In het boek “Getting Things Done” van David Allen (waarover ik eerder schreef in “Een manier om elke dag je hoofd en inbox leeg te krijgen“) komen manilla mappen ter sprake. In Nederland zijn archieflades helaas niet voorzien van een slim hulpmiddel om dergelijke mappen overeind te kunnen laten staan. De Nederlandse archiefspecialist Jalema beschikt over een Arnato systeem waar een handig archief mee gemaakt kan worden. Op deze manier wordt hetzelfde doel bereikt: gemakkelijk archiveren om het opstapelen van papier te voorkomen.
Op deze pagina lees je alles over het Arnato systeem. Je kunt er een mooi persoonlijk archief mee aanleggen. Let wel: de totale investering bedraagt een paar honderd euro, maar een goed archief is het halve werk….
Op 8 december 2009 werd dit artikel op Twitter opgemerkt door Jalema:
De essentie van het Arnato systeem van Jalema
Onderstaande afbeelding toont de essentie van het systeem. Een Arnato map hangend aan een ijzeren profiel. De map is voorzien van een uitgekiend ophangpunt. Op deze manier kunnen mappen eenvoudig naast elkaar hangen. Ook zijn de mappen eenvoudiger mee te nemen dan hangmappen en verbuigen de uiteinden niet. Het systeem past moeiteloos in vrijwel elke bestaande (archief)kast.
Inhangen
- Map schuin naar het profiel brengen.
- Map inhaken op het profiel.
- Map loslaten.
Uitnemen
- Druk de map tegen het profiel.
- Duw de map omhoog.
- Neem de map van het profiel.
Jalema Online shop
De Jalema Online shop is helaas niet snel te doorgronden als je niet thuis bent in de begrippen. Zo zijn er voor de Gezondheidszorg en de Grafische industrie aparte rubrieken. Binnen deze rubrieken wordt vervolgens doorverwezen naar de diverse andere, losse, rubrieken. Neem bijvoorbeeld de subrubriek Wagens, deze is gelijk aan de hoofdrubriek Transportwagens.
N.B.: De hechtmechanieken (JalemaClips) en kleurcoderingen (codetabs en Jalema Jockey) komen niet aan de orde. De reden hiervoor is dat het sneller archiveert om de map te labelen met de Brother P-touch 18R in combinatie met het programma FingerPrint.
Het Arnato systeem functioneert fantastisch als je de tips van Taco Oosterkamp volgt. Een label afdrukken en op de map plakken is met FingerPrint en de Brother P-touch 18R binnen 10 seconden gepiept:
- Druk op CTRL+` (met Fingertips geïnstalleerd opent dit het opdrachtvenster)
- Type “lbl ” gevolgd door de gewenste labelnaam en druk op ENTER
- Zet de Brother P-touch 18R aan
- Gooi het kleine strookje label weg
- Verwijder de plakstrip
- Plak het label op de Arnato map
- Zet de Brother P-touch 18R uit (schakelt ook vanzelf uit)
De Jalema Online shop is te vinden op de website van Jalema onder de menuoptie Producten. Let wel: Zonder inlogcode kun je de online shop bekijken. Je kunt echter geen prijzen en detailinformatie opvragen. Om rechtstreeks via Internet te bestellen zonder te faxen kun je een account aanvragen voor de site van Jalema zelf (via de menuoptie Producten>Online shop met de knop “Password aanvragen”).
Voor particulier- en kleinzakelijk gebruik zijn de artikelen in de rubrieken “Rekken/kasten/inbouwsets” en “A4 mappen” interessant.
De hoofdrubriek Rekken/kasten/inbouwsets
In de subrubriek “Rekken” vindt je archiefkasten zonder zijwanden, bedoeld voor grote archieven. De rekken kunnen in één lange rij worden opgesteld. Onder “Rekken” zijn echter ook het wandarchiefrek, wandelement en tafelarm te vinden.
Het wandarchiefrek heeft een lengte van 80 of 160 cm en wordt met twee beugels aan een muur bevestigd.
Het wandelement (20 cm) en de tafelarm (14 cm) zijn bedoeld voor onderhanden werk. Het wandelement wordt daarbij aan de muur bevestigd en de tafelarm wordt aan de tafel geklemd.
Onder de subrubriek “Kasten” is de Arnato rolluikkast te vinden. Deze is beschikbaar in de kleuren lichtgrijs, middengrijs of zwart. De kast is 200 cm hoog, 120 cm breed en 45 cm diep en kost ten tijde van dit schrijven 895 euro exclusief BTW. Zelf heb ik ervoor gekozen om een kast bij Overtoom te bestellen. Maar de archiefunit kan goed in iedere kast worden geplaatst.
De subrubriek “Inbouwsets” bevat de archiefunit welke te bestellen is in de maten 70, 90 en 105 cm. Een archiefunit is 33 cm hoog en 34,5 cm diep. Archiefunits kunnen los op een plank in een kast worden gezet. Ook kunnen meerdere archiefunits op elkaar worden geplaatst, Jalema levert hier standaard materiaal voor mee. Eventueel kan de lengte van een archiefunit worden ingekort door een stuk van het ijzeren profiel af te zagen. Hierbij is het handig om de twee balkjes die samen de achterkant van de archiefunit vormen zo op elkaar te leggen dat geen nieuw gat geboord hoeft te worden.
Goedkoper is het aanschaffen van een los profiel, tesamen met profieldragers. De profieldragers worden in een metalen kast net zo eenvoudig geplaatst als een legbord. De profieldragers zijn er voor kasten met een diepte van 23-33 cm en voor kasten met een diepte van 33-50 cm. Voor een houten kast zijn er houders met houtschroeven. Een los profiel met profieldragers voor een metalen kast was in mijn geval ook beter geweest daar ik door de archiefunit wat vrije ruimte aan beide zijkanten heb.
De hoofdrubriek A4 mappen
Als map waarin de papieren opgeborgen worden gebruik ik de A4 map “Verzamelmap met 2 soufflets”. Deze map speciaal bedoeld voor het losbladig archiveren. Dus nieten, perforeren en paper clips behoren tot het verleden! De map is te vinden onder de subrubriek “Arnato hangmappen voor Jalema Jockey en vensters” in de kleuren blauw, grijs en rood voor 0,86 euro per stuk (exclusief BTW, verpakt per 100). De map is groter dan A4 waardoor dit papierformaat er gemakkelijk in past. De maten van de map zijn: 32×26,5 cm met een capaciteit van 3 cm. Er kunnen dus voor zo’n 3 cm A4’tjes op elkaar gelegd worden in een dergelijke map.
Mocht je een keer een dikkere map nodig hebben dan zou je eens kunnen kijken naar de “Otanra cassette A4 gesloten” onder “Otanra cassettes”.
Daarentegen is er ook een dunnere map, met een capaciteit van 0,5cm, genaamd “Insteekmap” te vinden onder de subrubriek “Arnato hangmappen met tabrand voor kleurcodering”.
Hoeveel nodig?
Nadat ik mijn bestaande multo mappen en handleidingen van apparatuur had omgezet naar het Arnato systeem ik 100 Arnato mappen verbruikt en hangt één archiefunit vol. De insteekmap en Ontara cassette heb ik niet nodig gehad. Ook was toen ongeveer één tape (TZ-241 black on white 18mm) van de Brother P-touch 18R verbruikt.
