Asana Logo Vertical

Taken en projecten in Asana

Met Asana kun je de werkzaamheden (taken) binnen een organisatie centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Asana wil het verwerken van taken zo snel en gemakkelijk maken als werken met de tekstverwerker Notepad. Zodat je Asana graag als persoonlijke takenlijst gebruikt. Want áls mensen voor taken terugvallen op Notepad, de agenda of pen en papier dan is er weer veel coördinatie nodig om inzicht in de status te krijgen.

In een eerder artikel over Asana beschreef ik:

  • de gedachte achter het product;
  • de interface;
  • de organisatorische indeling in organizations en teams danwel workspaces;
  • de mogelijkheden tot samenwerking;
  • integraties en de API.

Dit artikel vertelt over de mogelijkheden van taken en de groepering van taken in projecten.

Asana Logo Horizontal

Taken in Asana

Bij Asana staat de taak centraal. Ambitieuze doelstellingen breek je op in kleine stappen, wijs je aan iemand toe en volg je tot ze uitgevoerd zijn. Vanuit de gedachte: “Hoe eet je een olifant? Stukje-voor-stukje.” maak je zo van alles: van software tot skyscrapers. Door het expliciet toewijzen van een taak blijft duidelijk bij wie de bal ligt om de taak vooruit te helpen.

Taken toevoegen aan Asana is gemakkelijk. Je voert ze gewoon regel voor regel in het middelste gedeelte van Asana in, net zoals je in een tekstverwerker zoals Notepad zou doen. Na iedere taak druk je op [ENTER].

Heb je ergens al een lijstje met taken? Dan kun je gewoon kopiëren en plakken in Asana.

Asana heeft direct al een voordeel ten opzichte van een tekstverwerker als Notepad. Je kunt de volgorde van taken snel veranderen met je toetsenbord. Een geselecteerde taak verplaats je met Ctrl/Cmd en de pijltjes omhoog/omlaag.

Als je graag nummers ziet voor je taken, zodat je er bijvoorbeeld tijdens een overleg naar kunt verwijzen, schakel dan “Show task row numbers” in via je profielinstellingen. Daar kun je de lijst ook wat compacter maken (minder witruimte boven en onder de taak).

Asana taak met bijlage

Je kunt natuurlijk meer toevoegen dan alleen de titel van een taak zoals bovenstaand screenshot van het taakvenster laat zien. Bovenaan de taak kun je kiezen voor:

  • Verantwoordelijke (Assignee): wie zorgt voor afronding van deze taak?
  • Einddatum (Due Date): wanneer wil je deze taak gedaan hebben? Vanaf een week voor tijd herinnert Asana de verantwoordelijke aan deze taak.
  • Startdatum (Start Date) – Premium-feature: wanneer wil je aan deze taak beginnen? Asana herinnert de verantwoordelijke aan deze taak.
  • Subtaken (Subtasks): onderverdeling binnen de taak zelf.
  • Tags: om snel soortgelijke taken binnen een project te vinden, of binnen de hele workspace/team.
  • Bestanden (Files): geüploade bestanden van je computer (tot 100MB) of gekoppelde bestanden via Dropbox, Google Drive of Box.
  • Hartje (Heart): je waardering voor een taak (like), ook te gebruiken om te stemmen.
  • Stopwatch: als je de koppeling met Harvest hebt geactiveerd dan kun je bestede tijd bijhouden met een stopwatch.
  • Slotje: Sommige taken zijn alleen zichtbaar voor jou, de eigenaar van de taak en eventuele volgers. Asana geeft dat aan met een slotje. Klik op het slotje om de taak voor de hele organisatie zichtbaar te maken.

