Gezien de tijdsinvestering en bijkomende kosten van een bezoek aan een beurs, congres, workshop of training is het de moeite waard om rondom een dergelijk evenement wat extra tijd te investeren om zo meer uit het moment zelf te halen. De tips zijn natuurlijk ook bruikbaar voor minder formele evenementen zoals dagjes uit.
Voor organisatoren van evenementen heeft De Ondernemers BV ervaringen met het inzetten van Social Media gedeeld in “Handboek social media voor congressen”.
Schrijf je verwachtingen van sessies op
Allereerst is het van belang even stil te staan bij de beslissing wel of niet naar het evenement toe te gaan. Is dit evenement voor jou wel echt interessant om deel te nemen? Aan welke workshops of presentaties wil je een bezoek brengen? Wat wil je leren? Wie wil je ontmoeten?
Naast de rechtvaardiging van de investering in tijd en/of geld kennen veel evenementen een parallelle programmering waardoor je moet kiezen tussen presentaties of workshops. Of denk aan meerdaagse evenementen waar je maar één dag van bezoekt. Welke dag is dan het meest leerzaam voor jou om te gaan? Door in een paar regels tekst op te schrijven wat je verwacht van een sessie kun je snel deze beslissingen maken.
De korte tekst herinnert je op de dag zelf aan je verwachtingen van een specifieke sessie en zorgt dat je je daarop kunt focussen. Handig om samen met de plattegrond van het evenement en jouw eigen dagprogramma bij je te dragen.
Na afloop van het evenement kun je met de teksten evalueren of je inderdaad hebt geleerd wat je verwachtte, wat je bij volgende evenementen weer helpt om te bepalen wat voor jou interessant is.
Maak gebruik van Facebook of Google+ Events
Een volgende stap is natuurlijk het vastleggen van de datum van het evenement in je agenda en het aanmelden. Soms staat het programma met sprekers, presentaties of workshops nog niet vast waardoor het vastleggen van de datum in je agenda de eerste stap is.
Agendaschets van Claude, zie origineel op Flickr
Geef ook aan via Facebook Events of Google+ aan dat je naar het evenement toe gaat. Zo breng je respectievelijk collega’s, vrienden en familie op de hoogte van jouw deelname aan het evenement. Door je aan te melden voor het evenement op Facebook Events help je mee met de promotie van het evenement. Daarnaast kunnen mensen zien dat ze je daar kunnen ontmoeten. Als er nog geen evenement is aangemaakt dan kun je dit natuurlijk zelf even doen.
N.B.: LinkedIn Events is op 26 november 2012 gestopt.
Hotel nodig? Boek zo vroeg mogelijk!
“Als je gebruik wilt maken van een hotel, boek deze dan zodra je zeker weet dat je naar het evenement wilt gaan”, aldus Marjon van Vulpen – Senior Business Travel Consultant. “Een half jaar tot een jaar van tevoren is geen overbodige luxe. Tip: Kijk even op de site van de organisatie van het evenement of er per ongeluk interessante prijsafspraken met specifieke hotels zijn gemaakt.”
Als je een voorkeur hebt voor eigen vervoer bedenk dan of de locatie van het evenement goed bereikbaar is en of de parkeerkosten van een auto opwegen tegen reizen met het openbaar vervoer.
Concrete praktische zaken vooraf
Regel vlak voor het evenement praktische zaken, zoals:
- Heb je kleding die bij het evenement en je rol past? Als je geen idee hebt en het aan niemand kunt vragen dan is er misschien foto- of videomateriaal van een voorgaande editie van het evenement.
- Heb je voldoende visitekaartjes? Een visitekaartje kan ook als badge fungeren.
- Is je eventuele digitale variant van het visitekaartje up-to-date?
- Neem pen en papier mee, of iets moderns zoals een iPad met extern toetsenbord of laptop om aantekeningen te kunnen maken in Evernote. Vergeet niet je apparatuur op te laden!
- Plaats reminders in je agenda voor sessies die je niet wilt missen zodat je tijdig een gesprek kunt onderbreken. Tip: Google Calendar kan een notificatie via SMS sturen.
- Heb je het dagprogramma van het evenement?
- Heb je de plattegrond van en de routebeschrijving naar het evenement zodat je weet waar je moet zijn?
- Heb je jouw korte beschrijvingen van verwachtingen van de sessies en mensen die je wilt ontmoeten?
- Als je verwacht over het evenement te gaan twitteren, kondig dit dan van tevoren even aan zodat mensen die je volgen begrijpen dat dit eenmalig is en niet afhaken.
Tips voor de dag zelf
Raadpleeg vlak voor een sessie begint de korte tekst waarin je je verwachtingen van de sessie hebt opgeschreven. Dit helpt je om te focussen.
Heb je vragen naar aanleiding van een presentatie? Stel die dan plenair zodra daar de gelegenheid toe wordt geboden – andere aanwezigen hebben vast ook iets aan jouw vraag en het maakt de sessie dynamischer.
Twitteren over het evenement is voor mensen die er niet bij konden zijn heel erg prettig. Afwezigen hebben meer aan tweets die de inhoud van een sessie weergeven dan alleen “Ik ga nu naar de presentatie van X over XYZ #evenement”. Vergeet ook niet de #hashtag van het evenement te gebruiken in iedere tweet zodat alle tweets over het evenement met één zoekopdracht te vinden zijn.
Iemand gesproken en iets beloofd? Aantekeningen maken is in zakelijke context altijd aan te raden. Zorg dat je afspraken in ieder geval duidelijk noteert. Zelf gebruik ik daarvoor vaak een Inka Pen met papiertje, GTD Notetaker Wallet of Braintoss. Evernote maakt alles wat je erin stopt indexeerbaar en dat werkt ook prima met foto’s van naambadges die je hebt gemaakt.
Achteraf aantekeningen uitwerken en evalueren
Verwerk na het evenement zo snel mogelijk je aantekeningen en de contactgegevens die je hebt opgedaan. Kom beloftes die je hebt gedaan zo snel mogelijk na. Nodig vervolgens contact uit om te connecten via sociale netwerken zoals LinkedIn, Twitter en Facebook.
Evalueer hetgeen je hebt geleerd. Komt het overeen met wat je verwachtte? En zo nee: was het evenement de moeite waard?
Als je blogt kun je je ervaringen delen zodat potentiële bezoekers aan een volgend evenement daaraan kunnen refereren. Heb je foto’s gemaakt? Misschien kun je die samen met anderen op een centrale plek delen, bijvoorbeeld via Dropbox. Of tag jezelf op foto’s van het evenement als de organisatie die via Facebook deelt. Alle tweets van een evenement kun je snel op hashtag weergeven met bijvoorbeeld TweetReach.
En als het evenement grootschalig én succesvol was dan kun je waarschijnlijk alvast een hotel boeken voor de volgende keer!
