Getting Things Done (GTD)

Organiseer je werk met Getting Things Done (GTD) van David Allen

Benieuwd naar wat Getting Things Done of GTD is waar iedereen het over heeft? Information overload doordat je binnenkomende berichten zoals e-mail niet snel kunt verwerken? Komt er veel werk op je af en wil je orde in de chaos aanbrengen? Herinner jij je allemaal dingen die je écht nog moet doen als je net rustig op de bank zit of wilt gaan slapen? Heb je op al je platte oppervlakken dingen liggen die je herinneren dat je “er nog iets mee moet”? Stel je klussen lang uit die achteraf gezien helemaal niet zo’n “big deal” waren? Of zet je je e-mailberichten weer op “ongelezen” – nadat je ze al een keer gelezen hebt? Of sta je in de winkel en herinner je je dat je straks het vuilnis buiten moet zetten terwijl je je thuis juist herinnert dat je batterijen mee had moeten nemen uit de winkel? En thuis ben je natuurlijk weer vergeten dát je het vuilnis buiten moest zetten. Getting Things Done (GTD) van David Allen helpt je hiermee!

Ik weet dat het Amerikaans klinkt. Getting Things Done. Of de metafoor Mind like water die vertelt dat je – analoog aan water waar je iets in gooit – nieuwe input absorbeert en weer in controle bent. Het systeem GTD is voor mij echt dé peiler op basis waarvan ik alle input die de hele dag op mij afkomt efficiënt afhandel. David Allen is vergeleken met Einstein en Newton wegens het herkennen van best-practices in de alledaagse gang van zaken. David haalt zelf ook Albert Einstein aan: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.”

Een enquête onder GTD-gebruikers in 2016 laat het positieve effect op stress en productiviteit zien.

Miljoenen mensen over de wereld hebben meer balans en succes in hun leven gekregen dankzij Getting Things Done. David Allen dacht dat de logische onderdelen die uiteindelijk Getting Things Done zouden vormen allang door succesvolle mensen werden toegepast. Dat bleek niet het geval en David Allen staat inmiddels bekend als productiviteitsexpert. De principes blijken universeel toepasbaar: mannen, vrouwen, kinderen, studenten, ouders, ondernemers, managers en directie over de hele wereld hebben er profijt van. Zowel op het persoonlijk niveau als op het niveau van een organisatie. Vooral na grote gebeurtenissen in het leven gaan mensen op zoek naar een manier om orde op zaken te stellen, denk aan een nieuwe baan, een nieuw huis, een baby, een kind die het huis uit gaat of de ontdekking van een ernstige ziekte.

In Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity leggen Francis Heylighen en Clément Vidal van de Vrije Universiteit Brussel de relatie tussen de grondbeginselen van Getting Things Done en moderne theoretische paradigma’s.

Als jij een zogenaamde kenniswerker bent – iemand die met zijn hoofd in plaats van met zijn handen werkt – dan is GTD zeker ook iets voor jou. Zelfs als je maar enkele gewoontes (keystone habits) die bij het systeem horen aanleert. GTD is geen hogere wiskunde, jij zult ook veel van de elementen van GTD herkennen. Vlak voordat je op vakantie gaat stel je namelijk ook orde op zaken zodat je tijdens je vakantie nergens aan hoeft te denken. Dat voelt altijd goed, toch? Voor Getting Things Done leer je een aantal gewoontes aan waardoor het iedere week is alsof je op vakantie gaat.

David Allen
Lees verder…
Pocket logo square

Pocket: webpagina’s bewaren om later te lezen of bekijken

Gedurende de dag kom je veel websites, pagina’s en artikelen tegen waar je op dat moment geen tijd aan kunt of wilt spenderen. Denk aan mailtjes van een collega met een interessant artikel of een leuke video. Of linkjes van mensen die je volgt op Twitter of Facebook. Met Pocket kun je interessante pagina’s op het web bewaren om later te bekijken, wanneer je er wel tijd voor hebt. In september 2013 maakten al 10 miljoen mensen gebruik van Pocket en in 2017 werd Pocket organisatorisch onderdeel van Mozilla.

