Getting Things Done naadloos ondersteunen met eProductivity op IBM Lotus Notes

eProductivity is op dit moment de enige applicatie die het stempel “GTD Enabled” draagt. GTD staat voor Getting Things Done. Getting Things Done is een systematische manier van werken waar ik eerder over schreef in “Een manier om elke dag je hoofd en inbox leeg te krijgen”. David Allen heeft Getting Things Done in een aantal decennia op basis van eigen ervaringen ontwikkeld. De aanpak is platform agnostisch. Je kunt Getting Things Done toepassen met pen en papier. Mensen die liever digitaal informatie verwerken of, een van de uitgangspunten van eProductivity, de meeste werkzaamheden via e-mail ontvangen, kunnen gebruik maken van een applicatie.

Op Internet zijn veel systemen te vinden die Getting Things Done ondersteunen. Ik heb er een aantal van geprobeerd en werk zelf met Microsoft Outlook. Met het stempel “GTD Enabled” geeft David Allen aan dat hij eProductivity persoonlijk aan de tand heeft gevoeld tijdens dagelijks gebruik. David Allen en Eric Mack (de ontwikkelaar van eProductivity) kennen elkaar sinds 1993. Eric Mack raakte onder de indruk van de effectieve en efficiënte manier van werken van Getting Things Done en trok de conclusie dat een dergelijke methodiek ontbrak in de tools die hij tot dusver ontwikkeld had. David Allen heeft sinds die tijd een versie of vier à vijf van eProductivity aan de tand gevoeld en Eric Mack van feedback voorzien.

Als je bekend bent met Getting Things Done dan zul je de naadloze implementatie die dat heeft opgeleverd zeker waarderen. Ben je nog niet bekend met Getting Things Done dan kun je met eProductivity beginnen door in eerste instantie e-mail efficiënter te verwerken. Als je dan de smaak te pakken krijgt kun je je altijd nog verdiepen in Getting Things Done en zo meer uit eProductivity halen.

Voorbeelden van naadloze integratie van Getting Things Done in eProductivity

Bij het ontwikkelen van eProductivity is gekozen voor Lotus Notes als platform. Het eerste sterke punt van Lotus Notes waar eProductivity gebruik van maakt is replication. Deze Lotus Notes eigenschap zorgt ervoor dat databases altijd gesynchroniseerd (up-to-date) zijn. Databases zijn een breed begrip en zijn er voor bijvoorbeeld e-mail, discussies, agenda, documenten of gemeenschappelijk gebruik. Het tweede sterke punt is dat ontwikkelaars op Lotus Notes de werking van een database volledig kunnen beïnvloeden. Dit maakt het voor eProductivity mogelijk om de workflow volledig te optimaliseren.

Verder stond naadloze integratie van Getting Things Done voorop. Daarbij moest de tool de gebruiker begeleiden maar niet in de weg zitten. Ook moest alles wat de gebruiker nodig heeft binnen handbereik zijn.

De interface van eProductivity

Het screenshot hieronder toont de interface van eProductivity met aan de linkerkant E-mail geactiveerd. Er is rekening gehouden met het feit dat acties en referentiemateriaal niet door elkaar mogen gaan lopen. Als je een e-mailbericht waar je iets mee moet doen archiveert dan vertrouw je immers het systeem niet meer. De schermindeling is derhalve zo dat aan de rechterkant al het referentiemateriaal te vinden is. Aan de linkerkant vind je onderdelen waar je actie op kunt ondernemen. Tijdens het verwerken van e-mailberichten sleep je dus projecten en acties naar links en te archiveren e-mailberichten naar rechts.

Verder staan aan de linkerkant van het scherm termen uit Getting Things Done terminologie. Klikken op “At Home” levert bijvoorbeeld een lijst op met acties die thuis uitgevoerd moeten worden. Bij het vastleggen van een actie geef je de context aan met het idee dat het geen zin heeft op het werk herinnerd te worden aan het feit dat de koelkast thuis nog schoongemaakt moet worden. De contexten zijn naar wens in te delen.

Tip: klik op het screenshot om het groter in een nieuw venster te openen.

De centrale werkbalk van software past zich normaliter afhankelijk van het actieve programma onderdeel aan. De actieve knoppen op de werkbalk van Microsoft Outlook zijn bijvoorbeeld anders als er een map met e-mailberichten is geopend dan bijvoorbeeld een map met taken. Ook bij Lotus Notes is dit het geval. Met eProductivity is ervoor gekozen de knoppen op de centrale werkbalk altijd uniform beschikbaar te houden. Zo kun je dus vanuit een nieuw e-mailbericht maar ook vanuit de agenda weergave op dezelfde manier snel een nieuwe actie of project aanmaken.

Op je mobiele telefoon of tablet sleep je e-mailberichten in de eProductivity-mapjes.

Koppelen van acties aan projecten

Binnen eProductivity is het eenvoudig om acties aan projecten te koppelen. Gebruikers bleken vaak informatie te kopiëren en plakken in projecten. Vandaar dat het in eProductivity eenvoudig is gemaakt om bijvoorbeeld binnenkomende e-mailberichten te koppelen aan een project. Om te koppelen sleep je het e-mailbericht eenvoudig naar rechts “Link to Project” (of zelfs “Link to Action”) waarna je het item kiest waaraan je wilt koppelen. eProductivity maakt een kopie van het bericht opdat je met het oorspronkelijke bericht kunt doen wat je wilt en vraagt vervolgens in een popup of je het oorspronkelijke bericht wilt verwijderen, verplaatsen of laten staan. Vanuit de actie of het project waaraan het e-mailbericht is gekoppeld kun je dus altijd snel het e-mailbericht terugvinden om te raadplegen of om een reply op te versturen.

Een project is binnen Getting Things Done alles wat meerdere acties nodig heeft om tot een resultaat te komen. Het project “Auto APK gekeurd” omvat bijvoorbeeld de acties:

1. Op Internet gezocht naar garages in de buurt
2. Garage gebeld om een afspraak te maken (telefoonnummer)
3. Auto bij de garage gebracht
4. Auto opgehaald

Bij het aanmaken van een project is het dan wel de bedoeling dat er een eerstvolgende actie wordt aangewezen. eProductivity herinnert hieraan middels een popup maar als je alleen even snel een project wilde noteren dan klik je deze eenvoudig weg. Projecten zonder eerstvolgende actie vallen vervolgens op in de lijst van projecten doordat er een smiley-icoon voor staat.

Wekelijks onderhoud (weekly review) en Mind Sweep

De Weekly Review Coach is een krachtig onderdeel van eProductivity en de hoeksteen van Getting Things Done. Tijdens het wekelijks onderhoud doorloop je een aantal zaken opdat je geen acties over het hoofd ziet. Hiervoor gebruik je over het algemeen een checklist welke in eProductivity is ingebouwd. Het krachtige is niet dat de checklist is ingebouwd maar dat je vanuit de checklist door kunt klikken naar relevante onderdelen in eProductivity. Zo is een van de onderdelen het leeg maken van de inbox waarbij je in eProductivity met één druk op de knop de inbox erbij haalt. Op dezelfde manier doorloop je de lijst met eerstvolgende acties, je agenda voor de afgelopen en komende week etc. Via de menu optie eProductivity>View Weekly Review Logs kun je inzien hoe lang je over een Weekly Review hebt gedaan (eProductivity bewaart het tijdstip van het afvinken van de stappen van het wekelijkse onderhoud). In het kader van ondersteunen maar niet in de weg zitten kun je aan het doorlopen van de weekly review worden herinnerd maar beslis je zelf op welk moment je de Weekly Review Coach gebruikt.

Een andere stap in het wekelijks onderhoud is de Mind Sweep. Ook deze is geïntegreerd in de Weekly Review Coach. De Mind Sweep is een lijst met woorden. De woorden triggeren je geheugen voor acties die je nog in je achterhoofd hebt zitten. De lijsten bevatten een groot aantal worden waaronder “verjaardagen”, “opruimen” en “boeken”. Stel dat je nog iets moet opruimen, dan denk je daar op dat moment aan waarna je een paar worden in eProductivity intypt. Het voordeel van de Mind Sweep is dat je niet in de supermarkt bedenkt dat je thuis nog een en ander op moet ruimen. De Mind Sweep kun je ook apart starten om je hoofd lekker leeg te maken via de menu optie eProductivity>eProductivity Mind Sweep. Ook kun je de Mind Sweep zelf aanpassen. Paul Gartner heeft de Mind Sweep functie van eProductivity perfect uitgelegd.

Via het menu eProductivity kun je de officiële GTD Workflow Map openen.

Today view met automatische trigger op Waiting for / Wachten op en ticklers

eProductivity kent onderstaande weergave “Today” welke ook getoond kan worden bij het opstarten. De today view toont de activiteiten die een vlaggetje hebben meegekregen. Het idee is dat je aan het begin van een dag voor jezelf bepaalt welke activiteiten je beslist vandaag af wilt ronden. Een vlaggetje ken je eenvoudig toe door op het vlaggetje in de werkbalk te klikken.

Als onderdeel van Getting Things Done houdt je bij welke acties je bij anderen hebt uitgezet. eProductivity vraagt bij dergelijke “Wachten op” acties om een “due date”. Vanaf deze datum toont eProductivity de acties automatisch in de Today view. Op dezelfde manier worden ticklers getoond, zaken waaraan je vanaf een bepaalde datum wilt worden herinnerd zoals evenementen, zaken waar je geen besluit over kon nemen en dus over een tijdje weer wilde terug zien etc.

Tenslotte toont de today view ook de agenda van vandaag.

2 minuten timer

Acties die minder dan twee minuten kosten kun je beter direct uitvoeren, aldus David Allen. De gedachtegang is dat het vastleggen en later weer opvragen van de actie (of opvolgen) anders administratief meer tijd kost. Om een gevoel voor “twee minuten” te ontwikkelen kun je in eProductivity een timer starten. De timer activeer je eerst via de instelling eProductivity>Preferences…>General>E-mail, optie “Display timer when Memo is opened.”. De timer kun je vervolgens rechtsboven starten als je een “New Memo” aanmaakt.

GyroQ als snelle inbox en ActiveWords voor sneltoetsen

Er zijn twee andere Lotus Notes producten die handig zijn om samen met eProductivity te gebruiken, GyroQ en ActiveWords.

Als GryoQ op de achtergrond draait kun je snel een gedachte in eProductivity stoppen, Lotus Notes hoeft er niet actief voor te zijn. Als je ergens mee bezig bent en je wordt onderbroken (of je gedachten worden onderbroken) dan type je CTRL+Q, voert een korte notitie in en drukt op ENTER. Als je later eProductivity opent dan kun je deze aantekeningen verder verwerken. GryoQ is er alleen voor Windows machines en kost ongeveer $50 per gebruiker.

Met ActiveWords navigeer je door eProductivity door trefwoorden in te typen waardoor je de muis minder hoeft te gebruiken. Type bijvoorbeeld “na” en de lijst met eerstvolgende acties (next actions) opent. ActiveWords kost ongeveer $50 per gebruiker.

Getting Started?

Beschik je al over Lotus Notes en ben je overtuigd? Dan kun je via deze pagina eProductivity downloaden. De installatie instructies leggen uit hoe de template in 5 minuten op een Lotus Notes database kan worden toegepast door een individuele gebruiker maar ook hoe een Lotus Domino beheerder dat in diezelfde tijd voor 100 gebruikers doet. Het eProductivity template kent een evaluatie periode van 21 dagen.

Lotus Notes downloaden

De kans is groot dat je nog geen Lotus Notes op je systeem hebt staan en toch de software eens wilt ervaren. Het goede nieuws is dat Lotus Notes beschikbaar is voor Windows, Apple en Linux en dat je een dag of 60 hebt om het te evalueren. Helaas zijn de websites van zowel IBM als eProductivity op het moment nog wat onoverzichtelijk voor mensen die geen gebruik maken van Lotus Notes. Eric Mack is hiervan op de hoogte en heeft hierover geschreven in een blog over het gratis proberen van Lotus Notes. Vanaf het blog zijn links opgenomen ten behoeve van het downloaden van Lotus Notes maar op de website van IBM raak je dan nog steeds de weg kwijt tussen de vele opties. Zelf heb ik ook eerder geschreven over eProductivity, Lotus Notes en de marketing van IBM.

Vandaar dat ik hieronder een stappenplan voor het downloaden van Lotus Notes heb opgetekend.

Tip: Je kunt met Lotus Notes ook Gmail via IMAP ophalen. Open File>Preferences… Klik daar aan de linkerkant op Accounts en maak een nieuw account aan. Als Type kies je voor “IMAP Online (SSL Enabled)”. Als je per ongeluk hebt gekozen voor “IMAP Online” dan kun je SSL activeren via de eigenschappen van het account door “Accept SSL site certificates” op “Yes” te zetten.

eProductivity demonstatie database downloaden

Op de website kun je screenshots van eProductivity vinden. Ook is er een video tour van een minuut of 40 waarbij eProductivity wordt getoond. De video kan in delen worden bekeken doordat deze is opgedeeld in hoofdstukken. Na het kijken van een video waarin de installatie van eProductivity wordt getoond kun je een demonstatieversie van eProductivity downloaden.

Of bekijk deze eProductivity e-mail tutorial.

Meer informatie met betrekking tot eProductivity

Zowel Lotus Notes als eProductivity kosten geld. Een Lotus Notes client licentie kost op het moment tussen de €100-€150 per gebruiker. eProductivity kost $399 per gebruiker (de database mag dan op maximaal 10 PC’s worden gebruikt). Als jouw organisatie al gebruik maakt van Lotus Notes dan heb je alleen een licentie voor eProductivity nodig.

Hoewel ik dat voor mij als particulier te veel geld vind voor een GTD applicatie en ook niet beschik over een Lotus Notes omgeving wilde ik door het enthousiasme van David Allen over eProductivity en Lotus Notes de applicatie toch eens in de praktijk ervaren. Als bedrijfseigenaar zou ik echter zeker beter naar Lotus Notes kijken, of laten kijken door de ICT afdeling. Met Lotus Notes kun je al jaren productiever werken zoals David Allen terloops vertelt in aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts.

Eric Mack overweegt eProductivity te porteren naar Office 365. Interesse? Laat het hem weten!

De homepage van eProductivity is http://www.eproductivity.com/. Daarnaast schrijven de volgende Engelstalige blogs vaak over eProductivity:

• Notes on Productivity van  Eric Mack.
• Op Jens Bruntts blog staat een eProductivity review in twee delen: What is Getting Things Done? en What is it?

In aflevering 96 van de Taking Notes Podcasts werden Eric Mack & Chris Blatnick geïnterviewd in het kader van eProductivity. In deze aflevering werd verwezen naar aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts waarin David Allen en Eric Mack werden geïnterviewd in het kader van Getting Things Done en eProductivity. Op de website GTD Times van the David Allen Company is een podcast te beluisteren over eProductivity (dit artikel wilde ik al een tijdje schrijven en deze podcast sloot goed aan bij wat ik wilde vertellen).

Kelly Forrister is werkzaam als coach bij de David Allen Company. Zij werkt sinds 2009 met eProductivity doordat David Allen eProductivity als een van zijn favoriete tools aan zijn team adviseerde met de woorden:

“Eric finally got it!”