Productiviteit

Notificaties bij onmisbare e-mailberichten

Regelmatig je e-mail controleren kost veel tijd. Het leidt af van waar je mee bezig was. En omdat er altijd wel berichten zijn ben je bezig met onbenullige zaken die je gemakkelijker in één keer door afhandelt. Daarom adviseren de meeste productiviteitsexperts één of twee keer per dag je e-mail te controleren.

Maar het kán zijn dat er echt iets belangrijks langs komt natuurlijk. Daar wil je dan wél een notificatie op. Tot oktober 2015 had ik daar een handig tooltje voor die mijn inbox in de gaten hield. De meeste belangrijke e-mailberichten kun je vooraf definiëren:

  1. De afzender is voor jou een belangrijk persoon (je partner, een grote klant, je leidinggevende);
  2. Het bericht heeft een belangrijk trefwoord;
  3. Het bericht is verstuurd door iemand waar je binnen een uur een afspraak mee hebt.

De tool ving al deze berichten af en stuurde een notificatie maar is er helaas mee gestopt.

Door met IFTTT mijn Gmail-account te koppelen aan Pushover heb ik een prima alternatief samengesteld. Behalve voor e-mailberichten van mensen met wie ik binnen een uur een afspraak heb. Maar hoewel dat altijd een welkome aanvulling is geweest, kun je gemakkelijk uitleggen dat je die e-mail nog niet hebt gelezen.

Notificaties met Gmail, IFTTT en Pushover

Hoewel ik het niet heb getest werkt het vast ook op Android.

Apple VIP voldeed helaas niet

Op zoek naar een alternatief keek ik als Apple-gebruiker eerst naar de feature VIP. Daarmee kun je maximaal 100 belangrijke contactpersonen aanwijzen. Als die je een bericht sturen, dan krijg je daar een melding van. Je kunt er zelfs voor kiezen dat zij je tóch kunnen bereiken als je iPhone op stil staat.

Apple VIP synchroniseert vast fijn tussen iPhone, iPad en Macs als je Apple Contacts gebruikt. Vooralsnog gebruik ik Google Contacts dus ik moest per apparaat de VIP-lijst onderhouden. Uiteindelijk kreeg ik na alle instellingen doorlopen te hebben nog steeds geen melding. Dus ging ik op zoek naar iets anders.

E-mailberichten labelen in Gmail

Gmail heeft een sterke functionaliteit om e-mailberichten te filteren en daar iets mee te doen. Zo kun je bijvoorbeeld:

  • voorkomen dat bepaalde e-mailberichten als spam gezien worden;
  • e-mailberichten verwijderen;
  • een automatische reactie sturen;
  • e-mailberichten voorzien van een label.

Ik heb het filter van Gmail gebruikt om belangrijke e-mailberichten het label “Notify” te geven.

Via Settings > Filters and Blocked Addresses maak je met “Create a new filter” een filter aan. Het aanmaken van een filter begint met een zoekopdracht. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op afzender, woorden in het onderwerp of de tekst.

Gmail - Search options

Als je klikt op “Create filter with this search” dan zie je onder de pop-up de e-mailberichten staan die voldoen aan de huidige zoekopdracht. Als daar vreemde berichten bij zitten, dan kun je een stap terug om de zoekopdracht aan te passen.

Gmail - Create filter

Klopt de zoekopdracht? Vink dan “Apply the label” aan en kies een label. Vanuit deze pop-up kun je ook een nieuw label aanmaken. Ik heb hier dus gekozen voor het label “Notify”. Notify geeft voor mij duidelijk aan waar het label voor dient en laat de naam van een specifieke tool achterwege.

Klik op de knop “Create filter” om het filter daadwerkelijk aan te maken. Gmail zal vanaf nu nieuwe e-mailberichten het label meegeven.

Meldingen ontvangen met Pushover

Om van de e-mailberichten in Gmail met het label Notify een melding te ontvangen, heb ik de app Pushover geïnstalleerd. Deze app is er voor zowel iOS als Android.

Gmail aan Pushover koppelen met IFTTT

Met IFTTT koppel je twee webservices aan elkaar, zonder te hoeven programmeren. IFTTT staat voor If This, Then That. Oftewel: als er in Gmail een e-mailbericht is met het label Notify, stuur me dan een bericht via Pushover.

Hoewel IFTTT eenvoudig te gebruiken is, kun je jezelf nog wat klikken besparen door mijn IFTTT-recept voor notificaties te gebruiken. In het recept zelf kun je het bericht dat je via Pushover ontvangt nog wat finetunen.

IFTTT heeft veel meer kanalen dan alleen Gmail en Pushover. Naast Gmail kan IFTTT bijvoorbeeld overweg met Office 365 Mail. Of misschien krijg je graag een melding bij bepaalde gebeurtenissen op Twitter. In plaats van Pushover kun je bijvoorbeeld Pushbullet, sms of de app IF van IFTTT zelf proberen.

, ,

Nog geen reacties. Jij mag het ijs breken!

Geef een reactie

css.php