Getting Things Done

Organiseer je werk met Getting Things Done (GTD) van David Allen

Benieuwd naar wat Getting Things Done of GTD is waar iedereen het over heeft? Information overload doordat je binnenkomende berichten zoals e-mail niet snel kunt verwerken? Komt er veel werk op je af en wil je orde in de chaos aanbrengen? Herinner jij je allemaal dingen die je écht nog moet doen als je net rustig op de bank zit of wilt gaan slapen? Heb je op al je platte oppervlakken dingen liggen die je herinneren dat je “er nog iets mee moet”? Stel je klussen lang uit die achteraf gezien helemaal niet zo’n “big deal” waren? Of zet je je e-mailberichten weer op “ongelezen” – nadat je ze al een keer gelezen hebt? Of sta je in de winkel en herinner je je dat je straks het vuilnis buiten moet zetten terwijl je je thuis juist herinnert dat je batterijen mee had moeten nemen uit de winkel? En thuis ben je natuurlijk weer vergeten dát je het vuilnis buiten moest zetten. Getting Things Done (GTD) van David Allen helpt je hiermee!

David Allen

Ik weet dat het Amerikaans klinkt. Getting Things Done. Of de metafoor Mind like water die vertelt dat je – analoog aan water waar je iets in gooit – nieuwe input absorbeert en weer in controle bent. Het systeem GTD is voor mij echt dé peiler op basis waarvan ik alle input die de hele dag op mij afkomt efficiënt afhandel. David Allen is vergeleken met Einstein en Newton wegens het herkennen van best-practices in de alledaagse gang van zaken. David haalt zelf ook Albert Einstein aan: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.”

Een enquête onder GTD-gebruikers in 2016 laat het positieve effect op stress en productiviteit zien.

Miljoenen mensen over de wereld hebben meer balans en succes in hun leven gekregen dankzij Getting Things Done. David Allen dacht dat de logische onderdelen die uiteindelijk Getting Things Done zouden vormen allang door succesvolle mensen werden toegepast. Dat bleek niet het geval en David Allen staat inmiddels bekend als productiviteitsexpert. De principes blijken universeel toepasbaar: mannen, vrouwen, kinderen, studenten, ouders, ondernemers, managers en directie over de hele wereld hebben er profijt van. Zowel op het persoonlijk niveau als op het niveau van een organisatie. Vooral na grote gebeurtenissen in het leven gaan mensen op zoek naar een manier om orde op zaken te stellen, denk aan een nieuwe baan, een nieuw huis, een baby, een kind die het huis uit gaat of de ontdekking van een ernstige ziekte.

In Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity leggen Francis Heylighen en Clément Vidal van de Vrije Universiteit Brussel de relatie tussen de grondbeginselen van Getting Things Done en moderne theoretische paradigma’s.

Als jij een zogenaamde kenniswerker bent – iemand die met zijn hoofd in plaats van met zijn handen werkt – dan is GTD zeker ook iets voor jou. Zelfs als je maar enkele gewoontes (keystone habits) die bij het systeem horen aanleert. GTD is geen hogere wiskunde, jij zult ook veel van de elementen van GTD herkennen. Vlak voordat je op vakantie gaat stel je namelijk ook orde op zaken zodat je tijdens je vakantie nergens aan hoeft te denken. Dat voelt altijd goed, toch? Voor Getting Things Done leer je een aantal gewoontes aan waardoor het iedere week is alsof je op vakantie gaat.

Waarom je aan dingen blijft denken

Totdat je aan deze drie punten hebt voldaan vertrouwen je hersenen er niet op dat het goed komt.

  1. je hebt nog niet helder voor ogen wat je er precies mee wilt of moet;
  2. je hebt de eerstvolgende stap nog niet bepaald;
  3. je hebt geen geheugensteuntje voor jezelf.

Vooral die laatste is interessant. We weten veel van onze afspraken niet uit het hoofd want we vertrouwen op de agenda. Dit is precies de reden waarom je ook je andere taken opschrijft. Uit je hoofd met die informatie!

Over de resulterende lijsten zegt David Allen: “Als mensen zeggen dat ik te veel lijstjes heb, antwoord ik altijd dat de keuze is tussen het in je hoofd hebben of het op papier hebben. Als je het niet in je hoofd wilt hebben, moet je zorgen dat het er uit gaat.” De basis van GTD is een 100% betrouwbaar extern systeem. Dat betekent dat je informatie op een eenduidige manier én regelmatig verwerkt.

Mijn kennismaking met Getting Things Done

Helaas weet ik niet meer precies hóe maar in 2006 kwam ik het boek Getting Things Done van David Allen op het spoor. Het systeem dat David Allen beschreef viel voor mij 100% logisch in elkaar. David heeft er naar eigen zeggen drie decennia over gedaan om GTD tot een geolied systeem de smeden. Een aantal componenten was ik al op het spoor maar ik ben heel erg blij dat David er zijn roeping in heeft gevonden om zijn kennis over te dragen! Inmiddels werkten er al miljoenen mensen met Getting Things Done, maar niet in Nederland…

Startpagina Getting Things Done (GTD)

Op de Startpagina GTD wilde ik een verzameling links delen maar Startpagina vond het onderwerp destijds te specifiek en bood de Startpagina Timemanagement aan. Op de Startpagina Timemanagement vind je sindsdien naast diverse artikelen over timemanagement linkjes naar materiaal van Steven Covey, Ben Tiggelaar en Mark Forster. Zo kwam ik in 2008 in contact met de organisatie meereffect die Getting Things Done trainingen in Nederland verzorgt. In 2011 kreeg ik alsnog de Startpagina GTD en kon ik een hele pagina vullen met relevante links over hele systeem.

Getting Things Done vs 7 Habits in een notendop

Ik heb zowel de boeken The Seven Habits of Highly Effective People als alle boeken van David Allen gelezen. De methode Getting Things Done van David Allen is pragmatisch en richt zich – in eerst instantie – op het op orde brengen van de dagelijkse gang van zaken. Steven Covey neemt een abstracte top-down aanpak en vraagt je na te denken over de grafrede die men voor jou voor zal lezen – Begin with the end in mind. Eén van de 7 Habits is “Belangrijke zaken eerst”, het kwadrant belangrijk/niet belangrijk vs urgent/niet urgent komt uit dit boek.

David Allen voorziet in Getting Things Done in het verder vooruit kijken met de Horizons of Focus. David begint met orde op zaken stellen – If your ship is sinking, you don’t care where it’s pointed. Alledaagse dingen beheersen op dit moment je gedachten. Dus eerst maak je ruimte in je hoofd om verder te kúnnen kijken.

Neem een bestaand productiviteitssysteem over, vind het wiel niet opnieuw uit!

In het artikel Why You Should Learn a Productivity System op (Lifehack.org) merkt Dustin Wax op dat systemen om productiever te werken, waaronder Getting Things Done (GTD) en 7 Habits of Highly Succesful People, vaak nog geen onderdeel zijn van de dagelijkse gewoontes van mensen.

Boeken over productiviteit en lifehack websites worden gretig gelezen maar er lijkt een weerstand tegen het echt werken volgens een productiviteitssysteem. Van de boeken en websites wordt hooguit het laaghangende fruit geplukt, een productiviteitstip hier en daar. Doordat systemen van specialisten zoals David Allen en Stephen Covey niet door de mensen zelf zijn bedacht worden ze niet zomaar overgenomen.

Schoenmaker blijf bij je leest! David Allen en Stephen Covey hebben geraffineerde systemen ontwikkeld door er decennia aan tijd in hun te stoppen. Door gewoonweg met een systeem te beginnen zul je productiever worden. Vanuit een solide basis ontwikkel je je persoonlijke geraffineerde systeem.

Korte video ter kennismaking met Getting Things Done

David Allen heeft samen met Epipheo een video van nog geen drie minuten gemaakt om de grondbeginselen van Getting Things Done over te brengen. De video laat zien waarom todo-lijstjes je helpen met dingen gedaan krijgen. Je hebt toch ook een agenda zodat je weet waar je wanneer moet zijn? De overige dingen waar je je mee bezig wilt houden zijn talrijker en een stuk ingewikkelder om in je hoofd te houden! Denk aan doelstellingen, projecten, actiepunten, boodschappen en telefoontjes. Het idee is dat je snel het juiste overzicht (map) erbij kunt pakken om te beslissen wat je op dit moment kunt doen. Zo geeft een agenda inzicht in je verplichtingen van vandaag. Een overleg met een of meerdere personen verloopt efficiënter als je een lijst met te bespreken punten bij de hand hebt. Voor vertrek een vakantiechecklist doornemen maakt dat je niets over het hoofd ziet.

Zodra je wat rust in je hoofd hebt komen er dingen naar boven waar je op dat moment zelf niets mee kunt. Zonde van je tijd én rust – waar je zo eigenlijk nooit aan toe komt. Denk na over wat je precies wilt bereiken en wat daarvoor de eerstvolgende actie is! Zodat je je volledige aandacht kunt houden waar je die nodig hebt. Of dat nu iets creatiefs is of juist een goede nachtrust. En precies die eenvoudige eerstvolgende actie laat het balletje rollen om dingen gedaan te krijgen. Dé oplossing voor uitstelgedrag (procrastination).

Mijn GTD-presentatie

Onderstaande presentatie gebruik ik als basisintroductie Getting Things Done tijdens trainingen.

In de praktijk merk ik dat mensen het – net als ik jaren geleden – lastig vinden om te accepteren dat er drie soorten werk zijn:

  1. werk dat je gepland hebt om te doen;
  2. werk dat zich ad-hoc aandient;
  3. werk definiëren.

Vooral die laatste: het definiëren van werk is óók werk. Bijvoorbeeld het lezen van een aan de afdeling verstuurd e-mailbericht en herkennen dat daar een actie voor jou in verstopt zit. Het onderhouden van jouw GTD-systeem zodat er geen taken tussen wal en schip belanden.

David Allen zegt daarover: In knowledge work… the task is not given; it has to be determined. Dat is anders dan werken met je handen waar je kunt zien wanneer je klaar bent. Een stratenlegger is klaar wanneer de straat bestraat is. Maar wanneer is die presentatie die jij gaat geven “af”?

De basis van het systeem Getting Things Done voor de dagelijkse gang van zaken zit ‘m in het verzamelen (capture) van alles wat je te binnen schiet of wordt aangeboden. Op gezette tijden leeg je die verzamelplekken en beslis je wat je met de input wilt of moet doen (clarify). De uitkomst van die beslissing bewaar je in een praktische indeling op een betrouwbare plek (organizing) – net als je agenda dus búiten je hoofd. Als je gedurende de dag tijd hebt om aan taken te werken dan kies je een passende uit – en wekelijks check je even je hele systeem (reflecting).

Met Horizons of Focus zoom je uiteindelijk van de dagelijkse taken die je uitvoert (actions) uit tot projecten (projects) waar die onderdeel van zijn. David Allen definieert een project als een gewenste uitkomst waarvoor je meer dan één taak moet uitvoeren.

De meeste projecten bestaan uit logische chronologische stappen waardoor je ze niet hoeft uit te werken. Denk aan de APK-keurig van de auto: telefoonnummer garage opgezocht, garage gebeld en afspraak ingepland, auto naar de garage gebracht, auto weer opgehaald. De paper Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity verwijst op dit punt naar stigmergie.

Bij iets complexere projecten hebben we meestal voldoende aan de doelstelling – als stok in de grond om ons te herinneren aan het lopende project. Eventueel aangevuld met een kort lijstje van ideeën of wat eerstvolgende acties. En soms is er een hele planning bij nodig. De projectenlijst is ook een goede manier om de verschillende tools die je in samenwerking met anderen gebruikt. In de ene samenstelling gebruik je Asana, in de andere misschien wel Trello of Excel. Neem de URL of het bestandspad in je projectenlijst op. En neem vervolgens tijdens je wekelijkse onderhoud een kijkje in de tool om eventuele taken op te pikken of bij te werken. Beslis wel altijd zelf wat er op jouw lijst met eerstvolgende acties komt te staan.

Met het oog op samenwerking met anderen wijst de paper Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity erop dat Getting Things Done er in de huidige vorm op gericht om de productiviteit van een individu te verbeteren. Natuurlijk werkt een organisatie efficiënter als meer mensen Getting Things Done toepassen doordat er geen werkzaamheden tussen wal en schip belanden. De paper doet suggesties aan de hand om taken collectief uit te zetten en te waarderen met een puntensysteem.

Bij welke projecten je betrokken raakt is afhankelijk van je verantwoordelijkheden of functies (areas of focus). En bij een functie of verantwoordelijkheid horen doelstellingen (goals) die je op de middellange termijn wilt bereiken. Als het goed is de reden waarom je de functie of verantwoordelijkheid op je hebt genomen. Doelstellingen die passen bij jouw lange termijn visie (vision) en uiteindelijk raken aan je levensdoel of principes (purpose / principles).

Beginnen met GTD

Met deze globale introductie hoop ik je nieuwsgierigheid geprikkeld te hebben om dieper in Getting Things Done te duiken.

Gebruikers van Microsoft Outlook kunnen met het boek Elke dag je hoofd en inbox leeg op schoot in een halve dag Microsoft Outlook effectief inrichten om te werken volgens Getting Things Done. Als je met Microsoft Outlook werkt, nog geen systeem hebt én geen trainingsbudget dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Elke dag je hoofd en inbox leeg

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Wél trainingsbudget? Tijdens de GTD Level-1 Training van meereffect leer je aan de hand van alledaagse werkzaamheden stapsgewijs werken volgens Getting Things Done. De trainers weten welke mentale blokkades je beletten om het systeem te omarmen en helpen je daar overheen te stappen. Daarnaast hebben ze natuurlijk antwoord op al je vragen, ook  ná de training. Naast Getting Things Done voelen de trainers zich verbonden met het slimmer werken van lifehacking en Evernote – een goede match! Als je via Eenmanierom.nl de training boekt dan krijg je van meereffect één jaar gratis Evernote Premium. Zodra je betaling voor de training is voldaan stuurt meereffect je een cadeau-code die je kunt invoeren bij Evernote. De code werkt ook als je al Premium hebt, je krijgt dan Evernote-punten waarmee je onder andere je abonnement kunt verlengen.

Volg voor beschikbare data, locaties en één jaar Evernote Premium:

Hoe ik het nu zelf als gevorderde gebruiker doe? Besef je eerst dat Getting Things Done systeemonafhankelijk is. Het gaat meer om gewoontes en de gedachte achter het systeem dan de tools. Je kunt GTD prima met pen en papier doen, met Microsoft Outlook of een of meerdere van de tienduizenden tools die eromheen zijn gebouwd. In de basis moet je altijd snel iets kunnen vastleggen (capture) en lijsten kunnen onderhouden (organise). De tools die ik zelf dagelijks gebruik staan met logo in de presentatie hierboven. Op deze site heb ik er een paar uitgewerkt. Je kunt meer lezen over:

Je kunt ook grasduinen tussen de eerdere berichten over Getting Things Done op Eenmanierom.nl of op de door mij onderhouden Startpagina GTD. Of blader door de gratis artikelen van meereffect en abonneer je op hun nieuwsbrief.

Productivity Assessment app GTD-Q®

Wil jij weten waar je staat qua control en perspective? Het gratis officiële GTD-Q®-assessment geeft na het beantwoorden van 18 vragen over je productiviteit aan in welk kwadrant je je bevindt. En wat je sterke kanten en uitdagingen zijn.

Je kunt de test na een tijdje weer doen en je voortgang meten.

GTD-boeken van David Allen

Voor de volledigheid som ik hier de boeken van David Allen op. Ik adviseer iedereen de training van meereffect te volgen want dan ben je sneller klaar en heb je een betere grip op de materie.

Het eerste boek Getting Things Done is zowel Engels- als Nederlandstalig beschikbaar.

 

Getting Things Done

Bestel bij – Bol.comManagementboek.nl

Op de oorspronkelijke Engelse versie van Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity lacht David Allen je van de cover toe.

Getting Things Done (Engels)
Bestel bij Managementboek.nl

Het vervolg op Getting Things Done is Ready for Anything. Het helpt je met praktische tips om GTD in je leven te integreren. Let op: alleen Engelstalig.

Ready for Anything

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

In Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life gaat David Allen dieper in op de diverse niveaus waarop je je leven in ogenschouw kunt nemen aan de hand van controle en perspectief. Het boek bevat geen nieuwe informatie ten opzichte van Getting Things Done maar is geschreven omdat mensen de Horizons of Focus over het hoofd zagen. David Allen vat de insteek kort samen in een professionele video introductie van Making It All Work (6 minuten). Control, perspective en de stappen die daarbij horen komen allemaal aan bod.

Making It All Work
Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

David Allen over controle: “Als je schip lek is, heeft het weinig zin om met zijn allen rond de tafel te gaan zitten om de koers te bepalen. Je kunt er beter eerst voor zorgen dat je schip weer zeewaardig wordt. Er is pas plaats voor nieuwe perspectieven als de situatie onder controle is.” Na de controle volgt het perspectief: “Als je schip gemaakt is, moet je wel een route uitzetten. Anders zul je doelloos rond blijven varen en zal het schip binnen de kortste keren weer op de klippen lopen. Maar doe het wel in die volgorde: eerst controle, dan perspectief”.

David Allen heeft overigens ook zelf een introductie geschreven op het toepassen van GTD met Microsoft Outlook (beschikbaar als PDF via zijn website voor $10). Ik garandeer je dat de eerder genoemde training van meereffect of het boek Elke dag je hoofd en inbox leeg je sneller op weg helpt.

, , , , ,

Nog geen reacties. Jij mag het ijs breken!

Geef een reactie

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

css.php