I love it when a plan comes together - Hannibal Smith (A-team)

Social media inzetten op een evenement

In oktober 2011 werden mijn collega Nienke Deuss en ik gevraagd om een voorstel te doen voor de inzet van social media tijdens een symposium 15 mei 2012. Een evenement met zo’n 1.500 bezoekers waarbij een nieuwe softwareversie werd gelanceerd. Op 10 november 2012 hebben we onze voorstellen gepresenteerd met de uitgangspunten:

  • Duur verlengen
  • Interactie vergroten
  • Buitenzaal betrekken
  • Verslaglegging verrijken

We kregen de ruimte om bijna al onze voorstellen te verwezenlijken. Voorstellen die het niet haalden waren: te veel interactiviteit met de sprekers die daar nog niet aan gewend zijn, het live uitzenden van de keynote en het interviewen van bezoekers.

Terugkijkend op de dag is het maar goed dat onderstaande video-impressie er is, want gedurende de dag moesten we zelfs eten naar de social media stand (die we verder zelf niet hebben gezien) laten brengen.

TweetReach rapporteerde 833 tweets op het trefwoord (niet specifiek de hashtag) en 603 op de bedrijfsnaam – ontdubbeld waren dat 875 tweets maar er waren ook genoeg zijdelings gerelateerde tweets. Op de dag zelf verstuurden we zo’n 140 tweets (wat we vooraf hebben aangekondigd). We publiceerden 7 video’s en 26 presentaties.

Onderstaande tweet is 19x gereweet:

In totaal zagen we ongeveer 1.000 tweets met overwegend lof voor de nieuwe versie van de software en de organisatie van het evenement. Dat begon al tijdens de keynote waar het publiek in de zaal ingetogen leek maar via Twitter liet weten onder de indruk te zijn.

Sprekers, organisatie en leidinggevenden kwamen regelmatig polsen wat de algemene indruk van de dag via social media was. En zaalwachten kwamen met vragen en problemen gericht op hun specifieke taak. Tijdens het evenement kwamen bezoekers met gerichte vragen over bijvoorbeeld Twitter langs. Of ze kwamen ons bedanken en een hart onder de riem steken. De bezoekersenquête bevatte ook vragen gericht op de ervaring van social media dus als dat nog interessante informatie oplevert dan vul ik dat hier aan.

In dit artikel komen voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de inzet van social media op het evenement samen. Wij pakken social media samen op naast onze reguliere fulltime functies. Ik sloot de presentatie in november af met onderstaande afbeelding, wat mij betreft is dat goed gelukt!

I love it when a plan comes together - Hannibal Smith (A-team)

Twitter hashtag

Met alleen de bedrijfsnaam zouden de berichten van het Symposium door de reguliere communicatie met klanten lopen. Een apart Twitter-account heeft als nadeel dat je daar weer allemaal volgers op moet bouwen. De nieuwe versie meenemen in de hashtag was nog niet de bedoeling omdat de introductie van deze nieuwe versie in oktober/november nog een verrassing moest blijven.
Dus kozen we voor de bedrijfsnaam in combinatie met de laatste twee cijfers van het jaartal.

We hebben per sessie (presentatie, workshop, demonstratie) een aparte hashtag gebruikt zodat deze tweets door de bezoekers en zaalwachten ook gemakkelijk konden worden gevonden. Op bijna iedere slide van de presentaties stonden zowel de algemene hashtag als de specifieke voor de sessie.

De hashtag voor de sessie was wel uniek op Twitter maar achteraf gezien niet handig genoeg gekoppeld aan de voorletter en eerste twee letters van de achternaam van de spreker. Het was niet handig genoeg omdat twee sprekers werden vervangen. En voor sessies met twee sprekers hadden we de naam gecombineerd tot bijvoorbeeld #T12FnF (Frank en Floyd) waarbij klanten het patroon van de hashtag volgden en zo zelf een hashtag bedachten. De zaalwacht kon die tweets dus niet vinden.

De algemene hashtag werd tijdens de keynote genoemd. Dat was belangrijk want hoewel we ‘m al maanden onder de aandacht brachten (bijvoorbeeld door een tweet voor te stellen na aanmelding en na inschrijving of zelf relevante informatie te verstrekken) waren er toch mensen die de bedrijfsnaam of geen hashtag gebruikten.

Voor het geval de hashtag trending zou worden hebben we deze uitgelegd op #tagdef. Met het oog op de spam die dan in de stream terecht komt attendeerden we mensen al te filteren op Nederlandstalige tweets met de toevoeging “lang:nl”. Of kijk naar speciale websites om hashtags te volgen zoals Tagboard.

Tip: Je kunt tweets archiveren in Google Docs Spreadsheet via ifttt en vervolgens ook rapporteren op een aantal meta-gegevens (gebruikersnaam, tekst, datum en URL) in kolommen.

Twitter monitoren

Naast de standaard mentions en direct messages doorzochten we gedurende de Twitter op tweets die de bedrijfsnaam zonder de hashtag gebruikten. Dat leverde zo’n vier tweets per uur op en als die gerelateerd waren aan het evenement dan stuurden we deze bezoekers af en toe de tip dat ze mee konden praten met de algemene hashtag.

Omdat de zaalwachten ook twitterden onder het algemene bedrijfsaccount hielden we in de gaten wat zij precies verstuurden. Verder hielden we in de gaten wat er op de hashtags van de sessies binnen kwam. Presentatoren kwamen bij ons langs om eventuele openstaande vragen af te handelen – en om de leuke complimenten in ontvangst te nemen!

Verder keken we af en toe wat de Twitter-zoekopdracht op de geografische code van het Chassé Theater opleverde (“geocode:51.585041,4.782138,0.1km”) maar deze zoekopdracht bleek tweets uit heel Breda weer te geven en niet relevant.

Wat we wilden doen was een aparte lijst maken op Twitter met het bedrijfsaccount, accounts van partners en sprekers omdat de kans groot is dat hun tweets retweetbaar zijn. Hier zijn we helaas niet meer aan toe gekomen.

Op de algemene hashtag kwamen de tweets per minuut binnen.

We gebruiken hiervoor HootSuite waarin we de mogelijkheden misten om de eerdere conversatie met twitteraars te zien en na te gaan op welke tweets we al hadden gereageerd (lastiger als je met z’n tweeën tegelijkertijd werkt).

Tweets op grote monitoren

We hadden een aantal grote monitoren op de kennismarkt staan waarop we tweets met de algemene hashtag via de TV-variant lieten zien. De tweets waren ook zichtbaar in alle zalen voor de presentaties begonnen.

TwitterStreams

De tweets waren in eerste instantie realtime – zodra iemand iets stuurde schoof de stream op. Al snel stond de stream stil op alle monitoren wat we te horen kregen van de organisatie en de zaalwachten via chats op de iPad. We raakten een API-limiet (waarschijnlijk Search API Rate Limiting) van Twitter waarna ze direct voor ons overschakelden naar een standaard variant waarbij tweets rouleren. Op dezelfde URL wat fijn was want die stond natuurlijk als startpagina ingesteld op alle PC’s.

De zaalwacht zette de presentatie voor de presentator klaar en opende daarna de tweets waarna de presentator met Alt+F4 de presentatie kon beginnen.

We wilden in eerste instantie tweets alleen op PC’s op de social media stand gebruiken (met de webbrowser op privacy mode) én aan klanten aanbieden. We hadden daarvoor een mooie overzichtspagina met naast de tweets ook linkjes naar social media kanalen op Twitter, LinkedIn, YouTube, SlideShare en Scribd.

LinkedIn Event en aankondiging in de groep

Voor het evenement hebben we een LinkedIn-event aangemaakt (LinkedIn is op 26 november 2012 gestopt met deze functie). Bij het aanmelden en inschrijven via de website werden mensen geattendeerd op het LinkedIn Event. Uiteindelijk hebben 112 mensen zich daaraan gekoppeld waarvan ongeveer de helft medewerkers betrof.

Los van het evenement waren er al meerdere LinkedIn groepen rondom het bedrijf ontstaan – allemaal helaas met weinig interactie. Hoewel het te kortdag was om de inzet van LinkedIn goed op poten te zetten hebben we wel de groepen gemigreerd. De grootste groep hebben we genoemd naar het bedrijf. Leden van de kleinere groepen kregen via een algemene mededeling van de LinkedIn-beheerder bericht dat de groep werd gesloten. Met link naar de nieuwe groep natuurlijk. De overgang naar één groep verliep soepel, de interactie moet nog steeds op gang komen.

Medewerkers kregen in januari wat tips voor het inrichten van hun LinkedIn-profiel in het jaarboek onder het kopje “LinkedIn Profile Makeover”.

Digitaal programmaboekje Twoppy

Het programmaboekje hebben we ook digitaal aangeboden voor gebruik op de smartphone. Via de betaalde variant Twoppy Pro konden bezoekers het programma, de sprekers, partners en plattegronden van locatie en omgeving (parkeergelegenheid en haltes openbaar vervoer) opvragen en tweets over het bedrijf volgen.

In de programma-onderdelen noemden we de hashtags, inclusief link naar een zoekopdracht op Twitter. We linkten ook de slides die vlak voor de presentaties werden vrijgegeven op SlideShare. Van sprekers die een profiel of Twitter en/of LinkedIn hebben noemden we de URL.

Bezoekers konden ook inloggen en dan programma-onderdelen en sprekers waarderen en hun persoonlijke programma invoeren via “Wanna Go”. 50 mensen hebben zich op Twoppy als bezoeker gemeld.

Overigens stonden we ook in het papieren programmaboekje met twee pagina’s over de hashtag, de stand, WiFi, Twoppy en tweets (met QR-code) plus de bestaande kanalen Twitter, LinkedIn, YouTube, SlideShare en Scribd. WiFi en Twoppy werden ook op de omslag genoemd en ook de profiel-fotograaf werd genoemd. Al deze informatie stond ook op een overzichtelijke poster bij de stand.

Programmaboekje TOPdesk Symposium 2012

Volgende week publiceer ik op dit weblog een artikel over Twoppy.

FourSquare checkin

Omdat er vast ook bezoekers zijn die in willen checken met FourSquare hadden we een extra venue aangemaakt bij het Chassé Theater.

FourSquare schrijft hierover in de huisregels: “Don’t create venues that do not exist. A foursquare venue should be a social location where people can actually meet up. We do think that venues like Snowpocalypse, based around a temporary, real event, are social and thus ok!”

We hebben wat tips geplaatst met links naar het overzicht van tweets, Twoppy, de profiel-fotograaf en WiFi.

Uiteindelijk bleken mensen toch ingecheckt bij het Chassé Theater zelf dus volgende keer is het handiger de tips bij de al bestaande venue te plaatsen.

Foto’s en video’s

Video’s die tijdens de keynote werden vertoond waren ook al beschikbaar op YouTube en hoefden alleen nog maar openbaar gezet te worden.

De fotograaf kwam een aantal keren langs om de geheugenkaart te laten kopiëren. Daar kozen we een paar leuke foto’s uit om via Twitter te versturen. Alle foto’s zijn na het evenement nabewerkt en netjes gesorteerd op een Flickr Pro account als collection met sets gepubliceerd.

Verder maakten de zaalwachten foto’s met de iPad 2 (de opvolger met betere camera was helaas nog net niet beschikbaar).

De dames van Say Cheese liepen rond om bezoekers direct op de foto te zetten. Deze foto’s stonden ook direct online (op tijdstip en mét frame in de huisstijl van het event). Helaas had ik dit zelf pas ná het Symposium in de gaten waardoor we mensen alleen na het Symposium op de algemene link konden wijzen. Anders hadden we tussendoor een paar leuke foto’s kunnen versturen.

Tenslotte konden bezoekers een professionele profielfoto laten maken voor hun Twitter- of LinkedIn-profiel. Dat leverde regelmatig een rij op.

Zaalwachten foto en tweets markeren

De zaalwachten kregen met het oog op social media twee taken: een foto maken en interessante tweets voor de spreker markeren. De organisatie zocht een oplossing voor het efficiënt afhandelen van vragen in een grote zaal. De presentator introduceerde deze manier van werken aan het begin van de presentatie. De laatste slide toonde een link met QR-code naar het algemene SlideShare-profiel. Die slide was ook voorzien van een subtiele knop die linkte naar eventueel te behandelen tweets aan het einde van de presentatie. Natuurlijk was er buiten de zaal voldoende tijd om bezoekers op de stand te woord te staan.

Voor het Symposium hebben we met alle zaalwachten en sommige sprekers geoefend met de iPads en een instructie op papier meegegeven. Verder hebben we ze een algemeen idee gegeven van de aanpak van social media op de dag van het evenement. Bij een volgend evenement zou ik de zaalwachten een grotere rol toebedelen door een deel van de social media monitoring over te hevelen.

Het handmatig selecteren van Twitter berichten (tweets) om te behandelen tijdens een presentatie heb ik in een apart artikel uitgewerkt.

WiFi

Voor het gebruik van social media tijdens een evenement is een draadloos netwerk natuurlijk een must. Met het oog op het probleem met WiFi tijdens evenementen hebben we de organisatie diverse malen op het hart gedrukt dit goed af te stemmen met de locatie en anders los in te huren. Het artikel noemt dat locaties er wat te gemakkelijk over denken waar je vooral met de technische voorhoede als bezoekers last van hebt. Denk aan problemen met bandbreedte, dekking op locatie en het maximale aantal apparaten dat kan verbinden.

Bezoekers waren vooraf ook benieuwd en vroegen zich een dag van tevoren af:

Het Chassé Theater heeft extra voorbereidingen getroffen. De dag begon met een kleine storing op twee plekken in het theater en een klein tekort aan stroom en UTP-kabels wat snel opgelost werd. Gedurende de dag zijn er geen problemen met WiFi gemeld.

De zaalwachten mochten met hun iPads als backup gebruik maken van het netwerk van het theater zelf maar dat bleek niet nodig.

Live verslaglegging

Een groot deel van de tweets konden we natuurlijk al van tevoren schrijven. Bijvoorbeeld tweets die de keynote en het noemen van de video’s volgden, tweets die de presentaties aankondigen en tweets die de zaalwachten konden gebruiken. De meeste tweets werden automatisch verstuurd, die van de keynote synchroon aan de spreker. Verder verstuurden partners en de locatie tweets over het evenement. Sprekers hebben we getipt korte pakkende teksten te laten zien die gemakkelijk te tweeten zijn.

Op Scribd plaatsten we het bedrijfsblad wat ook die dag uit kwam en het papieren programmaboekje.

De tweets die de presentaties aankondigden noemden het tijdstip, de presentatie, presentator(en)/Twitter-profiel, zaal, hashtags én linkte naar SlideShare. Helaas ging er soms iets mis met een verkeerd linkje naar SlideShare of een presentatie die als openbaar stond maar toch niet toegankelijk was.

Hoewel de tweets fijn compact waren zagen we meer respons op tweets die vertelden dat er video of een presentatie werd meegestuurd.

Midden op de dag konden we via Twitter.com tijdelijk geen berichten sturen en verscheen de melding “You are over the daily limit for sending Tweets. Please wait a few hours and try again. Learn more”. De limiet was volgens Twitter 1.000 tweets per dag maar waarschijnlijk waren er net wat teveel achter elkaar verstuurd. Vreemd genoeg konden we wel verder via HootSuite. Zaalwachten die op een iPad gebruik maakten van de Twitter app konden ook geen tweets versturen en stuurden hun foto via de chat door.

Twitterverslag

Al in de aanloop naar het evenement toe brachten we alle aan het evenement gerelateerde berichten in kaart. De dag na het Symposium zijn zoveel mogelijk tweets (1000+) in kaart gebracht. Meer dan we via de TweetReach rapporten op het spoor kwamen (doorklikken naar de twitter-profielen) want soms werd de hashtag niet gebruikt. Houd er rekening mee dat tweets via Twitter na een week niet meer terug te vinden op trefwoord.

Meer inspiratie nodig? Bouke Vlierhuis schreef op 42bis een goed artikel met meer ideeën over content voor, tijdens en na een event.

Elja Daee presenteerde hoe exposanten social media kunnen inzetten om voor, tijdens en na de beursdag bezoekers te trekken.

Social media voor exposanten

Geef een reactie

Je reactie verschijnt pas na goedkeuring. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *