Automate all the things

De Slimme Werker

Het was maar een half bericht maar leek met “slimmewerke…” toch echt voor mij bedoeld en geen spam. #DSWA2013 blijkt te staan voor De Slimme Werker Award 2013.

De Slimme Werker

Op de website vond ik:

Steeds meer bedrijven stappen over op Het Nieuwe Werken. Waarom eigenlijk? Wij hebben ervaringsdeskundigen gevraagd hierover een blog te schrijven die we op deze website plaatsen. Als werkgever kun je HNW wel invoeren, maar wat betekent dit voor werknemers? Want hoe werkt dat nu eigenlijk in de praktijk? Waar loop je tegen aan? Wat is prettig of juist niet? Zou je nooit meer anders willen of verlang je stiekem terug naar je vertrouwde werkplek? Mis je je prikbord, waterkoker en fotolijstje? Hoe ga je om met deze veranderingen? Schrijf daar een blog over! Anderen kunnen leren van jouw ervaringen, zichzelf er in herkennen en er misschien wel hartelijk om lachen.

Met deze insteek in het achterhoofd heb ik de stappen die ik chronologisch heb doorlopen op een rij gezet, met linkjes naar de artikelen die ik daarover schreef. Over:

  • Repeterende handelingen vereenvoudigen;
  • Jezelf op het juiste moment herinneren;
  • Werken op ieder apparaat en zonder verbinding met internet (offline);
  • Thuiswerken voor concentratiewerk;
  • Kennis delen.

Als consultant vond ik het in 2002 al snel onhandig dat ik bestanden alleen tijdens het wekelijkse bezoekje aan kantoor kon benaderen. In die tijd hadden we nog geen laptop.

Vereenvoudig repeterende handelingen

We begonnen met een USB-stick. Collega’s kopieerden daar handmatig materiaal naartoe. Handelingen die ik vaker uitvoer maak ik liefst zo laagdrempelig mogelijk. Zo kosten ze weinig tijd en voer je ze ook echt uit. Denk maar eens aan die handmatige backup online die je van je dierbare foto’s maakt in afwachting van een kapotte harde schijf.

automate-all-the-things

In dit geval koos ik ervoor een script te schrijven om bepaalde mappen te kopiëren. Het script was zo geschreven dat diegenen die de documenten beheren de te kopiëren bestanden en mappen naar wens aan konden passen. Collega’s  beschikten zo altijd over up-to-date versies van de documenten op de USB-stick. Inmiddels werken consultants met laptops maar doet het script nog steeds dienst. Met een extra slimmigheidje erbij die controleert of je op kantoor bent.

Herinner jezelf op het juiste moment

Een andere slimmigheid is jezelf op het juiste moment herinneren. Iedereen gebruikt daar een agenda voor, wat eigenlijk gewoon een lijst is. Dingen die je opschrijft in een voor jou betrouwbaar systeem laat je automatisch los. Je hoofd is toch niet zo handig met herinneringen – die herinnert je er ‘s avonds in bed aan dat je morgenochtend iets mee moet nemen en laat je ‘s ochtends in de stress gewoon zonder vertrekken.

Knoop in zakdoek

Trek het concept van opschrijven dus wat verder door en maak een paar extra lijsten aan die voor jou handig zijn. Misschien een checklist voor het een of ander? Of een lijst met dingen die je moet doen maar waarvoor je perse op kantoor moet zijn. De dingen die op zo’n lijst terecht komen moet je dan wél weer laagdrempelig maken, dus een concrete eerstvolgende actie met de benodigde gegevens zoals telefoonnummer erbij. David Allen heeft miljoenen aanhangers van dit gedachtegoed onder de naam Getting Things Done.

Verder gebruik ik de standaard mogelijkheid van iPhone om mij te herinneren op een specifiek tijdstip of als ik ergens arriveer of vertrek. Ik vraag Siri bijvoorbeeld mij te herinneren koffie te kopen bij de Makro als ik van kantoor vertrek: “Remind me to buy coffee when I leave work“.

Werken op ieder apparaat en zonder internetverbinding

Hoewel je tegenwoordig met een iPad plus extern toetsenbord aardig uit de voeten kunt, is een ander desktop-computer of laptop soms handiger of nodig. Omdat ik graag overal bij mijn bestanden en taken wil kunnen, ongeacht het systeem waar ik op werk, brengt werken “in the cloud” uitkomst. Daarbij kies ik het liefst voor applicaties die zowel online als onder meerdere besturingssystemen werken. PC met Windows, Mac met macOS, iPad met iOS of mobiele telefoon met Android – ik wil er niet over na hoeven denken.

iPhone pile
Foto: Blake Patterson

Liefst zijn de tools ook offline zo goed mogelijk bruikbaar zodat ik bij een storing of in een gebied zonder 3G gewoon door kan werken.

Bestanden delen met anderen kan met Google Drive of Dropbox. Takenlijsten met Asana. Nieuws volgen via RSS en Twitter. Artikelen later lezen met Pocket. Muziek luisteren met Spotify. En natuurlijk van alles en nog wat bewaren in Evernote zodat je er altijd bij kunt.

Nu nog afleren om met mijn vinger door artikelen te scrollen op de laptop die geen touchscreen heeft. Of een nieuwe laptop :)

Thuiswerken voor concentratiewerk

Het was me altijd al opgevallen dat ik thuis meer concentratiewerk gedaan kreeg dan op kantoor waar de deuren overal zo wagenwijd open staan dat deze op een gegeven moment maar achterwege zijn gelaten. Deelnemen aan het concept Spitsmijden was voor mij en mijn werkgever in 2009 een proef om ‘s ochtends later te vertrekken en ‘s middags eerder naar huis te gaan. In die periode was ik teamleider waarbij het fijn is als je je op gespreksverslagen kunt concentreren. Sindsdien werk ik één dag per week thuis.

open office

Sommige werkzaamheden kan ik nog niet thuis doen, waaronder overleggen en vergaderen. Tools zoals Skype maken videobellen natuurlijk wel mogelijk maar zij nog niet genoeg in zwang.  En via Yammer en chat blijf ik aardig op de hoogte van wat er op kantoor speelt.

Mensen begrijpen het als ik vraag of een gesprek een dubbele reistijd waard is. Afspraken beginnen voor mij meestal om 11u of 14u. Dat lukt niet altijd natuurlijk maar verbazingwekkend vaak wel. Mocht er tóch vertraging zijn dan stuur ik mensen mijn live locatie zodat ze kunnen inschatten wanneer ik er ben en hun eigen tijd nuttiger kunnen besteden. Voor thuis is dat niet nodig en kan mijn vriendin altijd zien waar ik ben.

Spelende, gillende of om aandacht vragende kinderen thuis hoeft geen probleem te zijn. Het is helder wanneer ik werk en op die momenten is mijn vriendin het aanspreekpunt. Als er teveel omgevingsgeluid is dan werken oordopjes met Spotify prima. Bellen kan draadloos en mobiel ook in een andere ruimte en mijn werkplek neem ik indien nodig zelfs gemakkelijk mee zodra de telefoon gaat.

Thuiswerken is inmiddels meer geaccepteerd bij mijn werkgever. Of ik wel aan het werk zou zijn is nooit een issue geweest, men wil juist liever overwerken voorkomen. Thuiswerken geeft mensen naast een betere concentratie de vrijheid om de files aan de randen van de dag te vermijden en zo hun tijd beter te benutten. Wel is het belangrijk dat je op een thuiswerkdag met je werk bezig bent, en niet met je kinderen.

Reizen met het openbaar vervoer lijkt mij handig omdat je dan tijdens de reis concentratiewerk kunt doen en nieuwe mensen leert kennen. Voor mij is het op dit moment geen optie. Naast alle overstappen is de reistijd van deur tot deur tweeënhalf keer zo lang, exclusief eventuele vertragingen van beide :)

Kennis delen met anderen

Op mijn blog Eenmanierom.nl deel ik kennis over de tools waar ik mee werk en andere oplossingen, zoals de handige waterfles De Dopper die ik altijd bij me heb. Waarom anderen het wiel nog eens uit laten vinden?

E-book Lifehacking met Evernote

Over de werking en mogelijkheden van Evernote schreef ik samen met twee andere lifehackers zelfs een heel e-book – Lifehacking met Evernote. Dat is ook gelijk een goed voorbeeld van mogelijkheden om samen te werken in dit tijdperk: co-auteur Oskar van Rijswijk ontmoette ik pas voor het eerst ná het uitgeven van het e-book!

Geef een reactie

Je reactie verschijnt pas na goedkeuring. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *