantoor!

“Slimmer werken met het kantoor in je tas” is een interessant boek voor iedereen met een interesse op het gebied van het nieuwe werken, slimmer werken, lifehacking, Getting Things Done (GTD) of web 2.0. Gerald laat zien wat de toegevoegde waarde is van een tool of een bepaalde manier van werken.

Het boek leest prettig weg en de verwijzingen naar andere delen in het boek maken het een prima naslagwerk. De hoeveelheid tips die Gerald de nomad worker geeft maakt dat zelfs de doorgewinterde lifehacker er nieuwe tools en ideeën in zal ontdekken. Zo geeft Gerald ook per sector (ZZP, MKB, onderwijs, multinationals, overheid) tips voor het inzetten van cloud computing.

In het boek worden een aantal tools en ideeën op hoofdlijnen genoemd die ik op Eenmanierom.nl in meer detail heb uitgewerkt. In dit verdere artikel vertel ik meer over de inhoud van het boek en verwijs ik door naar gerelateerde artikelen.

Lees verder…

Thymer: Snel en overzichtelijk projecten en taken beheren als individu, team of klein bedrijf

Thymer omschrijft zichzelf als een projectmanagement en taakmanagement planning tool voor mensen die een hekel aan dergelijke tools hebben. Thymer wil zich onderscheiden van de andere task managers door de ideale balans te vinden tussen gemakkelijke invoer van nieuwe taken, intuïtieve drag & drop planning, goede overzichten en krachtige ondersteuning voor het samenwerken in teams. Individuen, teams en kleine bedrijven vormen de doelgroep.

Lees verder…

Getting Things Done naadloos ondersteunen met eProductivity op IBM Lotus Notes

eProductivity is op dit moment de enige applicatie die het stempel “GTD Enabled” draagt. GTD staat voor Getting Things Done. Getting Things Done is een systematische manier van werken waar ik eerder over schreef in “Een manier om elke dag je hoofd en inbox leeg te krijgen”. David Allen heeft Getting Things Done in een aantal decennia op basis van eigen ervaringen ontwikkeld. De aanpak is platform agnostisch. Je kunt Getting Things Done toepassen met pen en papier. Mensen die liever digitaal informatie verwerken of, een van de uitgangspunten van eProductivity, de meeste werkzaamheden via e-mail ontvangen, kunnen gebruik maken van een applicatie.


Op Internet zijn veel systemen te vinden die Getting Things Done ondersteunen. Ik heb er een aantal van geprobeerd en werk zelf met Microsoft Outlook. Met het stempel “GTD Enabled” geeft David Allen aan dat hij eProductivity persoonlijk aan de tand heeft gevoeld tijdens dagelijks gebruik. David Allen en Eric Mack (de ontwikkelaar van eProductivity) kennen elkaar sinds 1993. Eric Mack raakte onder de indruk van de effectieve en efficiënte manier van werken van Getting Things Done en trok de conclusie dat een dergelijke methodiek ontbrak in de tools die hij tot dusver ontwikkeld had. David Allen heeft sinds die tijd een versie of vier à vijf van eProductivity aan de tand gevoeld en Eric Mack van feedback voorzien.

Lees verder…