Vergaderverzoeken (Meeting Requests) in Microsoft Outlook

Vergaderverzoeken (Meeting Requests) in Microsoft Outlook

Op kantoor zijn we ooit begonnen met Microsoft Schedule+ als agendatool. We planden afspraken met elkaar door de afspraak te kopiëren naar de agenda van de ander en, toen het bedrijf groter werd, naar de agenda van een ruimte. We zijn gewend om direct in elkaars agenda’s te plannen en een en ander op te schuiven als dat voor iedereen prima lijkt te werken. Vergaderverzoeken (meeting requests) en het afschermen van agenda’s leek omslachtig dus we hebben die werkwijze na het Schedule+-tijdperk nog een paar jaar volgehouden.

Natuurlijk gaf iedereen een eigen invulling aan de agenda waardoor je niet zo snel kon zien of iemand nu écht niet beschikbaar was als er iets in de agenda stond. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een kantoordag en deze de status “Bezet” meegeven terwijl je dan juist wél beschikbaar bent voor afspraken op kantoor. Na als tussenstap een paar jaar met Zarafa als Exchange-kloon gewerkt te hebben zijn we onlangs overgestapt op Microsoft Exchange. Een mooi moment om de werkwijze rondom het inplannen van afspraken opnieuw tegen het licht te houden.

Mijn persoonlijke inzet was om naar één manier van het inplannen van afspraken toe te gaan waarbij agenda’s van collega’s en ruimtes eenduidig te interpreteren zijn. Daarnaast kan de Planningsassistent (Scheduling Assistant) natuurlijk helpen met het vinden van een datum en tijdstip in meerdere agenda’s. Tenslotte wilde ik de aanwezigheidsinformatie (presense status) benutten. In een e-mailbericht in Microsoft Outlook en naast een contactpersoon in communicatietool Microsoft Lync zie je, gebaseerd op onder andere de gebruikte agendastatus, direct of iemand beschikbaar is.

We begrepen dat het gebruikelijk is om agenda’s van anderen hooguit read-only beschikbaar te hebben en vergaderingen altijd via een vergaderverzoek (meeting request) te plannen. Beperkte toegang heeft als extra voordeel dat je geen fouten kunt maken in de agenda van iemand anders, bijvoorbeeld door per ongeluk een notitie aan te passen of afspraak te verwijderen/verplaatsen.

Ik ben eigenlijk wel benieuwd naar ervaringen van organisaties waar agenda’s van collega’s afgeschermd zijn. Voor ons bleek het een erg omslachtige werkwijze doordat iedere wijziging door de handen van de organisator van een vergaderverzoek moet gaan, je wijzigingen in de juiste volgorde moet uitvoeren in verband met acceptatie van dubbele afspraken en de inhoud van afspraken niet te zien was. Na drie dagen hebben we alle agenda’s weer voor iedereen toegankelijk gemaakt. Qua privacy wil ik hier nog wel bij opmerken dat de inhoud van afspraken waarbij het “Privé” is aangevinkt niet zichtbaar zijn.

Ik vermoedde dat het werken met vergaderverzoeken an sich voordelen had dus heb de ruimte gehouden om daarvoor met een nieuw voorstel te komen. Die uitwerking lezen jullie hieronder.

De instellingen die ik benoem hebben betrekking op Microsoft Outlook 2010 voor Windows. De screenshots zijn Engelstalig maar ik heb de instellingen zo goed mogelijk vertaald. Laat me weten als er een knopje net niet te vinden is.

Lees verder…
LinkedIn Mobile

LinkedIn: mobiel en integratie (inapps, mobile, api)

Veel professionals hebben een account voor het zakelijke sociale netwerk LinkedIn. Toch zie ik dat deze regelmatig nauwelijks wordt gebruikt. Zo worden niet consequent uitnodigingen naar zakenpartners en collega’s verstuurd. Ook worden verzoeken tot het leggen van een verbinding (connectie), zelfs door een klant waarmee is samengewerkt, nog vreemd gevonden. Zelfs de recruiter is onvindbaar op sociale media. Vandaar dat ik zelf terug ben gegaan in de tijd, zowel in het opzoeken van mensen met wie ik heb samengewerkt als in de ontwikkeling van LinkedIn via het weblog van LinkedIn.

Lees verder…
Microsoft Outlook icon

Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips

Dit is een artikel is er een uit een reeks artikelen die ik schreef over over Fingertips, een applicatie waarmee je razendsnel Windows applicaties via het toetsenbord kunt bedienen. Fingertips is een dermate uitgebreide tool dat ik mijn tekst heb opgeknipt in een aantal delen:

  1. Fingertips downloaden en installeren (plus wat informatie over de database) plus klokkijken en rekenen met Fingertips;
  2. Standaardteksten typen met Fingertype (tekst uitklappen op basis van een afkorting – text expander);
  3. Webbrowsen met Fingertips;
  4. Programma’s uit het Startmenu van Windows opstarten met Fingertips (zonder het hele menu te openen dus);
  5. Documenten, mappen en programma’s openen met Fingertips;
  6. Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips (snel taken en sjablonen voor e-mailberichten maken);
  7. Microsoft Windows snel bedienen met Fingertips;
  8. Twitter aansturen met Fingertips;
  9. Het klembord (clipboard) beter benutten met Fingertips (plakken zonder opmaak, 9.999 items vasthouden met clipboard history, woorden tellen);
  10. Snel labels afdrukken voor de Brother PT-18R met Fingertips.

In dit artikel leer je met de afkortingen van Fingertips Microsoft Outlook razendsnel te bedienen.

Lees verder…

Microsoft Outlook attachment reminder popup

Bijlage vergeten? Outlook en Gmail kunnen je herinneren!

Je kent het vast wel. Je verstuurt een e-mailbericht waarna je je bedenkt dat je het bijlage vergeten bent mee te sturen. Als workaround kun je jezelf aanleren zodra je bijlage of attachment typt meteen het bestand bij te voegen. Of automatisch verzenden van e-mail uitschakelen, zodat je ook andere oeps-vergeten foutjes kunt herstellen.

In dit artikel lees je hoe je deze twee zaken kunt regelen voor Microsoft Outlook en Gmail:

  1. Een pop-up die vraagt of je het e-mailbericht echt wilt versturen als je in de tekst een bijlage noemt maar deze nog niet hebt;
  2. Bedenktijd na het versturen van een e-mailbericht.
Lees verder…
Elke dag je hoofd en inbox leeg

Elke dag je hoofd en inbox leeg te krijgen

Het systeem Getting Things Done (GTD) van David Allen is een praktisch systeem om je werk te organiseren waar je heel snel mee van start kunt. Daar Getting Things Done een grote vlucht heeft genomen heb je er vast al eens van gehoord. Of anders wel van de twee-minuten-regel, eerstvolgende actie of Elke dag je hoofd en inbox leeg. Maar hoe kom je nu op gang met GTD? Hoe maak je het jezelf eigen?

Als je met Microsoft Outlook werkt en nog geen systeem hebt dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek: Elke dag je hoofd en inbox leeg.

Lees verder…