Het nieuwe werken - Hoe werk je effectiever en productiever - Arjan Broere

Het nieuwe werken – Arjan Broere

“Het nieuwe werken – Hoe werk je effectiever en productiever” van Arjan Broere staat boordevol praktische tips voor kenniswerkers die hun effectiviteit willen vergroten en productiever willen werken. Thema’s die aan bod komen zijn wet- en regelgeving, timemanagement, welzijn en loopbaan. Het is interessant voor kenniswerkers in het algemeen, zowel werknemers als ZZP-ers.

Een greep uit de voordelen die te behalen zijn als een organisatie “het nieuwe werken” invoert:

  • Microsoft is van 17 naar 11 vierkante meter per fte gegaan.
  • Microsoft bespaart 500.000 euro aan interne verhuiskosten.
  • HP bespaart 8 miljoen op huisvesting.
  • Vodafone doet hetzelfde werk met 18% minder mensen.
  • KPN reduceert miljoenen autokilometers (2,9 kiloton CO2).
  • De hoeveelheid e-mails neemt met 30% af.
  • Woon-/werkverkeer afname filekilometers (6-30% minder kosten).
  • Kantoorruimte 20-40% minder vierkant meters nodig per persoon.

Het boek is onderverdeeld in zes hoofdstukken.

Wat is “het nieuwe werken” (HNW)?

Onze huidige manier van werken sluit nog steeds aan bij het industriële tijdperk. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken was toen niet mogelijk. De machines bevonden zich immers in de fabriek.

Naast “het nieuwe werken” zijn al jaren soortgelijke bewegingen gesignaleerd: slimmer werken, werk 2.0, ambtenaar 2.0, telewerken, werken op activiteitgerelateerde werkplekken, het nomadische werken en thuiswerken. Allemaal termen die aangeven dat het werk anders kan. De IT is er, met cloud-software als Dropbox, Google Apps en Microsoft Office 365 klaar voor.

Met name van kenniswerkers voeren via computers en internet hun werkzaamheden overal ter wereld uit. Collega’s in een kantooromgeving kunnen zelfs storend in plaats van productiviteitsverhogend werken. Daarnaast zijn werkzaamheden onder te verdelen zodat bijvoorbeeld het opnemen van een bestelling bij een drive-in van McDonalds in Amerika plaatsvindt in de Filipijnen.

Natuurlijk zijn niet álle werkzaamheden overal uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan zorg aan patiënten. In veel functies is zijn deelwerkzaamheden wel elders uit te voeren. In veel gevallen vinden werkgevers en werknemers met elkaar manieren om het werk anders te organiseren. Daar waar de werkgever een duwtje nodig heeft stelden CDA en GroenLinks een recht op thuiswerk voor. Kom dan naar kantoor voor overleg, afstemming of een toevallige ontmoeting in ruimtes die deze samenwerking optimaal faciliteren.

Belangrijke hobbel op de weg is de benodigde cultuurverandering, met name de aanwezigheidscultuur. De leidinggevende die als een medewerker om 16:30 vertrekt, grapt “Vrije middag?” heeft een lange weg te gaan om medewerkers te managen die thuis werken of elders in een kantoor. Want wie aanwezig is, vergadert en zichtbaar bezig is, die is nog niet per se toegevoegde waarde aan het leveren. Meten op output in plaats van aanwezigheid is zowel voor medewerkers als leidinggevenden een grote verandering.

Arjan schetst een fasering van invoering van HNW:

  1. Microniveau: veranderingen hebben vooral impact op dag- of weekniveau en gaan over het doen van één taak. Zo is de keuze om een middag thuis te werken of voor een bepaalde taak op een andere afdeling aan te schuiven een beperkte verandering.
  2. Macroniveau: voor een team of project wordt een aantal aspecten van het nieuwe werken doorgevoerd. Een projectgroep gaat bij elkaar zitten op een andere afdeling, voor een project is een medewerker mobiel. De veranderingen zijn zichtbaar en voelbaar, maar de schaal is overzichtelijk. Ook is het mogelijk met één aspect te experimenteren, zoals flexibele werktijden of mobiele werkplekken.
  3. Mesoniveau: de organisatie ondergaat een verandering op het gebied van aanwezigheid, werktijden, werkplekken, leiderschap, beoordelingssysteem, IT-gebruik et cetera.

Overzicht en controle over je werk

Voor alle kenniswerkers is het managen van aandacht van belang. In de context van het nieuwe werken wordt dat nog relevanter omdat je doorgaans meer vrijheid hebt in waar je werkt, wat je oppakt, hoe je dat doet en met wie. Dat betekent dat je werk kunnen structureren en prioriteren meer je verantwoordelijkheid wordt. Wat kies je dan?

Getting Things Done schrijft een aantal principes voor die helpen grip te krijgen op je dagelijkse werkzaamheden. De gewoontes zijn onder te verdelen in de stappen:

  1. Verzamel
  2. Verwerk en plan
  3. Doe
  4. Evalueer

Daarnaast kijk je vooruit op basis van lopende projecten, verantwoordelijkheden, (middel)langetermijndoelen, visie, waarden, principes en missie. Om je uiteindelijk gemakkelijk te laten kiezen: Wat is het belangrijkste dat je nú kunt doen?

Getting Things Done kan met pen & papier, Evernote of een specifieke tool zoals Asana. Nomadische werkers kunnen hun werkplek terugbrengen tot een ruime laptoptas zoals Gerald Essers beschreef in het boek “Slimmer werken met het kantoor in je tas”.

Naast een uitwerking van Getting Things Done tipt Arjan diverse tools en concrete werkwijzen op het gebied van RSS, Pocket, Fingertips en e-mail.

HNW en welzijn

Het derde hoofdstuk gaat in op het vergroten van je bewustzijn en competenties die HNW van mensen vraagt.

Bewustzijn van stress en spanningen en wat je daartegen kunt doen is van belang. Wie is er na een nacht slaap in de ochtend helemaal wakker, fit en klaar voor een nieuwe werkdag? Of zelfs na het weekend? Wie ervaart er niet dat de eerste paar dagen van de kerst- of zomervakantie nodig zijn om alleen maar even bij te komen? Of om ziek te zijn, dan wel hoofdpijn te hebben? Allemaal signalen dat de normale hersteltijd van één nacht te weinig is en er zelfs meerdere dagen nodig zijn om weer echt fit en ontspannen te zijn. We moeten leren omgaan met de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken en bereikbaar te kunnen zijn.

Niet in balans zijn thuiswerkers die:

  • voortdurend contact zoeken via mail en telefoon, en inkomende mails bijna direct beantwoorden;
  • per se werk af willen hebben en liefst meer dan afgesproken;
  • zich schuldig voelen over een praktische klusje als even de verwarmingsmonteur ontvangen;
  • ‘s avonds doorwerken, ook na een volle werkdag en ook als de directe noodzaak er niet is;
  • extreem een verloren kwartiertje compenseren;
  • zich zorgen maken over wat er over ze gedacht en gezegd wordt op kantoor.

Ter ontspanning vertelt Arjan over onder andere de powernap en mindfulness.

Loopbaan en het nieuwe werken

De horizons of focus van Getting Things Done helpen je richting te geven op het gebied van lopende projecten, verantwoordelijkheden, (middel)langetermijndoelen, visie, waarden, principes en missie.

Een loopbaan hoeft niet per se een reeks promoties te zijn naar een alsmaar hogere functie. De zeven patronen in natuurlijke loopbaanbewegingen van GITP kunnen je op het spoor zetten van te maken keuzes:

  1. Versterking van zelfregie. Dit is een patroon waarbij je je zeer bewust bent van je talenten en ernaar zoekt gericht met die talenten aan de slag te gaan. Het is een patroon dat het meest zichtbaar is bij mensen van 45 tot 55 jaar en bij mensen die in grote organisaties werken.
  2. Grotere zichtbaarheid. Om de juiste kansen te benutten, is het van belang zichtbaar te zijn binnen de organisatie en voor relevante beslissers. We noemen dat ook wel personal branding.
  3. Bestuurlijke verbreding. Dit patroon past bij mensen die vooral bestuurderstaken oppakken en als inspirator voor anderen actief zijn. De drang om een organisatie te leiden en verder te brengen is dan sterk aanwezig.
  4. Investeren in relaties. Dit patroon is vooral een patroon waarbij samenwerking, relaties in het werk en investeren in een netwerk essentiële zaken zijn.
  5. Job crafting en meer autonomie. In dit patroon ben je bezig je baan (job) aan te passen (crafting) en in een richting te brengen die jou aanspreekt. Je herdefinieert je baan en geeft hem nader vorm. Het gaat er dan niet om om de functie als geheel te veranderen, maar binnen een functie taken, projecten of klanten die je het meest aanspreken, vooral op te pakken en alert te zijn op kansen binnen de baan sturing te geven. Dit patroon is vooral zichtbaar tussen het dertigste en veertigste levensjaar. Er is druk om binnen het mogelijke optimaal te presteren en bewustzijn dat dit vooral dor eigen acties kan ontstaan. De tijd van inwerken of onder een mentor werken is voorbij.
  6. Specialisatie en professionalisering. Dit patroon komt erop neer dat aandacht vooral uitgaat naar prestaties leveren binnen het vakgebied, om als professional verdieping te realiseren. Dit patroon is sterk aanwezig tot 30 en na 55 jaar.
  7. Verhoging van werkdruk en stress. Dit loopbaanpatroon is niet zozeer een keuze als wel het gevolg van de druk die mensen in hun werk ervaren. Er zijn alsmaar toenemende verwachtingen van anderen, er is veel in en buiten het werk te doen, gezondheid en voor jezelf zorgen zijn ook issues. Kortom, veel druk en het bewustzijn dat die druk er is.

Arjan geeft veel concrete tips om samen met leidinggevenden te werken aan ouputsturing en vertrouwen.

Qua netwerken geeft Arjan concrete tips. Mensen willen je helpen, lees bijvoorbeeld het boek Durf te vragen. We zijn geneigd de moeite die anderen moeten nemen te overschatten. Maar als jij op zoek bent naar een nieuwe baan dan is dát een hele klus. Iemand die bij HR navraagt of er voor jou kansen zijn is maar één telefoontje. Tenslotte kan iemand ook gewoon “nee” zeggen.

Arjan geeft tips voor het gebruik van LinkedIn. Naast het inrichten en bijhouden van je profiel het koppelen met mensen die je kent, mag en vertrouwt zodat je een brug kunt zijn om mensen met elkaar te verbinden.

Omdat je meer uit beeld bent bij je collega’s is het belangrijk jezelf te profileren, hoe on-Nederlands Personal branding wellicht ook mag voelen. Via social media zoals Twitter kun je bijvoorbeeld relevante informatie, inzichten of opvattingen delen:

  • Wat lees je?
  • Welke methoden gebruik je?
  • Wat valt je op aan de vragen van klanten?
  • Wat treft je in vakbladen?
  • Welke citaten staan je bij?
  • Wat lees je op blogs?
  • Wat zijn interessante tweets?

In persoon kun je regelmatig om feedback vragen, helder hebben wat je in essentie doet en zorgen dat je gesprekken bewust afsluit met een eerstvolgende actie.

Slimmer werken

Vergaderingen kosten veel tijd. Om de vergadercultuur te doorbreken suggereert Arjan een aantal slimmere werkvormen. Naast fysieke aanwezigheid op dezelfde tijd en plaats bespaart videoconferencing deelnemers mogelijk reistijd. Overleggen gericht op het reviewen van een document of het doorlopen van een presentatie of voorstel zijn prima geschikt, deelnemers zouden toch al naar het scherm kijken.

Arjan geeft concrete tips voor het maken van aantekeningen. Zowel met het Cornell-systeem als GTD om de concrete eerstvolgende acties te benoemen. Gedachten ordenen kan visueel met een mindmap of een presentatie in Prezi.

100 adviezen om nog slimmer te werken

Het boek eindigt met 100 concrete tips die je direct in de praktijk kunt brengen.

Het nieuwe werken - Hoe werk je effectiever en productiever - Arjan Broere

Bestel bij – Bol.comManagementboek.nl

Geef een reactie

Je reactie verschijnt pas na goedkeuring. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *