Accenten en speciale tekens invoeren met Microsoft Windows

Met de toetsenbordindeling “Verenigde Staten (internationaal)” kun je in Microsoft Windows snel accenten op een letter zetten. Je kunt nagaan of deze toetsenbordindeling actief is doordat er dan niets gebeurt als je op één van deze toetsen drukt:

Als je nog eens op een zogenaamde ‘dode’ toets drukt dan verschijnt het teken dubbel.

Het idee achter deze toetsenbordindeling is dat je het teken combineert met een volgende toetsaanslag om gemakkelijk accenten te plaatsen. Een ñ is dus heel gemakkelijk te maken door een ~ (tilde) aan te slaan, gevolgd door de letter ‘n’. Zo kun je ook bijzondere leestekens é, è, ë, ê maar ook ç zonder moeite maken. Alt-codes onthouden of opzoeken of gebruik maken van het programma “Speciale tekens” hoeft dus niet!

Als je na het aanslaan van een accent-toets een letter typt waar het accent niet bij past, zoals ~e, dan laat Windows beide tekens zien. Als je iets tussen aanhalingstekens of quotes wilt zetten dan plaatst Windows dus afhankelijk van het eerste teken een accent of geeft het beide tekens weer. Je kunt jezelf beter aanleren om na een aanhalingsteken of quote een spatie te typen óf dubbel aan te slaan en de tekst direct tussen beide tekens in te voegen.

Activeer alleen de toetsenbordindeling “Verenigde Staten (internationaal)”

Na installatie van Windows zijn er in Nederland altijd twee toetsenbordindelingen aanwezig. Hier kun je dan tussen schakelen door de linker-alt en de shift-toets tegelijkertijd in te drukken. De meeste Windows-gebruikers hebben hier niets aan maar maken het wel mee dat ze op de een of andere manier die toetscombinatie per ongeluk aanraken. De toetsenbordindeling is dus onverwachts veranderd. Het gevolg is dat het lijkt alsof sommige toetsen op een andere plek zitten. Het apenstaartje boven de twee is verwisseld met een aanhalingsteken. Daarnaast werkt de dode toets niet meer.

De slimste oplossing om dit te voorkomen is om de toetsenborddefinities die je niet gebruikt te verwijderen. Je laat dan alleen Nederlands staan met als toetsenbordindeling ‘Verenigde Staten (internationaal)’. De vermelding ‘internationaal’ is belangrijk omdat die de dode toets ondersteunt. De toetsenborddefinities kun je hier vinden:

• Windows 7
  Klik op Start>Configuratiescherm en kies onder “Klok, taal en regio” voor “Toetsenborden of andere invoermethoden wijzigen”. Klik op het tabblad “Toetsenborden en talen” op de knop “Toetsenborden wijzigen”.
• Windows XP
  Klik op Start>Configuratiescherm en kies voor Landinstellingen. Klik op het tabblad Talen op de knop Details.

De instellingen zien er dan als volgt uit.

En als je toch in het instellingenscherm bent dan kun je de Taalbalk net zo goed verbergen. Deze is gemaakt om het schakelen tussen talen gemakkelijk te maken en dus ook voor de meeste Windows gebruikers overbodig.

Speciale tekens met de rechter-alt toets

Met de rechter-alt toets, welke op sommige toetsenborden “Alt Gr” heet, kun je ook snel een aantal speciale tekens aanslaan. De meest gebruikte zijn:

Dit zijn naar mijn mening de meestgebruikte tekens, mocht je er meer nodig hebben lees dan meer over de toetsenbordindeling ‘Verenigde Staten – internationaal’ gebruiken in Windows XP.

Soms zijn de tekens die je met “Alt Gr” kunt maken aangegeven op het toetsenbord zoals het euro-teken ‘€’ bij de 5.

Accenten en speciale tekens invoeren op de iPhone of iPad

Op de Apple iPhone en iPad is een soortgelijke slimmigheid bedacht. Daar wijs je wat langer naar bijvoorbeeld de letter ‘a’ waarna er een pop-up verschijnt waarin je kunt kiezen uit de accenten.

Je kunt meerdere toetsenbordindelingen toevoegen. Naast typen in andere talen is er een handig toetsenbord voor emoticons: Emoji. Instellen gaat via Instellingen>Algemeen, Toetsenbord, Internationale versies. Tijdens het typen kun je schakelen tussen toetsenborden door linksonder op de wereldbol te tikken. Bij lang aanwijzen verschijnt er een menu met alle geïnstalleerde toetsenborden.

Om nog sneller te typen kun je een via BlueTooth een draadloos toetsenbord bij je iPad gebruiken. Zoals de ZAGGmate iPad Case  en toetsenbord combinatie.

Jim en Taco leggen glashelder uit waarom de huidige e-mailcultuur niet werkt en geven vervolgens praktische tips die wél werken en ook toepasbaar zijn op social media.

Je leert ultrasnel mail te verwerken en maakt kennis met sluipwegen en geheime functies in Outlook. Maar je pakt ook de e-mail-cultuur in de organisatie aan. Het seminar geeft zowel tips en tricks als inzicht. Je kijkt nooit meer op dezelfde manier naar een inbox en vraagt je af waarom je deze vaardigheden niet op school of tijdens een inwerktraject leert.

Tijdens het seminar presenteer ik als een van de wizzkids-met-sociale-vaardigheden één van de hulpprogramma’s, Fingertips.

Het ééndaags seminar “Nooit meer een volle inbox” is helaas niet meer opnieuw gepland. In dit artikel kun je nog wel relevante informatie over bovenstaande vinden.

Top-experts Taco Oosterkamp en Jim Stolze

Taco Oosterkamp is oprichter van het bureau meereffect welke een goede training op basis van Getting Things Done (GTD) biedt. Voor Microsoft Outlook schreef Taco Oosterkamp het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg”.

Bestel bij - Bol.com – Managementboek.nl

Jim Stolze geeft aan de hand van vier weken zonder internet in het boek “Hoe overleef ik mijn inbox” 31 tips voor een gelukkig online-leven.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

De top-experts zijn de volgende ochtend bereikbaar via e-mail om de deelnemers van het seminar te ondersteunen met vragen die tijdens het in gebruik nemen van de tips naar boven komen. Reserveer dus ook zeker de dag na het seminar de aanbevolen “kluizenaarsochtend” om je de nieuwe basisprincipes eigen te maken.

Deelnemers aan het seminar krijgen beide boeken plus een jaarabonnement op de Outlookvideo’s van meereffect waarin je veel tips nog eens rustig na kunt lezen en kijken.

De organisatie is in goede handen bij DenkProducties welke ook “MBA in één dag” van Ben Tiggelaar organiseert.

Nerd-expo: Korte presentaties over handige hulpprogramma’s

Tijdens twee korte intermezzo’s maak je kennis met een aantal geniale (legale!) hulpprogramma’s, zoals:

• Evernote
  Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden met Evernote.
• Yammer
  Sociaal netwerk à la Twitter/Facebook maar dan afgeschermd binnen de bedrijfsmuren.
• Twitter en TweetDeck
  Wat kun je nu eigenlijk precies met Twitter en hoe werkt dat dan? En TweetDeck als handige tool om sociale netwerken zoals Twitter gebruiken (monitoren en bijwerken).
• Fingertips
  Met Fingertips razendsnel Windows applicaties bedienen via het toetsenbord.
• Gmail
  Vlot werkend gratis e-mailprogramma van Google met krachtige filtermogelijkheden.
• Google Docs
  Vanaf iedere computer gewoon vanuit je webbrowser werken aan tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. Google Docs kun je ook gebruiken als opslagruimte “in the cloud”.

Het seminar garandeert: “Heeft u na het toepassen van de lessen uit dit seminar onvoldoende tijd bespaard? Dan krijgt u gewoon uw geld terug.”

Als je vaak gebruik maakt van specifieke Microsoft Excel bestanden dan stel je het op prijs als het juiste tabblad (ook wel werkblad of worksheet genoemd) direct opent zonder dat je erop hoeft te klikken. Misschien wil je zelfs wel een specifieke cel (cell) of een bereik (range) selecteren bij het openen van het werkblad.

Nu zou je verwachten dat iets dergelijks eenvoudig mogelijk is met zogenaamde command line opties van Microsoft Excel. Helaas is dat niet het geval. Omdat het wel dergelijk sneller werkt om een specifiek werkblad te openen heb ik OpenExcelWorksheet geschreven.

OpenExcelWorksheet downloaden

Begin met de installer van “Setup OpenExcelWorksheet” downloaden (executable).

Het installatieprogramma stelt voor om twee voorbeeld Snelkoppelingen aan te maken naar een voorbeeld Excel werkblad dat is meegeleverd. Eén Snelkoppeling op het Windows Bureaublad (Desktop) en één Snelkoppeling in het menu Start. De voorbeeld Snelkoppeling krijgt de naam “OpenExcelWorksheet Example”.

OpenExcelWorksheet parameters

OpenExcelWorksheet kun je opstarten met drie parameters:

1. Bestandsnaam van de Microsoft Excel werkmap
2. Naam van het te activeren werkblad
3. Optioneel: te activeren cel of bereik

Als je een Excel werkmap met de bestandsnaam “C:\Program Files\Eenmanierom.nl\OpenExcelWorksheet\Example.xls” wilt openen op het tabblad met de naam Blad2 en daarvan cel F1 wilt selecteren dan start je OpenExcelWorksheet als volgt:

OpenExcelWorksheet.exe “C:\Program Files\Eenmanierom.nl\OpenExcelWorksheet\Example.xls” “Blad2” “F1”

OpenExcelWorksheet gebruiken via een Snelkoppeling in Microsoft Windows

Het installatieprogramma kan voorbeeld Snelkoppelingen aanmaken op het Windows Bureaublad en/of in het menu Start. Om zelf een Snelkoppeling aan te maken naar een Microsoft Excel werkmap op je Windows Bureaublad doorloop je eenmalig de volgende stappen:

1. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een lege plek op het Windows bureaublad en kies voor Nieuw>Snelkoppeling.
2. Blader naar de map waar je OpenExcelWorksheet hebt geïnstalleerd en selecteer OpenExcelWorksheet.exe (standaard C:\Program Files\Eenmanierom.nl\OpenExcelWorksheet\OpenExcelWorksheet.exe).
3. Klik op Volgende en geef de Snelkoppeling de naam van de Microsoft Excel werkmap die je ermee wilt openen.
4. Klik op Voltooien.

Als je de Snelkoppeling nu aanklikt dan geeft OpenExcelWorksheet een foutmelding. Je hebt immers nog niet ingesteld welke Microsoft Excel werkmap je wilt openen.

1. Klik met de rechtermuisknop op de Snelkoppeling en kies voor Eigenschappen.
2. Geef nu achter het Doel de volledige bestandslocatie van de Microsoft Excel werkmap op, in het voorbeeld “C:\Program Files\Eenmanierom.nl\OpenExcelWorksheet\Example.xls”.
3. Geef achter de bestandslocatie ook het te openen werkblad op, in het voorbeeld “Blad2”. Zorg voor een spatie tussen de bestandslocatie en de naam van het werkblad.
4. Als je een cel of een bereik wilt selecteren, geef deze dan achter de naam van het werkblad mee, in het voorbeeld “F1”. Zorg voor een spatie tussen de naam van het werkblad en de cel of het bereik.

OpenExcelWorksheet gebruiken met Fingertips

Zoals ik eerder schreef kun je met Fingertips razendsnel Windows applicaties bedienen via het toetsenbord. Je kunt snel documenten, mappen en programma’s openen met Fingertips en deze functionaliteit kun je gebruiken om snel Excel werkbladen te openen met OpenExcelWorksheet. Om OpenExcelWorksheet via Fingertips aan te roepen:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Commands (Alt+1)

Maak in dit gedeelte een nieuwe afkortingen aan met de knop New en geef een verkorte opdrachtnaam in. Vervolgens opent een scherm zoals zichtbaar in onderstaand screenshot.

• Kies als Action Type voor Application
• Description (omschrijving)
  De naam die je hier invult verschijnt in het hoofdvenster van Fingertips.
• Filename/URL
  Klik op de knop Browse om OpenExcelWorksheet.exe als programma aan te wijzen (standaard C:\Program Files\Eenmanierom.nl\OpenExcelWorksheet\OpenExcelWorksheet.exe).
• Parameters
  Hier geef je de parameters mee aan een OpenExcelWorksheet, conform het voorbeeld:
  “C:\Program Files\Eenmanierom.nl\OpenExcelWorksheet\Example.xls” “Blad2” “F1”
• Windowstate
  Kies hoe groot het venster moet worden geopend: Normal, Maximized of Minimized.

Mogelijke foutmeldingen van OpenExcelWorksheet

Als je minder dan twee parameters meegeeft dan geeft OpenExcelWorksheet een foutmelding met instructie over het gebruik:

Please pass at least two parameters (use quotes): “<Excel filename>” “<Worksheet to activate>” “<Optional cell to activate>”

Als de bestandsnaam van de Microsoft Excel werkmap niet kan worden gevonden dan verschijnt de foutmelding:

File not found

Gebruikte tools

AutoIt

Het script is geschreven en gecompileerd naar een executable met AutoIt (freeware). AutoIt heeft als voordeel dat veel functies reeds voorgedefinieerd zijn.

Excelsior Installer

De installer is gemaakt met de tool Excelsior Installer (freeware). Met deze tool zijn eenvoudige installers snel te genereren.

• tijdens het kijken van (online) video via bijvoorbeeld YouTube;
• tijdens een publieke presentatie, zowel op een podium als bij het tonen van foto’s en video’s aan familie en vrienden;
• als je gebruikmaakt van een computer die na een tijdje op slot springt en dan opnieuw om een wachtwoord vraagt (lock).

Thuis heb je vooral met het kijken van (online) video en het tonen van foto’s en video’s aan familie en vrienden te maken. Zakelijk zie ik regelmatig tijdens een presentatie de schermbeveiliging aanspringen waarna de presentator snel naar de computer loopt en de muis beweegt. Of er zit speciaal iemand naast de computer om de muis te bewegen (echt waar!). Werkstation en server gaan in zakelijke omgevingen (soms al na een korte tijd) automatisch “op slot”. Als je dan als externe medewerker even wat op wilt zoeken op een andere (virtuele) machine dan kun je vervolgens niet verder werken tot er een medewerker van de klant beschikbaar is om een wachtwoord in te typen. Je kunt je voorstellen dat hiermee veel productiviteit verloren gaat.

Op een digibord/smartboard springt ook de schermbeveiling regelmatig aan. Lastig op scholen tijdens het afnemen van een kijktoets waarbij vragen moeten worden teruggespoeld. In klassen zonder Caffeine wijst men een leerling aan om de muis te blijven bewegen

Natuurlijk kun je wisselen van energieschema of via de bureaubladinstellingen de schermbeveiliging uitschakelen maar omdat dat teveel handelingen kost doe je dat toch niet. Of je vergeet de instellingen achteraf terug te draaien waardoor je monitor niet in slaapstand gaat en energie verbruikt. Of erger in een zakelijke omgeving – iemand anders kan van je computer gebruik maken en zo de bestanden en programma’s benaderen waar jij toegang toe hebt.

Gelukkig is er een eenvoudige oplossing voor zowel Windows als Mac: Caffeine! Hiermee kun je eenvoudig de slaapstand en schermbeveiliging tijdelijk onderdrukken. Je PC lock je dan wanneer je dat zelf wilt, bijvoorbeeld met de sneltoets Windows+L.

Caffeine voor Windows voorkomt slaapstand en schermbeveiliging

Voordat je iets gaat doen op je computer waarbij je de slaapstand en schermbeveiliging wilt voorkomen start je Caffeine voor Windows.

Als Caffeine voor Windows op je computer is gestart dan toont deze een icoon van een koffiekan in de system tray van Windows. De system tray is de rij met iconen rechtsonderin, naast de weergave van de tijd. In het onderstaande screenshot zie je het icoon van Caffeine voor Windows aan de linkerkant.

Caffeine voor Windows stuurt nu, zonder dat je het zelf door hebt, iedere minuut een signaal naar Windows waardoor deze denkt dat je een toets hebt ingedrukt. Omdat Windows denkt dat je aan het typen bent zal de slaapstand of schermbeveiliging niet worden geactiveerd.

Als de schermbeveiliging en slaapstand weer actief mogen zijn dubbelklik je op de koffiekan. Het icoon van Caffeine voor Windows verandert dan naar een lege koffiekan – het programma is nu niet meer actief. Je kunt het programma ook afsluiten door er met de rechtermuisknop op te klikken (Exit).

Tip: Windows verbergt iconen als deze volgens Windows niet worden gebruikt. Een icoon kan ook op “altijd weergeven” ingesteld worden via de Eigenschappen van de Taakbalk van Windows.

Caffeine voor Windows installeren

Om Caffeine voor Windows te gebruiken doorloop je de volgende stappen:

1. Caffeine voor Windows downloaden via de website van Zhorn Software;
2. sla het zip-bestand caffeine.zip (rechtsonder op de pagina) op je bureaublad op of open het direct;
3. sleep caffeine.exe (Toepassing) op je bureaublad.

Je kunt Caffeine voor Windows nu starten vanaf je bureaublad. Als je het zip-bestand op je bureaublad hebt opgeslagen dan kun je deze verwijderen – downloaden kan immers weer via de website.

N.B.: Caffeine voor Windows is niet echt “geïnstalleerd”, er is geen installatieprogramma meegeleverd.

Geavanceerde instellingen voor Caffeine voor Windows

Caffeine voor Windows kent nog een aantal geavanceerde instellingen. Lees voor meer geavanceerde opties de meegeleverde readme.txt of de command-line options van Caffeine voor Windows op de website.

Zo kun je het programma altijd met Windows mee opstarten door een snelkoppeling naar caffeine.exe te maken in de map “Opstarten” in het Startmenu van Windows. Omdat de computer dan nooit meer in de slaapstand gaat of de schermbeveiliging activeert kun je Caffeine voor Windows opstarten met de parameter “-startoff”. Caffeine voor Windows start nu met een lege koffiepot (inactief). Vlak voor een presentatie vul je de koffieput (activeer je Caffeine voor Windows) door op het icoon te dubbelklikken.

Veel bedrijven hebben aparte ruimtes ingericht als presentatieruimte. Als er in een dergelijke ruimte een vaste computers beschikbaar is, dan is het handig om daar de slaapstand en schermbeveiliging standaard uit te schakelen – of gebruik te maken van Caffeine voor Windows.

175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken tipt Caffeine voor Mac

Het boek “175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” bracht mij op het idee van Caffeine voor Windows. In het boek is een hoofdstuk met Mac-tips opgenomen. Hoewel ik zelf geen Mac heb ben ik blij toch ook dit onderdeel even gelezen te hebben. Ik lees de lifehackingtips ook om de schoonheid van een slimme vondst te waarderen en een slimme tip zet mij (soms onbewust) op het spoor van een nieuwe vondst. In dit specifieke geval is er natuurlijk ook behoefte aan een Caffeine voor Windows op laptop, notebook of netbook.

In tip 140 somt lifehacker Tanja de Bie “Tien broodnodige gratis applicaties voor de Mac” op, waaronder:

Caffeine

Onmisbaar voor laptops. Het scherm van de MacBook springt na enkele seconden op een energiezuinige stand, met als gevolg dat je tijdens een presentatie steeds met je muis moet bewegen om te voorkomen dat het beeldscherm wegvalt. In het ergste geval klik je per ongeluk naar het volgende scherm en is je timing helemaal weg. Zet Caffeine in de lijst van applicaties die bij het opstarten van de computer automatisch aangaan. In je menubalk rechtsboven verschijnt een icoon met ‘Zzz’. Daarmee kun je de slaapstand van je monitor aan- en uitzetten.

Dit is ook handig bij het kijken van (online) video.

Ik gebruikte voorheen het programma Auto Mouse Mover voor dit doel. Het programma beweegt periodiek de muis. Vervelend is dat sites als YouTube dan de toolbar tevoorschijn toveren. Alvorens jullie te wijzen op Auto Mouse Mover wilde ik zelf een poging wagen een beter programma te maken maar dat is gelukkig niet nodig. Ook voor mij een tijdsbesparende lifehack dus dit keer

De ondertitel van het boek “Complete gids voor de nomad worker” slaat op het feit dat kenniswerkers met een laptop en een internetverbinding op iedere locatie aan de slag kunnen. Gerald maakt de uitdagingen voor het werken en leven als nomad worker inzichtelijk en tipt vanuit een praktische invalshoek diverse reeds bestaande en veelal gratis oplossingen.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Vanaf nu is de wereld je kantoor!

“Slimmer werken met het kantoor in je tas” is een interessant boek voor iedereen met een interesse op het gebied van het nieuwe werken, slimmer werken, lifehacking, Getting Things Done (GTD) of web 2.0. Gerald laat zien wat de toegevoegde waarde is van een tool of een bepaalde manier van werken.

Het boek leest prettig weg en de verwijzingen naar andere delen in het boek maken het een prima naslagwerk. De hoeveelheid tips die Gerald de nomad worker geeft maakt dat zelfs de doorgewinterde lifehacker er nieuwe tools en ideeën in zal ontdekken. Zo geeft Gerald ook per sector (ZZP, MKB, onderwijs, multinationals, overheid) tips voor het inzetten van cloud computing.

Via de website hetkantoorinjetas.nl deelt Gerald aanvullingen en tips. Via de Facebook pagina hetkantoorinjetas blijf je op de hoogte van de laatste nieuwe updates van slimmer werken met het kantoor in je tas.

In het boek worden een aantal tools en ideeën op hoofdlijnen genoemd die ik op Eenmanierom.nl in meer detail heb uitgewerkt. In dit verdere artikel vertel ik meer over de inhoud van het boek en verwijs ik door naar gerelateerde artikelen.

1. Niet harder, maar slimmer werken

Het 1e deel van het boek, “Niet harder, maar slimmer werken”, begint met een introductie van de begrippen het nieuwe werken en nomad workers. Een nomad worker is een kenniswerker die is uitgerust met een mobiel kantoor in zijn tas en zo overal kan werken.

Een quote uit het boek: “Dit boek gaat over een hulpmiddel dat je kunt inzetten om slimmer te werken en leven. Een hulpmiddel waarmee je je los kunt maken van de beperkende kaders van tijd en plaats. Het gaat over jouw tas. Mijn tas? Ja, echt: ik heb het over de tas die je dagelijks gebruikt voor je werk. Dit boek laat zien hoe je die tas kunt inzetten om slimmer te werken en leven, met meer plezier en minder stress.”

2. Van kantoorwerker naar nomad worker

In het 2e deel van het boek “Van kantoorwerker naar nomad worker” wijst Gerald op de karaktereigenschappen verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid. Een nomad worker denkt na over de toegevoegde waarde van fysieke aanwezigheid en kiest voor de manier van communiceren die past bij de situatie. Ter plaatse is het afstemmen van de omgeving op de onderhanden taak van belang. Nomad workers richten hun tijd flexibel in en houden daarbij rekening met hun privé leven en bioritme.

Een willekeurige passage uit het leven van een nomad worker uit het boek: “Hoe zou het zijn om ‘s ochtends uitgerust op te staan, de kinderen op  het gemak naar school te brengen, om daarna de eerste e-mail van de dag in alle rust thuis te beantwoorden? Vervolgens ga je zo nodig na de ochtendspits nog even naar kantoor om samen met collega’s de hoofdlijnen uit te zetten voor een nieuw project. Rond de klok van drie doe je nog even een boodschap in de supermarkt, en de wachttijd in de rij voor de kassa benut je om een paar aantal korte e-mails te beantwoorden met je smartphone. Dat helpt om straks weer tijd over te houden voor andere zaken. […] Een nomad worker benut het kantoor in zijn tas om werk en privé met elkaar te combineren. Hij benut ongebruikte momenten als reistijd, uitval of wachttijd om zo op andere momenten tijd over te houden.”

Zelf werk ik sinds 2009 zo dat ik ‘s ochtends thuis begin en pas na de file richting kantoor vertrek. Met maximaal twee afspraken/vergaderingen verdeeld over de dag probeer ik de file voor te zijn aan het einde van de dag om thuis nog wat dingen af te ronden.

3. Maak je kantoor draagbaar

Het 3e deel van het boek “Maak je kantoor draagbaar” geeft een uiteenzetting van de verschillende soorten tassen (schoudertas, rugzak, tas op wieltjes en sleeve). Vervolgens laat Gerald je op basis van taken die je uitvoert nadenken over de inhoud van je tas(sen).

Een belangrijke tool voor de nomad worker is natuurlijk de computer en daarom passeren ook de laptop, notebook, netbook, tabletcomputer (zoals de iPad) en smartphone de revue. Wat betreft computers komen de voordelen van een Mac ten opzichte van een Windows PC aan bod.

Van smartphones vertelt Gerald op basis van eigen ervaring over de sterke punten van de merken BlackBerry, iPhone en Android. Om verzekerd te zijn van toegang tot internet tipt Gerald de Novatal MiFi mobiele breedbandmodem of een overzicht van hotspots via bijvoorbeeld JiWire. De rest van de ruimte van je tas vult zich met adapters, accu’s, kabels en headset.

Deel 3 sluit af met informatie over wachtwoorden en versleuteling van gegevens. Overal toegang hebben tot informatie vraagt ook om serieus na te denken over veiligheid en het maken van back-ups, zodat informatie nooit zomaar op straat terechtkomt of verloren gaat door verlies, diefstal of calamiteit.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Snel en gemakkelijk internet consumeren met de iPad: tips voor de iPad Wi-Fi of 3G
• Een ergonomisch en praktische mobiele werkplek voor laptop, notebook of netbook in te richten
• Wachtwoorden beheren met Roboform Password Manager

4. Maak van je laptop een oase

Deel 4 “Maak van je laptop een oase” geeft tips voor een opgeruimd en overzichtelijk bureaublad. Installeer ook een tool als Fingertips om veelgebruikte teksten met afkortingen op te roepen. Net als een opgeruimd bureaublad is een overzichtelijk archief om documenten te bewaren ook belangrijk. Dit deel sluit af met een manier om documenten op verschillende machines te benaderen met een tool als Syncplicity of te backuppen met KPN Backup Online.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Met Fingertips razendsnel Windows applicaties te bedienen via het toetsenbord
• Overal toegang tot je bestanden en samenwerken door bestanden te delen met Syncplicity
• Automatisch online een backup te maken met KPN Back-up Online

5. Papierloos of (nog) niet?

In het 5e deel “Papierloos of (nog) niet?” legt Gerald uit dat we voorlopig nog niet van papier af zijn. Hoewel er mobiele scanners zijn levert het simpelweg scannen van ál je papierwerk geen tijdwinst op, soms kun je een document dat je toch maar kort nodig hebt beter in papieren vorm laten. Op basis van de werkmethode Getting Things Done van David Allen legt Gerald een handige workflow voor het omgaan met papier uit.

Voor het uitsnijden van alleen relevante tekst uit papieren magazines tipt Gerald de Magic Cutter (het compacte mesje op de bovenstaande foto). Voor het alleen afdrukken van relevante tekst op een webpagina Print What You Like. Eigenaren van websites en weblogs kunnen deze printknop overigens ook voor bezoekers integreren in de website.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Elke dag je hoofd en inbox leeg

6. Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken

Deel 6 “Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken” gaat over het belang van persoonlijk contact en over manieren om ook op afstand contacten te onderhouden en prettig samen te werken. Handige tips over het opstellen van een communicatie-etiquette met collega’s over het gebruik van videoconferencing, telefoon, e-mail, SMS, chat, Twitter, Yammer en LinkedIn. Zoals bijvoorbeeld SMS gebruiken voor urgente berichten – je kunt altijd discreet een SMS bericht lezen waardoor Gerald tipt daar zelfs op je voicemail om SMS te vragen.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• De kracht van Twitter
• De kracht van LinkedIn
• Een SMS alert van e-mailberichten te ontvangen op je mobiel (GSM) via Infospace/GIN

7. Toolbox voor de kenniswerker

In deel 7 “Toolbox voor de kenniswerker” komt de ontwikkeling van online applicaties die via een webbrowser gebruikt kunnen worden aan de orde. Met cloud computing is de webbrowser de meest belangrijke applicatie geworden, eigenlijk een besturingssysteem voor online applicaties. Voor nomad working is het noodzakelijk om overal toegang te hebben tot e-mail en belangrijke documenten, Gmail, Google Docs en Google Calendar voorzien daarin. Kleine groepen, families en organisaties kunnen Standard Google Apps gratis gebruiken tot 50 gebruikers en zo onder één domeinnaam (@uwbedrijfsnaam.nl) naar buiten treden.

Verder komen oplossingen aan bod voor het samenwerken op afstand zoals het delen van bestanden via WeTransfer, beeldscherm, aantekeningen, bookmarks en kennis. Ook noemt Gerald tools ter ondersteuning van publiceren, presenteren en uitzenden van je gedachten en ideeën en het op de hoogte blijven van vakinformatie.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Geattendeerd worden op veranderingen op Internet met RSS feeds
• Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden met Evernote
• Met Thymer snel en overzichtelijk projecten en taken te beheren als individu, team of klein bedrijf
• Gratis en eenvoudig grote bestanden delen met WeTransfer

8. Een lichtgewicht timemanagement systeem

In deel 8 introduceert Gerald “Een lichtgewicht timemanagement systeem” dat helpt bij het stellen van prioriteiten. Zonder prioriteiten reageer je de hele dag willekeurig op zaken die het hardst om aandacht roepen. Een voorbeeld van reactief werken zonder prioriteiten is het werken vanuit de inbox van je e-mailprogramma. Je leert de basisprincipes voor het onder controle houden van je inbox zoals het onderscheid tussen het verwerken en het beantwoorden van berichten. Tijdens het verwerken verwijder je niet-relevante berichten zoals spam en archiveer je berichten waar je geen actie op hoeft te ondernemen. Vervolgens voer je acties die minder dan één minuut kosten (“no-brainers”) direct uit. Het afhandelen van de overige berichten geef je een plekje in je timemanagement systeem waarbij je de afzender wel direct even terugkoppelt wanneer deze een reactie kan verwachten.

Acties afhandelen kan met de Pomodoro techniek waarbij je 25 minuten geconcentreerd zonder afleiding werkt aan een taak. Na deze tijdspanne volgt een pauze zonder werkgerelateerde activiteiten van 5 minuten – en na vier pomodoro’s wat langer. De Pomodoro techniek leert je middels feedback omgaan met afleidingen en beter plannen. De applicatie focus booster kan op een PC of Mac eenvoudig de Pomodoro tijdspannes bijhouden. Ook leer je aan de hand van agenda en actielijsten overzicht op je prioriteiten te houden en om  te gaan met het uitstellen en vermijden van acties. Het lichtgewicht timemanagement systeem heeft raakvlakken met Getting Things Done van David Allen, zo wijst ook Gerald op het belang wekelijks te reflecteren op de afgelopen en komende periode om het timemanagement systeem compleet te houden.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Elke dag je hoofd en inbox leeg
• Hands-on ervaring op te doen met Getting Things Done bij meereffect

9. Aan de slag met nomad working

“Een van de eenvoudigste manieren om tijd te besparen, is werken in de juiste omgeving”, lees je in deel 9 “Aan de slag met nomad working”. Wie wel eens in een vliegtuig gewerkt heeft weet dat deze omgeving met weinig afleiding je veel productiever maakt.

Aan bod komen de voor- en nadelen van het werken op kantoor, thuis, in de trein, in koffiebars/cafés, op coworkinglocaties, in de mensa/bibliotheek van universiteiten/hogescholen, in openbare bibliotheken, in hotellobby’s en in de natuur (park).

Ook komen tips voor het omgaan met interne afleidingen zoals dingen die je te binnen schieten en externe afleidingen (zoals collega’s of omgevingsgeluid) aan bod.

Het deel eindigt met tips ter ontspanning en inspiratie en de privé-werk balans die volgens Gerald door de nieuwe mogelijkheden van plaatsonafhankelijk werken zal verdwijnen. Iets waar de nomad worker zich alvast op aan het instellen is.

10. Checklisten

Het laatste deel van het boek bestaat uit “Checklisten”. Naast checklisten met tips en competenties voor zowel managers als medewerkers in organisaties om de onderlinge samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn er checklisten om je baas en hr/directie te overtuigen van de toegevoegde waarde van nomad working voor de organisatie. De “Checklist voor thuiswerken” behandelt tips op het gebied van de relatie met je gezin en het handhaven van productiviteit en professionaliteit.

Persoonlijk hoef ik als teamleider niet overtuigd te worden van de toegevoegde waarde van nomad working en stuur ik mijn teamleden eigenlijk al een tijdje richting deze manier van werken.

Het boek sluit af met verwijzingen naar boeken en websites ter verdieping, waaronder Lifehacking.nl en deze website: Eenmanierom.nl. Tenslotte volgt een oproep aanvullingen en tips te delen via de website hetkantoorinjetas.nl. Naast nieuwe ontwikkelingen vind je daar video’s en artikelen en een forum om per hoofdstuk ervaringen en tips uit te wisselen.

Slimmer werken artikelen in de TIJDwinstShop webshop

De tas op de cover van het boek is de Booq Taipan Lift L, de favoriete schoudertas voor nomad working die Gerald Essers zelf ook gebruikt.

De tas is “checkpoint-friendly” – door middel van het losmaken van twee knippers kun je de tas eenvoudig 180 graden openklappen om razendsnel de security check op luchthavens te kunnen doorlopen, zonder dat je daarbij de laptop uit je tas hoeft te halen. Door een rits los te maken kan de tas eenvoudig op een trolley bevestigd worden. De schouderband is ook snel te verwijderen (klitteband) zodat je de tas gemakkelijk als koffer kunt dragen.

Ook handig: door het serienummer van je tas te registreren bij terralinq.booq.com krijg je bericht als deze ooit als gevonden voorwerp op duikt.

Naast diverse tassen van Booq vind je in de webshop TIJDwinstShop.com artikelen voor slimmer werken, time management, beter onthouden, braintraining en mindmapping.

TweetDeck geeft veel meer informatie gelijktijdig weer door statusupdates uit sociale netwerken in kolommen weer te geven. Afhankelijk van de breedte van zo’n kolom en je scherm kun je zo bijvoorbeeld vijf kolommen tegelijk volgen, zoals je in onderstaand screenshot kunt zien. Als je meer kolommen wilt gebruiken dan zijn deze snel toegankelijk door te scrollen met de horizontale scrollbalk die onderaan het scherm verschijnt of ernaar toe te springen met de TweetDeck navigator onder deze horizontale scrollbalk.

De extra kolommen zorgen niet voor een information overload. Zo kan TweetDeck de informatie over alle kolommen heen filteren. Als je geen updates wilt lezen van specifieke personen, met specifieke trefwoorden of vanuit specifieke programma’s/webservices dan kun je dat via het zogenaamde “Global Filter” in de instellingen van TweetDeck inregelen.

TweetDeck kan naast Twitter overweg met Facebook, MySpace, LinkedIn, Google Buzz en FourSquare. Naast het monitoren van diverse sociale netwerken kun je vanuit TweetDeck eenvoudig je status op meerdere sociale netwerken bijwerken – indien gewenst plaats je zelfs met één druk op de knop hetzelfde bericht op verschillende sociale netwerken.

TweetDeck Desktop werkt op de besturingssystemen van Apple en Microsoft (Windows) en zelfs op Linux, via Adobe Air (als je dat nog niet hebt geïnstalleerd dan regelt TweetDeck dat vanzelf tijdens de installatie). Er zijn ook aparte TweetDeck clients beschikbaar voor iOS (iPhone/iPad) en Android.

TweetDeck is beschikbaar in een aantal talen. In verband met de overname van TweetDeck door Twitter worden het vertaalproces en de vertalingen van de producten op elkaar afgestemd. TweetDeck in Google Chrome zal hierin altijd voorop lopen. Mocht er overigens iets niet kloppen of niet lopen in de vertaling van TweetDeck of de website dan hoor ik dat – als een van de aanspreekpunten voor de Nederlandse vertaling van TweetDeck – graag.

Zo is TweetDeck een ware social media cockpit!

Voordelen van een TweetDeck account

Tijdens de installatie vraagt TweetDeck om een TweetDeck-account. Het aanmaken van een TweetDeck account geeft je de volgende extra mogelijkheden:

• social media accounts die je toevoegt worden bewaard zodat je deze bij een herinstallatie (eventueel op een andere PC of op bijvoorbeeld de Android client) niet opnieuw hoeft toe te voegen;
• je zoekopdrachten worden op de servers van TweetDeck bewaard zodat je deze ook op een andere computer waar je TweetDeck gebruikt terug kunt vinden;
• groepen die je van Facebook gebruikers hebt aangemaakt worden ook op de servers van TweetDeck bewaard;
• je kunt statusupdates inplannen (schedulen);
• je kunt vragen om ondersteuning en deelnemen aan discussies op het TweetDeck Forum.

Sociale netwerken monitoren met TweetDeck

Nadat je tijdens de installatie van TweetDeck één of meer accounts van sociale netwerken hebt toegevoegd kun je informatie weergeven in kolommen. Met het plus-knopje helemaal bovenaan voeg je een nieuwe kolom aan TweetDeck toe – je kunt zoveel kolommen toevoegen als je wilt. Een kolom verwijder je door met de muis de rechter bovenhoek van de titel van een kolom aan te wijzen. Het icoontje van het sociale netwerk verandert dan in een kruisje.

N.B.: Je kunt meer sociale netwerk accounts toevoegen via de instellingen van TweetDeck rechtsbovenin of via het berichtenvenster waarin je een nieuwe statusupdate schrijft.

Onderaan iedere kolom vind je knoppen om de kolom naar links of rechts op te schuiven (zie onderstaand screenshot). Met de overige knoppen per kolom kun je informatie snel doorgronden. Zo kun je een wordcloud opvragen om term(en) die op het moment populair zijn te achterhalen. Of filteren op trefwoord, gebruiker, programma/webservice of tijd en zo snel specifieke berichten terugvinden. Met het prullenbakje kun je een kolom leegmaken en zo overzicht houden op wat je al gelezen hebt.

Het is ook mogelijk de breedte van TweetDeck met één klik aan te passen naar één kolom. Klik hiervoor rechtsboven op het enkele streepje. Zo kun je TweetDeck gelijktijdig naast een andere applicatie in beeld houden, wat wel voor extra afleiding zorgt! Met dezelfde knop activeer je weer meerdere kolommen.

Linkjes naar foto- en videomateriaal uit de kolommen worden direct in TweetDeck afgespeeld zodat niet eerst de webbrowser hoeft te worden opgestart. Als je wilt dan kun je altijd nog doorklikken. Als je klikt op een gebruikersnaam dan opent TweetDeck profielinformatie vanaf waar je de gebruiker kunt volgen of toevoegen aan een groep/lijst. Als je op een hashtag klikt dan opent TweetDeck een nieuwe kolom met de hashtag als zoekopdracht.

Hieronder volgt per sociaal netwerk wat je ermee kunt doen in TweetDeck.

TweetDeck ondersteuning voor Twitter

Twitter was het eerste sociale netwerk waar TweetDeck mee overweg kon. De naam van het programma is er natuurlijk van afgeleid. Verder is de knop om snel het profiel van een Twitter gebruiker op te roepen nog prominent aanwezig naast de knop voor het toevoegen van een kolom. Daarnaast kun je meerdere Twitter accounts aan TweetDeck toevoegen.

TweetDeck werkt de informatie van Twitter zo snel mogelijk bij – met de instelling “Enable realtime Twitter Streaming” zelfs realtime! Mocht een streaming kolom je te snel gaan dan kun je deze pauzeren door in de kolom iets naar beneden te scrollen waardoor de meest recente tweet niet zichtbaar is. De nieuwe tweets blijven dan in een wachtrij bovenin de kolom wachten – scroll weer naar boven om de stream weer te activeren. Als Twitter Streaming je te snel blijft gaan dan kun je het ook uitschakelen in de instellingen.

Voor Twitter biedt TweetDeck de volgende kolommen aan:

• Alle updates (All Friends)
  Geeft alle statusupdates van mensen die je volgt weer. Als je veel mensen volgt dan bevat deze kolom erg veel informatie.
• Twitter lijsten (Groups/Lists)
  Door Twitter gebruikers te groeperen in lijsten kun je gerichte kolommen met informatie maken. Bijvoorbeeld een kolom voor familie en een kolom voor collega’s. Of een kolom met Twitter gebruikers waarvan je alles wilt lezen. De lijsten kun je in zowel TweetDeck als Twitter onderhouden (ze worden gesynchroniseerd).
• Zoekopdrachten of hashtags volgen (Search)
  Als je klikt op een hashtag dan voegt TweetDeck automatisch een nieuwe kolom toe waar de updates binnendruppelen. Je kunt de zoekopdracht van de kolom aanpassen door met de muis de titel van de kolom aan te wijzen en te klikken op Edit. Maak bijvoorbeeld een zoekopdracht voor termen die in jouw bedrijfstak voor komen of voor de naam van je bedrijf of merk. Als je Twitter Streaming gebruikt dan is het handig om te weten dat niet alle zoekparameters worden ondersteund (OR en – wel). TweetDeck valt terug op de standaard manier van zoeken als Twitter Streaming niet werkt.
• Direct Messages
  Een aparte kolom met privé berichten die je hebt uitgewisseld.
• Mentions
  Toont tweets waarin jouw Twitter gebruikersnaam voor komt.
• New Followers
  Toont profielinformatie van een Twitter gebruiker die jou is gaan volgen. Je krijgt ook een attentie als iemand een van jouw  Twitter lijsten is gaan volgen. Vanuit TweetDeck volg je, indien gewenst, eenvoudig terug. Een spammer kun je blokkeren door op de avatar te klikken en te kiezen voor Other actions>User>Block & report for spam.
• Favorieten (Favorites)
  Toont tweets die je zelf als favoriet hebt gemarkeerd. Als je Twitter Streaming hebt ingeschakeld dan kun je instellen dat jouw tweets die door anderen als favoriet zijn gemarkeerd verschijnen in de kolom Mentions.
• Trending Topics
  Geeft de top 10 Trending Topics (veelbesproken onderwerpen) op Twitter wereldwijd met toelichting weer. Er kan dan een groot evenement of een gebeurtenis gaande zijn maar mensen maken er ook een sport van iets trending te krijgen en bespreken bijvoorbeeld TV-shows. TweetDeck gebruikt What The Trend, een site waar mensen ook een toelichting op een Trending Topic kunnen geven. Door in de kolomkop op Edit te klikken kun je Nederland als regio instellen.

Naast deze standaard Twitter functionaliteiten biedt TweetDeck de volgende aan Twitter gerelateerde kolommen aan:

• TweetDeck Recommends
  Geeft een lijst van gebruikers die door TweetDeck worden aanbevolen om te volgen.
• TwitScoop
  Geeft een TwitScoop wordcloud weer van de onderwerpen die momenteel wereldwijd het meest worden besproken (trending topics).
• StockTwits
• Geeft informatie weer van StockTwits waar mensen realtime economische handelingen delen.
• Locations
  Geeft tweets of Foursquare updates in een aparte kolom weer, indien gewenst aangevuld met een Google Maps wereldkaart.

Twitter API limiet & Rate limit exceeded

Het gebruik van Twitter via applicaties van derden is gelimiteerd. Je kunt een paar honderd aanvragen per uur uitvoeren die Twitter administreert op basis van je Twitter gebruikersnaam of IP adres. Applicaties van derden zoals TweetDeck maar ook een widget op je weblog of koppeling met Twitter via Facebook/LinkedIn tellen gezamenlijk mee.

Ook zoekopdrachten via Twitter Streaming kunnen worden beperkt, bijvoorbeeld als je een populair Trending Topic volgt. TweetDeck ontvangt dan op een gegeven moment geen tweets meer van Twitter en zal daar een melding van geven. Het is belangrijk dat je dan je zoekopdracht nauwkeuriger maakt zodat je minder tweets opvraagt omdat je ook tweets zult gaan missen in anderen kolommen van TweetDeck. Hoewel Twitter @ mention tweets ook laat zien op basis van zoekopdrachten vult TweetDeck deze vanzelf weer aan – ze zijn dan wel iets vertraagd.

Het gebruik van je Twitter API limiet kun je derhalve regelen via de instellingen van TweetDeck (Twitter Updates). Standaard regelt TweetDeck het gebruik van de API gelukkig op een intelligente manier automatisch door voor iedere aanroep aan Twitter het huidige resterende aantal aanvragen op te vragen.

Tip: Als je vaak profielen van Twitter gebruikers opent via TweetDeck én te maken krijgt met de “Rate limit exceeded” melding dan kun je drie API aanroepen besparen door in de instellingen aan te geven dat TweetDeck de profielen via Twitter Web opent.

Indien gewenst kun je het gebruik van de Twitter API limiet finetunen. Je kunt het gebruik van de Twitter API limiet door TweetDeck zelfs geheel uitschakelen als je TweetDeck alleen wilt gebruiken om zoekopdrachten te monitoren. De limiet per kolom kun je in TweetDeck opvragen door met je muis een van de kolommen aan te wijzen in de kolom navigator.

N.B.: Niet iedere communicatie via Twitter is gelimiteerd, zoekopdrachten en het bijwerken van Twitter – statusupdates, Direct Messages, (ont)volgen en favorieten markeren – zijn niet op rantsoen. Omdat Twitter alleen applicaties van derden op rantsoen heeft gesteld kan via Twitter Web wel altijd verder worden gewerkt.

Overige Twitter instellingen

Via de instellingen van TweetDeck kun je voor Twitter nog het een en ander finetunen. Bijvoorbeeld of je ReTweets op de officiële Twitter manier wilt versturen (zonder mogelijkheid tot bewerken van de tweet), handmatig of dat TweetDeck dit per keer moet vragen. Ook kun je het aantal volgers dat een gebruiker op Twitter heeft onder de avatar laten weergeven.

Als je Twitter Streaming actief hebt dan kun je aangeven dat je de @replies van gebruikers die je volgt altijd wilt zien, ook als ze gericht zijn aan mensen die je zelf niet volgt. Zo kom je nieuwe Twitter gebruikers op het spoor die mogelijk interessant zijn om te volgen.

TweetDeck ondersteuning voor Facebook, MySpace, LinkedIn, Google Buzz en Foursquare

Naast het bijwerken van je status kun je binnen TweetDeck het volgende doen met deze andere sociale netwerken:

• Facebook
  • kolommen toevoegen met “Full News Feed”, “Status Updates”, “Wall Posts”, “Photos”, “Videos” en “Other” (updates die gemaakt zijn door externe applicaties zoals Farmville).
  • Facebook contactpersonen groeperen in bijvoorbeeld familie en collega’s. Bij het toevoegen van een van bovenstaande kolommen kun je de informatie vervolgens filteren naar een specifieke groep.
• MySpace
  • status bijwerken met “MySpace Mood”.
  • kolommen toevoegen met “Friends Activity Stream”, “My Comments” en “Friends Status and Mood”.
• LinkedIn
  • aanvinken welke LinkedIn informatie uit je Network Activity stream je wilt ontvangen: “Status” (statusupdates), “Q&A” (activiteiten in LinkedIn Answers), “Applications” (bijvoorbeeld deelname aan evenementen), “Groups” (gebruik van LinkedIn Groups), “Connections” (wie is met wie verbonden), “Profile” (profielinformatie bijgewerkt) en “Recommendations” (aanbevelingen).
  • reageren op statusupdates (comment) of een rechtstreeks LinkedIn bericht sturen.
• Google Buzz
  • kolom toevoegen met de volledige “Friends Activity Stream”.
• Foursquare
  • kolom toevoegen met Foursquare statusupdates – indien gewenst kun je dergelijke updates dan ook filteren uit de andere kolommen.
    N.B.: De keuze “Remove all Foursquare Tweets from my All Friends Columns” kun je momenteel alleen opnieuw maken door het Foursquare account te verwijderen en opnieuw toe te voegen.

Sociale netwerken bijwerken met TweetDeck

Bij het schrijven van een statusupdate kun je de sociale netwerken die je bij wilt werken aan- en uitzetten door erop te klikken. Met de laatste “account” knop voeg je eenvoudig een nieuw sociaal netwerk account toe. Het is hier dus mogelijk om meerdere sociale netwerken aan te klikken.

In het centrale berichtenvenster telt TweetDeck tijdens het schrijven van een statusupdate af vanaf 140 karakters zodat de update in een tweet past. De achtergrond van het venster waarin je tekst typt kleurt rood zodra je meer dan 140 karakters in gebruik hebt. TweetDeck controleert ook de spelling maar gebruikt daarvoor helaas een Engelstalig woordenboek.

N.B.: Als je ook een Google Buzz account toevoegt aan TweetDeck dan kun je meer dan 140 karakters gebruiken. Klik dan zowel een Google Buzz account als een Twitter account aan. TweetDeck plaatst het bericht op Google Buzz en plaatst een afgekapte tweet op Twitter met een URL-verwijzing naar Google Buzz. Het Google Buzz bericht is voor iedereen zichtbaar dus gebruik het niet voor Direct Messages.

Linksonder het berichtenvenster staan vier knoppen:

1. URL’s automatisch inkorten (Auto URL Shortening)
   Als de eerste knop is ingedrukt dan zal TweetDeck automatisch alle URL’s in een statusupdate inkorten. De webservice die TweetDeck daarvoor gebruikt is instelbaar. Je kunt overigens ook gewoon op een URL klikken om deze handmatig in te korten – soms is het mooier om de volledige URL te laten staan. Een voordeel van een ingekorte URL is dat je eenvoudig statistieken kunt opvragen over het gebruik daarvan.
2. TweetShrink
   Kort Engelstalige teksten in via TweetShrink door woorden af te korten of te vervangen door een synoniem.
3. Vertalen (Translate)
   Vertaalt je statusupdate vanuit je moedertaal naar iedere gewenste taal via Google Translate.
4. Recent gebruikte hashtags
   Geeft een lijst met de 10 laatste hashtags die je hebt gebruikt.

N.B.: Als je een statusupdate naar MySpace wilt sturen dan verschijnt een vijfde knop waarmee je een “MySpace Mood” kunt meegeven.

Rechtsboven kun je de statusupdate van extra informatie voorzien. Zo kun je een geografische locatie meegeven een link naar een foto meesturen. De webservice die TweetDeck hiervoor gebruikt is instelbaar. Je kunt ook een opname maken met je webcam.

Tip: Foto- en videobestanden kun je ook met de muis naar het berichtenvenster slepen.

Rechtsonder vind je twee knoppen. Met de eerste knop stel je het versturen van je update uit door een specifieke datum/tijd te kiezen. Voor het schedulen van updates moet je beschikken over een (gratis) TweetDeck account – de berichten worden verstuurd via de servers van TweetDeck zodat je zelf niet online hoeft te zijn op het tijdstip van verzending. Met de tweede knop verstuur je de statusupdate(s) naar de geselecteerde sociale netwerken.

Tip: Als je berichten gaat inplannen, voeg dan ook de kolom Scheduled updates toe. Deze toont alle berichten die je op een later tijdstip gepland hebt om te versturen zodat je ze snel kunt verwijderen of aanpassen indien nodig. De kolom kun je vinden in de instellingen van Twitter, MySpace en LinkedIn maar nog niet onder Facebook, Buzz of Foursquare waar het inplannen wel gewoon voor werkt.

Tip: Als je graag met het toetsenbord werkt en zeker weet dat je niet per ongeluk op ENTER drukt dan kun je ook instellen dat je statusupdate verstuurd moet worden als je op de ENTER toets drukt.

Direct actie ondernemen op berichten van anderen in TweetDeck

Op de berichten in de kolommen kun je direct actie ondernemen. Zo kun je reageren op berichten (openbaar, naar alle mensen die in het bericht genoemd worden of privé) en er in een nieuw bericht naar verwijzen (Reference to). Ook kun je berichten doorsturen (ReTweet of via e-mail). Verder kun je een bericht vertalen met Google Translate of markeren als Favoriet. Gebruikers kun je eenvoudig volgen/ontvolgen, toevoegen aan een groep of lijst en rapporteren als spammer. Ook kun je profielinformatie van een gebruiker opvragen.

De meest gebruikte acties zijn snel toegankelijk via de avatar van een gebruiker. Onder een bericht geeft TweetDeck op de onderste regel compact de volgende informatie van links naar rechts weer (zie screenshot):

• Of een bericht al gezien is of niet (wel of geen bolletje), klikken markeert als gezien;
• De gebruikersnaam, klikken opent gedetailleerde profielinformatie;
• Een plus-knopje om iemand snel toe te voegen aan een groep of lijst;
• Een geel locatiesymbool als het bericht informatie over de geografische locatie bevat, klikken opent een Google Maps kaartje;
• De datum/tijd, klikken opent het bericht in de webbrowser;
• De naam van de applicatie, klikken opent de website van de applicatie;
• “in reply to…” als het bericht gekoppeld is aan eerdere berichten (niet in het screenshot te zien), klikken opent een “popup-kolom” met alle berichten uit deze discussie.

Overige instellingen van TweetDeck

Via de instellingen kun je TweetDeck nog wat meer naar je hand zetten. De instellingen zijn te vinden via het gereedschapsicoon rechtsboven.

Zo kun je onder General instellen dat de namen van mensen die je adresseert automatisch door TweetDeck moeten worden aangevuld. Ook kun je TweetDeck met het toetsenbord (sneltoetsen) bedienen (door de kolommen navigeren met de pijltjes toetsen en acties op een bericht starten met de spatiebalk). Verder kun je een popup laten weergeven na het aanklikken van een verkorte URL zodat je kunt zien of de URL naar een legitieme website verwijst alvorens je deze aanklikt. Voor URL’s die zijn ingekort met de t.co service van Twitter volstaat het om met de muis de ingekorte URL aan te wijzen.

De popup met notificaties/alerts finetunen of uitschakelen

Standaard geeft TweetDeck een popup weer als een kolom van nieuwe status updates wordt voorzien. Vanuit deze popup kun je direct een reply of Direct Message sturen of het bericht retweeten.

Als de popups je afleiden van andere werkzaamheden of domweg irriteren dan kun je ze via Notifications finetunen of uitschakelen. Zo kun je instellen in welke hoek van het scherm de popup verschijnt, hoe gedetailleerd de informatie in de popup is en of TweetDeck een geluid moet laten horen. Via “Advanced Options for columns” stel je per kolom in of deze moet worden opgenomen in de detail- of samenvattingspopup en of TweetDeck geluid moet maken. Voor Streaming Twitter kun je door de tijd tussen notificaties te vergroten voorkomen dat er iedere seconden een popup verschijnt.

Zo kun je attenties uitschakelen of beperken tot bijvoorbeeld Direct Messages en @mentions op Twitter.

Webservices voor vertalen, inkorten van URL’s en delen van foto’s

TweetDeck kan gebruik maken van diverse webservices die beschikbaar zijn via internet. Via Services kun je bijvoorbeeld je moedertaal instellen. TweetDeck vertaalt tweets dan via Google Translate naar deze taal toe.

Om ruimte te besparen in met name de berichten op Twitter en om te kunnen analyseren of URL’s worden aangeklikt gebruiken mensen vaak een specifieke webservice zoals bit.ly – TweetDeck kan met meerdere van deze webservices overweg.

Ook voor het delen van afbeeldingen/foto’s kun je kiezen uit meerdere webservices, waaronder TwitPic, TweetPhoto, Plixi, MobyPicture, YFrog en Posterous.

Encrypted Local Store (ELS) verwijderen

Soms gaat er iets mis met de dataopslag van Adobe AIR waar TweetDeck gebruik van maakt. Eén van deze uitingen is dat je bij het opstarten regelmatig de melding  ”Ooops, TweetDeck can’t find your data” krijgt, zoals Niels Gouman had.

volg dan de instructies van TweetDeck voor het verwijderen van de ELS op Windows (XP, Vista of 7), Mac OS en Linux. Er is ook een paardenmiddel gedocumenteerd om heel TweetDeck en Adobe AIR opnieuw te installeren.

TweetDeck voor iPhone, iPad en Android

TweetDeck heeft aparte clients voor iPhone, iPad en Android. De functionaliteiten van de clients zijn afgestemd op de specifieke mogelijkheden van de mobiele apparaten, zie bijvoorbeeld deze video overview van de TweetDeck Android client en deze video introductie van TweetDeck voor iPhone.

In april 2011 is versie 2 van TweetDeck voor iOS (iPhone/iPad) gelanceerd. De eerste versie van TweetDeck voor iOS was niet bruikbaar in Nederland – mocht je die nog hebben geïnstalleerd dan kun je die verwijderen want versie 2 is als aparte app opgenomen in de Apple App Store.

TweetDeck levert standaard al een drietal gecombineerde kolommen mee: Home, Me en Inbox (zie verderop). Met de plus-knop voeg je kolommen toe aan TweetDeck. In de nieuwe kolom kun je zelf bepalen wat je wilt zien: je kunt de berichten van Facebook en Twitter naar wens mengen in één TweetDeck-kolom. Je kunt door de verschillende kolommen bladeren door met je vinger over het scherm te slepen (swipe). Een kolom ververs je door deze naar beneden te trekken. Tijdens het schrijven van een bericht worden namen automatisch aangevuld (autocomplete), kun je URL’s inkorten, foto’s uploaden en je locatie meesturen (geocoding). Om de instellingen van een kolom aan te passen kun je je vingers samenknijpen (pinch). Je kunt dan de kolom verwijderen of qua volgorde verplaatsen. Of de samenstelling van de inhoud aanpassen.

N.B.: Voor de iPad vind ik zelf Twitterific een prima gratis Twitter client tot de nieuwe iOS app ook een iPad interface heeft – voor een paar euro verdwijnen de advertenties uit Twitterific en kun je meerdere accounts toevoegen.

De TweetDeck Android client kan overweg met Twitter, Foursquare, Buzz en Facebook. Als je gebruik maakt van een TweetDeck account op TweetDeck Desktop dan worden zoveel mogelijk sociale netwerk accounts automatisch geactiveerd zodat je je niet opnieuw hoeft aan te melden. Door met je vingers over het scherm te slepen (swipe) blader je door de kolommen. Per kolom kun je instellen hoe vaak deze wordt ververst en hoe je geattendeerd wilt worden op nieuwe berichten: niet, lampje laten knipperen, geluid of trillen. Als je doortikt op een bericht dan kun je daar acties op uitvoeren zoals retweet of like. TweetDeck Android kan alle berichten van al je social media accounts in één “home” kolom samenvoegen. Er is ook een speciale ”me” kolom die alle berichten die aan jou zijn gericht in Twitter, Foursquare, Buzz én Facebook in één kolom combineert.

TweetDeck in webbrowser Google Chrome: ChromeDeck

Zonder dat je iets hoeft te installeren kun je TweetDeck gebruiken in webbrowser Google Chrome (ChromeDeck). ChromeDeck is vooralsnog alleen bruikbaar met webbrowser Google Chrome, Firefox en Safari volgen in 2011.

ChromeDeck kan veel: de kolommen (met notificaties en popups per kolom) waar TweetDeck bekend mee is geworden, zoekopdrachten volgen, het handige venster om statusupdates te maken, afbeeldingen direct weergeven, realtime updates. Daarnaast kent de webapplicatie gecombineerde kolommen:

• Home: Alle statusupdates van al je vrienden in alle sociale netwerken
• Me: Alle statusupdates, notificaties, reacties etc. die aan jou zijn gericht of over jou gaan
• Inbox: Een combinatie van alle Twitter Direct Messages van al je gekoppelde accounts

Als je een TweetDeck account hebt dan kun je daarmee inloggen zodat je niet al je sociale netwerken opnieuw hoeft te koppelen.

Meer details over ChromeDeck met video en quickstart guide kun je vinden in het blog.

Om ChromeDeck te starten open je Google Chrome. Op een nieuw tabblad klik je op TweetDeck. Het kan sneller door via het gereedschapsicoon in Google Chrome via de menu-optie Extra een Snelkoppeling aan te maken op je bureaublad. Of installeer ook de Google Chrome extension TweetDeck Launcher. Of maak een bookmarklet naar ChromeDeck aan.

Toekomstige ontwikkelingen van TweetDeck

Blijf op de hoogte van toekomstige ontwikkelingen van TweetDeck door @TweetDeck op Twitter te volgen. Of lees het TweetDeck blog. Voor ondersteuning kun je, met een TweetDeck account, terecht bij TweetDeck support en waarschijnlijk ook bij mensen die jou volgen want TweetDeck is de meest populaire Twitter client. Of lees deze gedetailleerde TweetDeck handleiding met screenshots.

Tip: Hoewel TweetDeck Desktop vooralsnog meer functionaliteiten heeft worden nieuwe ontwikkelingen vanaf 2011 eerst in deze webapplicatie ChromeDeck geïmplementeerd.

Alternatieven voor TweetDeck

Seesmic en HootSuite zijn qua functionaliteit een alternatief voor TweetDeck. De laatste is echter geen desktop applicatie maar een webapplicatie waardoor deze iets minder snel op je handelingen reageert. Of kijk eens naar MetroTwit (alleen Windows).

Naast oordopjes om video’s te kunnen luisteren en je af te kunnen sluiten met muziek en de laadkabel van mijn mobiele telefoon noem ik in dit artikel nog een aantal hardware accessoires waarmee ik mijn werkplek zo mobiel en toch ergonomisch verantwoordelijk mogelijk heb gemaakt. Daarnaast heb ik wat softwareinstellingen veranderd zodat de computer in steeds verschillende computernetwerken zich toch zo gedraagt zoals ik dat wil.

Gebruik een externe USB muis in plaats van het touchpad

Het touchpad is leuk om even te gebruiken maar vooral met slepen erg onpraktisch. Door de kleine omvang van het touchpad kun je niet zo snel iets over het hele scherm verslepen. Eén van de eerste stappen die de meeste mobiele werkers daarom nemen is het aansluiten van een externe USB muis. Daarbij gebruik ik zelf altijd liever een muis die je met kabel aansluit op de USB poort – deze hoef je niet op te laden. Tegenwoordig koop je voor minder dan twee tientjes een goede optische of lasermuis met drie muisknoppen en scrollwiel.

Webwinkel Informatique heeft een mooie overzichtspagina van bedieningsapparatuur met muizen, toetsenborden, presenters, digitale pennen en tablets.

Hoewel de meeste muizen op vrijwel alle oppervlakten goed te bedienen zijn heb ik ook een muismat bij me – werkt vaak toch net iets beter.

Als je een USB muis hebt aangesloten blijft het touchpad van de laptop standaard actief. Soms sleep je per ongeluk over een tekst heen. En als je typt terwijl tekst is geselecteerd dan vervangt Windows de geselecteerde tekst door hetgeen je intypt… Je kunt het touchpad echter uitschakelen. Soms zit er een knopje boven met touchpad en soms kan het met de toetscombinatie Fn+F7. In andere gevallen kun je met Fn+F1 of in de handleiding achterhalen hoe je het touchpad kunt uitschakelen.

Je kunt het in- en uitschakelen van het touchpad ook automatiseren. In de instellingen van je touchpad is vaak een instelling vinden met een naam als “Disable internal pointing device when external USB pointing device is attached”. Als dat niet het geval is, probeer dan een nieuwe driver voor het touchpad te downloaden via de fabrikant van je laptop, notebook of netbook. En anders via de fabrikant van het touchpad, vaak Synaptics.

Overigens kun je op het touchpad tikken om een muisklik te simuleren en werkt dubbeltikken als dubbelklik.

Ergonomische werkplek met Cricket Laptop Stand en Matias Folding Keyboard

Op zoek naar een draagbare laptop standaard vond ik de Cricket Laptop Standaard bij Informatique. De Cricket Laptop Standaard weegt minder dan 200 gram en is ingeklapt 20cm x 5cm x 2,5cm en is geleverd met een kleine stoffen zak waarin je ‘m kunt opbergen. De Cricket Laptop Standaard is verkrijgbaar voor iets minder dan €50 in de kleuren zwart, wit en zoals hieronder getoond groen.

Bestel bij: Informatique

De Cricket Laptop Standaard ontgrendel je door de grote knop ingedrukt te houden waarna je ‘m op de gewenste hoogte vastklikt in één van de zes standen. Vervolgens klap je ‘m uit als een zakmes en vouw je de poten uit elkaar. Zo simpel dat zelfs ik het begrijp, zie de afbeelding hieronder. Vervolgens zet je je laptop op de standaard. De stelling oogt niet stabiel, maar is dat wel degelijk. Ik heb er al een keer mee gewerkt terwijl er een hele bundel kabels aan was verbonden die aan mijn laptop aan het trekken was.

Mensen die de Cricket Laptop Standaard zien maken vaak dezelfde denkfout als ik maakte bij de aanschaf. Nadat ik de laptop op de standaard plaatste en de externe muis die ik al een tijdje gebruikte aansloot concludeerde ik dat typen wat lastig zou worden onder een hoek van 11 tot 60 graden Overigens staat op de website van de Cricket Laptop Standaard duidelijk vermeld: “Door uw laptop op de Cricket™ Laptop Standaard te plaatsen en een extern toetsenbord en een externe muis te gebruiken, kunt u de laptop echter als volwaardige computer gebruiken.”

Een extern toetsenbord dus. Maar dan wel een die:

1. alle toetsen omvat;
2. lekker typt;
3. draagbaar is.

Na de reviews gelezen te hebben valt een virtueel toetsenbord, hoewel deze goed draagbaar zijn, af. Sommige toetsen ontbreken en je kunt er niet snel op typen. Een normaal toetsenbord is weer niet eenvoudig mee te nemen in een tas. Ook een oprolbaar toetsenbord is gemakkelijk draagbaar en bevat alle toetsen. Het is ook nog eens goed schoon te houden – helaas is ook deze aanslag niet ideaal te noemen.

Uiteindelijk vond ik het Matias Folding Keyboard. Reviews geven als klein nadeel dat het toetsenbord niet vergrendelt als het open is geklapt waardoor je het niet goed op schoot kunt gebruiken. Op schoot zal ik daarentegen weer liever het toetsenbord op de computer zelf gebruiken.

Het Matias Folding Keyboard weegt minder dan 500 gram en meet 25,6cm x 12,7cm x 3,5cm. Ook bij het Matias Folding Keyboard is een stoffen zak geleverd.

Je ontgrendelt het toetsenbord voor gebruik met een klein schuifje en klapt het dan open. Vervolgens sluit je de USB kabel aan. Het toetsenbord is zeer degelijk, het voelt als een normaal toetsenbord. Alle toetsen zijn aanwezig, inclusief numeriek deel en toetsen voor het bedienen van het volume van de speakers. De afbeelding hieronder toont het toetsenbord uitgeklapt, tijdens het uitklappen en ingeklapt.

Mijn toetsenbord had helaas problemen met de letter “P”: ik type relatief snel en sla de toetsen niet echt aan maar “aai” ze meer. In overleg met de supportafdeling van Matias is dit probleem snel en prima verholpen.

Het Matias Folding Keyboard is er voor PC (Matias Folding Keyboard FK205 voor PC) en Mac (Matias Folding Keyboard FK204 voor Mac). Er is ook een BlueTooth variant voor de Mac, de FK304 . Voor handelaren ligt hier volgens mij nog een markt open. Volgens de website van Matias kost het toetsenbord $69,95. Bij de Nederlandse distributeur 2Serve kost de PC variant van het Matias Folding Keyboard €59,95 – helaas levert men niet aan particulieren.

Zelf heb ik gekozen voor het importeren via Amazon (zie bovenstaande linkjes), dat kostte inclusief verzendkosten €84,60 maar is alsnog goedkoper dan aanschaf via een niet nader te noemen Nederlandse leverancier die er €119,95 voor vraagt.

Draadloos netwerk uitschakelen bij een bekabelde verbinding

De meeste laptops, notebooks en netbooks beschikken over zowel een draadloze netwerkkaart (Wifi) als een mogelijkheid om een UTP kabel in de computer te steken. Een bekabelde verbinding is nog altijd sneller en stabieler – een reden voor mij om altijd een UTP kabel van een meter of drie mee te nemen.

Ook kan een computer zich anders gedragen dan je verwacht als deze nadat je een UTP kabel hebt verbonden ook verbinding maakt met een draadloos netwerk. Bij ons op kantoor heb je via het draadloze netwerk alleen toegang tot webapplicaties en dus niet tot de bestanden via de fileserver. Het kan even zoeken zijn voordat je door hebt wat er aan de hand is.

Op de meeste computers is er een schakelaar te vinden waarmee je de draadloze netwerkkaart uitschakelt. Hier denk je natuurlijk niet zo snel aan. En omdat het een handeling is die je kunt automatiseren hoeft dat ook niet.

Er zijn moderne drivers voor draadloze netwerkkaarten beschikbaar waarbij je de instelling “Uitschakelen bij bekabelde verbinding” kunt activeren. Met deze instelling actief schakelt de computer de draadloze netwerkkaart uit zodra je er een UTP kabel in stopt. Controleer even op de website van de leverancier van je laptop, notebook of netbook of er een nieuwe driver beschikbaar is voor de draadloze netwerkkaart die deze functie biedt.

Voor computers waar geen moderne driver voor beschikbaar is kun je met het programma Wireless AutoSwitch automatisch de draadloze netwerkkaart uitschakelen als je verbinding maakt via een netwerkkabel. Het programma kost $4,95 en controleert iedere drie seconden of je verbonden bent met een bekabeld netwerk.

Programma’s opstarten afhankelijk van het verbonden netwerk

Op kantoor wil ik graag de intranet pagina direct openen, plus de webapplicatie om uren te schrijven. Ook wil ik dan mijn laptop via Robocopy Controller bijwerken met de bestanden op het netwerk. Als ik de computer thuis opstart dan wil ik deze applicaties echter niet opstarten maar wel een aantal andere applicaties. En zonder netwerkverbinding (stand alone) functioneren de meeste applicaties die ik gebruik niet, evenals via het netwerk van een klant.

Microsoft Windows biedt de mogelijkheid om programma’s automatisch op te starten door een Snelkoppeling aan te maken in Start>Alle programma’s>Opstarten. Het programma zal dan altijd worden opgestart, ook als het in een specifieke netwerkomgeving geen verbinding kan krijgen. Niets automatisch opstarten vind ik ook niet handig – dan vergeet ik te synchroniseren of moet ik alsnog het een en ander aanklikken.

Mijn programma Network Starter kan applicaties starten afhankelijk van de netwerkomgeving. Daarvoor plaats je snelkoppelingen naar applicaties die je wilt starten in een map per netwerkomgeving. De map geef je de naam van een uniek apparaat in deze netwerkomgeving. Op kantoor kan dat de naam van de hoofdserver zijn. Voor programma’s die je alleen wilt starten als je een internet verbinding hebt kun je bijvoorbeeld een map “www.google.com” aanmaken.

Vervolgens maak je in Start>Alle programma’s>Opstarten een Snelkoppeling naar Network Starter aan. In deze Snelkoppeling verwijs je naar de hoofdmap waarin je de mappen per netwerkomgeving hebt aangemaakt. Network Starter voert een ping commando uit per netwerkmap en start alle programma’s in de map op als de ping resultaat geeft. Network Starter probeert het twaalf keer zodat je draadloze netwerkkaart tijd heeft om te verbinden. Daarnaast kun je het programma ook onderbreken als je juist niets wilt starten maar alleen even snel iets op de PC wilt doen.

Overal toegang tot bestanden van onderhanden projecten

Met Syncplicity kun je mappen op je computer automatisch laten synchroniseren met internet. Als je Syncplicity naast je laptop, notebook of netbook ook op een desktop computer hebt geïnstalleerd werkt Syncplicity ook daar de bestanden automatisch bij. Zo kun je vanaf iedere computer bij je bestanden. Syncplicity kan met alle bestandstypen overweg. Daarnaast kan Syncplicity ook Google Docs bestanden synchroniseren waardoor je daar ook offline toegang toe hebt. Theoretisch kun je ook een eind komen met Google Docs zelf - de offline functionaliteit kreeg ik helaas niet betrouwbaar aan de gang.

Ook wil ik een bestand snel online kunnen delen met iemand via internet en dan liefst de laatste versie. Als je Syncplicity hebt geïnstalleerd dan kun je eenvoudig een map of een specifiek bestand delen via de Windows Verkenner. Klik met de rechtermuisknop op een map en kies voor “Share with others…”. Je kunt aangeven of mensen die de uitnodiging via e-mail ontvangen de bestanden alleen mogen openen of ook mogen wijzigen. Syncplicity gebruikers kunnen de map vervolgens linken aan hun account. En na een verbinding met internet heeft iedereen weer de laatste versie van de bestanden beschikbaar! Mensen die geen Syncplicity (willen) gebruiken kunnen via de link de bestanden downloaden.

Het is minder verstandig om databasebestanden te delen tussen computers (synchroniseren) via Syncplicity. Deze worden immers regelmatig op beide computers aangepast. Syncplicity heeft een lijst van bestandstypen die mogelijk problemen kunnen opleveren. Zelf synchroniseer ik al tijden zonder problemen de bestanden van zowel snel-type programma Fingertips als wachtwoordmanager Roboform.

Regelmatig werk ik aan een Word of Excel document waar meerdere mensen input op moeten leveren. In plaats van het document via e-mail versturen heb deel ik het bestand via Syncplicity. De link naar het bestand stuur ik dan de mensen die input willen leveren toe. Als er veel discussie plaats gaat vinden open ik een topic op een intern forum waar ik ook de Syncplicity link naar het document plaats. Feedback die ik via het forum of e-mail krijg verwerkt ik zo snel mogelijk in het document. De volgende persoon die de link naar het bestand opent krijgt altijd de laatste versie voor ogen. Veel beter dan een bestand via e-mail versturen dus, ook al omdat je dan tegen een maximale bestandsomvang aan kunt lopen.

Tip: Individuele bestanden kun je vanuit de Windows Verkenner delen via Syncplicity>”Get a sharable link”. Een dergelijke link kun je later weer online verbreken via het tabblad Account, “View and edit your shared files”. Mappen deel je vanuit de Windows Verkenner via Syncplicity>”Share with others” en beheer je via de Windows client zelf, Manage and Share folders.

Syncplicity op meerdere computers gebruiken

Momenteel zijn er Mac en Windows clients van Syncplicity beschikbaar (voor Windows XP, Windows Vista en Windows 7).

Op je mobiel kun je gebruik maken van m.syncp.com. Je vindt Syncplicity in de Android Market en Syncplicity voor iOS (iPhone/iPad) in de Apple Store. Met de mobiele apps kun je ook foto’s en video’s van je mobiel naar Syncplicity uploaden. Je kunt Syncplicity ter bescherming van je gegevens van een aparte pincode voorzien. Als je je toestel verliest dan kun je deze ontkoppelen waarna de gegevens van het apparaat worden verwijderd.

Als je even geen client bij de hand hebt kun je met iedere moderne webbrowser (Firefox, Internet Explorer, Chrome, en Safari) bewerkingen online uitvoeren. Ook kun je bestanden uploaden en downloaden.

Online kun je documenten bewerken met webservice Zoho of Scribd zoals onderstaand screenshot toont. Afbeeldingen worden geopend met Picnik waarin je de meeste basale fotobewerkingen kunt uitvoeren (draaien, bijsnijden, formaat wijzigen, kleuren bijstellen, scherper maken, rode ogen verwijderen). Na een bewerking worden alle wijzigingen vervolgens weer overal doorgevoerd.

Syncplicity heeft een actueel overzicht van bestanden die je online kunt bewerken in de handleiding opgenomen.

Online kun je ook de veranderingen in bestanden volgen via de News Feed.

Backup/restore met Syncplicity

Met Syncplicity heb je automatisch een backup van je bestanden. Zodra je verbinding hebt met internet worden Wijzigingen die je lokaal hebt aangebracht gesynchroniseerd met Syncplicity. Als je vervolgens een andere computer inschakelt dan zal deze automatisch worden voorzien van de gewijzigde versie van het document.

Nadat ik mijn computer opnieuw installeerde naar aanleiding van een schone installatie van Windows 7 kon ik in Syncplicity eenvoudig aanwijzen waar ik de bestanden terug wilde hebben. De bestanden werden via internet snel weer op mijn computer geplaatst. Een dergelijke restore functionaliteit is natuurlijk ook handig na een diefstal of crash van de harde schijf.

Syncplicity bewaart ook vorige versies en verwijderde bestanden. Deze kun je online toegankelijk maken door op het Syncplicity icoon van een bestand te klikken en te kiezen voor “Show Revisions”. Je kunt een eerdere versie apart downloaden of de huidige versie terugdraaien naar een eerdere versie. Via de “Recycle Bin” kom je bij bestanden die je hebt verwijderd.

Naast Syncplicity maak ik automatisch een backup van al mijn belangrijke bestanden met KPN Backup Online. Naast de limiet aan schijfruimte van de gratis versie van Syncplicity hoef ik ook niet al mijn foto- en muziekbestanden altijd tot mijn beschikking te hebben.

N.B.: Mocht je overigens op twee computers een bestand hebben gewijzigd zonder dat Syncplicity de tijd heeft het bestand te verspreiden dan bewaart Syncplicity beide bestanden. Nadat je hebt uitgezocht wat je wilt bewaren verwijder je het andere bestand.

Integratie met Google Docs

Door Syncplicity te verbinden met Google Docs (zie het tabblad online) heb je ook altijd deze bestanden ter beschikking. Zo kun je documenten bijvoorbeeld bewerken met Microsoft Word. Ook kun je offline en mobiel werken met je Google Docs documenten en heb je automatisch een backup van deze bestanden.

Google Docs bestanden worden lokaal geconverteerd naar respectievelijk:

Documents

• Microsoft Word 97-2003 Document (.DOC)
• Web Page (.HTML)
• OpenDocument Document (.ODT)
• Rich Text Format (.RTF)
• Plain Text (.TXT)

Spreadsheets

• Microsoft Excel 97-2003 Workbook (.XLS)
• Comma Seperated Values (.CSV)
• OpenDocument Spreadsheet (.ODS)
• Tab Separated Values (.TSV)

Presentations

• Microsoft PowerPoint 97-2003 (.PPT)

Syncplicity is zuinig op je bestanden. Omdat het verwijderen, verplaatsen en hernoemen nog niet betrouwbaar genoeg werkt worden dergelijke wijzigingen niet doorgevoerd.

Google Docs documenten kunnen niet overweg met wijzigingen in document zoals Microsoft Word dat kan. In Google Docs zie je deze dan ook niet terug. In gevallen waarin je gegevens zou verliezen zorgt Syncplicity er altijd voor dat het bestand met al deze gegevens ook beschikbaar blijft.

Versleutelde communicatie en geografisch verspreidde opslag

Syncplicity communiceert versleuteld (met SSL encryptie) met je computer. Bestanden kunnen dus niet zomaar worden opgevangen. Bij Syncplicity worden bestanden ook versleuteld (AES) opgeslagen. De data wordt op geografisch verschillende locaties opgeslagen zodat je bestanden veilig zijn in geval van een plaatselijke storing of aardbeving.

Syncplicity Personal Edition (gratis) of Syncplicity Business Edition

Met Syncplicity Personal Edition krijg je gratis 2GB schijfruimte, wellicht voldoende voor bestanden die je onderhanden hebt. De gratis versie van Syncplicity kun je naast het web op maximaal twee computers in gebruik hebben.

Met de gratis versie kun je eerdere versies van bestanden tot 30 dagen terug in de tijd restoren. De schijfruimte die deze extra bestanden innemen tellen niet mee met de maximale schijfruimte die je kunt gebruiken.

Voor $15 per maand krijg je 50GB schijfruimte ter beschikking en kun je Syncplicity op 5 computers installeren. Daarnaast kun je 3GB gratis schijfruimte verdienen als via jou drie anderen zich aanmelden bij Syncplicity (zie het tabblad Invite online). Via het tabblad Account kun je zien of mensen die je hebt uitgenodigd hun inschrijving hebben voltooid.

Voor ondersteuning kun je terecht op het Syncplicity forum waar gebruikers elkaar helpen. Medewerkers van Syncplicity helpen natuurlijk ook mee. In het forum kun je ook aanvragen voor nieuwe functionaliteit kwijt.

Syncplicity Business Edition is een interessant alternatief voor een fileserver of NAS om bestanden beschikbaar te stellen (SaaS). Werknemers hebben via Syncplicity:

Syncplicity kan voor zakelijk gebruik op een ongelimiteerd aantal computers worden geïnstalleerd. Daarnaast zijn er voorzieningen voor het centraal beheren van Syncplicity (het aanmaken van veel gebruikers in één keer (bulk) en het gecontroleerd installeren van updates van Syncplicity). Ook kun je het delen van bestanden beter beheersen door het delen van bestanden te beperken tot andere Syncplicity gebruikers van hetzelfde bedrijf. Beheerders kunnen op Syncplicity inloggen als een eindgebruiker (“impersonate user”) en zo instellingen goed zetten of helpen met het terugzetten (restoren) van bestanden. Tenslotte kun je een beroep doen op ondersteuning door Syncplicity via e-mail of telefoon en krijg je één factuur.

Ook voor zakelijk gebruik kost Syncplicity $15 per gebruiker per maand. Het starttarief is $45 per maand voor drie gebruikers. De schijfruimte begint bij 50GB en groeit met 5GB per gebruiker. De totale schijfruimte wordt verdeeld over alle gebruikers en extra schrijfruimte is ook los aan te schaffen. Zie de prijzen van Syncplicity.

Als je gebruik maakt van de betaalde Syncplicity Business Edition dan blijven voorgaande versies en verwijderde bestanden bewaard totdat je deze zelf expliciet verwijdert. Na 30 dagen telt de omvang van deze oudere bestanden dan wel mee in de schijfruimte.

Voor systeembeheerders is de volgende informatie van belang:

• syncplicity.exe moet vanaf de computer toegang hebben tot internet;
• de firewall moet verkeer over-en-weer met *.syncplicity.com en *.syncp.com doorlaten.

Syncplicity Business Edition kan 30 dagen gratis worden geëvalueerd. Lees voor meer details de Syncplicity Business Edition Product Guide.

N.B.: De maximale bestandsomvang van Syncplicity is 2GB.

Syncplicity heeft een programma om samen te werken met resellers van de Business Edition.

Alternatieven voor Syncplicity met accentverschillen

Het verspreiden van bestanden op meerdere computers kun je ook met Windows Live Sync doen. Windows Live Sync van Microsoft noemde ik eerder in mijn artikel over KPN Backup Online. Windows Live Sync is gratis en heeft geen limiet op schijfruimte (maar wel een maximum van 20.000 bestanden per map). Bij Syncplicity hoeven de computers echter niet gelijktijdig aan te staan omdat de bestanden eerst via internet bij Syncplicity worden opgeslagen. Ook bewaart Syncplicity voorgaande versies van bestanden.

Microsoft werkt theoretisch gezien ook aan Windows Live Mesh aan 5GB opslag die deelbaar is tussen Windows Mobile, Windows computers en Mac. Ook zou je aangesloten computers over kunnen nemen. De afgelopen jaren heb ik er echter niet veel meer van gehoord.

Dropbox is een alternatief dat bekender is dan Syncplicity. Hiermee ben ik dan destijds ook begonnen. Dropbox gaf echter problemen met de firewall op kantoor waar Syncplicity direct zonder problemen functioneerde. Dropbox kent verder als beperking dat je alleen de specifieke Dropbox map deelt met andere computers (tenzij je een technisch meer ingewikkelde omlossing met symlinks toepast – gemakkelijker gemaakt met de Dropbox Folder Sync Addon). Dropbox heeft ook een client voor Linux beschikbaar. Verder maakt Dropbox een mooie fotogallerij van een map met foto’s.

Tenslotte is er nog SugarSync. SugarSync heb ik niet geprobeerd omdat ik deze pas op het spoor kwam toen ik al tevreden was met Syncplicity. SugarSync heeft een vergelijkingstabel online staan maar vergelijken niet met Dropbox, Syncplicity en Live Mesh maar met backup programma’s.

Toekomstige ontwikkelingen van Syncplicity

Je kunt op de hoogte blijven van Syncplicity via Twitter en het Syncplicity weblog. Op 6 februari 2011 heeft Syncplicity dit artikel op Twitter onder de aandacht gebracht.

Mocht je als ontwikkelaar gebruik willen maken van Syncplicity dan kun je meer informatie over de API opvragen door een e-mail te sturen naar developers@syncplicity.com.

1. het uitvoerbare bestand zelf (de executable);
2. een bestand met de afbeeldingen (iconen) van de dagnummers;
3. een .ini bestand waarin de teksten indien gewenst kunnen worden veranderd.

Om het programma dagnummer te gebruiken moet de eindgebruiker deze drie bestanden in een map zetten, bijvoorbeeld C:\Program Files\Eenmanierom.nl\Dagnummer. Om het programma dagnummer automatisch op te starten met Windows is bovendien een snelkoppeling naar de executable nodig in het menu Start>Programma’s>Opstarten.

Voor een eindgebruiker is dit ofwel te complex, ofwel te veel gedoe.

Met een installer kun je al deze handelingen in één uitvoerbaar setup-bestand uitleveren. Een relatief bekend programma om een installer mee te maken is NSIS (Nullsoft Scriptable Install System). NSIS kan veel en is gratis. Het maken van een installer met NSIS vereist aardig wat kennis, de installer is een programma op zich. Natuurlijk is dit logisch en is NSIS heel mooi maar ik was op zoek naar een installer die eenvoudiger te maken is, bijvoorbeeld omdat ik geen installer wil programmeren maar een programma dat het dagnummer naast de klok weergeeft.

Met Excelsior Installer maak je in een grafische wizard interface (GUI)  in een paar minuten een installer. Excelsior beoogt de distributie van software zo eenvoudig en effectief mogelijk te maken en daar zijn ze wat mij betreft prima in geslaagd! Een alternatief voor NSIS dus als je wensen binnen de marges vallen.

Excelsior heeft twee installatieproducten: Excelsior Installer en Excelsior Delivery. Met het gratis Excelsior Installer kon ik tot nu toe functioneel gezien goed uit de voeten. Excelsior Installer is gratis, ook voor commercieel gebruik. Excelsior Delivery kan net iets meer, waaronder de look & feel professionaliseren, en is alleen gratis voor niet-commercieel gebruik.

Mogelijkheden van Excelsior Installer

Excelsior Installer heeft een standaard look & feel en heeft de volgende mogelijkheden:

• de eindgebruiker om een aantal installatie instellingen vragen;
• bestanden kopiëren naar een, eventueel door de eindgebruiker gekozen, map;
• snelkoppelingen en sleutels in het Windows register aanmaken;
• uninstaller voor de-installatie aanmaken.

Onderstaand screenshot toont één van de schermen van de wizard van de Excelsior Delivery packager (klik erop voor een vergroting). Dit scherm is exact hetzelfde in Excelsior Installer. Naast generieke gegevens zoals de bedrijfsnaam, productnaam en het versienummer stel je hier de map in waarin (standaard) geïnstalleerd gaat worden. Ook snelkoppelingen maak je via dit scherm aan.

Zoals je ziet is hier in de meeste basismogelijkheden voorzien. Als ontwikkelaar hoef je niet veel te doen om een net installatieprogramma aan te maken. Hoewel er nog meer mogelijk is volstaat het om het volgende in de grafische wizard aan te geven:

• voeg applicatiebestanden en mappen toe;
• geef aan welke snelkoppelingen aangemaakt moeten worden;
• voer je bedrijfsnaam in;
• voer de naam van je product in;
• voer het versienummer van je product in.