Pocket synchroniseert tussen je smartphone, tablet, desktop en Kobo E-Reader zodat je op ieder moment verder kunt kijken. Pocket weet zelfs waar je in de tekst gebleven was met het lezen van een artikel. De app werkt zonder internetverbinding (offline) zodat je ook onderweg in het vliegtuig, de trein, auto, park of vakantie verder kunt lezen. De app kan je zelfs voorlezen met Text-to-Speech (TTS). Offline video kijken gaat helaas niet, maar webpagina’s en artikelen (voor)lezen gaat prima.

Misschien stuur je dergelijke links op dit moment wel naar jezelf toe via e-mail. Of voeg je ze toe aan een lange onoverzichtelijke lijst met bladwijzers (favorieten) in je webbrowser of Delicious terwijl het eigenlijk geen pagina’s zijn om snel bij de hand te hebben. Of je stelt dat bewaren nog even uit door tabbladen in je webbrowser open te houden waarbij je af en toe wat kwijt raakt doordat deze crasht.

Bewaar je linkjes om later te lezen of bekijken in vervolg met een druk op de knop in Pocket. Vanuit Pocket kun je ze dan wanneer je wél tijd hebt op je gemak lezen of bekijken. Op ieder apparaat en (op video na) ook offline. Zie Pocket als een persoonlijke krant met artikelen en video’s die je zelf hebt opgepikt.

Save to Pocket

Pocket wil het zo makkelijk mogelijk maken om interessante content met je mee te nemen, net zo gemakkelijk als je iets in je broekzak stopt (het logo van Pocket is afgeleid van een kontzak). Naast de integratie met webbrowsers en apps die Pocket zelf levert kun je ook vanuit andere applicaties snel linkjes naar Pocket sturen. Het filmpje hieronder laat kort zien hoe dat in de dagelijkse praktijk werkt.

Lees verder…

Livescribe smartpen: Aantekeningen van pen, papier en geluid digitaliseren naar Evernote

Livescribe levert digitale pennen (smartpen) om aantekeningen die je met pen en papier maakt te digitaliseren. Met een Livescribe smartpen kun je alles wat je opschrijft en tekent bewaren in Evernote. Evernote is op bijna ieder apparaat beschikbaar (PC, Mac, tablet, smartphone) dus je hebt je aantekeningen altijd bij de hand. Doordat Evernote handgeschreven woorden herkent (indexeert) kun je je notities vervolgens ook snel weer terugvinden. Vanuit Evernote kun je je aantekeningen ook delen met anderen.

Als ik de smartpen aan iemand laat zien dan benadruk ik altijd dat het óók een gewone pen is. Je kunt er gewoon mee schrijven op ieder papier. Als je de pen aan zet én schrijft op Livescribe-papier dán worden je aantekeningen gedigitaliseerd. De weergave in Evernote is dan precies hetzelfde als wat je op papier hebt staan. Ook als je later iets toevoegt of doorkrast op het Livescribe-papier. Je aantekeningen staan als PNG-bestand in Evernote en kunnen dus eenvoudig worden bewaard of verder gedeeld.

Je kunt met de Livescribe-pen opnemen terwijl je aantekeningen maakt. Dan worden de bewegingen die je maakt ook vastgelegd wat je weer als filmpje kunt afspelen. De smartpen neemt dan ook het geluid op, hiervoor heeft de pen een goede ingebouwde microfoon. Opnemen is met name handig voor aantekeningen die je maakt tijdens een interview, vergadering, (hoor)college of congres – never miss a word. Notities met geluid nemen zo’n 10MB per uur aan schijfruimte in beslag. Met het kleinste model Livescribe wifi smartpen van 2GB kun je 200 uur notities bewaren.

Als presentator of docent kun je aantekeningen maken met de smartpen en deze beschikbaar stellen aan je publiek. Naast je gesproken toelichting neemt de smartpen je bewegingen op waardoor je de manier waarop je aantekeningen tot stand kwamen ook terug te zien zijn in een filmpje. Livescribe noemt zo’n uitlegfilmpje een pencast. De schetsen zijn overigens met 72dpi niet hoogwaardig genoeg om grafisch professioneel verder te gebruiken.

Daarnaast is de smartpen natuurlijk een erg leuke gadget. Lees verder hoe het allemaal precies werkt!

Lees verder…

Brother PT 18R labelprinter

Snel labels afdrukken op de Brother PT-18R met Fingertips

Dit is een artikel is er een uit een reeks artikelen die ik schreef over over Fingertips, een applicatie waarmee je razendsnel Windows applicaties via het toetsenbord kunt bedienen. Fingertips is een dermate uitgebreide tool dat ik mijn tekst heb opgeknipt in een aantal delen:

  1. Fingertips downloaden en installeren (plus wat informatie over de database) plus klokkijken en rekenen met Fingertips;
  2. Standaardteksten typen met Fingertype (tekst uitklappen op basis van een afkorting – text expander);
  3. Webbrowsen met Fingertips;
  4. Programma’s uit het Startmenu van Windows opstarten met Fingertips (zonder het hele menu te openen dus);
  5. Documenten, mappen en programma’s openen met Fingertips;
  6. Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips (snel taken en sjablonen voor e-mailberichten maken);
  7. Microsoft Windows snel bedienen met Fingertips;
  8. Twitter aansturen met Fingertips;
  9. Het klembord (clipboard) beter benutten met Fingertips (plakken zonder opmaak, 9.999 items vasthouden met clipboard history, woorden tellen);
  10. Snel labels afdrukken voor de Brother PT-18R met Fingertips.

In dit voorlopig laatste artikel over Fingertips vertel ik over Fingerprint. Met Fingerprint kun je labels afdrukken op de Brother PT-18R labelprinter. Door deze labels op Jalema mappen te plakken kun je razendsnel papier archiveren waardoor je dat ook daadwerkelijk zult gaan doen (in plaats van opstapelen om te gaan archiveren).

Lees verder…

Evernote: Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden

Evernote is een digitaal notitieboekje wat je op iedere computer, tablet of smartphone kunt gebruiken. Aan de notities die je maakt kun je bijlagen toevoegen. Bijvoorbeeld Office-documenten, maar ook foto’s die je maakt met de camera van je computer of smartphone en geluidsopnames via de microfoon. Dankzij de synchronisatie tussen al je apparaten heb je je notities in het vervolg altijd – doorzoekbaar – bij de hand. Evernote bestaat 2008 en heeft meer dan 100 miljoen gebruikers.

Met Evernote kun je overal aantekeningen vastleggen en weer terugvinden. Het logo met de olifant symboliseert een sterk geheugen. Het idee is daarnaast dat je met ieder apparaat (PC, laptop, smartphone of tablet) verbinding kunt maken met dat externe geheugen. Zo kun je met verschillende apps Evernote voeden met nieuwe notities of juist eerder gemaakte notities opzoeken.

Je kunt je notities altijd weer exporteren zodat je niet vastzit aan Evernote.

Lees verder…

Jalema: Snel papier archiveren met het Arnato systeem

In het boek “Getting Things Done” van David Allen (waarover ik eerder schreef in “Een manier om elke dag je hoofd en inbox leeg te krijgen“) komen manilla mappen ter sprake. In Nederland zijn archieflades helaas niet voorzien van een slim hulpmiddel om dergelijke mappen overeind te kunnen laten staan. De Nederlandse archiefspecialist Jalema beschikt over een Arnato systeem waar een handig archief mee gemaakt kan worden. Op deze manier wordt hetzelfde doel bereikt: gemakkelijk archiveren om het opstapelen van papier te voorkomen.

Op deze pagina lees je alles over het Arnato systeem. Je kunt er een mooi persoonlijk archief mee aanleggen. Let wel: de totale investering bedraagt een paar honderd euro, maar een goed archief is het halve werk….

Lees verder…