Documents: Snel bestanden uitwisselen met je iPhone of iPad

Even snel een bestand op je iPhone of iPad zetten – of ervan af halen – is vaak lastig. Vooral als je bestanden met anderen wilt delen. Er zijn apps voor maar die moet je dan vaak allebei geïnstalleerd hebben. Met de gratis app Documents van Readdle kun je bestanden uitwisselen met iPhone en iPad. Documents is in de basis een viewer voor documenten en een afspeelprogramma voor foto’s, video’s en muziek.

Als je PhotoStream gebruikt dan kunnen al jouw apparaten onderling foto’s uitwisselen. En video kun je met af en toe een verbinding leggen met iTunes ook wel naar je Mac of PC overzetten. Met Auto Backup van Google Photos of Camera Upload van Dropbox heb je zelfs een backup van zowel foto’s als video’s.

Voor het uitwisselen van andere bestandstypen dan foto’s en video’s, of bestanden van en naar PC’s en laptops (Windows of macOS) van anderen te krijgen is Documents een handige app. Met Documents kun je via een eenvoudige webinterface bestanden uitwisselen met je iPhone of iPad met andere computers op hetzelfde netwerk.

Ik heb Documents getest van iPhone naar iPad, van PC naar iPad en van iMac naar iPad en het werkte vlekkeloos. Vragen die ik stelde aan Support werden ook snel opgepakt.

In de praktijk heb ik Documents om tijdens een vergadering een video snel naar mijn iPad te sturen om daar gezamenlijk te bekijken. Het geluid van de op de beamer aangesloten PC kregen we niet snel werkend. In een andere situatie waarin iemand direct uitkomsten uit het overleg verwerkte in een Excel-werkblad kregen we het werkblad niet op het netwerk wegens gast-inloggegevens. Met Documents kun je gewoon bladeren op het Windows-netwerk op kantoor via Windows SMB. En anders kun je het bestand uploaden naar Documents. In ieder geval veel minder gedoe dan webmail of iets dergelijks gebruiken.

Bestanden uitwisselen met Documents

Als je Documents opent dan zie je eerst een aantal voorbeeldbestanden staan, plus een korte handleiding “Documents Guide”.

Doordat apps binnen iOS niet bij elkaars gegevens kunnen komen zijn dit de enige bestanden die via Documents van je iOS-apparaat zijn te downloaden. Als je bestanden vanaf je iOS-apparaat door wilt sturen dan moet je ze dus eerst in Documents krijgen. Dit doe je door te kiezen voor “Open met”. Zo kun je bijvoorbeeld in Evernote een Word-document openen. Met het pictogram rechtsboven kies je voor “Open met Documents”.

Als Documents er niet bij staat dan heb je waarschijnlijk meer apps die met Word-documenten overweg kunnen. Sleep in het venster om de andere apps te zien.

In Documents kun je onder Network rechtsboven het webadres van je iOS-apparaat opvragen.

Let op: Als je een rood bolletje ziet dan staat onder instellingen > Wi-Fi Drive de optie “Enable Drive” uitgeschakeld. Met de knop WiFi Settings open je de instellingen snel om dit goed te zetten. Je kunt een inlognaam en wachtwoord instellen. Mensen die je apparaat benaderen moeten dan eerst inloggen voordat ze bestanden kunnen uitwisselen. Als je geen inlognaam en wachtwoord instelt dan moet je iedere bezoeker met een pop-up op het apparaat toestemming geven.

Het webadres (http://192.168.1.7/ in het bovenstaande screenshot) kun je in een webbrowser op een andere computer op hetzelfde netwerk intypen om je iOS-apparaat te benaderen. Als je geen wachtwoord hebt ingesteld dan vraagt Documents op je iPhone/iPad dan om goedkeuring met een pop-up.

Op een andere machine kun je via de webbrowser bestanden downloaden door ze aan te klikken. Om te uploaden kies je een bestand en klik je vervolgens op Upload File.

Toegang tot foto’s en opslagruimte in de cloud

Via de instellingen kun je Documents onder File Manager toegang geven tot je foto’s (Show Photos). De verzamelingen albums, gebeurtenissen, gezichten en fotostreams verschijnen onder het mapje “Photos”. De toestemming tot Photo’s kun je ook regelen via de app Instellingen > Privacy > Foto’s.

Onder Network kun je ook andere computers benaderen als je daar inloggegevens van hebt. Of opslagruimte op internet benaderen via Dropbox, WebDav, Google Drive, (S)FTP, Windows SMB, SugarSync, Box, Office 365 Sharepoint, Sharefile, OneDrive of Huddle. Vanaf daar kun je documenten overhevelen naar Documents, gewoon door bestanden te slepen met je vinger.

Volgens de documentatie is het ook mogelijk om Documents te gebruiken met je iOS-apparaat gekoppeld aan een PC of laptop met iTunes. Je kiest dan in iTunes je apparaat waarna je onder Apps > Bestandsdeling met sommige applicaties bestanden kunt uitwisselen.

Bestanden openen in Documents

Documents kan veel meer zoals onderstaande quote aangeeft:

Documents is the most capable application on your iOS device. It replaces a document viewer, pdf reader, download manager, music player, “read it later” and bunch of other applications as the one elegant app.

Onderstaande video geeft een indruk van de interface van Documents en vertelt je meer over deze mogelijkheden.

Onder Documents kun je ontvangen bestanden direct openen. Zoals Office-documenten (Pages, Keynote, Numbers, Word, Excel, PowerPoint), PDF-bestanden, afbeeldingen, muziek en video’s. Documents kan ook overweg met de archiefbestanden zip en rar. PDF-documenten kun je van aantekeningen voorzien met een highlighter. Je kunt ook tekst doorhalen en onderstrepen.

Bestanden openen vanuit Documents

Ik gebruik Documents zelf  vooral om bestanden uit te wisselen. Muziek speel ik af via Spotify, later lezen en kijken doe ik via Pocket en documenten lees ik vanuit Evernote of iBooks. Een ePub e-book lees ik liever in iBooks en PDF’s bewaar en lees ik in Evernote. Skitch van Evernote vind ik een mooiere oplossing om aantekeningen te maken op een PDF-document.

Vanuit Documents kun je bestanden openen in andere apps op je iPhone of iPad. Kies Edit, tik het bestand aan en kies voor Open in.

Het openen in andere apps is handig als je een bestandsformaat hebt welke niet of niet goed in Documents te openen is. De app VLC is in dit kader een handige om te hebben. VLC kan met enorm veel videobestanden overweg – al moet ik constateren dat Documents videobestanden van iPhone beter afspeelt dan VLC! Open in is handig als je documenten wilt doorsturen naar een app als Evernote.

Readdle heeft meer slimme apps die je dan ook vanuit Documents kunt openen:

• PDF Converter: Extra knop om ieder bestand naar een kwalitatief goede PDF te converteren.
• PDF Expert: Extra functionaliteiten om PDF’s te bewerken: aantekeningen, opmaak, formulieren invullen, contracten ondertekenen etc.

Je kunt de bestanden vanuit Documents ook versturen via e-mail. Of archiveren als zip-bestand. Als je opslagruimte op internet hebt gekoppeld dan kun je bestanden daarheen uploaden.

Documents heeft een eigen webbrowser waarmee je kunt downloaden. Je kunt er ook de huidige webpagina mee omzetten naar PDF. Vanuit de standaardwebbrowser Safari kun je snel een webpagina openen in Documents door de letter “r” voor het webadres te plaatsen.

Mocht je per ongeluk verslingerd raken aan Documents kijk dan even goed naar de instellingen. Je kunt de app beveiligen met een pincode, de app laten onthouden waar je bent gebleven met lezen/kijken/luisteren, lettertype en -grootte instellen etc. Binnen Documents zijn documenten die je het laatst hebt geopend of een ster hebt gegeven snel terug te vinden.

Blijf op de hoogte van Readdle

Je kunt de verdere ontwikkelingen rondom de tools van Readdle volgen via Twitter, Facebook of het blog.

Alternatief voor Documents

Met het gratis USB Drive kun je bestanden via wifi en iCloud op iPhone of iPad zetten. Via Settings stel je je iOS-apparaat beschikbaar voor het up- en downloaden van bestanden via FTP of het web en je kunt je iOS-foto’s toevoegen aan USB Drive.

USB Drive kan PDF-bestanden weergeven als je ervoor betaalt – Documents kan gratis overweg met meer soorten bestanden zoals video.

De toegang tot USB Drive kun je afschermen met een wachtwoord. Als je dat niet doet dan zijn de bestanden vrij toegankelijk. In tegenstelling tot Documents waarin je de toegang met een pop-up goed moet keuren.

Naast Documents verkoopt Readdle productiviteits-apps zoals Scanner Pro, PDF Expert, Calendars+.