De meereffect GTD Level 1-Training belooft je te helpen meer te doen – in minder tijd – met minder stress. De training is gebaseerd op het krachtige systeem “Getting Things Done” (GTD) van David Allen. GTD is bekend geworden doordat het je helpt snel je inbox leeg te krijgen. Het leert je wat en hoe je moet beslissen en hoe je wél overzicht bewaart. Het systeem GTD is voor mij echt dé peiler op basis waarvan ik alle input die de hele dag op mij afkomt efficiënt afhandel.
GTD is een praktisch systeem waar je heel snel mee van start kunt. Daar Getting Things Done een grote vlucht heeft genomen heb je er vast al eens van gehoord. Of anders wel van de twee-minuten-regel, eerstvolgende actie of “je hoofd leeg maken”. Hoewel het basisboek Getting Things Done vóór de information overload van social media in 2002 is gepubliceerd helpt de manier van werken je zelfs hiermee het hoofd boven water te houden. Getting Things Done is vertaald in tientallen talen en de methodiek heeft miljoenen kenniswerkers geholpen rust in hun hoofd te krijgen. Het lastige van een boek is dat het vaak in de kast blijft liggen. En dat je er geen vragen aan kunt stellen. En dat lezen iets anders is dan het echt doen.
De Level 1-Training heb ik inmiddels tweemaal gevolgd om dit artikel aan te scherpen (in 2008 en 2013). De training is door tientallen collega’s van mij naar tevredenheid gevolgd (de training scoort een 9+). Hoewel ik vrij kritisch kan zijn op trainingen blijft de opzet van de trainingen van meereffect me blij verrassen. Je kunt écht snel volgens Getting Things Done leren werken op de training. De gedegen opzet van de training merk je al vanaf je inschrijving. In de bevestiging tipt meereffect je om een dag in je agenda in te ruimen ná de training om het geleerde in de praktijk te brengen. Een week én een dag voor de training krijg je mail met dagindeling, routebeschrijving en een artikel welke alvast een kader schetst door de gedachte achter de training in te leiden.
Tip: Vraag via het contactformulier van Eenmanierom.nl een training aan, dan krijg je een taart cadeau.
Getting Things Done kun je toepassen met pen en papier of diverse systemen. Veel kenniswerkers werken bijvoorbeeld met Microsoft Outlook. Na de training krijg je toegang tot de online leeromgeving, met hulp bij implementatie voor de software die je gebruikt.
Meereffect legt Getting Things Done aan de hand van alledaagse werkzaamheden stapsgewijs uit. De trainers kennen je huidige werkwijze en mentale blokkades tot overstappen vanuit hun ruime ervaring en coaching. Ze laten overtuigend zien waarom Getting Things Done beter werkt dan je huidige aanpak. Stapsgewijs nemen ze je op weg door de benodigde gedragsverandering en leggen zo een goede basis voor het structureren van de dagelijkse stroom aan informatie en effectief samenwerken. De goede indeling en praktische afwisseling tussen theorie en praktijk zorgt ervoor dat je je aandacht er de hele dag bij kunt houden.
Ná de training krijg je toegang tot de meereffect kennisbank om kennis uit te wisselen met andere deelnemers of toch nog die ene vraag te stellen. Om de paar dagen krijg je een kort mailtje om je te begeleiden – en als je die liever niet ontvangt dan schrijf je je met een druk op de knop uit. De meest belangrijke artikelen van meereffect krijg je mee in een speciaal trainingsboek, waaronder een artikel “Maak meteen een goed begin” om je op weg te helpen.
De doordachte opzet zorgt ervoor dat de training beklijft. Een grote klant van meereffect houdt vinger aan de pols na trainingen en was blij verrast dat na een half jaar 75% aangeeft volgens de methode te werken. Een jaar na de training ontvang je periodiek een zelfevaluatie (PDF checklist) via e-mail om je systeem te evalueren. De praktische vragen zijn geordend in verzamelen, beslissen, organiseren, onderhoud en doen. Ze geven je niet alleen inzicht maar zetten je ook weer op het juiste pad waar nodig. Misschien maak je dan zelfs de volgende stap met de GTD Level 2-Training.
