Asana Logo Vertical

Asana: Alle taken van een organisatie op één plek

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Dit artikel gaat over de opzet van Asana en de interface, in een vervolgartikel ga ik dieper in op taken en projecten in Asana.

Binnen bedrijven gaat een hoop tijd verloren aan rompslomp. Vergaderingen, e-mail, hetzelfde verhaal meerdere keren afsteken. Meerdere lagen van management en bureaucratie om neuzen dezelfde kant op te houden. En nog steeds valt er genoeg tussen wal en schip, missen we deadlines en halen we doelstellingen niet.

Asana versoepelt sinds juni 2010 het samenwerken in groepen met een handig overzicht van taken en de bijbehorende discussies. Inmiddels werken tienduizenden teams met Asana aan miljoenen taken. Deze teams geven aan 60-90% minder e-mail te verwerken. Met Asana als centrale tool voor taken heeft iedereen altijd toegang tot de juiste informatie. Werken met Asana tilt voortgangsrapportages en vergaderingen naar een hoger niveau omdat de basale statusinformatie en discussie al geregeld is. Een feest voor projectleiders!

Asana bewaart de gegevens van gebruikers in Amazon’s Relational Database Service (RDS). De database is gesynchroniseerd zodat Asana in geval van storingen binnen seconden weer operationeel kan zijn. Daarnaast maakt Asana regelmatig snapshots van de database. Deze snapshots bewaart Asana in een ander datacentrum om eventuele storingen rondom Amazon op te kunnen vangen.

Asana Logo Horizontal

Versplinterde takenlijsten binnen organisaties

De makers van Asana hebben bij hun eerdere werkgevers Google en Facebook diverse tools geprobeerd: e-mail, wiki’s, whiteboards, Microsoft Project, Microsoft Excel en Google Docs. Ze zijn allemaal of te omslachtig om persoonlijke taken te beheren waardoor gebruikers een eigen takenlijst bijhouden en het centrale overzicht kwijt zijn. Of ze dwingen te veel of te weinig structuur af waardoor mensen terugvallen op e-mail. Zo kun je in wiki’s taken niet eenvoudig op een andere manier weergeven, van een spreadsheet geen melding krijgen als er een specifieke rij is gewijzigd en middenin een document geen discussie voeren zonder het document onoverzichtelijk te maken.

Asana wil het verwerken van taken zo snel en gemakkelijk maken als werken met de tekstverwerker Notepad. Zodat je zelfs als individu liever met Asana werkt. Want áls mensen voor taken terugvallen op Notepad, de agenda of pen en papier dan is er weer veel coördinatie nodig om inzicht in de status te krijgen. Veel ontwikkelaars bij Asana werken volgens Getting Things Done dus Asana ondersteunt die werkwijze. Asana is in de basis al geschikt voor zowel een persoonlijke takenlijst als een project.

Asana is flexibel: je kunt er je eigen processen in kwijt. In Asana geef je taken eenvoudig meerdere eigenschappen mee. Zoals wie verantwoordelijk is voor de uitvoering of bij welk project de taak hoort. Als je de volgorde van taken verandert tijdens een vergadering dan werkt dat direct door in de takenlijst van teamleden. En als je een specifieke taak wilt volgen dan kan dat met een druk op de knop. Je krijgt dan van Asana een melding als er iets verandert, zonder dat het teamlid eraan hoeft te denken jou op de hoogte te brengen.

Groepsleden die voorlopig liever via e-mail werken kunnen toch gemakkelijk meedoen dankzij de naadloze integratie met e-mail.

Asana webinterface

Asana werkt in moderne webbrowsers zoals Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari en Internet Explorer 10+. Asana maakt volop gebruik van nieuwe technieken zoals HTML5, CSS3 en Javascript. Omdat er wegens de verschillende manieren waarop browsers met deze nieuwe technieken omgaan dingen mis kunnen gaan, kun je Asana alleen met een moderne webbrowser gebruiken.

De webinterface van Asana bestaat uit drie onderdelen. Met het zijpaneel aan de linkerkant navigeer je binnen je werkruimtes (organisation of workspace), met linkjes naar je eigen taken (My Tasks), meest actieve projecten (Projects) en eventuele opgeslagen zoekopdrachten. Dit zijpaneel kun je sluiten als je de schermruimte liever gebruikt voor taken of andere zaken.

