Gerald Essers, de eigenaar van TIJDwinst.com, publiceerde onlangs het boek “Slimmer werken met het kantoor in je tas”. Gerald beschouwt de tas als symbool van het nieuwe werken: kenniswerkers die zelf bepalen waar, wanneer, hoe en met wie ze hun werk doen.
De ondertitel van het boek “Complete gids voor de nomad worker” slaat op het feit dat kenniswerkers met een laptop en een internetverbinding op iedere locatie aan de slag kunnen. Gerald maakt de uitdagingen voor het werken en leven als nomad worker inzichtelijk en tipt vanuit een praktische invalshoek diverse reeds bestaande en veelal gratis oplossingen.
Vanaf nu is de wereld je kantoor!
“Slimmer werken met het kantoor in je tas” is een interessant boek voor iedereen met een interesse op het gebied van het nieuwe werken, slimmer werken, lifehacking, Getting Things Done (GTD) of web 2.0. Gerald laat zien wat de toegevoegde waarde is van een tool of een bepaalde manier van werken.
Het boek leest prettig weg en de verwijzingen naar andere delen in het boek maken het een prima naslagwerk. De hoeveelheid tips die Gerald de nomad worker geeft maakt dat zelfs de doorgewinterde lifehacker er nieuwe tools en ideeën in zal ontdekken. Zo geeft Gerald ook per sector (ZZP, MKB, onderwijs, multinationals, overheid) tips voor het inzetten van cloud computing.
In het boek worden een aantal tools en ideeën op hoofdlijnen genoemd die ik op Eenmanierom.nl in meer detail heb uitgewerkt. In dit verdere artikel vertel ik meer over de inhoud van het boek en verwijs ik door naar gerelateerde artikelen.
1. Niet harder, maar slimmer werken
Het 1e deel van het boek, “Niet harder, maar slimmer werken”, begint met een introductie van de begrippen het nieuwe werken en nomad workers. Een nomad worker is een kenniswerker die is uitgerust met een mobiel kantoor in zijn tas en zo overal kan werken.
Een quote uit het boek: “Dit boek gaat over een hulpmiddel dat je kunt inzetten om slimmer te werken en leven. Een hulpmiddel waarmee je je los kunt maken van de beperkende kaders van tijd en plaats. Het gaat over jouw tas. Mijn tas? Ja, echt: ik heb het over de tas die je dagelijks gebruikt voor je werk. Dit boek laat zien hoe je die tas kunt inzetten om slimmer te werken en leven, met meer plezier en minder stress.”
2. Van kantoorwerker naar nomad worker
In het 2e deel van het boek “Van kantoorwerker naar nomad worker” wijst Gerald op de karaktereigenschappen verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid. Een nomad worker denkt na over de toegevoegde waarde van fysieke aanwezigheid en kiest voor de manier van communiceren die past bij de situatie. Ter plaatse is het afstemmen van de omgeving op de onderhanden taak van belang. Nomad workers richten hun tijd flexibel in en houden daarbij rekening met hun privé leven en bioritme.
Een willekeurige passage uit het leven van een nomad worker uit het boek: “Hoe zou het zijn om ‘s ochtends uitgerust op te staan, de kinderen op het gemak naar school te brengen, om daarna de eerste e-mail van de dag in alle rust thuis te beantwoorden? Vervolgens ga je zo nodig na de ochtendspits nog even naar kantoor om samen met collega’s de hoofdlijnen uit te zetten voor een nieuw project. Rond de klok van drie doe je nog even een boodschap in de supermarkt, en de wachttijd in de rij voor de kassa benut je om een paar aantal korte e-mails te beantwoorden met je smartphone. Dat helpt om straks weer tijd over te houden voor andere zaken. […] Een nomad worker benut het kantoor in zijn tas om werk en privé met elkaar te combineren. Hij benut ongebruikte momenten als reistijd, uitval of wachttijd om zo op andere momenten tijd over te houden.”
Zelf werk ik sinds 2009 zo dat ik ‘s ochtends thuis begin en pas na de file richting kantoor vertrek. Met maximaal twee afspraken/vergaderingen verdeeld over de dag probeer ik de file voor te zijn aan het einde van de dag om thuis nog wat dingen af te ronden.
3. Maak je kantoor draagbaar
Het 3e deel van het boek “Maak je kantoor draagbaar” geeft een uiteenzetting van de verschillende soorten tassen (schoudertas, rugzak, tas op wieltjes en sleeve). Vervolgens laat Gerald je op basis van taken die je uitvoert nadenken over de inhoud van je tas(sen).
Een belangrijke tool voor de nomad worker is natuurlijk de computer en daarom passeren ook de laptop, notebook, netbook, tabletcomputer (zoals de iPad) en smartphone de revue. Wat betreft computers komen de voordelen van een Mac ten opzichte van een Windows PC aan bod.
Van smartphones vertelt Gerald op basis van eigen ervaring over de sterke punten van de merken BlackBerry, iPhone en Android. Om verzekerd te zijn van toegang tot internet tipt Gerald de Novatal MiFi mobiele breedbandmodem of een overzicht van hotspots via bijvoorbeeld JiWire. De rest van de ruimte van je tas vult zich met adapters, accu’s, kabels en headset.
Deel 3 sluit af met informatie over wachtwoorden en versleuteling van gegevens. Overal toegang hebben tot informatie vraagt ook om serieus na te denken over veiligheid en het maken van back-ups, zodat informatie nooit zomaar op straat terechtkomt of verloren gaat door verlies, diefstal of calamiteit.
Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:
- Snel en gemakkelijk internet consumeren met de iPad: tips voor de iPad Wi-Fi of 3G
- Een ergonomisch en praktische mobiele werkplek voor laptop, notebook of netbook in te richten
- Wachtwoorden beheren met LastPass
4. Maak van je laptop een oase
Deel 4 “Maak van je laptop een oase” geeft tips voor een opgeruimd en overzichtelijk bureaublad. Net als een opgeruimd bureaublad is een overzichtelijk archief om documenten te bewaren belangrijk. Dit deel sluit af met een manier om documenten op verschillende machines te benaderen met een tool als Dropbox of te backuppen met KPN Backup Online.
Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:
5. Papierloos of (nog) niet?
In het 5e deel “Papierloos of (nog) niet?” legt Gerald uit dat we voorlopig nog niet van papier af zijn. Hoewel er mobiele scanners zijn levert het simpelweg scannen van ál je papierwerk geen tijdwinst op, soms kun je een document dat je toch maar kort nodig hebt beter in papieren vorm laten. Op basis van de werkmethode Getting Things Done van David Allen legt Gerald een handige workflow voor het omgaan met papier uit.
Voor het uitsnijden van alleen relevante tekst uit papieren magazines tipt Gerald de Magic Cutter (het compacte mesje op de bovenstaande foto). Voor het alleen afdrukken van relevante tekst op een webpagina Print What You Like. Eigenaren van websites en weblogs kunnen deze printknop overigens ook voor bezoekers integreren in de website.
Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:
6. Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken
Deel 6 “Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken” gaat over het belang van persoonlijk contact en over manieren om ook op afstand contacten te onderhouden en prettig samen te werken. Handige tips over het opstellen van een communicatie-etiquette met collega’s over het gebruik van videoconferencing, telefoon, e-mail, SMS, chat, Twitter, Yammer en LinkedIn. Zoals bijvoorbeeld SMS gebruiken voor urgente berichten – je kunt altijd discreet een SMS bericht lezen waardoor Gerald tipt daar zelfs op je voicemail om SMS te vragen.
Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:
7. Toolbox voor de kenniswerker
In deel 7 “Toolbox voor de kenniswerker” komt de ontwikkeling van online applicaties die via een webbrowser gebruikt kunnen worden aan de orde. Met cloud computing is de webbrowser de meest belangrijke applicatie geworden, eigenlijk een besturingssysteem voor online applicaties. Voor nomad working is het noodzakelijk om overal toegang te hebben tot e-mail en belangrijke documenten, Gmail, Google Docs en Google Calendar voorzien daarin. Kleine groepen, families en organisaties kunnen Standard Google Apps gratis gebruiken tot 50 gebruikers en zo onder één domeinnaam (@uwbedrijfsnaam.nl) naar buiten treden.
Verder komen oplossingen aan bod voor het samenwerken op afstand zoals het delen van bestanden via WeTransfer, beeldscherm, aantekeningen, bookmarks en kennis. Ook noemt Gerald tools ter ondersteuning van publiceren, presenteren en uitzenden van je gedachten en ideeën en het op de hoogte blijven van vakinformatie.
Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:
- Geattendeerd worden op veranderingen op Internet met RSS feeds
- Met Thymer snel en overzichtelijk projecten en taken te beheren als individu, team of klein bedrijf
- Gratis en eenvoudig grote bestanden delen met WeTransfer
8. Een lichtgewicht timemanagement systeem
In deel 8 introduceert Gerald “Een lichtgewicht timemanagement systeem” dat helpt bij het stellen van prioriteiten. Zonder prioriteiten reageer je de hele dag willekeurig op zaken die het hardst om aandacht roepen. Een voorbeeld van reactief werken zonder prioriteiten is het werken vanuit de inbox van je e-mailprogramma. Je leert de basisprincipes voor het onder controle houden van je inbox zoals het onderscheid tussen het verwerken en het beantwoorden van berichten. Tijdens het verwerken verwijder je niet-relevante berichten zoals spam en archiveer je berichten waar je geen actie op hoeft te ondernemen. Vervolgens voer je acties die minder dan één minuut kosten (“no-brainers”) direct uit. Het afhandelen van de overige berichten geef je een plekje in je timemanagement systeem waarbij je de afzender wel direct even terugkoppelt wanneer deze een reactie kan verwachten.
Acties afhandelen kan met de Pomodoro techniek waarbij je 25 minuten geconcentreerd zonder afleiding werkt aan een taak. Na deze tijdspanne volgt een pauze zonder werkgerelateerde activiteiten van 5 minuten – en na vier pomodoro’s wat langer. De Pomodoro techniek leert je middels feedback omgaan met afleidingen en beter plannen. De applicatie focus booster kan op een PC of Mac eenvoudig de Pomodoro tijdspannes bijhouden. Ook leer je aan de hand van agenda en actielijsten overzicht op je prioriteiten te houden en om te gaan met het uitstellen en vermijden van acties. Het lichtgewicht timemanagement systeem heeft raakvlakken met Getting Things Done van David Allen, zo wijst ook Gerald op het belang wekelijks te reflecteren op de afgelopen en komende periode om het timemanagement systeem compleet te houden.
Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:
9. Aan de slag met nomad working
“Een van de eenvoudigste manieren om tijd te besparen, is werken in de juiste omgeving”, lees je in deel 9 “Aan de slag met nomad working”. Wie wel eens in een vliegtuig gewerkt heeft weet dat deze omgeving met weinig afleiding je veel productiever maakt.
Aan bod komen de voor- en nadelen van het werken op kantoor, thuis, in de trein, in koffiebars/cafés, op coworkinglocaties, in de mensa/bibliotheek van universiteiten/hogescholen, in openbare bibliotheken, in hotellobby’s en in de natuur (park).
Ook komen tips voor het omgaan met interne afleidingen zoals dingen die je te binnen schieten en externe afleidingen (zoals collega’s of omgevingsgeluid) aan bod.
Het deel eindigt met tips ter ontspanning en inspiratie en de privé-werk balans die volgens Gerald door de nieuwe mogelijkheden van plaatsonafhankelijk werken zal verdwijnen. Iets waar de nomad worker zich alvast op aan het instellen is.
10. Checklisten
Het laatste deel van het boek bestaat uit “Checklisten”. Naast checklisten met tips en competenties voor zowel managers als medewerkers in organisaties om de onderlinge samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn er checklisten om je baas en hr/directie te overtuigen van de toegevoegde waarde van nomad working voor de organisatie. De “Checklist voor thuiswerken” behandelt tips op het gebied van de relatie met je gezin en het handhaven van productiviteit en professionaliteit.
Persoonlijk hoef ik als teamleider niet overtuigd te worden van de toegevoegde waarde van nomad working en stuur ik mijn teamleden eigenlijk al een tijdje richting deze manier van werken.
Het boek sluit af met verwijzingen naar boeken en websites ter verdieping, waaronder Lifehacking.nl en deze website: Eenmanierom.nl.
Bestel bij – Bol.com
Booq
De tas op de cover van het boek is de Booq Taipan Lift L, de favoriete schoudertas voor nomad working die Gerald Essers zelf ook gebruikt. Dit specifieke model is niet meer verkrijgbaar bij Booq maar ze hebben een mooi assortiment.
De tas is “checkpoint-friendly” – door middel van het losmaken van twee knippers kun je de tas eenvoudig 180 graden openklappen om razendsnel de security check op luchthavens te kunnen doorlopen, zonder dat je daarbij de laptop uit je tas hoeft te halen. Door een rits los te maken kan de tas eenvoudig op een trolley bevestigd worden. De schouderband is ook snel te verwijderen (klitteband) zodat je de tas gemakkelijk als koffer kunt dragen.
Ook handig: door het serienummer van je tas te registreren bij terralinq.booq.com krijg je bericht als deze ooit als gevonden voorwerp op duikt.
