Factureren zou een eenvoudig klusje moeten zijn. Toch kan het maken van een nette factuur nog een hele klus zijn. Voor de facturatie grijpen veel zelfstandig ondernemers in eerste instantie terug op het maken van een factuur met Microsoft Word-sjabloon en Microsoft Excel als “database”. De reden daarvoor is dat een financieel pakket, zeker in de startfase van een bedrijf, nog wat prijzig is.
Met FactuurSturen.nl kun je snel een factuur opstellen en versturen via e-mail of post. De factuur kan in de eigen huisstijl worden opgesteld en voor verzending via e-mail kun je een voorbeeld opvragen. FactuurSturen.nl dekt een groter deel van het proces: zo kun je ook eerst een offerte opstellen en na de facturatie een herinnering versturen of zelfs een incassotraject starten met Online Incasso. En zelfs facturering automatisch periodiek maken.
FactuurSturen.nl kan ook een ingebrekestellingsbrief opmaken en (eventueel aangetekend) versturen. Deze brief zal door een incassobureau worden verzonden en worden ondertekend door een jurist. Na het verstrijken van de betaaltermijn neemt incassobureau GreenCollect per e-mail contact met je op om te informeren of de betaling heeft plaatsgevonden. Is betaling uitgebleven dan kun je, indien je dat wenst, samen met het incassobureau verdere stappen ondernemen.
De Belastingdienst heeft een lijstje met eisen waaraan een factuur wettelijk moet voldoen om recht te hebben op aftrek van btw. Met het volgen van de instellingen van FactuurSturen.nl voldoet je facturatie automatisch aan deze eisen. Via Storecove (gratis tot 10 facturen per maand) stuur je eenvoudig de verplichte e-factuur naar het OIN-nummer van een overheidsinstelling.
Voor een aantal diensten en producten die ik via Eenmanierom.nl lever maak ik handmatig een factuur. Aan het begin van iedere maand lever ik alle facturen aan bij mijn boekhouder die de verdere boekhouding en aangiftes doet.
Voordat ik zelf richting Word en Excel ging heb ik eerst gekeken naar een webbased oplossing met geen of lage abonnementskosten. Zo kwam ik FactuurSturen.nl op het spoor en voor 50 cent per factuur ga ik natuurlijk geen andere oplossing zoeken. Inmiddels gebruik ik deze dienst langer dan een jaar en het bevalt prima. De ondersteuning is goed: je krijgt altijd snel een persoonlijk antwoord en goede suggesties voor verbeteringen worden snel opgepakt. FactuurSturen krijgt goede beoordelingen van klanten en was winnaar van de Gouden Factuur 2009.
Het onderstaande video filmpje laat in ongeveer twee minuten zien hoe je met FactuurSturen.nl een factuur via e-mail verstuurt (over de post is ook mogelijk en net zo makkelijk). De klanten en producten waren al ingevoerd waardoor deze automatisch worden aangevuld.
Niet overtuigd? Probeer het zelf in de demonstratieomgeving van FactuurSturen.nl.
FactuurSturen in het kort
Met FactuurSturen.nl kun je:
- snel een factuur opstellen, helemaal nadat je eenmalig je klanten, producten en diensten hebt ingevoerd of geïmporteerd;
- een pakbon maken (factuurregels, maar dan zonder bedragen);
- overzicht houden op de status (verzonden, betaald);
- verzonden facturen automatisch bewaren in Microsoft OneDrive, Dropbox of Google Drive;
- periodiek factureren;
- bankafschriften importeren om facturen als betaald te markeren;
- incasso’s maken en exporteren voor de bank (PAIN.008);
- en een herinnering versturen;
- verzonden facturen crediteren (bijvoorbeeld ingeval van fouten);
- BTW verleggen naar afnemer;
- gegevens van facturen, klanten en producten exporteren;
- bestellingen van je webwinkel automatisch factureren met Webwinkel Facturen.
Sjabloon van de factuur in huisstijl met eigen logo of briefpapier
De facturen van FactuurSturen.nl zien er netjes uit en voldoen zoals gezegd aan de wettelijke eisen.
De layout van het sjabloon van de factuur kun je via Instellingen>Algemeen eenvoudig naar wens afstemmen op huisstijl en vensterenveloppen, bijvoorbeeld:
- Een te uploaden logo kan links of rechts worden geplaatst.
- Er is keuze uit vijf lettertypes (Arial, Courier, Tahoma, Times en Verdana).
- Eigen briefpapier kan als PDF- of JPG-bestand geüpload worden als achtergrond van het gehele document (verstuur 1240 x 1754 pixels, maximaal 100kb).
- De positie van het adres van de ontvanger is tot op de millimeter nauwkeurig in te stellen.
- Producten en diensten kun je met of zonder lijnen in een tabel weergeven.
- Als “aantal” niet van toepassing is dan zal het ook niet worden afgedrukt.
Voordat je een factuur verstuurt kun je een voorbeeldfactuur opvragen om te zien hoe deze eruit komt te zien. Zo zul je dus nooit voor verrassingen komen te staan.
Tip: Als je een jaartal als voorloopteken voor het factuurnummer wilt gebruiken (2011-….), plan dan in om deze aan het einde van het jaar even op te hogen via Instellingen>Factuur.
Instellingen van de begeleidende teksten in e-mailberichten
Via de instellingen kun je een standaard tekst instellen voor verschillende e-mailberichten waarbij je opmaak kunt gebruiken en variabelen in kunt voegen. De verschillende berichten die je kunt inregelen zijn:
- versturen van een offerte;
- de factuur of incassofactuur;
- een herinnering en een creditfactuur;
- betaalbevestiging (bedankt-e-mail).
Vlak voor het daadwerkelijk versturen van een factuur kun je de tekst nog aanpassen/personaliseren.
Je kunt facturen versturen vanuit het e-mailadres document@factuursturen.nl of je eigen e-mailadres. Als je kiest voor je eigen e-mailadres is het verstandig SPF en DKIM in te regelen om de betrouwbaarheid van afleveren te verhogen.
Via Instellingen>iDEAL kun je aangeven of je iDeal als betaalmogelijkheid aan wilt bieden (hier zijn extra kosten aan verbonden). In het e-mailbericht wordt dan een betaallink meegestuurd voor betaling via iDeal. Als de ontvanger van de e-mail op deze link klikt dan kan de factuur direct betaald worden. FactuurSturen.nl registreert de factuur dan direct als betaald. Een QR-code zodat klanten de factuur kunnen betalen met de app van ING Bank voeg je met een druk-op-de-knop toe. Daarnaast kun je debiteuren toegang geven tot de betaalstatus van hun eigen facturen. Zo kunnen ze facturen eenvoudig downloaden en/of openstaande facturen betalen.
Je kunt voor jezelf pushnotificaties via Telegram, Facebook Messenger, WhatsApp (verwacht) en SMS instellen. Dan krijg je bericht als er (handmatige) herinneringen of periodieke facturen verzonden moeten worden. Ook is het handig als je een bericht ontvangt wanneer een factuur is voldaan of een offerte is goedgekeurd.
Als je zeker wilt weten dat je factuur gelezen is biedt dan de factuur via Instellingen>Factuur aan als “weblink”. Via Verzonden facturen kun je dan bij de Voorvertoning van een factuur in de Factuurgeschiedenis zien of de factuur is opgevraagd.
Het is ook mogelijk om van alle facturen die je verstuurt een kopie te ontvangen in je eigen mailbox. Deze optie gebruik ik zelf om de factuur aan mijn boekhouder aan te leveren.
Voor automatische incasso’s kan FactuurSturen een zogenaamd CLIEOP03 bestand aanmaken. Onder Instellingen>Incasso staan generieke gegevens zoals je eigen rekeningnummer waarna je per klant aangeeft deze te factureren d.m.v. automatische incasso. Na het aanmaken van een factuur (via e-mail of post) exporteer je het CLIEOP03 om deze vervolgens te importeren in internet bankieren.
Klanten, producten en uren invoeren of importeren
Om snel een factuur op te stellen is het handig als de klanten en producten alvast zijn ingevoerd.
Van klanten kun je de adresgegevens, contactpersoon, aanhef, voorkeur voor verzending (post of e-mail), betaling (per bank of automatische incasso), betalingstermijn en een standaard korting (percentage) invoeren.
Tip: Als je bij Instellingen>Systeem hebt gekozen voor Postcode danwel btw-nummer controle dan attendeert FactuurSturen.nl je op fouten tijdens het invoeren van een nieuwe klant. De controle op het btw-nummer verloopt via VAT Information Exchange System (VIES).
Van producten registreer je productcode, naam, btw-percentage (of vrijstelling) en de prijs.
Via Importeren kun je Klanten en Producten ook importeren.
Het is ook mogelijk om exports van bankafschriften te vergelijken met openstaande facturen om deze vervolgens direct als voldaan te markeren. De export van de bank importeer je in FactuurSturen.nl. Na het uploaden van het exportbestand van een bank als ABN, Bizner, Fortis, ING, Rabobank, SNS, Argenta of BNP Paribas Fortis geeft FactuurSturen.nl een overzicht van alle credittransacties met daaronder (mogelijk) corresponderende facturen. Bij iedere factuur staat een waarde (in procenten) die aangeeft in hoeverre de betaling overeenkomt met de factuur. Betalingen kunnen zo snel worden geadministreerd.
Bij het invoeren van nieuwe crediteuren controleert FactuurSturen of de crediteur bekend staat als malafide handelspartij (Fraude Detector) bij diverse databanken.
Uren schrijven kan in samenwerking met een andere app: Toggl (Instellingen > Verbindingen > Toggl). Toggl is in de basis gratis wat voldoet voor ZZP-ers. Bij het opmaken van een factuur klik je op het klokicoon en kies je de in Toggl geregistreerde uren die je in rekening wilt brengen. Eventueel filter je bovenaan op de naam van het project. FactuurSturen labelt de geschreven tijd in Toggl als gefactureerd (“Billed by FactuurSturen.nl”). Je ziet deze gefactureerde tijd niet meer terug, tenzij je het label in Toggl verwijdert.
Voorraadbeheer
Als je voorraden wilt bijhouden dan kun je via Instellingen > Systeem onder Diensten “Voorraadbeheer” inschakelen. Vervolgens is het per product mogelijk om de voorraad bij te gaan houden. Je geeft ook een huidige, minimale en maximale voorraad mee. Bij het facturen werkt FactuurSturen.nl de voorraad automatisch bij en signaleert op het dashboard en in de lijst van producten wanneer de minimale voorraad bereikt is.
Koppelingen met boekhoudpakketten
Je kunt Factuursturen koppelen aan Twinfield of Exact Online. Zo hoef je geen facturen of klantgegevens meer over te typen.
Een factuur aanmaken om te factureren
Als je basisgegevens op orde zijn kun je snel een factuur opstellen:
- Klik op Nieuw document en kies Eenmalige factuur.
- Kies een klant. In de pop-up met klanten kun je zoeken door een deel van de klantnaam te typen.
- Vul eventueel een kortingsbedrag of –percentage en betalingstermijn in, over de hele factuur of per regel.
- Voeg producten toe door in het veld omschrijving een deel van de productnaam of –code in te typen. Stel de aantallen in en voeg indien nodig extra factuurregels toe.
- Voeg indien nodig bestanden (attachments) aan de factuur toe, denk aan algemene voorwaarden, opdrachtbevestiging of een digitaal visitekaartje (vcard).
- Gebruik de knop Bekijk voorbeeld om het voorbeeld van de definitieve factuur te controleren.
- Klik op de knop Verstuur en kies de verzendmethode (e-mail of per post) – zie onderstaand screenshot
Een offerte en periodieke factuur werken op dezelfde manier.
Tips:
- Je kun een standaard bijlage instellen via Instellingen>Algemeen.
- Met de knop Opslaan kun je de documenten tussentijds opslaan om later verder te werken.
- Via Instellingen > Verbindingen kun je een kopie van verzonden factuur laten opslaan in Microsoft OneDrive, Dropbox of Google Drive.
Ingekomen facturen registreren
Om meer inzicht in je administratie te krijgen kun je facturen die je zelf betaalt verwerken in FactuurSturen.nl. Hiervoor kun je de factuur:
- Uploaden via Ingekomen;
- Mailen naar het adres dat bij Account > “E-mail voor ingekomen facturen” staat;
- Fotograferen met de iPhone-app.
FactuurSturen.nl herkent zelf de bedragen, factuurdatum, crediteur en dergelijke.
Dashboard en rapportages
Het dashboard geeft de meest belangrijke informatie in één oogopslag weer. Om de lijngrafiek met de omzet per maand zie je direct:
- Of je herinneringen of periodieke facturen moet versturen;
- Je prepaid-tegoed bij FactuurSturen.nl;
- Omzet van dit jaar en deze maand;
- Hoeveel facturen er open staan en het totaalbedrag;
- Hoeveel facturen er verlopen zijn en het totaalbedrag.
Via de menuoptie Rapportages vind je grafieken met omzetgegevens, een resultatenrekening, klanteninformatie (meeste omzet en langstdurende gemiddelde betaaltermijn) en een overzicht voor de btw-aangifte. Een opgaaf intracommunautaire prestaties (opgaaf ICP) is ook mogelijk.
Uitgaande facturen kun je voor de resultatenrekening onderverdelen in categorieën. Categorieën beheer je via Instellingen >Rapportages.
Alle kosten van FactuurSturen.nl op een rijtje
Een factuur digitaal versturen met FactuurSturen.nl kost 50 cent per factuur met een maximum van 15 euro per maand (30 facturen). Voor een factuur via de post betaal je met een Nederlandse bestemming 80 cent per factuur extra. Om iDeal als betaalmogelijkheid aan te bieden betaal je 29 eurocent per transactie aan partner Mollie.
Digitale facturen versturen: gratis of 50 cent per factuur met een maximum van 15 euro per maand
FactuurSturen.nl is gratis tot drie facturen per maand. Als je in een maand meer facturen wilt versturen dan betaal je vanaf dat moment voor ieder factuur €0,50. Per maand betaal je maximaal 15 euro – vanaf 30 facturen in een maand worden geen verdere kosten in rekening gebracht. Tenzij je de facturen via de post laat versturen door FactuurSturen.nl.
FactuurSturen.nl werkt zonder abonnementsvorm. Je betaalt vooraf en bouwt zo een prepaid tegoed op. Het prepaid tegoed blijft onbeperkt geldig. Betalen kan via iDeal (direct verwerkt) of een bankoverschrijving (twee werkdagen verwerkingstijd). Je kunt je tegoed automatisch laten opwaarderen met een bepaald bedrag als je onder een bepaald bedrag komt – zo heb je er geen omkijken meer naar.
Met FactuurSturen.nl kun je ook offertes maken, beheren en versturen. Een offerte kun je na ondertekening eenvoudig omzetten in een factuur. Voor het aanmaken van een offerte worden dezelfde kosten in rekening gebracht.
Gratis gebruikers sturen altijd een kleine promotietekst mee in de e-mailberichten en kunnen geen gebruik maken van de afdrukcentrale, mobiele toegang en ingebrekestellingsbrieven.
Facturen versturen via de post: vanaf 80 cent extra per factuur
Digitaal factureren is steeds meer geaccepteerd. Verstuur je liever een factuur via de post? Dan kun je een factuur aanmaken en afdrukken en zelf over de post versturen. Je betaalt FactuurSturen.nl dan enkel voor het aanmaken van de factuur.
Nadat je de factuur hebt aangemaakt en gedownload moet deze dan worden geprint, gevouwen, gefrankeerd en gepost. Naast tijd kost dat ook printerkosten (toner/stroom/afschrijving), (brief)papier, envelop en postzegel. Vanaf €0,80 extra per factuur bespaart FactuurSturen.nl je al deze stappen plus een loopje naar de brievenbus. De exacte kosten zijn afhankelijk van het aantal pagina’s (gewicht) en het land van de geadresseerde. De totaalprijs staat duidelijk vermeld achter de optie wanneer je gaat verzenden.
Als je in een maand al meer dan 30 facturen hebt aangemaakt dan betaal je alleen nog deze extra kosten voor het afdrukken en versturen van een factuur.
Betalen via iDeal aanbieden
Mollie rekent €0,29 per betaling en kan optioneel voor €0,08 per SMS-bericht berichten dat een betaling is gedaan. FactuurSturen.nl brengt zelf geen extra kosten in rekening voor deze dienst. Volg dit stappenplan voor de actieprijs.
Veiligheid en beschikbaarheid van gegevens
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen op de servers van FactuurSturen.nl en iedere nacht meegenomen in een backup.
Daarnaast is het eenvoudig om zelf een kopie te maken van gegevens. Facturen, klanten, producten en incasso-opdrachten kunnen worden geëxporteerd naar CSV t.b.v Excel. Facturen kun je ook naar PDF exporteren.
Betalende klanten kunnen anderen zoals personeel, partner of boekhouder fijnmazig toegang te geven tot het account.
Alternatieven voor FactuurSturen.nl
Alternatieven voor FactuurSturen.nl en kort de reden waarom ik er niet voor koos zijn:
- MoneyBird
Integreert met taskmanager Thymer maar werkt met abonnement. Tijdschrijven heb ik zelf nog niet nodig en kan naast Thymer natuurlijk ook met een aparte tool zoals timeEdition. - WeFact
Werkt met een abonnement. - Fact-uur
Werkt met een abonnement. - Digitale Factuur
Werkt met staffels.
Op de homepage van FactuurSturen.nl staat een link naar een vergelijkingspagina van aanbieders.
Blijf op de hoogte van FactuurSturen.nl
FactuurSturen.nl wil de interface vertalen naar Spaans, Duits, Italiaans, Frans, Arabisch, Turks, Zweeds, Noors, Deens, Russisch en Fries. Als jij een van deze vreemde talen goed beheerst en het lijkt je leuk om ze te helpen, stuur dan een e-mail naar info@factuursturen.nl met daarin je gegevens en de talen die je goed beheerst. Dat levert een eervolle vermelding op de website en een korting op FactuurSturen.nl op. De talen die momenteel beschikbaar zijn kun je opvragen bij Instellingen>Systeem.
Om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws volg je FactuurSturen op Twitter of Facebook..
Maak direct even een account aan. Binnen 5 minuten krijg je een e-mailbericht en kun je met FactuurSturen.nl aan de slag.
