Snel je uren- en kilometerregistratie op orde met Coen

Als je afspraken in je digitale agenda op orde hebt en een smartphone met GPS dan moet het toch eenvoudig zijn om uren en kilometers te registreren op klanten en projecten? Coen maakt dat mogelijk. Je hoeft alleen maar op een knop te drukken als je gaat rijden waarna Coen je snel te verwerken suggesties geeft om uren en kilometers toe te wijzen aan klanten en projecten.

Coen is een gebruikersvriendelijke app om je uren- en kilometerregistratie op orde te brengen. De doelgroepen van CoenApp zijn ZZP-ers, freelancers en interim-managers. Maar ook voor anderen die uren en verreden kilometers willen bijhouden voor facturatie, belastingaangifte of eigen administratie. Al bij de lancering van Coen zag alles er zeer professioneel uit. Zowel de applicatie als de website en de ondersteunende documentatie (filmpje en PDF handleiding) zijn in het Nederlands en Engels beschikbaar.

CoenApp is beschikbaar op iOS (iPhone, iPad)

Het menu van Coen

De app heeft negen overzichtelijke knoppen.

Coen - interface

  1. Klanten
    Leer Coen je klanten kennen via de Contacten die je al hebt ingevoerd. Je kunt de klantgegevens aanvullen of helemaal handmatig invoeren. Geschreven uren en kilometers kun je per klant of project opvragen.
  2. Projecten
    Voeg projecten toe aan een klant.
  3. Uren
    Schrijf handmatig uren of haal deze, inclusief aantekeningen, uit je agenda.
  4. Ritten
    Kilometers schrijven op basis van plaatsnamen, Coen berekent de afstand.
  5. Rapportage
    Via “Maak rapportage” stuurt Coen direct een Excel-rapport met geschreven uren en ritten in een bepaalde periode naar je mailadres. Voor álle klanten of een enkele. Bij een enkele klant kun je ook het project specificeren.
  6. Nog toewijzen
    Coen suggereert te schrijven uren en ritten op basis van je agenda(’s) en de automatische rittenregistratie. Met een sleepbeweging (swipe) kun je de suggesties verwijderen/negeren.
  7. Rittenregistratie
    Start een ritregistratie die Coen bewaart onder “Nog toewijzen”. Er is een knop voor “Stop ritregistratie”  maar Coen heeft dat ook zelf in de gaten.
  8. Informatie
    Tik bovenin het scherm op de ‘i’ voor extra uitleg.
  9. Instellingen
    Agenda(’s) kiezen waar Coen de suggesties uit moet halen. Herinneringen voor administratie en rapporteren instellen.

Coen inrichten

Bij het eerste keer opstarten vraagt Coen om je naam om je aan te spreken. Vervolgens vraagt Coen naar je woonplaats en adres om suggesties te doen over nog toe te wijzen uren en kilometers. Via de instellingen kun je dat later altijd veranderen. Via de instellingen kun je ook schakelen tussen afstanden in Miles of Kilometers.

Als je meerdere agenda’s gebruikt dan kun je via de instellingen van Coen aangeven welke je wilt gebruiken om uren uit te suggereren.

Via “Klanten” kun je klanten zelf handmatig aanmaken of uit de contacten van je smartphone halen. Je kunt de contacten aanvullen en voorzien van een foto of logo.

Dagelijks gebruik van Coen

Met onderstaande dagelijkse handelingen breng je je uren- en kilometerregistratie snel op orde:

  1. Start voordat je gaat rijden binnen Coen “Start ritregistratie”. Met “Stop ritregistratie” stop je de meting waarna Coen de rit automatisch registreert, inclusief afstand en plaats van vertrek en aankomst op basis van Google Maps. Coen stelt als je je 5 minuten niet verplaatst voor de ritregistratie te stoppen en stopt zelf de ritregistratie zonder tegenbericht zodat het niet erg is als je de knop “Stop ritregistratie” vergeet. De rit vind je terug tussen je te verwerken suggesties waarbij Coen probeert de klant alvast te koppelen op basis van de adresgegevens.
  2. Gebruik aan het einde van de dag “Nog toewijzen” om de afspraken uit je agenda en de geregistreerde ritten per stuk te doorlopen. Sleep/swipe om de suggestie niet toe te wijzen of tik door op een klant en specificeer (optioneel) een project.
  3. Uren schrijven die niet in je agenda staan? Ritten gemaakt maar de knop niet ingedrukt? Voeg ze toe via respectievelijk Uren of Ritten in het hoofdmenu.

Coen - verwerken suggesties via Nog toewijzen

Tips:

  • Zorg ervoor dat je agenda op orde is, inclusief Aantekeningen die aangeven wat er tijdens de uren is gebeurd.
  • Iets verkeerd toegewezen? Zoek via het hoofdmenu onder de klant of het project de registratie op en verwijder deze met een sleep/swipe beweging.
  • Stel via de instellingen van Coen in hoe laat je een herinnering wilt ontvangen om je suggesties te verwerken en uren en ritten te registreren. Wil je geen herinnering? Schakel via de app Instellingen>Berichtgeving onder Coen de opties uit.

Rapporteren met Coen

Vanuit klanten of projecten kun je doortikken naar de geregistreerde uren en kilometers. Coen kan je ook een Excel-rapportage via e-mail toesturen. Kies voor alle klanten of een enkele. Bij een enkele klant kun je ook een project specificeren of rapporteren over alle projecten. Kies een start- en einddatum en vink uren en/of ritten aan. Controleer direct je e-mail nadat je op Exporteer hebt gedrukt.

Tip: Stel via de instellingen van Coen in op welke dag en op welk tijdstip je een herinnering wilt ontvangen om te rapporteren. Je kunt kiezen voor maandelijks of wekelijks. Wil je geen herinnering? Schakel via de app Instellingen>Berichtgeving onder Coen de opties uit.

Verdere ontwikkelingen van CoenApp

Meer informatie? Op de hoogte blijven? Volg @CoenApp op Twitter, klik op “Vind ik leuk” bij CoenApp op Facebook of volg Coen Apps als bedrijf op LinkedIn. Je kunt je abonneren op mogelijk nieuwe video’s van CoenApp via YouTube. Of de website van Coen bekijken.

Coen

Mocht je veel afstanden in Excel willen berekenen, kijk dan eens naar AfstandBerekenen.nl. Of bereken af en toe een afstand via een widget in een webpagina.

Of ga direct CoenApp downloaden in de Apple Store en ermee aan de slag.

Geef een reactie

Je reactie verschijnt pas na goedkeuring. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *