Getting Things Done, Persoonlijke ontwikkeling

Getting Things Done (GTD) Level 2-Training

Getting Things Done (GTD) is een pragmatisch systeem om grip te krijgen op je persoonlijke en zakelijke leven. Eerder schreef ik over de meereffect GTD Level 1-Training die je goed op weg helpt met de basisbeginselen van Getting Things Done. Je krijgt controle over je werk en leven. De meereffect xtxt level training helpt je de volgende stappen te zetten, naar het niveau van projecten, rollen en verantwoordelijkheden, doelen, visie en principes. Dat geeft je perspectief.

De trainers gaan dieper in op onderdelen die meer aandacht nodig hebben, op basis van hun ervaring en vragen tijdens de training. De training is bedoeld voor mensen die de basistraining al hebben gevolgd en méér wil halen uit het Getting Things Done systeem. Als voorbereiding op de training schrijf je een week lang tijd zodat je tijdens de training inzicht opdoet om de grootste tijdverslinders te lijf te gaan.

Aan het begin van de GTD Level 2-Training krijg je een praktisch werkboek uitgereikt. Het boek volgt de training en dient als naslagwerk. Het is echt een flink boek met de helder geschreven teksten die je van meereffect kent. Inclusief uitgewerkte tips en een greep uit artikelen van de meereffect website met als thema’s projecten, concentratie en energie.

meereffect next level training - materialen

Gedurende de dag wissel je van gedachten met andere cursisten aan de hand van concrete opdrachten. Ruimte om tips en tricks te delen is er ook, stap naar voren voor je eigen One minute of fame of schrijf ze op de flipover. De vraagstukken waar anderen mee komen zijn ook interessant. Denk aan een duo-baan van twee parttimers of effectief samenwerken met een secretaresse.

Net als de meereffect training is er zo een goede verdeling van energie over de dag qua onderwerpen, pauzes en wie aan het woord is.

Naast Getting Things Done voelen de trainers zich verbonden met het slimmer werken van lifehacking en Evernote – een goede match! Als je via Eenmanierom.nl de training boekt dan krijg je van meereffect één jaar gratis Evernote Premium. Zodra je betaling voor de training is voldaan stuurt meereffect je een cadeau-code die je kunt invoeren bij Evernote. De code werkt ook als je al Premium hebt, je krijgt dan Evernote-punten waarmee je onder andere je abonnement kunt verlengen.

Zelfevaluatie Getting Things Done

De training trapt af met een zelfevaluatie Getting Things Done. Wat heeft Getting Things Done je tot nu gebracht en wat verwacht je van vandaag? Met een snelle test zie je waar je staat met de vijf basisstappen:

  1. Verzamelen
  2. Beslissen
  3. Organiseren
  4. Onderhoud
  5. Doen

In de zaal waren er conform verwachting geen beginners. De meeste cursisten waren gevorderd, sommigen expert en twee meester. Uit de zelfevaluatie kun je alvast een aantal praktische tips afleiden.

De uitkomsten in de zaal komen aardig overeen met de resultaten van de enquête op basis waarvan de training is ontwikkeld. Mensen geven aan dat zij kunnen verbeteren in het volhouden van de gewoontes die bij Getting Things Done horen. Zoals het wekelijkse onderhoud en het leegmaken van inboxen (stuff-bakjes). In de dagelijkse hektiek blijkt het lastig om de stap naar een projectenlijst te maken. Tips om geconcentreerd aan het werk te blijven zijn ook altijd welkom.

Mensen zoeken naar manieren om collega’s mee te krijgen in Getting Things Done. Het werkt prettiger als je collega’s ook betrouwbaar werken en geeft wrijving als je weet dat het kán. De meeste kenniswerkers hebben niet geleerd hoe ze hun werk het beste kunnen organiseren. Getting Things Done krijg je nog niet op school.

De David Allen Company heeft de gratis assessment-tool GTD-Q® uitgebracht waarmee je aan de hand van 18 Engelstalige vragen inzicht krijgt in waar je staat qua GTD.

Korte herhaling van de theorie van Getting Things Done

In de ochtend krijg je een korte herhaling van de theorie van Getting Things Done. Naast de vijf eerdergenoemde basisstappen komen de zeven categorieën – de mappen in je systeem – aan bod. Hieronder som ik de categorieën met wat aanvullende tips op.

  1. Prullenbak: Durven weg te gooien.
  2. Archief: Te bewaren materiaal, mag geen actie aan zitten!
  3. Agenda: Datum/tijd gebonden acties of dingen die je wilt weten zoals deadlines of verjaardagen.
  4. Eerstvolgende acties: Lijsten met acties voor de aankomende week.
  5. Projecten: Doelen waarvoor meer dan één eerstvolgende actie nodig is.
  6. Wachten-op: Gedelegeerd werk, vragen waar je een antwoord op wilt hebben, bestellingen die nog binnen moeten komen.
  7. Later/misschien: Eventueel opgeknipt in bijvoorbeeld films, boeken, privé/werk, komend kwartaal/jaar of vage ideeën/concrete acties.

Zelfs David Allen valt af en toe van de kar af wat betreft werken volgens Getting Things Done. Door achterstand op te lopen of door grote veranderingen in het leven. Zodra je merkt dat je het overzicht kwijt bent kun je gelukkig de draad snel weer oppakken doordat je de basisprincipes beheerst. Ruim hier dan gewoon wat tijd voor in.

Uit de praktijk komen nog een aantal tips. Zoals het altijd opschrijven van een eerstvolgende actie, ook als je deze direct wilt uitvoeren. Mocht er plotseling iets tussendoor komen, zoals een telefoontje of collega, dan valt de actie niet tussen wal en schip. Zelf heb ik hiervoor de GTD Notetaker Wallet gekocht.

De ticklerfile is handig als je veel fysiek materiaal ontvangt. Het fungeert als een uitgesteld stuffbakje (inbox) dus je moet jezelf wel aanleren deze dagelijks te legen. Krijg je veel materiaal digitaal? Dan is je digitale agenda praktischer.

Collega’s die de agenda gebruiken om todo’s op te schrijven kun je wellicht overtuigen op GTD over te stappen met het feit dat je dan niet meer hoeft te “boekhouden”. Wie zijn agenda als todo gebruikt blijft todo’s opnieuw opschrijven of verplaatsen naar een andere dag als ze niet zijn afgerond. De beste manier om mensen enthousiast te maken voor Getting Things Done is door hun interesse te wekken. Spring in op concrete kleine aanknopingspunten zoals het boekhouden van taken en vertel hoe jij dat deed en nu doet. Overenthousiast over lijstjes praten werkt overigens niet.

Een herkenbare quote voor mensen die met Getting Things Done aan de slag zijn gegaan van trainer Marcel van den Berg: “Werk zoekt zoals water de makkelijkste weg en dat ben jij”. Dat is het gevolg als jij je zaakjes op orde hebt: een grotere verwerkingscapaciteit op wie mensen kunnen vertrouwen.

Keuzes maken op basis van je Projectenlijst

Bij projecten kun je onderscheid maken tussen simpele projecten waarbij de stappen logische opeenvolgend zijn, zoals de APK-keuring van een auto. Dergelijke projecten kun je gemakkelijk afhandelen met één actie op je eerstvolgende actielijst. Zodra je de actie hebt voltooid weet je wat de eerstvolgende actie is.

Bij complexe projecten gebruik je de projectenlijst. Deze lijst vervangt geen projectmanagementtool en is geen takenlijst. Het is domweg een reminder dat je iets hebt lopen. Je kunt op je projectenlijst natuurlijk wel wat aantekeningen maken van een klein project of verwijzen naar een mindmap of overzicht in een projectmanagementtool. Zodat je weet waar je moet zijn als je tijdens je wekelijkse onderhoud op zoek gaat naar de eerstvolgende acties voor het project.

Het nut van de projectenlijst is bij iedereen duidelijk, geen van de cursisten geeft aan dat de lijst compleet is. Verder is er geen inzicht in de voortgang van het gehele project, vooral in de samenwerking met anderen of in geval van overdracht (parttime-functies).

Een project op zich kun je niet doen – het is een doel waar je naartoe werkt. Om het doel te bereiken moet je meerdere concrete acties ondernemen. Acties die je bepaalt en onderling verdeelt via projectmanagementtools en -methodologieën zoals Gantt charts, PRINCE2, Scrum, Thymer, Kanban, Lean, Microsoft Project of het Natural Planning Model van Getting Things Done zelf. Of eenvoudiger in de body van een taak, mindmap of eventueel Excellijst om taken/fasen in de tijd uit te zetten. Welke methode het beste past hangt af van de complexiteit van het project, de integratie met bestaande systemen, het gebruiksgemak, andere mensen die ermee moeten werken en standaarden in je organisatie.

Al deze werkwijzen hebben een eigen aanpak met voor- en nadelen. Getting Things Done helpt je de acties die hieruit voortkomen te beheren maar is geen projectmanagement. Het werkt met al deze projectmethodologieën samen. Als je Getting Things Done goed op de rit hebt dan geeft het overzicht over een behoorlijk aantal projecten en heb je de complexere methodieken in minder gevallen nodig.

De acties die uit projecten voortkomen verspreid je over vier van de zeven eerdergenoemde categorieën. Natuurlijk niet in de prullenbak, het archief of de projectenlijst zelf. Maar over:

  1. Agenda
  2. Eerstvolgende acties
  3. Wachten-op
  4. Later/misschien

Gedurende de week volg je je agenda. Tussendoor werk je aan acties van je eerstvolgende actielijst die je vervolgens afstreept. Er is voortgang op acties waar je op wacht – die streep je in ieder geval af tijdens je wekelijkse onderhoud. Het moment waarop je acties van je later/misschien-lijst naar voren haalt. Als je niet oppast dan werk je door alle acties die je hebt uitgezet voor een project heen. Of er staan alleen acties op een later/misschien-lijst die je er net deze week niet bij hebt gepakt tijdens je wekelijkse onderhoud. Om te voorkomen dat je het project uit het oog verliest schrijf je het dus op je projectenlijst.

Vandaar dat de projectenlijst in de basis niet meer is dan domweg een reminder dat je iets hebt lopen. Tijdens je wekelijkse onderhoud triggert deze checklijst je om nieuwe acties uit te zetten op de vier bovengenoemde plaatsen. Bij grotere projecten kun je kort samenvatten wat de bedoeling was of verwijzen naar een mindmap.

De projectenlijst is ook een goede manier om de verschillende tools die je in samenwerking met anderen gebruikt. In de ene samenstelling gebruik je Asana, in de andere misschien wel Trello of Excel. Neem de URL of het bestandspad in je projectenlijst op. En neem vervolgens tijdens je wekelijkse onderhoud een kijkje in de tool om eventuele taken op te pikken of bij te werken. Beslis wel altijd zelf wat er op jouw lijst met eerstvolgende acties komt te staan.

Zeshoogtenmodel van Getting Things Done

Naast de dagelijkse gang van zaken, de startbaan, onderscheidt David Allen in Getting Things Done vijf hogere niveaus om perspectief te geven. Hieronder kort de lijst, het idee en hoe vaak je ze raadpleegt:

  1. 10.000 voet: Projecten (input voor eerstvolgende acties, wekelijks)
  2. 20.000 voet: Rollen en verantwoordelijkheden (bepalen je projecten, maandelijks)
  3. 30.000 voet: Doelen 1 à 2 jaar (gewenste uitkomsten per rol, per kwartaal of jaar)
  4. 40.000 voet: Visie voor over 5 jaar (schets je leven over vijf jaar, wanneer nodig)
  5. 50.000 voet: Doel van je leven en je principes (wat verander jij of je afdeling in de wereld, wanneer nodig)

Projecten komen voort uit rollen en verantwoordelijkheden die je op je hebt genomen. Je bent bijvoorbeeld werknemer, ouder, partner of verantwoordelijk voor administratie, marktonderzoek of klantenservice. Je kunt hier een eenvoudige mindmap van maken met jou centraal en daaromheen de rollen. Bedenk vervolgens welke projecten hierbij horen. Tijdens de training maak je hier een start mee. De mindmap brengt helder in kaart wat je op je bordje hebt liggen. Een start om meer balans in werk en privé aan te brengen.

De aard van werk is veranderd waardoor werk en privé door elkaar gaan lopen. In de fabriek lagen tijd, plaats en werk vast. Kenniswerkers bepalen zelf het werk maar tijd en plaats lagen nog vast. Met het nieuwe werken kun je overal en op ieder moment aan de slag. Je zult voor jezelf op zoek moeten gaan naar de ideale balans tussen werk en privé.

Concrete tips om een te volle agenda, overwerken en taboes te lijf te gaan passeren de revue en zijn terug te lezen in het werkboek. Samen met vragen die dieper gaan, zoals hoe je je zou voelen als je op een thuiswerkdag een boodschap doet en een bekende tegenkomt die weet dat dit voor jou een werkdag is. Taboes waar we nog mee om moeten leren gaan.

Gefocust werken

Op het tijdschrijven-document welke je ter voorbereiding op de training hebt gevuld markeer je dingen die je niet (op dat moment) had willen doen. Geclusterd levert dit tijdverslinders op. Het werkboek geeft nog wat ideeën van mogelijke tijdverslinders.

Je staat van “zijn” wisselt de hele dag door van onder- naar overprikkeld en bepaalt je concentratie. Te weinig prikkels maakt dat je je verveeld voelt, te veel prikkels en je bent gespannen. Tussen deze twee uitersten is je concentratie optimaal en werk je in je focus zone – in flow.

Aan de hand van het tijdschrijven-document kun je je concentratie waarderen op een schaal van 0-10 en zo op het spoor komen hoe je vaker in flow kunt werken. Bij teveel prikkels kun je bijvoorbeeld internet uitschakelen met Freedom of thuiswerken. En bij te weinig prikkels juist uitdagingen voor jezelf creëren of multitasken door harde muziek af te spelen bij saaie klusjes.

Wekelijks Onderhoud: gewoontes aanleren

Het wekelijks onderhoud de hoeksteen van Getting Things Done. Je projectenlijst, later/misschien en wachten-op werken alleen als je deze echt één keer per week ziet. Als je het niet doet dan doe je het uiteindelijk iedere dag omdat je niet kunt vertrouwen op je systeem. Je loopt achter de feiten aan en het kost je veel meer tijd om overzicht te houden.

Om het wekelijkse onderhoud goed in je systeem te krijgen is er voor veel mensen meer nodig dan het in de agenda zetten. Op crisismomenten sneuvelt het als snel. Om dergelijke terugval te voorkomen kun je het aanleren van wekelijks onderhoud het beste benaderen als een gedragsverandering waar je goed op moet voorbereiden.

Bijvoorbeeld met de boodschap van Ben Tiggelaar in onder andere Dit wordt jouw jaar:

We nemen ons regelmatig voor om iets te veranderen in ons leven. Het blijft echter bij goede voornemens doordat we te weinig weten over de werking van ons eigen gedrag.

Het werkboek tipt onder andere een verkorte uitvoering van het wekelijkse onderhoud, bijvoorbeeld minder ver vooruit kijken en de later/misschien-lijst alleen snel doornemen. Of knip het wekelijkse onderhoud op in stukken die je gedurende de dag afhandelt.

In het werkboek staan vragen die je praktisch op weg helpen met het opstellen van een actieplan om je te helpen je voornemens werkelijkheid te laten worden.

Computertips ter afsluiting van de Level 2-Training

Aan het einde van de dag wissel je flink wat computertips uit. Zowel over Outlook en Fingertips als andere programma’s die trainers en deelnemers gebruiken zoals Evernote. In het werkboek staan veel extra tips.

Bij deze training krijg je het sneltoetsenboekje mee naar huis. Windows-gebruikers leren daarmee om vrijwel alle programma’s bijna helemaal met het toetsenbord te bedienen. Sneltoetsen werken sneller omdat je handen op het toetsenbord blijven én omdat je niet met de muis hoeft te mikken. Bovendien voorkomen ze de krampachtige houding die RSI-klachten veroorzaakt. Ik schreef eerder over Snel selecteren, kopiëren, knippen en plakken met het toetsenbord en snel en eenvoudig accenten en speciale tekens invoeren.

3 miljoen mensen blij maken met Getting Things Done

Hoe zou het zijn als jouw collega’s overzicht op het werk hebben en afspraken nakomen? Vergis je niet: mensen zijn úren kwijt met het inefficient afhandelen van e-mail en slapen daar slecht van. Of krijgen vlak voor het slapen een paar invallen om ’s ochtends herinneren wat dat ook alweer was (“Het waren er drie”). Of hebben stapels e-mail of papier met dingen die zijn afgehandeld en waar nog iets mee moet door elkaar. Dat kan echt stukken beter. Vaak organiseren mensen vlak voor een vakantie wat een lekker opgeruimd gevoel geeft – met Getting Things Done heb je dat gevoel iedere week. Meereffect heeft een missie!

3 miljoen mensen blij maken met Getting Things Done

Lees meer over productief leren werken volgens Getting Things Done bij meereffect.

, , , ,

Nog geen reacties. Jij mag het ijs breken!

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

css.php