De installers nemen weinig schrijfruimte in beslag zodat ze snel kunnen worden gedownload. Verder zijn ze linksonder voorzien van een knop “Installeer” waarmee de eindgebruiker het programma snel en eenvoudig kan installeren door de standaardinstellingen aan te houden. Daarnaast kunnen de installers door systeembeheerders worden gescript om onbewaakt (unattended) te worden uitgevoerd.

Additionele mogelijkheden van het gratis Excelsior Installer

De bovenstaande mogelijkheden zijn zoals gezegd geen basismogelijkheden maar standaardinstellingen. Er is meer mogelijk als je wat meer tijd stopt in het aanmaken van een installatieprogramma:

• Splash screen
  Tijdens het uitpakken van bestanden kun je een afbeelding laten zien (BMP, JPG, GIF en PNG worden ondersteund).
• Licentieovereenkomst (License agreement)
  Het is mogelijk om een licentieovereenkomst te tonen waarmee de eindgebruiker eerst akkoord moet gaan. Excelsior Packager herkent “license.txt”.
• Installatiemap
  Standaard stelt Excelsior C:\Program files\<bedrijfsnaam>\<productnaam> voor. Je kunt deze instelling wijzigen waarbij je kunt kiezen uit onder andere het bureaublad (Desktop), de hoofdmap van Windows, Application Data, Mijn Documenten (My Documents) etc. Daarnaast kun je aangeven of eindgebruikers de locatie mogen veranderen.
• Tijdelijke bestanden
  Als je bestanden meelevert die alleen tijdens de installatie nodig zijn dan kun je deze in een aparte map plaatsen zodat ze na installatie worden verwijderd.
• Installeren voor de huidige gebruiker of voor iedereen
  Het installatieprogramma kan op de computer van de eindgebruiker voor alle gebruikers (All users) worden geïnstalleerd of voor de ingelogde gebruiker. Voor de eerste optie heeft de eindgebruiker Administrator rechten op de machine nodig. Subtiel dat je daarom kunt kiezen om All users alleen aan te bieden als de eindgebruiker Administrator rechten heeft. Tenslotte kun je de eindgebruiker laten kiezen.
• Snelkoppelingen (shortcuts)
  Naast een map in het Start Menu kun je ook snelkoppelingen aan laten maken in het Start Menu zelf, op het bureaublad (Desktop), de werkbalk Snelstarten (Quick Launch bar) en Opstarten (Autorun, Startup). De eindgebruiker kan deze snelkoppelingen weigeren (uitvinken tijdens de installatie).
• Installatie taal (setup language)
  Standaard toont Excelsior de setup in de taal van de eindgebruiker, op basis van de taalinstelling in Windows. Het is ook mogelijk om de mee te leveren talen te beperken.
• Updates
  Naast volledige installaties kun je ook servicepacks uitbrengen waarin slechts een aantal bestanden zij gewijzigd uitleveren. Hiervoor kies je in Excelsior Packager voor “Save as updatable” na het aanmaken van een installer.
• Sleutel in het Windows register (Windows registry key)
  De installer kan sleutels aan het Windows register toevoegen. Het de-installatie programma verwijdert deze sleutels weer netjes. Standaard maakt Excelsior twee sleutels aan in het register: één om de software netjes te kunnen laten de-installeren en één om de installatiedirectory terug te kunnen laten vinden door een updater.
• Package verification (MD5 hash)
  De installer controleert of deze gewijzigd is door bijvoorbeeld een virus. Deze MD5 hash bescherming kun je uitschakelen.
• Post-installatie opties
  Je kunt de eindgebruiker ervoor laten kiezen om het zojuist geïnstalleerde programma op te starten. Ook kun je een leesmij tekstbestand aanbieden, Excelsior packager herkent “readme.txt”. Ook kun je aanbieden de computer opnieuw op te laten starten.
• NSIS compiler scripts
  Excelsior Installer kan scripts exporteren die je met de NSIS compiler kunt gebruiken. Je kunt de NSIS compiler ook vanuit Excelsior Packager opstarten. Deze mogelijkheid is door Excelsior ingebouwd zodat je snel kunt opschakelen naar een complexer product indien nodig. Een Excelsior installer geeft ook een errorlevel terug zodat je kunt zien of de installatie normaal is verlopen of beëindigd is door de eindgebruiker of het installatieprogramma zelf.

N.B.: Excelsior heeft zelf een lijst met links naar alternatieven voor Excelsior Installer en Excelsior Delivery gepubliceerd.

Snel of geautomatiseerd nieuwe installers aanmaken

Je instellingen worden opgeslagen in een projectbestand (een bestand met de extensie .eit). Met dit bestand kun je een volgende installer nog sneller aanmaken, bijvoorbeeld om een nieuwe versie uit te leveren.

Met het .eit projectbestand kun je het maken van een installer ook automatiseren (scripten). Daarnaast kun je ook gegevens zoals bedrijfsnaam en versienummer uit de executable laten halen. Door het versienummer met compileren op te hogen is het hele proces van het aanmaken een installer dus te automatiseren.

Na de installatie van Excelsior kun je als ontwikkelaar via de snelkoppeling “Add to Windows Explorer context menu” een rechtermuisknop menu aan de Windows Verkenner (explorer) toevoegen. Het submenu dat dan verschijnt maakt het mogelijk om met twee klikken een (nieuwe) installer aan te maken.

Mogelijkheden van Excelsior Delivery

Excelsior Delivery heeft een aantal extra mogelijkheden. Deze uitvoering is gratis voor niet-commercieel gebruik op de functionaliteit waarmee je de look & feel aanpast na.

Zakelijk schaf je Excelsior Delivery aan voor $99. Voor commercieel gebruik is het met name interessant om met de eigen look & feel een professionele uitstraling te waarborgen. Onderstaand screenshot toont de look & feel mogelijkheden (klik erop voor een vergroting) welke je kunt testen met de knoppen Welcome, Main en Install.

N.B.: In de evaluatieversie van Excelsior Delivery kun je ook deze “Appearance” instellingen doen, deze worden echter niet meegenomen in het gegenereerde installatiebestand.

Het volgende is mogelijk met Excelsior Delivery:

• Excelsior Delivery look & feel (rebranding)
  Bepaal zelf de welkomst, dialoog- en de-installatie afbeeldingen plus de titel van het installatievenster (window title) en de welkomsttekst. Het is ook mogelijk om het icoon van de installer aan te passen.
• Bestandsassociaties (File associations)
  Als je in Windows dubbelklikt op een document dan opent Windows het bijbehorende programma en vervolgens het bestand. De eindgebruiker kan op basis van de extensie en een beschrijving van het te programma beslissen of de associatie gelegd mag worden.
• Terugkoppeling bij de-installatie (Uninstall feedback)
  Je kunt eindgebruikers bij de-installatie vragen om feedback via een webpagina waarop je zelf een formulier draait of via e-mail.
• Callback DLLs
  Het is mogelijk om programmeercode in een “custom callback DLL” mee te leveren. De DLL kun je aanroepen voordat de installer bestanden kopieert en nadat de bestanden gekopieerd zijn. Zo kun je nog meer invloed uitoefenen op het installatieproces indien nodig. Vlak voor de-installatie kun je ook een DLL aanroepen.
• Geen de-installatie (uninstaller)
  Het is mogelijk om een installer aan te maken zonder de-installatie programma mee te leveren. Dit is gemaakt omdat er vraag naar was, daarnaast kan een de-installatie programma in specifieke gevallen te veel van het goede zijn.
• Exporteren naar MSI
  Excelsior kan een aantal XML scripts aanmaken die met de open source WiX toolset omgezet kunnen worden in neen MSI installatie pakket (Excelsior kan ook direct WiX aanspreken en dus als GUI dienen). Een MSI kan eenvoudiger door systeembeheerders naar computers worden gedistribueerd. Als je overigens een standaard aangemaakte installer opstart met de parameter /? dan zie je dat er zonder MSI ook al veel onbewaakt (unattended) mogelijk is.

Toekomstige mogelijkheden voor Excelsior

Excelsior hoort graag van ontwikkelaars aan welke extra functionaliteiten behoefte is. Veelgevraagde functionaliteiten zijn opgesomd zodat je er eenvoudig (via e-mail) op kunt stemmen, zoals:

• Update notificatie
  Attendeert eindgebruikers op de beschikbaarheid van een nieuwe versie of update.
• Nederlandstalige installer
  De installers die Excelsior maakt kunnen worden weergegeven in een aantal talen, waaronder Engels, Duits, Frans, Italiaans en Spaans. Nederlandstalig kan nog niet maar je kunt hier wel eenvoudig voor zorgen. Excelsior vraagt om vrijwillige input voor vertaling. Zodra er twee vertalers zijn gevonden acht Excelsior het niveau hoog genoeg om Nederlands als nieuwe taal te ondersteunen. Mijn aandeel heb ik in februari 2010 geleverd, wie vertaalt er met mij mee (kost ongeveer twee uur)?

Voor vragen is er een forum.

Of ga direct naar het bestelformulier van Excelsior Delivery.

N.B.: In plaats van de Extended Download Service aanschaffen kun je natuurlijk ook zelf ergens een kopie van de setup bewaren.

Normaliter hoef je niet zoveel met het RAM (interne geheugen). De computer gebruikt dit geheugen. Als je de computer uitschakelt dan zijn de gegevens weg. Je hebt er misschien wel kennis mee gemaakt als de computer vastliep of bijvoorbeeld wegens een stroomstoring uitschakelde. De bewerkingen die je nog niet had opgeslagen in documenten was je toen kwijt. Deze waren enkel in het interne geheugen aanwezig.

Belangrijker in het dagelijkse gebruik is de harde schijf (het extern geheugen). Je gebruikt deze voor het opslaan van bestanden zoals documenten, foto’s en programma’s. Als je de computer uitschakelt dan blijven de opgeslagen gegevens bewaard. Overigens is het belangrijk je te realiseren dat een harde schijf niet het eeuwige leven heeft en op een gegeven moment kapot gaat. Om te voorkomen dat je dan alsnog al je dierbare bestanden kwijt bent moet je regelmatig de bestanden dupliceren middels een automatische backup zoals ik eerder beschreef.

Dit artikel legt uit waarom het interne geheugen (RAM) dat door de computer wordt gebruikt toch interessant voor je is omdat het je PC sneller kan maken! Daarnaast beschrijf ik hoe je dit interne geheugen kunt uitbreiden.

Intern geheugen (RAM) – belangrijk voor performance

Het interne RAM geheugen is interessant omdat het grote invloed heeft op de snelheid waarop je computer werkt. Dat heeft te maken met het feit dat het interne geheugen in vergelijking met de harde schijf razendsnel is.

Alle programma’s die je opstart nadat je je computer hebt aangezet worden in het interne geheugen geladen. Eerst zal het besturingssysteem worden ingeladen (bijvoorbeeld Windows) en vervolgens programma’s die automatisch mee opstarten zoals de virusscanner en bij veel mensen ook een instant messenger zoals MSN Messenger. Deze programma’s nemen allemaal interne geheugenruimte in beslag. Op een gegeven moment is het interne geheugen dan ook vol.

Virtueel geheugen – swappen

Als het interne geheugen vol is dan verschijnt er (althans niet zomaar) GEEN melding zoals “Helaas kun je geen extra programma’s meer opstarten omdat het interne geheugen vol is. Sluit eerst een of meerdere programma’s af en probeer het dan opnieuw”. Nee, het besturingssysteem schrijft de gegevens van het programma waarin je op dat moment niet actief aan het werk bent weg naar de harde schijf. En dit kost tijd, heel veel tijd. Als je een programma activeert waarvan de gegevens niet in het interne geheugen zijn ingeladen dan haalt Windows die op. En ook dit kost weer heel veel tijd.

De schijfruimte op de harde schijf die in beslag genomen wordt door gegevens die niet meer in het interne geheugen passen noemt men virtueel geheugen. Het proces van het wegschrijven en weer ophalen van gegevens uit het vituele geheugen heet swappen.

Hoe meer programma’s je actief hebt en hoe vaker je heen en weer schakelt tussen de programma’s, hoe meer je de PC laat swappen. Omdat de harde schijf vaak geluid maakt bij het wegschrijven en ophalen van gegevens kun je het goed horen als je PC veel aan het swappen is. Probeer maar eens wat programma’s op te starten en wacht dan even tot de PC alles verwerkt heeft en wat stiller is. Schakel dan over naar een ander programma. Als dit niet 1-2-3 gebeurt dan heeft jouw PC te weinig intern geheugen om alle programma’s die je hebt opgestart tegelijkertijd in het interne geheugen te houden en dan hoor je ‘m swappen.

Om je PC minder te laten swappen kun je een aantal dingen doen:

1. Minder programma’s tegelijkertijd starten. Als je een programma afsluit dan wordt het interne geheugen dat door het programma werd gebruikt weer vrijgegeven voor gebruik door andere programma’s. In de praktijk gaat dat overigens soms niet helemaal goed omdat niet alle computerprogramma’s even goed zijn gemaakt. Vandaar dat het herstarten van je computer soms ook helpt.
2. Controleer ook eens wat er allemaal mee wordt opgestart als je de computer inschakelt. Al die programma’s rechtsonderin de systeembalk van Windows, gebruik je die ook echt? Via Start>Uitvoeren, MSCONFIG kun je op het tabblad Opstarten/Startup nagaan wat de PC allemaal automatisch opstart en overbodige opties uitvinken. Dat kan ook bij Services alleen zullen die vermeldingen daar bij een leek waarschijnlijk geen belletje doen rinkelen.
3. Je kunt extra intern geheugen (RAM) kopen en het geheugen van je computer uitbreiden als daar ruimte voor is.
4. Als je Windows Vista of Windows 7 hebt dan kun je een USB stick of geheugenkaart van een digitale camera in je PC stoppen. Dit fungeert ook als geheugen en als het technisch snel genoeg is (beetje modern kaartje) dan biedt Windows aan om (een deel van) dit geheugen te gebruiken voor ReadyBoost. Met ReadyBoost zet je een USB stick of de geheugenkaart van een digitale camera in als virtueel geheugen.

Intern geheugen (RAM) uitbreiden

Vaak is er in een computer fysiek voldoende ruimte en kun je het interne geheugen (RAM) uitbreiden. De gigabytes van het interne geheugen zijn duurder dan de gigabytes van een vaste schijf. De verkoper van je computer heeft er waarschijnlijk voor gekozen om een wat lager prijskaartje aan je computer te hangen ten koste van het interne geheugen. De prijs van intern geheugen daalt vaak enige tijd na aanschaf van je computer waarna het interessant is om wel degelijk voor uitbreiden te kiezen. Er zijn echter ook dingen waar je op moet letten:

• Hoeveel geheugen kan de computer maximaal aan?
  Mijn huidige computer kan maximaal 2 gigabyte intern geheugen gebruiken. Deze feiten kun je terugvinden in de documentatie die bij je computer is meegeleverd, via de website van de fabrikant van je computer of op de manier die ik straks voor stel.
• Hoeveel geheugen zit er nu in de computer?
  Bij aanschaf van mijn computer zat er 1 gigabyte in.
• Hoe is dat geheugen verdeeld?
  In mijn computer zijn er twee sleuven (vakjes) waarin je intern geheugen kunt stoppen. In ieder van deze vakjes was 512 megabyte gestopt. Dit is iets wat je vaak ziet: alle geheugenbankjes zijn vol maar zonder de maximale hoeveelheid geheugen te benutten.

Geheugen kun je overigens eenvoudig zelf uitbreiden:

1. Schroef de PC open.
2. Ontlaadt jezelf even via bijvoorbeeld de centrale verwarming om geen vonken over te brengen naar je PC.
3. Druk je het eventuele te vervangen intern geheugen uit het bankje (vaak moet je hiervoor een sluiting opzij duwen).
4. Plaats het nieuwe geheugen onder een kleine hoek óf juist recht naar beneden (zoals op de bovenstaande foto). Je kunt goed aanvoelen of je goed bezig bent en anders staan er vaak richtlijnen in de handleiding van je computer. Forceer niets – voel je je niet vertrouwd vraag dan iemand die wat handiger is met computers of laat het in de winkel doen.
5. Nu je toch bezig bent kun je net zo goed even het stof wegblazen.
6. Schroef vervolgens de computer weer dicht.

Omdat mijn machine 2 gigabyte kan aanspreken en ik daarvoor twee vakjes heb kocht ik tweemaal 1 gigabyte geheugen. De twee stuks van 512 megabyte heb ik uit mijn computer gehaald. De waarde hiervan was inmiddels dusdanig gedaald dat het voor mij de moeite niet was deze te verkopen.

Extra intern geheugen voor je PC kopen via InternGeheugen.com

Hoewel ik destijds graag het interne geheugen van mijn machine wilde uitbreiden, is het vooral geen feest om geheugen te kopen. Niet vanwege de prijs, uitbreiden kost vaak nog maar een paar tientjes door de prijsdaling, maar vanwege de ruime keuze. Zo heb je SDRAM, DDR DIMM, DDR2 DIMM, DDR3 (SO DIMM) in verschillende snelheden. In plaats van de hele PC naar de winkel te slepen vond ik voor deze bottleneck een goede oplossing: InternGeheugen.com!

De website van InternGeheugen.com biedt een enorm handige tool met de naam MAPP Reporter.  MAPP Reporter analyseert na installatie het geheugen van je computer en adviseert welk geheugen je kunt aanschaffen. Je kunt de tool MAPP Reporter installeren via de banner bovenaan de website InternGeheugen.com (“> Scan uw computer nu!”) waarna je klikt op de groene knop “Voer de scan nu uit !”.

Na installatie van het programma scant MAPP Reporter je PC waarna binnen enkele seconden een op jouw computer toegesneden webpagina opent. Op deze pagina zie je een foto van je computer (of moederbord, het grote bord waar alles met elkaar verbonden is in de computerkast) waardoor je weet dat InternGeheugen.com de juiste machine voor zich heeft. Zie bijvoorbeeld de voor een Dell Dimension computer.

Voor het geval de afgebeelde PC niet klopt toont InternGeheugen.com de tekst:

Twijfelt u over het advies?
In uitzonderlijke gevallen geeft onze online-scan een ander systeem weer dan het uwe. De weergegeven modules zijn dan niet voor uw systeem bedoeld maar een systeem met een bijna overeenkomend modelnummer. Hoewel dit slechts in uitzonderlijke gevallen voorkomt, kunt u twijfelen over het bovenstaande resultaat. In zo’n situatie kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij kijken het graag voor u na!

MAPP Reporter heeft mij nog niet in de steek gelaten met het herkennen van machines. De webpagina geeft naast de maximale hoeveel geheugen die je computer aan kan ook de hoeveelheid geheugen die je momenteel hebt. Onder de samenvatting staat een duidelijke omschrijving, zoals in mijn geval: “Momenteel heeft u 2048 MB geheugen in uw Desktop-systeem. Het maximale geheugen in uw systeem is 2GB”.

N.B.: Als je liever geen programma installeert dan kun je de website InternGeheugen.com navigeren op merk (Transcend, Kingston, Dane-Elec en SanDisk) met de GeheugenWizard. Je kiest dan een fabrikant van geheugen waarna je je computer kunt opzoeken op fabrikant en model. Als je al precies weet welk geheugen je nodig hebt dan kun je ook zoeken op geheugentype.

Naast intern geheugen kun je via de upgrade pagina van een computer ook andere componenten aanschaffen zoals een harde schijf, USB stick of nieuw besturingssysteem. In geval van een laptop verschijnen ook accessoires zoals accu (batterij) en adapter (voeding), zie bijvoorbeeld de pagina voor de HP Compac 6830s laptop.

Artikelen die je voor 17:00u bestelt heb je de volgende dag al in huis (als ze op voorraad zijn natuurlijk). De orderstatus is te volgen via de site, e-mail, TNT Track & Trace en indien gewenst (gratis) SMS. Als je niet tevreden bent met de aanschaf dan kun je deze binnen 7 dagen terug sturen.

Er is een uitgebreide installatieprocedure voor intern geheugen in de FAQ van InternGeheugen.com opgenomen als after sales service.

Ga eens na via InternGeheugen.com of je computer kan worden voorzien van extra intern geheugen en verbeter je gebruikersgemak waardoor je je PC ook langer aan zult houden.

Op de iPad kun je alledaagse handelingen prima uitvoeren. Denk aan webbrowsen, e-mailen, sociale netwerken zoals Hyves, Facebook en Twitter gebruiken en het bewerken en organiseren van foto’s. Daarnaast gebruik ik de iPad voor het lezen van RSS feeds (gewoon via Google Reader in de iPad Safari webbrowser). Voor het lezen van teksten, het luisteren van muziek en het kijken van foto’s en video is de iPad perfect zoals je kunt zien in het onderstaande promotiefilmpje van Apple (08:00).

Doordat muis en toetsenbord als tussenschakel ontbreken heb je als eindgebruiker directe interactie met de iPad. Uitleg zoals Wim Kok nodig had is dus niet meer nodig – de iPad werkt wél zoals je mag verwachten. Kinderen nog geen jaar oud werken als vanzelfsprekend met de iPad en vinden snel hun weg. De vingervegen die onvermijdelijk op het scherm achterblijven zijn niet overigens zichtbaar tijdens het gebruik van de iPad. Bovendien veeg je ze met een zacht doekje zo weg.

Het virtuele toetsenbord verschijnt zodra je ergens tekst kunt verwerken en typt lekker. De meeste mensen die de iPad even willen proberen zijn benieuwd naar het toetsenbord. Tot nu toe is iedereen verrast door de snelheid waarmee je kunt typen. Met twee handen typen gaat gewoon goed! Als je het scherm draait is het toetsenbord nog iets groter – ongeveer even groot als het toetsenbord van een laptop. Als je de iPad met twee handen vast hebt dan kun je ook gebruik maken van een gesplitst toetsenbord dat je met je duimen kunt bedienen – om het toetsenbord te splitsen trek je het gewoon met je duimen uit elkaar.

Voor veelgebruikte zinsnedes kun je via Instellingen>Algemeen>Toetsenbord trefwoorden invoeren. Bijvoorbeeld “em” voor je e-mailadres. Als je vervolgens “em” typt dan vervangt de iPad het trefwoord door je e-mailadres. Het vervangen kun je ook eenvoudig voorkomen door in de pop-up die boven het trefwoord verschijnt op het kruisje te klikken. Voor de PC is de optie Fingertype van het programma Fingertips hier overigens ideaal voor.

Om letters met accenten zoals “é” te maken laat  je je vinger even op een letter zoals de “e” rusten. Er verschijnt een popup waarin je kunt kiezen uit de gekozen letter met diverse accenten. Achter de knop “.?123″ kun je andere speciale tekens vinden zoals valutatekens (euro, dollar, pond) – blijf deze knop ingedrukt houden als je direct weer terug wilt naar het normale toetsenbord. Bij het invullen van een formulier kun je snel door de velden springen met de knoppen “Vorige” en “Volgende” die dan boven het toetsenbord verschijnen.

Je kunt ook meerdere toetsenbordindelingen toevoegen. Naast typen in andere talen is er een handig toetsenbord voor emoticons: Emoji. Instellen gaat via Instellingen>Algemeen, Toetsenbord, Internationale versies. Tijdens het typen kun je schakelen tussen toetsenborden door linksonder op de wereldbol te tikken. Bij lang aanwijzen verschijnt er een menu met alle geïnstalleerde toetsenborden.

Met de iPad kun je het lichte typewerk dus prima uitvoeren. Denk hierbij aan het beantwoorden en versturen van e-mailberichten of bijwerken van je status op sociale netwerken zoals Hyves, Facebook en Twitter. Om nog sneller te typen kun je een via BlueTooth een draadloos toetsenbord bij je iPad gebruiken. Zoals de ZAGGmate iPad Case  en toetsenbord combinatie.

Op de iPad benader ik mijn e-mail, agenda en contactpersonen via de Zarafa/Microsoft Exchange Server/Outlook op het werk plus privé Gmail. Alles wordt netjes gesynchroniseerd, inclusief Taken (Herinneringen) al merkt Fokke Kooistra van meereffect op dat categorieën niet worden meegenomen en de performance minder is bij grote lijsten. Voor aantekeningen/notities is er ook een applicatie maar daarvoor gebruik ik liever Evernote omdat je daar allerlei soorten aantekeningen in kwijt kunt (afbeeldingen, PDF-bestanden etc.).

Foto: Voor een paar euro leest de iPad prettig op tafel vanuit de houten iPad Stand. In het Apple iPad Keyboard Dock is een toetsenbord en oplader geïntegreerd.

De iPad doet het voor mij ook goed als e-reader. Regelmatig krijg ik tekst van een paar A4’tjes om te lezen en naast de tijd die het kost om een PC op te starten is het door de warmte en de oriëntatie van het scherm niet prettig lezen met een laptop op schoot. Teksten die ik normaliter zou uitprinten lees ik nu op de iPad. Ook boeken in bijvoorbeeld PDF formaat – vaak teveel pagina’s om af te drukken – komen eindelijk aan de beurt. Doordat de oorspronkelijke opmaak in PDF behouden blijft zijn ze minder saai dan boeken op een e-reader. Vergaderstukken mail ik naar de iPad – zo hoef ik ze niet meer uit te printen en heb ik ze altijd bij de hand. Ook aantekeningen voor notulen maak ik tijdens de vergadering met de iPad.

N.B.:

• Hoewel de iPad overweg kan met het ePub formaat van elektronische boeken werken de boeken die je aanschaft via Bol.com vooralsnog niet op de iPad omdat deze beschermd zijn met Adobe DRM.

De PC wordt bij ons thuis sinds de iPad veel minder gebruikt dan voorheen. De PC gebruik je als de iPad bezet is of als je echt veel handelingen moet uitvoeren zoals grote stukken teksten schrijven of boodschappen bestellen bij Albert.nl. Naast de gebruikersvriendelijkheid heeft dit te maken met de snelheid van de iPad. In de tijd die ik voorheen aan het wachten was tot mijn PC was opgestart heb ik ‘s ochtends al e-mailberichten gelezen en afgehandeld en nieuwe twitter- en RSS-berichten gelezen. Even buienradar bekijken is er met een uitgeschakelde PC niet bij, met de iPad kijk je binnen 10 seconden al naar de radarbeelden. Wanneer het mij uit komt bekijk ik via de app NOSJournaal het laatste nieuws en scan ik de headlines van NRC Handelsblad welke ik dan eventueel voor €0,79 per uitgave koop. Op de dag voor de introductie van de iPad bracht werd de Nu.nl app beschikbaar gesteld waarmee je snel door het nieuws bladert en per nieuwscategorie in een video van één minuut op de hoogte bent.

Er zijn ook kantoorapplicaties beschikbaar om documenten, spreadsheets en presentaties te verwerken op de iPad. Dat zijn alternatieven voor Word (Pages), Excel (Numbers) en PowerPoint (Keynote) die allemaal overweg kunnen met de bestandsformaten van Microsoft. De genoemde kantoorapplicaties kosten ongeveer €10 per stuk en zijn te vinden in de app App Store. Overigens zijn deze applicaties alleen nodig als je bewerkingen wilt uitvoeren, de iPad kan standaard al overweg met afbeeldingen en documenten van Microsoft Word/Excel/PowerPoint en andere veelvoorkomende formaten zoals PDF en RTF.

Er zijn enorm veel applicaties voor de iPad beschikbaar, mede doordat applicaties die voor de iPhone ontwikkeld zijn het doorgaans ook op de iPad doen. Extra applicaties zijn heel gemakkelijk te installeren, updaten en verwijderen. Sommige applicaties zijn gratis. Andere ontwikkelaars leveren een gratis “light” versie en rekenen een paar euro voor een volledige versie. Incidenteel vraagt een ontwikkelaar meer dan €10.

De iPad zou voor veel huishoudens voldoende computer kunnen zijn. Hieronder som ik de redenen op  waarvoor je een PC (of Mac) nodig hebt:

• Geen Flash en Silverlight
  iPad kan niet overweg met Flash en Silverlight. Op het web werken de meeste video, zeker die van YouTube, inmiddels gewoon op de iPad. Incidenteel kom je nog een site tegen die je niet op de iPad kunt bekijken. Eventueel kun je voor zo’n $5 Skyfire Web Browser for iPad kopen, deze heeft linksonder een knop om Flash filmpjes te detecteren en vervolgens af te spelen.
• Printen
  Je kunt de iPad niet zomaar op een printer aansluiten. Er is wel een applicatie te koop om een printer aan te sturen maar omdat ik nog niet de behoefte gehad om iets af te drukken heb ik die nog niet geprobeerd. iOS 4.2 (november 2010) bracht een nieuwe functionaliteit AirPrint welke ik helaas nog niet werkend heb gezien.
• Meerdere gebruikers
  iPad is bedoeld voor één gebruiker. Afhankelijk van jouw specifieke situatie is één iPad misschien niet voldoende. Zo kunnen kinderen ook alle iPad applicaties opstarten en zo bijvoorbeeld onbedoeld social media sites of e-mail “bijwerken”. Door de applicaties voor kinderen te groeperen en daar afspraken over de te maken kun je hier misschien al mee uit de voeten. Ook kun je belangrijke apps uitloggen en sommige apps via de instellingen voor leeftijdsbegrenzing verbergen. Via de app “Our Pad” kun je weliswaar meerdere gebruikersaccounts gebruiken en snel schakelen tussen gebruikers maar deze start een interne webbrowser op en maakt dus geen gebruik van de gebruikersvriendelijke apps. “Our Pad” ondersteunt Facebook, Gmail, MSN/Hotmail, Yahoo Mail en Twitter.

In een volgend artikel zal ik wat meer applicaties en spelletjes voor de iPad opsommen. In dit artikel wat tips over de hardware, het webbrowsen op de iPad, basishandelingen en het bijwerken van de firmware.

iPad hardware: “Wi-Fi + 3G” & schijfruimte

Bij de introductie in Nederland op 23 juli 2010 was er keuze uit zes uitvoeringen. Het gaat om twee parameters: verbinding en schijfruimte. Qua verbinding kun je kiezen voor een “iPad met Wi-Fi” óf een “iPad met Wi-Fi én 3G”. Vervolgens varieert de beschikbare schijfruimte: 16, 32 of 64 GB. Voor een model met 3G betaal je €100 meer, idem voor iedere stap extra geheugen.

Alleen Wi-Fi of ook 3G?

Met Wi-Fi kan de iPad binnen het bereik van een draadloos netwerk verbinding maken met internet. De meeste apparaten die internet in een thuisnetwerk verzorgen kunnen ook een Wi-Fi netwerk verzorgen. Daarnaast is Wi-Fi steeds vaker gratis beschikbaar op plekken waar mensen elkaar ontmoeten of juist wat tijd voor zichzelf hebben. Denk daarbij aan hotels, tankstations, de coupé van een trein en horeca gelegenheden. KPN biedt ook zo’n 1000 zogenaamde HotSpots aan waar je voor een paar euro gebruik van kunt maken.

Tips:

• Abonnees van internetprovider Xs4all maken gratis onbeperkt gebruik van KPN HotSpots. Xs4all is iets duurder dan een gemiddelde internet provider maar dan wel bereikbaar tegen normale gesprekskosten. Xs4all is maatschappelijk betrokken en al jaren de beste internetprovider van Nederland volgens de Consumentenbond.
• Als je in het bezit bent van een mobiele telefoon met internetverbinding dan kun je ook kijken of deze de verbinding via Wi-Fi ter beschikking kan stellen aan de iPad. Androids hebben hier standaard een voorziening voor en Windows Mobile toestellen kunnen met een applicatie als Wi-Fi Router voor Windows Mobile internet delen met de iPad. Je kunt ook een los kastje kopen dat speciaal is gemaakt voor het snel opzetten van een ad-hoc Wi-Fi netwerk – de Novatel MiFi Mobile Broadband Hotspot. Mocht je per ongeluk een apparaat weten dat zowel 3G als een vaste LAN-verbinding kan omzetten naar wifi dan hoor ik dat graag even.
• Door een tweede sim kaart (dual -sim) aan te vragen kun je de dataverbinding door de iPad laten gebruiken (APN) en de spraakverbinding via bijvoorbeeld iPhone laten lopen. Zie de instellingen voor T-Mobile en Vodafone.

Je kunt ook kiezen voor een iPad met 3G. Mocht je buiten bereik van een Wi-Fi netwerk zijn maar wel binnen bereik van een GSM zendmast dan kun je toch met de iPad op internet komen. Een ander voordeel is dat je gebruikmaakt van het netwerk van de telecom provider en niet van een open netwerk dat je misschien niet vertrouwt. Verder is de plaatsbepaling van een iPad 3G model nauwkeuriger. De iPad met alleen Wi-Fi achterhaalt je locatie aan de hand van Wi-Fi hotspots in je omgeving – de iPad met 3G maakt daarnaast gebruik van GPS en mobiele zendmasten. Voor gebruik van een 3G internetverbinding reken je af met je telecomprovider. Vodafone en KPN werken met abonnementen en T-Mobile levert ook prepaid kaarten (met datalimiet).

Voor het geval de instellingen niet automatisch goed staan kun je hier de APN 3G instellingen voor iPad in Nederland vinden. Lees voor ervaringen met 3G in het buitenland het artikel de iPad op vakantie. Supertip: huur voor een vakantie in het buitenland een droam.

Hoeveel schijfruimte?

De iPad is te koop met 16, 32 of 64 GB schijfruimte. Na een jaar verbruikte ik zelf nog geen 12GB aan schijfruimte op de iPad. Als je de iPad vooral voor internet gebruikt (e-mail, webbrowsen, social media, YouTube video’s) dan is 16GB dus ruim voldoende.

Wil je meer met foto’s en muziek doen dan kan het zijn dat je naar een 32GB model moet kijken. Het 64GB model komt volgens mij pas in zicht als je veel materiaal wilt opslaan op je iPad waaronder ook met film/video’s. Via Instellingen>Algemeen>Gebruik kun je de schijfruimte die een applicatie inneemt opvragen.

De accu gaat echt 10 uur mee

De accu gaat ongeveer 10 uur mee op één batterijlading. Die 10 uur is dan wel bij volledig gebruik met webbrowsen en video. Als je alleen muziek zou luisteren dan gaat de accu zelfs 140 uur mee. Een iPad 3G model gaat zo’n 10% sneller leeg.

Het volledig opladen van de iPad kost een uur of vier als je gebruik maakt van de meegeleverde adapter – van sommige PC’s levert de USB poort onvoldoende laadstroom om de iPad snel of überhaupt op te laden.

Leuk detail: als je de iPad uit de doos haalt is deze reeds opgeladen zodat je er direct mee aan de slag kunt.

Het scherm, het geluid, de microfoon en de knopjes

Het gewicht van de iPad is ongeveer 700 gram. Alle iPads zijn voorzien van een LCD scherm van 9,7 inch. Dat is ongeveer A5 formaat. Daarnaast is er aan alle kanten om het scherm heen ruimte om je duimen op te laten rusten. Je kunt het scherm vasthouden zoals je wilt, de inhoud draait mee in stappen van 90 graden. Veel programma’s (ook wel applicaties, apps genoemd) gebruiken de landschapsoriëntatie om een navigatiemenu aan de linkerkant te tonen.

De knop voor het in- en uitschakelen zit bovenop de iPad (On/off). Normaliter zet je de iPad met een korte druk op diezelfde toets in de slaapstand (Sleep/wake). Bij aanschaf is de iPad uitgeschakeld en moet je de knop zo’n drie seconden ingedrukt houden tot het Apple symbool verschijnt. Na 20 seconden is de iPad dan opgestart en klaar voor gebruik. Om de iPad uit te schakelen houdt je de aan/uit knop 5 seconden ingedrukt en sleep je de rode “zet uit” slider naar rechts.

In het dagelijks gebruik kun je de iPad beter in slaapstand zetten door de aan/uit knop kort in te drukken. De iPad kun je dan binnen twee seconden inschakelen met een korte druk op de aan/uit of Home knop.

Aan de zijkant van de iPad zijn drukknoppen opgenomen om het volume te regelen (Volume up/down). Stil zetten gaat snel door de knop om het volume zachter te zetten ingedrukt te houden. Er is voorzien in een aansluiting voor een koptelefoon of speakerset. De iPad bevat ook een microfoon.
Via Instellingen>Algemeen kun je de “Functie zijschakelaar” instellen. Het schuifknopje aan de zijkant kun je op twee manieren gebruiken:

1. Rotatievergrendeling: schermoriëntatie vastzetten (aanbevolen)
   Zodat het beeld niet kantelt als je de iPad neerlegt of doorgeeft;
2. Geluid uit: audiomeldingen en geluidseffecten uitschakelen
   Deze functionaliteit onderdrukt alleen het geluid van applicaties en push notificaties, filmpjes en muziek spelen gewoon door. Daarnaast kun je al snel genoeg het geluid uitschakelen door het knopje voor “zachter” wat langer ingedrukt te houden.

Tips:

• Kantel naar links en blokkeer de speaker niet
  Als je het scherm naar links kantelt voor gebruik in landschapsoriëntatie dan blokkeer je de speaker niet met je hand.
• Schermstand/oriëntatie vastzetten
  Door tweemaal op de knop Home te drukken verschijnt de Multitask-bar. Als je de actieve applicaties even naar rechts sleept dan zie je linksonder een icoon om de staande of liggende richting te vergrendelen. Met het vastzetten van de schermstand/oriëntatie verandert deze niet per ongeluk als je de iPad neerlegt om te gebruiken.
• Schermhelderheid instellen
  Met het linker schuifje in de Multitask-bar kun je de schermhelderheid (donkerder, lichter) regelen. Door het schuifje helemaal naar rechts te zetten is de iPad goed leesbaar in zonlicht.
• Scherm minder fel instellen instellen op zwart/wit
  Lees je boeken liever op een minder fel scherm, bijvoorbeeld om anderen niet lastig te vallen met het licht van de iPad? Ga dan naar Instellingen>Algemeen, Toegankelijkheid en zet het schuifje “Wit op zwart” om. Als je hier vaak gebruik van maakt dan is het handig om de handeling aan de “Druk driemaal op thuisknop” toe te kennen – driemaal drukken op de Home-knop op de iPad schakelt dan om.

Naadloze uitwisseling van je gegevens tussen apparaten via iCloud opslagruimte

Apple iCloud is opslagruimte op internet waarin al je apparaten samen kunnen werken zodat je gegevens naadloos op al je apparaten (telefoon, tablet, computer, TV) beschikbaar zijn. Denk hierbij aan gegevens als e-mail, contacten, agenda’s, herinneringen, bladwijzers, notities, fotostream, documenten en gegevens.

Dus: je maakt een foto met je iPhone en bewerkt een document op je PC en deze wijzigingen zijn direct beschikbaar op zowel je iPhone, Mac als iPad. Daarnaast kun je je gegevens ook opvragen via www.icloud.com.

iPad kan ook automatisch een reserverkopie (backup) maken van foto’s, accounts, documenten en instellingen. Apps zelf worden niet meegenomen in deze backup waardoor deze minder schijfruimte inneemt. Als je een restore uitvoert dan worden de apps opnieuw gedownload. Met de instellingen die wel zijn opgeslagen kun je direct door waar je was gebleven.

De eerste 5GB opslagruimte krijg je gratis en je kunt 10, 20 of 50GB bijkopen door jaarlijks een bedrag te betalen. Foto’s en reservekopieën worden alleen via WiFi gemaakt (niet 3G).

Tip: Je mag in een gezin met meerdere apparaten één Apple ID gebruiken voor het aanschaffen van apps en muziek. Gebruik vervolgens voor iCloud én iMessage op alle apparaten een apart Apple ID zodat je persoonlijke instellingen en berichten worden gesynchroniseerd en gedeeld.

Handige iPad tas: de Targus Crave Sleeve

Tijdens vervoer (en binnenshuis) kun je de iPad beschermen met een iPad Case. De Targus Crave Sleeve for iPad (TSS177EU) is een handige hoes met bergruimte voor de adapter. De hoes is handig als je de iPad los wilt meenemen door de handvatten die je op kunt bergen als je ze niet gebruikt – prima voor evenementen! In de Apple Store kun je de officiële Apple iPad Case vinden.

Extra Accessoirces: extern toetsenbord en Camera Connection Kit

De iPad kan ook verbinden via Bluetooth om bijvoorbeeld een extern toetsenbord aan te sluiten waarna het virtuele toetsenbord op het scherm achterwege blijft. Lifehacking.nl weegt diverse externe toetsenborden tegen elkaar af, waaronder de Apple iPad Keyboard Dock (toetsenbord en oplader geïntegreerd) en verwijst door naar een bijbehorende lijst met sneltoetsen van de iPad, want het scherm aanraken is met een extern toetsenbord juist weer niet handig.

Verder is er een iPad Camera Connection Kit te koop met het oog op het importeren van foto’s van een digitale camera via USB of SD card. Documenten kun je uitwisselen met een PC of Mac via ge.tt of, als je het vaker nodig hebt, met een applicatie als Syncplicity of Dropbox.

Tip: Experimenten van gebruikers hebben uitgewezen dat je via de iPad Camera Connection Kit ook andere USB-apparaten kunt gebruiken. Denk aan een externe toetsenborden, geluidskaarten, headsets en GPS-devices. Foto’s op een USB-stick worden ook herkend als ze in een map met de naam “DCIM” staan.

Meer technische details zijn te vinden in de technische specificaties van iPad op de website van Apple.

Op afstand vergrendelen (lock), wissen (wipe) of bericht weergeven met MobileMe

Met het onderdeel “Find My iPhone” van MobileMe kun je een 4de generatie iPhone, iPod touch en iPad op de kaart terugvinden als deze contact maakt met een Edge/3G of Wi-Fi netwerk. Daarnaast kun je een bericht typen wat als popup zal worden weergeven, eventueel vergezeld van geluid. Popup en geluid werken altijd, ook als het scherm is gelockt of de speaker op mute staat.

Om MobileMe op je iPad te activeren ga je naar Instellingen>Mail, Contacten, Agenda>Voeg account toe…>Mobileme. Daar kun je inloggen met je iTunes account. MobileMe stuurt je een e-mailbericht met een link waar je op moet klikken op je e-mail te bevestiging. Vervolgens geef je op de iPad aan dat je locatie door MobileMe mag worden gebruikt.

De iPad is te bedienen via me.com inloggen of een gratis te downloaden “Find My iPhone” app op een ander apparaat apparaten. Na inloggen kies je voor:

• Toon bericht of speel geluid af (Display Message or Play Sound)
  Type een tekst op als popup weer te geven op de iPad en speel eventueel 2 minuten lang een geluid af. De popup is zichtbaar als de iPad is gelockt en het geluid klinkt voluit, zelfs als de iPad op Mute staat.
• Vergrendel (Remote Lock)
  Vergrendelt de iPad, de toegangscode is nodig om te ontgrendelen. Gebruik je geen toegangscode? Dan kun je die nu instellen.
• Wis (Remote Wipe)
  Maakt de iPad leeg, handig als je ‘m verloren bent en je wilt niet dat anderen bij je gegevens kunnen.

Je krijgt via e-mail een bevestiging van de uitgevoerde taken.

Applicaties starten en multitasken met de iPad

Op het scherm van de iPad staan maximaal 20 applicaties (apps). Als je meer apps hebt geïnstalleerd dan maakt de iPad meerdere schermen aan. Per scherm verschijnt een klein stipje onderaan het scherm zodat je ziet welk scherm momenteel actief is en hoeveel schermen er zijn. Met de knop Home op de iPad ga je naar het eerste scherm van applicaties. Links daarvan vind je en handig zoekscherm (deze opent ook als je op het Home scherm weer op de knop Home drukt). Je kunt door de schermen heen bladeren door met je vingers over het scherm te vegen.

De onderste rij van applicaties verandert niet als je van scherm wisselt. In dit zogenaamde Dock kun je maximaal zes applicaties kwijt. In mijn Dock staan achtereenvolgens Safari (webbrowser), Mail, Reeder (RSS), Twitterific (Twitter), Evernote (aantekeningen) en Agenda. De agenda geeft handig het dagnummer van de maand weer. De tijd staat altijd bovenin het scherm.

Tip: Hoe je e-mail kunt versturen onder aliassen op je iPhone of iPad is goed beschreven door Martijn Engler.

Applicaties start  je eenvoudig door ze kort aan te tikken met je vinger. Om een andere applicatie te starten minimaliseer je de huidige applicatie door op de Home knop te drukken. Door te minimaliseren kunnen applicaties op de achtergrond geluid blijven afspelen en taken voltooien (zoals gegevens synchroniseren).

Vanaf het Home scherm kun je weer een andere applicatie aantikken (of eerst door de schermen bladeren). Om terug te gaan naar een geminimaliseerde app kun je deze gewoon opnieuw aantikken vanuit het Home scherm.  De applicatie opent zoals je deze heb achtergelaten.

Je kunt ook tweemaal op de knop Home drukken waarna de Multitask-bar verschijnt. Hier kun je bladeren door applicaties die onlangs actief waren door met je vinger over de rij te slepen. Als je om een of andere reden een applicatie daar niet wilt laten zien dan kun je ook hier applicaties laten wiebelen (trillen) door ze lang aan te wijzen – verwijderen kan dan met het minnetje. Let wel: in tegenstelling tot wat je vaak hoort hoef je applicaties niet af te sluiten – iOS zorgt hier zelf voor.

Normaliter minimaliseer je een applicatie dus door op de knop Home te drukken. Mocht een applicatie niet meer reageren (de app “hangt”) dan kun je deze afsluiten door de aan/uit knop ingedrukt te houden totdat de rode “zet uit” slider verschijnt. Houdt vervolgens de knop Home vast totdat de applicatie is afgesloten (dit kan een seconde of vijf duren).

Tip: Via Instellingen>Algemeen kun je ”multitasking-gebaren”  inschakelen. Je hebt dan de Home-knop alleen nog maar nodig om de iPad te activeren. Een app sluiten om naar het beginscherm gaan kan dan door vier of vijf vingers met een knijpbeweging samen te knijpen. De Multitask-bar kun je oproepen door omhoog te vegen. En je schakelt tussen applicaties door naar links of rechts te vegen. iPad 1 heeft multitouch vanaf versie 5.0.1.

In uitzonderlijke gevallen is het nodig om de iPad te resetten (deze herstart heeft geen verdere consequenties). Hiervoor houdt je de knop Home en de aan/uit knop zo’n 10 seconden gelijktijdig ingedrukt totdat de iPad vanzelf herstart.

Ik heb apart artikelen geschreven over  het installeren en bijwerken van handige en leuke applicaties op de iPad.

Webbrowsen op de iPad

Webbrowsen op de iPad werkt echt fantastisch. Safari start razendsnel op en een webadres (URL) intypen gaat prima met het toetsenbord dat op het scherm verschijnt.

Voor het uitvoeren van een zoekopdracht is rechtsboven een veld om naar keuze Google, Bing of Yahoo! te activeren beschikbaar. Tekst op de pagina kun je zo ook vinden, onderaan het uitklapmenu met suggesties voor zoekwoorden staat “Op deze pagina”.

Scrollen door de pagina’s doe je met je vingers. Een wat wildere beweging sleept grote stukken tekst. Als je je vinger langzaam over het scherm beweegt dan scrollt de tekst vloeiend mee.

Een link volg je door deze eenmaal aan te tikken. Bijzonder knap vind ik het onderscheid dat iPad weet te maken tussen het aantikken van een link om deze te volgen en het initiëren van een scrollbeweging waarbij je juist niet de link wilt volgen.

Door je vinger even op een link te laten rusten kun je ervoor kiezen om de link te openen op een nieuwe pagina. Safari kan negen webpagina’s tegelijkertijd open hebben en werkt met tabbladen die je kunt afsluiten met een kruisje.

Tip: Onlangs geopende tabbladen kun je heropenen door het plusje voor een nieuw tabblad wat langer aan te wijzen. Handig als je een tabblad per ongeluk hebt afgesloten!

Als je dubbeltikt op een gedeelte van een pagina zoals een artikel dan zoomt de iPad daar optimaal op in zodat je het artikel over de volle breedte van het scherm kunt lezen. Nogmaals dubbeltikken zoomt weer uit.

Je kunt ook in- en uitzoomen met het samenknijpen van je vingers zoals je ziet op de onderstaande foto. Je beweegt dan je duim en wijsvinger naar elkaar toe alsof je iets oppakt voor inzoomen (knipbeweging) en duwt ze voor uitzoomen uit elkaar.

Helemaal terug naar het begin van de pagina scrollen (top) kan in alle programma’s door de balk waar de klok staat even kort aan te tikken.

Als je vaak naar dezelfde websites toe gaat dan vult Safari het adres daarvan automatisch aan. Daarnaast kun je bladwijzers (bookmarks) naar websites vastleggen zodat je de adressen niet meer in hoeft te typen. Via de app Instellingen kun je “Toon bladwijzerbalk altijd” activeren waardoor je zonder het bladwijzermenu te openen veelgebruikte websites kunt openen (scheelt weer één tik op het scherm). Zelf gebruik ik deze bladwijzerbalk om een artikel op te slaan in Evernote om later te lezen of nog eens te kunnen opzoeken. Je kunt ook een snelkoppeling op het Homescherm van de iPad zetten met het plus-knopje in webbrowser Safari zodat je vanaf daar direct een veelgebruikte website zoals bijvoorbeeld buienradar kunt raadplegen.

Langere teksten kun je gemakkelijker lezen door op de knop Reader te drukken die automatisch in de adresbalk verschijnt bij artikelen. Met de letters ‘aA’ linksbovenin kun je de letters vergroten en verkleinen. Druk nogmaals op Reader om de website weer normaal weer te geven.

Tips:

• Stuur een pagina snel door via Twitter door op het knopje met de pijl erin te drukken.
• Laat je vinger rusten op een afbeelding in een webpagina om deze op te slaan in de app “Foto’s”.
• Incidenteel bevinden onderdelen van een webpagina zich in een frame. Dan scroll je met twee vingers binnen het onderdeel. Met één vinger scroll je in een dergelijk geval de hele pagina.
• De iPad ondersteunt geen Adobe Flash dus het komt soms voor dat een onderdeel niet zichtbaar is of de website rapporteert dat Flash vereist is.

Bookmarklets toevoegen aan de iPad

Een bookmarklet is een klein stukje programmatuur (JavaScript) dat je als favoriet in je webbrowser kunt opslaan. Met een bookmarklet kun je vanaf een bepaalde pagina een webservice aanroepen. Zo kun je bijvoorbeeld de pagina die je momenteel leest snel delen via Twitter met de bookmarklet van Buffer. Bookmarkets houden vaak rekening met de tekst die je hebt geselecteerd voordat je de bookmarklet aanroept. Zo kun je dus een kernzin doorsturen naar Buffer.

Bookmarklets worden normaliter toegevoegd door een linkje aan te wijzen en deze direct als favoriet op te slaan. Deze functie heeft Safari helaas niet. Een bookmarklet voeg je helaas wat omslachtig als volgt toe:

1. Open een willekeurige pagina in Safari.
2. Wijs het plus-knopje aan om deze willekeurige pagina als en kies “Voeg bladwijzer toe”.
3. Als je de Bladwijzerbalk actief hebt dan is dit een handige plek om veelgebruikte Bookmarklets op te slaan, tik vervolgens op Bewaar.
4. Kopieer nu de JavaScript code van de bookmarklet die je toe wilt voegen, hieronder staan wat voorbeelden.
5. Open nu je bladwijzers met het boek-knopje in Safari en kies Wijzig. Wijs de willekeurige pagina aan.
6. Geef nu de bookmarklet een nuttige naam en verander het adres in de JavaScript code. Om te bewaren tik je gewoon naast het venster.

Supertip voor gevorderde gebuikers: Als je veel bookmarklets wilt gebruiken overweeg dan Quix. Daarmee vervang je al je bookmarks door één bookmarklet. In de pop-up van de Quix-bookmarklet typ je de (afkorting van) de bookmarklet die je wilt gebruiken. Scheelt schermruimte!

Korte berichten versturen met iMessage (Berichten)

Met de app iMessage (Berichten) kun je gratis berichten uitwisselen met andere iOS gebruikers. Als een andere iOS gebruiker toevallig online is en direct reageert dan zie je dat iemand aan het typen is zoals in chatprogramma’s gebruikelijk is. Je kunt meerdere mensen in één bericht adresseren.

Als je een bericht stuurt naar iemand die geen iOS heeft of zich nog niet heeft aangemeld dan verstuurt iMessage het bericht gewoon via SMS (het verschil zie je op je scherm). Omdat de iPad zonder 3G geen SMS kan versturen kun je daarmee alleen berichten uitwisselen met andere iOS gebruikers.

Meldingen (notifications) finetunen via het Berichtencentrum

Via de app Instellingen>berichtgeving kun je precies instellen hoe applicaties een melding (notification) mogen weergeven om je aandacht te trekken. Per app stel je in:

• of de app in het berichtencentrum moet worden opgenomen of niet;
• hoeveel meldingen getoond worden (alleen de laatste, of de laatste 5/10/20);
• welke meldingstijl: geen, een balk die kort bovenaan je scherm verschijnt of een pop-up die je handmatig moet wegtikken door op OK te drukken.
• of het aantal meldingen in het icoon van de app opgenomen moet worden (Badge-appsymbool);
• of je een melding wilt horen;
• of je een voorvertoning wilt zien;
• hoe vaak de melding herhaald moet worden, niet of 1/2/3/5 of 10 keer met tussenpozen van twee minuten;
• of de melding weergegeven mag worden in het (vergrendelde) toegangsscherm.

N.B.: De widgets voor het weer en aandelen zijn niet beschikbaar op iPad.

Het berichtencentrum open je door je vinger van bovenaan het scherm naar beneden te vegen. Je kunt vanaf daar direct doortikken naar de applicatie die de melding gaf. De volgorde van de meldingen kun je instellen op tijdstip (meest recente melding bovenaan) of door de apps te sorteren in Instellingen (om de apps in volgorde te slepen tik je eerst rechtsboven op Wijzig).

iPad 2

In 2011 introduceerde Apple iPad 2. De processor van de iPad 2 is tweemaal zo snel als de oorspronkelijk iPad – grafisch is iPad 2 negen keer sneller. iPad 2 is 50 gram lichter en is 33% dunner.

iPad 2 heeft twee camera’s. Een HD-camera achterop en een VGA-camera aan de voorkant. Met de app PhotoBooth kun je creatief foto’s nemen en met de app FaceTime video bellen.

Met de app iMovie ($4,99) kun je snel een eenvoudig video bewerken op de iPad. Video is eenvoudig te voorzien van geluidseffecten, muziek en voice-over via de ingebouwde microfoon. Volgens de keynote van Apple werkt de precisie-editor van iMovie alleen op iPad 2, volgens de Apple productpagina van iMovie werkt de hele app alleen op iPad 2.

De gyro in iPad 2 kan in apps worden gebruikt om de beweging waar te nemen – in muziekstudio GarageBand ($4,99) maakt het een piano aanslaggevoelig door harder op het scherm van de iPad te tikken.

De batterij gaat nog steeds 10 uur mee. beschikbaar in zwart in wit.

De magnetische Smart Covers beschermen het scherm en houden het schoon. De iPad gaat automatisch in en uit standby. Met de Smart Cover kun je de iPad ook rechtop zetten. iPad 2 is beschikbaar in zwart en in wit, de Smart Covers in diverse kleuren en in polyurethaan en leer.

Een screenshot maken op de iPad

Screenshots maak je door de aan/uit knop én de knop Home gelijktijdig in te drukken. Het scherm verschiet even en de iPad laat het geluid van een camera die een foto neemt horen. Het screenshot kun je terugvinden in de app Foto’s en vanaf daar bijvoorbeeld via e-mail versturen.

Tekst selecteren, kopiëren en plakken en acties ongedaan maken (undo) op de iPad

Het selecteren van tekst en vervolgens kopiëren en plakken moet je een keertje oefenen. Hopelijk kom je er met onderstaande aanwijzingen sneller uit.

Als je je vinger op een woord laat rusten dan verschijnt er een vergrootglas. Hiermee kun je je cursor heel precies positioneren in een woord wat ook handig is om een kleine verbetering in de tekst aan te brengen. Als je je vinger vervolgens optilt verschijnt er een popup om het woord of de hele tekst te selecteren. Als je al tekst hebt gekopieerd of geknipt dan kun je nu ook voor “Plak” kiezen. Met het verslepen van de twee bolletjes aan de zijkanten kun je extra woorden of hele alinea’s selecteren voordat je de tekst kopieert.

In weergaves waar je teksten kunt aanpassen zoals bij het verzenden van e-mailberichten bevat de popup ook de opties Knip en Plak. Ook kun je in deze weergaven een woord selecteren door erop te dubbeltikken.

Bij het schrijven van bijvoorbeeld e-mail zie je in de pop-up een optie met een driehoek/pijltje. Als je daarop tikt dan kun je de geselecteerde tekst opmaken: vet, cursief of onderstrepen. Of inspringen (citaatniveau).

Mocht je per ongeluk een stuk tekst verwijderen of iets anders ongedaan gemaakt willen hebben, probeer dan de iPad eens te schudden. Vaak resulteert dit in een popup waarin je kunt kiezen de laatste wijziging ongedaan te maken (undo / Ctrl+Z).

N.B.: De autocorrectie bevat in het Nederlands twee vervelende fouten. Autocorrecties worden automatisch doorgevoerd terwijl je typt tenzij je de verbetering annuleert door deze aan te wijzen – zo zou het systeem ook moeten leren. De twee vervelende fouten zijn helaas niet af te leren. En als je snel typt dan is de foute verbetering doorgevoerd voordat je er erg in hebt en ben je alweer een paar woorden verder. Het gaat om “a” en “the” die gecorrigeerd worden naar “à” en “THE”. Een workaround die ik op internet vond om “the a” als contactpersoon toe te voegen werkt niet. Wat wel kan is direct na het typen van het woord (voor de spatie dus) op backspace te drukken gevolgd door de laatste, gewenste, letter. En als je het geheel niet werkbaar vindt dat kun je via de app Instellingen>Algemeen>Toetsenbord “Autocorrectie” de autocorrectie uitschakelen. Wel handig is de optie om een punt én een spatie in te kunnen voeren door tweemaal op de spatiebalk te drukken die je daar ook kunt vinden.

Twitter integratie

Via de app Instellingen>Twitter kun je je inloggegevens van Twitter accounts invoeren. Applicaties die Twitter willen gebruiken kunnen vervolgens gebruik maken van je inloggegevens waardoor je daar niet steeds opnieuw voor hoeft in te loggen (Single Sign-On). Zo kun je tweets versturen vanuit de apps Camera, Foto’s, Kaarten, Safari en YouTube, indien gewenst met locatie. Met de knop “Werk contacten bij” worden de gegevens van je contactpersonen op basis van e-mailadres en telefoonnummer verrijkt met een Twitter gebruikersnaam en foto.

N.B.: Websites die Twitter gebruiken binnen Safari kunnen geen gebruik maken van je inloggegevens – hiervoor moet je nog steeds apart inloggen.

iOS update – firmware van de iPad bijwerken

Vanaf iOS 5 is een nieuwe versie van het besturingssysteem iOS snel en eenvoudig “over-the-air” (OTA) te updaten via Instellingen>Algemeen, Software-update.

Mocht dat niet lukken dan doorloop je de volgende stappen:

1. Start iTunes
2. Werk iTunes bij als deze daarom vraagt, laat de update van het besturingssysteem iOS enkel downloaden
3. Sluit de iPad aan en laat deze een backup maken (synchronisatie)
4. Kies voor Bestand>Aankopen overzetten
   Dit slaat op de melding “Er bevinden zich aangeschafte onderdelen op de iPad <naam van de iPad> die niet naar uw iTunes-bibliotheek zijn overgezet. U moet deze onderdelen overzetten naar uw iTunes-bibliotheek voordat u deze iPhone bijwerkt. Weet u zeker dat u wilt doorgaan?”

Afhankelijk van de hoeveelheid te backuppen gegevens nemen deze stappen zo’n 30-60 minuten in beslag. Klik vervolgens de iPad aan in iTunes en kies voor Bijwerken. Na 20-30 minuten is je iPad bijgewerkt.

Tip: Via de App Instellingen>Algemeen>Info kun je achter het veld ”Versie” jouw versienummer nagaan.

Nu is er altijd wel een kans dat een specifieke applicatie niet goed functioneert met een nieuwe versie van iOS maar dan zal er, afhankelijk van de ontwikkelaar, spoedig een update volgen. Met de update van 3.2 naar 3.2.1 heb ik geen problemen ervaren. Daarna ben ik naar 4.2.1, 4.3 en 5 overgestapt en ook daarmee ben ik nog geen problemen tegen gekomen.

Normaliter blijven Apps en instellingen intact. Tijdens de update van 3.2 naar 3.2.1 had ik pech en leverde het bijwerken van de iPad mij foutmelding (error) 1603 op. Na het opnieuw starten van de iPad startte deze in herstelmodus. iTunes rapporteerde dat de iPad na herstel zou worden voorzien van het nieuwste besturingssysteem. Nu was dit  inderdaad het geval – alleen waren ook al mijn applicaties en instellingen weg. Gelukkig had ik dus vooraf een reservekopie gemaakt. Na het terugplaatsen van die reservekopie werkte de iPad weer zoals voorheen. Alle applicaties waren, inclusief instellingen, weer terug.

Tip: Mocht je ooit een restore uit moeten voeren dan ben je de indeling van je iconen over de schermen kwijt. Volgens Lifehacker helpt na de restore synchroniseren en dan nogmaals een restore uitvoeren.

iPad in ieder huishouden

Ondanks de wat lastige update van de iPad verdient deze wat mij betreft een plekje in ieder huishouden. Of eigenlijk meerdere iPads per huishouden want het wordt me nu niet in dank afgenomen dat de iPad mee naar het werk gaat.

Mijn volgende PC zal een Mac in plaats van Windows worden. De ervaring op de iPad smaakt zeker naar meer en maakt dat je je nog meer stoort aan vertragingen en gedoe op de PC. Daarbij tipt menig lifehacker de switch van Windows naar Mac als de ultieme lifehack doordat je veel minder gedoe met je machine hebt. Daarnaast kun je op een Mac Windows nog onder handbereik houden via VirtualBox van Sun Microsystems begrijp ik. Wie bekend is met de iPhone kan de iPad direct bedienen, de tablet is gebaseerd op hetzelfde besturingssysteem – mensen met een iPhone geven vaak aan liever met de iPad op de bank te internetten wegens het grotere scherm.

AirPlay: muziek, video’s en foto’s draadloos versturen

Als je beschikt over Apple TV dan kun je daar vanaf je iPad muziek, video’s en foto’s draadloos naartoe sturen. Als je een apparaat (zoals een versterker) hebt die AirPlay ondersteunt dan kun je daar draadloos muziek heen sturen. Voor bestaande apparatuur kun je een AirPort Express aanschaffen.

Vanaf Windows Vista is deze optie standaard beschikbaar in het rechtermuisknop menu. Klik met de Shift-toets ingedrukt met de rechtermuisknop op een bestand en kies voor “Als pad kopiëren”. De gratis tool ClipboardPath voeg je de optie ook toe aan het rechtermuisknop menu in Windows XP als “Copy Path to Clipboard”. Het volledige pad naar het bestand staat dan klaar op het klembord (clipboard) om te plakken in een ander programma.

Zonder ClipboardPath voer je de volgende handelingen uit:

1. Kopieer het adres (het bestandspad) uit de Windows Verkenner naar het klembord. Dit kan met de sneltoetsen ALT+D (of F6) om het adres te selecteren, gevolgd door CTRL+C.
2. Switch naar het programma waarin het pad terecht moet komen met ALT+TAB (of klik het programma aan in de taakbalk van Windows).
3. Plak het bestandspad met CTRL+V (of gebruik het rechtermuisknop menu en kies voor Plakken)..
4. Switch terug naar de Windows Verkenner met ALT+TAB (of klik Windows Verkenner aan in de taakbalk van Windows).
5. Klik het bestand aan en zorg dat de bestandsnaam “wijzigbaar” wordt. Dit kan door tweemaal te klikken maar niet zo snel dat het dubbelklikken is. Of éénmaal klikken gevolgd door F2. Of kies in het rechtermuisknop menu voor “Naam wijzigen”.
6. Kopieer de bestandsnaam uit de Windows Verkenner naar het klembord met CTRL+C.
7. Switch naar het programma waarin het pad terecht moet komen met ALT+TAB (of klik het programma aan in de taakbalk van Windows).
8. Plak de bestandsnaam met CTRL+V (of gebruik het rechtermuisknop menu en kies voor Plakken)..

Met ClipboardPath voer je de volgende handelingen uit:

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand in de Windows Verkenner en kies voor “Copy Path to Clipboard”.
2. Switch naar het programma waarin het pad terecht moet komen met ALT+TAB (of klik het programma aan in de taakbalk van Windows).
3. Plak de bestandsnaam met CTRL+V (of gebruik het rechtermuisknop menu en kies voor Plakken).

Het screenshot hierboven toont “Bestandsnaam.txt” en het contextmenu “Copy Path to Clipboard”. Als je daarop klikt dan staat het volgende op het klembord (clipboard):

• Z:\Bestandsnaam.txt

Op een netwerk zijn vaak letters toegekend aan belangrijke mappen. Soms wil je geen adres hebben met een dergelijke schijfletter erin en gelukkig kan ClipboardPath ook het UNC pad op het klemboard (clipboard) zetten. Hiervoor houdt je de Ctrl-toets ingedrukt als je kiest voor “Copy Path to Clipboard”. Het volgende staat dan op het klembord (clipboard):

• \\berging\patrick mackaaij\Desktop\Testmap\Bestandsnaam.txt

Dus… Geen Windows Vista of nieuwer? Snel via de website van Stefan Bertels ClipboardPath gratis downloaden.

Lifehacking refereert traditioneel aan computers en netwerken. Hackers worden nog steeds gezien als onwettige inbrekers in computersystemen. Lifehackers zien hackers liever zoals ze werkelijk zijn: probleemoplossers die de beschikbare middelen op een slimme en/of onconventionele manier gebruiken. Lifehackers doen dat met de problemen van alledag, variërend van het zo effectief indelen van je bureau tot het slim verzamelen en ordenen van je dagelijkse nieuwsvoorziening. Maar denk ook aan het inzetten van kleine (vaak gratis) programma’s op je pc of Mac om bepaalde taken net wat makkelijker te maken.

Het boek “175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” is bedoeld voor iedereen die in zijn werk gebruikmaakt van een computer, maar geen idee heeft hoe je met een kleine inspanning een hoop dagelijkse taken veel makkelijker voor elkaar krijgt. Voor iedereen die veel op het web werkt, maar nog nooit van RSS gehoord heeft. En voor mensen die de schoonheid van een slimme vondst kunnen waarderen, en er hun voordeel mee doen.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl – Gratis downloaden als PDF

Deze pagina is ook te bereiken via http://bit.ly/175-lifehackingtips.

De 175 tips uit het boekje zijn een bewerking van artikelen die op Lifehacking.nl zijn verschenen. De artikelen zijn flink ingekort wat de leesbaarheid zeker ten goede is gekomen. De tips zijn goed op hoofdlijnen samengevat wat het boekje vlot leesbaar maakt. Het boekje telt 272 pagina’s.

Iedere tip volgt het stramien:

• tip;
• naam auteur;
• samenvatting in het kort;
• wat moet je doen;
• (indien van toepassing) vingerwijzing voor meer informatie.

De tips zijn, net als de website Lifehacking.nl, onderverdeeld in rubrieken:

1. Algemene tips;
2. Kantoortips;
3. Windows & Outlook;
4. Persoonlijke ontwikkeling;
5. Web 2.0;
6. Mac-tips.

De tips beslaan een breed werkgebied. Onderwerpen die aan bod komen zijn het vergroten van je concentratie, het omgaan met tijd (files vermijden, niet multitasken), het (ergonomisch) inrichten van je werkplek en Getting Things Done (GTD). Computer gerelateerde tips gaan onder andere over e-mail en etiquette, Office (Word, Outlook en Excel) en Fingertips.

In het hoofdstuk Web 2.0 staan tips over handige websites, RSS en Twitter. Hier zie je dat lifehackers de ontwikkelingen volop volgen – sommige websites waren ten tijde van het schrijven van de artikelen nog niet beschikbaar voor het grote publiek (beta). En soms is een lifehack door nieuwe ontwikkelingen aan deze websites niet meer nodig doordat de standaard functionaliteit daar nu in voorziet.

De auteurs van 175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken

175 lifehackingtips sluit af met een hoofdstuk waarin alle 45 auteurs kort worden genoemd. Dat de tips van zoveel verschillende auteurs afkomstig zijn laat ook zien dat een lifehack persoonlijk is. Wat voor de een fijn werkt hoeft voor de ander niet zo te zijn. Sommige tips zijn dan ook tegenstrijdig en soms kunnen lifehackers iets van elkaar leren – lees het boek er maar eens op door Voor lifehackingtips geldt: iedereen werkt en leeft op zijn eigen manier, kies uit het boek wat je wel en niet bruikbaar vindt en negeer dat wat niet bij je past.

De namen van de auteurs hieronder linken naar hun Twitter account voor zover ik ze kon vinden – zodat je ze snel kunt gaan volgen

• Martijn Aslander
• Taco Oosterkamp
• Frank Meeuwsen
• Sanne Roemen
• Filips Jager
• Erno Hannink
• Lykle de Vries
• Anja Wassenaar
• Tanja de Bie
• Daan Kortenbach
• Ton Wesseling
• Roel Willems
• Greald Henstra
• Hein Halfschepel
• Guus Pijpers
• Matthijs Roumen
• Sjoerd Blauw
• Gina Trapani
• Bob van Duuren
• Frans Baar
• Erno Mijland
• Bert Verdonck
• Jim Stolze
• Arjan Zuidhof
• Patrick Mackaaij
• Taco Jan Osinga
• Alex Vermeule
• Mischa Coster
• Niels Gouman
• Martijn Engler
• Jasper Jobse
• Arjan Broere
• Robert Ilbrink
• Joost Plattel
• Martijn Bloksma
• Stefan Knapen
• Patrick Loonstra
• Maarten Festen
• Annelies Verhelst
• Karen Visser
• Bianca Grimmius
• Jacco van der Pol
• David Rudolf  Bakker
• Sam van Buuren
• Erik van der Wal

N.B.: Aanvullingen en correcties hoor ik graag via @mackaaij of via het contactformulier op dit weblog.

8 tips van Patrick Mackaaij in 175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken

Een aantal van mijn artikelen op Lifehacking.nl zijn geselecteerd voor het boek “175 Lifehacking tips – Om slimmer en efficiënter te werken”.

De acht tips in “175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” van mijn hand zijn (met links naar de volledige tekst op dit weblog):

1. 42 Kilometers tussen postcodes berekenen (zie ook AfstandBerekenen.nl voor een volautomatische oplossing in Excel)
2. 50 Maak slim gebruik van de muisknoppen
3. 63 Nooit meer een attachment vergeten
4. 108 De kracht van Twitter (bevat ook de onderstaande sms-tip)
5. 109 Twitter tips: over @replies, @mentions en direct messages
6. 111 Twitter-berichten ontvangen via sms
7. 153 Thymer: een korte handleiding (1)
8. 154 Thymer: een korte handleiding (2)

Slimmer werken vanaf nu! van Anja Wassenaar

Lifehacker Anja Wassenaar bracht in 2009 het boekje (160 pagina’s) “Slimmer werken vanaf nu! Meer doen in minder tijd met meer aandacht en plezier” uit.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl of download als PDF (registratie nodig)

Veel onderwerpen waar de tips in ”175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” raken worden in dit boekje aan de hand van de dagelijkse praktijk uitvoeriger behandeld. Het zeer prettig leesbare boekje  ”Slimmer werken vanaf nu!” gaat psychologisch dieper en geeft ook aanknopingspunten om stil te staan bij vragen als:

• Wat ben ik aan het doen?
• Waarom doe ik de dingen die ik doe?
• Waarom doe ik dingen op de manier hoe ik ze doe?

Zo kijk je naar de verschillende rollen die je in je leven vervult en de verdeling van je aandacht over deze rollen. Ook neem je je werkproces kritisch onder de loep en kijk je hoe je informatie slimmer tot je kunt nemen met RSS en archiveren met onder andere Evernote. Het omgaan met e-mail wordt aan de hand van het gedachtegoed Getting Things Done (GTD) behandeld. Ook legt Anja het nut en gebruik van sociale netwerken zoals LinkedIn en Twitter uit. Het boek behandelt ook samenwerken via het web, delegeren en proactief gedrag.

Eerdere edities van 175 lifehackingtips om prettiger en efficiënter te werken

De eerste editie van het boek is in 2008 verschenen onder de titel “100 lifehackingtips om prettiger en efficiënter te werken”. De 100 tips uit deze eerste editie zijn bijgewerkt, sommige zijn vervallen en er zijn dus tips aan toegevoegd.

In 2010 verscheen de tweede editie: “150 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” met voor het eerst artikelen van mijn hand. De derde editie ”175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” verscheen in 2011.

1. Fingertips downloaden en installeren (plus wat informatie over de database) plus klokkijken en rekenen met Fingertips;
2. Standaardteksten typen met Fingertype (tekst uitklappen op basis van een afkorting – text expander);
3. Webbrowsen met Fingertips;
4. Programma’s uit het Startmenu van Windows opstarten met Fingertips (zonder het hele menu te openen dus);
5. Documenten, mappen en programma’s openen met Fingertips;
6. Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips (snel taken en sjablonen voor e-mailberichten maken);
7. Microsoft Windows snel bedienen met Fingertips;
8. Twitter aansturen met Fingertips;
9. Het klembord (clipboard) beter benutten met Fingertips (plakken zonder opmaak, 30 items vasthouden met clipboard history, woorden tellen);
10. Snel labels afdrukken voor de Brother PT-18R met Fingertips.

Uit het boek “175 Lifehackingtips – om slimmer en efficiënter te werken”:
Je vingers kunnen wel toetsaanslagen onthouden, maar geen muisbewegingen. Dat is belangrijk. Als je alles op de computer met je muis doet, heb je voor iedere opdracht aan je computer je volledige bewustzijn nodig, dus ook voor het uitvoeren van verder vrij simpele opdrachten.

Als je je toetsenbord consequent gebruikt, kan je geheugen in de loop van de tijd de bewegingen opslaan die je nodig hebt. Net zoals een pianiste niet bij elke beweging bedenkt waar zij haar vingers exact neer moet zetten, zo hebben ook jouw vingers een zogenaamd spiergeheugen. En dat kun je trainen. Om zover te komen moet je eenzelfde sneltoets regelmatig gebruiken en dat doe je het best door hem eerst uit je hoofd te leren.

Dus pak er af en toe eens een artikel bij om met een specifieke functionaliteit te experimenteren. Als je sneltoetsen zoals Fingertips aandraagt onder de knie krijgt dan kun je je beter concentreren op wat je met de computer wilt doen in plaats van hoe je dat moet doen. Zo ben je geen tijd meer kwijt aan het zoeken van veelgebruikte programma’s en documenten. Of aan het intypen van steeds dezelfde teksten.

Het onderstaande filmpje geeft in 1 minuut en 20 seconden een korte demonstratie van een aantal van de mogelijkheden van Fingertips.

Klik rechtsonder voor een full screen, scherpere versie.

Dit eerste artikel gaat in op het downloaden en installeren van Fingertips.

Fingertips downloaden en installeren

Fingertips kun je gratis downloaden via http://www.getfingertips.com/. Fingertips verloopt ongeveer een half jaar na release, je bent dan verplicht om de nieuwste versie op te halen. Op deze manier verzekert Taco zich ervan dat mensen overstappen op een nieuwe versie met steeds minder bugs (fouten) erin. Fingertips attendeert je netjes op het feit dat je een nieuwe versie binnen moet halen. De releasemaand van de laatste versie is te zien op de homepage (rechtsbovenin).

Fingertips automatisch activeren bij het opstarten van Windows

Het is handig als Fingertips direct opstart met Microsoft Windows zodat je er altijd gebruik van kunt maken. Fingertips stel je als volgt in om automatisch op te starten met Microsoft Windows:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Miscellaneous (Alt+4)
• Activeer de optie “Start Fingertips automatically when Windows starts” en klik op de knop “OK”
• Sluit het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

Sneltoets voor het activeren van het hoofdvenster van Fingertips

Fingertips opent standaard met de toetscombinatie Ctrl+`. Deze toets kun je linksboven op het toetsenbord vinden, naast het cijfer “1”. Doordat beide toetsen zich aan de linkerkant van het toetsenbord bevinden (zie onderstaand screenshot) is dit een snelle toetscombinatie.

Indien gewenst kun kun je vrijwel iedere toetscombinatie gebruiken met Ctrl, Alt, Shift of de Windows toets erin.

Om de sneltoets voor het activeren van Fingertips te veranderen:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Hotkeys (Alt+2)
• Verander de “Display Fingertips Command Window” naar wens en klik op de knop “OK”
• Sluit het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

Fingertips afsluiten

Het hoofdvenster van Fingertips kun je afsluiten met Esc of Ctrl+`. Vervolgens is Fingertips weer te activeren met Ctrl+`.

Als je Fingertips echt helemaal af wilt sluiten dan open je Setup (Alt+E) en klik je linksonder op “Exit Fingertips”. Je kunt ook Alt+F4 gebruiken vanaf het hoofdvenster van Fingertips.

Lijst van commando’s in Fingertips afdrukken

Vanuit Fingertips kun je een lijst op het klembord van Windows zetten met alle actieve commando’s en Fingertype afkortingen. Deze lijst kun je in Microsoft Excel plakken. Je hebt een overzicht van alle commando’s in twee kolommen die je kunt afdrukken.

Om de lijst met actieve commando’s en Fingertype afkortingen op het klembord van Windows te plaatsen:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Miscellaneous (Alt+4)
• Klik op de knop “List commands” (Alt+L) klik op “OK”
• Open Microsoft Excel (mx) en plak (Ctrl+V) de lijst erin
• Druk de lijst af (Ctrl+P)

Fingertips database verplaatsen voor gebruik vanaf een USB stick of op meerdere machines

De database van Fingertips met álle instellingen kun je standaard terugvinden in de map “Mijn documenten” (submap “Fingertips”). Voor de meeste gebruikers is dit een prima locatie. Bij sommige bedrijven mogen gebruikers niet zomaar software installeren.

Fingertips vanaf een USB stick starten kan dan een oplossing zijn. Als je Fingertips vanaf een USB stick wilt draaien dan moet je de database ook op die USB stick zetten en Fingertips vertellen dat de database niet meer in de map “Mijn documenten” te vinden is.

Ook als je gebruik maakt van meerdere systemen kan een USB stick een goede oplossing zijn. Zo wil ik Fingertips kunnen gebruiken op mijn thuis-PC én laptop van het werk. Onder beide systemen wil ik graag gebruik maken van dezelfde Fingertips instellingen. Met de standaard instellingen zou ik twee aparte Fingertips databases hebben in twee aparte “Mijn documenten”. Omdat ik wel software mag installeren op alle machines heb ik ervoor gekozen om in plaats van een USB stick tussen de machines te wisselen de database van Fingertips automatisch te synchroniseren tussen mijn machines via Syncplicity.

Om de database van Fingertips te verplaatsen voer je de volgende stappen uit:

1. Sluit Fingertips (Ctrl+`, dan Alt+e, klik vervolgens linksonder op de knop “Exit Fingertips”)
2. Verplaats de map “Fingertips” uit Start>Mijn documenten naar de gewenst locatie, dus ofwel naar een USB stick ofwel naar een map die je synchroniseert met Syncplicity (bijvoorbeeld D:\Tools\Fingertips\)
3. Bewerk het bestand C:\Program Files\Fingertips\Fingertips.ini (open hiervoor eerst de editor, bijvoorbeeld Windows Notepad, met Administrator rechten)
4. Voeg de locatie van de database als volgt aan het bestand toe. Je kunt hier ook variabelen zoals {FingertipsExeFolderName} gebruiken die in Fingertips.ini zijn uitgelegd. Voor het voorbeeld zou je dit toevoegen: FingertipsDataFoldername=D:\Tools\Fingertips\
5. Start Fingertips weer op: C:\Program Files\Fingertips\Fingertips.exe

N.B.: Bij deze stappen ben ik ervan uit gegaan dat Fingertips op de standaard locatie is geïnstalleerd (C:\Program Files\Fingertips\). Als je Fingertips wilt installeren op een USB stick dan kun je die tijdens de installatie van Fingertips aanwijzen.

Let wel: Fingertips is niet gemaakt om met meerdere machines tegelijkertijd in dezelfde database te werken. Met mijn Syncplicity oplossing overschrijft de PC die als laatste Fingertips sluit (in de praktijk: z’n computer uitzet) de database. Daarnaast is een Fingertips database bedoeld voor één eindgebruiker, instellingen kunnen in dezelfde database niet per gebruiker worden onderscheiden.

Het hoofdscherm van Fingertips

Het hoofdscherm van Fingertips opent zoals gezegd standaard met Ctrl+`. De toets accent grave kun je linksboven op het toetsenbord vinden, naast het cijfer “1”. Doordat beide toetsen zich aan de linkerkant van het toetsenbord bevinden is dit een snelle toetscombinatie. Indien gewenst kun je vrijwel iedere toetscombinatie gebruiken, in de andere artikelen komen alle mogelijkheden aan bod. Het hoofdvenster van Fingertips ziet er als volgt uit:

In het hoofdscherm van Fingertips kun je commando’s typen die snel applicaties starten. Functionaliteiten waar ik in andere artikelen uitgebreider op in ga.

Een aantal handige tips:

1. Als meerdere commando’s met dezelfde naam beginnen dan kun je een lijst openen met de toetscombinatie Alt+Page Down.
2. Als je een langer commando hebt dan hoef je niet het hele commando in te typen maar druk je op Enter zodra de afkorting er staat.
3. Wil je een langer commando een parameter meegeven, druk dan op de Tab-toets. Deze maakt het commando af en voegt een spatie in waarna je direct door kunt typen.

Fingertips bevat standaard de commando’s SETUP (als alternatieve optie om het scherm met instellingen te openen), HELP (voor het openen van de documentatie) en EXIT (om Fingertips af te sluiten). Als je een niet-bestaand commando intypt dan rapporteert Fingertips “Unrecognized command”.

Klokkijken met Fingertips

Voor Windows 7 gaf de taakbalk nog niet standaard de datum en tijd weer. Je kon er wel voor kiezen om de taakbalk te verhogen maar dat nam op het oog teveel schermruimte in beslag. Voor mij reden om ten tijde van Windows XP een programma te schrijven dat het dagnummer in de system tray naast de tijd weergeeft. En voor Taco wellicht om in een dergelijke functionaliteit te voorzien in Fingertips.

De datum en tijd kun je, vanaf het hoofdvenster van Fingertips, weergeven door de toetscombinatie Ctrl+1 ingedrukt te houden.

Rekenen met Fingertips

Vanaf het hoofdvenster van Fingertips kun je ook kleine berekeningen uitvoeren. Dat is sneller dan eerst de rekenmachine (calc) van Windows opstarten. In het hoofdvenster kun je direct beginnen met rekenen, gebruik de getallen en de operatoren:

+-*/%()

Fingertips rekent direct het antwoord uit en geeft “[Calc] ???” weer als het niet begrijpt wat de bedoeling is.

Tip: Als Fingertips je commando om de een of andere reden niet als berekening herkent, begin de invoer dan met een plus (+), min (-) of openingshaakje.

Boek: Elke dag je hoofd en inbox leeg

Op dit weblog kun je meer over “Elke dag je hoofd en inbox leeg” lezen, de Nederlandse vertaling van het Engelstalige boek “Each day empty” dat is genoemd op het tabblad About in de instellingen van Fingertips. Met het boek maak je praktisch kennis met de werkmethodiek Getting Things Done (GTD) en richt je Microsoft Outlook hierop in. Voor hands-on ervaring adviseer ik de meereffect training waar ik eerder over schreef (via deze website voor een speciale prijs te volgen).

Als je nog geen systeem hebt dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Bestel bij - Bol.com - Managementboek.nl

Ondersteuning op Fingertips

Hoewel mijn artikelen over Fingertips je aardig op weg zou moeten helpen kun je ook de help documentatie van Fingertips online raadplegen. De documentatie van Fingertips verwijzen overigens ook naar de artikelen op deze website.

Als je er met deze artikelen en de handleiding niet uit komt dan kun je ook nog vragen of opmerkingen stellen op The official community for users of Fingertips. Naast dat gebruikers elkaar daar kunnen helpen geeft auteur Taco Oosterkamp zelf ook regelmatig antwoord op gestelde vragen.

all of windows at your fingertips

Op de website van de Belgische initiatiefnemer Gunnar Michielssen van e-mailloze vrijdag staan tien korte filmpjes van een minuut of twee waarin een aantal elementaire zaken worden uitgelegd en beredeneerd.  Ook worden zorgen weggenomen in onderstaand grappig fragment uit e-mailtip 8 die voorstelt alle notificaties (popups) van nieuwe berichten uit te schakelen om niet afgeleid te worden.

Dankzij de meereffect training en Getting Things Done (GTD) waar ik eerder over schreef werkte ik al meer vanuit een takenlijst dan vanuit e-mail. Op mijn Thymer takenlijst staat kort wat ik moet doen.Vanuit e-mail zou ik per bericht moeten lezen waarom ik het e-mailbericht ook alwaar had bewaard (wat was de eerstvolgende actie ook alweer?) om vervolgens te concluderen dat deze actie nu geen prioriteit heeft. Daarnaast komen er ook continu nieuwe berichten binnen waardoor je niet toe komt aan hetgeen je aan het begin van de dag voor ogen had.

Naast e-mail kun je ook RSS feeds en sociale netwerk zoals Twitter, Facebook en Hyves als inbox beschouwen. Daarom leek het me interessant om te zien hoe vaak je bepaalde programma’s activeert (naar de voorgrond haalt) in Microsoft Windows. Het programma kun je als individu hier gratis downloaden om zo een feedback loop met betrekking tot je omgang met inboxen tot stand te brengen.

Count Window Activations gebruiken

CountWindowActivations plaatst zichzelf na het starten in de systeembalk van Microsoft Windows.

N.B.: In het icoon houdt Winnie de Poeh een teller omhoog, als iemand een beter icoon weet, graag

Het programma telt vervolgens windows (vensters) waarvan je hebt aangegeven dat je die wilt tellen. Als je klikt op het icoon en je kiest voor “Open counter popup” dan opent een popup met per applicatie het aantal keren dat deze geactiveerd is.

Downloaden, installeren en inrichten van Count Window Activations

Begin met de installer van “Setup CountWindowActivations” downloaden (executable).

Het installatieprogramma stelt voor het programma direct te starten middels “Start CountWindowActivations”. De eerste keer dat het programma start is nog niet bekend welke applicaties je zelf in de gaten wilt houden. De volgende popup verschijnt.

Als je “Ja” kiest dan maakt CountWindowActivations een bestand aan met standaard instellingen.

Om de applicaties in te stellen klik je op het Winnie de Poeh icoon en kies je voor “Open settings file”. In dit bestand geef je de applicatienamen op die je wilt tellen. Deze kun je vinden door bijvoorbeeld je e-mailprogramma te starten en bovenin het scherm te kijken. Bij Microsoft Outlook staat er, als de Inbox actief is, “Inbox – Microsoft Outlook”. In het .ini bestand heb ik zowel de inboxen van Gmail als Outlook opgenomen en dat ziet er als volgt uit:

Window1=Inbox – Microsoft Outlook
Window2=Gmail – Inbox
Window3=Google Reader
Window4=FeedDemon
Window5=Twitter
Window6=TweetDeck
Window7=Yammer
Window8=nu.nl

N.B.: Vergeet niet het windownummer op te hogen als je meer applicaties toevoegt.

Tip: Windows XP verbergt soms iconen (als deze volgens Windows niet worden gebruikt). Het icoon van CountWindowActivations kan altijd zichtbaar ingesteld worden via de Eigenschappen van de Taakbalk van Windows. Kies daar voor het gedrag “Altijd weergeven”.

Popup bij het activeren van een van de programma’s?

Count Window Activations kan ook een popup tonen zodra je een programma activeert. Dit maakt je nog bewuster van het feit dat je een van de inboxen opent. De popup vraagt of je echt wel tijd wilt spenderen aan het programma (“Do you really want to spend time in [applicatienaam]?”). Als je op “Nee” klikt (ook subtiel de standaard geselecteerde optie voor het toetsenbord) dan minimaliseert Count Window Activations het programma.

Om de popup te activeren klik je op het Winnie de Poeh icoon en kies je voor “Open settings file”. Hier wijzig je de waarde van ModalPopup naar True waarna je Count Window Activations opnieuw start.

ModalPopup=True

Rapportages maken in bijvoorbeeld Excel?

Count Window Activations maakt ook een log aan met de verzamelde gegevens. Om het log te openen klik je op het Winnie de Poeh icoon en kies je voor “Open log file”. Het logbestand bevat achtereenvolgens:

• de datum
• het tijdstip
• de naam van het te monitoren programma
• de volledige naam die het programma op titelbalk heeft
• het aantal malen dat de applicatie geopend is tijdens deze sessie van Count Window Activations
• het aantal seconden dat de applicatie open stond

Doordat deze gegevens zijn opgeslagen in .csv formaat kun je ze eenvoudig in een programma als Excel gebruiken om met bijvoorbeeld draaitabellen te onderzoeken.

Technische achtergrondinformatie over het programma

De installer maakt het volgende aan:

• een map %programfiles%\CountWindowActivations
• binnen deze map bevindt zich CountWindowActivations.exe plus uninstall.exe voor deïnstallatie
• in het menu Start van Windows wordt CountWindowActivations opgestart met de PC
• in het menu Start van Windows kun je handmatig CountWindowActivations starten en Uninstall starten

Het bestand met instellingen is hier opgeslagen:

• %userprofile%\CountWindowActivations.ini

Het bestand met rapportage gegevens is hier terug te vinden:

• %userprofile%\CountWindowActivations-log.csv

Executable hernoemen

Als de naamgeving je niet bevalt dan kun je CountWindowActivations veilig hernoemen. De nieuwe naamgeving van de executable werkt overal door (.ini en titels van de vensters).

Licentie

Voor individueel (eigen) gebruik stel ik Count Window Activations gratis beschikbaar (dus ook op kantoor).

Gebruikte tools

AutoIt

Het script is geschreven en gecompileerd naar een executable met AutoIt (freeware). AutoIt heeft als voordeel dat veel functies reeds voorgedefinieerd zijn.

Excelsior Installer

De installer is gemaakt met de tool Excelsior Installer (freeware). Met deze tool zijn eenvoudige installers snel te genereren.

Alternatief: TimeSheet

Als je op basis van Count Window Activations tijd wilt schrijven dan kun je beter even kijken naar TimeSheet. Met TimeSheet kun je op basis van de titel van een venster tijd toekennen aan een project en zelfs een specifieke taak in een project.

Het PDF bestandsformaat biedt de mogelijkheid om aantekeningen in documenten te maken. Dergelijke aantekeningen worden geplaatst en verwijderd zonder de documentinhoud aan te tasten. De mogelijkheid om aantekeningen te maken in een PDF bestand is ook handig bij het lezen van PDF boeken of handleidingen.

Om aantekeningen te kunnen maken met de PDF lezer van Adobe zelf, Adobe Acrobat Reader, dien je binnen de organisatie te beschikken over de duurdere Adobe Acrobat. Adobe schrijft hier zelf over: “When you receive a PDF to review, you can annotate it by using the commenting and markup tools. These features are available only when the PDF author has enabled commenting.” Het is mijn ervaring dat ook met bestanden die niet beveiligd zijn de werkbalk “Opmerkingen en markeringen” (zie onderstaand screenshot) helaas met geen mogelijkheid kan worden geactiveerd.

PDF-XChange Viewer profileert zich als alternatief voor Adobe Acrobat Reader: kleiner, sneller en met meer functionaliteit. Qua snelheid ontloopt PDF-XChange Viewer de Adobe Acrobat Reader niet zoveel, deze is met versie 9 ook sneller geworden. Het geheugengebruik is wel minder (ongeveer de helft). Functioneel werkt het prima voor zover ik kan zien: PDF documenten openen, bladwijzers gebruiken, het document doorzoeken en afdrukken. Wel heb ik de leverancier doorgegeven dat er extra enters mee komen met het kopiëren/plakken van teksten uit een PDF document naar een tekstverwerker zoals Microsoft Word – de volgende grote update (versie 3 – releasedatum op dit moment nog niet bekend) zal dit verhelpen.

PDF-XChange Viewer is gratis voor zowel privé als zakelijk gebruik zolang je het zelf niet doorverkoopt. Met PDF-XChange Viewer kun je naast de reguliere functies van Adobe Actobat Reader een PDF bestand van aantekeningen, opmerkingen of notities voorzien via een soortgelijke werkbalk als hierboven getoond. Als het met PDF-XChange Viewer opgeslagen PDF document vervolgens geopend wordt met Adobe Acrobat Reader dan zijn deze opmerkingen gewoon zichtbaar. Wijzigingen aanbrengen in de aantekeningen kan niet via Adobe Acrobat Reader dus als je reacties met iemand wilt uitwisselen stuur dan dit artikel even door

N.B.: Foxit PDF Reader wordt op internet ook genoemd als alternatief om gratis aantekeningen in PDF documenten te maken. De website van de fabrikant geeft echter aan: “Foxit Reader Pro Pack is not free. It includes the following functions: Annotation […]”. Een ander alternatief (tot 30 pagina’s per maand gratis en ondersteunt ook afbeeldingen) is http://a.nnotate.com/. Het uploaden van boeken en handleidingen om aantekeningen in te maken lijkt mij te omslachtig. Administratieve documenten worden, vanwege de vertrouwelijkheid, ook niet zomaar geüpload.

Downloaden en installeren van PDF-XChange Viewer

De downloadpagina biedt een aantal opties en presenteert zelf bovenaan een ZIP bestand. Ik zou zelf eerst de download met een naam als “PDF-XChange Viewer – MSI Installer <versienummer>” proberen. Het MSI bestand levert één te installeren bestand op. In het ZIP bestand worden twee te installeren bestanden meegeleverd: één voor Shell Extensions en één voor de viewer zelf. De Shell Extensions zorgen voor functionaliteit in de Verkenner van Microsoft Windows.

Het MSI bestand bevat zowel de Shell Extensions als de helpbestanden en de Live Update. Kies na het opstarten van de MSI en het accepteren van de licentievoorwaarden voor “Complete”.

N.B.: Er is voor ervaren PC gebruikers ook een portable versie beschikbaar. Deze kan gebruikt worden vanaf een USB stick. Een portable versie kun je ook op een reguliere PC gebruiken door de bestanden uit te pakken in een map waarvoor iets meer PC kennis nodig is dan het MSI bestand installeren. Bij een portable versie worden er zeker geen bestanden her-en-der op de PC geïnstalleerd. Er worden ook geen aanpassingen aan het Windows register gedaan, waardoor ook de integratie van PDF-XChange Viewer met Windows minder is.

Vervolgens kun je opgeven of je PDF-XChange Viewer in het Start menu en de desktop terug wilt zien. Daarnaast kun je PDF bestanden automatisch laten openen in PDF-XChange Viewer (in plaats van met Adobe Acrobat Reader). PDF-XChange Viewer kan ook PDF bestanden die in de webbrowser worden geopend weergeven.

In de volgende stap kies je voor “Free Version”. Als je meer aan een PDF bestand wilt veranderen dan op- en aanmerkingen dan kun je in een later stadium ook PDF-XChange Viewer Pro aanschaffen. Denk dan aan het verplaatsen, verwijderen of toevoegen van pagina’s. Overigens zijn veel van de Pro-functies gewoon beschikbaar in het menu. Ze zijn dan voorzien van de toevoeging “pro”. PDF-XChange Viewer voegt bij gebruik van deze functies, na een duidelijke popup waarschuwing, watermerken met reclame voor de Pro-versie in de bovenste hoeken van iedere pagina toe bij het opslaan van het document. Indien gewenst kun je de Pro-functies onzichtbaar maken het menu Bewerken>Voorkeuren (CTRL+K) onder de categorie Registreren.

PDF bestanden van aantekeningen, opmerkingen of notities voorzien

Via de werkbalk Bewerken of het menu Extra>Bewerkingsgereedschappen voeg je aantekeningen, opmerkingen of notities toe aan het PDF document. Bij deze opties kun je de gebruikte kleuren instellen. Zo kun je kiezen voor:

• Notitie toevoegen
  Sleep een rechthoek om een popup te openen in de vorm van een post-it. De popup kun je eventueel sluiten waarna alleen een kleine tekstballon in de tekst zichtbaar blijft. Dubbelklikken op de kleine tekstballon maakt de popup weer zichtbaar. De post-it’s kunnen ook worden verschoven zodat ze niet over de tekst heen liggen.
• Tekst toevoegen
  Met de optie “Typemachine” kun je op een willekeurige plek in het document tekst typen. Met typemachine kun je bestaande tekst niet aanpassen, de tekst wordt los toegevoegd. Met het tekstvak van de optie “Tekstvak toevoegen” sleep je een rechthoek en type je tekst in het tekstvak dat verschijnt. Het tekstvak is niet eenvoudig te verbergen. De optie “Toelichting toevoegen” is een tekstvak met pijl. Begin te slepen vanaf de plek waar de pijl naartoe moet wijzen.
• Tekst arceren
  Ook zijn woorden te arceren met de opties “Tekst markeren” (standaard een gele arceerstift), “Tekst doorhalen” en “Tekst onderstepen”.

Naast deze veelgebruikte opties kun je ook nog vormen tekenen zoals pijlen, lijnen, vierkanten, ovalen, polygonen en wolken. Of uit de vrije hand.

Het is ook mogelijk om stempels in te voegen. Standaard zijn de stempels aanwezig als approved, as is, confidential, departmental, draft, experimental, expired, final, for comment, for public release, not approved, not for public release, sold en top secret (zie screenshot hieronder). Daarnaast kun je eigen afbeeldingen als stempel inladen zodat je bijvoorbeeld een handtekening kunt zetten. De stempels kun je vergroten.

Via het menu Opmerkingen>Opmerkingen weergeven (of CTRL+M) kun je alle opmerkingen die in het PDF document zijn opgenomen aan de linkerkant weergeven. Ze zijn ook te groeperen op bijvoorbeeld pagina, type, datum, auteur en kleur. Met CTRL+SHIFT+8 verberg je alle opmerkingen en met CTRL+8 worden ze allemaal zichtbaar gemaakt.

Hoewel ik nog geen beschermde PDF documenten heb aangetroffen en die zeker niet verwacht via mijn eigen scanner kun je met Unrestrict PDF de beveiliging van een document halen als deze in de weg zit om opmerkingen in het document op te nemen. Unrestrict PDF is geen gratis product; met de demo versie kun je nagaan of het betreffende document inderdaad beveiligd is.

Je kunt Lorem Ipsum tekst op Internet vinden en genereren maar je kunt het ook met een tekstverwerker als Microsoft Word genereren. De tekst ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas porttitor congue massa. Fusce posuere, magna sed pulvinar ultricies, purus lectus malesuada libero, sit amet commodo magna eros quis urna. Nunc viverra imperdiet enim.

Fusce est. Vivamus a tellus. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Proin pharetra nonummy pede.

Random (willekeurige) of Lorem Ipsum tekst in Microsoft Word

Microsoft Word beschikt over een standaard tekst. Type maar eens:

=rand()

gevolgd door ENTER.

Microsoft Word genereert nu drie alinea’s tekst. Iedere alinea omvat drie zinnen. Je kunt meer alinea’s en zinnen genereren door tussen de haakjes getallen mee te geven als volgt:

=rand(alinea’s, zinnen)

Zo genereert =rand(2,3) twee alinea’s met elk drie zinnen.

Random (willekeurige) tekst in Microsoft Word 2003

In Microsoft Word 2003 is de gegenereerde tekst altijd “The quick brown fox jumps over the lazy dog”, een zin die alle letters van het alfabet bevat. Handig om te zien hoe iedere letter eruit zien maar… je gaat de tekst ook lezen. Daarbij herhaalt de zin wat het beeld van de pagina verstoort.

Lorem Ipsum tekst in Microsoft Word 2007

Ook in Microsoft Word 2007 levert =rand() een leesbare tekst op, ditmaal een helptekst die een aantal functionaliteiten van Microsoft Word 2007 beschrijft. Zeker afleidend dus! De tekst herhaalt zichzelf na 9 zinnen.

Microsoft Word 2007 kan ook Lorem Ipsum tekst genereren met de volgende functie:

=lorem(alinea’s, zinnen)

De tekst herhaalt zichzelf na ongeveer één vol A4.

Lorem Ipsum tekst met de Lipsum generator

Als je niet beschikt over Microsoft Word of de herhaling van de tekst van Microsoft Word 2007 voldoet niet, gebruik dan de Lipsum generator om gratis Lorem Ipsum tekst te genereren. In de gegenereerde tekst zit geen herhaling en de auteur van de website garandeert dat er niet ineens een “grappig” leesbaar woord tussen de tekst staat. Naast het aantal te genereren alinea’s kun je er ook voor kiezen een aantal woorden te genereren, of lijsten.

Alternatieven, en eens wat anders dan Lorem Ipsum, zijn Fillerati en Dummy Text Generator die gebruik maken van teksten die zijn vrijgesteld van auteursrecht, bijvoorbeeld via Project Gutenburg. Bacon Ipsum voor vleessoorten en Vegan Ipsum of Veggie Ipsum voor vegetariërs.

Dummy afbeeldingen genereren

Afbeeldingen kun je genereren met de Dynamic Dummy Image Generator. De afmeting die je wilt hebben geef je door in het webadres van de Dynamic Dummy Image Generator. Voor een afbeelding van 200×200 pixels gebruik je http://dummyimage.com/200×200.

De afbeeldingen kunnen ook direct worden ingevoegd in een website zoals ik hier heb gedaan met <img src=http://dummyimage.com/200×200 alt=”Een Dummy Image”>.

Heb je liever een afbeelding met kleur in plaats van de afmetingen? Gebruik dan Random Image Generator of afbeeldingen van katten met PlaceKitten.

Deze accelerator voor Internet Explorer 8 gedraagt zich op drie manieren:

1. Als je geen tekst hebt geselecteerd, dan stuurt de accelerator de titel van de pagina door als zoekopdracht.
2. Als je wel tekst hebt geselecteerd, dan stuurt de accelerator de geselecteerde tekst door als zoekopdracht.
3. Als je de accelerator opent via het context (rechtermuisknop) menu van een link, dan stuurt de accelerator de tekst van de link plus de titel van de pagina door als zoekopdracht.

Internet Explorer 8 opent vervolgens binsearch.net met de zoekresultaten.

Installeer “binsearch.net newsgroup search” accelerator

Op dit weblog is meer te vinden over accelerators (bijvoorbeeld over de globale werking maar ook andere accelerators).

Als je gebruik maakt van iGoogle, neem dan ook eens een kijkje bij mijn iGoogle gadget voor het zoeken van een bestand in nieuwsgroepen of torrents.

Het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” leert je Getting Things Done toe te passen in Microsoft Outlook zonder dat daarvoor specifieke software geïnstalleerd hoeft te worden. Voor zakelijk gebruik is dit een interessante aanpak: de kenniswerker kan zo zonder tussenkomst van de systeembeheerder Microsoft Outlook optimaal inrichten. Microsoft Office software wordt in veel bedrijven standaard geïnstalleerd op de werkplek. Kenniswerkers worden helaas zelden bekend gemaakt met de mogelijkheden ervan. Meereffect vult dit gat op het gebied van Microsoft Outlook perfect op.

Meereffect biedt ook video instructies aan waarin bepaalde handelingen en Microsoft Outlook instellingen worden voorgedaan. Daarbij worden ook de sneltoetsen genoemd. De video’s fungeren zo als een Outlook handleiding (e-learning). Zie het als een tip die een collega geeft om iets handig(er) te doen. Als je nu elke week één zo’n truc leert en toepast, verbeter je je werk daarmee in de loop van een jaar ingrijpend. De video’s sluiten aan bij de gratis vijfdaagse minicursus Microsoft Outlook van meereffect.

Eerst een tip: abonneer je op de gratis slimmer werken e-mail nieuwsbrief die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of werp eerst even een blik op de laatste artikelen op die pagina.  Vul op deze pagina aan de rechterkant je “e-mail adres” in en druk op de knop “Inspireer mij”.

Optimaal Microsoft Outlook instellen en gebruiken

Op de website zijn al tientallen video’s beschikbaar. Met de video’s leer je Microsoft Outlook (beter) gebruiken en Microsoft Outlook instellen. De video’s zijn onderverdeeld in de categorieën:

• Agenda
  Bijvoorbeeld “Sneltoetsen in de agenda” en “Van een e-mail een afspraak maken” om sneller te werken.
• Bijlagen
  Waaronder “Bijlagen opslaan met het toetsenbord” om sneller te werken en “Bijlagen verwijderen uit een e-mail” om ruimte te besparen.
• Contacten
  Met “Een nieuw contact maken vanuit een e-mail” en “Snel een contact zoeken” om sneller te werken.
• E-mail
  Bevat “Twee knopjes voor supersnel e-mail verwerken” en “Namen verwijderen uit de suggesties bij het zenden van een e-mail” om de e-mailadressen die Outlook automatisch aanvult te verwijderen.
• Getting Things Done
  Zoals “Supersnel je inbox leeg” en “Eenvoudig e-mails op je Wachten Op lijst zetten”.
• Mappen
  Praktische tips over “Snel zoeken door alle items in een map” en “Snelkoppelingen maken” naar veelgebruikte mappen.
• Taken
  Met “Van een e-mail een taak maken” en “De weergave van de takenlijst aanpassen”.
• User interface
  Bijvoorbeeld om minder afleiding te hebben met “Waarschuwing voor nieuwe e-mail uitzetten” en “Het Navigatiedeelvenster verbergen en weer tonen”.
• Weergaven
  Om informatie beter zichtbaar te maken met “Het lettertype van een lijst aanpassen” of relevante velden te tonen met “Een veld toevoegen/verwijderen aan een lijst”.
• Zoeken
  Ten behoeve van “Snel een contact zoeken” en het grondige “Geavanceerd zoeken”.

Professionele opzet Microsoft Outlook video instructies

De video’s zijn professioneel opgezet, zo is gedacht aan de volgende aspecten:

• Titel en korte omschrijving
  Alle video’s zijn voorzien van een titel en een korte omschrijving. Dit is handig want hierdoor kun je de video’s ook vinden door trefwoorden in te typen in het zoekgedeelte van de website.
• Korte video’s
  De video’s behandelen één onderdeel per keer. Zo blijft de video kort (gemiddeld 2 à 3 minuten) en to-the-point. WordPress.tv hanteert ook een dergelijke opzet van de video’s, maar dan natuurlijk gericht op WordPress. Ik merk dat ik vaak even wil weten hoe een bepaalde functionaliteit werkt en dan is een korte video die ingaat op een specifiek aspect heel erg prettig.
• Duidelijk beeld
  Microsoft Outlook is haarscherp, fullscreen in beeld waardoor de handelingen goed te volgen zijn.
• Duidelijk ingesproken
  Taco Oosterkamp heeft een duidelijke en rustige stem. Ook dit draagt sterk bij aan het goed kunnen volgen van de handelingen.

Voorproefje Microsoft Outlook instellen en gebruiken

Onder het account van Taco Oosterkamp kun je op YouTube een aantal filmpjes inzien, zoals:

• Pas de weergave van de takenlijst in Outlook aan om lekkerder te werken;
• Supersnel bijlagen opslaan met het toetsenbord in Outlook;
• Alleen ge-cc’d? Geef die mailtjes een andere kleur in Outlook.

Jaarabonnement op Microsoft Outlook video’s

Het maken van een professionele video’s kost natuurlijk de nodige tijd. Daarnaast kun je onderaan een video Microsoft Outlook vragen voor het team van meereffect achter laten welke worden afgehandeld. Ook worden er natuurlijk steeds nieuwe video’s toegevoegd.

In de vorm van een abonnement van €149 krijg je een jaar lang toegang tot de korte video’s. Voor net iets meer dan een tientje per maand hoef je dus niet te reizen (zoals bij een training) en kun je een jaar lang op je eigen tempo video’s kijken en dingen bijleren. Tijdens een training gaat de muis ook wel eens snel over het scherm, hier kun je de trainer bij wijze van spreken pauzeren en opnieuw afspelen

Bij het afsluiten van een jaarabonnement van een jaarabonnement krijg je het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” van Taco Oosterkamp gratis.

Video’s geschikt voor Microsoft Outlook 2003 en Microsoft Outlook 2007

Hoewel de video’s zijn opgenomen met Microsoft Office Outlook 2007 zijn ze ook geschikt voor Microsoft Office 2003. De functie is er dan vaak wel maar je moet ‘m net onder een ander knopje activeren.

De tips zijn expliciet niet geschikt voor Outlook Express en de webinterface van Outlook.

Via het menu Help>Info kun je achterhalen welke versie van Outlook op de computer is geïnstalleerd.

Abonneer je op de Outlook videos van meereffect!

Via deze website mag ik het meereffect E-Learning abonnement goedkoper aanbieden.

Meereffect Outlooksessie

Leer je sneller onder begeleiding van een trainer? Meereffect biedt ook een Outlook sessie van een dagdeel aan. Is wellicht efficiënter dan alle video’s bekijken en dingen uitproberen. De Outlook sessie volg je via deze website goedkoper.

Op Internet zijn veel systemen te vinden die Getting Things Done ondersteunen. Ik heb er een aantal van geprobeerd en werk zelf met Microsoft Outlook. Met het stempel “GTD Enabled” geeft David Allen aan dat hij eProductivity persoonlijk aan de tand heeft gevoeld tijdens dagelijks gebruik. David Allen en Eric Mack (de ontwikkelaar van eProductivity) kennen elkaar sinds 1993. Eric Mack raakte onder de indruk van de effectieve en efficiënte manier van werken van Getting Things Done en trok de conclusie dat een dergelijke methodiek ontbrak in de tools die hij tot dusver ontwikkeld had. David Allen heeft sinds die tijd een versie of vier à vijf van eProductivity aan de tand gevoeld en Eric Mack van feedback voorzien.

Als je bekend bent met Getting Things Done dan zul je de naadloze implementatie die dat heeft opgeleverd zeker waarderen. Ben je nog niet bekend met Getting Things Done dan kun je met eProductivity beginnen door in eerste instantie e-mail efficiënter te verwerken. Als je dan de smaak te pakken krijgt kun je je altijd nog verdiepen in Getting Things Done en zo meer uit eProductivity halen.

Voorbeelden van naadloze integratie van Getting Things Done in eProductivity

Bij het ontwikkelen van eProductivity is gekozen voor Lotus Notes als platform. Het eerste sterke punt van Lotus Notes waar eProductivity gebruik van maakt is replication. Deze Lotus Notes eigenschap zorgt ervoor dat databases altijd gesynchroniseerd (up-to-date) zijn. Databases zijn een breed begrip en zijn er voor bijvoorbeeld e-mail, discussies, agenda, documenten of gemeenschappelijk gebruik. Het tweede sterke punt is dat ontwikkelaars op Lotus Notes de werking van een database volledig kunnen beïnvloeden. Dit maakt het voor eProductivity mogelijk om de workflow volledig te optimaliseren.

Verder stond naadloze integratie van Getting Things Done voorop. Daarbij moest de tool de gebruiker begeleiden maar niet in de weg zitten. Ook moest alles wat de gebruiker nodig heeft binnen handbereik zijn.

De interface van eProductivity

Het screenshot hieronder toont de interface van eProductivity met aan de linkerkant E-mail geactiveerd. Er is rekening gehouden met het feit dat acties en referentiemateriaal niet door elkaar mogen gaan lopen. Als je een e-mailbericht waar je iets mee moet doen archiveert dan vertrouw je immers het systeem niet meer. De schermindeling is derhalve zo dat aan de rechterkant al het referentiemateriaal te vinden is. Aan de linkerkant vind je onderdelen waar je actie op kunt ondernemen. Tijdens het verwerken van e-mailberichten sleep je dus projecten en acties naar links en te archiveren e-mailberichten naar rechts.

Verder staan aan de linkerkant van het scherm termen uit Getting Things Done terminologie. Klikken op “At Home” levert bijvoorbeeld een lijst op met acties die thuis uitgevoerd moeten worden. Bij het vastleggen van een actie geef je de context aan met het idee dat het geen zin heeft op het werk herinnerd te worden aan het feit dat de koelkast thuis nog schoongemaakt moet worden. De contexten zijn naar wens in te delen.

Tip: klik op het screenshot om het groter in een nieuw venster te openen.

De centrale werkbalk van software past zich normaliter afhankelijk van het actieve programma onderdeel aan. De actieve knoppen op de werkbalk van Microsoft Outlook zijn bijvoorbeeld anders als er een map met e-mailberichten is geopend dan bijvoorbeeld een map met taken. Ook bij Lotus Notes is dit het geval. Met eProductivity is ervoor gekozen de knoppen op de centrale werkbalk altijd uniform beschikbaar te houden. Zo kun je dus vanuit een nieuw e-mailbericht maar ook vanuit de agenda weergave op dezelfde manier snel een nieuwe actie of project aanmaken.

Koppelen van acties aan projecten

Binnen eProductivity is het eenvoudig om acties aan projecten te koppelen. Gebruikers bleken vaak informatie te kopiëren en plakken in projecten. Vandaar dat het in eProductivity eenvoudig is gemaakt om bijvoorbeeld binnenkomende e-mailberichten te koppelen aan een project. Om te koppelen sleep je het e-mailbericht eenvoudig naar rechts “Link to Project” (of zelfs “Link to Action”) waarna je het item kiest waaraan je wilt koppelen. eProductivity maakt een kopie van het bericht opdat je met het oorspronkelijke bericht kunt doen wat je wilt en vraagt vervolgens in een popup of je het oorspronkelijke bericht wilt verwijderen, verplaatsen of laten staan. Vanuit de actie of het project waaraan het e-mailbericht is gekoppeld kun je dus altijd snel het e-mailbericht terugvinden om te raadplegen of om een reply op te versturen.

Een project is binnen Getting Things Done alles wat meerdere acties nodig heeft om tot een resultaat te komen. Het project “Auto APK gekeurd” omvat bijvoorbeeld de acties:

1. Op Internet gezocht naar garages in de buurt
2. Garage gebeld om een afspraak te maken (telefoonnummer)
3. Auto bij de garage gebracht
4. Auto opgehaald

Bij het aanmaken van een project is het dan wel de bedoeling dat er een eerstvolgende actie wordt aangewezen. eProductivity herinnert hieraan middels een popup maar als je alleen even snel een project wilde noteren dan klik je deze eenvoudig weg. Projecten zonder eerstvolgende actie vallen vervolgens op in de lijst van projecten doordat er een smiley-icoon voor staat.

Wekelijks onderhoud (weekly review) en Mind Sweep

De Weekly Review Coach is een krachtig onderdeel van eProductivity en de hoeksteen van Getting Things Done. Tijdens het wekelijks onderhoud doorloop je een aantal zaken opdat je geen acties over het hoofd ziet. Hiervoor gebruik je over het algemeen een checklist welke in eProductivity is ingebouwd. Het krachtige is niet dat de checklist is ingebouwd maar dat je vanuit de checklist door kunt klikken naar relevante onderdelen in eProductivity. Zo is een van de onderdelen het leeg maken van de inbox waarbij je in eProductivity met één druk op de knop de inbox erbij haalt. Op dezelfde manier doorloop je de lijst met eerstvolgende acties, je agenda voor de afgelopen en komende week etc. Via de menu optie eProductivity>View Weekly Review Logs kun je inzien hoe lang je over een Weekly Review hebt gedaan (eProductivity bewaart het tijdstip van het afvinken van de stappen van het wekelijkse onderhoud). In het kader van ondersteunen maar niet in de weg zitten kun je aan het doorlopen van de weekly review worden herinnerd maar beslis je zelf op welk moment je de Weekly Review Coach gebruikt.

Een andere stap in het wekelijks onderhoud is de Mind Sweep. Ook deze is geïntegreerd in de Weekly Review Coach. De Mind Sweep is een lijst met woorden. De woorden triggeren je geheugen voor acties die je nog in je achterhoofd hebt zitten. De lijsten bevatten een groot aantal worden waaronder “verjaardagen”, “opruimen” en “boeken”. Stel dat je nog iets moet opruimen, dan denk je daar op dat moment aan waarna je een paar worden in eProductivity intypt. Het voordeel van de Mind Sweep is dat je niet in de supermarkt bedenkt dat je thuis nog een en ander op moet ruimen. De Mind Sweep kun je ook apart starten om je hoofd lekker leeg te maken via de menu optie eProductivity>eProductivity Mind Sweep. Ook kun je de Mind Sweep zelf aanpassen. Paul Gartner heeft op zijn weblog de Mind Sweep functie van eProductivity perfect uitgelegd.

Today view met automatische trigger op Waiting for / Wachten op en ticklers

eProductivity kent onderstaande weergave “Today” welke ook getoond kan worden bij het opstarten. De today view toont de activiteiten die een vlaggetje hebben meegekregen. Het idee is dat je aan het begin van een dag voor jezelf bepaalt welke activiteiten je beslist vandaag af wilt ronden. Een vlaggetje ken je eenvoudig toe door op het vlaggetje in de werkbalk te klikken.

Als onderdeel van Getting Things Done houdt je bij welke acties je bij anderen hebt uitgezet. eProductivity vraagt bij dergelijke “Wachten op” acties om een “due date”. Vanaf deze datum toont eProductivity de acties automatisch in de Today view. Op dezelfde manier worden ticklers getoond, zaken waaraan je vanaf een bepaalde datum wilt worden herinnerd zoals evenementen, zaken waar je geen besluit over kon nemen en dus over een tijdje weer wilde terug zien etc.

Tenslotte toont de today view ook de agenda van vandaag.

2 minuten timer

Acties die minder dan twee minuten kosten kun je beter direct uitvoeren, aldus David Allen. De gedachtegang is dat het vastleggen en later weer opvragen van de actie (of opvolgen) anders administratief meer tijd kost. Om een gevoel voor “twee minuten” te ontwikkelen kun je in eProductivity een timer starten. De timer activeer je eerst via de instelling eProductivity>Preferences…>General>E-mail, optie “Display timer when Memo is opened.”. De timer kun je vervolgens rechtsboven starten als je een “New Memo” aanmaakt.

eProductivity werkt op mobiele apparatuur zoals BlackBerry, Palm, Windows Mobile, iPhone en Android

Hoewel eProductivity hier momenteel zelf geen software voor levert staat bij de veelgestelde vragen dat veel klanten gebruik maken van bestaande oplossingen van derden om te synchroniseren tussen Lotus Notes en het mobiele apparaat. Er zijn immers erg veel mobiele apparaten. Als je gebruik maakt van Lotus Notes en al kunt synchroniseren dan werkt dat hoogstwaarschijnlijk ook met eProductivity. Eric Mack vertelt dat je daarbij ook eenvoudig kunt schakelen tussen verschillende apparaten en dus zowel een Blackberry als Windows Mobile device kunt gebruiken in combinatie met dezelfde Lotus Notus database. Wel is ervoor gekozen om alleen informatie te synchroniseren die door alle apparaten wordt ondersteund. Hierdoor vervalt na een synchronisatie de koppeling tussen een actie en een project.

Meer over eProductivity op iPhone en Android.

GyroQ als snelle inbox en ActiveWords voor sneltoetsen

Er zijn twee andere Lotus Notes producten die handig zijn om samen met eProductivity te gebruiken, GyroQ en ActiveWords.

Als GryoQ op de achtergrond draait kun je snel een gedachte in eProductivity stoppen, Lotus Notes hoeft er niet actief voor te zijn. Als je ergens mee bezig bent en je wordt onderbroken (of je gedachten worden onderbroken) dan type je CTRL+Q, voert een korte notitie in en drukt op ENTER. Als je later eProductivity opent dan kun je deze aantekeningen verder verwerken. GryoQ is er alleen voor Windows machines en kost ongeveer $50 per gebruiker.

Met ActiveWords navigeer je door eProductivity door trefwoorden in te typen waardoor je de muis minder hoeft te gebruiken. Type bijvoorbeeld “na” en de lijst met eerstvolgende acties (next actions) opent. ActiveWords kost ongeveer $50 per gebruiker.

Getting Started?

Beschik je al over Lotus Notes en ben je overtuigd? Dan kun je via deze pagina eProductivity downloaden. De installatie instructies leggen uit hoe de template in 5 minuten op een Lotus Notes database kan worden toegepast door een individuele gebruiker maar ook hoe een Lotus Domino beheerder dat in diezelfde tijd voor 100 gebruikers doet. Het eProductivity template kent een evaluatie periode van 21 dagen.

Lotus Notes downloaden

De kans is groot dat je nog geen Lotus Notes op je systeem hebt staan en toch de software eens wilt ervaren. Het goede nieuws is dat Lotus Notes beschikbaar is voor Windows, Apple en Linux en dat je een dag of 60 hebt om het te evalueren. Helaas zijn de websites van zowel IBM als eProductivity op het moment nog wat onoverzichtelijk voor mensen die geen gebruik maken van Lotus Notes. Eric Mack is hiervan op de hoogte en heeft hierover geschreven in een blog over het gratis proberen van Lotus Notes. Vanaf het blog zijn links opgenomen ten behoeve van het downloaden van Lotus Notes maar op de website van IBM raak je dan nog steeds de weg kwijt tussen de vele opties. Zelf heb ik ook eerder geschreven over eProductivity, Lotus Notes en de marketing van IBM.

Vandaar dat ik hieronder een stappenplan voor het downloaden van Lotus Notes heb opgetekend.

1. Via deze pagina kun je Lotus Notes downloaden.
2. Klik daar op de link “Lotus Notes 8.5, Lotus Domino Designer 8.5, and Lotus Domino Administrator 8.5 trial edition”. De andere trial heeft betrekking op de server: Lotus Domino en Lotus iNotes.
3. Op de volgende pagina klik je op “Free download: Lotus Notes”. Om verder te gaan heb je nu eerst een gratis account (IBM ID) nodig. Maak deze aan via “Get an IBM ID”.
4. Kies op de volgende pagina voor “IBM Lotus Notes and Domino 8.5 Multiplatform English Trial eAssembly” of een andere taal dan English. Scroll helemaal naar beneden en klik op Continue.
5. Op de daarop volgende pagina kies je voor “IBM Lotus Notes 8.5 for Windows XP and Vista English Trial” (of een Linux of MAC versie als je van deze besturingssystemen gebruik maakt). Er is ook een “IBM Lotus Domino 8.5 for Windows English Trial”, misschien is deze voor eerdere versies van Windows? Klik in ieder geval op de knop “I agree” om te downloaden. Let wel: de download is ongeveer 500MB groot en omvat ook het gratis office pakket Symphony Documents, Presentations en Spreadsheets (zie de video IBM Lotus Symphony – Free productivity tools als je Symphony eens als gratis alternatief voor Microsoft Word, PowerPoint en Excel wilt overwegen).
6. Tijdens de installatie werd ik gevraagd om een “Location to Save Files”, deze heb ik gewoon standaard gelaten. Welke bestanden het hier betreft heb ik niet onderzocht.

Tip: Je kunt met Lotus Notes ook Gmail via IMAP ophalen. Open File>Preferences… Klik daar aan de linkerkant op Accounts en maak een nieuw account aan. Als Type kies je voor “IMAP Online (SSL Enabled)”. Als je per ongeluk hebt gekozen voor “IMAP Online” dan kun je SSL activeren via de eigenschappen van het account door “Accept SSL site certificates” op “Yes” te zetten.

eProductivity demonstatie database downloaden

Op de website kun je screenshots van eProductivity vinden. Ook is er een video tour van een minuut of 40 waarbij eProductivity wordt getoond. De video kan in delen worden bekeken doordat deze is opgedeeld in hoofdstukken. Na het kijken van een video waarin de installatie van eProductivity wordt getoond kun je een demonstatieversie van eProductivity downloaden.

Of bekijk deze eProductivity e-mail tutorial.

Meer informatie met betrekking tot eProductivity

Zowel Lotus Notes als eProductivity kosten geld. Een Lotus Notes client licentie kost op het moment tussen de €100-€150 per gebruiker. eProductivity kost $399 per gebruiker (de database mag dan op maximaal 10 PC’s worden gebruikt). Als jouw organisatie al gebruik maakt van Lotus Notes dan heb je alleen een licentie voor eProductivity nodig.

Hoewel ik dat voor mij als particulier te veel geld vind voor een GTD applicatie en ook niet beschik over een Lotus Notes omgeving wilde ik door het enthousiasme van David Allen over eProductivity en Lotus Notes de applicatie toch eens in de praktijk ervaren. Als bedrijfseigenaar zou ik echter zeker beter naar Lotus Notes kijken, of laten kijken door de ICT afdeling. Met Lotus Notes kun je al jaren productiever werken zoals David Allen terloops vertelt in aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts.

De homepage van eProductivity is http://www.eproductivity.com/. Daarnaast schrijven de volgende Engelstalige blogs vaak over eProductivity:

• Simply Productive van  Paul Gardner.
• Simoons & Company van  Peter Simoons.
• Notes on Productivity van  Eric Mack.
• Op Jens Bruntts blog staat een eProductivity review in twee delen: What is Getting Things Done? en What is it?

In aflevering 96 van de Taking Notes Podcasts werden Eric Mack & Chris Blatnick geïnterviewd in het kader van eProductivity. In deze aflevering werd verwezen naar aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts waarin David Allen en Eric Mack werden geïnterviewd in het kader van Getting Things Done en eProductivity. Op de website GTD Times van the David Allen Company is een podcast te beluisteren over eProductivity (dit artikel wilde ik al een tijdje schrijven en deze podcast sloot goed aan bij wat ik wilde vertellen).

Kelly Forrister is werkzaam als coach bij de David Allen Company. Zij werkt sinds 2009 met eProductivity doordat David Allen eProductivity als een van zijn favoriete tools aan zijn team adviseerde met de woorden:

“Eric finally got it!”

Op deze pagina staan accelerators waarmee je snel (tekst op) een pagina naar Bol.com, Managementboek.nl of Amazon.com kunt doorsturen. Zo kon je de geselecteerde tekst doorsturen naar deze leveranciers om boeken te zoeken op basis van titel, auteur of ISBN. Voor iedere leverancier heb ik een accelerator. Voor Bol heb ik daarnaast meerdere accelerators gemaakt zodat je ook gericht kunt zoeken op boeken.

N.B.: Alle accelerators op deze pagina maken gebruik van mijn affiliate id bij de betreffende leveranciers.

Alle accelerators zijn voor Internet Explorer 8 en gedragen zich op drie manieren:

1. Als je geen tekst hebt geselecteerd, dan doet de accelerator niets.
2. Als je wel tekst hebt geselecteerd, dan stuurt de accelerator de geselecteerde tekst naar de betreffende leverancier.
3. Als je de accelerator opent via het context (rechtermuisknop) menu van een link, dan stuurt de accelerator de tekst van de link naar de leverancier.

Internet Explorer 8 opent vervolgens de website van de leverancier met de zoekresultaten.

Er is op dit weblog meer te vinden over accelerators (bijvoorbeeld een accelerator om snel iets via Twitter te versturen).

Accelerators voor webshops

De accelerators hieronder zoeken generiek op Bol.com of Amazon.com.

Installeer “Bol.com” accelerator

Installeer “Amazon” accelerator

Accelerators voor het zoeken van boeken

De accelerators hieronder zijn gericht op boeken. Let op: Internet Explorer 8 accepteert maar één van de Bol.com accelerators tegelijk. Het is dus óf Nederlandstalige óf Engelstalige boeken (óf de eerder genoemde generieke natuurlijk).

Installeer “Bol.com boek (NL)” accelerator

Installeer “Bol.com boek (EN)” accelerator

Installeer “Managementboek” accelerator

Op deze pagina staat een accelerator waarmee je snel (tekst van) een pagina via Twitter kunt delen. De accelerator werkt op dezelfde manier als de share knop die je op diverse website terug kunt vinden.

Er is ook een accelerator die precies hetzelfde doet maar gebruik maakt van bit.ly om de te delen URL in te korten. Deze heeft als voordeel dat je statistische informatie op kunt vragen over het gebruik van de URL. Deze statistische informatie kun je terugvinden door een plusje achter de bit.ly URL in de adresbalk te typen.

De accelerator voor Internet Explorer 8 kun je op drie manieren gebruiken:

1. Als je geen tekst hebt geselecteerd maar de accelerator gewoon opent via het rechtermuisknop menu, dan stuurt de accelerator de URL van de pagina door en stelt de titel van de pagina voor als tweet.
2. Als je wel tekst hebt geselecteerd, dan stuurt de accelerator de URL van de pagina door en stelt de geselecteerde tekst plus de titel van de pagina voor als tweet.
3. Als je de accelerator opent via het context (rechtermuisknop) menu van een link, dan stuurt de accelerator de URL van de link door en stelt de tekst van de link plus de titel van de pagina voor als tweet.

Internet Explorer 8 opent vervolgens Twitter danwel bit.ly, klaar om een tweet te sturen. Hieronder een screenshot van het delen via bit.ly.

Share on Twitter accelerator

Installeer “Share on Twitter” accelerator

Share on Twitter via bit.ly accelerator

Installeer “Share on Twitter via bit.ly” accelerator

N.B.: Als je nog niet bent ingelogd in Twitter of bit.ly dan moet je inloggen met je Twitter account gegevens.

Tip: Als je kiest voor bit.ly dan is het geen gek idee om een bit.ly account aan te maken zodat je centraal al jouw aangemaakte korte URL’s terug kunt vinden.

Op dit weblog is meer te vinden over accelerators (bijvoorbeeld over de globale werking maar ook andere accelerators) en ook over De kracht van Twitter.

• Google op om te zoeken;
• een vertaaldienst om te vertalen;
• Hyves of Facebook om de tekst te delen of een persoon op naam te zoeken.

Met een accelerator kun je veelgebruikte webdiensten snel gebruiken vanaf een willekeurige andere pagina op Internet.

Een accelerator gebruiken

Een accelerator gebruik je in een aantal kleine stappen:

1. je selecteert tekst
2. je wacht even tot de accelerator knop zoals hieronder getoond in Internet Explorer 8 verschijnt
   
3. je klikt op de accelerator knop
4. je kiest een veelgebruikte accelerator in het menu of klikt door naar het submenu “Alle accelerators” voor een accelerator die je minder vaak gebruikt

Er zijn ook accelerator die werken voor de hele pagina of juist op een hyperlink.

Een accelerator toevoegen aan Internet Explorer

Accelerators installeer je door op een knop te klikken die naar een accelerator verwijst. Neem ook eens een kijkje bij mijn accelerators (bijvoorbeeld om snel iets via Twitter te versturen of boeken te zoeken).

Vervolgens verschijnt er een popup waar Internet Explorer vraagt of deze accelerator mag worden toegevoegd en of deze standaard moet zijn voor de categorie “Share” die ik heb meegegeven aan de accelerator. Internet Explorer 8 groepeert accelerators op basis van de categorieën in het submenu “Alle accelerators”. De standaard accelerator van een categorie staat bovendien in het hoofdmenu van het context (rechtermuisknop) menu van Internet Explorer 8 waardoor je niet eerst het submenu “Alle accelerators” hoeft te openen.

Als eindgebruiker kun je ook achteraf via het submenu “Alle accelerators” met de optie ”Accelerators beheren” het al dan niet standaard zijn van een accelerator beheren. Je kunt zelfs een accelerator een andere categorie toekennen. Daar kan ook een accelerator worden verwijderd.

Zelf een accelerator voor Internet Explorer 8 ontwikkelen

Ontwikkelaars kunnen aan de slag om nieuwe accelerators te maken. Een accelerator is niet meer dan een eenvoudig XML bestand.

Lees de PC-Active Hands On: Maak uw eigen Accelerator voor IE8 voor een snelle blik op de mogelijkheden. Details zijn vervolgens te vinden via de OpenService Accelerators Developer Guide. Zo is het bijvoorbeeld ook mogelijk om direct al resultaat te tonen in een preview venster van maximaal 320×240 pixels. Je kunt natuurlijk ook spieken bij mijn accelerators. Het adres van de XML bestanden is te vinden door te zoeken op “.xml” op een van de pagina’s waarop ik over de accelerators schrijf. Die van Twitter is m.i. het meest informatief.

Zelf was ik tijdens het ontwikkelen de meeste tijd kwijt met de foutmelding “Kan deze accelerator niet installeren. Er is een probleem met de informatie over de accelerator.” die verscheen toen ik de accelerator probeerde toe te voegen. Uiteindelijk vond ik via Google de volgende tekst op CodeGuru: “Note, this action can only happen on the same server as the one that is specified in the homepageURL tag. If there is a mismatch between the two, the accelerator cannot be installed.” Ik dacht met de homepageUrl inderdaad naar http://www.eenmanierom.nl/ te moeten verwijzen maar blijkbaar was http://bit.ly/ de bedoeling.

Het team heeft meer voorbeelden van AutoCollages via Flickr beschikbaar gesteld.

Selectie van foto’s in de collage

De interface van Microsoft AutoCollage 2008 ziet er na het starten en het inladen van een aantal foto’s als volgt uit. Bij veel foto’s overlappen deze elkaar op het scherm. Met het scrollwiel van de muis rouleer je tussen verschillende “lagen” foto’s. Rouleren tussen lagen kan ook met de sneltoetsen F7 en F8.

Een collage kan worden samengesteld uit 7 tot 50 foto’s. Het aantal foto’s stel je in door de aanwijzer op horizontale balk aan de rechterkant te verslepen.

Als je meer foto’s hebt ingeladen dan je op wilt nemen in je collage dan maakt AutoCollage zelf een selectie middels het principe “Automatic ranking”. De foto’s die niet worden meegenomen in de huidige AutoCollage zijn herkenbaar door de diagonale strepen door de foto.

De foto’s waarop je de collage wilt baseren kun je op drie manieren toevoegen:

1. Je kunt een map met bijvoorbeeld 150 foto’s aanwijzen. Microsoft AutoCollage doet zelf een voorstel welke foto’s in de collage worden opgenomen.
2. Je kunt ook zelf een aantal foto’s uitkiezen ten behoeve van een collage. Deze plaats je vervolgens in een map op schijf waarna je de AutoCollage baseert op deze map.
3. Een derde manier is foto’s in Windows Live Fotogalerij te selecteren en vervolgens door te sturen naar Microsoft AutoCollage via Extra>Add to AutoCollage.

Microsoft AutoCollage kent de foto’s automatisch een waarde toe middels het principe “Automatic ranking”. Zo worden ook de twee belangrijkste foto’s automatisch gekozen. De twee foto’s zijn herkenbaar door het icoon van respectievelijk een groot cijfer “1” danwel “2” in de linker bovenhoek. Je kunt ook anderen foto’s aanduiden als “1” of “2” door op de foto te klikken. Klik vervolgens op het icoon linksboven om te rouleren tussen:

• Automatic ranking
• Top ranked image
• Second ranked image
• Prefer this image (voor foto’s die je wel in de collage terug wilt zien)
• Avoid this image (voor foto’s die je niet in de collage terug wilt zien)

De relatieve grootte van de twee speciale foto’s in de uiteindelijk collage stel je in met de knop Options het tabblad Output onder Advanced. Sleep de aanwijzer op de horizontale balk van “Top-ranked image” danwel “Second ranked image” naar rechts.

Tip: Als het niet mogelijk is om de “Auto ranking” aan te passen schakel klik dan op Options, tabblad Input. Vink daar “Allow manual ranking” aan.

Beperkingen van AutoCollage

AutoCollage neemt maximaal 300 foto’s uit een map mee in de berekening. Daarbij gaat het in ieder geval om afbeeldingen van het type .bmp, .dib, .gif, .jpg, .png, .tif of .wdp. Qua resolutie moet een foto uit minimaal 76.800 pixels bestaan met een afmeting van minimaal 240×240 pixels.

De uiteindelijke collage kun je opslaan als JPG.

Afmetingen van de collage

Met de knop Options kies je op het tabblad Output de afmeting van je collage. Er is keuze uit zeven afmetingen. Eén daarvan is jouw huidige schermresolutie ten behoeve van een bureaublad achtergrond. De andere zes afmetingen zijn portrait of landscape:

1. 4×6 inch (10,16×15,24 cm)
2. 5×7 inch (12,7×17,78 cm)
3. 8×10 inch (20,32×25,4 cm)

De collage genereren

Met de knop Create maak je een collage aan. Nadat je deze knop hebt ingedrukt moet je even wachten. Het samenstellen van een collage is een complexe berekening daar gezichten en belangrijke objecten zichtbaar moeten blijven. Ook moeten de foto’s natuurlijk in elkaar over lopen. De benodigde tijd voor het samenstellen van een collage is afhankelijk van het aantal betrokken foto’s. Iedere te evalueren foto kost 1 à 2 seconden tijd. Daarbij komt nog een halve minuut overhead tijd. Een collage samenstellen op basis van 150 aangeleverde foto’s kost dus 150 tot 300 seconden + 30 seconden = drie tot zes minuten. Microsoft AutoCollage toont tijdens het wachten een animatie.

Tip: Een tweede collage op basis van dezelfde set foto’s verschijnt sneller omdat specifiek voorwerk al is gedaan.

Als er een collage op het scherm zichtbaar is dan kun je geen foto’s aanpassen. Als je scrollt met de muis dan zoom je in en uit op de collage. Om een nieuwe collage te laten berekenen sla je de huidige collage op of sluit je deze af met ESC.

Finetuning van de AutoCollage

Met de optie “Image Overlap” (bij Options op het tabblad Output onder Advanced) geef je aan in hoeverre foto’s elkaar mogen overlappen. Microsoft AutoCollage berekent het meest belangrijke element op een foto. Zelfs bij een maximale overlap blijft dit belangrijke element zichtbaar.

Via het tabblad Input onder Options kun je aangeven dat AutoCollage gevonden gezichten waarmee rekening wordt gehouden weergeeft met “Display detected faces”. Je kunt hier ook zelf invloed op uit oefenen met de optie “Allow manual face detection”. Met deze optie actief kun je op een ingezoomde foto (dus nadat je erop geklikt hebt) één “gebied” als belangrijk aanwijzen (dit hoeft dus niet perse een gezicht te zijn). Een gebied geef je aan door de toets CTRL ingedrukt te houden en te slepen met de linkermuisknop. Om een selectie weg te halen houdt je CTRL ingedrukt en klik je eenmaal met de rechtermuisknop.

Tip: Microsoft AutoCollage kan automatisch meerdere gezichten herkennen op een foto. Via de handmatige invoer is echter maar één rechthoek mogelijk.

Microsoft AutoCollage 2008 aanschaffen

Je kunt Microsoft AutoCollage 30 dagen gratis uitproberen. De probeerversie heeft echter als beperking dat het watermerk “Microsoft Research AutoCollage 2008 – Trail version” onderaan de collage wordt toegevoegd. Een dergelijke collage is hooguit bruikbaar als persoonlijke bureaublad achtergrond.

Op het moment van schrijven kost Microsoft AutoCollage £10.80 (Google kan dit bedrag voor je omrekenen in euros). Dit bedrag was inclusief BTW en er was een, volgens de website tijdelijke, korting van 40% op van toepassing. Betalen kan met credit card (Visa, American Express of Mastercard). Na aankoop verschijnt direct een licentie code van 25 karakters welke je kunt kopiëren om te plakken via Options, tabblad Registration, Register… waarna de volgende melding verschijnt.

Download Microsoft AutoCollage 2008

f

Als je op Ja klikt wordt het bericht toch verstuurd, klik je op Nee dan kun je bericht nog aanpassen en dan opnieuw verzenden. Zo kun je het versturen van attachments en bijlagen dus niet meer vergeten!

Lees vooral ook het artikel van Taco Oosterkamp “Maak vooral meer fouten! / Email wegsturen)” over het handmatig (met F9 of de knop Verzenden/ontvangen) in plaats van automatisch verzenden van e-mail. Vaak denk je vlak na het versturen “oeps attachment vergeten” en met handmatig verzenden kun je het bericht dan nog bewerken. De oplossing van Taco is misschien voldoende voor je en werkt ook bij andere “oeps” momenten

Outlook Attachment Reminder toevoegen aan Microsoft Outlook

Outlook Attachment Reminder is een macro voor Microsoft Outlook. Macro’s voeg je toe in Microsoft Outlook via de Visual Basic Editor.

1. Open de Visual Basic Editor met ALT-F11 (of via de menu optie Extra>Macro>Visual Basic Editor).
2. Aan de linkerkant verschijnt nu een boomstructuur (menu) met Project1. Als je deze opent dan verschijnt “Microsoft Office Outlook -objecten”. Onder deze optie verschijnt “ThisOutlookSession”. Dubbelklik daarop.
3. Aan de rechterkant verschijnt nu een wit venster. Kopieer de macro van Mark Bird op deze plek. Of neem mijn versie van de macro die op zowel het woord “attachment” als het woord “bijlage” reageert en niet triggert op berichten waar je op reageert of die je doorstuurt.
4. Sla de macro op met CTRL+S (of de disketteknop in de werkbalk).

Macro beveiligingsniveau en het ondertekenen met een digitaal certificaat

Microsoft Outlook kan zo worden ingesteld dat macro’s niet uitgevoerd mogen worden. Controleer of macro ingeschakeld zijn via Extra>Macro>Beveiliging.

De macro werkt niet als de optie “Geen waarschuwingen en alle macro’s uitschakelen” actief is. De macro werkt natuurlijk wel met de optie “Geen beveiligingscontrole voor macro’s (niet aanbevolen)”. Deze optie is “niet aanbevolen” door Microsoft omdat deze misbruikt kan worden door computervirussen. Standaard werkt de macro wel veilig met de optie “Waarschuwingen voor alle macro’s” actief. De volgende popup verschijnt echter bij iedere start van Microsoft Outlook 2003.

In Microsoft Outlook 2007 verschijnt de volgende popup.

De popup in Microsoft Outlook kun je overslaan door de macro te ondertekenen met een digitaal certificaat. Als de macro ondertekend is dan zal in Microsoft Outlook 2007 de knop “Alle documenten van deze uitgever vertrouwen” actief worden. In Microsoft Outlook 2003 verschijnt een extra te activeren vinkje in de popup: “Macro’s die afkomstig zijn van deze uitgever, altijd vertrouwen”.

Je kunt een digitaal certificaat voor persoonlijk gebruik maken met de tool selfcert.exe. Deze tool is door Microsoft meegeleverd met Microsoft Office. De locatie van deze tool is afhankelijk van de versie van Microsoft Office.

• Microsoft Office 2003″C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\selfcert.exe”
• Microsoft Office 2007″C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\selfcert.exe”

Geef in deze tool een naam aan het certificaat zoals ik in het screenshot hieronder mijn eigen naam heb gebruikt.

Nadat je een eigen certificaat hebt gemaakt kun je je eigen macro “ondertekenen” via de Visual Basic Editor.

1. Open de Visual Basic Editor met ALT-F11 (of via de menu optie Extra>Macro>Visual Basic Editor).
2. Aan de linkerkant verschijnt nu een boomstructuur (menu) met Project1. Als je deze opent dan verschijnt “Microsoft Office Outlook -objecten”. Onder deze optie verschijnt “ThisOutlookSession”. Dubbelklik daarop.
3. Aan de rechterkant verschijnt de macro. Kies nu voor de menu optie Extra>Digitale handtekening en klik op Kiezen. Klik je eerder aangemaakte eigen certificaat aan en klik de openstaande schermen weg met OK.
4. Sla de macro op met CTRL+S (of de disketteknop in de werkbalk).

Bij het opnieuw opstarten van Microsoft Outlook 2007 is de knop “Alle documenten van deze uitgever vertrouwen” actief. Als je daarop eenmaal klikt dan vraagt Microsoft Outlook bij het opnieuw opstarten niet meer of je de macro vertrouwt. Bij Microsoft Outlook 2003 verschijnt een extra vinkje in de popup: “Macro’s die afkomstig zijn van deze uitgever, altijd vertrouwen”. Vink deze aan en klik op de knop Macro’s inschakelen.

Bijkomend voordeel van het ondertekenen van de macro is dat de macro ook werkt als het macro beveiligingsniveau wordt opgeschroefd naar “Waarschuwingen voor macro’s met een digitale handtekening. Alle macro’s zonder een digitale handtekening worden uitgeschakeld.”

Technische details

Als de herinnering van Outlook Attachment Reminder niet werkt

Als je geen herinnering ontvangt dan kan het zijn dat je een Handtekening gebruikt (iets met een logo onderaan het e-mailbericht). Microsoft Outlook telt dergelijke bestanden ook als attachments. Mark heeft het script zo geschreven dat je het hier eenvoudig op kunt aanpassen. Hoog het getal “0″ in de volgende regel van het script op:

intStandardAttachCount = 0

Met welke versies van Microsoft Outlook werkt Outlook Attachment Reminder?

De macro werkt in ieder geval in Microsoft Outlook 2003 en Microsoft Outlook 2007 (dat heb ik zelf getest).

De macro werkt niet met Outlook Express (omdat je in deze variant geen macro’s kunt gebruiken, aldus Mark Bird).

Outlook Attachment Reminder ook op het woord “bijlage” laten triggeren

intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “attach”)

intIn = InStr(1, Left(strBody, intIn), “attach”) + InStr(1, Left(strBody, intIn), “bijlage”)

Outlook Attachment Reminder niet triggeren bij het beantwoorden en doorsturen

intIn = InStr(1, strBody, “original message”)

If intIn = 0 Then intIn = Len(strBody)

door:

If Len(Item.ConversationIndex) = 44 Then intIn = Len(strBody)

Door wat te Googlen vond ik dat de lengte van “ConversationIndex” bij nieuwe e-mailberichten altijd 44 is.