Vergaderverzoeken (Meeting Requests) in Microsoft Outlook

Vergaderverzoeken (Meeting Requests) in Microsoft Outlook

Op kantoor zijn we ooit begonnen met Microsoft Schedule+ als agendatool. We planden afspraken met elkaar door de afspraak te kopiëren naar de agenda van de ander en, toen het bedrijf groter werd, naar de agenda van een ruimte. We zijn gewend om direct in elkaars agenda’s te plannen en een en ander op te schuiven als dat voor iedereen prima lijkt te werken. Vergaderverzoeken (meeting requests) en het afschermen van agenda’s leek omslachtig dus we hebben die werkwijze na het Schedule+-tijdperk nog een paar jaar volgehouden.

Natuurlijk gaf iedereen een eigen invulling aan de agenda waardoor je niet zo snel kon zien of iemand nu écht niet beschikbaar was als er iets in de agenda stond. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een kantoordag en deze de status “Bezet” meegeven terwijl je dan juist wél beschikbaar bent voor afspraken op kantoor. Na als tussenstap een paar jaar met Zarafa als Exchange-kloon gewerkt te hebben zijn we onlangs overgestapt op Microsoft Exchange. Een mooi moment om de werkwijze rondom het inplannen van afspraken opnieuw tegen het licht te houden.

Mijn persoonlijke inzet was om naar één manier van het inplannen van afspraken toe te gaan waarbij agenda’s van collega’s en ruimtes eenduidig te interpreteren zijn. Daarnaast kan de Planningsassistent (Scheduling Assistant) natuurlijk helpen met het vinden van een datum en tijdstip in meerdere agenda’s. Tenslotte wilde ik de aanwezigheidsinformatie (presense status) benutten. In een e-mailbericht in Microsoft Outlook en naast een contactpersoon in communicatietool Microsoft Lync zie je, gebaseerd op onder andere de gebruikte agendastatus, direct of iemand beschikbaar is.

We begrepen dat het gebruikelijk is om agenda’s van anderen hooguit read-only beschikbaar te hebben en vergaderingen altijd via een vergaderverzoek (meeting request) te plannen. Beperkte toegang heeft als extra voordeel dat je geen fouten kunt maken in de agenda van iemand anders, bijvoorbeeld door per ongeluk een notitie aan te passen of afspraak te verwijderen/verplaatsen.

Ik ben eigenlijk wel benieuwd naar ervaringen van organisaties waar agenda’s van collega’s afgeschermd zijn. Voor ons bleek het een erg omslachtige werkwijze doordat iedere wijziging door de handen van de organisator van een vergaderverzoek moet gaan, je wijzigingen in de juiste volgorde moet uitvoeren in verband met acceptatie van dubbele afspraken en de inhoud van afspraken niet te zien was. Na drie dagen hebben we alle agenda’s weer voor iedereen toegankelijk gemaakt. Qua privacy wil ik hier nog wel bij opmerken dat de inhoud van afspraken waarbij het “Privé” is aangevinkt niet zichtbaar zijn.

Ik vermoedde dat het werken met vergaderverzoeken an sich voordelen had dus heb de ruimte gehouden om daarvoor met een nieuw voorstel te komen. Die uitwerking lezen jullie hieronder.

De instellingen die ik benoem hebben betrekking op Microsoft Outlook 2010 voor Windows. De screenshots zijn Engelstalig maar ik heb de instellingen zo goed mogelijk vertaald. Laat me weten als er een knopje net niet te vinden is.

Lees verder…
Bezoekersplanning ziekenhuis

Bezoekersplanning ziekenhuis, revalidatiecentrum of verzorgingstehuis opzetten

Onlangs kwam een familielid na een val in het ziekenhuis terecht. Betrokkenen zoals familie, vrienden en collega’s willen natuurlijk op de hoogte worden gehouden van veranderingen in de situatie van de patiënt en op bezoek komen. Deze zaken regelen kan de partner en naaste familie veel tijd aan communicatie kosten, tijd die nodig is om ook zelf tot rust te komen.

Qua communicatie blijken twee zaken van belang:

  1. Berichtgeving over de status van de patiënt
  2. Planning van bezoek voor een regelmatige doch gespreide aanloop

Lees verder…

Microsoft Outlook icon

Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips

Dit is een artikel is er een uit een reeks artikelen die ik schreef over over Fingertips, een applicatie waarmee je razendsnel Windows applicaties via het toetsenbord kunt bedienen. Fingertips is een dermate uitgebreide tool dat ik mijn tekst heb opgeknipt in een aantal delen:

  1. Fingertips downloaden en installeren (plus wat informatie over de database) plus klokkijken en rekenen met Fingertips;
  2. Standaardteksten typen met Fingertype (tekst uitklappen op basis van een afkorting – text expander);
  3. Webbrowsen met Fingertips;
  4. Programma’s uit het Startmenu van Windows opstarten met Fingertips (zonder het hele menu te openen dus);
  5. Documenten, mappen en programma’s openen met Fingertips;
  6. Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips (snel taken en sjablonen voor e-mailberichten maken);
  7. Microsoft Windows snel bedienen met Fingertips;
  8. Twitter aansturen met Fingertips;
  9. Het klembord (clipboard) beter benutten met Fingertips (plakken zonder opmaak, 9.999 items vasthouden met clipboard history, woorden tellen);
  10. Snel labels afdrukken voor de Brother PT-18R met Fingertips.

In dit artikel leer je met de afkortingen van Fingertips Microsoft Outlook razendsnel te bedienen.

Lees verder…
Klok

Zomertijd- en wintertijd-checklist om geen klok over het hoofd te zien

Tweemaal per jaar is het zover. Dan verzetten wij onze klokken. Sommige klokken worden automatisch aangepast maar de meeste helaas niet. Vergeten te verzetten kan onhandig zijn omdat je dan te vroeg of te laat op afspraken verschijnt.

Natuurlijk kun je een groot deel van de klokken vinden door een rondje door het huis te lopen en de apparatuur die je over het hoofd hebt gezien gaandeweg instellen. Uiteindelijk heb ik een “Zomer/wintertijd checklist” gemaakt.

Lees verder…