Onlangs kwam een familielid na een val in het ziekenhuis terecht. Betrokkenen zoals familie, vrienden en collega’s willen natuurlijk op de hoogte worden gehouden van veranderingen in de situatie van de patiënt en op bezoek komen. Deze zaken regelen kan de partner en naaste familie veel tijd aan communicatie kosten, tijd die nodig is om ook zelf tot rust te komen.
Qua communicatie blijken twee zaken van belang:
- Berichtgeving over de status van de patiënt
- Planning van bezoek voor een regelmatige doch gespreide aanloop
Berichtgeving over de status van de patiënt
Berichtgeving kan eenvoudig worden afgehandeld door regelmatig, bijvoorbeeld om de dag of als de situatie zich daartoe leent, een e-mailbericht te sturen. De e-mailadressen van de mensen die op de hoogte gehouden moeten worden zet je in de BCC zodat mensen elkaars gegevens niet zien. Dit is functioneel genoeg.
Planning van bezoek
Voor het zelf laten plannen van bezoek kun je gratis een Google Spreadsheet opzetten. In een Google Spreadsheet kunnen meerdere mensen tegelijkertijd bewerkingen uitvoeren. De wijzigingen worden direct bij iedereen doorgevoerd. Zelfs als je tegelijkertijd in hetzelfde spreadsheet werkt.
Via de Template Gallery van Google Docs vond ik een mooi sjabloon voor een weekplanning van Carlos Aurellano. Deze heb ik vertaald naar het Nederlands. Vervolgens heb ik alle tijden waar geen bezoek op mogelijk is verwijderd – in ons geval waren de bezoekuren van 09:00-21:00. Met rood heb ik vervolgens duidelijk gemaakt op welke tijdstippen bezoek niet praktisch is wegens therapie, maaltijden en de nodige rust. Bovenaan het werkblad en op de naam van het tabje heb ik de datum van de week weergegeven. Vervolgens heb ik het tabblad gekopieerd naar de volgende week en ook daar de datum weer aangepast.
Het resulterende Google Spreadsheet Template heb ik weer ter beschikking gesteld in de Template Gallery: Bezoekersplanning ziekenhuis, revalidatiecentrum of verzorgingstehuis. Dit kun je dus als uitgangspunt gebruiken. Klik daarvoor linksboven op “Deze sjabloon gebruiken” (Use this template).
Als je de bezoekersplanning zelf in de hand wilt houden dan kan dat. Met de knop Delen (Share) rechtsbovenin kun je het werkblad delen met andere mensen. Specifieke mensen kun je via e-mail uitnodigen waarbij je kunt aangeven of ze alleen mogen lezen of ook bewerken. Daarnaast kun je toegang geven aan “Te bewerken door iedereen die de link heeft” (Anyone with the link can edit) waarmee je bezoek zelf de mogelijkheid geeft om te plannen. Mensen kunnen direct typen in de cel van het tijdstip van bezoek – gemakkelijker kan niet.
N.B.: Openbaar op het web is ook een mogelijkheid maar dan kan echt iedereen het spreadsheet vinden en dat lijkt me ook weer niet de bedoeling.
Nu maar hopen dat je dit nooit zelf nodig hebt ;)
Alternatieven voor deze opzet via Google Calendar
Met afspraakeenheden (appointment slots) op de agenda van Google moet je al het bezoek toegang geven via een Google Account – als men die nog niet heeft dan moet men deze aan maken. Ook moet je alle uren als losse blokken aanmaken omdat bezoek zich anders voor de hele dag registreert.
PGGM helpt met het organiseren van hulp of mantelzorg binnen een groep familieleden, vrienden, kennissen en buren met WeHelpen. Je maakt een hulpnetwerk aan en nodigt familie, vrienden, kennissen en buren uit om hieraan mee te doen. Binnen deze groep heb je een agenda met een logboek en notitiepagina’s. Alleen leden van deze groep kunnen de inhoud zien. Zo is iedereen in het hulpnetwerk op de hoogte van taken, afspraken en bezoeken.