Asana interface

Iedere workspace of team binnen een organisatie heeft een kalenderweergave voor taken met een deadline. De kalenderweergave kun je ook aanspreken na een zoekopdracht zodat je iedere dwarsdoorsnede van taken kunt maken die je wilt. Omdat je zoekopdrachten kunt bewaren en delen is dat een handige manier van rapporteren. Vanuit de kalenderweergave kun je taken afvinken, toekennen aan iemand anders of van commentaar voorzien.

Asana Project Calendar

In het middelste gedeelte onder My Tasks zie je lijsten met taken, bijvoorbeeld de taken van een in het linkergedeelte geselecteerd project. Daarnaast vind je de Asana Inbox, een knop om snel zaken toe te voegen, het zoekvenster en help. Rechtsboven kun je schakelen tussen verschillende organisaties en workspaces en je profielinstellingen veranderen.

Het Project waar je in werkt staat is over de volle breedte zichtbaar bovenaan de takenlijst. Daaronder heb je snelle toegang tot List, Timeline, Calendars, Conversations, Progress en Files. In een vervolgartikel ga ik dieper in op taken en projecten in Asana.

Als je een taak aanklikt dan zie je in het rechterpaneel de details van de taak zoals verantwoordelijke, omschrijving en einddatum. Als je die gegevens niet nodig hebt dan kan Asana het taakvenster verbergen. Maak het weer zichtbaar door naast een taak op “>” te klikken.

Mocht je wat kleur willen geven aan de achtergrond, kies dan via Account Settings > Themes een ander thema.

De interface van Asana is Engelstalig. Er is een Google Chrome-extensie die de interface vertaalt.

Mocht je een taak afdrukken: Asana heeft er rekening mee gehouden dat alles netjes op papier komt.

Sneltoetsen in de Asana webinterface

Asana denkt er goed over na om handelingen zo snel en gemakkelijk mogelijk te maken. Zo min mogelijk klikken met de muis en uitgebreide ondersteuning van sneltoetsen.

Zo kun je bijvoorbeeld een taak snel een regel omhoog of omlaag verplaatsen met Ctrl+pijltje.

Sneltoetsen die je vaak gebruikt staan onderin het scherm. Met more open je de pop-up “Keyboard Shortcuts”. Als je Tab ingedrukt houdt dan onderstreept Asana letters waarmee je snel naar een veld springt. Asana somt de sneltoetsen ook op in de pop-ups die verschijnen als je een knop aanwijst.

Daarnaast kun je in de omschrijving van een taak of project en in een discussie onder een taak eenvoudig verwijzen naar een taak, project of persoon binnen dezelfde Asana-omgeving. Begin met het apenstaartje @ te typen, gevolgd door wat letters uit de naam. Asana maakt er direct een nette leesbare link van die je kunt aanklikken.

Handig om te weten: sommige acties, waaronder afronden en toewijzen, kun je in één keer op meerdere geselecteerde taken uitvoeren.

Asana Mobile

Als je Asana opent op een smartphone of tablet dan past de interface zich daarop aan. De gratis apps van Asana op iPhone en Android geven je – ook offline – toegang tot je taken op je smartphone via een native app. Als je op Asana inlogt met een Google-account dan log je zelfs automatisch in op de Android-app van Asana.

Asana on iPhone

Asana geeft een pop-up bij belangrijke wijzigingen aan taken. Je kunt de meldingen verder beperken via de instellingen. De badge van Asana geeft het aantal berichten in je Asana Inbox weer en verdwijnt zodra je inbox opent.

De apps zijn bestuurbaar met VoiceOver en Siri (iPhone) en Talkback (Android). Buiten de app zelf kun je je openstaande taken voor vandaag zien. Vanuit andere apps kun je taken aanmaken in Asana.

Asana Gmail

Met Asana voor Gmail kun je vanuit Gmail e-mailberichten omzetten naar Asana-taken en direct toewijzen en prioriteren. Je kunt vervolgens ook vanuit Gmail taken afvinken.

Je Asana account

Je kunt inloggen op Asana met een Google-account of een account binnen Asana aanmaken. Binnen Asana kun je meerdere e-mailadressen aan je account toevoegen. Zo kun je diverse samenwerkingsvormen samenvoegen in één account. Zowel organisations als workspaces.

Voeg meteen een herkenbare profielfoto toe zodat teamleden je gemakkelijk herkennen als verantwoordelijke of volger van een taak, of in een reactie op een taak. Met de Vacation Indicator geef je aan van wanneer tot wanneer je niet beschikbaar bent. Asana geeft je foto gedimd met een oranje randje weer zodat duidelijk is dat mensen van jou geen reactie hoeven te verwachten. Als je een einddatum meegeeft dan zien mensen direct wanneer je weer beschikbaar bent, anders staat er domweg “Away”.

Als je Asana al gebruikt en meerdere accounts hebt dan kun je deze eenvoudig samenvoegen. Als je een e-mailadres van een ander account toevoegt aan Asana dan vraagt Asana of je wilt samenvoegen. Het samengevoegde account geeft vervolgens toegang tot al je workspaces en organizations. De Personal Workspaces voegt Asana samen in één. Als je ooit begonnen bent met een Asana-account dan kun je op deze manier alsnog inloggen met je Google-account. Voeg je Gmail-adres toe aan Asana en log alsnog in met je Google-account.

Via je Account Settings kun je een e-mailadres koppelen aan een workspace. Zo komen activiteiten en herinneringen van zakelijke taken in je zakelijke inbox terecht. En komt e-mail die je verstuurt naar x@mail.asana.com terecht in de juiste workspace.

Asana workspaces

Aan je Asana-account kun je meerdere workspaces koppelen. Het idee achter een workspace is dat je deze aanmaakt voor de grootste groep mensen die aan een bepaalde doelstelling werkt. Taken en projecten maak je binnen een workspace aan.

Personal Projects

Personal Projects is een speciale workspace binnen Asana. Iedere Asana-gebruiker heeft deze privé-workspace. Projecten of taken zijn in principe privé. Je kunt ze expliciet delen met andere Asana-gebruikers waarna ze toegevoegd worden aan hun Personal Projects.

In tegenstelling tot een reguliere workspace krijgen anderen geen toegang tot de andere projecten in jouw workspace.

Asana voor organisaties (organizations)

De hoogste organisatorische eenheid binnen Asana is een organisatie. Asana voegt, net als Yammer, mensen die een account aanmaken met de domeinnaam van het bedrijf in hun e-mailadres automatisch toe aan de organisatie. De taken in Asana vormen op termijn het collectieve geheugen van je organisatie.

Specifiek aan een organisatie is dat je Asana kunt onderverdelen in teams (groepen mensen, bijvoorbeeld namen van afdelingen). Deze teams verschijnen in het linkerdeel van het scherm.

Na inloggen kunnen collega’s toegang vragen tot een team. Naar keuze krijgen gewezen of alle bestaande groepsleden een e-mailbericht met het verzoek de aanvraag te accorderen. Heel chic is het dat Asana het scherm van de nieuwe collega direct daarop bijwerkt. Verversen of uit- en inloggen is niet nodig.

In de Asana-guide staan tips om Asana te introduceren bij je team(leden), manager, IT-er en bedrijf.

Asana organization, teams, projects, tasks and comments

Converteren van workspace naar team

Als je al gebruik maakte van Asana Workspaces die je eigenlijk als team wilt onderbrengen in een organisatie dan kan dat.

Asana probeert zelf uit te vinden welke workspaces daarvoor in aanmerking komen. Als meer dan drie mensen dezelfde domeinnaam in hun e-mailadres hebben én de meerderheid van mensen maakt gebruik van diezelfde domeinnaam dan kun je waarschijnlijk zelf met een druk op de knop een workspace omzetten naar een team binnen een organisatie. Je hebt dan een extra menuoptie Convert into an Organization for [domeinnaam] bij de instellingen.

Geen menuoptie? Dan neem je contact op met Asana Support. In mijn ervaring is het binnen een paar uur al geregeld. Stuur de volgende gegevens mee:

  1. Primaire organisatie / workspace;
  2. Andere workspace die je wilt omzetten naar teams binnen de organisatie;
  3. E-maildomein.

Asana kan zelf geen projecten overzetten van de ene organisatie of workspace naar de andere. Gelukkig is er een tool om Asana-projecten te kopiëren waar je domweg je eigen API-sleutel in plakt.

Samenwerken in Asana

Samenwerken in Asana is eenvoudig. Je wijst een taak eenvoudig aan iemand anders toe door de naam te veranderen. Je collega krijgt daar bericht van, via de Inbox en indien gewenst via e-mail. Heel mooi is dat Asana alle schermen realtime bijwerkt.

Je kunt collega’s ook als volgers van een taak toewijzen. Dat werkt een beetje zoals CC in e-mail: Asana houdt volgers op de hoogte van wijzigingen aan een taak. Zo hoef je er dus niet aan te denken mensen op de hoogte te stellen van het afronden van een taak.

Door een project te volgen blijf je op de hoogte van nieuwe- en afgeronde taken binnen het project.

Als je een opmerking, afgeronde taak of bestand van een andere Asana-gebruiker op prijs stelt dan kun je dat laten zien met een druk op de knop van het hartje.

Tip: Hartjes kun je ook gebruiken om te stemmen op ideeën. Voeg ideeën toe aan een lijst in een project of “stem” voor een idee met een hartje. Sorteer de taken binnen het project vervolgens op hartjes.

Samenwerken met mensen buiten de organisatie

Bij sommige projecten wil je anderen buiten de organisatie betrekken. Denk aan leveranciers, klanten of misschien wel stagiairs. Je kunt met hen een project of taak delen. Type gewoon hun e-mailadres in om ze uit te nodigen voor een project of taak. Gasten (Guests) zien alleen datgene wat expliciet men hen is gedeeld.

Als je een project deelt met een gast dan kan deze binnen dat project taken toevoegen, bewerken, toewijzen, verwijderen en volgen. Gasten kunnen ook andere gasten toevoegen aan het project zodat een externe relevante collega’s kan betrekken. Gasten kunnen geen projecten verwijderen.

Via Edit Workspace Settings > Members kun je gasten toegang geven tot de hele workspace.

Als je Asana gratis gebruikt dan tellen gastaccounts mee als gebruiker.

Samenwerken met anderen via e-mail

Groepsleden die liever via e-mail werken hoeven niet in te loggen op Asana. Ze kunnen gewoon geattendeerd worden op taken en discussies over taken via e-mail. Asana verstuurt mailtjes over een taak op een manier waarop Microsoft Outlook ze als één discussie kan groeperen (threaded). Je kunt vanuit Outlook direct reageren op een taak, of deze bijvoorbeeld afvinken.

Reacties via e-mail worden door Asana verwerkt alsof iemand in Asana meedoet aan de discussie. Door te reageren met “<3” of te klikken op de link onderaan het mailtje kunnen mensen zelfs via e-mail een hartje geven aan de laatste reactie.

Met Asana voor Outlook kun je snel e-mailberichten omzetten naar of koppelen aan een taak.

Alles heeft binnen Asana een eigen permalink. Dat betekent dat de URL van Asana in de werkbalk van je webbrowser steeds verandert. Zo kun je snel een taak versturen naar een collega via een chattool of e-mail.

Asana Inbox in plaats van e-mail

Als je zelf regelmatig Asana gebruikt dan kun je de meldingen via e-mail uitschakelen. Asana Inbox geeft je een compact overzicht van alles wat voor jou van belang is. Met als voordeel dat je direct de laatste stand van zaken kunt zien in de gekoppelde taak. Als een taak of project niet interessant meer voor je is dan ontvolg je deze met één klik.

Je krijgt een nieuwe melding in je Asana Inbox als:

  • Iemand een taak aan je toewijst
  • Iemand een taak van je afneemt
  • Een taak die je volgt klaar is
  • Iemand een bestand toevoegt aan een taak die jij volgt
  • Iemand je als volger toevoegt aan een project
  • De einddatum van een van jouw taken verandert
  • De einddatum van een van jouw taken nadert
  • De startdatum (Premium-feature) van een van jouw taken nadert
  • Een van jouw taken vandaag af moet zijn
  • Er een reactie is op een van de taken die je volgt
  • Jouw reactie, bestand of afronden van een taak een hartje heeft gekregen
  • Een taak die je volgt een hartje heeft gekregen

Als er nieuwe items in Asana Inbox zijn dan is het icoon van Inbox blauw en zie je een stip op het Asana-tabblad in je webbrowser. Vink items af om ze naar het tabblad Archive van de Inbox te verplaatsen. Vanaf daar kun je ze eventueel weer terugplaatsen.

Asana Conversations

Soms wil je gewoon een vraag stellen of een idee voorleggen in plaats van direct een taak aanmaken. Start dan een conversatie (conversation) binnen een Asana team.

Alle teamleden krijgen een melding van een nieuw gesprek, updates gaan alleen naar deelnemers. Een discussie volgen of juist niet meer volgen is eenvoudig.

Net als binnen taken kun je eenvoudig verwijzen naar taken, projecten en teamleden. Ook bestanden en hartjes werken hetzelfde.

Asana Hacks

Asana stelt een aantal hacks beschikbaar via de instellingen van je account. Sommige zijn leuk, andere zijn nog experimenten. Ze kunnen op ieder moment vervallen en werken misschien niet helemaal soepel. Bijvoorbeeld:

  • Celebrations: Een incidentele verrassing als je een taak afvinkt.
  • Inbox Counter: Teller voor de notificaties in je inbox.
  • Inbox Snooze: Onderdrukt een uur lang de notificaties van je inbox.
  • Reminder Tasks from Inbox: Nieuwe taak aanmaken voor jezelf om je te herinneren aan de taak die je voorbij zag komen.
  • Follow-up Tasks from Task Pane: Idem, maar dan vanaf het menu in een taak. Deze optie opent eerst een pop-up.
  • Team Celebration Box: Voegt een klein vakje toe met taken die je teamleden voltooien zodat je je waardering kunt uiten met een hartje.
  • Tab+B: Voor momenten waarop je de neiging om naar schattige katjes te kijken niet kunt onderdrukken.
  • Add up Numbers in Brackets: Optellen van nummers die beginnen met een [nummer tussen blokhaken], bijvoorbeeld voor scrum planningspoker.

Integraties met Asana

Asana publiceert de tools waarmee integraties mogelijk zijn. Asana integreert met Microsoft Teams en Slack zodat je in de chat snel projecttaken bij de hand hebt. Er zijn apps voor Gantt charts, sprintboards en mindmaps en integraties met Github (sync met commits), WordPress (dashboard van taken), Alfred (snel taken invoeren met macOS) en WuFoo (taken aanmaken via formulieren, ook door eindgebruikers).

Met Zapier, Cloudwork en IFTTT koppel je diensten op het web aan elkaar. Zo kun je met Wufoo formulieren maken die via een zogenaamde zap door Zapier als een taak in Asana verschijnen. Mailchimp, Evernote, HipChat, Jira en Zendesk zijn voorbeelden van diensten die je op deze manier aan Asana koppelt.

Hoewel IFTTT nog geen ondersteuning voor Asana heeft kun je vanuit IFTTT wel taken naar Asana mailen. Zo kun je zelfs taken via iPhone Siri toevoegen aan Asana.

Evernote-gebruikers kunnen met TaskClone regels met een vinkje ervoor vanuit een Evernote-notitie omzetten naar een taak in Asana.

Meer dan lijsten rapporteren kan nog niet in Asana. Daarvoor kun je projecten naar CSV (of JSON) exporteren om zelf in Excel een rapport samen te stellen. Of kijk eens naar de Asana-rapportage van Weekdone. Daarnaast is er Asana2sql om via de Asana API gegevens te exporteren en synchroniseren.

Asana Premium

Asana is gratis tot 15 gebruikers per workspace of team. Er is geen limiet op het aantal projecten en taken. Vanaf 15 gebruikers lopen de kosten voor Asana Premium, afhankelijk van het aantal mensen binnen een team of organisatie, langzaam op tot $10 per gebruiker per maand.

Gastaccounts tellen mee in de limiet van 15 gebruikers per workspace of team voor de gratis versie van Asana. Bij Asana Premium is het aantal gastgebruikers ongelimiteerd en tellen alleen teamleden mee.

In de gratis versie van Asana kan iedereen teams aanmaken. Premium-klanten kunnen teams zo instellen dat nieuwe leden goedgekeurd moeten worden. Of teams verbergen zodat nieuwe leden alleen op uitnodiging lid kunnen worden. Of juist openbaar maken zodat collega’s zonder lid te worden kunnen zien wat er speelt.

Premium-klanten kunnen een project delen met een selecte groep mensen of mensen alleen laten reageren op bestaande taken. Gratis gebruikers kunnen een project privé voor zichzelf maken of een project aanmaken in de Personal Workspace en vanuit daar delen met anderen.

Premium-klanten kunnen relaties tussen taken leggen (dependencies, wachten op). Daarnaast kunnen zij een project weergeven als tijdslijn (Gant chart) of een overzicht van projecten genereren in een Portfolio.

Premium-klanten kunnen Asana beheren. Denk aan instellingen die inloggen beveiligen (inloggen via SAML, Google-accounts of sterke wachtwoorden afdwingen), gebruikers en teams beheren (gebruikersgegevens exporteren en taken delegeren bij uitdiensttreding) en facturen te centraliseren. Daarnaast kunnen zij extra velden (custom fields) toevoegen aan Asana en zo bijvoorbeeld de voortgang van een taak opdelen in processtappen.

Studenten met een .edu-e-mailadres mogen Asana gratis gebruiken als zij samenwerken met meer dan 5 anderen. En ook voor non-profit-organisaties is er korting.

Asana API voor ontwikkelaars

Asana wil een platform zijn ter ondersteuning van alle taken die je binnen een organisatie op een proces- of projectmatige manier kunt aanpakken. Bijvoorbeeld het selectietraject van sollicitanten, het inwerken van nieuwe collega’s, CRM, support ticket management, discussies en het oplossen van fouten in software (bugs). Asana gebruikt zelf voor al deze taken Asana zodat alle werkzaamheden binnen de organisatie in één systeem beschikbaar zijn.

Ieder van deze tools heeft op dit moment eigen tools met een eigen interface. De ontwikkelaars van deze tools bedenken allemaal manieren om taken te doorzoeken, te delen en toegang tot onderdelen te beperken. De tools ontwikkelen uiteindelijk meldingen en een manier om taken te volgen. En manieren om de taken op een andere manier weer te geven, bijvoorbeeld vanuit het perspectief van een collega of een project. Of als gantt chart of mindmap.

Asana stelt een API beschikbaar voor ontwikkelaars waarop bedrijven op termijn deze functionaliteit op Asana kunnen bouwen.

Asana deelt onderliggende frameworks zoals Kraken en deelt kennis over ontwikkelen via het Asana Engineering Blog.

Op de hoogte blijven van Asana

Op de lange termijn werkt Asana aan een platform waarop uiteindelijk andere organisaties workflowachtige applicaties op kunnen ontwikkelen. Op het Asana-blog lees je waar Asana aan werkt. Asana blikt regelmatig terug en doet dan verslag in een zogenaamde “Episode Summary”. Qua volgorde prioriteert Asana ontwikkelinginspanningen als stability > speed > features.

Blijf op de hoogte van Asana via Twitter, Facebook of het blog. Asana informeert open over de werkcultuur, technische architectuur en de oorzaak van storingen. Raadpleeg in geval van storing Asana Status.

Voor vragen kun je de handleiding raadplegen, waar de hele organisatie aan meewerkt. De Asana Forum is een forum waar je van gedachten kunt wisselen met andere Asana-klanten en Asana-medewerkers. Of stel je vraag aan Asana Support of op Quora. Je krijgt snel een goed antwoord.

6 gedachten over “Asana: Alle taken van een organisatie op één plek

  1. Pieter schreef:

    Hoi Patrick,

    Goed artikel, wel een vraag…

    Weet jij of het mogelijk is om aan de taken in Asana een tijd te koppelen? Zodat je ook een beter beeld kan krijgen van de werkvoorraad naar de toekomst toe?

    Groet,

    Pieter

  2. Nick Verhulst schreef:

    Dag Patrick,

    wat betreft Asana : wat is de beste manier om aan één iemand een berichtje te sturen (waarbij de andere team-of projectleden) dit berichtje niet kunnen zien ? Daar ben ik nog niet achter gekomen. Met dank, Nick Verhulst

Geef een reactie

Je reactie verschijnt pas na goedkeuring. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *