Getting Things Done

Overleef je inbox in 60 minuten van Arjan Broere

In “Overleef je inbox in 60 minuten” licht Arjan Broere kort maar krachtig de zwakke plekken van e-mail toe en hoe jij daar het beste van kunt maken.

Arjan Broere geeft bij Meereffect trainingen in de productiviteitsmethode Getting Things Done van David Allen en komt dus dagelijks met de materie in aanraking.

E-mail is een handig communicatiemiddel maar loopt bij veel mensen de spuigaten uit. We ontvangen dagelijks veel e-mails en worden geacht daar steeds sneller op te reageren.

De gedachte achter Getting Things Done (GTD) is goed toepasbaar op het afhandelen van e-mails. Je leert snel beslissingen te nemen en orde op zaken te stellen waardoor je inbox overzichtelijk blijft. Eén of meer keer per dag leeg: inbox zero!

Overleef je inbox in 60 minuten van Arjan Broere

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

De e-mailstortvloed

Het boek opent met uitleggen waar een groot deel van onze e-mails vandaan komen en waarom we ons er zo aan ergeren.

Emotionele zaken en discussies kun je beter persoonlijk bespreken, e-mails kunnen een stuk duidelijker opgesteld worden en aan een kleinere groep verstuurd worden.

Heb aandacht voor aandacht

Kantoorwerk is kenniswerk, dat betekent gesprekken voeren, denken, lezen en schrijven. Hiervoor heb je aandacht nodig en wat tijd om erin te komen.

Helaas ervaren we de piepjes en pop-ups die ons attenderen op nieuwe berichten als belonend. Want ze onderbreken je iedere keer weer in je concentratie waardoor taken die meer concentratie vragen blijven liggen.

Georganiseerd zijn

In dit hoofdstuk introduceert Arjan Getting Things Done. Ja, het systeem werkt met lijstjes.

Eén van de lijstjes die iedereen wel gebruikt is een agenda – een lijst met afspraken. Met Getting Things Done maak je onder andere een lijst aan met taken die je zodra je er tijd voor hebt op kunt pakken. Op deze lijst staan taken die je formuleerde bij het afhandelen van e-mails.

Het voordeel van een takenlijst is dat je hapklare taken klaar hebt staan – zodra je een momentje hebt kun je deze aftikken. In tegenstelling tot je inbox, daar staan nieuwe berichten, gelezen berichten, nieuwsbrieven, belletjes en allerhande taken in de berichten verstopt.

Beslissen

In dit hoofdstuk leert Arjan je concreet je inbox onder controle te krijgen en houden.

Handel een of meerdere keren per dag een batch aan nieuw binnengekomen e-mails af en zet eventuele taken op je lijst met eerstvolgende acties. Beslissen! Met een goede indeling van je agenda, e-mailprogramma en lijsten schep je orde in de chaos. Door sneltoetsen te gebruiken ben je snel klaar met het verwerken van nieuwe e-mails.

De rest van de dag werk je volgens je agenda en takenlijsten. Doordat notificaties van nieuwe e-mails je niet storen maak je snel stappen. Handig!

E-mailetiquette

De tien vragen voordat je op send klikt, vijf vragen voordat je een e-mail beantwoordt en het persoonlijke manifest geven tips over het efficiënter gebruik van e-mail.

Sommige tips, zoals handige afkortingen in het onderwerp, werken alleen als je collega’s ook mee doen.

Zeven alternatieven voor e-mail

Mensen gebruiken vaak e-mail terwijl meer moderne oplossingen veel efficiënter zijn.

Discussies en emotionele onderwerpen behandel je sneller en efficiënter als je iemand spreekt. Dat hoeft niet op dezelfde plek te zijn, (video)bellen werkt ook heel goed.

Samenwerken aan een document gaat gemakkelijker online op dezelfde plek dan door een document met wijzigingen erin over-en-weer te mailen.

Projectmanagementtools of online takenlijsten zoals Asana ontlasten e-mailverkeer door alle communicatie centraal op te slaan. Een extra voordeel is dat nieuwe projectleden zo ook alle informatie voorhanden hebben.

Nieuwsbrieven bevatten vaak verwijzingen naar één of meerdere artikelen om te lezen. In plaats van e-mail kun je deze artikelen vaak volgen via RSS met een app als Reeder. En dan de te lezen artikelen verzamelen in Pocket.

E-mailtips

Het laatste hoofdstuk van het boek geeft extra e-mailtips. Zo behandelt Arjan de discussie over het bewaren van e-mail in één of meerdere mapjes. Slimme zoekopdrachten maken dat je e-mails ook zonder handmatige indeling snel vindt.

Arjan somt ook wat veelvoorkomende handelingen op, die kun je automatiseren. Zoals het verplaatsen van e-mails of het typen van steeds dezelfde tekst.

, ,

Nog geen reacties. Jij mag het ijs breken!

Geef een reactie