Naast oordopjes om video’s te kunnen luisteren en je af te kunnen sluiten met muziek en de laadkabel van mijn mobiele telefoon noem ik in dit artikel nog een aantal hardware accessoires waarmee ik mijn werkplek zo mobiel en toch ergonomisch verantwoordelijk mogelijk heb gemaakt. Daarnaast heb ik wat softwareinstellingen veranderd zodat de computer in steeds verschillende computernetwerken zich toch zo gedraagt zoals ik dat wil.

Gebruik een externe USB muis in plaats van het touchpad

Het touchpad is leuk om even te gebruiken maar vooral met slepen erg onpraktisch. Door de kleine omvang van het touchpad kun je niet zo snel iets over het hele scherm verslepen. Eén van de eerste stappen die de meeste mobiele werkers daarom nemen is het aansluiten van een externe USB muis. Daarbij gebruik ik zelf altijd liever een muis die je met kabel aansluit op de USB poort – deze hoef je niet op te laden. Tegenwoordig koop je voor minder dan twee tientjes een goede optische of lasermuis met drie muisknoppen en scrollwiel.

Webwinkel Informatique heeft een mooie overzichtspagina van bedieningsapparatuur met muizen, toetsenborden, presenters, digitale pennen en tablets.

Hoewel de meeste muizen op vrijwel alle oppervlakten goed te bedienen zijn heb ik ook een muismat bij me – werkt vaak toch net iets beter.

Als je een USB muis hebt aangesloten blijft het touchpad van de laptop standaard actief. Soms sleep je per ongeluk over een tekst heen. En als je typt terwijl tekst is geselecteerd dan vervangt Windows de geselecteerde tekst door hetgeen je intypt… Je kunt het touchpad echter uitschakelen. Soms zit er een knopje boven met touchpad en soms kan het met de toetscombinatie Fn+F7. In andere gevallen kun je met Fn+F1 of in de handleiding achterhalen hoe je het touchpad kunt uitschakelen.

Je kunt het in- en uitschakelen van het touchpad ook automatiseren. In de instellingen van je touchpad is vaak een instelling vinden met een naam als “Disable internal pointing device when external USB pointing device is attached”. Als dat niet het geval is, probeer dan een nieuwe driver voor het touchpad te downloaden via de fabrikant van je laptop, notebook of netbook. En anders via de fabrikant van het touchpad, vaak Synaptics.

Overigens kun je op het touchpad tikken om een muisklik te simuleren en werkt dubbeltikken als dubbelklik.

Ergonomische werkplek met Cricket Laptop Stand en Matias Folding Keyboard

Op zoek naar een draagbare laptop standaard vond ik de Cricket Laptop Standaard bij Informatique. De Cricket Laptop Standaard weegt minder dan 200 gram en is ingeklapt 20cm x 5cm x 2,5cm en is geleverd met een kleine stoffen zak waarin je ‘m kunt opbergen. De Cricket Laptop Standaard is verkrijgbaar voor iets minder dan €50 in de kleuren zwart, wit en zoals hieronder getoond groen.

Bestel bij: Informatique

De Cricket Laptop Standaard ontgrendel je door de grote knop ingedrukt te houden waarna je ‘m op de gewenste hoogte vastklikt in één van de zes standen. Vervolgens klap je ‘m uit als een zakmes en vouw je de poten uit elkaar. Zo simpel dat zelfs ik het begrijp, zie de afbeelding hieronder. Vervolgens zet je je laptop op de standaard. De stelling oogt niet stabiel, maar is dat wel degelijk. Ik heb er al een keer mee gewerkt terwijl er een hele bundel kabels aan was verbonden die aan mijn laptop aan het trekken was.

Mensen die de Cricket Laptop Standaard zien maken vaak dezelfde denkfout als ik maakte bij de aanschaf. Nadat ik de laptop op de standaard plaatste en de externe muis die ik al een tijdje gebruikte aansloot concludeerde ik dat typen wat lastig zou worden onder een hoek van 11 tot 60 graden Overigens staat op de website van de Cricket Laptop Standaard duidelijk vermeld: “Door uw laptop op de Cricket™ Laptop Standaard te plaatsen en een extern toetsenbord en een externe muis te gebruiken, kunt u de laptop echter als volwaardige computer gebruiken.”

Een extern toetsenbord dus. Maar dan wel een die:

1. alle toetsen omvat;
2. lekker typt;
3. draagbaar is.

Na de reviews gelezen te hebben valt een virtueel toetsenbord, hoewel deze goed draagbaar zijn, af. Sommige toetsen ontbreken en je kunt er niet snel op typen. Een normaal toetsenbord is weer niet eenvoudig mee te nemen in een tas. Ook een oprolbaar toetsenbord is gemakkelijk draagbaar en bevat alle toetsen. Het is ook nog eens goed schoon te houden – helaas is ook deze aanslag niet ideaal te noemen.

Uiteindelijk vond ik het Matias Folding Keyboard. Reviews geven als klein nadeel dat het toetsenbord niet vergrendelt als het open is geklapt waardoor je het niet goed op schoot kunt gebruiken. Op schoot zal ik daarentegen weer liever het toetsenbord op de computer zelf gebruiken.

Het Matias Folding Keyboard weegt minder dan 500 gram en meet 25,6cm x 12,7cm x 3,5cm. Ook bij het Matias Folding Keyboard is een stoffen zak geleverd.

Je ontgrendelt het toetsenbord voor gebruik met een klein schuifje en klapt het dan open. Vervolgens sluit je de USB kabel aan. Het toetsenbord is zeer degelijk, het voelt als een normaal toetsenbord. Alle toetsen zijn aanwezig, inclusief numeriek deel en toetsen voor het bedienen van het volume van de speakers. De afbeelding hieronder toont het toetsenbord uitgeklapt, tijdens het uitklappen en ingeklapt.

Mijn toetsenbord had helaas problemen met de letter “P”: ik type relatief snel en sla de toetsen niet echt aan maar “aai” ze meer. In overleg met de supportafdeling van Matias is dit probleem snel en prima verholpen.

Het Matias Folding Keyboard is er voor PC (Matias Folding Keyboard FK205 voor PC) en Mac (Matias Folding Keyboard FK204 voor Mac). Er is ook een BlueTooth variant voor de Mac, de FK304 . Voor handelaren ligt hier volgens mij nog een markt open. Volgens de website van Matias kost het toetsenbord $69,95. Bij de Nederlandse distributeur 2Serve kost de PC variant van het Matias Folding Keyboard €59,95 – helaas levert men niet aan particulieren.

Zelf heb ik gekozen voor het importeren via Amazon (zie bovenstaande linkjes), dat kostte inclusief verzendkosten €84,60 maar is alsnog goedkoper dan aanschaf via een niet nader te noemen Nederlandse leverancier die er €119,95 voor vraagt.

Draadloos netwerk uitschakelen bij een bekabelde verbinding

De meeste laptops, notebooks en netbooks beschikken over zowel een draadloze netwerkkaart (Wifi) als een mogelijkheid om een UTP kabel in de computer te steken. Een bekabelde verbinding is nog altijd sneller en stabieler – een reden voor mij om altijd een UTP kabel van een meter of drie mee te nemen.

Ook kan een computer zich anders gedragen dan je verwacht als deze nadat je een UTP kabel hebt verbonden ook verbinding maakt met een draadloos netwerk. Bij ons op kantoor heb je via het draadloze netwerk alleen toegang tot webapplicaties en dus niet tot de bestanden via de fileserver. Het kan even zoeken zijn voordat je door hebt wat er aan de hand is.

Op de meeste computers is er een schakelaar te vinden waarmee je de draadloze netwerkkaart uitschakelt. Hier denk je natuurlijk niet zo snel aan. En omdat het een handeling is die je kunt automatiseren hoeft dat ook niet.

Er zijn moderne drivers voor draadloze netwerkkaarten beschikbaar waarbij je de instelling “Uitschakelen bij bekabelde verbinding” kunt activeren. Met deze instelling actief schakelt de computer de draadloze netwerkkaart uit zodra je er een UTP kabel in stopt. Controleer even op de website van de leverancier van je laptop, notebook of netbook of er een nieuwe driver beschikbaar is voor de draadloze netwerkkaart die deze functie biedt.

Voor computers waar geen moderne driver voor beschikbaar is kun je met het programma Wireless AutoSwitch automatisch de draadloze netwerkkaart uitschakelen als je verbinding maakt via een netwerkkabel. Het programma kost $4,95 en controleert iedere drie seconden of je verbonden bent met een bekabeld netwerk.

Programma’s opstarten afhankelijk van het verbonden netwerk

Op kantoor wil ik graag de intranet pagina direct openen, plus de webapplicatie om uren te schrijven. Ook wil ik dan mijn laptop via Robocopy Controller bijwerken met de bestanden op het netwerk. Als ik de computer thuis opstart dan wil ik deze applicaties echter niet opstarten maar wel een aantal andere applicaties. En zonder netwerkverbinding (stand alone) functioneren de meeste applicaties die ik gebruik niet, evenals via het netwerk van een klant.

Microsoft Windows biedt de mogelijkheid om programma’s automatisch op te starten door een Snelkoppeling aan te maken in Start>Alle programma’s>Opstarten. Het programma zal dan altijd worden opgestart, ook als het in een specifieke netwerkomgeving geen verbinding kan krijgen. Niets automatisch opstarten vind ik ook niet handig – dan vergeet ik te synchroniseren of moet ik alsnog het een en ander aanklikken.

Mijn programma Network Starter kan applicaties starten afhankelijk van de netwerkomgeving. Daarvoor plaats je snelkoppelingen naar applicaties die je wilt starten in een map per netwerkomgeving. De map geef je de naam van een uniek apparaat in deze netwerkomgeving. Op kantoor kan dat de naam van de hoofdserver zijn. Voor programma’s die je alleen wilt starten als je een internet verbinding hebt kun je bijvoorbeeld een map “www.google.com” aanmaken.

Vervolgens maak je in Start>Alle programma’s>Opstarten een Snelkoppeling naar Network Starter aan. In deze Snelkoppeling verwijs je naar de hoofdmap waarin je de mappen per netwerkomgeving hebt aangemaakt. Network Starter voert een ping commando uit per netwerkmap en start alle programma’s in de map op als de ping resultaat geeft. Network Starter probeert het twaalf keer zodat je draadloze netwerkkaart tijd heeft om te verbinden. Daarnaast kun je het programma ook onderbreken als je juist niets wilt starten maar alleen even snel iets op de PC wilt doen.

Overal toegang tot bestanden van onderhanden projecten

Met Syncplicity kun je mappen op je computer automatisch laten synchroniseren met internet. Als je Syncplicity naast je laptop, notebook of netbook ook op een desktop computer hebt geïnstalleerd werkt Syncplicity ook daar de bestanden automatisch bij. Zo kun je vanaf iedere computer bij je bestanden. Syncplicity kan met alle bestandstypen overweg. Daarnaast kan Syncplicity ook Google Docs bestanden synchroniseren waardoor je daar ook offline toegang toe hebt. Theoretisch kun je ook een eind komen met Google Docs zelf - de offline functionaliteit kreeg ik helaas niet betrouwbaar aan de gang.

Ik kwam eProductivity weer op het spoor doordat de geluiden omtrent eProductivity rond de GTD Summit 2009 toenamen. De website van eProductivity had ik al eerder bezocht maar daar ik de applicatie niet snel genoeg kon vinden om te evalueren ben ik destijds afgehaakt.

In aflevering 96 van de Taking Notes Podcasts werden Eric Mack & Chris Blatnick geïnterviewd in het kader van eProductivity. In deze aflevering werd verwezen naar aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts waarin David Allen en Eric Mack werden geïnterviewd in het kader van Getting Things Done en eProductivity. Via deze podcasts werd mij duidelijk dat eProductivity gebouwd is op IBM Lotus Notes.

Eigenlijk wilde ik direct schrijven over eProductivity maar gezien de niet-populariteit van IBM Lotus Notes voelde ik de noodzaak daar eerst een artikel aan te wijden. Dit keer dus niet echt een artikel in de stijl van “Een manier om…” en nog geen evaluatie van eProductivity maar de vraag “Waarom wordt Lotus Notes niet enthousiast gebruikt in de IT industrie?”.

Uiteindelijk heb ik een aantal weken later “Een manier om Getting Things Done naadloos te ondersteunen met eProductivity op IBM Lotus Notes” geschreven.

Waarom wordt Lotus Notes niet enthousiast gebruikt in de IT industrie?

Het antwoord op deze vraag zul je in dit artikel niet vinden. Het is voor mij ook een vraag. Hoewel ik dat normaliter niet doe zet ik voor dit artikel de mogelijkheid tot het geven van commentaar open, wie weet komt daar wat uit.

David Allen vertelde in de Taking Notes Podcast met verbazing naar de ICT industrie te kijken. Tijdens de Opening Keynote van het evenement Office 2.0 (video van dit gedeelte start op 00:17:15) werd hem duidelijk welke “nieuwe” features de wereld aan het bestormen waren. David Allen vertelde dat hij al 15 jaar profiteert van dergelijke functionaliteiten. “It’s called Lotus Notes”. Lotus Notes biedt standaard functionaliteiten ter ondersteuning van samenwerken (collaborate), teamwerk (teamwork) en delen (share). De David Allen Company gebruikt in de dagelijkse praktijk diverse eigen databases zodat iedere medewerker altijd beschikt over de laatste versie van documenten.

In de dagelijkse praktijk vraagt iedereen bij het horen van de term “Notes” wanneer je overgestapt naar Microsoft Outlook. David Allen wijst op de marketing van IBM en geeft aan het jammer te vinden als de ontwikkelingen rondom Lotus Notes stil zouden komen te liggen door onvoldoende belangstelling: “You guys don’t understand what you’ve got a hold of here!” Hiermee doelt hij op de ICT wereld maar ook op de huidige gebruikers van Lotus Notes die niet op de hoogte zijn van het gemak om snel een eigen freeform database op te zetten. “There’s a big, big gap here between the perception at the end-user level in terms of the value of Lotus Notes and what it really can contribute and deliver.” IBM-ers raad ik aan om de podcast met David Allen eens terug te luisteren want ik vond dat zijn noodkreet niet op waarde werd geschat. David werd er enkel op gewezen dat op het evenement Lotusphere wel degelijk enthousiastelingen te vinden zouden zijn. De aanzet van David “Hoeveel dan?” waarmee hij m.i. aanstuurde op dat de hele industrie enthousiast zou moeten zijn werd genegeerd.

Eric Mack heeft interviews online staan waarin hij mensen van Lotus Notes overtuigt in zijn post “Listen to how I help people convince themselves that notes doesn’t really suck“. Lees ook de comments even.

Lotus Notes wordt vaak door gebruikers herkend aan de hoofdapplicatie waar deze voor wordt ingezet. Het is dus veel meer dan een e-mail of agendaprogramma. Luisterend naar David Allen, realiserende dat hij geen ICT-er is, deed mij terugdenken aan de tijd van Microsoft Windows ‘95 vs IBM OS/2 Warp. Er is een FAQ van OS/2 Warp te vinden met onder andere de vraag “If OS/2 is so superior, why do most people use Windows?”.

De webpagina “What IT managers should know about Lotus Notes” moet IT managers overtuigen van Lotus Domino (de server) en Lotus Notes (de client). Leverancier NedPortal biedt een Hosted/Shared IBM Lotus Domino server oplossing.

De marketing van IBM

Buiten de sterkere marketing van Microsoft vind ik dat IBM en de leverancier van eProductivity ook het een en ander te verwijten valt. Doordat ik geen evaluatieversie van Lotus Notes kon vinden heb ik Peter Simoons als eProductivity gebruiker via Twitter om hulp gevraagd. Peter’s snelle reactie via Twitter zette mij op het spoor van de Lotus Notes download pagina. Voordat ik kon downloaden moest ik een passport aanmaken (die ik al had dus blijkbaar was ik tijdens mijn vorige zoektocht al zover gekomen). Het aantal versies van Lotus Notes waar ik uit kon kiezen was een veel te lange lijst. De download van Lotus Notes duurde erg lang. De installer vroeg om “Location to Save Files” waarbij ik geen idee had waar het over ging en ik via Google uiteindelijk maar iets vond als “The Location to Save Files window should appear.  Leave the default location and click Next.”.

Het downloaden van de evaluatiedatabase van eProductivity ging ook niet soepel doordat deze pas na een filmpje van 10 minuten ter download wordt aangeboden. Inmiddels is er wel een handige downloadpagina voor eProductivity.

IBM Lotus Symphony

IBM Lotus Symphony is een gratis alternatief voor Word, PowerPoint en Excel. Ik heb ook kort naar deze producten gekeken omdat ze toch meekwamen met de download van de Lotus Notes client. Ook hier viel me weer een goed product op. De interface van bijvoorbeeld Documents is intuïtief en overzichtelijker dan Word 2007. Zo zijn kop- en voetteksten handig in beeld gebracht. Ook het contextgevoelige venster aan de rechterkant werkt handig om snel eigenschappen van tekst in te stellen. De mogelijkheid tot het exporteren van PDF is standaard aanwezig (alleen onder File>Export, waarom niet onder File>Save as?). Enkele Microsoft Word documenten die ik probeerde in te lezen werden moeiteloos goed weergegeven. Er is een YouTube filmpje waarin de interface van Lotus Symphony aan bod komt.

Over mijzelf

Om hopelijk uit te sluiten dat het verdwalen in het IBM woud mij persoonlijk te verwijten is merk ik met betrekking tot mijn persoon op dat ik vanaf mijn basisschooltijd ervaring heb met computers en mijn vader zelfs bij IBM heeft gewerkt. Ook ik heb mij destijds verwonderd over het aanslaan van Windows ‘95 t.o.v. OS/2 Warp. In mijn opleiding Hogere Informatica aan de Hogeschool van Utrecht heb ik als projectopdracht met een projectteam een systeem gebouwd op Lotus Domino om de inschrijving op keuzevakken te automatiseren. Daarbij heb ik mijn hele werkzame bestaan doorgebracht in de ICT industrie. Momenteel werk ik bij een softwarebedrijf waar ik als Service Management Consultant de IT afdeling van meer dan 100 bedrijven heb bezocht; Lotus Notes kwam ik daar zelden tegen. Ook heb ik op een gegeven moment, in mijn eigen tijd, een oplossing ontwikkeld om bestanden te updaten op laptops van collega consultants. Met Lotus Notes had ik deze oplossing niet hoeven schrijven (en nog een paar andere). Navraag bij onze directie leverde op dat er geen argumenten tegen Lotus Notes zijn, er waren alleen te weinig mensen enthousiast over. Onze Duitse collega’s waren sterk overtuigd van Lotus Notes en die zal ik er zeker nog eens over spreken.

Toen ik mijn zoektocht naar “beeld” van eProductivity wist ik dat ik op zoek was naar een evaluatieversie van Lotus Notes en een demonstratiedatabase van eProductivity. En toch kon ik de benodigde software niet vinden. De twee à drie uur die het kostte om uiteindelijk “beeld” te krijgen is onacceptabel.

Robocopy (Robust File and Folder Copy) is een command line tool van Microsoft. De tool is standaard meegeleverd vanaf Windows Vista maar bestaat al langer. Robocopy maakt al vanaf Windows NT onderdeel uit van de resource kits van Windows. Robocopy biedt maar liefst 104 parameters waarmee je exact kunt bepalen wat en hoe je een bestand wilt kopiëren. Je kunt het ook gebruiken voor het maken van backups en dergelijke, zie Kopieerrobot Robocopy maakt al uw back-ups.

Het idee voor RobocopyShortcuts ontstond naar aanleiding van de vraag hoe klantinformatie van specifieke klanten van een netwerk gekopieerd kan worden. In dit scenario waren er duizenden klantmappen onder één hoofddirectory aangemaakt. Iedere klantmap kent een soortgelijke opbouw qua submappen.

Globale werking van RobocopyShortcuts

“RobocopyShortcuts” is een script dat om de tool Robocopy heen geschreven is zodat Robocopy eenvoudig en eenduidig configureerbaar is en een voortgang weergeeft. Het script somt alle snelkoppelingen (shortcuts) die naar een map verwijzen op. Vervolgens kopieert RobocopyShortcuts een aantal in te stellen submappen naar een in te stellen doellocatie op de laptop. De parameters van Robocopy worden zo ingesteld dat de netwerk map gemirrored wordt naar de laptop.

Er worden bij het mirroren alleen bestanden van het netwerk naar de laptops gekopieerd. Er worden geen bestanden van de laptops naar het netwerk gekopieerd of bijgewerkt! Het is dus eenrichtingsverkeer. Hier is helaas één (niet instelbaar in Robocopy) uitzondering op. Als de verantwoordelijke voor de configuratie bestanden heeft laten kopiëren die bij nader inzien niet op de laptop moeten staan dan zal deze de niet te kopiëren map filteren. De logica van Robocopy is dan helaas dat de betreffende map nog wel bestaat op het netwerk en dat deze dus niet verwijderd zal worden van de laptop.

RobocopyShortcuts beschikbaar stellen

RobocopyShortcuts.exe dient gestart te worden met ten minste één parameter, namelijk de verwijzing naar het .ini bestand waar de gebruiker de configuratie in bij houdt. In een Windows Snelkoppeling staat dan bijvoorbeeld:
“servershareapplicatiesRobocopyShortcutsRobocopyShortcuts.exe” “servershareuserhomeRobocopyShortcuts.ini”

Daarbij dient robocopy.exe beschikbaar te worden gesteld in de directory waar RobocopyShortcuts is opgeslagen.

Het .ini bestand configureren

Een voorbeeld van de opbouw van het .ini bestand waarmee de eindgebruiker kan aangeven wat naar waar gekopieerd moet worden is:

[GlobalSettings]
ShortcutFolder=H:Eigen klanten
TargetFolder=D:Klanten

[SubFoldersToCopy]
1=Advies
2=Officiële documenten
3=Officiele documenten

Bovenstaande configuratie zal:

• De te gebruiken snelkoppelingen zoeken in de map H:Eigen klanten
• De map D:Klanten als doel gebruiken
• Submappen met de naam “Advies” of “Officiële documenten” of “Officiele documenten” meekopiëren

Tip: Sla het .ini bestand op in de map waar de snelkoppelingen te vinden zijn, dus bijvoorbeeld “H:Eigen klanten”.

Je kunt ook een voorbeeld .ini bestand downloaden.

Snelkoppelingen aanmaken

Maak in bijvoorbeeld de map “H:Eigen klanten” snelkoppelingen aan naar de te kopieëren mappen. Dit gaat eenvoudig door met de rechtermuisknop te klikken in de Windows Verkenner met de map “H:Eigen klanten” actief. Kies voor Nieuw>Snelkoppeling. Geef de mapnaam van de klant op als “J:Klanten<klantnaam>”. Windows vult deze automatisch aan.

RobocopyShortcuts dagelijks gebruik

Bij dagelijks gebruik is de map D:Klanten uit het voorbeeld reeds gevuld door RobocopyShortcuts.

• De eindgebruiker opent een document ter bewerking. Bij het opslaan blijkt het document readonly waarbij de eindgebruiker beseft dat het document elders moet worden opgeslagen.
• De eindgebruiker plaatst de aangepaste bestanden handmatig op het netwerk.
• De eindgebruiker start RobocopyShortcuts om de laptop weer bij te werken.

Na het starten controleert RobocopyShortcuts script of de eindgebruiker toegang heeft tot de te kopieren mappen en of de mapnamen waar de snelkoppeling naar verwijst nog beschikbaar zijn. Deze kunnen immers verplaatst zijn of van naam veranderd. RobocopyShortcuts geeft dan een foutmelding. De eindgebruiker kan de snelkoppeling aanpassen of verwijderen en RobocopyShortcuts opnieuw uitvoeren.

RobocopyShortcuts script geeft de voorgang van het mirroren weer met een voorgangsbalk door per snelkoppeling de indicator bij te werken.

Er wordt een logbestand bijgehouden in de %temp% map. Robocopy zelf zal gestart worden met de parameters: /S /PURGE /ZB /NP /R:0 /W:0 /LOG+:<naam van de logfile welke is afgeleid van de naam van het .ini bestand>. Als er iets is misgegaan toont RobocopyShortcuts script een popup met het errorlevel nummer van Robocopy erin.

Na het kopiëren worden de bestanden readonly gemaakt zodat de eindgebruiker deze niet per ongeluk op de laptop bijwerkt, waar ze immers weer worden overschreven. De parameter “/A+:R” van Robocopy kan dit ook maar alleen voor nieuw gekopieerde bestanden.

Download RobocopyShortcuts (1.1.004)

Klik op de volgende link om RobocopyShortcuts script te downloaden (executable). Robocopy.exe zelf kan bijvoorbeeld gevonden worden in de Windows 2003 resource kit.

AutoIt

Het script is geschreven en gecompileerd naar een executable met AutoIt (freeware). Het script is ook realiseerbaar als batch file. Een executable heeft echter als voordeel dat er geen ongewenste wijzigingen in kunnen worden doorgevoerd en AutoIt heeft als voordeel dat veel functies reeds voorgedefinieerd zijn.

Robocopy (Robust File and Folder Copy) is een command line tool van Microsoft. De tool is standaard meegeleverd vanaf Windows Vista maar bestaat al langer. Robocopy maakt al vanaf Windows NT onderdeel uit van de resource kits van Windows. Robocopy biedt maar liefst 104 parameters waarmee je exact kunt bepalen wat en hoe je een bestand wilt kopiëren. Je kunt het ook gebruiken voor het maken van backups en dergelijke, zie Kopieerrobot Robocopy maakt al uw back-ups.

Globale werking van Rocobopy Controller

“Robocopy Controller” is een script dat om de tool Robocopy heen geschreven is zodat Robocopy eenvoudig en eenduidig configureerbaar is en een voortgang weergeeft. Het script leest een .ini bestand uit waarin staat welke bestanden van het netwerk moeten worden gekopieerd naar de laptop en waar deze op de laptop terecht moeten komen. Robocopy Controller script leest de .ini en voert de opdrachten die daarin staan uit met in het script vastgelegde parameters. De parameters zijn zo ingesteld dat de netwerk map gemirrored wordt naar de laptop.

Niet alle bestanden en submappen die genoemd zijn in het .ini bestanden hoeven meegenomen te worden. In het .ini bestand kan worden opgegeven:

• Submappen die genegeerd dienen te worden, bijvoorbeeld: archief
• Bestanden die genegeerd dienen te worden, bijvoorbeeld: *.bak
• Alleen deze bestanden dienen gekopieerd te worden, bijvoorbeeld: *.pdf

De doeldirectory dient met “D:Network Mirror” te beginnen (of de letters ‘backup’ te bevatten). Deze map is afgesproken zodat niet per ongeluk een verkeerde map opgegeven kan worden in het .csv bestand. Indien bijvoorbeeld een netwerk map per ongeluk gemirrord zou worden met “D:” dan zou alle inhoud van de D-schijf gelijk worden gemaakt aan de netwerk map en dat is nu net niet de bedoeling.

Er worden bij het mirroren alleen bestanden van het netwerk naar de laptops gekopieerd. Er worden geen bestanden van de laptops naar het netwerk gekopieerd of bijgewerkt! Het is dus eenrichtingsverkeer. Hier is helaas één (niet instelbaar in Robocopy) uitzondering op. Als de verantwoordelijke voor de configuratie bestanden heeft laten kopiëren die bij nader inzien niet op de laptop moeten staan dan zal deze de niet te kopiëren map filteren. De logica van Robocopy is dan helaas dat de betreffende map nog wel bestaat op het netwerk en dat deze dus niet verwijderd zal worden van de laptop.

Tip #1: Binnen de organisatie kun je iemand verantwoordelijk maken voor hetgeen wel of niet gekopieerd dient te worden. Verder kan periodiek de map “D:Network Mirror” worden verwijderd om de in beslag genomen schijfruimte door de genoemde niet-instelbare optie weer vrij te maken.

Het .ini bestand configureren

Hieronder staat een voorbeeld van twee mogelijke secties in het .ini bestand:

[UniqueDisplayName]
SourceFolder=\\server\share\firstfolder
TargetFolder=C:\Network Mirror\firstfolder
FoldersToExclude=OLD “to be archived”
FilesToExclude=*.bak
CopyOnlyTheseFiles=

[OtherDisplayName]
SourceFolder=\\server\share\secondfolder
TargetFolder=C:\Network Mirror\firstfolder
FoldersToExclude=
FilesToExclude=
CopyOnlyTheseFiles=

Je kunt ook een voorbeeld .ini bestand downloaden.

Robocopy Controller beschikbaar stellen

Robocopy Controller.exe dient gestart te worden met ten minste één parameter, namelijk de verwijzing naar het .ini bestand waar de verantwoordelijke de configuratie in bij houdt. In een Windows Snelkoppeling staat dan bijvoorbeeld:

“\\server\share\applicaties\Robocopy controller\Robocopy Controller.exe” “\\server\share\applicaties\Robocopy Controller\robocopy fileset.ini”

Verder kan de parameter /noconfirm mee worden gegeven. Dan begint het kopiëren direct, zonder eerst een annuleer optie te bieden. In een Windows Snelkoppeling staat dan bijvoorbeeld:

“\\server\share\applicaties\Robocopy controller\Robocopy Controller.exe” “\\server\share\applicaties\Robocopy Controller\robocopy fileset.ini” /noconfirm

Daarbij dient robocopy.exe beschikbaar te worden gesteld in de directory waar Robocopy Controller is opgeslagen.

Tip #3: Zoals verderop genoemd op deze pagina is het handig om Network Starter script te gebruiken om Robocopy Controller script automatisch te starten als een medewerker de laptop aan het kantoornetwerk koppelt.

Robocopy Controller dagelijks gebruik

Na het starten controleert Robocopy Controller script of de eindgebruiker toegang heeft tot de te kopieren mappen.

Robocopy Controller script geeft de voorgang van het mirroren weer met een voorgangsbalk door per regel in het .ini bestand de indicator bij te werken.

Er wordt een logbestand bijgehouden in de %temp% map. Robocopy zelf zal gestart worden met de parameters: /S /PURGE /NP /R:0 /W:0 /LOG+:<naam van de logfile welke is afgeleid van de naam van het .csv bestand>. Als er iets is misgegaan toont Robocopy Controller script een popup met het errorlevel nummer van Robocopy erin.

Na het kopiëren worden de bestanden readonly gemaakt zodat de eindgebruiker deze niet per ongeluk op de laptop bijwerkt, waar ze immers weer worden overschreven. De parameter “/A+:R” van Robocopy kan dit ook maar alleen voor nieuw gekopieerde bestanden.

Download Robocopy Controller (2.19)

Klik op de volgende link om Robocopy Controller script te downloaden (executable). Robocopy.exe zelf is meegeleverd vanaf Windows Vista en kan voor eerdere versies van Windows worden gevonden in de Windows 2003 resource kit.

Ander handig script: Network Starter

Network Starter script en Robocopy Controller script kunnen los van elkaar gebruikt worden. Maar ze kunnen ook handig samen worden gebruikt. Network Starter script kan programma’s starten in een bepaalde netwerkomgeving. Op deze manier kan Rocobopy Controller script aanroepen worden op het moment dat de laptop aan het kantoornetwerk gekoppeld is. Robocopy Controller script draaien kan zo niet worden vergeten en de laptop is dus altijd bijgewerkt na een bezoek aan kantoor.

AutoIt

Het script is geschreven en gecompileerd naar een executable met AutoIt (freeware). Het script is ook realiseerbaar als batch file. Een executable heeft echter als voordeel dat er geen ongewenste wijzigingen in kunnen worden doorgevoerd en AutoIt heeft als voordeel dat veel functies reeds voorgedefinieerd zijn.