Ervaringen met de meereffect GTD Level 1 Training
De training wordt gegeven aan tientallen deelnemers tegelijk. Op deze manier kunnen zoveel mogelijk mensen kennis maken met de methode Getting Things Done. De trainers weten met de opzet van de training, de ruime accommodatie en de persoonlijke benadering de training ook met dit aantal deelnemers interactief te houden. Tijdens een korte inventarisatie bleek dat de meeste mensen de training volgen op advies van collega’s die ook zijn geweest, hun manager of na een tijdje de gratis meereffect nieuwsbrief gevolgd te hebben.
De beste manier om Getting Things Done te leren is door het zelf te ervaren. Iedereen heeft ter voorbereiding een aantal stukken uit de praktijk meegenomen om mee te oefenen:
- Ingekomen post of printjes van mailtjes die nog niet zijn verwerkt;
- Briefjes met to-do punten;
- Een (print van de aankomende vier weken uit de) agenda.
Sommige oefeningen doe je samen met andere deelnemers. Hiervoor is het handig als je juist níet naast een eventuele collega zit, daar sturen de trainers dan ook op aan. Zo krijg je een ander perspectief.
Een oefening die beide keren dat ik de training volgde interessant was om mee te maken is de minddump. De trainer leest een trefwoord op waarbij je bij ieder idee dat bij je op komt een aantekening maakt op een velletje papier van een kladblok. Afhankelijk van de hoeveelheid zaken die je al die tijd in het hoofd hebt bewaard kan dit aantal oplopen tot wel 70 stuks. Rits, rits, rits hoor je de hele tijd. En alleen al het opschrijven van wat in je hoofd zit geeft al een beter gevoel.
Samen met de cursist naast je verwerk je de aantekeningen die je hebt gemaakt volgens de methodiek GTD in de basislijsten “later/misschien”, “archief”, “agenda”, “wachten op” en “eerstvolgende acties”. Bij deze oefening lopen de trainers door de zaal om je met raad en daad ter zijde te staan. Op deze manier maak je praktisch kennis met de methode. Het voordrukken van het papier in het kladblok (welke je mee mag nemen) met processtappen ondersteunt wederom het beklijven.
De hele dag is doorspekt met praktische tips. Je hebt de tijd om alle aspecten rustig tot je te nemen. Juist doordat de training zich concentreert op de basisvaardigheden van Getting Things Done en de hogere niveaus vanaf projecten alleen even aanstipt.
De trainers visualiseren treffend met meegebracht materiaal. Zoals de voordelen van het supersnel archiveren van papier met het Arnato systeem van Jalema. Terugzoeken kost incidenteel een fractie meer tijd maar dat weegt zeker niet op tegen de voordelen. Het principe pile don’t file werkt ook prima in e-mail doordat een computer razendsnel kan zoeken.
De training sluit af met een originele vondst waarmee meereffect zich verzekerd weet van een ingevuld feedback formulier.
Vervolgtraining: GTD Level 2-Training
Cursisten die een tijdje met Getting Things Done hebben gewerkt en er meer uit willen halen hebben behoefte aan het sparren met anderen. Er zijn ook wat standaard duwtjes in de rug die mensen kunnen gebruiken om verder te komen met Getting Things Done. In de Level 2-Training gaan de trainers dieper in op onderdelen die meer aandacht nodig hebben, op basis van hun ervaring en vragen tijdens de basistraining. Bijvoorbeeld over de projectenlijst, het zeshoogtenmodel, het wekelijkse onderhoud en geconcentreerd werken.
3 miljoen mensen blij maken met Getting Things Done
Hoe zou het zijn als jouw collega’s overzicht op het werk hebben en afspraken nakomen? Vergis je niet: mensen zijn úren kwijt met het inefficient afhandelen van e-mail en slapen daar slecht van. Of krijgen vlak voor het slapen een paar invallen om ‘s ochtends herinneren wat dat ook alweer was (“Het waren er drie”). Of hebben stapels e-mail of papier met dingen die zijn afgehandeld en waar nog iets mee moet door elkaar. Dat kan echt stukken beter. Vaak organiseren mensen vlak voor een vakantie wat een lekker opgeruimd gevoel geeft – met Getting Things Done heb je dat gevoel iedere week. Meereffect heeft een missie!
Lees meer over productief leren werken volgens Getting Things Done bij meereffect.