Het middengedeelte van het taakvenster bestaat uit:

  • Projecten: Direct onder het menu van een taak somt Asana de betrokken projecten op, eventueel gevolgd door de sectie.
  • Afvinkvakje: Om de taak af te vinken. Ctrl/Cmd+ENTER is de sneltoets.
  • Titel: De titel van de taak zelf heeft een grote letter en staat naast het vakje om de taak af te vinken.
  • Notities: In het grotere vak onder de titel kun je notities over de taak zelf kwijt. Het is handig om hier duidelijk te maken én bij te houden wat de bedoeling van de taak is.
  • Bijlagen: Asana somt vervolgens eventuele bijlagen op. Je kunt deze ook verwijderen/ontkoppelen.
  • Geschiedenis: Iedere actie die je uitvoert registreert Asana. Zo kun je terugvinden aan wie een taak eerder is toegewezen of de wijzigingen van titel en notities bekijken.
  • Discussie: Eventuele discussies over de taak staan onderaan. Mocht de omschrijving van de taak door de discussie veranderen dan is het handig om de omschrijving bovenaan in de taak aan te passen. Druk op Tab en dan ENTER om een discussie toe te voegen met het toetsenbord.

Onderaan een taak somt Asana de volgers op. Je kunt hier een taak met een druk op de knop volgen en ontvolgen om op de hoogte te blijven. Extra volgers toevoegen kan ook.

Met Asana Premium kun je handelingen in taken automatiseren. Bijvoorbeeld zodra iemand een taak aan een specifiek project koppelt, de taak toewijzen aan een specifieke medewerker.

Vandaag, binnenkort of later

Als je jezelf een taak hebt toegewezen dan kun je aangeven of je er vandaag (Today), binnenkort (Upcoming) of later aan gaat werken. Je eigen takenlijst kun je op die driedeling sorteren.

Afhankelijkheden (dependencies) – Premium

In Asana Premium kun je aangeven dat een taak wacht op afronden van een of meer andere taken. Naast een duiding van de afhankelijkheid verzorgt Asana notificaties en over-en-weer over de voortgang van de taken.

Mijlpalen (milestones) – Premium

Sommige taken zijn belangrijker dan anderen. Denk aan kritische taken (critical path), het einde van een fase, een belangrijke oplevering of een doelstelling. Met Asana Premium kun je dergelijke taken markeren als mijlpaal. Asana laat deze er in visualisaties uit springen en somt de mijlpalen op de projectpagina op.

Einddatum en herhalende taken

Taken met een deadline kun je een datum meegeven. Naast deadlines kun je een einddatum gebruiken om later nog eens ergens op terug te komen. Asana verplaatst taken die een einddatum hebben een week van tevoren naar binnenkort (Upcoming) en op de einddatum naar vandaag (Today).

Naast een datum kun je zelfs een tijdstip aangeven. Zo kun je precies op een bepaalde tijd ondersteuning inplannen of een nauwkeurige dagplanning maken.

Taken met een einddatum (Due Date) kun automatisch laten herhalen met het knopje “Set to repeat”. Herhalen kan dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks.

Een interessante optie is “periodiek” (Periodically). Asana maakt dan na het afvinken een nieuwe taak aan met een einddatum over een door jou ingesteld aantal dagen.

Taken met een deadline kun je per workspace of team als een maandkalender weergeven. De maandkalender kan weekenden uitsluiten is te printen.

Verwijzingen en opmaak

In de omschrijving van een taak of project en in een discussie onder een taak kun je eenvoudig verwijzen naar een taak, project of persoon binnen dezelfde workspace.

Begin met het apenstaartje @ te typen, gevolgd door wat letters uit de naam. Asana maakt er direct een nette leesbare link van die je kunt aanklikken. Als je mensen noemt in een taak dan voegt Asana ze automatisch toe als volger van die taak.

Asana herkent e-mailadressen en hyperlinks (URL’s) naar websites en maakt ze automatisch klikbaar.

Asana herkent emoji, typ een naam tussen twee keer dubbele punt zoals :thumbsup: in de taakomschrijving of comments. Ken je de emoji-codes niet uit je hoofd? Zoek dan op Emoji Cheat Sheet waar je emoji op meerdere trefwoorden terug kunt vinden.

Er zijn sneltoetsen voor het opmaken van tekst in vet, cursief, onderstreept, opsommingen en monospace font.

Asana rich text and formatting

Subtaken in Asana

Bij iedere taak in Asana kun je subtaken aanmaken. Een subtaak heeft precies dezelfde eigenschappen als een taak, zelfs de mogelijkheid om een discussie over de taak te voeren. Je kunt subtaken inzetten voor:

  • Het zien van vooruitgang in kleinere stapjes en zodat je voor jezelf duidelijk maakt wat je moet doen;
  • Het toewijzen van onderdelen van een taak aan meerdere mensen – dit ondersteunt het basisidee van Asana dat je werk moet toewijzen aan één persoon, anders wordt het niet gedaan;
  • Het expliciet vragen om feedback of antwoord – voor vragen die blijkbaar net wat te groot zijn voor mensen om snel te beantwoorden in een lopende discussie.

Je kunt van een taak een subtaak maken en andersom. Pak de (sub)taak met de muis helemaal aan de linkerkant om deze te verslepen.

In je eigen takenlijst My Tasks verschijnt de subtaak als losse taak, in de lijst met taken binnen een project zie je de subtaak als je klikt op de hoofdtaak.

Taken converteren naar een project

Als je meer dan vijf subtaken wilt aanmaken (of subsub taken overweegt), overweeg dan de taak om te zetten naar een project. Binnen projecten kun je sorteren, filteren en taken tussen secties verplaatsen. Projecten geven daarnaast beter zicht op het aantal openstaande taken (met een grafiek) en lopende discussies.

Via het menu van een taak kun je deze naar een project converteren. het nieuwe project heeft een link naar de oorspronkelijke taak in de omschrijving. Bijlagen en reacties blijven alleen via de oorspronkelijke taak beschikbaar. Verder converteert Asana:

  • Subtaken naar projecttaken;
  • Taakomschrijving naar projectomschrijving;
  • Volgers van de taak naar volgers van het project.

Tags

Het is mogelijk om taken in Asana te labellen met een tag. Binnen een project kun je filteren op tag en je kunt er taken binnen de hele workspace/team mee terugvinden. Je kunt bijvoorbeeld ideeën waar klanten om gevraagd hebben een tag “gevraagd door klant” meegeven.

Via je workspace-instellingen kun je Show Tags List kiezen. Aan de linkerkant zie je dan een lijstje met tags.

Bijlagen in Asana: uploaden of koppelen via Dropbox, Google Drive of Box

Bestanden uploaden naar Asana kan met het paperclip-pictogram. Je kunt bestanden uploaden vanaf je computer of een koppeling leggen met een bestand op Dropbox, Google Drive of Box.

Door Asana te koppelen aan Dropbox, Google Drive of Box zorg je ervoor dat bestanden, net als taken, op één plek staan. Een gekoppeld bestand is altijd up-to-date.

Bestanden uploaden kan ook door ze op het taakvenster van Asana te slepen.

Documenten waar mensen aan werken kun je als een taak beschouwen. Maak een taak aan, koppel het document en wijs de taak aan de verantwoordelijke toe. Via Asana kun je nu feedback verwerken en prioriteren.

Bovenaan je takenlijst zit een knop “Files” die alle documenten van alle taken in één overzicht voor je opsomt. Zo hoef je niet eerst op zoek naar een taak.

Tijd registreren met Harvest

Voor tijdsregistratie gebruikt Asana een integratie met Harvest. Harvest is 30 dagen gratis te proberen. Het is beperkt gratis te gebruiken voor één gebruiker. Er zijn alternatieven voor tijdsregistratie met Asana.

Met Harvest actief krijgt iedere taak een stopwatch-pictogram. Daarmee start en stop je de tijdsregistratie.

De eerste keer dat je tijd schrijft op een taak moet je even de link leggen met een taak in Harvest. De volgende keer is deze taak alvast voorgeselecteerd.

Zo kun je op basis van uren afrekenen met klanten, je daadwerkelijke bestede tijd vergelijken met een eerdere inschatting of gewoon wat meer grip op je dag krijgen.

Je kunt Harvest inzetten voor jezelf (via Account Settings > Apps > Activate), voor een team (Edit Team Settings > Advanced > Activate) of voor de hele workspace (Edit Worspace Settings > Advanced > Enable Harvest Integration for the Workspace).

Geschiedenis van taken in Asana (Activity Feed)

Belangrijke gebeurtenissen van een taak documenteert Asana automatisch onderaan de taak. Denk aan:

  • Wie wanneer de taak heeft aangemaakt of afgerond;
  • Wijzigingen in projecten, verantwoordelijken of secties;
  • Wijzigingen in de naam of omschrijving van de taak;
  • Wie wanneer bijlagen heeft toegevoegd.

Deze geschiedenis is handig als je per ongeluk de naam van een taak of de omschrijving wijzigt. Het helpt je ook in het samenwerken met anderen: als iemand de taak hernoemt of de omschrijving wijzigt dan kun je ‘m nog steeds terugvinden!

Discussies over taken in Asana

Onder de taak is ruimte voor het voeren van een discussie over de taak. Zo blijft alles netjes en voor iedereen vindbaar bij elkaar in plaats van bijvoorbeeld losse e-mailberichten.

Geplaatste reacties triggeren, afhankelijk van de instellingen van je collega’s, een e-mailbericht. Omdat je je vaak nog iets bedenkt nadat je een reactie hebt geplaatst kun je het plaatsen van een reactie nog een tiental seconden ongedaan maken. Verwijderen kan overigens ook altijd, maar na de bedenktijd is de reactie wel via e-mail verzonden.

Je kunt belangrijke reacties bovenaan weergeven door ze te “pinnen” – Asana arceert ze dan ook nog eens geel. Het is handiger om de omschrijving van de taak bij te werken als nieuwe beslissingen in de discussies daar aanleiding toe geven.

Asana Premium-gebruikers kunnen ervoor kiezen sommige projectleden (zoals klanten) alleen te laten reageren op taken. Toegewezen taken kunnen ze dan wel aan iemand anders toewijzen of anders plannen.

Taken verwijderen

Taken verwijder je via het menu in het taakvenster, rechtsboven. Of met Ctrl/Cmd+ Backspace.

Verwijderde taken (Deleted Tasks) vind je bij Show Recents and more aan de linkerkant terug. Het zijn verwijderde taken die je zelf hebt verwijderd of taken die jij hebt aangemaakt waarna iemand anders ze verwijderde. Vanuit deze prullenbak kun je taken terugzetten of definitief verwijderen.

Asana verwijdert taken na 30 dagen definitief.

Taken kopiëren

Via Make a Copy kun je een taak kopiëren. Asana vraagt naar de nieuwe naam en de te kopiëren onderdelen van de taak.

Taken kopiëren om aan anderen toe te kennen

Soms heb je een bepaalde taak die je aan meerdere mensen toe wilt kennen. Bijvoorbeeld feedback vragen, of verschillende mensen iets laten voorbereiden/uitvoeren.

Op de plek waar je een taak aan iemand toekent kun je met het meest rechtse pictogram meerdere ontvangers van de taak aanwijzen. In Asana heeft iedere taak maximaal één verantwoordelijke, dus Asana kopieert de taak voor iedere ontvanger. Asana kopieert alles behalve de reacties.

Taken die je in een project kopieert, blijven binnen (dezelfde sectie van) het project. Als je een subtaak kopieert, dan zijn de kopieën ook subtaken in diezelfde taak.

Taak afdrukken (Print)

Mocht je een taak afdrukken: Asana heeft er rekening mee gehouden dat alles netjes op papier komt.

Dubbele taken samenvoegen

Asana herkent dubbele taken en zet je op het spoor deze samen te voegen. Onder de taaknaam verschijnt Did you mean […]? met een of meerdere linkjes naar de vermeende dubbele taken.

Als je zelf een dubbele taak tegenkomt dan kun je deze samenvoegen. Kies vanuit de taak die je wilt afsluiten voor Merge Duplicate Tasks rechtsbovenin het taakvenster en voer de naam of URL van de andere taak in.

Bij het samenvoegen van taken neemt Asana tags, volgers en hartjes mee naar de andere taak. In de Activity Feed verwijzen de taken over-en-weer naar elkaar.

Focus-mode (Expand)

Om jezelf te concentreren op één taak tegelijk kun je naar Focus Mode omschakelen met Tab+X. Asana opent dan een pop-up waarin je alleen de geselecteerde taak ziet.

Overzicht van je taken (My Tasks)

Onder My Tasks zie je de lijst met taken binnen de huidige workspace of de teams waar jij verantwoordelijk voor bent.

Je kunt aangeven welke je vandaag (Today) wilt doen. Dat geeft zowel jou als je collega’s duidelijkheid over wat je prioriteit heeft. De volgorde bepaal je zelf en staat los van de prioriteiten binnen een project.

Eerstvolgende acties markeer je als binnenkort (Upcoming). Je kun je taken in My Tasks indelen zoals je zelf wilt, het heeft geen invloed op de prioritering binnen het project.

Taken die je uitstelt zet je op Later, Asana geeft ze dan minder prominent weer. Asana verplaatst taken die een einddatum hebben een week van tevoren naar Upcoming en op de einddatum naar Today.

Je kunt je taken filteren op het project waaraan je die dag werkt. Om jezelf te concentreren op één taak tegelijk kun je naar Focus Mode omschakelen met Tab+X. Asana opent dan een pop-up waarin je alleen de geselecteerde taak ziet.

Tips:

  • Als je via Account Settings > Email Messages kiest voor Reminders dan stuurt Asana je dagelijks een overzicht van taken waarvoor je verantwoordelijk bent.
  • My Tasks opent ook als je linksboven klikt op het logo van Asana.
  • Als je doorklikt op de naam of profielfoto van een collega dan open je de My Tasks van die collega.
  • Kies als workspace My Overview voor een overzicht van alle My Tasks, inboxen en recente projecten in alle organizations en workspaces waar je toegang toe hebt.

Taken weergeven in je agenda

Niet-afgeronde taken met een einddatum kun je in je agenda laten zien. In je agenda kun je dan zien of er naast afspraken voldoende tijd is om aan de beoogde taken te werken.

Kies rechtsboven een lijst met al je taken (My Tasks) of per project of tag voor “Sync to calendar” en kopieer de link naar Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple iCal of iedere andere agenda die met iCal overweg kan.

Wijzigingen in de einddatum verschijnen soms pas na een dag in je agenda.

Snel nieuwe taken toevoegen aan Asana

Taken die je toevoegt aan My Tasks zijn in eerste instantie alleen zichtbaar voor jou. Asana noteert je direct als verantwoordelijke.

Asana privétaken blijven privé, zelfs als je naar ze linkt vanuit een andere taak. In plaats van een nette tekst ziet een collega een url met veel getallen (in plaats van de naam van de taak). Als je collega de link volgt dan verschijnt de melding “you don’t have access”.

Je maakt een taak zichtbaar voor anderen door de taak toe te voegen aan een openbaar project.

Met Tab+Q kun je snel een taak toevoegen. In de pop-up kun je ook details van een taak meegeven zoals een willekeurig project. Zo hoef je niet eerst dat project aan te klikken.

Nieuwe taken toevoegen aan Asana via e-mail

Nieuwe taken die je krijgt via e-mail kun je zelf doorsturen naar x@mail.asana.com. Ze komen dan in My Tasks terecht. Dit werkt met meerdere e-mailadressen en zelfs met meerdere workspaces. Stel je e-mailadressen in via Account Settings > Email Dropbox.

Asana verwijdert teksten zoals “Fwd:” en “Re:” uit het onderwerp en maakt een taak aan. De inhoud van het e-mailbericht wordt de omschrijving van de taak. Asana stelt attachments als bestand bij de taak beschikbaar. Mensen in CC worden volgers van de taak, iemand in To krijgt de taak toegewezen.

Je kunt een taak via e-mail direct aan het juiste project toevoegen door te mailen naar: x+PROJECTID@mail.asana.com Het project-id is de eerste reeks cijfers uit het webadres (de URL) van de taak. Je kunt het e-mailadres ook achterhalen door bovenaan het project te kiezen voor Add Tasks by Email.

Gmail-gebruikers kunnen specifieke e-mailberichten automatisch doorsturen door x@mail.asana.com als doorstuuradres toe te voegen en filters aan te maken.

Google Chrome extensie voor nieuwe taken

Als je Google Chrome gebruikt als webbrowser dan kun je de Asana Extension for Chrome toevoegen. Zonder eerst Asana te openen voeg je taken toe met een druk op de knop of Alt+Shift+A.

In de pop-up van de extensie kun je een workspace kiezen, de taak omschrijven, een omschrijving toevoegen en de taak toewijzen. Als de taak te maken heeft met de huidige webpagina, klik dan op het knopje naast de taaknaam. Asana voegt de naam van de webpagina als taaknaam in en de URL als omschrijving.

Nieuwe taken toevoegen aan Asana via een formulier

Je kunt formulieren van Wufoo integreren met Asana. Zo kun je (eind)gebruikers gestructureerd informatie aan laten leveren. Een formulier maakt een taak aan in een project. Je kunt logica inbouwen om een taak direct te voorzien van de juiste tag of verantwoordelijke.

Taken terugvinden in Asana

Met de zoeker linksboven doorzoek je taken in de workspace or organization. Als je je de naam van een taak niet meer herinnert dan kun je met het knopje naast de zoeker nauwkeurig zoeken op verantwoordelijke, projecten, tags, bestanden, einddatum en status. Er staan al wat zoekopdrachten klaar waarmee je alle taken kunt opvragen die je zelf hebt aangemaakt, volgt of aan iemand hebt toegewezen.

In de standaard sorteervolgorde staat de taak die het meest recent is gewijzigd bovenaan. Die sorteervolgorde kun je natuurlijk veranderen.

Zoekopdrachten die je een ster geeft bewaart Asana zodat je ze aan kunt klikken. Zo fungeren ze als een dynamische rapportage.

Asana Search

De zoeker beperkt zich tot de huidige workspace of organization. Als je zoekt op de naam van een andere workspace of organization dan kun je deze wel openen.

Onder de zoeker kun je aan de linkerkant via Show Recents and more taken terugvinden waar je pas aan hebt gewerkt. Bijvoorbeeld via projecten of álle taken van de workspace (All tasks).

Projecten in Asana

Binnen een workspace of team maak je projecten aan. Een project kun je weergeven als een lijst met taken, een kanban-bord (Board), tijdslijn (Timeline, Premium) of agenda (Calendar). Taken groepeer je in één of meerdere projecten.

Spreek met het team af of je taken afwerkt op prioriteit (sorteervolgorde) of datum. En spreek helder af of een projectleider taken toewijst of dat mensen zelf taken oppakken zodra ze tijd hebben.

Bovenaan een takenlijst kun je ervoor kiezen de taken (met een deadline) weer te geven in een bord of maandkalender. In de lijstweergave kun je diverse velden (zoals Assignee) zichtbaar maken en direct invullen.

De takenlijst is te filteren op afgeronde of openstaande taken en tags. Daarnaast kun je sorteren op:

  • Prioriteit (Priority): voor de volgorde van uitvoering binnen het project;
  • Verantwoordelijke (Assignee): zodat je kunt zien of de taken evenredig zijn verdeeld of tijdens een overleg kunt nalopen wat iemand heeft gedaan en gaat doen;
  • Project;
  • Datum (Date): een alternatieve manier om volgorde van uitvoering te bepalen (Ctrl+pijltjes verzet geselecteerde dagen een dag);
  • Alfabet (Alphabetical): voor als je Asana als CRM gebruikt;
  • Likes (Hearts): om snel te stemmen op taken.
Asana Recommended Views

De meestgebruikte manieren van filteren en sorteren staan voor je klaar als Recommended views. Bijvoorbeeld openstaande taken (Tasks to Do), of onlangs afgevinkte taken (Recently Completed Tasks). Via Filter and Customize View kun je zelf sorteren en filteren.

Een nieuwe taak maak je eenvoudig aan door met ENTER een nieuwe regel te beginnen. Er is echter ook een knopje voor. Taken verplaatsen kan ook, afhankelijk van de sorteervolgorde verplaats je ze bijvoorbeeld naar een ander project of projectfase, of je kent ze aan iemand anders toe.

Projecten die je aanmaakt in je Personal Workspace zijn standaard alleen voor jou toegankelijk. Projecten binnen een organisatie of workspace zijn standaard openbaar voor die groep mensen. Via Share > Make Private kun je een project alsnog privé maken. Samenwerken met een beperkte groep mensen kan met Asana Premium.

Let wel op met privéprojecten binnen een team: als iemand besluit het team te verwijderen dan verwijdert Asana ook de onderliggende privéprojecten. Als iemand je ontkoppelt van het team dan verlies je ook toegang tot deze projecten. Overweeg dergelijke projecten in je persoonlijke workspace aan te maken.

Naast de knop Share staat een knop waarmee je aangeeft een project te volgen. Van projecten die je volgt krijg je berichten in je Inbox, bijvoorbeeld als er een nieuwe taak is aangemaakt.

Net als je eigen takenlijst kun je de takenlijst van een project volgen in je agenda.

Binnen een organisatie zijn teams gescheiden. Via het menu kun je een project toch verplaatsen naar een ander team.

Je kunt projecten en tags een kleur geven. Die kleur is bedoeld om belangrijke projecten (of tags) op te laten vallen. Of om gerelateerde projecten op te laten vallen, bijvoorbeeld op aandachtsgebied of functie. Je kunt een kleur voor jezelf houden of voor iedereen doorvoeren.

Tenslotte kun je afgeronde projecten archiveren. Of verwijderen maar dan gaat natuurlijk wel de eventuele opgebouwde kennis/historie verloren.

Project Dashboard

Het is eenvoudig om de status van een project bij te houden en te communiceren. Ieder project heeft een project overview voor:

  • Description: een korte omschrijving van het doel van het project;
  • Status: indicator groen, oranje of rood plus korte toelichting;
  • Progress: grafisch overzicht van openstaande en afgeronde taken (zie tabje “Progress”).
Asana Project Dashboards Overview

Via My Dashboard in de zijbalk kun je een overzicht maken van belangrijke projecten. Je kunt de projecten sorteren op alfabet, datum, status (groen, oranje, rood) of zelf in een volgorde zetten.

De gegevens van de projecten op het dashboard kun je – als betalende gebruiker – exporteren naar Google Sheets om verder te analyseren.

Portfolio’s

Betalende gebruikers van Asana kunnen projecten volgen in portfolio’s. Hieronder zie je een portfolio: een lijst van projecten met de status, voortgang, planning en prioriteit (custom field).

Fasering van projecten in secties: workflow van een proces

Een project kun je faseren met secties (Sections).

Op deze manier kunnen taken de stappen van een proces of workflow doorlopen. Bijvoorbeeld voor een artikel idee > concept > redactie > akkoord > gepubliceerd, voor een sollicitant sollicitatie > gebeld > eerste ronde > tweede ronde > aangenomen.

De secties zien eruit als tussenkopjes, je kunt ze toevoegen via het knopje New. Het toetsenbord is ook hier sneller dan de muis. Je kunt secties toevoegen met Tab+N.

Vroeger kon je de naam van een taak eindigen met een dubbele punt (:) en van een sectie weer een maken maar dat is helaas veranderd toen Asana van secties een taakcontainer maakte.

Secties zie je terug in de lijst met taken in een project én bovenaan het taakvenster, naast de naam van het project. Door de naam van de sectie bovenaan de taaknaam aan te klikken kun je de taak verplaatsen naar een volgende sectie. Je kunt de taak ook verplaatsen in de lijst met taken in het project – en met de sneltoetsen Ctrl+Shift+pijltje omhoog/omlaag. Meerdere taken in één keer verplaatsen kan door ze eerste te selecteren met bijvoorbeeld Ctrl+klik.

In een gefaseerd project kun je nieuwe taken die nog niet zijn geprioriteerd bovenaan de lijst toevoegen.

Als je een taak verplaatst naar een andere sectie dan laat Asana dat onderaan in de taakhistorie zien.

Van afgeronde taken blijft Asana de sectie onthouden. Als je er in je weergave voor kiest om afgeronde taken zichtbaar te maken dan staan ze waar je ze verwacht.

Taken toevoegen aan meerdere projecten

Een taak kan in meerdere projecten voorkomen. De gedachte hierachter is dat je in Asana een agenda voor een vergadering kunt samenstellen om de taken te bespreken. Of een eenduidige weergave blijft houden van taken die een rol spelen in meerdere projecten.

De sorteervolgorde van taken verschilt per project zodat je de taken in een andere volgorde kunt bespreken dan afhandelen. Je kunt dus ook twee projecten aanmaken met daarin dezelfde taken (dus geen kopie!), puur om twee teams een eigen sorteervolgorde voor prioritering te geven.

Om in de gedachtegang van Getting Things Done (GTD) een oogje te houden op specifieke taken kun je ze toevoegen aan een privéproject “Waiting for”.

Projecten kopiëren

Strikt genomen is een project een “gedefinieerde hoeveelheid activiteiten, die eenmalig in een bepaalde tijd voor een vastgesteld bedrag moet worden gerealiseerd”.

In de Asana is een project een lijst van bij elkaar horende taken. Taken hoeven daarbij niet eens uitvoerbaar te zijn, je kunt ook verantwoordelijkheidsgebieden opsommen en zo vindbaar maken wie de contactpersoon is. Of een checklist aanmaken.

Onder deze brede definitie keren sommige “projecten” regelmatig terug. Daarom heeft Asana een aantal templates voor projecten, waaronder een ideeënlijst of lijst met vergaderpunten. Je kunt een checklist ook halen uit een voorgaand project. Klik rechtsboven in het middelste gedeelte op “Use as a template (Copy Project)”.

In de pop-up geef je de nieuwe taak of het project een naam en kies je welke eigenschappen Asana mee moet nemen. Het gaat om eigenschappen zoals omschrijving, verantwoordelijke, tags, volgers etc. Asana kopieert sowieso de naam en taken die zijn afgerond of gearchiveerd.

Het is handig om een sjabloon voor dergelijke repeterende projecten aan te maken welke je een duidelijke naam geeft. Bijvoorbeeld “SJABLOON: Campagne nieuwe release”. Heb bij het aanmaken van projecten met meer dan 50 taken even geduld.

Heb je mijn eerdere overzichtsartikel over Asana al gelezen? Of lees hoe Asana zelf Asana gebruikt en over de Asana-cultuur.

9 gedachten over “Taken en projecten in Asana

  1. John Vrakkin schreef:

    Dag Patrick, prima artikel. Zelf gebruik ik Asana voor mijn eigen bedrijfsvoering en voor projecten met mijn cliënten.
    Ik mis de optie Mijlpaal. Het lijkt alsof Asana vooral gemaakt is om lopend onderhoud aan software af te werken (ticket-management). Hoe zie jij dat?
    Heb je een oplossing voor de missende mijlpaal-optie?
    Met hartelijke groet, John

  2. Debora schreef:

    Hoi Patrick,

    Mooi artikel! Ik heb weer wat dingen geleerd :)
    Klopt het dat Asana geen mogelijkheid heeft om een ‘project’ meerdere dagen te laten omvatten?
    Bijvoorbeeld- een taak die van maandag tot vrijdag in beslag neemt voeg ik nu steeds vijf keer toe. Kan ik nergens aangeven, start op maandag, eindigt op vrijdag?

    Groeten, Debora

  3. Stan schreef:

    Goedemorgen Patrick,

    Er komt naar voren dat Asana geschikt is voor Ticket Management.
    Maar is Asana ook geschikt voor Change Management en Asset Management?
    En dit met de gedachte dat het voor incident management is.
    Ik ben opzoek naar een pakket die geschikt is voor incidenten.
    Verder een goed artikel met een duidelijke uitleg.

    • Patrick Mackaaij schreef:

      Het hangt er heel erg van af wat je precies probeert te doen. Je kunt voor een change een project aanmaken in Asana. Projecten kun je kopiëren zodat je changes gestructureerd kunt uitvoeren. Met sections kun je een change faseren. Als asset management alleen een lijst van assets is met eventueel wat ongestructureerde details (of niet meer dan je met tags kunt regelen) dan kan dat. Maar anders zou ik naar een service management tool op zoek gaan. Daarmee kun je ook communiceren met eindgebruikers en hun toegang geven tot de eigen tickets/changes.

  4. Harm van Hoof schreef:

    Dag Patrick,

    Ik kende Asana niet, ben afgelopen week gestart voor een project dat 1,5 jaar gaat lopen.
    Eén vraag: ik merk dat elk teamlid elke taak gereed kan melden of verwijderen. Is het in te richten dat dit alleen de taakverantwoordelijke kan (assignee)? Zo nee, kan dit wel in de betaalde versie?

    Ziet er verder prima uit!

Geef een reactie

Je reactie verschijnt pas na goedkeuring. Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *