Op kantoor zijn we ooit begonnen met Microsoft Schedule+ als agendatool. We planden afspraken met elkaar door de afspraak te kopiëren naar de agenda van de ander en, toen het bedrijf groter werd, naar de agenda van een ruimte. We zijn gewend om direct in elkaars agenda’s te plannen en een en ander op te schuiven als dat voor iedereen prima lijkt te werken. Vergaderverzoeken (meeting requests) en het afschermen van agenda’s leek omslachtig dus we hebben die werkwijze na het Schedule+-tijdperk nog een paar jaar volgehouden.
Natuurlijk gaf iedereen een eigen invulling aan de agenda waardoor je niet zo snel kon zien of iemand nu écht niet beschikbaar was als er iets in de agenda stond. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een kantoordag en deze de status “Bezet” meegeven terwijl je dan juist wél beschikbaar bent voor afspraken op kantoor. Na als tussenstap een paar jaar met Zarafa als Exchange-kloon gewerkt te hebben zijn we onlangs overgestapt op Microsoft Exchange. Een mooi moment om de werkwijze rondom het inplannen van afspraken opnieuw tegen het licht te houden.
Mijn persoonlijke inzet was om naar één manier van het inplannen van afspraken toe te gaan waarbij agenda’s van collega’s en ruimtes eenduidig te interpreteren zijn. Daarnaast kan de Planningsassistent (Scheduling Assistant) natuurlijk helpen met het vinden van een datum en tijdstip in meerdere agenda’s. Tenslotte wilde ik de aanwezigheidsinformatie (presense status) benutten. In een e-mailbericht in Microsoft Outlook en naast een contactpersoon in communicatietool Microsoft Lync zie je, gebaseerd op onder andere de gebruikte agendastatus, direct of iemand beschikbaar is.
We begrepen dat het gebruikelijk is om agenda’s van anderen hooguit read-only beschikbaar te hebben en vergaderingen altijd via een vergaderverzoek (meeting request) te plannen. Beperkte toegang heeft als extra voordeel dat je geen fouten kunt maken in de agenda van iemand anders, bijvoorbeeld door per ongeluk een notitie aan te passen of afspraak te verwijderen/verplaatsen.
Ik ben eigenlijk wel benieuwd naar ervaringen van organisaties waar agenda’s van collega’s afgeschermd zijn. Voor ons bleek het een erg omslachtige werkwijze doordat iedere wijziging door de handen van de organisator van een vergaderverzoek moet gaan, je wijzigingen in de juiste volgorde moet uitvoeren in verband met acceptatie van dubbele afspraken en de inhoud van afspraken niet te zien was. Na drie dagen hebben we alle agenda’s weer voor iedereen toegankelijk gemaakt. Qua privacy wil ik hier nog wel bij opmerken dat de inhoud van afspraken waarbij het “Privé” is aangevinkt niet zichtbaar zijn.
Ik vermoedde dat het werken met vergaderverzoeken an sich voordelen had dus heb de ruimte gehouden om daarvoor met een nieuw voorstel te komen. Die uitwerking lezen jullie hieronder.
De instellingen die ik benoem hebben betrekking op Microsoft Outlook 2010 voor Windows. De screenshots zijn Engelstalig maar ik heb de instellingen zo goed mogelijk vertaald. Laat me weten als er een knopje net niet te vinden is.
Lees verder…