boekhouding

Boekhouding voor omzetbelasting (btw) en inkomstenbelasting opzetten

Begin 2010 schreef ik eenmanierom.nl in bij de KvK Gooi-, Eem- en Flevoland, vroeg een btw-nummer aan bij de belastingdienst en opende op advies van een boekhouder een aparte zakelijke bankrekening. Met een eigen onderneming moet je naast verschillende soorten belastingen (omzetbelasting/btw en inkomstenbelasting) een administratie bijhouden om kosten/investeringen aantoonbaar af te kunnen trekken van de winst en zo van belastingvoordelen voor ondernemers gebruik te maken.

Voor de mensen die zich afvragen hoe de administratie van eenmanierom.nl is geregeld zette ik samen met mijn boekhouder een aantal basisbegrippen op een rij die ik destijds niet gemakkelijk kon vinden. Eenmanierom.nl haalde in het begin als eenmanszaak inkomsten uit affiliatenetwerken (zoals Google AdSense en Affiliates.nl) en enkele kleinere opdrachten. Als die situatie op jou ook van toepassing is dan kun je veel uit het artikel halen.

Zoals je zult zien is het zelfs bij een relatief eenvoudige administratie zoals die van eenmanierom.nl al interessant om de administratie uit te besteden zodat je je kunt richten op je bedrijf in plaats van op btw- en inkomstenaangiftes (met balans en afschrijvingen). De korte samenvatting van hoe de administratie is geregeld is dus: uitbesteed, ieder z’n vak!

Zakelijke bankrekening

Het voordeel van een aparte zakelijke rekening en spaarrekening is dat de zakelijke transacties eenvoudig uit je rekeningafschriften te halen zijn, dat zijn ze dan namelijk allemaal. Voor het ontvangen van geld via iDeal of het uitvoeren van automatische incasso’s is een zakelijke rekening vereist. Het nadeel van een zakelijke rekening is dat je voor vrijwel alle diensten een klein bedrag aan abonnementskosten plus een nog kleiner bedrag per transactie betaalt.

De rente die je ontvangt op je zakelijke spaarrekening hoef je niet aan te geven.

Als het aantal transacties op je privérekening toeneemt dan kan de bank erachter komen dat je je privérekening zakelijk gebruikt. Ze zullen dan wijzen op de voorwaarden dat de privérekening niet voor zakelijk gebruik is en je alsnog over laten stappen. Dan heb je er een hoop werk aan om overal je nieuwe rekeningnummer door te geven.

Ten tijde van het schrijven van dit artikel berekende de ING Bank de laagste kosten.

Handelsregister Kamer van Koophandel en btw-nummer belastingdienst

Voor het starten van een onderneming moet je je verplicht inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Via het handelsregister is te achterhalen welke privé-persoon achter een onderneming zit wat ingeval van aansprakelijkheid en faillissement van belang is. Een eenmanszaak, vof, cv en maatschap kun je tegenwoordig direct inschrijven bij zowel de Kamer van Koophandel als de belastingdienst. Samen met een geldig legitimatiebewijs lever je het formulier “Voorbereiding Gemeenschappelijke Inschrijving Startende onderneming. Eenmanszaak, vof, cv en maatschap” dan in bij de Kamer van Koophandel.

Van de Kamer van Koophandel krijg je een nummer dat je ook moet vermelden op zakelijke correspondentie en je website. Ook de belastingdienst kent je een nummer toe, dat is voor eenmanszaken je burgerservicenummer (BSN, voorheen sofinummer) gevolgd door “.B0” en een volgnummer (beginnend bij ‘1’, je eerste eenmanszaak).

De belastingdienst laat je op basis van het formulier weten voor welke belastingen je in de administratie bent opgenomen. Naast de inkomstenbelasting is dat vrijwel altijd ook voor de omzetbelasting (btw). In geval van personeel komen daar loonheffingen bij, deze loonheffingen laat ik in dit artikel buiten beschouwing.

Als je inkomsten verdient via internet (verkopen goederen en/of diensten waaronder affiliate en banners) dan kun je ziet de belastingdienst je al snel als ondernemer. Als je echt gaat freelancen dan kun je vooraf duidelijkheid krijgen over of de belastingdienst je als ondernemer of werknemer ziet door een verklaring arbeidsrelatie (var) aan te vragen bij de Belastingdienst.

Omzetbelasting (btw)

Omzetbelasting of btw (belasting over de toegevoegde waarde) is een belasting die een overheid heft op de verkoop van producten of diensten.

Nederland voerde de omzetbelasting in 1934 in crisistijd in. Het was hier de bedoeling om met de opbrengst de gevolgen van de crisis tegen te gaan. Er werd toen door de regering gesteld dat dit een tijdelijke belasting zou zijn. Nochtans is zij nimmer afgeschaft, integendeel, haar succes was zo groot dat haar plaats in het belastingstelsel steeds belangrijker is geworden.

Bron: Wikipedia over Omzetbelasting

Afhankelijk van de dienst of het product gaat het om btw-percentages van 19% (hoog tarief), 6% (laag tarief) en 0% (nultarief).

Bij het starten van de onderneming heeft de belastingdienst op basis van de kernactiviteiten van je onderneming bepaald of deze btw-plichtig is. Zo ja dan brengt je onderneming btw op geleverde producten of diensten in rekening en mag zij aan leveranciers betaalde btw aftrekken. Het resterende bedrag aan btw maakt je onderneming over naar de belastingdienst.

Afhankelijk van de verwachte omzet is bij het inschrijven van de onderneming bepaald hoe vaak btw-aangifte moet worden gedaan (aangiftetijdvak): ieder jaar, ieder kwartaal of iedere maand. In een aangiftetijdvak neem je alle facturen mee op basis van factuurdatum. Als je nog geen geld hebt ontvangen van je afnemer dan betaal je toch btw en schiet je deze dus voor aan de belastingdienst. Af te dragen btw verlaagt de winst uit de onderneming.

Tip: Kleine ondernemingen hoeven tot een bepaald bedrag de btw niet (of slechts gedeeltelijk) af te dragen, zie voor huidige grensbedragen de Kleine-ondernemersregeling (KOR).

Als je altijd onder een bepaald bedrag blijft dan kun je ontheffing vragen van administratieve verplichtingen. Ook diensten van beroepsgroepen die vallen onder de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG) zijn vrijgesteld van btw.

N.B.: Exporteurs betalen binnen een land zoals iedereen btw en rekenen 0% bij verkoop (o.a. in Nederland en België). In deze situatie komt het voor dat de terug te ontvangen btw groter uitvalt dan de af te dragen btw en keert de belastingdienst het verschil uit.

Voor de aangifte btw administreer je dus de btw op alle facturen apart en neem je facturen mee waarvan de factuurdatum in het aangiftetijdvak valt. Let daarnaast op de Kleine-ondernemingsregeling (KOR).

Inkomstenbelasting: overige inkomsten of winst  uit onderneming?

Op de belastingaangifte voor de inkomstenbelasting kun je je extra inkomsten op twee manieren opgeven: als “overige inkomsten” of als “winst uit onderneming”. In beide gevallen geef je de winst op (opbrengsten – gemaakte kosten) als inkomen waarover je een belastingtarief betaalt afhankelijk van de belastingschijf waarin je terecht komt. Je winst is dus bruto inkomen waarover je nog loonheffing moet betalen.

De post “resultaat uit overig werk” is bedoeld voor freelancers, gastouders, bijverdiensten en eenmalige werkzaamheden zoals het geven van een gastcollege of deelname aan een medisch onderzoek.

Bij structurele inkomsten (onder andere met meerdere opdrachtgevers) kan de belastingdienst je zien als ondernemer en mag je de winst opgeven als “winst uit onderneming”. Dat is interessant omdat je dan aftrekposten mag opvoeren zoals startersaftrek, MKB-winstvrijstelling, zelfstandigenaftrek en aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Op de meeste aftrekposten is het urencriterium van toepassing: er moet 1225 uur per jaar worden gewerkt in de onderneming (dat is meer dan 20 uur per week in een jaar van 52 weken)*. Naast deze extra eisen moet je een balans meesturen met je belastingaangifte.

Sinds 2010 is het urencriterium niet van toepassing op de MKB-winstvrijstelling en kan de winst met een bepaald percentage worden verlaagd voordat (inkomsten)belasting wordt geheven. Dit maakt dat het voor meer mensen interessant is om als ondernemer behandeld te worden.

N.B.: Het urencriterium lijkt vanaf 2012 een omzetcriterium te worden, interessant voor slimme en parttime ondernemers!

Kosten van de onderneming

Naast de btw die je betaalt over inkopen zoals apparatuur, software en diensten mag je de zakelijke kosten van dergelijke investeringen, inclusief btw, van de omzet aftrekken. Op sommige producten is geen btw van toepassing, zoals postzegels.

Let op: Sommige bedrijfskosten, zoals boetes, zijn niet aftrekbaar. Anderen gedeeltelijk (zoals representatiekosten waarvan je 73,5% mag aftrekken). Het niet-aftrekbare gedeelte maak je ofwel terug over vanaf een privé-rekening of je laat het inboeken als privé-opname.

Grotere investeringen moet je afschrijven

Bedrijfsmiddelen zoals apparatuur en software gaan een aantal jaren mee. Vanaf een bepaald aankoopbedrag (€450 in 2011) mag per jaar maximaal 20% van worden afgeschreven. De boekhouding wordt hierdoor helaas wel ingewikkelder. Voor een PC van €600 is de afschrijving het eerste jaar €120. Het tweede jaar is de PC dan €480 waard en mag €96 worden afgeschreven, etc.

Tijdens de crisis was het gemakkelijker. Er mocht in 2009, 2010 en 2011 50% per jaar worden afgeschreven om investeringen te stimuleren. Stel je schaft in 2010 een PC aan t.w.v. €600, dan trek je in 2010 en in 2011 €300 van de winst af.

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)

Kijk naar de investeringsregelingen om te zien wat de overheid stimuleert. Zo is er een kleinschaligheidsinvesteringsaftrek die je honderden of duizenden euro’s bespaart als je investeert vanaf een bepaald bedrag (drempel €2300, middelen tellen mee vanaf €450 in 2014). Combineer bijvoorbeeld de aanschaf van PC’s, laptops, tablets of smartphones.

Administratieve handelingen eenmanierom.nl

De administratie van eenmanierom.nl wordt gedaan door een boekhouder zodat ik me niet bezig hoef te houden met het apart administreren van btw, het invullen van aangiftes met balans en het goed registreren van transacties rekening houdend met afschrijvingen. Daarvoor betaal ik een vast maandtarief en een bedrag per aangifte.

Voor facturen heb ik twee bakjes:

  1. Wacht op transactie
    Hierin belanden facturen die nog niet zichtbaar zijn als af- of bijschrijving op mijn  bankrekening. Bijvoorbeeld facturen die ik heb verstuurd maar die nog niet zijn betaald en meldingen van affiliate programma’s die aangeven een betaling uit te gaan voeren. De factuur print ik bij het afhandelen van mijn e-mail.
  2. Transacties
    Facturen en bonnetjes van door de bank verwerkte af- of bijschrijvingen stop ik in dit bakje.

Wekelijks vergelijk ik de “Wacht op transactie” met de af- en bijschriften bij de bank. Indien van toepassing verplaats ik de factuur van bakje twee naar bakje één of neem contact op met de debiteur.

Iedere eerste dag van de maand loop ik alle transacties even na om te verifiëren dat ik alle facturen en bonnetjes heb. De transacties plak ik, tesamen met het huidige saldo op mijn rekeningen als controle-getal, in een Google Docs Spreadsheet waar de boekhouder toegang toe heeft. Voor de verdere verwerking betaal ik een vast bedrag per maand betaal plus een bedrag per aangifte (inkomstenbelasting en btw).

Als ik (inkomsten)belastingen, het niet-aftrekbare deel van bedrijfskosten en overige privé uitgaven betaalde van mijn zakelijke rekening dan geef ik die ook door aan de boekhouder zodat de balans weer klopt.

In eerste instantie inderdaad analoog zodat de boekhouder zeker weet dat ik correct omspring met de oorspronkelijke vorm van de facturen met alle benodigde gegevens erop (zoals btw). Later stappen we wellicht over op digitaal aanleveren maar op zich werkt het zo prima.

Tips:

  • Het Geldboek voor ondernemers van Nibud geeft helder inzicht in het opzetten van een administratie met aandacht voor inkomsten, uitgaven, schulden, verzekeringen, belastingen en aftrekposten.
  • Na enige tijd krijg je van de Stichting Reprorecht een factuur. Als ZZP-er hoef je geen reprorecht te betalen, in mijn geval heb ik niet eens een kopieerapparaat. Via de website kun je eenvoudig via een bezwaarschrift een creditering aanvragen die je dan binnen een week of drie ontvangt. De benodigde inloggegevens (debiteurnummer en toegangscode) staan netjes op de factuur vermeld. Als je al betaald hebt dan krijg je het geld teruggestort.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *