Asana Logo Vertical

Taken en projecten in Asana

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Asana wil het verwerken van taken zo snel en gemakkelijk maken als werken met de tekstverwerker Notepad. Zodat je Asana graag als persoonlijke takenlijst gebruikt. Want áls mensen voor taken terugvallen op Notepad, de agenda of pen en papier dan is er weer veel coördinatie nodig om inzicht in de status te krijgen.

In een eerder artikel over Asana beschreef ik:

  • de gedachte achter het product;
  • de interface;
  • de organisatorische indeling in organizations en teams danwel workspaces;
  • de mogelijkheden tot samenwerking;
  • integraties en de API.

Dit artikel vertelt over de mogelijkheden van taken en de groepering van taken in projecten.

Lees verder…
Asana Logo Vertical

Asana: Alle taken van een organisatie op één plek

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Dit artikel gaat over de opzet van Asana en de interface, in een vervolgartikel ga ik dieper in op taken en projecten in Asana.

Binnen bedrijven gaat een hoop tijd verloren aan rompslomp. Vergaderingen, e-mail, hetzelfde verhaal meerdere keren afsteken. Meerdere lagen van management en bureaucratie om neuzen dezelfde kant op te houden. En nog steeds valt er genoeg tussen wal en schip, missen we deadlines en halen we doelstellingen niet.

Asana versoepelt sinds juni 2010 het samenwerken in groepen met een handig overzicht van taken en de bijbehorende discussies. Inmiddels werken tienduizenden teams met Asana aan miljoenen taken. Deze teams geven aan 60-90% minder e-mail te verwerken. Met Asana als centrale tool voor taken heeft iedereen altijd toegang tot de juiste informatie. Werken met Asana tilt voortgangsrapportages en vergaderingen naar een hoger niveau omdat de basale statusinformatie en discussie al geregeld is. Een feest voor projectleiders!

Asana bewaart de gegevens van gebruikers in Amazon’s Relational Database Service (RDS). De database is gesynchroniseerd zodat Asana in geval van storingen binnen seconden weer operationeel kan zijn. Daarnaast maakt Asana regelmatig snapshots van de database. Deze snapshots bewaart Asana in een ander datacentrum om eventuele storingen rondom Amazon op te kunnen vangen.

Lees verder…
KCS Double Loop Solve Evolve

De tweede loop van Knowledge-Centered Service (KCS): evolve

Eerder schreef ik een artikel over de eerste loop van Knowledge-Centered Service (KCS), solve. De eerste loop richt zich op het dagelijkse gebruik van de methode. Naast het vastleggen, hergebruiken en verbeteren van kennis voor het oplossen van vraagstukken van klanten in de zogenaamde solve loop kent KCS een tweede loop. De tweede, evolve loop, concentreert zich op het continu verbeteren van het KCS-systeem door een oogje te houden op de conditie van artikelen en verwante processen in de organisatie.

Dit artikel is een Nederlandstalige samenvatting van het tweede deel van de KCS Practises Guide – evolve.

Lees verder…

KCS Double Loop Solve Evolve

Praktisch kennisdelen met Knowledge-Centered Service (KCS)

Knowledge-Centered Service (KCS) is een praktische methode voor het delen van kennis. KCS is van origine toegespitst op een supportafdeling. De KCS Practices Guide behandelt zelfs de aansluiting met het in die kringen bekende ITIL-framework. KCS is bruikbaar in kennisintensieve omgevingen, dus ook bijvoorbeeld HR, marketing, sales, product management en ontwikkeling. Het doel is vindbare en bruikbare kennis vergaren voor een specifiek publiek.

KCS begon in 1992 met de gedachte: “What if we could capture, structure and reuse the support experience?”. Het Consortium for Service Innovation deelt non-profit best practices voor het gezamenlijk (collectief) vastleggen, structureren en hergebruiken van kennis.

Kennisdeling verkort het inwerktraject van nieuwe medewerkers, versnelt de afhandeling van vragen, en verhoogt tevredenheid van klanten en medewerkers. Doordat klanten zelf een oplossing kunnen vinden krijgen medewerkers minder vaak dezelfde vraag te zien. Solve once, use often zorgt ervoor dat medewerkers nieuwe vraagstukken oplossen in plaats van reeds bekende.

Naast kwalitatieve voordelen rapporteren organisaties die KCS toepassen de volgende kwantitatieve voordelen:

  • Sneller oplossen van vraagstukken
    • 50 – 60% korte oplostijd
    • 30 – 50% toename in oplossingen tijdens het eerste contact
  • Optimale inzet van personeel
    • 70% sneller bekwaam
    • 20 – 35% verbetering in behoud van werknemers
    • 20 – 40% toename in werknemerstevredenheid
  • Digitale diensten
    • Gebruik van self-service
    • tot 50% lost zelf vraagstukken op
  • Lerende organisatie
    • Bruikbare informatie aanleveren bij product management over vraagstukken die spelen
    • 10% afname van vraagstukken door problemen bij de wortel aan te pakken

In tegenstelling tot de abstracte theoretische modellen over impliciete en expliciete kennis geeft KCS concreet handen en voeten om kennisdeling integraal onderdeel te maken van de dagelijkse werkzaamheden op basis van vier concepten:

  1. Maak de content als bijproduct van het oplossen van vraagstukken.
  2. Ontwikkel de content verder tijdens het gebruik.
  3. Werk aan een kennisbank als collectief geheugen.
  4. Beloon leren, samenwerken, kennisdelen en verbeteren.
Lees verder…
oTranscribe - uitschrijven van gesproken teksten - transcriberen

oTranscribe: uitschrijven van gesproken teksten

Gesproken teksten van audio- of video-opnames zoals interviews uitschrijven is een lastig klusje. Je verstaat een woord niet, mist een woord doordat je werd afgeleid of maakt een typefout. Gratis online tekstverwerker oTranscribe is gespecialiseerd in het ondersteunen van dit zogenaamde transcriberen. Tijdens het afspelen van audio of video kun je de tekst intypen én met het toetsenbord snel pauzeren, terugspoelen en vertragen.

transcriberen: het overbrengen van gegevens van de ene informatiedrager naar een andere, waarbij de voor de ontvangende informatiedrager vereiste conversies worden uitgevoerd.

Lees verder…
Reeder

Koppensnellen met Reeder

Reeder is een app voor iPhone en iPad of macOS om snel te zien of er nieuws is op websites die je in de gaten wilt houden. Bij het opstarten loopt Reeder naar wens tientallen of honderden websites langs en somt de nieuwe artikelen zonder afleiding voor je op.

Afhankelijk van hoeveel tijd je hebt of het belang van de kop die je aantreft besluit je het artikel direct of later te lezen.

In de achtergrond maakt Reeder gebruik van de techniek RSS. Dankzij RSS hoef je niet zelf langs alle websites. Net zoals je mensen volgt op Twitter, Facebook, Google+ of LinkedIn kun je websites volgen via RSS. Superhandig, vooral voor sporadisch of onregelmatig bijgewerkte websites. RSS is gemeengoed, bijna iedere website heeft wel een zogenaamde “feed” waarvan je gratis gebruik kunt maken. Er zijn naast Reeder talloze andere apps om RSS-feeds te lezen, Reeder vind ik zelf het meest prettig werken.

Lees verder…

Een zaak van zacht werken - Ellen de Lange-Ros

Een zaak van zacht werken van Ellen de Lange-Ros (boek)

Het boek Een zaak van fans van ondernemerscoach Ellen de Lange-Ros is een roman voor ondernemers en zelfstandigen, over een meer intuïtieve manier van werken. Ellen beschrijft vijf stappen om meer ontspannen te werken. Op basis van mindfullness en passie maar dan zonder zweverig over te komen. Voor mensen die altijd druk-druk-druk zijn.

In het boek leert Robin manager Joris, hoedenverkoper Orlando, zelfstandig onderneemster Anna en zanger David zacht werken. Op een eigen manier met hun talenten aan de slag te gaan. Het boek gaat niet over passief inkomen en luieren.

Met de verhaallijnen van deze vijf personages draagt Ellen de stof vanuit vijf invalshoeken over. De romanvorm maakt lezen gemakkelijk en houdt je aandacht vast. Je vliegt door het boek heen. De praktische voorbeelden geven voldoende inspiratie om zelf aan de slag te gaan met de opdrachten voor jezelf waarmee ieder hoofdstuk afsluit.

Ellen schreef eerder Een zaak van fans waarin dezelfde personages alles leren over online marketing. De boeken kun je los van elkaar lezen. Het eerste boek heeft als focus “Ga niet failliet”, dit boek gaat over “Blijf gezond”. “Een zaak van zacht werken” attendeert je wel een paar keer, met name in het eerste hoofdstuk, op het bestaan van het ándere boek.

Lees verder…

Evernote Web Clipper

Alles wat je op het scherm ziet bewaren met Evernote-clippers

In plaats van de hele krant of een volledig tijdschrift knippen of scheuren mensen interessante delen los. Deze knipsels kun je in een (thematisch) plakboek bewaren. De digitale variant hiervan levert Evernote met zogenaamde clippers. Met een Evernote clipper bewaar je snel (delen van) wat je op het scherm ziet. Denk aan een uitsnede van een screenshot, een afbeelding, een artikel of zelfs een hele webpagina.

De clippers van Evernote zijn bedoeld om snel gegevens van het scherm te verzamelen met een korte aantekening van jezelf erbij. Webpagina’s verzamelen om later verder uit te zoeken verlost je bijvoorbeeld van al die open tabbladen in je webbrowser. Vanuit Evernote kun je de notities weer eenvoudig delen met anderen.

Evernote levert specifieke clippers voor Microsoft Windows, macOS, Android en iPhone/iPad. Daarnaast zijn er webclippers voor de meest gangbare webbrowsers zoals Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox en Microsoft Internet Explorer. Zoals gewend spitst Evernote zich toe om het maximale uit jouw favoriete werkomgeving te halen.

Lees verder…

TEDxMadison: TED Talk

Geef overal een TED talk!

Waarom zijn TED Talks zo’n succes? TED’s topvideo is door 15 miljoen mensen bekeken. Het aantal kijkers van de top 10 TED-video’s varieert tussen drie en de 15 miljoen. Zou je al deze video’s kunnen analyseren om tot een succesrecept te komen?

Jason Teteak analyseerde TED-video’s en maakt inzichtelijk wat TED-sprekers doen. Met als doel iedere spreker, ook jou, in staat te stellen iedere dag een TED Talk te geven.

Hieronder volgt een samenvatting van de video. Interessant onderwerp? Lees dan ook mijn samenvatting van het boek Meestersprekers.

Lees verder…

TED logo

TED en TEDx: ideas worth spreading

De doelstelling van de organisatie TED is het verspreiden van goede ideeën. Van oorsprong vertellen inspirerende sprekers in begrijpelijke taal in maximaal 18 minuten over uiteenlopende onderwerpen. Dankzij de videoregistraties verspreiden ideeën van geselecteerde TED talks wereldwijd. Er zijn inmiddels duizenden TED talk video’s in zo’n honderd talen beschikbaar. Door de onafhankelijk georganiseerde TEDx-evenementen komen er dagelijks video’s bij. Daarnaast komen er ieder jaar zo’n 10 korte boeken uit die de onderwerpen verder uitdiepen.

Lees verder…