Overtuigen op één A4: bondige, overtuigende teksten

In het boek “Overtuigen op één A4” helpen Michiel Boswinkel en Joep Jaspers je in zes stappen naar een doeltreffende tekst.

De pakkende titels tegenwoordig negeer ik blijkbaar niet altijd terecht want ik hoopte in het boekje (130 pagina’s) tips aan te treffen over het schrijven van to-the-point teksten. “Overtuigen op één A4” richt zich hoofdzakelijk op het schrijven van overtuigende teksten. Het boekje gaat in op hoe je de vragen en bezwaren kunt benoemen en vervolgens beantwoorden of weerleggen (beargumenteren) waarop je met de lezer van mening verschilt.

Gelukkig bleek “Overtuigen op één A4” alsnog een nuttig boekje dat me op sommige punten heeft verrast. Het to-the-point schrijven kwam tussen de regels door en in het laatste hoofdstuk aan bod.

Doelgroep Overtuigen op één A4

Het boekje “Overtuigen op één A4” richt zich op teksten:

• die anderen overhalen tot het delen van een standpunt;
• die kort en helder kunnen zijn (dus geen uitgebreide rapporten, al kunnen die toch worden ingekort hetgeen in een managementsamenvatting vaak al gebeurt);
• zoals memo’s, artikelen, korte rapporten, offertes, voorstellen, brieven tot maximaal 60 woorden.

Met betrekking tot andere teksten geven de auteurs aan: “U kunt de adviezen in dit boek overigens ook gebruiken voor andere teksten, maar we richten ons daar niet expliciet op.”

Zesstappenplan van “Overtuigen op één A4”

De kern van het boek vormt een zesstappenplan voor een overtuigende tekst:

1. Breng focus aan: u kiest één doel, boodschap en publiek.
2. Bepaal de juiste argumenten. Vraag u daarbij vooral af op welke punten uw lezer het (mogelijk nog) niet met u eens is.
3. Maak een strakke tekstopzet: geef de gekozen argumenten de juiste plek en houd de tekst kort.
4. Schrijft u voor meer dan één publiek, richt uw tekst dan zo in dat u verschillende soorten lezers op maat bedient.
5. Maak met uw argumenten alinea’s met een duidelijke lijn: alinea’s zijn de bouwstenen van uw tekst.
6. Breng met uw formulering extra overtuigingskracht aan in uw tekst.

In de eerste stap (focus aanbrengen) leggen de auteurs uit waarom je niet direct moet beginnen met het schrijven van een tekst, ook niet als je ongeveer weet waar je heen wilt gaan. Als je direct begint te schrijven denk je nog teveel vanuit de oorspronkelijke vraag/probleemstelling. Over het vraagstuk nadenken, discussiëren, enquêteren en tenslotte de conclusies samenvatten zou de vervolg stap moeten zijn. Pas dán kunt u besluiten welke boodschap de tekst precies in het hoofd van de lezer moet overbrengen, en met welk doel.

De gedetailleerde toelichting op de zes stappen laat ik uiteraard aan het boekje zelf over.

Checklist met acht standaardkwesties voor het selecteren van argumenten

Alle mogelijke bezwaren die lezers kunnen inbrengen blijken onder te brengen in een lijst van acht standaardvragen/standaardkwesties. De opsomming hieronder geeft ze weer, onderverdeeld in twee hoofdvragen. De eerste drie richten zich op de probleemherkenning door de lezer. De overige vijf richten zich op de inhoud van het voorstel zelf. De bezwaren van lezers komen uit alle acht de gebieden maar hopelijk niet uit alle acht tegelijk, dan kun je je beter eerst op de eerste drie richten :-)

Standpunt – Dit voorstel moeten we invoeren

• Hoofdbezwaar 1 – Moeten we nu überhaupt iets doen (aan de huidige situatie)?
  1. Is er een probleem?
  2. Is dat probleem erg?
  3. Hangt dat probleem samen met de huidige situatie?
• Hoofdbezwaar 2 – Is dit een goed plan?
  1. Lost dit plan het probleem op?
  2. Wegen de voordelen wel op tegen de nadelen?
  3. Is het uitvoerbaar?
  4. Past het binnen ons beleid?
  5. Is dit het beste alternatief?

Het beantwoorden van de vragen levert een lijst op met mogelijke tegenwerpingen tegen de stelling en vormt de basis van de overtuigende tekst. Neem ook een steekproef uit de doelgroep om je eigen aannames van mogelijke tegenwerpingen te toetsen!

Bij het opbouwen van de tekst komen de overtuigingsmiddelen van Aristoteles uit de klassieke oudheid ter sprake: logos (overtuigen met logische argumenten), ethos (overtuigen met de eigen geloofwaardigheid) en pathos (inspelen op gevoel en emotie om te overtuigen).

Overtuigen op één A4

Het boek gaat verder nog in op het schrijven van open of gesloten teksten, de volgorde van het presenteren van de argumenten en het schrijven van overtuigende teksten met meerdere doelen, boodschappen of publiek.

Het laatste hoofdstuk van het boek noemt elf tips in de categorieën presenteer toegankelijk, formuleer toegankelijk en formuleer onweerstaanbaar. De tips zijn ook bruikbaar bij het schrijven van andere dan overtuigende teksten.

Het boek sluit af met twee voorbeeldteksten waarbij eerst de achtergrond en het doorlopen proces vóór het schrijven van de tekst wordt toegelicht.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Durf te kiezen, durf een helder doel, een vast omschreven publiek en een concrete boodschap te formuleren en uw tekst wint als vanzelf aan overtuigingskracht.