Taken beheren op je desktop, smartphone en tablet met Get It Done

Get It Done app is een applicatie om taken te beheren. Je kunt Get It Done gratis gebruiken op je smartphone of tablet. Voor een paar tientjes per jaar synchroniseert Get It Done via het web tussen al je apparaten en kun je ook webbased achter je desktop bij je taken.

Ik kwam Get It Done op het spoor toen ik op zoek ging naar een applicatie om taken ook offline ter beschikking te hebben. Je hebt tenslotte (helaas) niet altijd een internet-verbinding en als je die wel hebt dan is het nog altijd sneller als je taken al in de app staan. Verder zocht ik een applicatie die je zowel op een werkstation (PC of laptop) kunt gebruiken als op een tablet (iPad) en een smartphone (iPhone). Get It Done werkt op verschillende merken: Apple, Google Android, Windows en BlackBerry. De Android-app heeft een widget waarmee je takenlijsten op je startscherm kunt zetten.

Get It Done kan dat, integreert met Evernote en kan overweg met repeterende taken. Get It Done is een veelzijdige applicatie, alleen nét iets te traag naar mijn mening maar ik ben daar dan ook erg gevoelig voor.

Get It Done app is gebaseerd op Getting Things Done (GTD) van David Allen. Getting Things Done is een doordacht systeem om orde in de chaos te scheppen en je dagelijkse werkzaamheden overzichtelijk te houden.

De ontwikkelaar van Get It Done app, Mike Marcucio, heeft Getting Things Done leren kennen toen hij tijdens de recessie samen met zijn broers het beheer van tuincentrum van zijn ouders over nam. Getting Things Done maakte hem helder hoe hij orde in de chaos in zijn leven kon brengen. Zijn broers volgden en het tuincentrum kwam er dankzij de betere organisatie en daarbij behorende rust bovenop. De tijd die Mike hierdoor over hield besteedde hij aan het maken van Get It Done app.

Get It Done app logo

Get It Done apps

Areas of Focus in Getting Things Done app

David Allen deelt in Getting Things Done “werk” op in zes verschillende niveaus. Je kunt de eerste drie niveaus gebruiken in de applicatie Get It Done, daarom geef ik daar even een voorbeeld van:

  1. Next actions – Runway
    Dagelijkse werkzaamheden die je moet afhandelen zoals e-mail, een boodschap doen, materiaal dat je nog moet lezen, zaken die je met iemand wilt bespreken etc. Dit is je reguliere takenlijst met eerstvolgende acties.
  2. Projects – 10,000 level
    Een niveau hoger staan projecten. Een project is een doel wat je wilt bereiken waarvoor je meer dan een activiteit moet uitvoeren. Bijvoorbeeld “Auto gekeurd” waarbij je eerst de garage moet bellen voor een afspraak, dan je auto op die dag langs moet brengen en tenslotte (hopelijk) weer ophalen. Dagelijkse werkzaamheden vloeien mede voort uit projecten (sommige dagelijkse werkzaamheden bestaan uit domweg één stap).
  3. Areas of focus – 20,000 level
    Het derde niveau geeft overzicht op het niveau van de rollen die je zowel zakelijk als privé vervult. Denk aan de functie die je uitvoert en je rol thuis en in bijvoorbeeld een vereniging. De projecten vloeien logischerwijs voort uit deze “Areas of focus”.

Focusgebieden in Get It Done app

Binnen de applicatie Get It Done kun je via All Areas bovenin het scherm snel schakelen tussen Areas of focus.

Get It Done - Areas, Focus, Projects

Binnen een area of focus kun je projecten aanmaken. Get It Done is overigens ook prima te gebruiken als platte takenlijst zonder de niveaus Projects en Areas.

Iedere area heeft vijf focusgebieden binnen Get It Done:

  1. Inbox
    Een plek om even snel een potentiële taak te noteren (capture) zodat je deze niet hoeft te onthouden.
  2. Today
    Taken die je vandaag wilt doen.
  3. Next
    Taken waar je aan wit beginnen zodra je je takenlijst voor vandaag hebt afgerond.
  4. Scheduled
    Terugkerende taken of taken die op een later moment naar de focus Today moeten verhuizen. Get It Done verplaatst taken met een Due Date automatisch naar Today als dat van toepassing is. Om dat op het juiste moment plaats te laten vinden is het belangrijk dat je in de instellingen van Get It Done de Timezone goed instelt (op Amsterdam).
  5. Someday
    Taken die nu geen prioriteit hebben maar die je misschien in de toekomst wel wilt doen.

Je kunt taken in een andere focus zetten door ze te verslepen of via de eigenschappen van de taak. Zodra je een taak naar de focus Scheduled verplaatst vraagt Get It Done in een overzichtelijke kalender wanneer je de taak weer wilt zien. Handig voor taken die op een specifieke dag moeten gebeuren, bijvoorbeeld omdat je dan op een locatie bent of omdat de collega die je dan wilt spreken op kantoor is.

Naast het gebruiken van de lijsten kun je taken terugvinden in Get It Done door via het loopje te zoeken op trefwoorden in de titel of het veld aantekeningen.

Tips:

  • Schakel door de focusgebieden met de getallen 1-5 op het toetsenbord. Met de pijltjes navigeer je door de taken en met ENTER vraag je de eigenschappen op.
  • Via de instellingen van Get It Done kun je aangeven dat je dagelijks een mailtje wilt ontvangen met een overzicht van taken in de focus Inbox en Vandaag.
  • Een takenlijst kun je via de standaard printfunctie van de webbrowser netjes afdrukken. Als je ook je aantekeningen mee wilt afdrukken, gebruik dan de Export knop onderin. Via die optie kun je ook de lijst e-mailen.
  • Get It Done heeft geen rapporten, je kunt wel je taken exporteren als spreadsheet. Het exporteren kun je ook gebruiken om zelf een backup van je taken te maken.
  • Het aantal taken dat Get It Done weergeeft in een lijst kun je instellen tot duizenden.

Eigenschappen van een taak in Get It Done app

Een taak kan de volgende eigenschappen hebben:

  • Titel
    Een korte omschrijving van de taak
  • Tekstuele aantekeningen
    Details die je bij de hand wilt hebben bij de uitvoering
  • Due Date
    GetItDone geeft duidelijk aan of een focus een taak bevat die “due” is, ook in een lijst valt een dergelijke taak op.
  • Tags
    Om lijsten (bovenaan) snel te filteren, bijvoorbeeld op context. Zo kun je taken waarvoor je op een specifieke locatie moet zijn snel opvragen.
  • Focus, Area, Project
    Vanuit een taak kun je de taak ook in een andere focus, area of project onderbrengen.
  • Bestanden
    Attachments uploaden. Om je bestanden weer te kunnen downloaden heb je een verbinding met internet nodig.

Get It Done app eigenschappen taak

Een taak kan ook repeterend gemaakt worden. Je kunt dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of juist na het afronden van de taak. Het patroon kun je nauwkeurig bepalen, zoals “ieder jaar op de eerste dinsdag in januari en op de eerste zondag in mei”. Je kunt instellen hoeveel dagen van tevoren je de taak aangemaakt wilt hebben. Het patroon kan tenslotte oneindig doorlopen of worden onderbroken op een datum of na een aantal keren.

Tips:

  • In de webbrowser maak je snel een nieuwe taak aan met het toetsenbord door op het gelijkteken (=) te drukken.
  • Via de instellingen van Get It Done kun je een e-mailadres vinden. Als je daar e-mail naartoe stuurt dan verwerkt Get It Done deze, inclusief bijlagen, in de Inbox.
  • Als je functionaliteiten zoals People, Projects, Smart Groups en Evernote niet gebruikt dan kun je deze uitvinken in de instellingen van Get It Done. De lijsten met focusgebieden en “Old items” kun je inklappen als je die niet gebruikt. Zo oogt het scherm overzichtelijker.

In de instellingen kun je aangeven of je taken die je afvinkt automatisch naar de Trash wilt verplaatsen of handmatig. Handmatig laat de doorgestreepte taak staan en dat geeft veel mensen een voldaan gevoel. Taken die Get It Done voor je verplaatst blijven in Trash totdat je de taak individueel (of allemaal via de instellingen “Empty Trash”) verwijdert.

Integratie met Evernote en agenda’s

Evernote is een digitaal notitieboekje wat je op iedere computer, tablet of smartphone kunt gebruiken. Aan de notities die je maakt kun je bijlagen toevoegen. Bijvoorbeeld documenten, maar ook foto’s die je maakt met de camera van je computer of smartphone en geluidsopnames via de microfoon. Dankzij de synchronisatie tussen al je apparaten heb je je notities in het vervolg altijd doorzoekbaar bij de hand. Met Evernote kun je overal aantekeningen vastleggen en weer terugvinden.

Als je de integratie van Get It Done met Evernote inschakelt dan kun je per notitieboek door de thumbnails van je notities bladeren, nieuwe notities toevoegen en bestaande bewerken. Je kunt ook het notitieboek filteren op labels in Evernote (tags).

Get It Done kan taken groeperen op basis van tags met de functie Smart Groups. Een Smart Group werkt over areas, projecten en focus heen dus je kunt dit goed inzetten voor contexten. Met een druk op de knop zie je van al je taken binnen Get It Done welke je op een specifieke locatie kunt doen. Als je in Evernote dezelfde labels (tags) als in Get It Done gebruikt, dan geeft een Smart Group een mooie weergave van alle taken met die tag gesplitst per focus met daaronder de notities uit Evernote.

Get It Done app Smart Groups en Evernote

Je kunt je taken ook in je Google Calendar, Outlook of Apple iCal weergeven. Via Export kun je een URL vinden en instellen of je taken met een Due Date altijd wilt zien en/of taken in de focus Today. Deze URL voeg je als extra agenda toe aan de tool die je daarvoor gebruikt.

Samenwerken met Get It Done app

Je kunt binnen Get It Done samenwerken met anderen. Taken die je toewijst aan anderen komen daar in de Inbox terecht om verder afgehandeld te worden. Door iemand toe te voegen aan Get It Done via Add/Edit People nodig je deze persoon ook uit. Als de taak klaar is dan zie je deze in jouw Get It Done in de lijst van die persoon als Completed.

De ander hoeft zelf geen gebruik te maken van Get It Done, de taak is ook uit de e-mail te herleiden. Je kunt dan terugkoppeling krijgen via e-mail en zelf de status bijwerken.

Via de instellingen van Get It Done kun je aangeven dat je een e-mailbericht wilt ontvangen als iemand een taak aan je toewijst.

Takenlijst synchroniseren tussen apparaten

De apps voor smartphone en tablet zijn gratis offline te gebruiken. Om ze via het web (en zo ook onderling) te laten synchroniseren betaal je $39 per jaar. Je gegevens worden tijdens het synchroniseren netjes versleuteld verzonden via SSL. Ook zorgt Get It Done voor een backup van je gegevens. Je kunt het synchroniseren 15 dagen gratis proberen.

In de instellingen van Get It Done kun je vervolgens instellen hoe je met je takenlijst wilt werken:

  • Online Only
    De apps werken de online takenlijst direct bij.
  • Online and Offline (auto sync)
    De apps werken de takenlijst offline bij en synchroniseren automatisch.
  • Online and Offline (manual sync)
    De apps werken de takenlijst offline bij en jij synchroniseert handmatig door op de sync-knop te drukken.
  • Offline Only
    Je werkt alleen offline met de takenlijst.

Persoonlijk vind ik het synchroniseren te lang duren.

Tip: Get It Done app geeft vanaf vijf accounts korting.

Op de hoogte blijven van Get It Done app

Get It Done bestaat al wat langer, het eerste blog dateert 2 september 2009. Je kunt de nieuwtjes van het Get It Done-blog ook volgen via Facebook of e-mail door dat aan te geven in de instellingen.

Vragen, bugs en ideeën voor de verdere ontwikkeling van Get It Done kun je snel kwijt met de link Contact us bovenin het scherm. Een reactie volgt snel.

Geef een reactie

Je reactie verschijnt pas na goedkeuring. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *