Bijlage vergeten? Outlook en Gmail kunnen je herinneren!

Je kent het vast wel. Je verstuurt een e-mailbericht waarna je je bedenkt dat je het bijlage vergeten bent mee te sturen. Als workaround kun je jezelf aanleren zodra je bijlage of attachment typt meteen het bestand bij te voegen. Of automatisch verzenden van e-mail uitschakelen, zodat je ook andere oeps-vergeten foutjes kunt herstellen.

In dit artikel lees je hoe je deze twee zaken kunt regelen voor Microsoft Outlook en Gmail:

1. Een pop-up die vraagt of je het e-mailbericht echt wilt versturen als je in de tekst een bijlage noemt maar deze nog niet hebt;
2. Bedenktijd na het versturen van een e-mailbericht.

Lees vooral ook het artikel van Taco Oosterkamp “Maak vooral meer fouten! / Email wegsturen)” over het handmatig (met F9 of de knop Verzenden/ontvangen) in plaats van automatisch verzenden van e-mail. Vaak denk je vlak na het versturen “oeps attachment vergeten” en met handmatig verzenden kun je het bericht dan nog bewerken. De oplossing van Taco is misschien voldoende voor je en werkt ook bij andere “oeps” momenten ;-)

Bijlage vergeten in Microsoft Outlook

Wist je dat Ctrl+Enter de sneltoets is om een bericht te versturen via Outlook? Die combinatie heb je vast ook wel eens per ongeluk ingedrukt waardoor je een half bericht verstuurde. En iedereen herkent het versturen van een bericht waarna je denkt “oeps!”. Je vergat nog iets te schrijven, een bijlage toe te voegen, iets na te vragen bij een collega of je bedacht je over de toonzetting. Outlook kent een instelling “Send immediately when connected” die je uit kunt schakelen. Outlook verstuurt in vervolg de e-mail pas zodra je op verzenden/ontvangen (F9) hebt gedrukt. Outlook waarschuwt je afsluit en nog niet alle e-mailberichten hebt verstuurd dus je hoeft je geen zorgen te maken dat je vergeet op verzenden/ontvangen (F9) te klikken.

Specifiek voor vergeten bijlages kent Microsoft Outlook 2013 de instelling “Warn me when I send a message that may be missing an attachment”! Dus als je die versie hebt dan kun je dat vinkje aanzetten en de rest van deze tekst overslaan.

Voor eerdere versies van Microsoft Outlook heeft Mark Bird de macro Outlook Attachment Reminder geschreven. Bij het versturen van een e-mailbericht kijkt de macro of het bericht het woord “attachment” bevat. Als dat het geval is dan controleert de macro of je een attachment hebt meegestuurd. Zo niet dan verschijnt er een popup die je vraagt of je het bericht echt wilt versturen zonder attachment: “It appears that you mean to send an attachment, but there is no attachment to this message. Do you still want to send?”

Als je op Ja klikt wordt het bericht toch verstuurd, klik je op Nee dan kun je bericht nog aanpassen en dan opnieuw verzenden. Zo kun je het versturen van attachments en bijlagen dus niet meer vergeten!

Outlook Attachment Reminder is een macro voor Microsoft Outlook. Macro’s voeg je toe in Microsoft Outlook via de Visual Basic Editor.

1. Open de Visual Basic Editor met ALT-F11.
2. Aan de linkerkant verschijnt nu een boomstructuur (menu) met Project1. Als je deze opent dan verschijnt “Microsoft Office Outlook -objecten” (Microsoft Outlook Objects). Onder deze optie verschijnt “ThisOutlookSession”. Dubbelklik daarop.
3. Aan de rechterkant verschijnt nu een wit venster. Kopieer de macro van Mark Bird op deze plek. Of neem mijn versie van de macro die op zowel het woord “attachment” als het woord “bijlage” reageert en niet triggert op berichten waar je op reageert of die je doorstuurt.
4. Sla de macro op met CTRL+S (of de disketteknop in de werkbalk).

Macro beveiligingsniveau en het ondertekenen met een digitaal certificaat

Microsoft Outlook kan zo worden ingesteld dat macro’s niet uitgevoerd mogen worden. Controleer of macro ingeschakeld zijn via Extra>Macro>Beveiliging. Of in nieuwere versies van Office het Trust Center (File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings).

De macro werkt niet als de optie “Geen waarschuwingen en alle macro’s uitschakelen” actief is. Start Outlook maar eens opnieuw op en stuur een testbericht. Je krijgt geen foutmelding – er gebeurt gewoon niets.

De macro werkt natuurlijk wel met de optie “Geen beveiligingscontrole voor macro’s (niet aanbevolen)”. Deze optie is “niet aanbevolen” door Microsoft omdat deze misbruikt kan worden door computervirussen. Standaard werkt de macro wel veilig met de optie “Waarschuwingen voor alle macro’s” actief. De volgende popup verschijnt echter bij iedere start van Microsoft Outlook 2003.

In Microsoft Outlook 2007 verschijnt de volgende popup.

De popup in Microsoft Outlook kun je overslaan door de macro te ondertekenen met een digitaal certificaat. Als de macro ondertekend is dan zal in Microsoft Outlook 2007 de knop “Alle documenten van deze uitgever vertrouwen” actief worden. In Microsoft Outlook 2003 verschijnt een extra te activeren vinkje in de popup: “Macro’s die afkomstig zijn van deze uitgever, altijd vertrouwen”.

Je kunt een digitaal certificaat voor persoonlijk gebruik maken met de tool selfcert.exe. Deze tool is door Microsoft meegeleverd met Microsoft Office. De locatie van deze tool is afhankelijk van de versie van Microsoft Office.

• Microsoft Office 2003
  “C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\selfcert.exe”
• Microsoft Office 2007
  “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\selfcert.exe”
• Microsoft Office 2010
  “C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\selfcert.exe”

Geef in deze tool een naam aan het certificaat zoals ik in het screenshot hieronder mijn eigen naam heb gebruikt.

Nadat je een eigen certificaat hebt gemaakt kun je je eigen macro “ondertekenen” via de Visual Basic Editor.

1. Open de Visual Basic Editor met ALT-F11.
2. Aan de linkerkant verschijnt nu een boomstructuur (menu) met Project1. Als je deze opent dan verschijnt “Microsoft Office Outlook -objecten” (Microsoft Outlook Objects). Onder deze optie verschijnt “ThisOutlookSession”. Dubbelklik daarop.
3. Aan de rechterkant verschijnt de macro. Kies nu voor de menu optie Extra>Digitale handtekening (Tools > Digital Signature…) en klik op Kiezen. Klik je eerder aangemaakte eigen certificaat aan en klik de openstaande schermen weg met OK.
4. Sla de macro op met CTRL+S (of de disketteknop in de werkbalk).

Bij het opnieuw opstarten van Microsoft Outlook 2007+ is de knop “Alle documenten van deze uitgever vertrouwen” (Trust all documents from this publisher) actief. Als je daarop eenmaal klikt dan vraagt Microsoft Outlook bij het opnieuw opstarten niet meer of je de macro vertrouwt. Bij Microsoft Outlook 2003 verschijnt een extra vinkje in de popup: “Macro’s die afkomstig zijn van deze uitgever, altijd vertrouwen”. Vink deze aan en klik op de knop Macro’s inschakelen.

Bijkomend voordeel van het ondertekenen van de macro is dat de macro ook werkt als het macro beveiligingsniveau wordt opgeschroefd naar “Waarschuwingen voor macro’s met een digitale handtekening. Alle macro’s zonder een digitale handtekening worden uitgeschakeld.”

Technische details

• Als de herinnering van Outlook Attachment Reminder niet werkt
  Als je geen herinnering ontvangt dan kan het zijn dat je een Handtekening gebruikt (iets met een logo onderaan het e-mailbericht). Microsoft Outlook telt dergelijke bestanden ook als attachments. Mark heeft het script zo geschreven dat je het hier eenvoudig op kunt aanpassen. Hoog het getal “0” in de volgende regel van het script op:intStandardAttachCount = 0
• Met welke versies van Microsoft Outlook werkt Outlook Attachment Reminder?
  De macro werkt in ieder geval in Microsoft Outlook 2003 en Microsoft Outlook 2007 (dat heb ik zelf getest). De macro werkt niet met Outlook Express (omdat je in deze variant geen macro’s kunt gebruiken, aldus Mark Bird).
• Outlook Attachment Reminder ook op het woord “bijlage” laten triggeren
  De macro van Mark Bird triggert op de tekst “attachment”. Om ook bij gebruik van het woord “bijlage” te triggeren heb ik deze regel:intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “attach”)veranderd naar:intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “attach”) + InStr(1, Left(strBody, intIn), “bijlage”)De functie InStr vult de variabele intIn met de numerieke positie waarop het woord “attach” begint. Als het woord niet gevonden kan worden is dat “0”.  Mijn uitbreiding telt daar de startpositie van het woord “bijlage” bij op.
• Outlook Attachment Reminder niet triggeren bij het beantwoorden en doorsturen
  De macro van Mark Bird triggert niet als je bericht de tekst “original message” bevat. Deze tekst wordt door de Engelstalige Outlook in een reply e-mailbericht geplaatst. Via Lifehacking.nl waar een deel van de tekst uit dit artikel te vinden is werd in de comments gevraagd om een scriptaanpassing opdat dit ook bij de Nederlandstalige versie van Outlook werkt.Om bij berichten waarop je een reageert (replies) of die je doorstuurt (forwards) de macro niet te triggeren heb ik de volgende regels vervangen:intIn = InStr(1, strBody, “original message”)If intIn = 0 Then intIn = Len(strBody)door:If Len(Item.ConversationIndex) = 44 Then intIn = Len(strBody)Door wat te Googlen vond ik dat de lengte van “ConversationIndex” bij nieuwe e-mailberichten altijd 44 is.

Bijlage vergeten in Gmail

Gmail let vanzelf op of je een woord gebruikt waarmee je verwijst naar een bijlage. Als er dan nog geen bijlage is dan krijg je vanzelf een pop-up te zien.

In Gmail kun je via Instellingen > Algemeen een annuleringsperiode verzenden instellen bij “Verzenden ongedaan maken”. Na het versturen van een bericht kun je bovenaan het scherm in een gele pop-up het verzenden nog ongedaan maken.