Braintoss: je gedachten razendsnel vastleggen

Braintoss is een app voor iPhone waarmee je snel gesproken tekst, een foto of getypte tekst kunt vastleggen om te onthouden. Braintoss verstuurt je bericht naar een vooraf ingesteld e-mailadres. Toss your thoughts straight into your inbox.

Braintoss verrijkt je aantekeningen op de server en zet wat het hoort en ziet zo goed mogelijk om in tekst die je kunt kopiëren en plakken. De oorspronkelijk gesproken tekst of genomen foto komt als bijlage mee.

Braintoss downloaden: iPhone (inclusief Apple Watch) of Android

Capture met Braintoss

Iets vastleggen (capture) is de eerste stap in het productiviteitssysteem Getting Things Done (GTD) van David Allen. Het is de eerste stap naar een leeg hoofd, vandaar de naam Braintoss (uit je hoofd gooien). Met een plek voor het vastleggen van gedachten die je te binnen schieten voorkom je dat je geheugen je op onhandige momenten – bijvoorbeeld als je wilt gaan slapen – er opnieuw aan moet herinneren.

De knoppen in de Braintoss-interface wijzen voor zich:

1. Voice: Spreek een notitie in van maximaal 18 seconden (bluetooth headset werkt ook).
2. Image: Via Image kun je direct een foto maken, of een eerder gemaakte foto kiezen met de knop “ALBUM”. Braintoss kan een in de breedte genomen foto (landscape) van een visitekaartje verrijken met een vCard zodat je de gegevens niet over hoeft te typen.
3. Note: Met Note typ je zelf een notitie op je smartphone.

Braintoss kan overweg met meerdere e-mailadressen. Als je de knop wat langer aanraakt dan verschijnt er een pop-up waarmee je kiest naar wel e-mailadres je de aantekening wilt versturen.

Naast Braintoss heb ik nog steeds mijn GTD Notetaker Wallet bij me die pen, notitieboek en portemonnee combineert voorsituaties waarin het iets sneller of meer gepast is om wat op te schrijven.

Er zijn andere apps waarmee je snel iets kunt vastleggen. Evernote zelf bijvoorbeeld. Braintoss start sneller op omdat het alleen je gedachten wil vastleggen. Daarnaast hoeft het je notities niet te synchroniseren. Braintoss opent ook altijd met het scherm om snel iets op te nemen – geen andere afleiding.

In tegenstelling tot Captio en Drafts probeert Braintoss gesproken tekst om te zetten in tekst die je kunt kopiëren en plakken. Op een soortgelijke manier probeert Braintoss afbeeldingen te herkennen, waaronder QR-codes. Als het herkennen niet lukt dan stuurt Braintoss alleen “**Here’s your braintoss**” met het e-mailbericht mee. Je hebt dan altijd het attachment zelf nog. Braintoss stuurt je locatie met de afbeelding mee.

Na het downloaden krijg je eenmalig onderstaand scherm met korte uitleg.

In het volgende scherm kun je één of meerdere e-mailadressen (bijvoorbeeld zakelijk en privé) en een taal instellen. Na het versturen van het bericht kan Braintoss geluid maken en trillen – via de instellingen kun je dit uitschakelen. Als je je smartphone tegen je oor houdt alsof je belt bij het inspreken van notities, schakel dan Proximity sensor in zodat Braintoss het scherm de-activeert in plaats van de notitie verstuurt.

Met de knop Settings rechtsboven (zie eerste screenshot) kun je deze instellingen achteraf wijzigen. E-mailadressen verwijderen kan door te swipen.

E-mailintegratie met takenlijsten

Braintoss verstuurt e-mail met een bijlage. Vrijwel iedere app heeft een integratie met e-mail, bijvoorbeeld Remember The Milk, Toodledoo, Nozbe, Get It Done app, Asana of Evernote. En voor Dropbox is er een omlossing.

In de instellingen van dergelijke services kun je een geheim e-mailadres vinden via welke je taken of notities aan kunt maken. Voeg dat e-mailadres toe aan Braintoss om snel nieuwe taken aan te maken.

Braintoss koppelen aan Asana

Asana werkt met één algemeen e-mailadres en vraagt alle gebruikers e-mail met nieuwe taken te sturen naar x@mail.asana.com. In Asana stel je vervolgens per e-mailadres van de afzender in waar je de taak wilt aanmaken. Als je via Braintoss taken aan wilt maken in Asana moet je dus op een of andere manier de afzender van het e-mailadres aan Asana toevoegen.

Als je Gmail gebruikt kun je e-mail automatisch doorsturen:

1. Voeg je Gmail-adres aan de juiste werkomgeving in Asana toe zodat e-mail die je naar Asana stuurt goed terecht komt.
2. Open in Gmail Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP.
3. Klik op “Een doorstuuradres toevoegen” en voeg x@mail.asana.com toe.
4. Open Asana en klik in de nieuwe taak op de bevestigingslink.
5. Ververs Gmail.
6. Open Instellingen > Filters en maak een nieuw filter.
7. Filter op “Van” braintoss@braintoss.com en stuur door naar x@mail.asana.com. Kies voor “Postvak IN overslaan (Archiveren)” danwel “Verwijderen” van het bericht zelf zodat het niet in je inbox blijft staan. Het bericht staat immers in Asana.
8. Voeg nu aan Braintoss je Gmail-adres toe.

Als je gebruikmaakt van Microsoft Outlook, maak dan in plaats van een filter een regel aan. In de regel laat je e-mail van braintoss@braintoss.com doorsturen naar x@mail.asana.com en verwijderen. Als het doorsturen niet werkt, vraag dan je systeembeheerder je automatisch doorsturen toe te staan.

Wil de systeembeheerder automatisch doorsturen niet inschakelen? Dan kun je aan de slag met Zapier. Zapier is gemaakt om diensten aan elkaar te koppelen. Tot drie van dergelijke koppelingen is Zapier gratis te gebruiken. Hoewel je met Zapier e-mail direct aan Asana kunt koppelen werkt dat voor Braintoss niet goed genoeg. Je kunt namelijk geen attachments doorsturen en dat is met VOICE of IMAGE wel zo handig.

Zapier kan e-mailberichten doorsturen waarbij je zelf een afzender e-mailadres instelt:

1. Stel als Trigger “Email by Zapier” in. Het is handig als voorvoegsel voor het te kiezen e-mailadres de naam van de organisatie waarvoor je Braintoss inregelt te kiezen.
2. Voeg het gegenereerde e-mailadres toe aan Asana. Asana stuurt nu ter verificatie een e-mailbericht.
3. Kopieer en plak de link vanuit Zapier in je webbrowser om het e-mailadres te verifiëren en in te stellen waar je taken gericht aan dit e-mailadres aan wilt maken.
4. Stel als Action “Email by Zapier”  in en adresseer het bericht aan x@mail.asana.com. Neem onderwerp, bericht en attachment over. Vul als “From name” het gegenereerde e-mailadres weer in.

Opmaak e-mailbericht

Als je Braintoss een notitie met het woord “SETTINGS” stuurt dan ontvang je een e-mailbericht met alle instelmogelijkheden van het mailtje. Bijvoorbeeld:

• Footer
  on
• HTML
  on
• Caps
  off
• Thumbnails
  on
• AudioAttachment
  on
• TextAttachment
  on
• PictureAttachment
  on
• Prefix
  [Braintoss]
• Location
  on
• ImageRecognition
  on
• Transcribe
  on

De instellingen kun je op een soortgelijke manier aanpassen, stuur “set settingname value“, bijvoorbeeld: “set footer off” of “set caps on”.

Met “set plain” ontvang je in vervolg alleen een attachment. “set default” zet de standaardinstellingen terug.

Je kunt de instellingen per e-mailadres waarnaar je berichten stuurt inregelen.

Geen e-mail ontvangen van Braintoss?

Als je geen e-mailberichten van Braintoss ontvangt, kijk dan even in de map Junk of Spam van je e-mailprogramma. Om te voorkomen dat e-mailberichten van Braintoss ooit als spam worden gemarkeert stuurt Braintoss je direct een welkomstbericht met een korte instructie. Maar misschien heb je die stap gemist.

Sleep een mailtje van Braintoss naar je inbox of voeg ‘m toe als contactpersoon om te voorkomen dat volgende berichten worden gefilterd. Als je het mailtje echt niet kunt vinden, probeer het dan eerst eens met een ander e-mailadres. Werkt dat wel, dan ligt het toch echt aan de centrale verwerking van je e-mail.

Werkt het niet, controleer dan even of je iets ziet in de instellingen van Braintoss onder History, misschien heb je geen internetverbinding en staat het mailtje in de wacht. Neem anders contact op met Braintoss.

Toekomstige ontwikkelingen in Braintoss

Braintoss is een product van Email Handyman Richard Wolfe. Je kunt Braintoss volgen via Twitter of Facebook. Richard publiceert de Braintoss F.A.Q., bugs en features. Ik heb een Engelstalige video ingesproken voor Braintoss.

Zelf mis ik de foto’s die ik met Braintoss maak op mijn Filmrol (Camera roll). Ik begrijp de gedachte dat je dergelijke foto’s daar misschien niet wilt hebben maar ik heb gewoon liever ál mijn foto’s op Camera roll. Een ander klein detail is dat je foto’s alleen kunt nemen door op het scherm te tikken – nog niet met de volumeknop.

Het opnemen van geluid is gelimiteerd tot ongeveer 18 seconden. Dit blijft zo omdat gebruikers bij tragere netwerkverbindingen (3G) niet door hebben waarom het bericht niet door komt. Braintoss knippert oranje als je deze limiet nadert.

Veel apps met e-mailintegratie kunnen iets met het onderwerp van het bericht. Zo kun je in Evernote bijvoorbeeld een notitieboek of labels meegeven. Het zou mooi zijn als Braintoss daar een instelling voor maakt.