Er is geen vast programma, je kunt tussen 09:00 en 18:00u komen en gaan wanneer je maar wilt. Gewoon aan tafel zoals je kunt zien op de onderstaande foto van de eerste Lifehacking Meetup.

Er zijn geen kosten aan de Meetup verbonden. De Meetup is bij Seats2Meet (S2M). Andere bezoekers die bij Seats2Meet komen om te werken (zie de hashtag #s2mstation033 op Twitter) moeten dan natuurlijk geen last van ons hebben. Seats2Meets heeft gratis WiFi dus neem zeker je notebook, laptop of tablet mee!

Geef via Meetup wel even aan of je komt zodat koffie, thee en lunch geregeld kunnen worden. Auteurs schrijven zich ook in op die pagina en geven vaak aan welk deel van de dag zij aanwezig zijn. Een dag voor de Meetup krijg je een mailtje ter herinnering. Voor avondeten kun je overigens zelf terecht op het stationsplein.

Route naar de Lifehacking Meetup

Seats2Meet Amersfoort (gratis WiFi aanwezig)
Stationsplein 49
3818 LE  AMERSFOORT

“Stationsplein” is natuurlijk perfect bereikbaar met het openbaar vervoer. In de videoroute hieronder zie je binnen 1 minuut hoe je vanaf het perron naar S2M loopt.

Kom je liever met de auto? Rondom het station kun je (betaald) parkeren. Bijvoorbeeld het Q-park P+R terrein naast het station aan de stationszijde aan de Barchman Wuytierslaan (rijdt langs de Argonaut garage). Zorg voor geld op je chipknip.

Data Lifehacking Meetup

Er zijn een aantal Lifehacking Meetups vooruit gepland:

• 19 januari 2012 (donderdag)
• 15 maart 2012 (donderdag)
• 16 mei 2012 (woensdag)

Kun je niet op die data? Abonneer je op de agenda van de Lifehacking Meetup zodat nieuwe data vanzelf in je agenda verschijnen.

“Dit wordt jouw jaar!” bevat dezelfde boodschap die Ben Tiggelaar consequent uitdraagt in onder andere de eerdere boeken Doen! en Dromen, durven, doen.

We nemen ons regelmatig voor om iets te veranderen in ons leven. Het blijft echter bij goede voornemens doordat we te weinig weten over de werking van ons eigen gedrag.

Nieuw in “Dit wordt jouw jaar!” is dat Tiggelaar je helpt met het bepalen van je koers. De eerste hoofdstukken gaan dieper in op het kiezen van de juiste richting op basis van wat je gelooft, wat je sterke punten zijn en wat jouw dierbaren waarderen. De tweede helft van het boek behandelt het ondernemen van de juiste acties om de kloof tussen intenties en gedrag te overbruggen. Tiggelaar verwerkt de controleerbare wetenschappelijke inzichten soepel in de tekst.

Ideaal boekje om cadeau te geven met het oog op de miljoenen Nederlanders die zich jaarlijks rondom een vakantie, bijzondere ervaring of start van een nieuw werk-, studie of kalenderjaar voornemen nu écht eens te gaan afvallen, van baan te veranderen of de werk-privé balans te verbeteren.

Bestel bij – Bol.com

Het boek bestaat uit twaalf korte hoofdstukken.

1. Geluk is een kwestie van doen
   Uit geluksonderzoek blijkt steeds weer dat het bijzonder onbelangrijk is wat je hebt maar vooral veel uitmaakt wat je dagelijks doet. Meer geld maakt niet gelukkiger maar mensen die gelukkiger zijn blijken gemakkelijker meer geld te verdienen. Dus: eerst werken aan je geluk, dan pas aan je geld.
2. Richting + Actie = Succes
   95% van ons gedrag is onbewust, volledig automatisch. Om in de gewenste richting te gaan is het verstandig om aan te sluiten bij wat je brein van nature al doet (wat bij je past) en vervolgens actietechnieken toe te passen om nieuwe, effectieve gewoontes aan te leren.
3. Waar geloof je in?
   Het ‘waarom’ van je leven als geheel helder krijgen is erg krachtig – het helpt je gaande als het tegenzit. Het hoofdstuk geeft handreikingen om te onderzoeken waar jij in gelooft.
4. Wat zijn je sterke punten?
   Doordat pijn voor mensen zwaarder weegt dan plezier passen we in de dagelijkse praktijk reparatiedenken toe. We proberen te groeien en verbeteren door te kijken naar wat er niet deugt en dat te repareren. Sommige punten moeten natuurlijk beter maar echt groeien kan alleen met een sterkepuntenaanpak. Het hoofdstuk helpt je ontdekken waar je goed in bent en waar je plezier in hebt – en waar je mee wilt stoppen.
5. Wat waarderen je dierbaren?
   Anderen hebben zonder dat we daar erg in hebben invloed op ons gedrag. Tiggelaar behandelt kort de zes principes van beïnvloeding van Robert Cialdini zodat je je er ook tegen kunt verdedigen. Sociale invloed kan verlammend werken dus tipt Tiggelaar een “stop-pleasing”-lijstje te maken: wiens mening telt echt?
6. Jouw richting bepalen
   Op basis van wat je in de voorgaande hoofdstukken hebt ontdekt ga je nu een richting kiezen. Het gaat om concrete doelen die in actie te vertalen zijn. Het hoofdstuk geeft een aantal voorbeelden en een aantal praktische tips.
7. Concrete actiedoelen formuleren
   Concrete dagelijkse en wekelijkse acties overbruggen de kloof tussen intenties en gedrag en brengen je doel dichterbij. Bij sommige doelen kun je terugrekenen, een boek van 180 pagina’s schrijven in een jaar betekent dagelijks een halve pagina produceren. Bij doelen waarbij je op onderzoek uit moet stop je met inventariseren als je regelmatig dezelfde tips en suggesties tegenkomt. Het hoofdstuk sluit af met aandachtspunten die de uitvoerbaarheid garanderen.
8. Het stimuleren van nieuw gedrag
   Doordat het leeuwendeel van ons gedrag onbewust en automatisch tot stand komt leidt een nieuwe omgeving tot nieuw gedrag. Oude prikkels leiden tot oud gedrag. Vertrouw niet op wilskracht maar pas bijvoorbeeld de fysieke omgeving aan. Zo werkt een drempel wél en een verkeersbord met “30” erop niet.
9. Het doorbreken van oud gedrag
   Het hoofdstuk geeft tips om te voorkomen dat je terugvalt in oud gedrag. Bijvoorbeeld door je vooraf te bedenken wat er kan gebeuren en wat je dan zult doen.
10. Actieresultaten slim evalueren
    Een nieuwe gewoonte vormen kost al snel zo’n twee tot drie maanden. Zie de verandering die je door wilt voeren als een experiment en evalueer het ook dusdanig – stapje voor stapje vooruit en wat je geleerd hebt gebruiken voor de volgende ronde in je verandertraject.
11. Waarom je nooit echt ‘klaar’ bent
    Veel belangrijke dingen in het leven vergen een permanente investering. Gedragsverandering gaat met vallen en opstaan en kost je blijvend tijd, energie en aandacht.
12. Anderen helpen zichzelf te leiden
    Kerken, ouders, leraren en bazen zijn niet langer de baas. Tiggelaar denkt dat “ondersteuning bij zelfleiderschap” in de komende decennia wel eens het nieuwe leiderschapsmodel in onze bedrijven en instellingen zou kunnen worden. 1 op de 12 werkt als ZZP-er en ook mensen in loondienst brengen vaak minder dan 1% van hun werktijd in direct contact met hun manager door. We kunnen anderen helpen met het bepalen van richting en het ondernemen van actie met de stof uit de eerdere hoofdstukken. Tiggerlaar wijst erop dat onderwijzers meer grip op de “ondersteuningsbehoeften” van hun leerlingen hebben dan managers van medewerkers. En dat voor dertig “medewerkers” tegelijk met een verloop van honderd procent per jaar.

Succes komt voort uit de connectie tussen richting en actie. Richting kiezen doe je op basis van: waar je in gelooft, wat je sterke punten zijn en wat je dierbaren waarderen. Actie ondernemen vergt het stellen van actiedoelen, het inzetten van actietechnieken en het evalueren van actieresultaten.

Het laatste hoofdstuk verwijst naar een video van hoogleraar Randy Pausch die deelt hoe hij zijn “Really Achieving Your Childhood Dreams” verwezenlijkte en via de video van deze presentatie miljoenen nieuwe studenten bereikte.

“Dit wordt jouw jaar!” is effectief zo’n 100 pagina’s en lekker geschreven, je leest het in één ruk uit.

Veel mensen zijn op zoek naar geluk, inspiratie en zingeving. Mooie elementen in een mensenleven, maar helaas niet los of rechtstreeks verkrijgbaar.

Wie echter werk maakt van de uitdagingen in dit boek, krijgt deze elementen er via een ‘omweg’ zomaar bij. Ze zijn namelijk het onvermijdelijke neveneffect van het handelen vanuit je persoonlijke levensvisie, je sterke punten en de waardering van je dierbaren.

Op die manier wordt ‘jouw jaar’ niet pas jouw jaar na 365 dagen, maar meteen vanaf het moment dat je je eerste stappen zet.

Tiggelaar vertelde ook kort over het boek in bij Guido Weijers in “Weijers Ontweekt!”.

De kalender beslaat een periode van 74 weken (van augustus tot en met december het daarop volgende jaar) en overlapt zo met de volgende KaatLender die je koopt. Hierdoor kun je afspraken die je normaliter voor een nieuwe agenda bewaart gewoon kwijt. Door het ruime A4-formaat (de kalender is bijna A3) kun je gewoon in een vakje schrijven. Je kunt de kalender ophangen.

De weekplanner is voorzien van:

• weeknummers;
• jaarlijks terugkerende dagen zoals feestdagen;
• ruimte voor de agenda van zeven gezinsleden;
• ruimte voor aantekeningen (notities).

Bij de kalender krijg je een uitneembaar plastic vel waarop je eventuele vaste afspraken kunt schrijven, die neem je dan als overlay eenvoudig mee naar de volgende week.

Iedere week krijg je ofwel een recept (Kaat kokkerelt) ofwel een tip in de categorie kaatebelletjes, kaattips of notitietip. Denk aan tips om je huishouden op orde te brengen en houden en tips voor je persoonlijke verzorging en -ontwikkeling. De combinatie van een praktische kalender én het thema maakte ‘m de moeite voor het vermelden waard.

Via de onderstaande presentatie kun je de kalender beter bekijken.

N.B.: Op deze site staat een artikel over de werking van Prezi, de tool waarmee deze presentatie is gemaakt.

Kinderboekenschrijver Marcel van Driel gebruikt de Kaatlender als projectplanner voor het “aantal woorden dat ik per dag moet produceren, wanneer ik tussenversies moet inleveren. Meerdere boeken en projecten onder elkaar en uiteraard de gewone afspraken, zodat ik kan zien wanneer ik niet kan schrijven en wanneer ik moet inhalen.”

Op een KidSleep klok staan twee plaatjes afgebeeld: één slapend en één wakker figuurtje. Een lampje verlicht afhankelijk van de door de ouder in te stellen tijd het juiste plaatje.

Uit de handleiding: “Wanneer het figuurtje slaapt, betekent dit dat het kind ook nog moet slapen; wanneer het figuurtje wakker is, mag het kind opstaan. Leg uw kind dus gewoon uit dat het slechts het voorbeeld van zijn vriendje hoeft te volgen!”. Ideaal dus voor ouders van peuters en kleuters.

Wij hebben Tim als peuter ‘s avonds voor het slapen gaan laten zien dat het konijntje met hem mee ging slapen en laten zien hoe dat eruit ziet. Vervolgens ook vast laten zien hoe het konijntje eruit ziet met wakker worden. We zijn begonnen met het konijntje om 5:45u zetten. De volgende ochtend was er natuurlijk nog niets veranderd qua tijd van wakker worden maar konden we aanwijzen dat het konijntje nog slaapt. Ssst! Na een paar dagen de tijd in stappen van vijf minuten te hebben opgeschoven volgde Tim het konijntje en konden we om 6:30u opstaan. Incidenteel roept Tim nog wel eens voor 6:30u en dan is één verwijzing naar het konijntje genoeg.

Arjan Broere tipte via Twitter een minder luxe variant: een tijdschakelaar aan een zwak lampje.

Je kunt ook twee tijden programmeren: een voor opstaan en een voor het middagslaapje.

KidSleep kinderwekker blauw, roze of globetrotter

De KidSleep wordt geleverd met adapter en wordt aangesloten op het stopcontact. Het lampje in KidSleep is een LED die je op drie lichtsterktes in kunt stellen.

Er is een KidSleep blauw voor jongens.

En een KidSleep roze voor meisjes.

De Globetrotter is een reiswekker.

De Globetrotter werkt juist alleen op batterijen (3x AA batterij).

Figuren konijn, beer en muis

Naast de standaard schijf met een slapend en wakker konijntje kun je een set KidSleep decoplaatjes met een beertje en een muisje kopen. Zo heeft je kind keuze uit drie figuurtjes. Het decoratieplaatje van de reiswekker Globetrotter is vast en is niet te verwisselen.

Een dreumes kun je met de meegeleverde schijf met één figuurtje alvast laten wennen aan de KidSleep door deze te gebruiken als nachtlampje. Als je kleuter naar de basisschool gaat dan kun je de KidSleep als kleuterwekker met alarm gebruiken.

KidSleep – Voor ouders die graag uitslapen

Cadeau.nl heeft praktische en leuke cadeaus. Het luxe verpakken van cadeaus is gratis en Cadeau.nl bezorgt de volgende dag als je voor 16:00u bestelt. Je kunt natuurlijk met iDeal betalen. In het kader van Eenmanierom.nl licht ik eerst de praktische cadeaus eruit.

Spatel Chopula

De spatel Chopula heeft een bocht in de steel waardoor je ‘m neer kunt leggen zodat dat je aanrecht schoon blijft. Met het brede blad kun je pannekoeken en gebakken eieren gemakkelijker omdraaien. Het blad is ook stevig genoeg om eten dat in de pan ligt te hakken. Chopula kan in de afwasmachine.

Chopula is flexible for flipping, strong for chopping and sits up off your bench.

Pizzaknipper Scizza

Op het pizzawiel moest ik altijd een paar keer flinke druk uitoefenen om de pizza door te snijden. De onderkant van pizzaknipper Scizza is een hittebestendige spatel die je eenvoudig onder een pizza schuift waarna je ‘m kunt knippen. Ook de Scizza kan in de afwasmachine.

Scizza: a slice of perfection with every cut.

Keukentang Clongs

Clongs is een handige tang met een bocht in de steel waardoor je ‘m neer kunt leggen zonder dat je aanrecht vies wordt. Met de Clongs BBQ-variant kun je ook handig het plastic van de vleesverpakkingen open snijden. Kan ook in de afwasmachine.

Leeslamp Bookrest lamp

Bij het sfeervolle zachte licht van de spaarlamp in de Bookrest lamp kun je lezen. Verder fungeert het huisje letterlijk als boekenlegger als je je boek er open op neerlegt.

Flessenopener voor aan de sleutelbos: Key Bottle Opener

Een flessenopener die je mee kunt nemen aan je sleutelbos en die daarbij niet veel ruimte inneemt.

Hebbedingetjes

Cadeau.nl zit vol met leuke hebbedingetjes zoals de paraplu Samurai Umbrella en wereldkaart Scratch Map waarop je landen waar je bent geweest open kunt krassen. De cadeaus zijn terug te vinden in verschillende categorieën waar je lekker doorheen kunt bladeren:

• Gelegenheden
  Zoek cadeaus op basis van gelegenheden zoals beterschap, huwelijk, geboorte, eindexamen, housewarming, kerstmis, moederdag, op kamers, samenwonen, sinterklaas, vaderdag, valentijn en verjaardag.
• Inspiratie
  Doe inspiratie op in de categorieën buiten, design, duurzaam, kantoor, koken, lezen, reizen, romantiek en wonen.
• Cadeaus
  Praktische groepering van cadeaus in badkamer, boekensteunen, computer, deurstoppers, fotolijstjes, gadgets, kandelaars, klokken, kookgerei, portemonnees, sleutelhangers, vazen, verlichting en vogelhuisjes.
• Personen
  Zoek je een cadeau voor scholieren, studenten, haar, hem, collega of ouders?
• Merken
  Blader door site op basis van de trendy merken Alife, Cedon, Dekoop, Donkey Products, Dreamfarm, Dynomighty Design, Kikkerland Design, Kinto, Leschi, Luckies, Magnetic Poetry, Moleskine, Monkey Business, Plumen, Qualy Design, Royal VKB, Suck UK, Trendform Switzerland, Umbra (die ook een praktische wandorganiser heeft), Walking Chair Design Studio en Züny.

Webassistent Sophie helpt bij keuzestress

Webassistent Sophie presenteert op basis van een aantal vragen binnen 1 minuut de 10 best passende cadeaus op basis van leeftijd en interesses. Start Sophie met de knop “Cadeau-advies nodig?” bovenaan de website.

Je kunt op de hoogte blijven van de ontwikkelingen van Cadeau.nl via Twitter en Facebook.

Informatietechnologie maakt dat mensen elkaar tegenwoordig gemakkelijk kunnen vinden om samen te werken, tegen lagere kosten dan ooit tevoren (denk bijvoorbeeld aan sociale netwerken). Iedereen haalt er een enorme voldoening uit om anderen te helpen maar het lijkt er wel eens op dat wij Nederlanders collectief hebben afgeleerd om anderen om hulp te vragen. Maar ga voor de grap eens bij jezelf na hoe het voelt als je een ander verder kunt helpen met advies of iets wat je kunt missen. Goed, toch? Hulpvaardigheid zit in onze genen.

Durftevragen ken ik zelf vooral via Twitter maar het is allemaal begonnen als een sessie. De eerste durftevragensessies werden in 2006 door Herman Dummer en Nils Roemen op een beurs gehouden. Mensen ontdekken tijdens zo’n sessie wat ze willen vragen en gaan elkaar helpen. Er bleek iedere sessie zo’n enorme hoeveelheid energie vrij te komen dat besloten werd de sessies vaker te gaan geven. Inmiddels worden er in Nederland tientallen durftevragensessies per dag gehouden.

Met de opkomst van Twitter werden de sessies door een tip van Martijn Aslander ondersteund om de vragen van deelnemers breder uit te zetten. Ook dat bleek een schot in de roos. De Twitter hashtags #durftevragen en #dtv hebben dagelijks een bereik van honderdduizenden mensen waardoor mensen op uiteenlopende vragen antwoord krijgen of worden doorverwezen. Ook de Facebook Group Durftevragen (rechtsboven “Vragen om lid te worden van de groep”) doet het goed.

N.B.: Op de homepage van Durftevragen komen de tweets met de hashtag #durftevragen ook langs en via het Twitteraccount @durftevragen kun je de vragen volgen die tijdens de sessies worden gesteld.

Je moet weten wat je wilt en dat ook vragen. Want als jij niet vraagt wat je wilt dan gaan mensen je ook niet helpen. De Amerikaanse managementdenker Simon Sinek vertelt in de TED.com video How great leaders inspire action over het belang om na te denken over de vraag waarom je dingen doet en wilt. Mensen verbinden zich volgens hem niet met wat je doet of hoe je het doet. Mensen gaan je helpen, steunen en over je praten als ze weten wáarom je het doet. The Golden Circle:

Het boek behandelt diverse voorbeelden van mensen die elkaar, vaak belangeloos, verder helpen. Van het eenvoudige voorbeeld van de studenten Omar Kbiri en Lennard Hulsbosch die ondernemer en multimiljonair Richard Branson vroegen of ze in zijn privéjet mee mogen vliegen naar Washington om aanwezig te zijn bij de inauguratie van Obama tot Rainer Nolvak die een massale samenwerking in Estland in beweging zette waarbij 50.0000 mensen het land in vijf uur tijd van ál het zwerfafval ontdeden.

Het boek Durftevragen beslaat effectief zo’n 100 pagina’s en is prettig leesbaar geschreven. Lees hoe je toverballenmensen vindt!

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl – PDF

Eén voorbeeld uit het boek van Juul Martin “Hoe we de Waarmakerij waarmaakten”sprong er wat mij betreft nog uit:

‘In het najaar van 2010 was ik bezig met de voorbereidingen van 7 Days of Inspiration in Nijmegen, het initiatief om overal in Nederland maatschappelijke projecten op te richten, geïnspireerd door het schoonmaakproject in Estland. Steeds meer mensen haakten aan en het leek ons handig als we een vast plekje zouden hebben voor alle werkzaamheden en overleg. We vroegen Standvast Wonen, een woningbouwcorporatie waarmee we bevriend waren door een fijne samenwerking bij andere projecten, of die ons kon helpen. Dit vereiste gewoon een telefoontje naar Esther die daar werkte. Ze zou even nadenken.

Een week later vroeg ik Nils Roemen met een grote glimlach op mijn gezicht of hij de volgende ochtend op Tooropstraat 117 wilde verschijnen. Waarom verklapte ik niet. Die volgende ochtend stond hij voor een leegstaand pand toen ik daar aankwam met Theo, ‘chef gebouwen’ van Standvast. Theo had een sleutel bij zich en zei: alsjeblieft, maak er wat moois van, en hij vertrok weer. Overrompeld door dit vertrouwen in de vorm van een sleutel gingen we het pand binnen. Wat bleek? Het was een enorm, ruim gebouw. We verdwaalden de eerste keer letterlijk. We bedachten al snel dat we die plek als co-werkplek zouden inrichten zodat iedereen zelf mooie projecten kon waarmaken, 7di of niet. De Waarmakerij was geboren. We belden iedereen die we kenden om te vertellen dat we ruimte beschikbaar hadden en spullen nodig hadden.

Dat hebben we geweten, we moesten snel een vrachtwagen lenen: we kregen bureaus en stoelen voor 32 werkplekken, een prachtig logo, een huisstijl, website, banners, verf, koffiezetapparaten, zo veel servies dat je er een restaurant mee zou kunnen beginnen, Wi-Fi, printers, laptops, scanners, zelfs een oldskool fax, papier, kunstwerken, beamers, duizenden blocnotes en pennen van een bedrijf dat net een nieuwe huisstijl had, zo veel boeken dat we ze weer weggaven en niet te vergeten tientallen handen van mensen die een uurtje over hadden om te sjouwen en te schilderen. Binnen een week was het pand opgeknapt en ingericht en werd er “waargemaakt”. Natuurlijk zeiden sommige mensen nee, maar het mooiste vind ik dat niemand ooit heeft gevraagd: wat krijg ik ervoor terug?’

Ervaren facilitators (durftevragenbegeleiders) helpen tijdens een durftevragensessie in de buurt of een in-company of event helder te krijgen wie er nou eigenlijk wat wil. Als jou gelukt is wat je wilt dat lukt, wat is er dan gelukt? De sociale kracht van de aanwezigen (met ander referentiekader dan jij) en hun netwerken (ook via internet!) helpen vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Binnen  durftevragen  werkt men  uitsluitend  met  waardebepaling achteraf (wba).

Door de kracht van durftevragen en door te zien wat er gebeurt met mensen die ook in het ‘het kan wel’-paradigma terechtkomen hebben de auteurs het flauwe vermoeden gekregen dat er nog veel meer kan veranderen als de principes die ze in het boek beschrijven doorsijpelen in de rest van de samenleving.  Daarom: doe je mee?

Of lees nog meer over het boek in de boekbespreking van Arjan Broere op Lifehacking.

Account Maintenance is een ondergeschoven kindje zoals onderstaande grafiek uit een onderzoek van The Rockefeller Corporation aantoont. De grafiek somt de redenen op waarom klanten hun contract opzeggen. Prijs of kwaliteit komen niet in de antwoorden voor!

De maandelijkse bedragen die klanten bij veel online applicaties betalen vormen in totaal een aardige som. Veel dienstverleners geven daarvoor geen momentje persoonlijke aandacht terug. Sterker nog: dienstverleners hebben geen enkel idee wie hun klanten zijn en zien alleen maar rijen in een database. Kijk dan ook niet vreemd op als je klanten bij het minste of geringste overstappen op een andere applicatie.

Jezelf onderscheiden op lage prijzen, mooi design, uptime of functionaliteiten leidt tot een wedloop omdat dit relatief eenvoudig kan worden gekopieerd. Een goede relatie met een klant kan je niet eenvoudig worden afgenomen. The rule of retention is that you must be willing to spend as much to keep a customer as you did to acquire them.

Om de relatie met je klanten te verbeteren kun je een aantal contactmomenten inbouwen. Welke contactmomenten precies en hoeveel de precaire balans tussen te veel en te weinig aandacht in tact houden verschilt per keer. In het artikel geeft Des een aantal voorbeelden:

• Do you greet new members, introduce yourself and let them know that they can contact you at any time?
• Do you check in with them after they’re settled in to see how they’re doing and to see whether they’re making the most of your app?
• Do you talk to your users about new features before and after implementing them?
• Do you send them the right types of messages at the right time?
• Do you check in with your customers after their first year to thank them for their loyalty?
• Can you easily tell the difference between your most loyal customers and yesterday’s sign-ups?
• Can you tailor your communications to different types of users?
• Can you name 20 of your customers and tell me something about them?

Des Traynor werkt samen met anderen aan de CRM-applicatie Intercom – Turn users into loyal customers by building relationships.

Als je een webapplicatie of website hebt waarin gebruikers inloggen dan kun je met Intercom een relatie met je klanten opbouwen. Intercom werkt op iedere plek waar HTML en Javascript gebruikt kunnen worden.

Om Intercom te gebruiken neem je een stukje Javascript code op in je applicatie. In deze code stuur je minimaal het e-mailadres en de aanmelddatum (in Unix of IS8601 formaat) van een gebruiker mee. Deze gegevens komen natuurlijk uit de database die bij de applicatie hoort waardoor het geheel door een ontwikkelaar of webdeveloper moet worden geïmplementeerd.

Iedere gebruiker krijgt na het aanroepen van het stukje Javascript vanzelf een profielpagina op Intercom. Intercom verrijkt via FullContact op basis van het e-mailadres van de gebruiker het profiel met een foto en links naar profielen op sociale netwerken zoals LinkedIn, Twitter, Facebook, Google, Flickr, Vimeo en MySpace. FullContact achterhaalt de foto achtereenvolgens via Twitter of  Gravatar. Het aantal followers op Twitter kun je vervolgens ook gebruiken in Intercom.io zodat je daar bijvoorbeeld op kunt sorteren. Daarnaast houdt Intercom in de gaten wanneer de gebruiker voor het laatst gebruik heeft gemaakt van de applicatie en hoe vaak (30 minuten geen activiteit is dan een nieuwe sessie).

Tip: Om te voorkomen dat gebruikers uit je testomgeving in de productieomgeving van Intercom terecht komen maak je een aparte applicatie in Intercom aan.

Naast e-mailadres en aanmelddatum kun je extra gegevens van je klant meesturen. Denk aan volledige naam, bedrijfsnaam, aantal aangemaakte items in jouw software of soort licentie. Al deze gegevens vind je terug op de profielpagina van de gebruiker op Intercom, zie het screenshot hieronder.

In Intercom kun je je klanten terugvinden en sorteren op alle gegevens die je hebt ingestuurd. Daarna kun je ze vanuit Intercom heel gericht benaderen met een bericht (doelgroep targetten). Bijvoorbeeld inactieve klanten of klanten van een bepaalde omvang.

Naast specifieke gebruikers kun je ook een bericht sturen naar al je klanten, een percentage van de klanten of klanten die je applicatie een aantal dagen gebruiken. Je kunt berichten laten weergeven op iedere pagina van je webapp of beperken tot een specifieke pagina.

Een bericht dat je stuurt naar je klanten kun je als pop-up tonen zodat het bericht niet gemist kan worden – de gebruiker moet de pop-up wegklikken. Je kunt het bericht laten vervallen op een bepaalde datum en eventueel nieuwe gebruikers overslaan. Het is zelfs mogelijk om automatisch berichten te sturen (Auto Message) zodra een gebruiker aan een bepaalde status voldoet, zie onderstaand screenshot.

Als de klant het bericht weg klikt dan verplaatst Intercom het naar de Intercom Inbox van de gebruiker. Je kunt ervoor kiezen deze Inbox ook zichtbaar te maken. Dan kun je ook berichten versturen die niet direct als pop-up verschijnen maar netjes in de Inbox wachten, eventueel met teller van het aantal ongelezen berichten.

N.B.: Met de standaard Javascript code van Intercom kan een eindgebruiker op basis van het e-mailadres van een andere gebruiker diens berichten ophalen. Gebruik bij voorkeur de Javascript code die je kunt achterhalen via de menu optie Security.

Klanten kunnen op een bericht reageren – Intercom geeft in de kolom “Relationship” weer of je contact hebt opgenomen met een klant en/of de klant met jou, zie de rechterkolom in onderstaand screenshot. En al deze berichten kun je archiveren om overzicht te houden, terugvinden bij de gegevens van de gebruiker en doorzoeken.

Als je de Intercom Inbox met een linkje “Support” aan je webapp toevoegt dan kunnen klanten ook zonder dat jij eerst een bericht stuurt via Intercom contact met je opnemen. Op de profielpagina van een gebruiker in Intercom kun je ook snel alle uitgewisselde berichten terugvinden.

N.B.: Intercom kan je een notificatie sturen via e-mail als een gebruiker je een bericht stuurt. En je kunt de gebruiker de berichten ook echt via e-mail versturen. Tenslotte kun je met meerdere gebruikers je klanten ondersteunen.

Als je het bericht netjes wilt opmaken met HTML of Textile, test het dan eerst even door het alleen aan jezelf te versturen.

Intercom is momenteel in Public Beta fase. Je kunt je dus gewoon inschrijven. Tijdens de vorige private beta fase was Intercom gratis, over de prijzen is nog niets bekend.

Qua ontwikkeling is Intercom vooralsnog alleen Engelstalig beschikbaar wat vooral in de interface naar je klanten jammer is (de pop-up en de inbox). Natuurlijk is dat slechts een kwestie van tijd. Intercom werkt ook aan een API via welke je zelf inloggende gebruikers kunt doorgeven en hun berichten kunt ophalen.

Volg @intercom op Twitter of lees het Intercom blog om op de hoogte te blijven van verdere ontwikkelingen.

Gelukkig kun je gemakkelijk alle foto’s van een Picasa album in groot formaat downloaden met Picasa Webalbums Assistant.

Picasa Webalbums Assistant is een Java programma. Als je geen Java op je computer hebt geïnstalleerd dan merk je dat vanzelf omdat Picasa Webalbums Assistant het dan niet doet. Je kunt dan altijd alsnog Java gratis downloaden en installeren.

Picasa Webalbums Assistant heeft geen mooi installatieprogramma. Je pakt gewoon het .zip bestand uit en dubbelklikt op PicasaWebalbumsAssistant om het programma te starten. De auteur van het programma geeft in een pop-up aan niet aansprakelijk te zijn etc. waarna onderstaand menu verschijnt.

Als je een gebruikersnaam van een Picasa-gebruiker hebt dan kun je met “Get Users Public Albums” kijken of deze voor iedereen toegankelijke albums (Public Albums) heeft. Klik op die optie en voer de naam in. Nadat je vervolgens in de pop-up een album hebt gekozen haalt Picasa Webalbums Assistant thumbnails van de foto’s op. Standaard zijn alle foto’s geselecteerd. Met “Download Selected” haal je ze in één keer binnen op een locatie die je daar aangeeft.

Als je een speciale link (invitation URL) hebt gekregen dan kies je voor “Get Photos From Invitation URL”. De thumbnails van de foto’s verschijnen direct. Alle foto’s zijn standaard geselecteerd. Met “Download Selected” haal je ze binnen op een locatie die je daar aangeeft.

Tip: Je kunt ook handig foto’s uitwisselen met Troovi. Je kunt dan met meerdere fotografen uploaden. Vervolgens kun je alle foto’s met één druk op de knop downloaden – en vooraf een selectie maken is ook mogelijk.

Voor de mensen die zich afvragen hoe de administratie van eenmanierom.nl is geregeld zette ik samen met Ronald van der Plas van Dofan Administraties te Hilversum een aantal basisbegrippen op een rij die ik destijds niet gemakkelijk kon vinden. Eenmanierom.nl haalde in het begin als eenmanszaak inkomsten uit affiliatenetwerken (zoals Google AdSense en Affiliates.nl) en enkele kleinere opdrachten. Als die situatie op jou ook van toepassing is dan kun je veel uit het artikel halen.

Zoals je zult zien is het zelfs bij een relatief eenvoudige administratie zoals die van eenmanierom.nl al interessant om de administratie uit te besteden zodat je je kunt richten op je bedrijf in plaats van op btw- en inkomstenaangiftes (met balans en afschrijvingen). De korte samenvatting van hoe de administratie is geregeld is dus: uitbesteed, ieder z’n vak!

Zakelijke bankrekening

Het voordeel van een aparte zakelijke rekening en spaarrekening is dat de zakelijke transacties eenvoudig uit je rekeningafschriften te halen zijn, dat zijn ze dan namelijk allemaal. Voor het ontvangen van geld via iDeal of het uitvoeren van automatische incasso’s is een zakelijke rekening vereist. Het nadeel van een zakelijke rekening is dat je voor vrijwel alle diensten een klein bedrag aan abonnementskosten plus een nog kleiner bedrag per transactie betaalt.

De rente die je ontvangt op je zakelijke spaarrekening hoef je niet aan te geven.

Ten tijde van het schrijven van dit artikel berekende de ING Bank de laagste kosten. De hoogste zakelijke spaarrente bood Reaal.

Handelsregister Kamer van Koophandel en btw-nummer belastingdienst

Voor het starten van een onderneming moet je je verplicht inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Via het handelsregister is te achterhalen welke privé-persoon achter een onderneming zit wat ingeval van aansprakelijkheid en faillissement van belang is. Een eenmanszaak, vof, cv en maatschap kun je tegenwoordig direct inschrijven bij zowel de Kamer van Koophandel als de belastingdienst. Samen met een geldig legitimatiebewijs lever je het formulier “Voorbereiding Gemeenschappelijke Inschrijving Startende onderneming. Eenmanszaak, vof, cv en maatschap” dan in bij de Kamer van Koophandel.

Van de Kamer van Koophandel krijg je een nummer dat je ook moet vermelden op zakelijke correspondentie en je website. Ook de belastingdienst kent je een nummer toe, dat is voor eenmanszaken je burgerservicenummer (BSN, voorheen sofinummer) gevolgd door “.B0″ en een volgnummer (beginnend bij ’1′, je eerste eenmanszaak).

De belastingdienst laat je op basis van het formulier weten voor welke belastingen je in de administratie bent opgenomen. Naast de inkomstenbelasting is dat vrijwel altijd ook voor de omzetbelasting (btw). In geval van personeel komen daar loonheffingen bij, deze loonheffingen laat ik in dit artikel buiten beschouwing.

Als je inkomsten verdient via internet (verkopen goederen en/of diensten waaronder affiliate en banners) dan kun je via een test op de website van de belastingdienst nagaan of je als hobbyist of ondernemer wordt gezien. Als je echt gaat freelancen dan kun je vooraf duidelijkheid krijgen over of de belastingdienst je als ondernemer of werknemer ziet door een verklaring arbeidsrelatie (var) aan te vragen bij de Belastingdienst.

Omzetbelasting (btw)

Omzetbelasting of btw (belasting over de toegevoegde waarde) is een belasting die een overheid heft op de verkoop van producten of diensten.

Nederland voerde de omzetbelasting in 1934 in crisistijd in. Het was hier de bedoeling om met de opbrengst de gevolgen van de crisis tegen te gaan. Er werd toen door de regering gesteld dat dit een tijdelijke belasting zou zijn. Nochtans is zij nimmer afgeschaft, integendeel, haar succes was zo groot dat haar plaats in het belastingstelsel steeds belangrijker is geworden.

Bron: Wikipedia over Omzetbelasting

Afhankelijk van de dienst of het product gaat het om btw-percentages van 19% (hoog tarief), 6% (laag tarief) en 0% (nultarief).

Bij het starten van de onderneming heeft de belastingdienst op basis van de kernactiviteiten van je onderneming bepaald of deze btw-plichtig is. Zo ja dan brengt je onderneming btw op geleverde producten of diensten in rekening en mag zij aan leveranciers betaalde btw aftrekken. Het resterende bedrag aan btw maakt je onderneming over naar de belastingdienst.

Afhankelijk van de verwachte omzet is bij het inschrijven van de onderneming bepaald hoe vaak btw-aangifte moet worden gedaan (aangiftetijdvak): ieder jaar, ieder kwartaal of iedere maand. In een aangiftetijdvak neem je alle facturen mee op basis van factuurdatum. Als je nog geen geld hebt ontvangen van je afnemer dan betaal je toch btw en schiet je deze dus voor aan de belastingdienst. Af te dragen btw verlaagt de winst uit de onderneming.

Tip: Kleine ondernemingen hoeven tot een bepaald bedrag de btw niet (of slechts gedeeltelijk) af te dragen, zie voor huidige grensbedragen de Kleine-ondernemersregeling (KOR).

Als je altijd onder een bepaald bedrag blijft dan kun je ontheffing vragen van administratieve verplichtingen. Ook diensten van beroepsgroepen die vallen onder de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG) zijn vrijgesteld van btw.

N.B.: Exporteurs betalen binnen een land zoals iedereen btw en rekenen 0% bij verkoop (o.a. in Nederland en België). In deze situatie komt het voor dat de terug te ontvangen btw groter uitvalt dan de af te dragen btw en keert de belastingdienst het verschil uit.

Voor de aangifte btw administreer je dus de btw op alle facturen apart en neem je facturen mee waarvan de factuurdatum in het aangiftetijdvak valt. Let daarnaast op de Kleine-ondernemingsregeling (KOR).

Inkomstenbelasting: overige inkomsten of winst  uit onderneming?

Op de belastingaangifte voor de inkomstenbelasting kun je je extra inkomsten op twee manieren opgeven: als “overige inkomsten” of als “winst uit onderneming”. In beide gevallen geef je de winst op (opbrengsten – gemaakte kosten) als inkomen waarover je een belastingtarief betaalt afhankelijk van de belastingschijf waarin je terecht komt. Je winst is dus bruto inkomen waarover je nog loonheffing moet betalen.

De post “overige inkomsten” is bedoeld voor niet structurele inkomsten waarover nog geen loonheffing is ingehouden zoals een incidenteel (freelance) advies of lezing.

Bij structurele inkomsten (onder andere met meerdere opdrachtgevers) kan de belastingdienst je zien als ondernemer en mag je de winst opgeven als “winst uit onderneming”. Dat is interessant omdat je dan aftrekposten mag opvoeren zoals startersaftrek, MKB-winstvrijstelling, zelfstandigenaftrek en aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk. Op de meeste aftrekposten is het urencriterium van toepassing: er moet 1225 uur per jaar worden gewerkt in de onderneming (dat is meer dan 20 uur per week in een jaar van 52 weken)*. Naast deze extra eisen moet je een balans meesturen met je belastingaangifte.

Sinds 2010 is het urencriterium niet van toepassing op de MKB-winstvrijstelling en kan de winst met een bepaald percentage worden verlaagd voordat (inkomsten)belasting wordt geheven. Dit maakt dat het voor meer mensen interessant is om als ondernemer behandeld te worden.

N.B.: Het urencriterium lijkt vanaf 2012 een omzetcriterium te worden, interessant voor slimme en parttime ondernemers!

Kosten van de onderneming

Naast de btw die je betaalt over inkopen zoals apparatuur, software en diensten mag je de zakelijke kosten van dergelijke investeringen, inclusief btw, van de omzet aftrekken. Op sommige producten is geen btw van toepassing, zoals postzegels.

Let op: Sommige bedrijfskosten, zoals boetes, zijn niet aftrekbaar. Anderen gedeeltelijk (zoals representatiekosten waarvan je 73,5% mag aftrekken). Het niet-aftrekbare gedeelte maak je ofwel terug over vanaf een privé-rekening of je laat het inboeken als privé-opname.

Grotere investeringen moet je afschrijven

Bedrijfsmiddelen zoals apparatuur en software gaan een aantal jaren mee. Vanaf een bepaald aankoopbedrag (€450 in 2011) mag per jaar maximaal 20% van worden afgeschreven. De boekhouding wordt hierdoor helaas wel ingewikkelder. Voor een PC van €600 is de afschrijving het eerste jaar €120. Het tweede jaar is de PC dan €480 waard en mag €96 worden afgeschreven, etc.

Tijdens de crisis was het gemakkelijker. Er mocht in 2009, 2010 en 2011 50% per jaar worden afgeschreven om investeringen te stimuleren. Stel je schaft in 2010 een PC aan t.w.v. €600, dan trek je in 2010 en in 2011 €300 van de winst af.

Administratieve handelingen eenmanierom.nl

De administratie van eenmanierom.nl wordt gedaan door Dofan Administraties zodat ik me niet bezig hoef te houden met het apart administreren van btw, het invullen van aangiftes met balans en het goed registreren van transacties rekening houdend met afschrijvingen. Daarvoor betaal ik een vast maandtarief en een apart bedrag per aangifte.

Voor facturen heb ik twee bakjes:

1. Wacht op transactie
   Hierin belanden facturen die nog niet zichtbaar zijn als af- of bijschrijving op mijn  bankrekening. Bijvoorbeeld facturen die ik heb verstuurd maar die nog niet zijn betaald en meldingen van affiliate programma’s die aangeven een betaling uit te gaan voeren. De factuur print ik bij het afhandelen van mijn e-mail.
2. Transacties
   Facturen en bonnetjes van door de bank verwerkte af- of bijschrijvingen stop ik in dit bakje.

Wekelijks vergelijk ik de “Wacht op transactie” met de af- en bijschriften bij de bank. Indien van toepassing verplaats ik de factuur van bakje twee naar bakje één of neem contact op met de debiteur.

Iedere eerste dag van de maand loop ik alle transacties even na om te verifiëren dat ik alle facturen en bonnetjes heb. Deze gaan, tesamen met het huidige saldo op mijn rekeningen als controle-getal, richting Dofan Administraties die ik een vast bedrag per maand betaal voor de verwerking plus een apart bedrag per aangifte (inkomstenbelasting en btw).

Als ik (inkomsten)belastingen, het niet-aftrekbare deel van bedrijfskosten en overige privé uitgaven betaalde van mijn zakelijke rekening dan geef ik die ook door aan de boekhouder zodat de balans weer klopt.

In eerste instantie inderdaad analoog zodat Dofan Administraties zeker weet dat ik correct omspring met de oorspronkelijke vorm van de facturen met alle benodigde gegevens erop (zoals btw). Later stappen we wellicht over op digitaal aanleveren maar op zich werkt het zo prima.

Tips:

• Het Geldboek voor ondernemers van Nibud geeft helder inzicht in het opzetten van een administratie met aandacht voor inkomsten, uitgaven, schulden, verzekeringen, belastingen en aftrekposten.
• Na enige tijd krijg je van de Stichting Reprorecht een factuur. Als ZZP-er hoef je geen reprorecht te betalen, in mijn geval heb ik niet eens een kopieerapparaat. Via de website kun je eenvoudig via een bezwaarschrift een creditering aanvragen die je dan binnen een week of drie ontvangt. De benodigde inloggegevens (debiteurnummer en toegangscode) staan netjes op de factuur vermeld. Als je al betaald hebt dan krijg je het geld teruggestort.

Alle producten heb ik eerst zelf besteld om mezelf ervan te verzekeren dat het hele proces soepel verloopt.

Voor ieder product geldt dat je ruime keus hebt uit standaard ontwerpen die al klaar staan voor gebruik. Deze ontwerpen kun je eenvoudig voorzien van eigen naam- en adresgegevens. Daarnaast kun je de ontwerpen voorzien van een foto of logo. Vistaprint bewaart een foto of logo zodat je het eenvoudig ook op andere reclame producten kunt gebruiken.

Je kunt ook 100% zelf bepalen hoe je het materiaal in huisstijl wilt bedrukken . Gebruik van Adobe Illustrator, Photoshop of Acrobat (PDF) hebben de voorkeur – Vistaprint heeft daar zelfs handige sjablonen/templates voor. Afbeeldingsformaten zoals gif, jpg, png en bmp zijn ook mogelijk, evenals Microsoft Publisher, Word of Powerpoint.

De website van Vistaprint leidt je door een proces van keuzes. Zo kun je bij het maken van visitekaartjes ook de achterkant bedrukken. Voor dergelijke extra opties betaal je dan steeds een kleine toeslag hetgeen duidelijk is aangegeven.

De bezorging heeft me ook ditmaal weer verrast. Ik koos voor 7 dagen en had de bestelling drie dagen later al in huis. Netjes verpakt zodat de materialen niet kunnen beschadigen tijdens transport.

Zo biedt Vistaprint inderdaad een makkelijke manier om zelf je marketingproducten te ontwerpen.

Marketingproducten met korting bij Vistaprint

De producten die ik met korting mag aanbieden zijn:

• Premium visitekaartjes;
  Omdat het nog steeds gemakkelijker is om snel een visitekaartje te overhandigen, al verwijs je enkel naar digitale contactinformatie.
• Briefpapier;
  Facturen kun je via FactuurSturen.nl al van een logo voorzien, toch blijven er altijd redenen om briefpapier te gebruiken.
• Automagneet;
  Reclame op de zijkant van de auto trekt onderweg en op parkeerplaatsen zeker weten aandacht. De magneten blijven goed zitten, ook op de snelweg. Heeft iemand me al zien rijden?
• Notitiekaarten;
  Om een korte notitie mee te sturen over de post. Biedt meer ruimte dan een memoblaadje en ziet er professioneler uit.
• Premium pennen;
  Omdat je mensen altijd blij maakt met een pen
• Zelfklevende memoblaadjes (Post-It).
  Voor een handgeschreven, persoonlijke vraag die er volgens onderzoek voor zorgt dat de respons hoog is, èn dat men ook sneller en accurater reageert. Sluit af met een persoonlijk bedankje en ondertekening voor en nòg hogere respons, aldus “De kracht van een Post-It“.

Tip: Kijk ook eens naar de kentekenplaathouderstickers van Proxive voor onder op het nummerbord van je auto als je daar ruimte voor hebt, deze zijn ook gemakkelijk te bestellen en te bevestigen.

Vistaprint: een makkelijke manier om zelf je marketingproducten te ontwerpen!

Spotify begon op 1 april 2006 in Zweden. Tot oktober 2008 was de dienst beperkt beschikbaar (beta) waarna uitbreiding in Europese landen volgde. Sinds 18 mei 2010 is Spotify beschikbaar in Nederland. Amerikaanse gebruikers wachten al een tijd met smart op Spotify en maken gebruik van omwegen als VPN-verbindingen om de dienst alvast te kunnen gebruiken. Normaliter werkt dat de andere kant op en wacht Europa met smart op toegang tot diensten aan de andere kant van de oceaan.

Met een model van toegang tot muziek in plaats van eigendom wil Spotify de muziekindustrie vernieuwen en de kluwen van rechten ontwarren. Spotify wil consumenten overtuigen een betaald abonnement te nemen en zo alle muziek overal ter wereld legaal beschikbaar te maken. Lijkt me fantastisch: geen eigen collectie van cassettebandjes, singles, LP’s, CD’s, DVD’s of MP3 meer nodig! Artiesten en platenmaatschappijen krijgen een vergoeding per keer dat hun werk wordt afgespeeld en krijgen toegang tot allerlei statistische informatie.

Vooralsnog is Spotify bedoeld voor persoonlijk, niet-commercieel gebruik. Zoals je ziet timmert Spotify hard aan de weg met contracten met de muziekindustrie dus wie weet!

Spotify concurreert ook met iTunes door muziek vanaf €0,60 per track ter download aan te bieden. Hiervoor koop je bundels in van tien, vijftien, veertig of honderd nummers. De muziek is van hoge kwaliteit (320kbps of 256kbps) en niet beschermd (dus zonder DRM) en kan dus naar wens op CD of DVD worden gebrand of worden meegenomen op een iPod. Een aangekochte bundel financieel tegoed blijft 30 dagen geldig dus koop niet te ruim in.

Als nummers niet beschikbaar zijn dan komt dat ofwel doordat artiesten hun muziek (nog?) niet op deze manier beschikbaar willen stellen (Spotify hoopt dat ze later van gedachten veranderen) of doordat de rechten verspreid zijn over verschillende landen/platenmaatschappijen (hetgeen vanzelf oplost doordat Spotify druk onderhandelt). Via Discogs kun je het label van een artiest achterhalen en vervolgens kijken of Spotify al een contract heeft afgesloten met dit label.

Spotify desktop client

Er zijn Spotify clients voor laptops/PC’s met Windows (XP/Vista/7), Mac (OS X) of Linux (experimenteel).

Met de zoeker linksboven (Ctrl+L) kun je de muziekbibliotheek van Spotify doorzoeken. Spotify vult tijdens het typen aan zodat je direct al een goede een keuze kunt maken tussen Top Hit, Track, Playlist, Artist en Album. In de zoekresultaten zie je afspeellijsten, artiesten, albums en tracks (nummers) die de zoekterm bevatten. De witte verticale streepjes achter een nummer geven aan hoe vaak het is geluisterd door gebruikers van Spotify (populariteit).

Bij het zoeken kun je specifieke zoekopdrachten gebruiken om in titels of juist in namen van artiesten te zoeken. De volgende opdrachten kun je gebruiken én combineren:

• title
• album
• artist
• year
• genre
• label

Zo kun je bijvoorbeeld zoeken naar de eerste tracks van de Jackson 5: artist:”jackson 5″ year:1958-1969. Of muziek zoeken voor het samenstellen van een afspeellijst met House uit de jaren 90: genre:house year:1989-1994. Als je een typfout maakt dan geeft Spotify een suggestie zoals Google: “Did you mean …?”. Er is een lijst van genres beschikbaar. De website Spotify Super Search helpt je een dergelijke zoekopdracht opbouwen.

Tip: Lijsten met tracks kun je snel filteren door op Ctrl+F te drukken en in te typen wat je wilt zien.

Het hoofdmenu aan de linkerkant bevat:

• Nieuw (What’s New)
  Onder What’s New zie je welke albums of singles nieuw zijn toegevoegd aan Spotify, plus afspeellijsten en nummers waar je vrienden en mensen bij je in de buurt naar luisteren.
• People
  Hier zie je al je Facebook-vrienden terug zodat je muziek met ze kunt delen. Aan de rechterkant van de applicatie kun je vrienden waar je vaak muziek mee deelt weergeven. Ook geeft Spotify hier muziek weer die je Facebook-vrienden afspelen.
• Inbox
  Als andere Spotify-gebruikers muziek met je delen dan komt deze hier terecht.
• Afspeelwachtrij (Play Queue)
  De Play Queue geeft aan welke muziek Spotify gaat afspelen. Als je een nummer of reclame nog eens wilt horen of er meer van wilt weten dan kun je op het tabblad History zien wat je sinds het opstarten van Spotify hebt afgespeeld.
• Apparaten (Devices)
  Hier kun je muziek synchroniseren naar je iPod, iPhone/iPad (zonder iTunes!) en Android.

• App Finder
  Met de beta-versies van de Spotify desktop clients kun je gebruik maken van applicaties van derden in Spotify. Deze applicaties helpen je bijvoorbeeld muziek vinden op basis van eerder afgespeelde nummers (Last.fm) of je stemming (Moodagent). Er is ook een app die de songteksten (lyrics) laat zien: TuneWiki. En er zijn apps waar je recenties van muziek kunt lezen en vervolgens afspelen, waaronder die van muziekblad Rolling Stone. Met Soundrop kunnen je een playlist delen met vrienden die de iPhone app Soundrop FM hebben geïnstalleerd waarna je gezamenlijk op de volgorde van af te spelen nummer kunt stemmen en nummers kunt toevoegen. Bekijk welke apps er zijn in de App Store in Spotify zelf of in de App Store op de website van Spotify. Apps die je toevoegt worden in dit onderdeel van Spotify weergegeven.
• Toplijsten (Top Lists)
  Geeft de 100 meest geluisterde tracks en albums weer. Je kunt deze lijst toespitsen op jezelf of een specifiek land.
• Radio
  Met Spotify Radio selecteer je een of meerdere decennia gevolgd door een of meerdere genres. Spotify stelt vervolgens automatisch een afspeellijst samen om naar te luisteren.

• Bibliotheek (Library)
  Geeft alle muziek weer die je met een ster hebt gewaardeerd, zelf toegevoegd aan Spotify, hebt aangekocht of toegevoegd aan een afspeellijst.
• Lokale bestanden (Local Files)
  Al je eigen MP3-muziekbestanden.
• Downloads
  Muziek die je via Spotify hebt gekocht.
• Favorieten (Starred)
  Geeft alle tracks weer die je met een ster hebt gewaardeerd. Tijdens het afspelen kun je tracks (of alle tracks van een album) eenvoudig met een ster waarderen om later snel terug te vinden.
• Afspeellijsten /  playlists
  Als je afspeellijsten hebt aangemaakt of overgenomen van andere Spotify-gebruikers dan worden deze hier opgesomd.

In lijsten kun je op namen van artiesten en albums doorklikken. De pagina van een artiest geeft achtergrondinformatie die Spotify via All Music Guide en Wikipedia. Op de pagina van een artiest staan de meest beluisterde nummers bovenaan in de “Top Hits” zodat je bijvoorbeeld snel op verzoek “iets van …” kunt draaien. Spotify baseert “Related Artists” op basis van muziek die andere Spotify gebruikers naast deze artiest luisterden. Op het tabblad “Artist Radio” kun je naar een mix van deze nummers luisteren.

De “Related Artists” helpt ook om goede muziek te duiden door de track een ster te geven. Zo bouw je snel en eenvoudig een afspeellijst op met alleen maar nummers die je zelf leuk vindt. Tijdens het luisteren brengen woorden in tekst, muziekinstrumenten, muziekstijlen, ritmes je op andere nummers die je snel kunt opzoeken om je lijst met favoriete nummers op te bouwen. Leuk!

Achter een album of track staat soms een klein zwart pijltje. Er zijn dan meerdere uitvoeringen onder dezelfde naam beschikbaar en Spotify laat momenteel de meest populaire zien. Om de andere versie(s) te zien klik je op het pijltje. Niet te verwarren met het pijltje in de kolom Get waarmee je een nummer aankoopt zodat je het op iPod of CD/DVD kunt zetten.

Tip: Voor mensen die graag met het toetsenbord werken is er een lijst met sneltoetsen van Spotify.

N.B.: Als je gebruik maakt van het gratis Spotify Open dan kun je rechtsboven zien hoe lang je nog muziek kunt luisteren. Als je met de rechtermuisknop op een specifiek nummer klikt dan zie je hoe vaak je deze nog mag luisteren (maximaal 5 keer).

Spotify mobiele clients voor o.a. iPhone/iPad en Android

De mobile clients van Spotify zijn erg goed ontwikkelde applicaties. Ik heb de iPhone/iPad en de Android client bekeken en deze hebben mij verrast qua performance en mogelijkheden. Om mobiel gebruik te maken van de muziekbibliotheek van Spotify zelf heb je een Spotify Premium abonnement nodig. Met de andere abonnementsvormen kun je alleen apart aangeschafte tracks of je eigen MP3-collectie beluisteren.

Met Spotify Premium en een internetverbinding kun je zoeken op naam van de track, artiest of het album en de muziek direct afspelen en delen met anderen. Het afspelen van muziek werkt goed met een 3G verbinding (Spotify adviseert minimaal 256 kbit/s). Werkt dus prima op de snelweg in de auto, geen CD of MP3 meer nodig via Bluetooth of met een kabeltje tussen je mobiel en je autoradio. Met je mobiel de hele verzameling van Spotify in goede kwaliteit onder handbereik! Verzeker je er wel van dat je een flat-fee abonnement (zonder datalimiet) hebt want de muziek neemt natuurlijk wel bandbreedte in.

Je kunt tracks met een ster waarderen en toevoegen aan een afspeellijst. Deze wijzigingen worden direct doorgevoerd in alle Spotify clients (als je de schermen open hebt staan dan zie je dat de afspeellijsten direct worden bijgewerkt). Afspeellijsten kun je offline beschikbaar maken zodat je ook zonder internetverbinding naar deze muziek kunt luisteren (bijvoorbeeld in het buitenland of om de batterij te sparen). Verder kun je nieuwe albums, populaire tracks en Spotify nieuws volgen via “What’s New”. Muziek die je luistert kun je scrobblen naar Last.fm.

Spotify heeft mobiele clients voor iPhone/iPad, Android, Symbian, Windows Phone, Palm en een aantal BlackBerry-modellen op een GSM-netwerk. Voor Linux is er een preview. Navigeer met je mobiel naar m.spotify.com om te zien of Spotify op jouw telefoon werkt.

N.B.:

• Je kunt maar op één apparaat tegelijk muziek via Spotify afspelen. Als je muziek afspeelde op een andere computer dan verschijnt daar de melding “Spotify has been paused because your account is used somewhere else.”.
• Spotify Premium heeft iedere 30 dagen kort verbinding nodig met de servers van Spotify zodat kan worden geverifieerd dat je nog steeds een abonnement hebt.

Scrobblen naar Last.fm voor aanbevelingen

Spotify kan de muziek die je afspeelt doorsturen naar Last.fm, dit heet scrobblen. Last.fm rapporteert je vervolgens naar welke tracks en artiesten je het meest luisterde. Ook beveelt Last.fm je op basis van hetgeen je luisterde interessante muziek aan. Deze aanbevelingen worden beter naar mate je meer scrobbelt, vandaar dat ook de mobiele clients van Spotify kunnen scrobblen.

Na het aanmaken van een profiel op Last.fm vul je je inloggegevens van Last.fm in de instellingen van Spotify in (Edit>Preferences in de Windows client).

Vervolgens krijg je na het luisteren van muziek aanbevelingen van Last.fm. Met Soundmatch werkt deze aanbevelingen automatisch voor je bij in een Spotify afspeellijst. SpotiBot doet iets soortgelijks en kan ook aanbevelingen maken op basis van de naam van een artiest/band – maar dan statisch.

Tips:

• Met de Last.fm scrobbler kun je ook scrobblen vanaf iTunes, Windows Media Player en WinAmp.
• Met Memolane blader je grafisch door web 2.0 levensherinneringen, je kunt alles wat je luisterde via Last.fm laten weergeven en vervolgens weer terugluisteren met Spotify.

Muziek delen via Spotify

Muziekstukken, albums en afspeellijsten kun je delen met andere Spotify gebruikers. Zo deelt het Twitter account @Spotify3FM alle muziek die wordt afgespeeld op 3FM.

Je kunt niet alle muziek delen wegens licentiebeperkingen over landsgrenzen heen. Ook muziek die Spotify nog niet heeft kan niet worden gedeeld, tenzij de ontvanger deze MP3-bestanden ook zelf in bezit heeft. Spotify probeert een ander nummer met dezelfde titel/artiest te vinden en speelt anders niets af.

Spotify URI of HTTP link

Als je met de rechtermuisknop klikt op naam van een artiest, album, track of afspeellijst dan kun je een link daarnaar kopiëren om te delen met andere Spotify gebruikers. Er zijn twee soorten links: “Spotify URI” of “HTTP link”. Een Spotify URI opent direct Spotify, een HTTP link opent eerst een webpagina. De HTTP link is een workaround voor e-mail en instant-messaging programma’s die nog geen Spotify URI kunnen herkennen. Als het goed is worden dat er steeds minder en kun je dus beter de Spotify URI gebruiken.

Tip: je kunt ook meerdere tracks selecteren en kopiëren. Of juist plakken (via het menu Edit>Paste of met de sneltoets Ctrl+V). Via website SpotMySongs kun je dankzij deze truc afspeellijsten aanmaken gebaseerd op iTunes, m3u of een eigen tab gescheiden export van de velden artiest en titel.

Je kunt ook een Spotify URI naar een zoekopdracht maken: spotify:search:michael+jackson of naar een specifiek gedeelte van een nummer linken door het starttijdstip achter de Spotify URI te plaatsen, zoals deze link naar de gitaar-solo in Beat It van Michael Jackson: spotify:track:6n5BpBMLfOy4uOLzmmZaEf#2:35

Spotify en Facebook

Sinds september 2011 werkt Spotify innig samen met Facebook. Sinds die tijd kun je alleen een Spotify account aanmaken als je een Facebook account hebt. Het voordeel is dat je niet nog een extra inlogaccount nodig hebt.

Als je Spotify verbindt met Facebook dan verschijnen vrienden die ook Spotify aan Facebook hebben gekoppeld aan de rechterkant onder “People”. Je kunt nu ook met deze mensen 1-op-1 muziek uitwisselen. Als je klikt op een van de namen dan zie je naar welke artiesten en tracks deze gebruiker vaak luistert en eventuele afspeellijsten die gedeeld zijn. Klik rechtsboven op je eigen naam om te zien welke informatie mensen op deze manier over jou kunnen vinden. Met “Edit” kun je instellen of jouw meest beluisterde artiesten en tracks zichtbaar mogen zijn. Ook kun je instellen welke afspeellijsten zichtbaar zijn en of afspeellijsten die je nieuw aanmaakt standaard zichtbaar mogen zijn of juist niet.

Spotify stuurt standaard álle muziek die je afspeelt naar je Facebook Timeline. Op de profielpagina van vrienden op Facebook zie je welke muziek ze op dit moment luisteren (via de ticker). Als je liever niet hebt dat alles wat je luistert zichtbaar is, schakel dan dit vinkje uit: Edit>Preferences>Facebook “Get personal recommendations by sending music you play to your Facebook Timeline”. Als je alleen af en toe iets luistert dat je liever niet naar Facebook stuurt, schakel dan deze functionaliteittijdelijk uit door onder het menu File te kiezen voor “Private Listening” – als je opnieuw inlogt in Spotify stuurt het weer muziek naar Facebook.

Muziek die via Spotify links in je Facebook newsfeed worden gedeeld kun je direct afspelen. Op het Music Dashboard in Facebook kun je ontdekken naar welke nummers je vrienden graag luisteren (Topnummers/Top Songs) en welke nummers vaak in je netwerk worden geluisterd (Muziek van vrienden/Trending). Als vrienden muziek ontdekken via jouw profiel dan krijg je daar een notificatie van in het Dashboard.

Share to… Facebook, Spotify, Twitter, Messenger

Als je de gebruikersnaam van een Spotify-gebruiker weet dan kun je deze aan de rechterkant van Spotify onder “People” toevoegen door te zoeken naar “spotify:user:username”. Je kunt dan snel muziek uitwisselen met specifieke vrienden door de track(s) op de naam van de ontvanger te slepen. Spotify geeft je de mogelijkheid om een kort bericht mee te sturen en zorgt er vervolgens voor dat de track(s) bij de ontvanger te vinden zijn in de Inbox aan de linkerkant.

Het is ook mogelijk om een link naar Spotify als statusupdate via Facebook te delen. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op de naam van een artiest, album, track of afspeellijst en kies voor “Share to…” en vul op het tabblad Facebook een korte toelichting in. Spotify herkent muziek die je vrienden op deze manier hebben gedeeld op Facebook, je kunt deze zien via “What’s New” op het tabblad Feed. Via “Share to…” kun je ook muziek delen via je Twitter of Messenger status.

Tips:

• Mocht je muziek ontvangen van mensen waar je geen prijs op stelt dan kun je rechtsklikken op hun naam en kiezen voor “Block from inbox”.
• Spotify mailt je ook periodiek de top tracks en top playlists van je vrienden.

Afspeellijsten delen (playlists)

Vanaf alle Spotify clients kun je muziek indelen in afspeellijsten (playlists). Playlists zijn ook dé manier om hele albums onder handbereik te hebben. Omdat er op deze manier wel erg veel afspeellijsten worden gemaakt kun je ze ook onderverdelen in mappen. Kies in de Windows client via het menu File voor “New Playlist Folder” en geef de map een naam. Vervolgens kun je er afspeellijsten, of andere mappen, in slepen.

In de Windows client sleep je nummers naar een bestaande afspeellijst of kies je de lijst in het rechtermuisknop menu via “Add To”. Natuurlijk kun je afspeellijsten afspelen, de opties Shuffle en Repeat zijn in de Windows client te vinden in het menu Playback.

Met een Spotify Premium abonnement kun je je afspeellijsten offline beschikbaar maken zodat je de tracks ook zonder internetverbinding kunt luisteren. Met Spotify Open of Unlimited kun je alleen muziek die je bezit offline beschikbaar maken. Als je wilt dan kun je wel in één keer een hele afspeellijst als MP3 kopen via een bundel (“Get All Tracks”).

Afspeellijsten kun je ook delen met andere Spotify-gebruikers zodat die naar jouw lijst kunnen luisteren. Stuur de Spotify URI of HTTP Link die je achterhaalt via het rechtermuisknop menu. Of publiceer de lijst (“Publish”) op je Spotify-profiel.

Er zijn websites die het gemakkelijk maken afspeellijsten van anderen te vinden en je eigen afspeellijsten te delen. Bijvoorbeeld van nieuwe muziek die op Spotify verschijnt. KPN maakt de “Playlist van je leven” op basis van een nummer dat je luisterde op je 13e. Of de Top 40, jaarlijsten of muziek van festivals zoals Pinkpop en Lowlands. Doordat de Top 40 afspeellijst steeds door een Spotify gebruiker wordt bijgehouden heb je zo altijd de nieuwste hits onder handbereik. Voorbeelden van dergelijke websites zijn HotSpotify, ShareMyPlayLists (met iPhone/iPad app), WeAreHunted, SpecifySpot, SpotyList en Topsify. Of de eerdergenoemde Soundmatch en SpotiBot die afspeellijsten voor je genereren op basis van een Last.fm profiel. Of Virtual Music List met de meest gedeelde muziektracks en -albums op Facebook. Op de site Echofi kun je een artiest invoeren waarna de site via Spotify muziek van gerelateerde artiesten afspeelt volgens de database van Echo Nest.

Afspeellijsten kun je ook met andere mensen samenstellen. Klik met de rechtermuisknop op een afspeellijst en kies voor “Collaborative Playlist”. Er verschijnt nu een klein stipje voor het icoon van de lijst. Je kunt nu de URL van deze afspeellijst naar iemand anders sturen. De ontvanger kan de lijst nu openen en kiezen voor “Subscribe”. Alle gebruikers van de lijst kunnen deze afspeellijst wijzigen. Handig om snel nummers met een bepaald thema (Kerst, Valentijnsdag) of van een bepaald genre samen te stellen en leuk tijdens een verjaardag!

N.B.: Als je later besluit de lijst niet meer te delen dan blijft deze wel read-only beschikbaar voor mensen die eraan mee hebben gewerkt.

Spotify apps

Spotify is door ontwikkelaars van andere applicaties aan te sturen waardoor integraties mogelijk zijn. Er zijn al aardig wat applicaties ontwikkeld door derden waarmee je de Spotify client op Windows of Mac kunt bedienen via een mobiel apparaat zoals iPhone/iPad of Android.

SpotON Radio zoekt soortgelijke muziek op basis van een artiest die je invult. Met de app OOR kun je gerecenseerde muziek luisteren.

Met Shazam en SoundHound kun je een track die je bijvoorbeeld hoort in een café nuriet herkennen en vervolgens afspelen in Spotify.

Spotify abonnementen

Er is een lijst met de prijzen en functionele verschillen tussen Spotify Premium, Unlimited en Open. Het komt erop neer dat Spotify drie abonnementsvormen heeft waarvan er één gratis is (Spotify Open). De gratis variant is gelimiteerd om aan de wensen van de muziekindustrie tegemoet te komen:

• je kunt maximaal 10 uur per maand muziek luisteren (zo’n 20 albums ofwel 200 tracks);
• je kunt een specifiek nummer maximaal vijf maal beluisteren;
• de muziek wordt af en toe onderbroken door een reclameboodschap of handige Spotify-tip van ongeveer 30 seconden;
• de interface van Spotify laat reclames zien, soms blijven die een paar seconden staan voordat je iets kunt doen zoals een volgend nummer afspelen;
• de geluidskwaliteit is iets minder (160kbps) dan die van de betaalde abonnementen (320kbps).

N.B.:

• De eerste twee beperkingen gaan zes maanden na het aanmaken van je gratis account in en zijn in de eerste periode wat minder stringent.
• De reclameboodschappen worden door adverteerders naast het muziekgenre gericht op gegevens die je in je profiel hebt ingevuld zoals land, adres, geslacht en geboortedatum. Om deze reden kun je muziek van een Spotify-account maar op één plek tegelijk luisteren – je kunt dus niet zowel op het werk als thuis Spotify onder hetzelfde account draaien.

Het Spotify Unlimited abonnement heft de beperkingen, op de geluidskwaliteit na, op. Wel een verwarrende naam natuurlijk, Unlimited heeft toch wat restricties.

Spotify Premium biedt toegang tot exclusieve content (zoals albums eerder kunnen luisteren of deelnemen aan prijsvragen). Ook kun je dan afspeellijsten die je hebt samengesteld uit de bibliotheek van Spotify offline beluisteren wat handig is met een mobiel apparaat of je laptop op reis. De andere abonnementsvormen laten alleen offline gebruik van muziek die je zelf bezit (je eigen MP3-verzameling, of muziek die je kocht via iTunes of Spotify) toe. Ook voor het op CD branden van muziek is aankopen nodig. Je kunt Spotify Premium 7 dagen gratis proberen.

Je kunt Spotify betalen met PayPal (ook aan je bankrekening te koppelen) of Visa/Mastercard.

Tip: Je kunt iemand 1, 3, 6 of 12 maanden Spotify Premium cadeau doen (en een e-card versturen of e-mailen). Albert Heijn verkoopt de Spotify Gift Card in 10, 30 en 50 euro.

Met zo’n gift-card kan een Spotify Open abonnement worden omgezet naar Spotify Premium of kan de lopende abonnementsperiode worden verlengd. De Spotify gift e-card staat op mijn verlanglijstje.

Alternatieven voor Spotify

Alternatieven voor Spotify zijn GrooveShark, Aupeo, Deezer, Cantio, We7 en Rdio (alleen in de VS en Canada). Deze zijn veelal nog kleinschaliger (minder tracks of alleen op artiest mogen zoeken, of alleen webbased) of hebben geen contracten met platenmaatschappijen.

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen rondom Spotify

Op de Spotify website zijn veelgestelde vragen te vinden. Daarnaast kun je vragen via Spotify op GetSatisfaction stellen, andere gebruikers kunnen daar ook op reageren. Controleer voordat je een storing noemt eerst even de Spotify service status.

Naast nieuwe functionaliteiten in de clients blogt Spotify over nieuwe albums die n.a.v. contracten worden toegevoegd en Premium aanbod zoals pre-releases en wedstrijden. Je kunt Spotify ook op Twitter of Facebook volgen.

Om bovenop nieuwe releases te zitten kun je nieuwe singles/albums en top 100 lijsten per land vinden onder de gebruiker Spotify. SpNotify en FreshSpotify kunnen je een mailtje sturen als er muziek van jouw favoriete artiest is.  Er is ook een site die de nieuwe releases op Spotify doorzoekbaar maakt.

Spotify concentreert zich momenteel op het uitbouwen van de muziekbibliotheek. In de toekomst volgen dan mogelijk songteksten, video’s, podcasts en audiobooks.

Ontwikkelaars met een Spotify Premium abonnement kunnen zelf een programma schrijven met de libspotify C API of de Metadata API. Op de website van Spotify zijn meer slimme applicaties/integraties van derden te vinden.

Daarnaast zijn er apparaten die handig gebruik maken van Spotify zoals de muzieksystemen Sonos, Logitech Squeezebox, Onkyo, Western Digital TV Media Players en Philips Streamium – steek de stekker in het stopcontact en je hebt muziek.

Spotify: All the music, all the time

Je kunt berichten ook schedulen met tools als TweetDeck, CoTweet en HootSuite, maar daar stel je per bericht een exact tijdstip in om het bericht te versturen. Dat is meer werk en handig om een bericht op een specifieke datum en tijd te versturen. Met Buffer plaats je berichten zonder poespas in een wachtrij. Op door jou ingestelde tijdstippen publiceert Buffer een bericht uit deze wachtrij naar Facebook en/of Twitter.

Sinds enige tijd stuur ik tweets die niet tijd-kritisch zijn op deze manier. Voordelen van deze manier van het versturen van berichten zijn:

• je kiest handige tijdstippen uit en stuurt je berichten wanneer je volgers online zijn.
• je verdeelt je berichten over de dag in plaats van je volgers met één blok te overspoelen op het moment dat jij je nieuwsberichten leest en doorstuurt.
• je hebt regelmatig wat te vertellen in plaats van onregelmatig of soms niet.
• internationale accounts kunnen ook berichten versturen als volgers in een andere tijdzone wakker zijn en zij zelf slapen.

Buffer is dus een subtiele manier om je account te automatiseren. De betere timing zie je terug in een toename in het aantal reacties op en verder delen (retweeten) van jouw berichten. Daarnaast krijg je overzichtelijke statistieken: hoeveel clicks, hoe vaak geretweet en dus welk bereik?

Persoonlijk vind ik het niet erg om af en toe met een lege buffer te zitten en beperk ik het aantal tijdslots omdat ik liever kwalitatief goede links verstuur dan gewoon heel veel links. Na een week gebruik zit mijn buffer echter regelmatig vol. Als je via mijn link een Buffer account aanmaakt en een bericht verstuurt begin je zelf met een ruimere buffer en krijg ik er ook ruimte bij.

Tips:

• Wanneer zijn je volgers online om jouw tweets te lezen? Het beste tijdstip om te twitteren kun je achterhalen via SocialBro waarna je de gegevens direct kunt doorzetten naar Buffer, of via Tweriod. Kies een tijdstip waarop je zelf niet aan het twitteren bent om te voorkomen dat je gebufferde tweets een discussie verstoren.
• Buffer kan je een mailtje sturen om je te attenderen op een lege buffer.
• Buffer heeft samen met eindgebruikers een database met (Engelstalige) inspirerende quotes aangelegd voor als je even niets te vertellen hebt maar toch iets wilt zeggen.

My Buffer: Berichten in je buffer bewerken en statistieken inzien

Als je je bedenkt over de inhoud van een bericht dan kun je deze op het tabblad My Buffer terugvinden en bewerken of verwijderen. Je kunt de berichten ook eenvoudig in een andere volgorde verslepen.

Op het subtabblad Analytics rapporteert Buffer van ieder bericht het aantal keren dat deze is doorgestuurd (en door wie), het aantal keren dat er op de link is geklikt en hoeveel mensen er bereikt zijn (gebaseerd op het aantal volgers van alle potentiële lezers). Zie ook het screenshot hierboven.

Buffer pop-up installeren in je webbrowser

Er zijn extensies om Buffer binnen handbereik te hebben voor webbrowsers Firefox, Safari en Google Chrome. Als je een van deze webbrowsers gebruikt dan zou ik zeker deze extension installeren. Je kunt dan:

• Met één druk op de knop de huidige pagina doorsturen naar Buffer, ook vanuit Google Reader.
• Met een sneltoets de huidige pagina doorsturen naar Buffer, in Chrome/Safari (Alt+b) en Firefox (Ctrl+Alt+b).
• Rechtsklikken op een pagina om de pagina door te sturen.
• Individuele tweets op de website Twitter.com aan je Buffer toevoegen om te ReTweeten met één druk op de knop.

De Buffer pop-up stelt standaard voor om de huidige pagina door te sturen. De titel van de pagina staat voorgedrukt en de link naar deze pagina wordt automatisch ingekort. Met een post op Facebook kun je een afbeelding en preview meesturen. Pas de tekst (de titel/kop van de pagina) aan en voeg zelf wat extra’s toe – waarom is deze pagina interessant voor je volgers?

Tips:

• Je kunt een berichten die je direct wilt versturen via Buffer versturen zodat je statistieken netjes in Buffer verschijnen en je via één interface berichten kunt versturen.
• Als je je links liever inkort via je eigen bit.ly account dan kan dat via Settings.
• Als je eerst tekst selecteert en dan de Buffer pop-up aanroept staat de geselecteerde tekst klaar om te versturen.
• Als de pop-up in de weg staat dan kun je deze verslepen.
• Als je Buffer per ongeluk hebt geopend of je hebt je bedacht dan kun je gewoon naast de pop-up klikken om deze te sluiten.

Voor andere webbrowsers gebruik je de bookmarklet. De Buffer bookmarklet werkt ook goed op de iPad en heb ik opgenomen in mijn Quix-configuratie. Doordat je vanuit de bookmarklet ook direct berichten kunt versturen is het een handige vervanging voor de bit.ly bookmarklet om snel een pagina door te sturen. Vooral ook omdat de bit.ly bookmarklet al tijden niet goed werkt op de iPad.

Buffer integraties

Naast de webbrowser extensions van Buffer kun je je buffer ook vullen via:

• E-mail
  Stuur een mailtje naar  je geheime @to.bufferapp.com e-mailadres met de tekst om te versturen in het onderwerp en de link in de body. Je kunt ook extra opties meesturen om een bericht via specifieke accounts en zelfs direct te versturen.
• Je eigen website of weblog
  Er is een stukje JavaScript code om een Buffer-knop te integreren in je website. Als je WordPress hebt dan kun je gebruik maken van de plugin ShareBar of Buffer Button.
• URL voor bijvoorbeeld Google Reader “Send To”
  Buffer heeft een URL via welke je een huidige pagina en URL kunt doorsturen: http://bufferapp.com/add?url=${url}&text=${title}
• App voor Android en iPhone
  Buffer heeft apps voor Android en iPhone. Via de app kun je berichten toevoegen, bewerken, verwijderen en van volgorde veranderen én de statistieken opvragen (Analytics). Op Android integreert Buffer met de standaard “Share via” optie die je vanuit veel apps kunt gebruiken. Op iOS kun je vanuit een bookmarklet in Safari berichten schedulen.
• Webservices koppelaar ifttt
  Buffer is als uitvoerkanaal beschikbaar op If This Then That. Je kunt zo dingen die je in Google Reader of YouTube als favoriet markeert automatisch aan je buffer laten toevoegen. Omdat alles automatisch gaat heb je geen invloed op de tekst en vervalt het bericht als je buffer vol zit.

Buffer Free, Pro en Premium

De gratis (Free) versie van Buffer heeft een buffer van 10 berichten, of 11 als je via mijn link een Buffer account aanmaakt. Met de Pro versie beschik je over een buffer van 50 berichten en de Premium versie heeft een ongelimiteerde buffer. Berichten die je direct verstuurt worden niet gebufferd en tellen niet mee.

In Buffer Free kun je één Twitter en één Facebook account kwijt. Met Buffer Pro kun je berichten bufferen voor vijf accounts. In de pop-up van Buffer klik je eenvoudig één of meerdere accounts aan via welke de tweet verstuurd moet worden. In de Premium versie kun je een ongelimiteerd aantal Twitter accounts toevoegen.

Met Buffer Pro kun je ook met twee gebruikers de buffer(s) opvullen. Buffer Premium staat vijf gebruikers toe.

Met zowel Buffer Pro als Buffer Premium kun je meerdere patronen aanmaken. Met Buffer Free kun je instellen op welke dagen je je berichten wilt versturen en daar vervolgens tijdstippen bij instellen. Doordeweeks ‘s ochtends vroeg bleek voor mij een goed tijdstip, maar in het weekend is het dat natuurlijk niet. Met de betaalde versie van Buffer kun je een apart patroon voor het weekend aanmaken – met de gratis versie kun je ervoor kiezen zaterdag en zondag niets te twitteren vanuit Buffer.

Bij Buffer Premium belooft Buffer tenslotte superieure ondersteuning.

Op de hoogte blijven van Buffer

Buffer verzamelt feedback via Uservoice. Om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen kun je Buffer op Twitter, Buffer op Facebook of het blog van Buffer volgen (al sturen ze ook regelmatig – via Buffer natuurlijk – gerelateerde artikelen).

Het schedulingsalgoritme van alternatief queued.at is minder flexibel (momenteel standaard in interval van 30 minuten) maar deze tool kan ook op LinkedIn posten. Buffer werkt aan LinkedIn én Google+ zodra de API daarvoor beschikbaar is.

Met korte berichten houden mensen elkaar op de hoogte en wisselen kennis en meningen uit om elkaar te versterken. Yammer werkt effectiever dan e-mail omdat reacties direct voor iedereen zichtbaar en – ook handig in tegenstelling tot chatten – vindbaar blijven. Mensen ervaren de berichten van Yammer niet als spam omdat je er gewoon even doorheen kunt scrollen. Doordat Yammer ook goed werkt op moderne smartphones kan iedereen altijd en overal mee doen.

Naast korte berichten kun je binnen Yammer ook samenwerken aan documenten. Tenslotte kun je acties die mensen in andere bedrijfsapplicaties uitvoeren weergeven in Yammer. Denk aan een actie in een CRM-systeem (nieuwe klant aangemaakt) of een ticket-systeem (incident afgemeld).

Een van de bedrijven die Yammer gebruikt is Deloitte: “Het geheim is dat het zo simpel en laagdrempelig is’, zegt Schep, ‘Je stelt even een vraag of je deelt informatie, iets wat je via e-mail niet zo snel zou doen. En er is vaak wel iemand die het oppakt.’ De vragen kunnen variëren van een ‘helpvraag’ over Excel tot wie er naar een bepaalde conferentie gaat. Collega’s geven ook updates over de projecten waarmee ze bezig zijn of welke klant ze gaan bezoeken.  ’Ik weet nu welke collega’s verstand hebben van bepaalde onderwerpen en ik kan ze erover aanschieten voor mijn eigen projecten. Ik heb op die manier veel nieuwe mensen bij Deloitte leren kennen. Sommigen heb ik zelfs nog nooit in het echt gezien.’”

Medewerkers binnen organisaties die Yammer gebruiken geven aan minder e-mail te ontvangen en sneller en meer reacties op vragen te krijgen. Doordat de berichten op Yammer worden gevolgd door meer collega’s wordt kennis sneller gedeeld en blijft deze ook beschikbaar als de auteur uit dienst treedt. Bij Deloitte is geconstateerd dat Yammer-gebruikers meer betrokken zijn bij hun collega’s en het bedrijf wat resulteert in een lager personeelsverloop. Yammer heeft zelf ook wat verschillende Yammer business use cases opgesomd.

Yammer is actief sinds september 2008. Er zijn nu meer dan 80.000 netwerken waaronder meer dan 80% van de Fortune Top 500 bedrijven. Yammer heeft 3 miljoen eindgebruikers in 136 landen.

Rijkswaterstaat geeft in de onderstaande video (1:37) een heldere uitleg van de mogelijkheden van Yammer (“IenM Live”). Een projectmedewerker krijgt reacties van collega’s uit de hele organisatie – op kantoor en in het veld.

Iedere organisatie kan eenvoudig en gratis met Yammer aan de slag – de IT-afdeling hoeft er niets voor te installeren. In feite begin je zo:

1. Ga naar Yammer.com en voer je zakelijke e-mailadres in;
2. Bevestig je e-mailadres met de link in het mailtje dat je ontvangt;
3. Voer je eigen profielgegevens in en nodig andere collega’s uit – Yammer zal zich als een lopend vuurtje binnen de organisatie verspreiden.

N.B.:

• Yammer maakt netwerken op basis van de domeinnaam in het e-mailadres (@eenmanierom.nl). Als je organisatie over meerdere domeinnamen beschikt, let er dan even op dat iedereen zich in hetzelfde Yammer netwerk registreert.
• Yammer bewaakt natuurlijk de gegevens van het netwerk en verstuurt alle informatie versleuteld over het netwerk (https: SSL/TLS).
• Yammer heeft op Quora toegelicht waarom je Yammer niet op een eigen server kunt/wilt installeren.

Doordat je als Yammer gebruiker zelf bepaalt (filtert) welke collega’s, onderwerpen (topics) of (project)groepen je volgt is Yammer geschikt voor zowel kleine als grote organisaties. Qua gebruikerservaring beweegt Yammer zich tussen Twitter en Facebook. De meest belangrijke verschillen tussen Twitter en Yammer zijn:

• Berichten op Yammer zijn alleen zichtbaar voor collega’s binnen hetzelfde bedrijf. In Twitter zijn alle berichten openbaar of juist alleen zichtbaar voor mensen die je toestemming hebt gegeven om te volgen.
• De berichten op Yammer mogen meer dan 140 tekens lang zijn.
• Reacties kunnen op Yammer netjes onder het oorspronkelijke bericht (threaded) worden weergegeven, net als in Facebook. In Twitter is het verloop van een discussie, zeker met meerdere Twitter gebruikers, niet eenvoudig te reconstrueren.
• Berichten op Yammer kun je “liken”. Als je een bericht onder de aandacht wilt brengen van mensen die jou volgen, klik dan op “Like” óf geef een reactie op het bericht. Het bericht komt dan in de “My Feed” van mensen die jou volgen. Klik ook op “Like” als je een bericht om een of andere reden waardeert om de auteur kenbaar te maken dat deze een nuttig bericht op Yammer heeft geplaatst. Klikken op “Like” doe je dus niet alleen bij “leuke” berichten.
• In Yammer kun je gemakkelijk bestanden (bijvoorbeeld een tekstdocument of een afbeelding) en links naar webpagina’s meesturen met een bericht.

De webinterface van Yammer

Yammer heeft een eenvoudige, overzichtelijke webinterface die het delen van kennis en nieuwtjes laagdrempelig maakt. Veel van de onderdelen die hieronder beschreven zijn zie je, in ieder geval qua terminologie, ook terug in de Yammer-clients voor mobiele apparaten.

Tip: De interface van Yammer is beschikbaar in diverse talen, helemaal onderaan het scherm kun je instellen welke taal je graag gebruikt – klik daarvoor op de naam van de huidige taal, bijvoorbeeld “English (US)”. Als je eigen taal nog niet beschikbaar is dan kun je zelfs direct helpen met vertalen.

Op de bovenste balk zie je van links naar rechts:

• Yammer logo
  Klik erop om snel naar de startpagina van Yammer gaan.
• Private Messages
  Laat berichten zien die privé aan jou zijn gericht.
• Notifications
  Attendeert je op de laatste reacties op je berichten (ook “likes”), berichten waarin je bent genoemd en nieuwe volgers.
• Search
  Zoeken waarna Yammer de resultaten opgesplitst in berichten, Yammer-gebruikers, groepen en topics weergeeft. Yammer doorzoekt dus ook de profielvelden van Yammer-gebruikers zodat je collega’s kunt vinden op basis van feitelijke organisationele informatie (organigram, expertise, interesses). De zoekresultaten kun je in het resultaatscherm verder verfijnen en bijvoorbeeld aangeven wie het bericht plaatste, in welke groep en in welke periode. Ook kun je werken met AND, OR en NOT om woorden te combineren of juist uit te sluiten.
• My Networks
  Voor de samenwerking met (potentiële) klanten, partners en leveranciers kun je een extern netwerk aanmaken. Via “Browse External Networks” kun je zien welke externe netwerken er zijn aangemaakt en zelf een nieuwe aanmaken. Als je lid bent van meerdere Yammer-netwerken dan kun je hier overschakelen naar een ander netwerk. Als er berichten zijn op een ander netwerk dan maakt een teller je hier attent op.
• <je eigen naam>
  Door op je eigen naam te klikken kun je je profielgegevens en gebruikersinstellingen wijzigen. Ook kun je vanaf hier snel naar documentatie en de hulp van Yammer Customer Support vragen. Tenslotte kun je hier uitloggen.

Tip: Als je je muis even boven de naam van je netwerk houdt dan zie je hoeveel berichten er vandaag in totaal zijn geplaatst, plus het aantal Yammer-gebruikers en -groepen.

Vervolgens is het scherm onderverdeeld in drie kolommen. In de rechterkolom kun je een collega op Yammer uitnodigen door een e-mailadres in te typen. De Activity Stream (ticker) laat de laatste vijf acties zien die collega’s die je volgt op Yammer hebben ondernomen: denk aan het lid worden van een groep, het volgen van een topic, het bijwerken van informatie of het installeren van een Yammer-applicatie op bijvoorbeeld de mobiele telefoon. Verder zie je in de rechterkolom welke gebruikers op dit moment online zijn – de kolom bevat in het algemeen ook in andere weergaven aanvullende informatie.

N.B.: Zakelijke applicaties kunnen een sociaal laagje krijgen door zelf gegevens aan te bieden in deze Activity Stream Ticker. Zo is het met ERP-systeem NetSuite mogelijk om op de hoogte te blijven van belangrijke acties via Yammer door je bijvoorbeeld te “abonneren” op berichten van voor jou belangrijke klanten. En Brightidea betrekt meer mensen bij ideeën door zichtbaar te maken wanneer mensen een nieuw idee publiceren, erop stemmen of erop reageren.

In de brede kolom in het midden verschijnt de informatie (bijvoorbeeld Yammer berichten). Als je inlogt in Yammer web dan zie je standaard de weergave “My Feed” met chronologisch alle geplaatste berichten waar je op een of andere manier om gevraagd hebt. Als je zorgt dat je de juiste mensen en onderwerpen volgt én lid bent van de juiste groepen dan is af en toe een blik werpen op deze feed voldoende. Yammer attendeert je vanzelf als iemand je noemt of aanspreekt in een bericht via “Notifications” bovenin het scherm.

Tips (zie ook onderstaand screenshot):

• Yammer breekt (reacties op) berichten af, bijvoorbeeld tot de eerste alinea. Klik op “expand” om het hele bericht te lezen.
• Yammer laat alleen de laatste twee reacties van het bericht zien, de oudere reacties kun je opvragen door op “Show x older replies” te klikken.

Zie je teveel berichten die niet interessant voor jou zijn? Je kunt de mensen, groepen en topics die je volgt snel uitdunnen door rechtsboven te klikken op het linkje “Top Conversations”. Klik op “Edit Who I’m Following” en open het tabblad “I’m Following”. De knop “Following” verandert in “Unfollow” als je ‘m aanwijst – klik erop om berichten van mensen die voor jou niet interessant zijn te verbergen. Als je stopt met iemand te volgen dan komen nieuwe berichten van die persoon niet meer in “My Feed”, berichten tot het moment van volgen blijven staan.

De opties in de linkerkant van het scherm zijn:

• My Feed
  Geeft berichten weer van mensen en topics die je volgt, plus groepen waar je lid van bent. Bij berichten die gericht zijn aan een groep zie je het groepslogo over de foto van de Yammer-gebruiker heen staan. Je kunt “My Feed” weergeven als op “Top Conversations” (standaard), “Followed Conversations of “All Conversations”. Met “Top Conversations” beslist Yammer algoritmisch op basis van jouw interactie met berichten welke berichten voor jou relevant zijn. Als je groepen of topics volgt dan worden deze meegenomen. Gevorderde gebruikers kiezen voor “Followed Conversations” omdat zij zelf een feed samenstellen door mensen, groepen en topics te volgen. “All Conversations” geeft alle berichten weer waar je toegang toe hebt. Met de opties “Bookmarks”, “Likes” en “Sent Messages” kun je chronologisch door berichten bladeren waar je laatst iets mee hebt gedaan.
• Private Messages
  Voor het uitwisselen van privé-berichten collega’s op Yammer. Deze berichten zijn alleen zichtbaar voor de Yammer-gebruikers aan wie de berichten zijn gericht. Je kunt een discussie met meerdere collega’s voeren en er zelfs later mensen aan toevoegen – die kunnen dan ook de historie lezen. Let op: Private Messages kunnen nog niet verwijderd worden – Yammer heeft dit nog niet geïmplementeerd.
• My Profile
  Opent je profielpagina. Met “Edit Profile” kun je je profiel bijwerken.
• Members
  Via Members kun je alle geregistreerde Yammer-gebruikers opvragen en sorteren op naam, datum aanmelding, aantal volgers en aantal berichten. Als je doorklikt naar de profielpagina van een Yammer-gebruiker dan zie je de berichten die iemand heeft geplaatst of discussies waaraan is deelgenomen. Als iemand Links, Questions, Files, Images, Polls of Events heeft gebruikt dan kun je deze terugvinden op tabbladen. In de rechterkolom toont Yammer de ingevulde profielinformatie met daaronder de collega’s die volgen en worden gevolgd. Daaronder staan details uit het organigram (Org Chart) en het lidmaatschap van groepen. Bij gratis gebruik van Yammer (Basic) is er een link beschikbaar die door iedere Yammer-gebruiker kan worden gebruikt om een voormalige collega opnieuw te laten bevestigen dat het e-mail adres actief is (“uit dienst” te melden).

Groups

Onder dit kopje somt Yammer groepen op waar je lid van bent. De Group “All Company” geeft alle berichten van alle Yammer-gebruikers, over alle topics en in alle (openbare) groepen weer. Je kunt dan de berichten binnen een specifieke groep snel opvragen al zijn de berichten van groepen waar je lid van bent ook onderdeel van “My Feed”. Via de Groups Directory kun je zien welke groepen er nog meer zijn en hier lid van worden. Voor gesloten groepen is daarvoor goedkeuring door de beheerder nodig.

Je kunt ook zelf een groep aanmaken. Let wel op: bij het aanmaken van een groep bepaal je of deze private of public (en vindbaar) is. Deze instellingen kun je later niet meer omdraaien. Yammer kiest hiervoor opdat gebruikers in gesloten groepen erop kunnen vertrouwen dat de berichten nooit openbaar worden. En andersom: iedere Yammer gebruiker kan een bericht plaatsen in een publieke groep (zonder expliciet “lid” te zijn) en zou dan ineens niet meer bij geplaatste berichten kunnen. Een Yammer Group maak je aan voor mensen met een gedeelde interesse, expertise, geografische locatie, afdeling of project. Een groot voordeel van Yammer is afdelingsoverstijgende informatieuitwisseling, maak een groep dan ook alleen “Private” als er gevoelige informatie wordt gedeeld (en kies er dan eventueel zelfs voor om de groep niet zichtbaar te hebben in de “Groups Directory”).

Tip: Als je geen bericht wilt missen van een specifieke groep, vink dan bij “Subscribe to this group by” de optie Email aan.

Apps

• Files
  Somt chronologisch alle bestanden op die gedeeld zijn op Yammer. Je kunt de weergave filteren op bestanden die je volgt, zelf hebt geüpload of op een specifieke groep. Ieder bestand heeft een eigen pagina. Daar kun je bijvoorbeeld een nieuwe versie van het bestand uploaden – de nieuwe versie is dan direct beschikbaar in alle discussies waarin naar het bestand werd verwezen. Van bestanden die je volgt krijg je een melding als er een nieuwe versie is of als er in een discussie naar wordt verwezen. Vanaf de pagina van een bestand kun je het verwijderen of teruggaan naar een eerdere versie. Bestanden van het type .doc (Microsoft Word), .ppt (Microsoft PowerPoint) or .pdf (Adobe PDF) kun je op de tekst in het document terugvinden (full-text search).
• Pages
  Somt chronologisch alle pagina’s op die gedeeld zijn op Yammer. Met Yammer Pages kun je tegelijkertijd (real-time) met anderen samenwerken aan een document. Denk aan een brainstorm, opzet voor een artikel en aantekeningen zoals notulen. Je kunt gebruik maken van basale opmaak zoals kopjes, vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, opsommen en inspringen. Daarnaast kun je linken naar andere Yammer gebruikers, een website, bestanden (files) en andere pagina’s (pages) en zo een intranet aan informatie opbouwen. De pagina zal steeds automatisch worden opgeslagen. Als de pagina klaar is dan kun je deze publiceren. Er is ook versiebeheer. Pagina’s die je zelf maakt of die met je worden gedeeld volg je automatisch.
• Invite
  Nodig een collega’s uit voor Yammer op basis van e-mailadres.

More

• Admin
  Geeft een overzicht van de extra functionaliteiten die het betaalde Yammer Premium biedt plus telefoonnummer van de Yammer-accountmanager.Notifications
  Attendeert je op reacties op je berichten (ook “likes”), berichten waarin je bent genoemd en nieuwe volgers.
• Leaderboards
  De App Leaderboards geeft de top 3 (of top 10) van de “Most Liked Members”, “Most Replied to Members”, “Members with the Most Posts”, “Most Replied to Conversations” en “Conversations with the Most Participants” (de tijdsperiode kun je instellen: afgelopen 24 uur, 7 dagen of 28 dagen).Bookmarks
  Somt berichten op die je voor persoonlijk gebruik hebt gebookmarked via More>Bookmark.
• Topics
  Somt alle in berichten gebruikte Topics op en stelt je in staat dit onderwerp te volgen. Nieuwe Yammer gebruikers plaatsen automatisch een bericht met naam, functietitel en het topic “Joined” erin. Als je dus snel op de hoogte wilt zijn van nieuwe collega’s op Yammer, volg dan dit topic. Op de pagina van een specifiek topic kun je ook zien welke Yammer-gebruikers er het meeste over verteld hebben.
• Org Chart
  Geeft de hiërarchische structuur van het Yammer netwerk grafisch weer. Je kunt je eigen plek in het organigram eenvoudig instellen via Account>My Settings, Org Chart (vul e-mailadressen in onder “I manage”, “I report to” en “I work with”). De positie moet wel door de ander bevestigd worden alvorens zichtbaar te worden.
• Images
  Somt een chronologische galerij van afbeeldingen op die met berichten op Yammer zijn meegestuurd.
• Videos
  Somt een chronologische galerij van video’s op die met berichten op Yammer zijn meegestuurd.
• RSS
  Om snel (nieuws)berichten te kunnen delen en bespreken kun je deze importeren via RSS. Denk aan vakgerelateerde weblogs/websites, Twitter feeds/zoekopdrachten of Google Alerts op de naam van de organisatie en producten. Yammer-gebruikers kunnen een geïmporteerde RSS-feed volgen en vervolgens reageren op interessante berichten. Op deze manier brengen zij deze interessante berichten onder de aandacht van mensen die hen volgen. RSS-feeds die je als Yammer-gebruiker volgt verschijnen wegens het vaak hoge volume aan berichten niet in “My Feed” maar onder het kopje RSS. Soms lukt het niet om een RSS feed toe te voegen: probeer het dan eens met een andere webbrowser of opnieuw (is natuurlijk bij Yammer gemeld).
• Praises
  Somt alle praises (complimenten) op.
• Links
  Somt chronologisch webpagina’s op die met berichten op Yammer zijn meegestuurd.
• Polls
  Geeft chronologisch alle berichten weer die als “Poll” (korte enquête) zijn geplaatst.
• Events
  Somt chronologisch alle evenementen op.
• Questions
  Geeft alle berichten weer die als “Question” zijn geplaatst om snel na te gaan of er nog openstaande vragen zijn.
• Activity Stream
  Geeft alle berichten van de Activity Stream weer. laat acties zien die collega’s op Yammer ondernemen: denk aan het lid worden van een groep, het volgen van een topic, het bijwerken van profielinformatie of het installeren van een Yammer-applicatie op bijvoorbeeld de mobiele telefoon. De updates worden automatisch gegroepeerd – als 8 collega’s een nieuwe foto plaatsen dan somt Yammer die op in één update. Zakelijke applicaties kunnen een sociaal laagje krijgen door zelf gegevens aan te bieden in deze Activity Stream. Zo is het met ERP-systeem NetSuite mogelijk om op de hoogte te blijven van belangrijke acties via Yammer door je bijvoorbeeld te “abonneren” op berichten van voor jou belangrijke klanten. En Brightidea betrekt meer mensen bij ideeën door zichtbaar te maken wanneer mensen een nieuw idee publiceren, erop stemmen of erop reageren.
• Notifications
  Somt alle reacties op je berichten, berichten waarin je bent genoemd en nieuwe volgers op.
• Apps Directory
  Geeft alle integratiemogelijkheden met Yammer weer: desktop, mobiel, binnen Yammer zelf of met andere applicaties. Plus applicaties van derden.

Navigeren met sneltoetsen

Je kunt snel door de webinterface navigeren met sneltoetsen. Yammer somt de sneltoetsen op in een pop-up als je een vraagteken typt. De sneltoetsen zijn:

Zelf een bericht plaatsen: What are you working on?

Als je klikt in het vak “What are you working on?” dan kun je daar een bericht typen. Hieronder beschrijf ik hoe het plaatsen van een bericht werkt, verderop in het artikel staan tips over wat je inhoudelijk kunt plaatsen.

Boven het bericht kun je klikken op “an update” en ervoor kiezen je bericht als Update, Question, Poll, Event of Praise te plaatsen (een praise is een compliment of bedankje met een passend icoontje – “praise badge”).

Als je een update plaatst vanuit “My Feed” dan komt deze standaard in de “Company Feed” terecht. Mensen die jou volgen, of het eventuele topic dat je meegeeft, krijgen het bericht onder ogen. Doordat mensen via “My Feed” meestal ingesteld hebben op “Top Conversations” of “Followed Conversations” verschijnt je bericht niet bij iedereen op het scherm, wees dus niet bang om te “spammen”.

Als je werkt met groepen dan kun je een bericht ook alleen aan een specifieke groep richten door te klikken op “my followers” en deze groep te kiezen. Alleen leden van de groep zien dan het bericht. Yammer laat het logo van een groep over de profielfoto van een Yammer-gebruiker zien om aan te geven dat het bericht aan een groep is gericht.

• Een link naar een webpagina (URL/hyperlink) meesturen
  Door in een bericht een URL/hyperlink te typen kun je wijzen op interessante webpagina’s zoals artikelen. Yammer haalt dan een deel van het bericht op – deze tekst en afbeeldingen kun je vervolgens bewerken of weglaten. Alle berichten met hyperlinks erin kun je via de Apps Links in de linkerkolom snel even chronologisch doorbladeren.
• Een collega adresseren
  In een bericht kun je aan een andere Yammer-gebruiker refereren om een antwoord of mening te vragen. Typ het apenstaartje (@) en vervolgens de naam (of Yammer gebruikersnaam) – Yammer helpt al snel met aanvullen via een pop-up. Yammer-gebruikers die je zo adresseert zien jouw bericht of reactie onder Notifications.
• Het bericht groeperen onder een onderwerp (topic)
  Tijdens het schrijven van een bericht kun je al direct een onderwerp aanmaken door een een hashteken (#) voor te zetten. Topics worden daarom soms ook hashtags of nog korter – tags – genoemd. Een topic (onderwerp) kun je ook onderaan het bericht toevoegen door op “Topics” te klikken. Of achteraf via More>Add Topics al krijgen mensen die het wel volgen maar jou niet het bericht dan niet onder ogen.
• Bestanden meesturen (Attach File)
  In Yammer kun je gemakkelijk bestanden (bijvoorbeeld een tekstdocument, afbeelding of video) meesturen met een bericht. Je kunt bestanden uploaden vanaf je computer of een keuze maken uit bestanden die al eerder geüpload zijn naar Yammer. Collega’s kunnen een document van aantekeningen voorzien via de integratie met Crocodoc. Van afbeeldingen in .JPG, .PNG of .GIF zien ze een verkleinde weergave (thumbnail). Video’s kunnen inline worden afgespeeld (zowel links naar YouTube als bestanden die je zelf upload in de formaten .wmv, .avi, .mpeg, .3gp, .flv, .mov, .mp4, .mpg, .ogm, .mkv, .ogv, .ogg). Met de Apps Files en Images in de linkerkolom kun je berichten met bestanden en afbeeldingen snel chronologisch doorbladeren. De enige limiet is die van een individueel bestand: maximaal 50MB.

Tips:

• Bij het reageren op een bericht in een bestaande discussie kun je aangeven specifiek op een van de eerdere reacties te reageren. Daarvoor wijs je het bericht aan met je muis en klik je op Reply. Zie onderstaand screenshot van een discussie waar meerdere mensen in participeren.
• Je kunt een bericht of reactie van jezelf verwijderen via de optie More onder het bericht.
• De URL van een discussie kun je achterhalen door je muis op het tijdstip te houden.

Via de tabbladen kun je een ander type bericht opgeven en zo gebruik maken van extra structuur:

• Question
  Via de App Questions in de linkerkolom kun je alle vragen filteren uit de reguliere berichtenstroom – zo kun je nagaan of er nog openstaande vragen zijn. Tijdens het intypen van een vraag zoekt Yammer door de reeds gestelde vragen – misschien is er al een antwoord? Op mobiele interfaces moet je om een vraag te lezen een keer extra doortikken dus dat is minder handig. Dus als niemand specifiek op vragen zoekt dan zou ik die ook gewoon als Update plaatsen.
• Poll
  Via Poll kun je een korte enquête houden. De App Polls in de linkerkolom laat al deze min-enquêtes zien.
• Event
  Via Events kun je kenbaar maken dat je iets organiseert en vragen of mensen erbij zijn (RSVP). De events kunnen in een digitale agenda zoals Outlook worden geïmporteerd. In de linkerkolom kun je via de App Events al deze gebeurtenissen zien.

Yammer clients voor Windows, Mac en mobiel

Naast de website kun je ook een desktop client van Yammer op je PC of Mac installeren – deze client draait op het gratis Adobe AIR en kan door de IT-afdeling worden uitgerold. Ook zijn er aparte apps voor iPhone/iPad, BlackBerry, Windows Mobile en Android.

Yammer synchroniseert waar je bent gebleven met lezen en geeft met een verticale blauwe lijn naast een bericht aan welke nieuw zijn – ook binnen een discussie (zie bovenstaand screenshot).

Tip: Vanuit de lijst met Yammer-gebruikers die je mobiel kunt raadplegen kun je collega’s die een telefoonnummer hebben opgenomen in hun profiel ook direct bellen.

Persoonlijke gebruikersinstellingen in Yammer

Bij het inloggen attendeert Yammer je soms op collega’s die interessant zijn om te volgen. De suggestie is gebaseerd op uitnodigingen (invites) die je hebt verstuurd, jullie positie in het organogram en de populariteit van een Yammer-gebruiker. Je kunt deze suggestie natuurlijk gewoon negeren.

Naast het feit dat het handig is om je contactgegevens beschikbaar te stellen kun je ook nog eens handig gevonden worden op de gegevens die je invult onder Profile. Gewoon met de zoeker rechtsbovenin. Als je je accounts van Twitter, Skype (handig bellen en scherm delen), Facebook en LinkedIn invult dan kunnen mensen handig doorklikken naar die profielen. Plaats ook een duidelijke foto zodat collega’s je kunnen herkennen. Tegenwoordig kan het zijn dat je een collega voor het eerst via Yammer ontmoet en dan is het wel gek als je elkaar verder helpt maar niet tijdens de lunch herkent, toch?

Yammer bijwerken via e-mail, SMS, IM of Twitter

Je kunt een bericht op Yammer plaatsen via e-mail. Hiervoor stuur je, vanaf het e-mailadres waarmee je bij Yammer bekend bent, een mailtje naar <netwerknaam>@yammer.com. Via Account>My Settings, Notifications kun je het exacte e-mailadres achterhalen en instellen dat je graag berichten bevestigt voordat ze worden geplaatst. Yammer importeert een e-mailbericht tot het twee streepjes tegen komt (–) zodat je kunt voorkomen dat je signature in het bericht op Yammer terecht komt.

Je kunt ook gericht naar een groep op Yammer mailen, het e-mailadres dat je daarvoor nodig hebt kun je vinden op de pagina van de groep in de rechterkolom onder het kopje “Email”. Je kunt ook iemand een privé bericht versturen maar dan kun je net zo goed iemand rechtstreeks mailen, of zie je Yammer helemaal e-mail en instant messaging vervangen?

Na het registreren van je telefoonnummer kun je Yammer bijwerken via SMS.

Voor integratie met een Instant Message (IM) applicatie vul je je gebruikersnaam daarvan in op je profiel. Ondersteund zijn Google Talk (gtalk), AIM, Yahoo, MSN, ICQ en Jabber.

Om Twitter te integreren voer je je Twitter gebruikersnaam, zonder @, in op je profiel. Ook mag je profiel niet “protected” zijn. Vervolgens importeert Yammer tweets waarin je de hashtag #yam gebruikt als bericht.

Kennisgevingen vanuit Yammer via e-mail, SMS of IM (Notifications)

Yammer kan je dagelijks (daily) of wekelijks (weekly) een e-mailbericht sturen met een kort verslag (digest) van de geplaatste berichten op Yammer. Je kunt deze digest ook uitschakelen (never). Daarnaast kun je instellen of Yammer je bij specifieke gebeurtenissen mag e-mailen. Bijvoorbeeld als iemand je adresseert in een bericht (@mention danwel reply of private message). Of als iemand je uitnodigt voor een groep, je volgt of een bericht van je waardeert (like).

Yammer kan je ook direct op de hoogte stellen van nieuwe berichten via e-mail, SMS of instant messaging (chat). Je kunt dit inschakelen voor alle berichten, jouw feed, @mentions of per groep waar je lid van bent.

Voorkeursinstellingen van Yammer (Preferences)

• Show full names instead of usernames
  Yammer kan namen weergeven als “pmackaaij” of “Patrick Mackaaij”. Vink de optie aan als je de volledige naam wilt zien.
• Show absolute timestamps instead of time ago
  Yammer geeft het tijdstip van berichten relatief weer (“2 dagen geleden”). Als je een normale, absolute datum wilt zien dan vink je deze optie aan.
• Show messages in threads instead of as a stream
  Het lijkt erop dat deze optie alle berichten chronologisch onder elkaar weer zou moeten geven. In plaats van de threaded weergave waarin berichten worden gegroepeerd per discussie door reacties op een bericht eronder (ingesprongen en gearceerd) weer te geven.
• Enter key does not submit message
  Yammer kan een bericht plaatsen zodra je op de toets [Enter] drukt. Bij het plaatsen van een bericht van meer dan één alinea worden gebruikers hierdoor verrast en plaatsen zij een onvolledig bericht. Aanvinken dus om verrassing te voorkomen. De instelling werkt door in de desktop client van Yammer alleen moet je deze even een keer opnieuw opstarten.

Yammer External Networks (Communities)

Alle deelnemers van een Yammer-netwerk hebben een e-mailadres met eenzelfde domeinnaam. Om Yammer te gebruiken voor de samenwerking met externen zoals klanten, partners en leveranciers kun je een Community aanmaken. Je kunt een Community bijvoorbeeld inzetten om klanten met elkaar in contact te brengen, of juist voor iedere klant een aparte Community opzetten.

Yammer Communities zijn echt aparte Yammer-netwerken. De Yammer-gebruiker die de Community aanmaakt is de beheerder (admin) en kan andere beheerders aanwijzen. De beheerder bepaalt hoe andere Yammer-gebruikers uit het hoofdnetwerk (parent-network) deel kunnen nemen aan de Community: op uitnodiging van de beheerder, op uitnodiging van een willekeurig lid, zonder uitnodiging (iedereen mag mee doen). Zo kan informatie gefilterd worden (of verborgen gehouden worden) of kan het aantal gebruikers in een Yammer Premium Community worden beheerd.

In de webinterface zie je rechtsboven of er berichten in een Community zijn en schakel je er via de knop Networks naartoe. Om een Yammer Community onder te verdelen in groepen en een Org Chart te gebruiken heb je Yammer Premium nodig.

Implementatietips voor een actief Yammer netwerk

In ervaringsverhalen met het opstarten van een Yammer-netwerk lees je altijd terug dat het wel een half jaar tot een jaar kan duren voordat Yammer goed wordt gebruikt. Dat is ook mijn ervaring al denk ik dat je met een betere introductie van Yammer binnen de organisatie (waarbij dit artikel en de tips van Yammer voor opstarten en actief houden van het netwerk je kunnen helpen) sneller van start kunt.

In november 2009 maakte ik bij TOPdesk: Service Management Simplified mijn eerste Yammer netwerk aan. Na het aanmaken van het netwerk en een kleinschalig experiment breidde het netwerk zich onbedoeld (zonder geplande introductie) als een lopend vuurtje uit. Bijna een jaar lang waren veel collega’s op Yammer aanwezig maar werden er maar mondjesmaat berichten geplaatst. De mensen die bij het initiële kleinschalige experiment waren betrokken verlieten helaas de organisatie.

Een jaar later somden we in een vergadering belemmeringen op met betrekking tot het delen van kennis en nieuws waarbij Yammer bij mij weer prominent in beeld kwam:

• Geen urgentie
  Als je werkzaamheden zonder hulp goed (genoeg) kunt uitvoeren dan bespreek je niet zo snel hoe iemand anders dat aanpakt.
• Zelfstandig werken
  Men is door zelfstandigheid of onwennigheid niet gewend om anderen om hulp te vragen.
• Kost tijd
  Het delen van kennis en ervaringen in de vorm van een document of presentatie kost tijd en het resultaat daarvan is niet altijd direct zichtbaar.
• Sparren met aanwezige collega’s
  Het is gemakkelijk om op kantoor of via de chat even om je heen te vragen of wat meningen te peilen. Daarna kun je weer verder en schiet het verder delen van deze kennis erbij in.
• Hoge “nieuws” drempel
  Mensen realiseren zich niet altijd dat hun werkzaamheden en ervaringen bruikbaar of “nieuws” is en onderschatten wat anderen van hen kunnen leren.

Yammer kan bij al deze punten helpen juist doordat het gemakkelijk te gebruiken is en altijd bij de hand (in de webbrowser of op je mobiel). Na de vergadering hebben we binnen de afdeling Yammer twee maanden gestimuleerd en vervolgens besloten het te blijven gebruiken waarna andere afdelingen volgden.

Concrete dingen waar we Yammer voor gebruiken zijn:

• vertellen waar je mee bezig bent (geweest): projecten, successen (om mensen te betrekken en meer zichtbaar te zijn);
• deel tips en tricks;
• het delen van interessante artikelen, presentaties en video’s;
• het stellen van vragen aan collega’s: wie weet er meer over…;
• sparren/peilen van meningen en interesses;
• het opsporen van mensen die veel van een bepaald onderwerp weten of daarin geïnteresseerd zijn om een overleg mee in te plannen.

Tips:

• Stuur informatie en beslissingen die iemand gelezen móet hebben niet (alleen) via Yammer maar (ook) via e-mail (gezien de hoeveelheid berichten die langs kunnen komen op Yammer en het feit dat, vooral in het begin, niet iedereen mee doet);
• Zorg ervoor dat vragen van newbies een antwoord krijgen. Yammer statistieken wijzen uit dat dit een succesfactor is. Of geef de vraag een like zodat deze onder de aandacht van jouw volgers komt – een newbie heeft zelf nog niet zoveel volgers. Tenslotte kun je in een reactie mensen betrekken die dichter op het antwoord zitten door hun naam te typen achter een apenstaartje.
• Houdt de berichten zakelijk relevant: persoonlijke irritaties of borrels worden als storend ervaren;
• Geef net dat beetje extra informatie mee zodat een collega zelf iets kan toepassen of een artikel niet helemaal zelf hoeft te lezen;
• Berichten op Yammer zijn vluchtig en voor mensen buiten de organisatie niet te doorzoeken: werk nuttige threads uit en borg de kennis.
• Maak gebruik van Groups en Topics om mensen gemakkelijk relevante threads te laten volgen en terugvinden. Neem als uitgangspunt dat hetgeen jij opschrijft teruggevonden moet kunnen worden.
• Probeer ook eens deze tips om een YamJam te organiseren: op een specifiek tijdstip over een specifiek onderwerp discussiëren via Yammer. Of leg live verslag van een presentatie of overleg.
• Deel snel artikelen via Yammer via een knop in je webbrowser (Yammer bookmarklet), Quix of integreer Yammer in Google Reader.

Binnen onze van oorsprong Nederlandse organisatie is de voertaal vooralsnog Nederlands. Juist bij de korte berichten op Yammer wil je niet te lang na hoeven denken over een vertaling naar Engels. Aan de andere kant is het voor collega’s in het buitenland belangrijk de bijdragen in het Engels te schrijven. Tot het gebruik van Yammer én het Engelse (vak)vocabulaire meer is ingeburgerd hebben wij ervoor gekozen geen voertaal af te dwingen en sommige mensen gevraagd een voorbeeldfunctie te vervullen.

Het huidige plan is Yammer binnen heel het bedrijf formeel aan te wijzen als middel om elkaar op de hoogte te houden. De berichten kunnen dan ook gebruikt worden als bron voor nieuws dat moet worden uitvergroot of voor mensen buiten de organisatie interessant is (PR). Een gebruikersinstructie met tips over het gebruik van Yammer en do’s en don’ts is onderdeel van dat plan.

Yammer zal binnenkort zelf informatie aanbieden om het uitrollen te faciliteren. Denk aan richtlijnen, plan van aanpak, opleidingsmateriaal en een ROI-analyse. Voor uitleg over het aanvullen van je profiel en de basisprincipes zoals het volgen van collega’s, onderwerpen (topics) en groepen kun je korte Yammer video tutorials op Vimeo vinden.

Yammer Premium

Voor Premium gebruik rekent Yammer tot 100 werknemers $5 per gebruiker per maand en geeft korting voor grote organisaties, educatieve en non-profit instellingen. Yammer Premium geeft wat extra voordelen maar blijkt in de praktijk vaak niet nodig.

Als bedrijf krijg je dan de controle over de berichten in het netwerk die voorheen van de gebruikers waren en kun je deze exporteren. Ook kun je je huisstijl doorvoeren of Yammer integreren in SharePoint en krijg je sneller ondersteuning van Yammer.

Daarnaast is de beveiliging nog beter te regelen. Zo kun je bijvoorbeeld het inloggen van Yammer beperken op IP adres, sterke wachtwoorden afdwingen en 2-factor authentication implementeren. Door de integratie met Active Directory kunnen gebruikers automatisch inloggen. Ook worden gebruikers beheerd vanuit Active Directory zodat bij het uitdienst treden automatisch de toegang tot Yammer wordt geblokkeerd. Bij Yammer Basic is het de-activeren van een gebruiker een handmatige actie op de profielpagina van een gebruiker – “If <gebruiker> is no longer a part of the network, click here.” die vergeten kan worden. Vraag je af hoe erg het is als voormalige collega’s nog mee kunnen lezen op Yammer.

Tip: Je kunt ook af en toe kijken via Members>Bouncing emails. Yammer somt daar e-mailadressen op die niet bereikbaar waren toen Yammer berichten (bijvoorbeeld de dagelijkse update) stuurde. Deze accounts kun je in de regel de-activeren.

Grote organisaties met meerdere domeinnamen kunnen deze in Yammer samenvoegen om te voorkomen dat er aparte Yammer-netwerken ontstaan. Yammer Premium maakt het mogelijk de berichtenstroom te volgen via RSS/Atom.

Yammer Communities zijn gratis, net als voor Yammer Premium betaal je voor een Premium Community voor extra administratieve functies. Bij Yammer Premium netwerken kan het aanmaken van Communities aan banden worden gelegd.

N.B.: Ongeveer iedere zes maanden neemt een account manager van Yammer contact op met een aantal gebruikers binnen een gratis Yammer netwerk om te praten over de voordelen van Yammer Premium.

Verdere ontwikkelingen van Yammer

Volg het Yammer blog of de accounts van Yammer op Facebook of Yammer op Twitter.

Als aanspreekpunt of beheerder is het handig om te weten dat je de status van het Yammer netwerk in geval van onderhoud of problemen kunt opvragen of volgen via @yammerops.

Voor ontwikkelaars is er een Yammer API (RESTful interface) beschikbaar waarmee het mogelijk is om de functionaliteit van Yammer te integreren in eigen applicaties. De applicaties van Yammer zelf maken ook gebruik van deze API, volg het blog van het Yammer engineering team. Bekijk zeker even de implementaties door derden zoals clients voor WebOS en Mac die bij Yammer bekend zijn en de Outlook plugin van Xobni voor Yammer waarmee je je status kunt updaten en updates van je collega’s in Outlook kunt zien en daar direct op kunt reageren.

N.B.: Ontwikkelaars kunnen naar verwachting vanaf het derde kwartaal 2011 de Activity Stream aanspreken via de Yammer API.

Alternatieven voor Yammer zijn tibbr, present.ly, SalesForce Chatter, Socialtext, Socialcast, StatusNet, Moxie en Convofy.

Meestersprekers is zeker niet het zoveelste presentatieboek. Het rekent samen met de betrokken sprekers af met niet-verifieerbare internetfeitjes en broodjes aap zoals “kijk je publiek niet in de ogen” of “zeg gewoon dat je verschrikkelijk zenuwachtig bent”. Een bijzonder kijkje in de keuken van de écht goede sprekers om goed spreken binnen handbereik van iedereen te krijgen. Laat bij je zoektocht naar kennis over presenteren de reguliere ‘how to’-boekjes of de lijstjes met tips op internet gerust links liggen. Veel van wat daarin aangeraden wordt, is aantoonbaar onjuist en werkt contraproductief.

Meestersprekers telt 191 bladzijden (zonder biografieën maar 144). Farah Nobbe-van Steenoven en Natalie Holwerda-Mieras zijn eigenaars van Nobbe | Mieras trainingen, een bureau dat gespecialiseerd is in presentatietrainingen.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Het boek behandelt eerst het oordeel van de sprekers over de Nederlandse spreekcultuur. Vervolgens doorloopt het boek het praktische proces van het presenteren zoals de Romein Cicero het 2100 jaar geleden al omschreef: bedenken, ordenen, verwoorden, memoreren en presenteren. Daarna wordt het ongrijpbare charisma ontrafelt. Het belang van zichtbaarheid en profileren wordt geïllustreerd door de reikwijdte van een presentatie af te zetten tegen die van het schriftelijk delen van informatie – bekenden uit een willekeurig vakgebied zijn meestal mensen die ook spreken.

Als bijlage zijn korte biografieën en analyses van de betrokken meestersprekers toegevoegd:

1. Hans van Breukelen (sportwereld)
2. Ronald Naar (sportwereld)
3. Carel ter Linden (dominee)
4. Anne van der Meiden (dominee)
5. Gerard Spong (jurist)
6. Simone Brummelhuis (entrepreneur)
7. Michel Muller (entrepreneur)
8. Hans Wiegel (politicus)
9. Hedy d’Ancona (politicus)
10. Yvonne van Rooy (politicus)
11. Ben Tiggelaar (managementgoeroe)
12. Jos Burgers (managementgoeroe)
13. Robert Benninga (managementgoeroe)
14. Leo Blokhuis (popprofessor)
15. Manfred Kets de Vries (wetenschapper)
16. Frits van Oostrom (wetenschapper)
17. Paul Schnabel (wetenschapper)
18. Alexander Rinnooy Kan (‘meest invloedrijke man van Nederland’)
19. Bercan Günel (zakenvrouw)

Tip: Op het weblog Excellent Presenteren deelt Arthur Sevenstern op een aansprekende manier technieken om beter te presenteren.

1. Meesterlijk spreken

Met het boek dragen de schrijvers bij aan de ontwikkeling van de Nederlandse spreekcultuur door de kennis en vaardigheden van de meestersprekers door te laten sijpelen naar de basis. In tegenstelling tot bijvoorbeeld Amerika is er in ons onderwijs nauwelijks aandacht voor. Op scholen zou men ruimschoots ervaring op moeten doen met het houden van een spreekbeurt of lezing.

De kenmerken om excellent te kunnen spreken worden door de meestersprekers uit de praktijk samengevat. De schrijvers koppelen deze aan de drie overtuigingsmiddelen die de spreker volgens de retorica (de leer van het overtuigend spreken) van Aristoteles (300 jaar voor Christus) in handen heeft:

1. zijn karakter;
   Volgens Aristoteles de meest belangrijke. Wees geloofwaardig als persoon door deskundig (professioneel) en eerlijk (karakter) over te komen.
2. de emoties die hij oproept bij het publiek;
   Hierbij is het belangrijk dat de spreker nagaat welke dingen de juiste emoties oproepen bij het publiek.
3. zijn redenering.
   Een helder standpunt, onderbouwd met geloofwaardige argumenten in een goede opbouw (volgorde).

Zie ook de Retorica en de toespraken van Obama van VPRO Tegenlicht.

Een goede spreker worden is een kwestie van de regels kennen en de nodige meters maken: oefenen, oefenen, oefenen. Dat maakt je nog geen meesterspreker maar de meestersprekers geven wel allemaal aan dat goed spreken te leren valt.

2. Meesterlijk bedenken

“Naarmate het makkelijker en moeitelozer klinkt, is het vaak beter voorbereid.”

Spreken begint bij weten wat je wilt zeggen en wat je daarmee wilt bereiken. Dit heeft invloed op de inhoud, indeling, spanningsopbouw en stijl van de presentatie.

Bedenk ook voor wie je gaat spreken. Wie zijn ze? Waarom komen ze? En hoe betrokken zijn ze eigenlijk? Bij een heterogeen publiek richt je je op de grootste subgroep of, als er iets op het spel staat, op de groep met de meeste invloed. Een voorbeeld van een hoog betrokken publiek zijn specialisten op een congres, een voorbeeld van laag betrokken publiek zijn pubers aan het einde van een schooldag op een lezing over een theoretisch onderwerp. Beide soorten publiek hebben een totaal andere aanpak nodig.

Het proces om tot een goede inhoud te komen is herkenbaar als het creatieve proces zoals psycholoog Graham Walles die omschreef: preparatie, incubatie, illuminatie en verificatie.

N.B.: Wikipedia noemt bij Creativity nog een vijfde fase “intimation” na “incubatie” waarin de creatieve persoon een wenk krijgt en voelt dat een oplossing dichtbij is.

Tip: Evernote is een perfecte tool om stukje bij beetje informatie te verzamelen. Je kunt knippen en plakken vanuit websites en screenshots en met je mobiel foto’s, krabbels en tekeningen verzamelen om later te ordenen.

De tijd die in het aanbrengen van structuur (kop, inhoud, staart) en het vormgeven van de spanningsboog gaat zitten neemt toe met het belang van de presentatie. De meestersprekers vergelijken de tijdsinspanning met het maken van een speelfilm. Je zit anderhalf uur te kijken, maar er zijn tientallen zo niet honderden mensen maanden mee bezig geweest.

Het boek geeft tips voor de inleiding, het middendeel en de afsluiting, het gebruik van illustraties en humor, stijlmiddelen en de lengte van het verhaal.

Tijdens de inleiding moet de spreker bijvoorbeeld aanvoelen hoe zwaar hij zichzelf kan neerzetten. Je moet je zeker niet te bescheiden opstellen met het oog op je geloofwaardigheid. Excuses maken of andere vormen van zelfrelativering kun je daarom beter achterwege laten: “wie zichzelf serieus neemt, kan rekenen op de onversneden aandacht van zijn publiek”.

Stijlfiguren zijn onbekend in Nederland maar vormen een ongekend potentieel. De auteurs introduceren kort een selectie van de vele stijlfiguren die b.v. via Wikipedia te vinden zijn: ironie, herhaling, overstatement, understatement, herhaling bij iedere zin, kruisstelling, tegenstellingen koppelen, herhaling met synoniemen, climax, een zin in drieën, opsomming, verbetering, alliteratie, aankondiging iets over te slaan, twijfel en retorische vraag.

Tip: Tijdens de training Overtuigend Presenteren die ik op 27 september 2010 volgde met nog 9 collega’s liet Arthur Noordhuis van het Nederlands Debat Instituut zien dat zij deze stijlfiguren prima over kunnen brengen.

3. Meesterlijk voorbereiden

Om het verhaal van een presentatie soepel te reproduceren kan een spreker gebruik maken van steekwoorden, losse kaartjes of een volledig uitgeschreven tekst (eventueel op autocue). Soms zijn teksten uitgeschreven door iemand anders (een speechschrijver). In dit hoofdstuk vertellen de sprekers over hun aanpak.

Oefenen is ook een handig hulpmiddel in het memoreren van een tekst. Acteurs weten al dat de herinnering beter is als de omstandigheden bij het opslaan en het oproepen van informatie gelijk is. Spreek je achter een katheder, dan helpt het om thuis ook achter een hoog tafeltje te oefenen.

Veel meestersprekers weigeren met PowerPoint te werken: “De spreker moet centraal blijven staan in zijn eigen verhaal”. Het wisselen van slides breekt de dynamiek. Daarnaast concurreren de slides om aandacht met de spreker. Tenslotte leiden ze vaak af of maken luisteren onmogelijk omdat het voor mensen niet mogelijk is om gelijktijdig zowel tekst te lezen als naar tekst te luisteren.

Om problemen met de lineaire structuur van PowerPoint op te lossen loont het de moeite eens te kijken naar een alternatief systeem: het programma Prezi.

Het hoofdstuk geeft ook tips voor de laatste voorbereidingen: de techniek en het omgaan met spanning en spreekangst.

4. Meesterlijk presenteren

In tegenstelling tot een vaak gehoord advies om het publiek niet aan te kijken onderstrepen alle meestersprekers het belang van contact maken: Een spreker die contact maakt met zijn publiek, zorgt ervoor dat het publiek contact met hem maakt.

Minder met zichzelf en het verhaal bezig zijn vereist ervaring. Minder ervaren sprekers spreken daarom ook minder aan: zij houden zich nog te weinig met het publiek bezig.

Als de spreker het verhaal van buiten kent en de omstandigheden op het toneel optimaal zijn dan kan de spreker zo intens mogelijk contact houden met het publiek. Dit is van belang om op gelijke voet af te stemmen zodat een publiek zich niet geïntimideerd voelt of zich gaat ergeren. Het boek bevat een aantal voorbeelden van situaties waarin meestersprekers terecht zijn gekomen en hoe zij hiermee om gingen.

Om dynamiek in een presentatie aan te brengen wordt het belang van variatie in toonhoogte, ritme en tempo genoemd. Andere elementen die dynamiek brengen zijn levendige gebaren en interactie (bijvoorbeeld door het stellen van vragen).

5. Het charisma van de meesterspreker

Volgens het boek is charisma wel degelijk concreet te maken en tot op zekere hoogte te leren. Uit de interviews van de meestersprekers duiken de volgende termen op: inhoud, visie, authenticiteit, zelfvertrouwen, presentatievaardigheid en contact.

Het boek geeft voorbeelden waaruit blijkt dat als je als spreker weet waarover je het hebt, richting kunt geven met je verhaal, jezelf blijft, zelfvertrouwen uitstraalt, een goede presentatie opbouwt en contact houdt met het publiek charisma voor een deel is aan te leren.

6. De invloed van de meesterspreker

De meeste mensen beleven er plezier aan een verhaal te vertellen aan één persoon, maar vinden het opeens spannend als ze het aan een groep moeten vertellen. Dit hoofdstuk gaat over de invloed en reikwijdte van een spreker.

Simone Brummelhuis wordt aangehaald: “Je moet alleen op een congres komen als je spreekt. Een congres doe je eigenlijk vaak voor je netwerk. Naar congressen gaan doe je om zakelijk vooruit te komen en dat kan je weer het beste doen door te spreken. Als ik gesproken heb, of ik nou in een panel zit of gesproken heb, staan mensen in de rij om iets aan me te vragen. Dus mensen bieden je de issues waar ze mee zitten aan en dat is toch iets anders dan dat jij naar mensen op zoek gaat. Als jij een verhaal hebt dat interessant is, komen mensen naar je toe.”

Het hoofdstuk noemt ook “Management by speech” om als leidinggevende invloed uit te oefenen en sluit af met een oproep naar vrouwen om te spreken: “Speak up dear!”.

7. De zeven lessen van de meesterspreker

Het laatste hoofdstuk zet de conclusies van het boek samen in zeven tips.

Om af te sluiten zoals het boek dat doet: Dien de wereld met wat je te vertellen hebt. Spreek!

Door te werken volgens Getting Things Done laat je zaken (zoals e-mailberichten) maar eenmaal door je vingers gaan en creëer je overzicht op je werk. Daardoor maak je veel ruimte in je hoofd vrij waardoor je andere dingen op kunt pakken. Denk aan het gevoel dat je hebt voordat je op vakantie gaat en je werkzaamheden op een rij hebt gezet. Met Getting Things Done beleef je het opgeruimde vakantiegevoel wekelijks en vang je nieuwe input net als een druppel water die op een wateroppervlakte valt met precies genoeg energie op. Of vergelijk de situatie waarbij over één uur visite komt mee-eten en je keuken ofwel één grote bende is ofwel netjes ingedeeld waardoor je alles zó kunt vinden. De GTD-coaches sturen tijdens 1-op-1 coaching ook aan op een opruimde werkplek: alles wat je naast apparatuur, voorraden, referentiemateriaal of decoratie op je bureau hebt liggen ligt er alleen maar omdat het je herinnert dat je er misschien nog iets mee wilt doen.

David vertelde Getting Things Done geleidelijk vorm gegeven te hebben door patronen te herkennen tijdens werkzaamheden die soepel verlopen. Deze stappen heeft hij zover mogelijk geoptimaliseerd en dat heeft na enkele decennia geleid tot vijf processtappen (getting control: capture, clarify, organise, reflect en engage) en zes “horizons of focus” (getting perspective: purpose/principles, vision, goals, areas of focus/responsibilities, projects, next actions). Het systeem blijkt universeel toepasbaar, ook in Japan, India en China schrijven mensen tijdens de seminars gretig mee. GTD blijft ook actueel, met bijvoorbeeld social media gaat de frequentie waarop we berichten ontvangen nog verder omhoog maar de manier van verwerken blijft effectief. Het systeem is dus veel breder dan de next actions/projects die je vaak hoort en door David Allen samengevat op één pagina in de GTD workflow map.

Qua plannen leg je met GTD alleen de vaste afspraken (het harde landschap) vast in je agenda. Door taken in een lijst buiten je agenda te houden kun je op ieder moment bepalen wat het meest belangrijke is (flexibel prioriteren). Taken plan je pas in je agenda in als het er anders echt niet van komt. Natuurlijk moet je wel ruimte in je agenda hebben om de taken af te kunnen ronden. Zelf streef ik daarom naar maximaal twee afspraken/vergaderingen per dag.

GTD is eenvoudig te begrijpen. De manier van werken maakt dat je op momenten dat je input verwerkt taken slim organiseert waarna je op minder slimme momenten op de automatische piloot toch de juiste acties uitvoert. Zo leg je vast zelf al dingen die je morgen ergens mee naartoe moet nemen alvast bij de voordeur neer zodat je ze de volgende ochtend absoluut niet kunt missen. Het je eigen maken van de gewoonten die je jezelf moet aanleren duurt even. Het moet niet nodig zijn om jezelf te motiveren voor het vastleggen van dingen die je aandacht trekken (capture) of om het wekelijks onderhoud (weekly review) uit te voeren. Nee, het moet slecht voelen als je het niet doet zoals tandenpoetsen.

Om GTD toe te passen is pen en papier alles wat je nodig hebt. Het proces wat je doorloopt begint met het noteren van alles wat je aandacht trekt. Bijvoorbeeld de lege batterijen van een zaklamp. Regelmatig verwerk je dergelijke input (e-mail is ook een vorm van dergelijke input) en bedenk je per item wat je er precies mee wilt, misschien wel niets? Taken waar je wel iets mee wilt organiseer je in een betrouwbaar systeem zodat je op het juiste moment en op de juiste plek aan de taak denkt. Je hoofd is daar niet betrouwbaar voor, het herinnert je aan lege batterijen op het moment dat je de zaklamp oppakt en niet in de winkel

Qua tools gebruikt David Allen (naast pen en papier als capture tool) de software eProductivity in combinatie met een BlackBerry. eProductivity draait onder IBM Lotus Notes wat helaas niet populair is in Nederland – niemand in de zaal gebruikte het. Zelf maak ik op dit moment naast pen en papier gebruik van taskmanager Thymer. Ook Evernote is een handige tool om op ieder gewenst apparaat aantekeningen te maken en te raadplegen – voor mijn aantekeningen tijdens het seminar gebruikte ik Evernote op mijn iPad en ik heb alle audio ermee opgenomen.

David had nog een leuke tip voor mensen die geen lijsten in gebruik willen nemen: je agenda is ook een lijst en met precies hetzelfde doel ontstaan – teveel afspraken om allemaal te onthouden. Daarnaast neem je logische dingen zoals het verschonen van de kattenbak natuurlijk niet op in je systeem, die merk je vanzelf wel op. David noemt zichzelf een lui persoon, hij wil met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat bereiken. Nog een argument om GTD aan te bevelen: mensen klagen alleen over dingen die te beïnvloeden zijn – nooit over bijvoorbeeld de zwaartekracht – en leren met GTD te kiezen wat ze er precies aan willen doen. David reageerde verder licht verbeten op mensen die argumenten tegen het in gebruik nemen van Getting Things Done opperden: dan gebruik je het toch niet? “I don’t care”.

Basisbeginselen van Getting Things Done – interview met David Allen

Op 25 maart 2011 publiceerde David Allen een interview met hem op de Amerikaanse zender Positive Talk Radio. Het interview gaat over de basisbeginselen van Getting Things Done en de toegevoegde waarde van het werken met een leeg hoofd en opgeruimde werkruimte. Zelf luisteren? Positive Talk Radio interviews David Allen on the fundamentals of GTD and the value of a clear head and space (16:08).

Het interview kondigt David Allen aan als een van de meest invloedrijke denkers in de wereld op het gebied van productiviteit. David Allen is erkend toonaangevend expert op het gebied van productiviteit, zowel persoonlijk als op organisatieniveau. Time Magazine noemde het boek “Getting Things Done” onherroepelijk uit tot boek van het decennium om jezelf vooruit te helpen om zakelijk succesvol te zijn. Het boek “Getting Things Done” is in tientallen talen vertaald. Het hielp al miljoenen mensen balans te brengen in hun leven en de overweldigende hoeveelheid informatie die we tegenwoordig verwerken tot succesvolle resultaten te brengen.

David vertelt dat we niet geboren worden met de vaardigheid om te gaan met de huidige hoeveelheid en de snelheid waarmee alles tegenwoordig op ons af komt. We kunnen het wel leren. En dat begint met schoon schip maken in de dagelijkse gang van zaken. Focus, een helicopterview, visie en doelstellingen zijn ook belangrijk maar, metaforisch, als je schip zinkt dan maakt het niet uit in welke richting het vaart. Psychologisch zijn veel mensen een zinkend schip, we hebben grote lekken van dingen die we niet hebben afgerond. Zorg er eerst voor dat je het gat dicht en grip op de zaak krijgt, dán maak je ruimte om alles in breder perspectief te bezien.

Get things under control, then get an appropriate focus. Eerst de dingen onder controle krijgen om vervolgens een juiste focus te krijgen.

In het dagelijkse leven word je afgeleid door allerlei gedachten die in je hoofd rondspoken. Zoals kleine boodschappen die je nog moet doen, projecten die je op het werk of thuis hebt laten liggen en je pensioen. Deze gedachten putten je uit en halen de vaart uit je bezigheden. De basisbeginselen van Getting Things Done zijn eenvoudig samen te vatten:

1. Write stuff down (capture it)
   Schrijf op wat je bezighoudt zodat je er over kunt denken in plaats van er aan.
2. Decide what it means (clarify)
   Denk na en beslis over wat je wilt bereiken en bedenk de eerstvolgende actie om dat in gang te zetten
3. Organise the results in some kind of coherent categories (organise)
   Organiseer deze resultaten in een systeem dat je vertrouwt
4. Step back and take a look at the whole picture (reflect)
   Bekijk het overzicht dat je nu hebt en…
5. Trust your intuition about what to do (engage)
   je intuïtie vertelt je welke stap je op dit moment op deze specifieke locatie het beste kunt doen

De eerste stap is dus domweg altijd direct opschrijven wat je te binnen schiet zodat het niet terug blijft komen. De gedachten komen altijd terug – inefficiënt toch? – en meestal niet op het moment dat je er iets mee kunt. Als je je laat coachen in Getting Things Done of deelneemt aan de meereffect training dan merk je hoeveel dingen je zo onbewust bezighouden. Met trigger lijsten weten de coaches je hoofd helemaal leeg te maken. Direct opschrijven van iets dat je te binnen schiet werkt ook prima als je ergens geconcentreerd aan werkt of als je in overleg bent – even noteren en je kunt je aandacht weer richten op waar je mee bezig was.

Tijdens de volgende stap maak je voor jezelf duidelijk wat je precies wilt bereiken met de gedachte. Als je er echt iets mee wilt dan benoem je de eerstvolgende concrete actie. Deze actie noteer je in een systeem dat je vertrouwt. Voor de een is dat pen en papier en voor een ander een todo-systeem met agenda of Microsoft Outlook. Op basis van het overzicht dat je dan hebt beslis je wat je op een bepaald moment doet – misschien wel lekker even helemaal niets omdat het kan!

David Allen staat ook bekend om de “2 minute rule” – als je hebt besloten iets te doen en de eerstvolgende actie kost minder dan twee minuten, doe het dan direct. Dat kost minder tijd dan het noteren en volgen in je systeem.

Meer leren over Getting Things Done

Ook in Nederland kun je prima terecht voor trainingen op het gebied van Getting Things Done. Voor zelfstudie en gebruikers van Microsoft Outlook schreef Taco Oosterkamp het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” waarmee je binnen een dag een goed begin maakt met Getting Things Done. Op de meereffect training maak je op een praktische manier kennis met het hele systeem. Of neem deel aan het seminar “Nooit meer een volle inbox” waar ik zelf aan bijdraag.

Ieder nieuw bericht onderbreekt dan je werkzaamheden. Vaak is het bericht ook niet belangrijk maar heeft het je wel afgeleid. Soms blijft het niet bij dat ene berichtje dat net binnen kwam maar verlies je je even in andere programma’s of websites op internet. Het kost ook tijd om je weer te concentreren op waar je mee bezig was voordat je het bericht controleerde.

De oplossing hiervoor is je inbox afsluiten. Of meldingen op nieuwe berichten uitschakelen (de alerts via pop-ups en geluid). De kans bestaat dan dat je wél een belangrijk bericht mist, bijvoorbeeld van je direct leidinggevende, partner – of een bieding op Marktplaats!

AwayFind bevrijd je van je inbox. AwayFind kun je zien als een digitale assistent. Op basis van criteria die je instelt attendeert AwayFind jou of je collega’s via bijvoorbeeld SMS op belangrijke berichten. Naast de automatische filters kun je mensen een manier bieden om je te bereiken via een AwayFind contact formulier. Met AwayFind kun je veilig je inbox afsluiten en je concentreren op taken die je hebt gepland in plaats van je prioriteiten te laten bepalen door de waan van de dag.

Als je bent ingelogd in AwayFind dan kun je via de Getting Started het gratis eBook “The Guide to NOT Checking Email” downloaden. Daarin laat Jared Goralnick zien hoeveel tijd je dagelijks verliest aan e-mail en hoe je daar, onder andere met AwayFind, anders mee kunt omgaan. De adviezen stroken met de methode Getting Things Done die je in Nederland goed kunt leren op de praktische meereffect training.

Inboxen bewaken met AwayFind – Setup Your Accounts

Allereerst stel je in welke inbox(en) je met AwayFind wilt bewaken. Via AwayFind>Settings, Setup Your Account kun je onder “Your Accounts” een inbox toevoegen.

N.B.: Gratis accounts kunnen hier maar één inbox instellen.

De ondersteunde inboxen zijn:

• Gmail/Google Apps
• IMAP
• Microsoft Exchange 2003 en 2007

AwayFind controleert of het bij je inbox kan. In geval van Google maakt AwayFind verbinding via oAuth. Als je je Google wachtwoord wijzigt dan hoef je je nieuwe wachtwoord niet door te geven aan AwayFind. Als je een andere inbox gebruikt en je wachtwoord wijzigt dan kan AwayFind niet meer bij je inbox. Hiervan ontvang je direct een handig e-mailbericht van AwayFind.

N.B.: AwayFind kan momenteel overweg met Gmail en het IMAP-protocol. Bijna iedere mailserver (waaronder Microsoft Exchange Server) kan overweg met het IMAP-protocol waardoor AwayFind breed inzetbaar is. Desondanks werkt AwayFind aan specifieke ondersteuning voor Microsoft Exchange Server, Yahoo en Hotmail.

Bereikbaarheid instellen – Your Contact Methods

Vervolgens stel je in hoe AwayFind je kan bereiken om je te attenderen op belangrijke berichten. Via AwayFind>Settings, Setup Your Account kun je onder “Your Contact Methods” kanalen toevoegen.

De ondersteunde mogelijkheden zijn:

• Via SMS: SMS Text Msg
  Meldingen als SMS-bericht op je telefoon via de door AwayFind ondersteunde telecomproviders wereldwijd.
• Telefonisch: Voice Phone Call
  AwayFind belt je op en leest het bericht voor. Dat kan over de vaste lijn of mobiel maar ook via Skype of Google Voice.
• Op je mobiel: iPhone of Android notification
  Installeer AwayFind voor iPhone of AwayFind voor Android en bij urgente berichten verschijnt een “push notification” op je mobiel. Het voordeel ten opzichte van SMS is dat je via de pop-up het hele bericht kunt opvragen en er geen SMS-credits worden verrekend.
• Chat: Google Talk, MSN Messenger, AIM of Yahoo Messenger
  AwayFind kan je via chat attenderen. Soms moet je daarvoor AwayFind toevoegen aan de lijst met contactpersonen van je chatprogramma.
• Twitter
  Volg @AwayFind om meldingen als Direct Message te ontvangen.
• Email
  Om belangrijke berichten door te sturen naar collega’s of naar een specifiek e-mailadres dat je vaak controleert.

Alvorens je een nieuw kanaal in gebruik kunt nemen stuurt AwayFind je een code toe via het kanaal. Zo bevestig je dat het jouw account is. Bij het toevoegen van een kanaal kun je aangeven dat dit kanaal iemand anders bereikt via “Someone else’s account”. Het uitgaande e-mailbericht is dan op iemand anders geënt en vraagt de persoon de code aan jou te geven.

Criteria (Filter Alerts)

Onder Filter Alerts bepaal je welke e-mailberichten belangrijk zij en hoe je daarop wilt worden geattendeerd. Doordat AwayFind zelf toegang heeft tot je inbox hoeft je computer er niet voor aan te staan.

Calender Alerts

AwayFind kan je attenderen als je e-mail ontvangt van iemand met wie je op korte termijn een afspraak hebt staan in je agenda. AwayFind triggert dan op e-mailberichten waarvan het e-mailadres of de volledige naam ook in de afspraak in je agenda staat. Deze functionaliteit werkt met Outlook/Exchange en Google Calendar.

Filter Alerts

Met een e-mail filter kun je aangeven welke berichten belangrijk zijn. Mogelijke criteria zijn:

• naam, e-mailadres of domein van de afzender van het bericht (leidinggevende, belangrijke klant, familie);
• geadresseerde van het bericht;
• trefwoord(en) in het onderwerp van het bericht;
• trefwoord(en) in het bericht zelf;
• trefwoord(en) die juist niet in het bericht zelf voor komen;
• berichten met hoge prioriteit;
• berichten die aan minder dan x personen zijn verstuurd.

N.B.: AwayFind attendeert je alleen als een bericht aan alle voorwaarden voldoet. Dus hoe meer voorwaarden je op geeft, hoe kleiner de kans dat een bericht door het filter komt.

Vervolgens vink je aan op welke manier je wilt worden geattendeerd. Hierbij kun je kiezen uit alle mogelijkheden die je eerder hebt ingesteld (SMS, telefoon, chat, Twitter of e-mail).

Je kunt een filter ook voor kortere duur actief laten: voor een dag, week of maand. Daarnaast kun je aangeven dat je alleen geattendeerd wilt worden tussen bepaalde tijden – doordeweeks of in het weekend.

Met “Save a copy of this message in my AwayFind Inbox (recommended)” stel je per filter in of AwayFind het bericht moet bewaren in de inbox van AwayFind zelf. Vanuit de iPhone app en de webinterface kun je dan al je belangrijke berichten in één overzicht terugvinden (de push notificatie verdwijnt immers na korte tijd). En als het bericht minder belangrijk was dan kun je in de webinterface doorklikken naar het filter om deze wat strakker af te stellen.

Op gefilterde berichten kun je automatisch een reactie sturen (Reply To Sender). Je kunt dan gebruik maken van de tekst die je in het Intelligent Auto Responder hebt ingesteld of een specifieke tekst voor dit filter instellen.

AwayFind contact formulier (Contact Form)

Het is gemakkelijk om AwayFind te vertellen welke bekende contactpersonen en berichten belangrijk zijn. Ook onbekenden kunnen een belangrijk bericht sturen die om een snelle reactie vraagt. Mensen die niet over je mobiele telefoonnummer beschikken en waarbij je dat misschien ook liever zo wilt houden. Toch is het handig als ook deze mensen je via SMS kunnen attenderen.

Het contact formulier kun je finetunen:

• Titel en welkomstbericht
• Logo van 400×80 in jpg, png of gif (niet bij gratis accounts)
• Verplichte velden (e-mailadres, telefoonnummer, voorkeur en landcode)
• De taal van het formulier
• Om spam te voorkomen kun je bezoekers vragen om een captcha of persoonlijke vraag in te vullen.
• Na het invullen van het formulier zien mensen een door jou ingestelde tekst en kun je ze doorsturen naar een specifieke webpagina.

Verder kun bezoekers een categorie toe laten voegen aan een bericht en het bericht zo doorsturen naar een specifiek kanaal. Dit is handig als specifieke taken door andere mensen worden afgehandeld zoals het verzetten van afspraken, het bieden van ondersteuning of het afhandelen van verkoopvragen.

Tip: Het contact formulier kun je onder de aandacht brengen door ernaar te verwijzen op je website. Ook kun je de link onder ieder e-mailbericht opnemen in je signature of automatisch versturen met AwayFind Auto Responder.

Intelligent Auto Responder

Met de AwayFind Auto Responder stel je per inbox een bericht (met onderwerp) in dat je wilt versturen als je e-mail ontvangt. Via dat bericht kun je mensen laten weten dat jij je e-mail eenmaal per dag of wekelijks afhandelt en ze verwijzen naar je contact formulier voor urgente berichten. Bijvoorbeeld een bericht met de zinsnede: ik controleer mijn e-mail aan het begin en aan het einde van de dag. Gebruik dit contact formulier als je me sneller nodig hebt: https://awayfind.com/mackaaij

In tegenstelling tot een out-of-office reply (afwezigheidsassistent, wizard afwezigheid) verstuurt de AwayFind Auto Responder het bericht iedere x dagen. Standaard stelt AwayFind ‘180’ voor wat betekent dat je mensen tweemaal per jaar attendeert op de manier waarop jij met je e-mail omgaat.

Ook kun je voorkomen dat specifieke e-mailadressen of domeinen (zoals die van je werkgever) de autoresponder ontvangen.

AwayFind levert gedetailleerde instructies voor het aanpassen van de signature bij Comcast, Gmail, Google Apps, MSN Hotmail/Windows Live, Outlook 2002-2007 (met Exchange), Outlook Web Access en Yahoo! Mail.

AwayFind integratie met je e-mail programma

Vanuit Gmail kun je snel een nieuw filter toevoegen aan AwayFind. Vanuit een e-mailbericht stel je met een paar klikken een nieuw filter in. Op basis van afzender of onderwerp kan AwayFind je dan voor een instelbare periode attenderen op een van de door jou ingestelde kanalen.

AwayFind voor Gmail is beschikbaar als:

• Google Chrome Extension AwayFind for Gmail
• Firefox Add-on AwayFind for Gmail
• Google Apps AwayFind

Een plugin voor Microsoft Outlook is in ontwikkeling.

AwayFind voor iPhone/iPad

Met de AwayFind iPhone app kun je meer dan alleen push-notifications ontvangen en je AwayFind inbox met de gefilterde berichten benaderen.

Je kunt berichten uit je AwayFind inbox archiveren, verwijderen of erop antwoorden via de mailapp. Daarnaast kun je een Gmail account als inbox toevoegen. IMAP en Microsoft Exchange configureer je via AwayFind.com. Tenslotte kun je snel een filter toevoegen voor contactpersonen waarbij je kunt kiezen uit de lijst met contactpersonen van je iPhone of handmatig een adres kunt toevoegen.

N.B.: De iPhone app van AwayFind werkt ook op iPad.

AwayFind Plan: de kosten

AwayFind kun je gratis gebruiken of per maand/jaar betalen. De meest belangrijke beperkingen van de gratis versie van AwayFind zijn:

• maximaal één e-mailaccount monitoren, iedere 20 minuten.
• geen internationale meldingen via SMS en telefoon (dus niet buiten Amerika).

De betaalde versies heffen deze beperkingen op en kun je de eerste 30 dagen gratis proberen. Als je AwayFind met meerdere mensen gaat gebruiken dan kun je contact opnemen voor korting.

Toekomstige ontwikkelingen

Volg @AwayFind op Twitter of lees het AwayFind blog om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Voor ondersteuning kun je AwayFind op GetSatisfaction vinden.

Alternatief voor AwayFind

Je zou ook slimme filters in je e-mailprogramma kunnen gebruiken en belangrijke e-mail via Infospace/GIN kunnen doorsturen als SMS. AwayFind is eenvoudiger in te stellen, biedt meer kanalen dan alleen SMS en neemt je agenda in ogenschouw. Via AwayFind kun je een slimme autoresponder instellen die contactpersonen bijvoorbeeld twee keer per jaar (in plaats van op ieder bericht) vertelt hoe je je e-mail afhandelt. Tenslotte kun je mensen in deze autoresponder en in de signature van je e-mail verwijzen naar een professioneel AwayFind formulier om je snel te bereiken zonder dat je daarvoor je mobiele telefoonnummer hoeft af te geven.

AwayFind – Stay Informed  & Get Real Work Done. Stop checking e-mail today!

In dit artikel leg ik uit hoe je deze tweets vervolgens importeert in Excel. Indien nodig ontdubbel je de Twitter gebruikers. Vervolgens ken je er echt willekeurige nummers aan toe (de trekking) en neem je zoveel namen van Twitter gebruikers als je boeken of invites hebt.

Naast het praktische nut van een Twitter-loterij leer je zo ook weer iets van RSS en Excel.

Tip: Enkele maanden na het schrijven van dit artikel vond ik TwitQuiz: daarmee kun je Twitter doorzoeken op een term/hashtag, tweets selecteren en willekeurig winnaars kiezen.

In februari 2011 verlootte ik bijvoorbeeld invites voor de private beta van ifttt (if this then that) via Lifehacking.nl:

ifttt is nog in private beta waardoor je alleen met een invite kunt experimenteren. Zaterdag 5 februari 2011 verloot ik twintig invites onder mensen die een bericht tweeten met @ifttt, @lifehacking en @mackaaij erin, bijvoorbeeld:

Gelezen op @lifehacking: Webservices aan elkaar koppelen met @ifttt (if this then that) http://bit.ly/fCApVS door @mackaaij

Hierbij vraag ik om de woorden @ifttt, @lifehacking en @mackaaij. Je kunt natuurlijk ook om een hashtag vragen. Door niet de hele tekst af te dwingen krijg je creatieve reacties zoals de tweet van Olwen Harkema die deelneemt en gelijktijdig op een grammaticale fout wijst.

Specifieke tweets opvragen als RSS

Als de competitie korter dan een week duurt dan kun je de tweets via Advanced Twitter Search terug vinden. Stel daar een zoekopdracht (query) samen waarmee de relevante tweets worden gevonden en vink “Include retweets” aan indien van toepassing.

De tweets uit het bovenstaande voorbeeld kon ik vinden met

• “All of these words”: @ifttt @lifehacking @mackaaij
• Include retweets
• Results per page: 50

Kopieer nu de link naar de RSS feed van deze resultaten door met de rechtermuis te klikken op “Feed for this query”.

* Sinds juli 2011 is Twitter Search beter geïntegreerd in de interface van Twitter zelf. Helaas is het RSS-knopje daarmee komen te vervallen. Je kunt de benodigde URL nog steeds zelf samenstellen.

Het adres is bijvoorbeeld:

• http://search.twitter.com/search.atom?q=ifttt+lifehacking+mackaaij+include:retweets

Als je meer dan 50 resultaten hebt dan kun je nog proberen om achter de URL “&rpp=200” in te typen. 200 is volgens mij het maximum.

Let op: Verander “atom” in “rss”, anders kan Excel er niet mee overweg.

Verwijder eventueel je eigen tweets, in mijn geval met: -from:mackaaij

Je krijgt dan dus iets als:

• http://search.twitter.com/search.rss?q=mackaaij+ifttt+lifehacking+include:retweets+-from:mackaaij&rpp=200

N.B.: Voor acties die langer dan een week draaien moet je iets anders bedenken want dergelijke tweets kunnen niet terug worden gevonden. Archiveren in Evernote kan bijvoorbeeld via een service als ifttt maar dan kun je er minder gemakkelijk op rapporteren omdat de meta-gegevens niet netjes in kolommen staan.

RSS importeren in Microsoft Excel

Open Excel en importeer data van het web. In Excel 2007 gaat dat als volgt:

1. Klik in het lint op het tabblad Gegevens.
2. Klik op de knop “Van web”.
3. Plak de URL van de RSS feed van de zoekresultaten (met rss i.p.v. atom dus) in het veld adres.
4. Klik op “Ga naar”.
5. Klik op de knop Importeren (zie onderstaand screenshot).
6. Bevestig de popup “De opgegeven XML-bron verwijst niet naar een schema. Excel maakt een schema op basis van de XML-brongegevens.” met OK.
7. Bevestig de doelcel als $A$1 en klik de popup met fouten “Sommige gegevens zijn geïmporteerd als tekst” weg met OK.

N.B.: Mocht je vergeten zijn atom te vervangen door rss dan krijg je 16x zoveel rijen met de gegevens verspreid over de kolommen doordat Excel niet met atom overweg kan, dat valt je vast op. Begin dan gewoon even opnieuw met een nieuw werkblad.

Rijen ontdubbelen op Twitter gebruikersnaam in Excel

Om de namen van de Twitter gebruikers netjes onder elkaar weer te geven én te ontdubbelen maak je een draaitabel. In Excel 2007 gaat dat als volgt:

1. Klik in het lint op het tabblad Invoegen.
2. Klik op de knop “Draaitabel” (Excel selecteert vanzelf al de hele tabel met gegevens).
3. Klik op OK om het gegevensbereik over te nemen en de draaitabel op een nieuw tabblad te maken.
4. Sleep nu aan de rechterkant het veld “author” naar “Rijlabels”. Aan de linkerkant zie je alle auteurs staan.
5. Sleep het veld “author” ook naar “Waarden”.

Tel het aantal Twitter gebruikers. Als mensen eenmaal hebben getweet dan is dit het getal bij “Eindtotaal” (dat is het aantal tweets). Zo niet trek dan de dubbele eraf of tel het aantal rijen.

Willekeurige (random) nummers toekennen in Excel

Stel dat je dertig Twitter gebruikers telde. Door deze dertig Twitter gebruikers een willekeurig getal van 1 tot 30 toe te kennen heb je een eerlijke trekking.

Als je een nette top x wilt maken voeg dan eerst in Excel aan de linkerkant van de draaitabel een extra kolom toe. Dit is nodig voor de formule vert.zoeken() die straks aan bod komt. Hiervoor klik je met de rechtermuisknop op kolom A en kies je voor Invoegen.

Excel voorziet volgens mij niet in een eenvoudige formule om een rijtje met willekeurige getallen binnen een bereik te maken. Ga daarom naar de webservice Random Sequence Generator en geef daar op:

1. Smallest value (laagste getal): laat dat op startgetal 1.
2. Largest value (hoogste getal): dat zet je op het aantal Twitter gebruikers.
3. Format in (aantal kolommen van de uitvoer): laat dat op 1 staan om de uitvoer gemakkelijk in Excel te plakken.
4. Klik op “Get Sequence”.
5. Selecteer alle getallen met de muis.
6. Kopieer de getallen naar het klembord (Ctrl+C of rechtermuisknop>Kopiëren).
7. Plak de getallen in Excel naast de namen van de Twitter gebruikers (Ctrl+V of rechtermuisknop>Plakken). Voor een nette top x dus vanaf cel A4.

De trekking is nu klaar. Je kunt de invites of boeken toekennen vanaf nummer 1 tot en met het aantal te vergeven items. Als je een net lijstje van wilt hebben van bijvoorbeeld de top 3 dan kan dat als volgt:

1. Zet in cel E4 het getal 1.
2. Gebruik in cel F4 de volgende formule: =ALS(E4<>”";VERT.ZOEKEN(E4;$A:$B;2;ONWAAR);”")
3. Selecteer cellen E4 en F4.
4. Kopieer de formule naar beneden voor het aantal te vergeven items. Sleep hiervoor vanaf de vulgreep rechtsonder in cel F4. Tijdens het slepen geeft Excel handig het aantal rijen aan dat je aan het maken bent.

Uiteindelijk ziet het er dan bijvoorbeeld als volgt uit.

N.B.: De formule kijkt of er links iets staat en zoekt deze waarde (het getal dus) op in kolom A. Vervolgens geeft het de naastgelegen waarde uit kolom B (de naam van de Twitter gebruiker) terug. De formule vert.zoeken() kan alleen waarden terug geven die aan de rechterkant van de zoekwaarde staan, daarom moest de lege kolom A links worden ingevoegd.

Tip: Wil je naast de naam van een Twitter gebruiker een net linkje naar de naam gebruik dan in cel G4 de formule: =HYPERLINK(“http://twitter.com/”&LINKS(F4;VIND.SPEC(“@”;F4)-1);LINKS(F4;VIND.SPEC(“@”;F4)-1))

Privé gegevens wissel je liever niet publiekelijk uit via Twitter. Omdat je alleen Direct Messages kunt ontvangen van Twitter gebruikers die jou volgen volg je dus eerst even de winnaars. Vraag nu de winnaars om de benodigde gegevens zoals e-mail of adresgegevens. Deze gegegevens gebruik je natuurlijk alleen voor deze trekking.

Jim en Taco leggen glashelder uit waarom de huidige e-mailcultuur niet werkt en geven vervolgens praktische tips die wél werken en ook toepasbaar zijn op social media.

Je leert ultrasnel mail te verwerken en maakt kennis met sluipwegen en geheime functies in Outlook. Maar je pakt ook de e-mail-cultuur in de organisatie aan. Het seminar geeft zowel tips en tricks als inzicht. Je kijkt nooit meer op dezelfde manier naar een inbox en vraagt je af waarom je deze vaardigheden niet op school of tijdens een inwerktraject leert.

Tijdens het seminar presenteer ik als een van de wizzkids-met-sociale-vaardigheden één van de hulpprogramma’s, Fingertips.

Het ééndaags seminar “Nooit meer een volle inbox” is helaas niet meer opnieuw gepland. In dit artikel kun je nog wel relevante informatie over bovenstaande vinden.

Top-experts Taco Oosterkamp en Jim Stolze

Taco Oosterkamp is oprichter van het bureau meereffect welke een goede training op basis van Getting Things Done (GTD) biedt. Voor Microsoft Outlook schreef Taco Oosterkamp het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg”.

Bestel bij - Bol.com – Managementboek.nl

Jim Stolze geeft aan de hand van vier weken zonder internet in het boek “Hoe overleef ik mijn inbox” 31 tips voor een gelukkig online-leven.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

De top-experts zijn de volgende ochtend bereikbaar via e-mail om de deelnemers van het seminar te ondersteunen met vragen die tijdens het in gebruik nemen van de tips naar boven komen. Reserveer dus ook zeker de dag na het seminar de aanbevolen “kluizenaarsochtend” om je de nieuwe basisprincipes eigen te maken.

Deelnemers aan het seminar krijgen beide boeken plus een jaarabonnement op de Outlookvideo’s van meereffect waarin je veel tips nog eens rustig na kunt lezen en kijken.

De organisatie is in goede handen bij DenkProducties welke ook “MBA in één dag” van Ben Tiggelaar organiseert.

Nerd-expo: Korte presentaties over handige hulpprogramma’s

Tijdens twee korte intermezzo’s maak je kennis met een aantal geniale (legale!) hulpprogramma’s, zoals:

• Evernote
  Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden met Evernote.
• Yammer
  Sociaal netwerk à la Twitter/Facebook maar dan afgeschermd binnen de bedrijfsmuren.
• Twitter en TweetDeck
  Wat kun je nu eigenlijk precies met Twitter en hoe werkt dat dan? En TweetDeck als handige tool om sociale netwerken zoals Twitter gebruiken (monitoren en bijwerken).
• Fingertips
  Met Fingertips razendsnel Windows applicaties bedienen via het toetsenbord.
• Gmail
  Vlot werkend gratis e-mailprogramma van Google met krachtige filtermogelijkheden.
• Google Docs
  Vanaf iedere computer gewoon vanuit je webbrowser werken aan tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. Google Docs kun je ook gebruiken als opslagruimte “in the cloud”.

Het seminar garandeert: “Heeft u na het toepassen van de lessen uit dit seminar onvoldoende tijd bespaard? Dan krijgt u gewoon uw geld terug.”

Met FactuurSturen.nl kun je snel een factuur opstellen en versturen via e-mail of post. De factuur kan in de eigen huisstijl worden opgesteld en voor verzending via e-mail kun je een voorbeeld opvragen. FactuurSturen.nl dekt een groter deel van het proces: zo kun je ook eerst een offerte opstellen en na de facturatie een herinnering versturen. En zelfs facturering automatisch periodiek maken.

De Belastingdienst heeft een lijstje met eisen waaraan een factuur wettelijk moet voldoen om recht te hebben op aftrek van btw. Met het volgen van de instellingen van FactuurSturen.nl voldoet je facturatie automatisch aan deze eisen.

Voor een aantal diensten en producten die ik via Eenmanierom.nl lever maak ik handmatig een factuur. Aan het begin van iedere maand lever ik alle facturen aan bij mijn boekhouder Dofan Administraties die de verdere boekhouding en aangiftes doet.

Voordat ik zelf richting Word en Excel ging heb ik eerst gekeken naar een webbased oplossing met geen of lage abonnementskosten. Zo kwam ik FactuurSturen.nl op het spoor en voor 40 cent per factuur ga ik natuurlijk geen andere oplossing zoeken. Inmiddels gebruik ik deze dienst langer dan een jaar en het bevalt prima. De ondersteuning is goed: je krijgt altijd snel een persoonlijk antwoord en goede suggesties voor verbeteringen worden snel opgepakt. FactuurSturen krijgt goede beoordelingen op softwarepakket.nl en was winnaar van de Gouden Factuur 2009.

Het onderstaande video filmpje laat in ongeveer twee minuten zien hoe je met FactuurSturen.nl een factuur via e-mail verstuurt (over de post is ook mogelijk en net zo makkelijk). De klanten en producten waren al ingevoerd waardoor deze automatisch worden aangevuld.

Niet overtuigd? Probeer het zelf in de demonstratieomgeving van FactuurSturen.nl.

FactuurSturen in het kort

Met FactuurSturen.nl kun je:

• snel een factuur opstellen, helemaal nadat je eenmalig je klanten, producten en diensten hebt ingevoerd of geïmporteerd;
• overzicht houden op de status (verzonden, betaald);
• periodiek factureren;
• bankafschriften importeren om facturen als betaald te markeren;
• incasso’s maken en exporteren voor de bank (CLIEOP03);
• en een herinnering versturen;
• verzonden facturen crediteren (bijvoorbeeld ingeval van fouten);
• BTW verleggen naar afnemer;
• gegevens van facturen, klanten en producten exporteren.

Sjabloon van de factuur in huisstijl met eigen logo of briefpapier

De facturen van FactuurSturen.nl zien er netjes uit en voldoen zoals gezegd aan de wettelijke eisen.

De layout van het sjabloon van de factuur kun je via Instellingen>Algemeen eenvoudig naar wens afstemmen op huisstijl en vensterenveloppen, bijvoorbeeld:

• Een te uploaden logo kan links of rechts worden geplaatst.
• Er is keuze uit vijf lettertypes (Arial, Courier, Tahoma, Times en Verdana).
• Eigen briefpapier kan als PDF- of JPG-bestand geüpload worden als achtergrond van het gehele document (verstuur 1240 x 1754 pixels, maximaal 100kb).
• De positie van het adres van de ontvanger is tot op de millimeter nauwkeurig in te stellen.
• Producten en diensten kun je met of zonder lijnen in een tabel weergeven.
• Als “aantal” niet van toepassing is dan zal het ook niet worden afgedrukt.

Voordat je een factuur verstuurt kun je een voorbeeld opvragen om te zien hoe deze eruit komt te zien. Zo zul je dus nooit voor verrassingen komen te staan.

Tip: Als je een jaartal als voorloopteken voor het factuurnummer wilt gebruiken (2011-….), plan dan in om deze aan het einde van het jaar even op te hogen via Instellingen>Factuur.

Instellingen van de begeleidende teksten in e-mailberichten

Via de instellingen kun je een standaard tekst instellen voor verschillende e-mailberichten waarbij je opmaak kunt gebruiken en variabelen in kunt voegen. De verschillende berichten die je kunt inregelen zijn:

• versturen van een offerte;
• de factuur of incassofactuur;
• een herinnering en een creditfactuur.

Vlak voor het daadwerkelijk versturen van een factuur kun je de tekst nog aanpassen/personaliseren.

Via Instellingen>iDEAL kun je aangeven of je iDeal als betaalmogelijkheid aan wilt bieden (hier zijn extra kosten aan verbonden). In het e-mailbericht wordt dan een betaallink meegestuurd voor betaling via iDeal. Als de ontvanger van de e-mail op deze link klikt dan kan de factuur direct betaald worden. FactuurSturen.nl registreert de factuur dan direct als betaald.

Tip: Als je zeker wilt weten dat  je factuur gelezen is kies dan bij Instellingen>Factuur voor “weblink”. Via Verzonden facturen kun je dan bij de Voorvertoning van een factuur in de Factuurgeschiedenis zien of de factuur is opgevraagd.

Het is ook mogelijk om van alle facturen die je verstuurt een kopie te ontvangen in je eigen mailbox. Deze optie gebruik ik zelf om de factuur aan mijn boekhouder aan te leveren.

Voor automatische incasso’s kan FactuurSturen een zogenaamd CLIEOP03 bestand aanmaken. Onder Instellingen>Incasso staan generieke gegevens zoals je eigen rekeningnummer waarna je per klant aangeeft deze te factureren d.m.v. automatische incasso. Na het aanmaken van een  factuur (via e-mail of post) exporteer je het CLIEOP03 om deze vervolgens te importeren in internet bankieren.

Klanten en producten invoeren of importeren

Om snel een factuur op te stellen is het handig als de klanten en producten alvast zijn ingevoerd.

Van klanten kun je de adresgegevens, contactpersoon, aanhef, voorkeur voor verzending (post of e-mail), betaling (per bank of automatische incasso), betalingstermijn en een standaard korting (percentage) invoeren.

Tip: Als je bij Instellingen>Systeem hebt gekozen voor Postcode danwel BTW-nummer controle dan attendeert FactuurSturen.nl je op fouten tijdens het invoeren van een nieuwe klant.

Van producten registreer je productcode, naam, btw-percentage (of vrijstelling) en de prijs.

Via Importeren kun je Klanten en Producten ook importeren.

Het is ook mogelijk om exports van bankafschriften te vergelijken met openstaande facturen om deze vervolgens direct als voldaan te markeren. De export van de bank importeer je in FactuurSturen.nl. Na het uploaden van het exportbestand van een bank als ABN, Bizner, Fortis, ING, Rabobank, SNS, Argenta of BNP Paribas Fortis geeft FactuurSturen.nl een overzicht van alle credittransacties met daaronder (mogelijk) corresponderende facturen. Bij iedere factuur staat een waarde (in procenten) die aangeeft in hoeverre de betaling overeenkomt met de factuur. Betalingen kunnen zo snel worden geadministreerd.

Een factuur aanmaken om te factureren

Als je basisgegevens op orde zijn kun je snel een factuur opstellen:

1. Klik op Nieuw document en kies Eenmalige factuur.
2. Kies een klant. In de pop-up met klanten kun je zoeken door een deel van de klantnaam te typen.
3. Vul eventueel een kortingsbedrag of –percentage en betalingstermijn in.
4. Voeg producten toe door in het veld omschrijving een deel van de productnaam of –code in te typen. Stel de aantallen in en voeg indien nodig extra factuurregels toe.
5. Voeg indien nodig bestanden (attachments) aan de factuur toe, denk aan algemene voorwaarden, opdrachtbevestiging of een digitaal visitekaartje (vcard).
6. Gebruik de knop Bekijk voorbeeld om het voorbeeld van de definitieve factuur te controleren.
7. Klik op de knop Verstuur en kies de verzendmethode (e-mail of per post) – zie onderstaand screenshot

Een offerte en periodieke factuur werken op dezelfde manier.

Tips:

• Je kun een standaard bijlage instellen via Instellingen>Algemeen.
• Met de knop Opslaan kun je de documenten tussentijds opslaan om later verder te werken.

Dashboard

Het dashboard van FactuurSturen.nl geeft inzicht in:

• het openstaande bedrag bij klanten
• de omzet exclusief BTW
• de in rekening gebrachte BTW
• de gemiddelde betaaltermijn
• het aantal gefactureerde klanten
• het gemiddelde factuurbedrag
• de top 5 van de beste klanten op omzet
• het prepaid tegoed dat je hebt bij FactuurSturen.nl

Alle kosten van FactuurSturen.nl op een rijtje

Een factuur digitaal versturen met FactuurSturen.nl kost 40 cent per factuur met een maximum van 10 euro per maand. Voor een factuur via de post betaal je met een Nederlandse bestemming 80 cent per factuur extra. Om iDeal als betaalmogelijkheid aan te bieden betaal je 59 cent per transactie aan partner Mollie.

Digitale facturen versturen: gratis of 40 cent per factuur met een maximum van 10 euro per maand

FactuurSturen.nl is gratis tot drie facturen per maand. Als je in een maand meer facturen wilt versturen dan betaal je vanaf dat moment voor ieder factuur €0,40. Per maand betaal je maximaal 10 euro – vanaf 25 facturen in een maand worden geen verdere kosten in rekening gebracht. Tenzij je de facturen via de post laat versturen door FactuurSturen.nl.

FactuurSturen.nl werkt niet met een abonnementsvorm. Je betaalt vooraf en bouwt zo een prepaid tegoed op. Het prepaid tegoed blijft onbeperkt geldig. Betalen kan via iDeal (direct verwerkt) of een bankoverschrijving (twee werkdagen verwerkingstijd).

Met FactuurSturen.nl kun je ook offertes maken, beheren en versturen. Een offerte kun je na ondertekening eenvoudig omzetten in een factuur. Voor het aanmaken van een offerte worden dezelfde kosten in rekening gebracht.

Facturen versturen via de post: vanaf 80 cent extra per factuur

Digitaal factureren is steeds meer geaccepteerd. Verstuur je liever een factuur via de post? Dan kun je een factuur aanmaken en afdrukken en zelf over de post versturen. Je betaalt FactuurSturen.nl dan enkel voor het aanmaken van de factuur.

Nadat je de factuur hebt aangemaakt en gedownload moet deze dan worden geprint, gevouwen, gefrankeerd en gepost. Naast tijd kost dat ook printerkosten (toner/stroom/afschrijving), (brief)papier, envelop en postzegel. Vanaf €0,80 extra per factuur bespaart FactuurSturen.nl je al deze stappen plus een loopje naar de brievenbus. De exacte kosten zijn afhankelijk van het aantal pagina’s (gewicht) en het land van de geadresseerde. De totaalprijs staat duidelijk vermeld achter de optie wanneer je gaat verzenden.

Als je in een maand al meer dan 25 facturen hebt aangemaakt dan betaal je alleen nog deze extra kosten voor het afdrukken en versturen van een factuur.

Betalen via iDeal aanbieden

Mollie rekent €0,59 per betaling en kan optioneel voor €0,06 per SMS-bericht berichten dat een betaling is gedaan. FactuurSturen.nl brengt zelf geen extra kosten in rekening voor deze dienst.

Veiligheid en beschikbaarheid van gegevens

Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen op de servers van FactuurSturen.nl en iedere nacht meegenomen in een backup.

Daarnaast is het eenvoudig om zelf een kopie te maken van gegevens. Facturen, klanten, producten en incasso opdrachten kunnen worden geëxporteerd naar CSV t.b.v Excel. Facturen kun je ook naar PDF exporteren.

Alternatieven voor FactuurSturen.nl

Alternatieven voor FactuurSturen.nl en kort de reden waarom ik er niet voor koos zijn:

• MoneyMedic
  Adverteert gratis maar rekent €2,20 voor iDeal betalingen die in iedere mail worden geadverteerd.
• MoneyBird
  Integreert met taskmanager Thymer maar werkt met abonnement. Tijdschrijven heb ik zelf nog niet nodig en kan naast Thymer natuurlijk ook met een aparte tool zoals timeEdition.
• WeFact
  Werkt met een abonnement.
• Fact-uur
  Werkt met een abonnement.
• Digitale Factuur
  Werkt met staffels.

Op de homepage van FactuurSturen.nl staat een link naar een vergelijkingspagina van aanbieders.

Blijf op de hoogte van FactuurSturen.nl

FactuurSturen.nl wil de interface vertalen naar Spaans, Duits, Italiaans, Frans, Arabisch, Turks, Zweeds, Noors, Deens, Russisch en Fries. Als jij een van deze vreemde talen goed beheerst en het lijkt je leuk om ze te helpen, stuur dan een e-mail naar info@factuursturen.nl met daarin je gegevens en de talen die je goed beheerst. Dat levert een eervolle vermelding op de website en een korting op FactuurSturen.nl op. De talen die momenteel beschikbaar zijn kun je opvragen bij Instellingen>Systeem.

Om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws volg je het blog van FactuurSturen.

Maak direct even een account aan. Binnen 5 minuten krijg je een e-mailbericht en kun je met FactuurSturen.nl aan de slag.

Je kunt Memolane ook doorzoeken, handig voor bijvoorbeeld Twitter waar je maar een week terug in de tijd kunt zoeken!

Omdat een plaatje meer zegt dan 1.000 woorden staat hieronder een videodemonstratie van Memolane. Eerst liggen items van diverse webservices verspreid op tafel, vervolgens worden ze netjes chronologisch geordend. Na dit voorbeeld uit de echte wereld (het ontwerp van Memolane) zie je een demonstratie van Memolane.

Memolane webservices

Memolane ondersteunt op dit moment de volgende webservices en items:

• Facebook
  Foto’s, video’s, evenementen en (vanaf 2009) status updates. Bedrijven kunnen ook Pages importeren.
• MySpace
  Foto’s en video’s.
• Twitter
  Status updates, initiëel de laatste 3200, vervolgens houdt Memolane alles bij.
• Flickr, Picasa en Instagram
  Foto’s waarbij het tijdstempel te bïnvloeden is via de metadata als de fotodienst dat toestaat.
• SoundCloud
  Muziektracks van SoundCloud.
• Last.fm
  Nummers, podcasts en stations die je hebt beluisterd. Je kunt muziek ook direct terugluisteren via Amazon MP3 of Spotify (via Last.fm scrobbling).
• Foursquare
  Check-ins, visueel weergegeven op een kaart.
• Tripit
  Vluchten uit het verleden en in de toekomst, weergegeven op een kaart.
• YouTube en Vimeo
  Favorieten en zelf geüploade video’s (op basis van uploaddatum).
• WordPress.com blog
  Alle artikelen van je WordPress.com blog. Zodra OAuth2 ook beschikbaar is voor self-hosted WordPress.org blogs kan Memolane daar ook mee overweg.
• RSS feed
  Gepubliceerde items (bijvoorbeeld artikelen van een blog), weergegeven met afbeelding.

Na het toevoegen van webservices wordt iedere tweet, Facebook update, foto van Flickr en geluisterd nummer op Last.fm geïmporteerd in Memolane. De geïmporteerde berichten, check-ins, foto’s en video’s worden memo’s genoemd.

Memolane privacy instellingen

Per webservice (en zelfs per memo) kun je privacy instellingen doorvoeren. Zo geef je aan of memo’s privé (private), voor vrienden (friends only) of voor iedereen (public) zichtbaar zijn. Je kunt je eigen memolane ook bekijken als jezelf, vriend of iedereen om te zien wat er zichtbaar is.

Bij het zoeken doorzoekt Memolane alle publieke memo’s, dit kun je filteren tot memo’s van jezelf of vrienden.

Memolane stories

Memo’s kun je samenvoegen tot een verhaal (story). Aan een story kun je samen met andere Memolane gebruikers (vrienden) aan dezelfde tijdslijn werken. Je voegt memo’s dan per stuk toe aan een story en maakt zo een verhaal.

Navigeren door Memolane

Bladeren door de tijdslijn of door meerdere foto’s in een memo kan door te slepen met de muis of rechtsboven op de pijltjes te klikken. Bij meerdere memo’s op een dag kun je ook vertikaal scrollen met het wieltje van de muis. Voor grote sprongen in de tijd kun je op de tijdslijn onder in beeld klikken.

Om te navigeren met het toetsenbord gebruik je de pijljestoetsen. Shift+pijltjes verspringt een hele pagina.

Probeer maar eens uit in mijn memolane met tweets van @eenmanierom, de RSS-feed van Eenmanierom.nl, de Facebook page en de YouTube video’s.

Memolane insluiten (embed) in je website

Je kunt ook een memolane insluiten (embed) in je website zoals ik hieronder heb gedaan met deze code: <script src=”http://memolane.com/eenmanierom.js?background=memolane&amp;border=none”></script>

Scroll er maar eens doorheen door de tijdslijn naar links te slepen.

Extra functionaliteiten

Op iedere memo is een link-icoon te vinden. De URL die je kopieert via het rechtermuisknop menu van je webbrowser stuurt je precies naar die memo in de tijdslijn. Vrienden en iedereen zien ook met deze URL alleen memo’s als ze daar rechten op hebben.

Bij de instellingen van een webservice kun je kiezen voor “Renew Service”. Normaliter importeert Memolane binnen een uur gegevens uit een webservice, met deze knop kun je sneller met gegevens aan de slag indien nodig. Je kunt zo ook veranderingen in metagegevens van een dienst als Picasa of Flickr doorvoeren (als je de datum van een foto hebt aangepast).

Volg Memolane op Twitter of lees het Memolane blog. Ideeën en vragen kun je kwijt op Memolane Support. Memolane werkt aan een API!

Met Dipity kun je handmatig tijdslijnen samenstellen en timekiwi maakt tijdslijnen met Twitter, Tumblr, Posterous en WordPress.

Via de de optie “Mijn kaarten” op Google Maps kun je eenvoudig een eigen kaart maken met markeringen (van die punaise pinnen) erop. Zo maak je snel de geografische spreiding van je vestigingen, klanten of buitendienstmedewerkers inzichtelijk. Na het klikken op een markering verschijnt extra informatie. Als je honderden adressen wilt weergeven op een kaart dan is dit natuurlijk geen optie. Via websites waar ik Robert op wees vond hij uiteindelijk BatchGeo.com.

Met BatchGeo kun je dergelijke adresgegevens, internationaal, automatisch laten omzetten naar coördinaten, een proces dat geocoderen wordt genoemd. De adresgegevens plak je eenvoudig in vanuit een spreadsheet programma zoals Microsoft Excel, Google Spreadsheet, OpenOffice Calc of Numbers in een webpagina. Of gewoon vanuit een tabelweergave op een website!

De kaarten van BatchGeo worden goed weergegeven op iPhone en Android en kunnen gebruik maken van je GPS-positie.

De Nederlandse vertaling van BatchGeo was niet volledig en soms lastig te interpreteren. Omdat ik overtuigd ben van het nut van deze dienst heb ik in overleg met Phillip Holmstrand een nieuwe Nederlandse vertaling van de website aangeleverd, inclusief de voorbeeld werkbladen en foutmeldingen.

In de onderstaande video zie je hoe eenvoudig het is met BatchGeo de grootste steden in de wereld vanuit Wikipedia weer te geven op een Google Maps kaart. De tabel van Wikipedia wordt eenvoudigweg in de website van BatchGeo geplakt.

De basisversie van BatchGeo is gratis, BatchGeo Pro is sneller en je kunt gegevens die je bewaart beter beveiligen.

Adresgegevens voor geocoderen aanleveren

Zoals bovenstaande video laat zien plak je adresgegevens eenvoudig vanuit een tabelweergave op een website in de webpagina van BatchGeo. Je kunt de gegevens ook plakken vanuit een spreadsheet programma zoals Microsoft Excel, Google Spreadsheet, OpenOffice Calc of Numbers.

Iedere rij aan gegevens die je aanlevert representeert een markering op de kaart. De adresgegevens geef je op in kolommen. Hoe meer gegevens je aanlevert, hoe nauwkeuriger de adressen worden omgezet naar coördinaten.De kolommen die je kunt aanleveren voor geocodering zijn:

• Land
• Provincie
• Plaats
• Adres
• Postcode

N.B.: Let hierbij wel op markeringen die elkaar overlappen. Als je bijvoorbeeld alleen een plaatsnaam aanlevert en deze plaatsnaam is bij meerdere markeringen hetzelfde dan overlappen de markeringen elkaar op de kaart.

Daarnaast kun je gegevens aanleveren die verschijnen in de popup als iemand op de markering klikt:

• Naam
• Omschrijving
• URL
• URL afbeelding
• E-mail

Tenslotte kun je markeringen groeperen door eenzelfde naam aan te leveren in de kolom Groep. In de gegenereerde Google Maps kaart kun je de markeringen filteren op deze groeperingen. Je kunt zes groepen/kleuren gebruiken: oranje, blauw, groen, paars, rood en geel. Als je onderaan een kaart in de legenda klikt op zo’n gekleurde markeringspin dan worden de andere markeringen gefilterd. Om alle markeringen weer te tonen klik je naast de labels/pinnen in de legenda.

Onderstaande video laat de invoer van gegevens via een Excel spreadsheet en het opslaan van de kaart zien.

Voordat je de kaart opslaat kun je de pinnen ook nog verslepen als deze net niet nauwkeurig genoeg waren geplaatst. Bij het opslaan van de kaart geef je een titel en omschrijving mee (verschijnen respectievelijk boven en onderaan de kaart). Als je de kaart later wilt kunnen bewerken, vul dan je e-mailadres in. Je ontvangt dan een mailtje met een link om de kaart te bewerken plus embed code voor je website. De weergave staat standaard op “Enkel kaart”. De gegevens erbij levert een kaart op die bij afdrukken zal worden voorzien van alle meegeleverde (adres)gegevens.

N.B.: Als je 100 tot 500 pinnen in eenzelfde gebied plaatst dan worden deze automatisch geclusterd en toont de kaart het aantal pinnen dat zich in het gebied bevindt. Deze “clustering” functionaliteit kun je uitschakelen.

BatchGeo kan ook:

• reverse-geocoderen, dus op basis van coördinaten de adresgegevens achterhalen.
• kaartgegevens exporteren naar een KML bestand dat je kunt inlezen in Google Earth.

Google Maps kaarten opslaan

BatchGeo gecodeert de adressen en genereert een Google Maps kaart die je kunt bewaren. Een bewaarde kaart kun je ook weer bewerken en zo voorzien van nieuwe gegevens zoals onderstaande video laat zien.

Een koppeling met een database leggen zodat de kaart automatisch zal worden bijgewerkt is mogelijk met BatchGeo Pro.

De opgeslagen kaarten zijn standaard voorzien van een advertentie om de webservice van BatchGeo te bekostigen. De advertenties kun je uitschakelen, maak dan wel een donatie over aan BatchGeo want de de server en verdere ontwikkeling van BatchGeo moeten ergens van bekostigd worden.

Dichtsbijzijnde markering op de kaart insluiten op je website

Een opgeslagen BatchGeo kaart kun je insluiten in een website of weblog en bevat een zoekfunctie. Zo kun je eenvoudig een dealer/winkel zoekfunctie maken zodat mensen via je website de dichtsbijzijnde vestiging kunnen vinden. De benodigde HTML-code ontvang je via e-mail. Onderstaande video laat zien hoe eenvoudig dat gaat.

De embed code kun je uitbreiden zodat deze gebruik maakt van eigen CSS.

Met de BatchGeo API kun je zonder veel programmeerkennis zelf kaarten maken om te gebruiken op je website. De pop-ups die verschijnen als je op een speld klikt kun je eenvoudig van gegevens voorzien.

Ideeën voor de verdere ontwikkeling inventariseert BatchGeo op GetSatisfaction.

Een complexer alternatief voor BatchGeo is ZeeMaps.

De methode is bedoeld voor leerlingen en docenten in het voortgezet onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. Van de toegankelijke teksten kunnen ook ouders wat opsteken over de mogelijkheden van nieuwe media.

Slimmerkunde is bedacht omdat computers en internet beter kunnen worden ingezet om slimmer te leren en leven, aldus Tjeu Seeverens in de korte aankondigingsvideo.

De lesmethode Slimmerkunde

Het katern Slimmerkunde omvat 64 bladzijden en is onderverdeeld in twee delen en twee eindopdrachten. Ieder deel omvat een aantal thema’s. De teksten zijn helder geschreven en nodigen samen met de uitdagingen uit tot verder nadenken of onderzoeken. De methode staat boordevol goede links.

Het eerste deel “Slimmer internet gebruiken voor je studie” beschrijft onderwerpen als brainstormen en het vinden van informatie waarbij breder wordt gekeken dan Google. Het (kritisch) gebruiken van internet als bron van vakinformatie is onderwerp van volgende thema’s. Agenda’s, to-do lijstjes en concentratie komen aan bod. Tips over presenteren en het gebruiken van materiaal van anderen (copyright of juist Creative Commons). Overige thema’s zijn het spelen en maken van leerzame games, het zelf schrijven van een blog en veilig internetten.

Het tweede deel “Slimmer omgaan met je leven” is gericht op het “laten lukken wat jij wilt dat lukt”. Over wensen en dromen en hoe je onhandige overtuigingen ombuigt naar handige overtuigingen. Hoe je je, door bezig te zijn met je talent en passie, beter kunt concentreren (werken in flow). Handige manieren om met informatie om te gaan met Getting Things Done, creatief denken en filters. Hoe je omgaat met mensen en een netwerk kunt opbouwen en gebruiken. En tenslotte hoe je concrete stappen zet, leert met vallen en opstaan en ook pas-op-de-plaats maakt als je een verkeerde richting koos.

Op de Slimmerkunde site vinden docenten tips over de inzet en beoordeling van de methode. Voor leerlingen is er per thema extra informatie te vinden, inclusief links naar websites en videomateriaal. Daarnaast worden extra thema’s aangeboden en zijn er links gegroepeerd in onderwerpen als “Slimmer werken en leven”, “Presenteren” en “Onderwijs”.

Nationale Malmberg Slimmerkunde Award

Leerlingen kunnen hun eindproducten en/of tips mailen om mee te dingen naar de Nationale Malmberg Slimmerkunde Award. De award wordt jaarlijks op 14 maart, de geboortedag van Einstein, uitgereikt.

Slimmerkunde tips van de auteurs

De auteurs zijn in te huren als Slimmerkunde-coach om docenten, leerlingen, ouders en onderwijsgerelateerde organisaties in een Slimmerkunde-workshop op weg te helpen met de methode. In het onderstaande filmpje geven een aantal auteurs tips.

Slimmerkunde en Eenmanierom.nl

Vlak voor de lancering van de website kwam ik Slimmerkunde op het spoor doordat een link werd gelegd via Delicious naar Eenmanierom.nl. De naam vond ik slim gevonden dus ik ging verder op zoek. Slimmerkunde verwijst tweemaal naar Eenmanierom.nl:

• In thema 5 “Slimmer omgaan met PRESENTATIES” naar Overzichtelijke en verbluffende presentaties maken met Prezi;
• In thema 2 “Slimmer omgaan met HUISWERK” naar Je hersenen effectiever te gebruiken met geheugentraining, mindmapping en snellezen.

Eenmanierom.nl is genoemd als link in de categorie “Slimmer werken en leven” op Slimmerkunde.nl.

Ik vind het heel erg leuk dat mijn artikelen een breder publiek bereiken. Het onderzoeken, schrijven en up-to-date houden kost de nodige tijd en als de teksten goed gebruikt worden dan was dat niet voor niets. Na het lezen van het katern (bedankt Niels Gouman!) ben ik nog even op zoek gegaan naar andere artikelen op deze site die raken aan de methode:

• Internet Boot Camp om digibeten op weg te helpen
• Artikel met mijn iPad tips
• Over RSS en mijn RSS feed voor nieuwe muziekalbums in de album top 100
• A remix manifesto over Creative Commons
• Getting Things Done (zie ook het gratis kinderboek op YoungGTD).
• Tools die in de methode aan bod komen: Fingertips, Wordle, Twitter (met TweetDeck), WeTransfer en QR-code.
• Andere tools: Thymer (todo), Posterous (weblog), Roboform (wachtwoorden), Syncplicity (bestanden online en delen), Caffeine (voorkomt slaapstand PC tijdens presentatie), 10 Minute Mail (tijdelijk e-mailadres om spam te voorkomen), PDF-Xchange Viewer (aantekeningen maken in PDF), Troovi (foto’s uitwisselen) en Evernote.
• Afvallen met de Nintendo Wii
• Boeken: 175 lifehackingtips en Slimmer werken met het kantoor in je tas
• Timemanagement tips op de Startpagina Timemanagement

Ook toekomstige artikelen op dit weblog raken het onderwerp dus blijf Eenmanierom.nl volgen!

Op de hoogte blijven van Slimmerkunde

Voor de teksten van Slimmerkunde is samengewerkt met een aantal auteurs van Lifehacking.nl. Lifehacking.nl oprichter Martijn Aslander noemde Slimmerkunde “Lifehacking voor kids” (en andersom”Lifehacking : Slimmerkunde voor grote mensen”). Martijn Aslander schreef ook het boek Easycratie: lifehacking voor organisaties.

Volg Slimmerkunde via Twitter of Hyves. Of houdt de linkjes in de gaten die verschijnen op de Delicious tag Slimmerkunde.

De bedenker van Slimmerkunde, Tjeu Seeverens, heeft een eigen Slimmerkunde blog.

Proefthema’s van Slimmerkunde zijn te downloaden via Slimmerkunde.nl.

Voor organisatoren van evenementen heeft De Ondernemers BV ervaringen met het inzetten van Social Media gedeeld in de blue paper “Handboek social media voor congressen” (PDF of Google Docs).

Schrijf je verwachtingen van sessies op

Allereerst is het van belang even stil te staan bij de beslissing wel of niet naar het evenement toe te gaan. Is dit evenement voor jou wel echt interessant om deel te nemen? Aan welke workshops of presentaties wil je een bezoek brengen? Wat wil je leren? Wie wil je ontmoeten?

Naast de rechtvaardiging van de investering in tijd en/of geld kennen veel evenementen een parallelle programmering waardoor je moet kiezen tussen presentaties of workshops. Of denk aan meerdaagse evenementen waar je maar één dag van bezoekt. Welke dag is dan het meest leerzaam voor jou om te gaan? Door in een paar regels tekst op te schrijven wat je verwacht van een sessie kun je snel deze beslissingen maken.

De korte tekst herinnert je op de dag zelf aan je verwachtingen van een specifieke sessie en zorgt dat je je daarop kunt focussen. Handig om samen met de plattegrond van het evenement en jouw eigen dagprogramma bij je te dragen.

Na afloop van het evenement kun je met de teksten evalueren of je inderdaad hebt geleerd wat je verwachtte, wat je bij volgende evenementen weer helpt om te bepalen wat voor jou interessant is.

Maak gebruik van LinkedIn en/of Facebook Events

Een volgende stap is natuurlijk het vastleggen van de datum van het evenement in je agenda en het aanmelden. Soms staat het programma met sprekers, presentaties of workshops nog niet vast waardoor het vastleggen van de datum in je agenda de eerste stap is.

Agendaschets van Claude, zie origineel op Flickr

Geef ook aan via LinkedIn Events en/of Facebook Events dat je naar het evenement toe gaat. Zo breng je respectievelijk collega’s, vrienden en familie op de hoogte van jouw deelname aan het evenement. Door je aan te melden voor het evenement op LinkedIn Events en/of Facebook Events help je mee met de promotie van het evenement. Daarnaast kunnen mensen zien dat ze je daar kunnen ontmoeten. Als er nog geen evenement is aangemaakt dan kun je dit natuurlijk zelf even doen.

Hotel nodig? Boek zo vroeg mogelijk!

“Als je gebruik wilt maken van een hotel, boek deze dan zodra je zeker weet dat je naar het evenement wilt gaan”, aldus Marjon van Vulpen – Senior Business Travel Consultant bij ATP. “Een half jaar tot een jaar van tevoren is geen overbodige luxe. Tip: Kijk even op de site van de organisatie van het evenement of er per ongeluk interessante prijsafspraken met specifieke hotels zijn gemaakt.”

Als je een voorkeur hebt voor eigen vervoer bedenk dan of de locatie van het evenement goed bereikbaar is en of de parkeerkosten van een auto opwegen tegen reizen met het openbaar vervoer.

Concrete praktische zaken vooraf

Regel vlak voor het evenement praktische zaken, zoals:

• Heb je kleding die bij het evenement en je rol past? Als je geen idee hebt en het aan niemand kunt vragen dan is er misschien foto- of videomateriaal van een voorgaande editie van het evenement.
• Heb je voldoende visitekaartjes? Een visitekaartje kan ook als badge fungeren.
• Is je eventuele digitale variant van het visitekaartje up-to-date? Denk aan een Poken.
• Neem pen en papier mee, of iets moderns zoals een iPad, netbook of PDA om aantekeningen te kunnen maken.
• Plaats reminders in je agenda voor sessies die je niet wilt missen zodat je tijdig een gesprek kunt onderbreken. Tip: Google Calendar kan een notificatie via SMS sturen.
• Heb je het dagprogramma van het evenement?
• Heb je de plattegrond van en de routebeschrijving naar het evenement zodat je weet waar je moet zijn?
• Heb je jouw korte beschrijvingen van verwachtingen van de sessies en mensen die je wilt ontmoeten?
• Als je verwacht over het evenement te gaan twitteren, kondig dit dan van tevoren even aan zodat mensen die je volgen begrijpen dat dit eenmalig is en niet afhaken.

Tips voor de dag zelf

Raadpleeg vlak voor een sessie begint de korte tekst waarin je je verwachtingen van de sessie hebt opgeschreven. Dit helpt je om te focussen.

Heb je vragen naar aanleiding van een presentatie? Stel die dan plenair zodra daar de gelegenheid toe wordt geboden – andere aanwezigen hebben vast ook iets aan jouw vraag en het maakt de sessie dynamischer.

Twitteren over het evenement is voor mensen die er niet bij konden zijn heel erg prettig. Afwezigen hebben meer aan tweets die de inhoud van een sessie weergeven dan alleen “Ik ga nu naar de presentatie van X over XYZ #evenement”. Vergeet ook niet de #hashtag van het evenement te gebruiken in iedere tweet zodat alle tweets over het evenement met één zoekopdracht te vinden zijn.

Iemand gesproken en iets beloofd? Aantekeningen maken is in zakelijke context altijd aan te raden. Zorg dat je afspraken in ieder geval duidelijk noteert. Zelf gebruik ik daarvoor vaak een Inka Pen met papiertje of Evernote. Evernote maakt alles wat je erin stopt indexeerbaar en dat werkt ook prima met foto’s van naambadges die je hebt gemaakt.

Achteraf aantekeningen uitwerken en evalueren

Verwerk na het evenement zo snel mogelijk je aantekeningen en de contactgegevens die je hebt opgedaan. Kom beloftes die je hebt gedaan zo snel mogelijk na. Nodig vervolgens contact uit om te connecten via sociale netwerken zoals LinkedIn, Twitter en Facebook.

Evalueer hetgeen je hebt geleerd. Komt het overeen met wat je verwachtte? En zo nee: was het evenement de moeite waard?

Als je blogt kun je je ervaringen delen zodat potentiële bezoekers aan een volgend evenement daaraan kunnen refereren. Heb je foto’s gemaakt? Misschien kun je die samen met anderen op een centrale plek delen, bijvoorbeeld via Troovi of Flickr. Of tag jezelf op foto’s van het evenement als de organisatie die via Facebook deelt. Alle tweets van een evenement kun je snel op hashtag weergeven met bijvoorbeeld Tweetdoc. Of stel handmatig een verhaal samen uit diverse social media met Storify.

En als het evenement grootschalig én succesvol was dan kun je waarschijnlijk alvast een hotel boeken voor de volgende keer!

N.B.: Strict genomen hoef je Twitter gebruikers die je op een lijst zet niet eens te volgen. Het voordeel van elkaar volgen is dat je Direct Messages kunt versturen. Als je iemand volgt dan geef je deze persoon ook toestemming jou Direct Messages te sturen. Protected accounts zijn een uitzondering – berichten van dergelijke accounts kunnen alleen worden gelezen door Twitter gebruikers die daarvoor toestemming hebben gekregen.

Let op: Helaas besloot Formulists op 18 januari 2012 te stoppen, deeloplossing Conversationlist stopte een paar dagen eerder op 15 januari 2012.

Automatisch lijsten onderhouden met Formulists

Met Formulists automatiseer je het onderhouden van lijsten met slimme algoritmen. Met Formulists stel je op basis van interactie tussen Twitter gebruikers en de profielinformatie in de Bio een lijst naar wens op maat samen. Met Formulists kom je Twitter gebruikers op het spoor op basis van gemeenschappelijke vrienden of interesses of mensen naar wie je onlangs een @reply hebt gestuurd. Ook kun je automatisch lijsten maken van Twitter gebruikers die jou zijn gaan volgen, Twitter gebruikers die jou juist niet meer volgen of Twitter gebruikers die jij bent gaan volgen maar die je niet terug volgen.

Formulists kan deze lijsten dagelijks bijwerken.

N.B.:

• Formulists bestaat nog niet zo heel lang en laat tijdens deze beta periode iedere dag slechts een beperkt aantal nieuwe Twitter gebruikers toe.
• Nadat je een lijst hebt gedefinieerd duurt het een aantal uren voordat er daadwerkelijk Twitter gebruikers aan zijn toegevoegd. Vervolgens zal de lijst dagelijks worden bijgewerkt.
• Het dagelijks bijwerken van een lijst kun je bij een gegenereerde lijst uitschakelen door bij “Update Automatically” de optie “Keep list updated” uit te vinken.
• Twitter staat maximaal 20 lijsten per gebruiker toe. Iedere lijst mag maximaal 500 Twitter gebruikers volgen. De lijsten die je door Formulists aan laat maken tellen gewoon mee. Om daar omheen te werken kun je via Formulists Settings extra Twitter accounts (Sidekick accounts) toevoegen aan je Formulists account.

Formulist aanmaken

Formulists heeft een aantal categorieën met slimme lijsten.

• Organize Your Network
  • Filter Who You Follow into Readable Lists: Filter de lijst met Twitter gebruikers die je volgt op bijvoorbeeld plaatsnaam of interesse.
  • List Tweeps That Are Not In Any Other Lists: Twitter gebruikers die nog in geen andere lijst zijn ondergebracht.
• Expand Your Network
  • Find Tweeps Like You: Twitter gebruikers die overeenkomsten hebben met jou
  • Find Tweeps Like Somebody Else: Twitter gebruikers die overeenkomsten hebben met een specifieke Twitter gebruiker
  • Meet Your Community’s Social Stars: Twitter gebruikers waarmee jouw connecties twitteren, filter bijvoorbeeld op je woonplaats of hobby/interesse.
  • Discover Influential Hubs in Your Network: Populaire Twitter gebruikers in het netwerk van mensen die je volgt.
  • Search for Tweeps by Topic: Twitter gebruikers op basis van onderwerp (bijvoorbeeld ‘sport’) via Sulia.
  • See Who Uses a Hashtag or Search Term Most: Twitter gebruikers die een specifiek onderwerp het meest gebruiken (alleen voor betalende Pro gebruikers van Formulists)
• Track Followers
  • Track and Greet Your New Followers: Twitter gebruikers die je onlangs zijn gaan volgen
  • See Who Recently Unfollowed You: Twitter gebruikers die gestopt zijn je te volgen. Deze lijst is wegens consternatie in het verleden altijd Private.
  • See Who is Not Following You Back: Twitter gebruikers die je bent gaan volgen maar jou niet volgen. Deze lijst is wegens consternatie in het verleden altijd Private.
  • Track and Focus on People You Just Followed: Twitter gebruikers die je onlangs bent gaan volgen
  • Keep Record of People That Have Listed You: Twitter gebruikers die jou in een lijst hebben opgenomen
• Strengthen Social Ties
  • People-I-Talk-To – Twitter gebruikers die je hebt geadresseerd – Conversationlist was een andere Twitter dienst die alleen deze lijst kan maken.
  • People-I-Retweet – Twitter gebruikers waarvan je een tweet hebt geretweet
  • People-Who-Retweeted-Me – Twitter gebruikers die een tweet van jou hebben geretweet
• Customize Existing Lists
  • Clone or Filter an Existing List or Follower Set: Kopieer een andere Twitter lijst en maak deze met filters op maat.
  • Mash, Merge or Filter Existing Lists or Follower Sets: Een afgeleide van een bestaande lijst op maat maken. Je kunt lijsten van jezelf en anderen combineren en vervolgens uitbreiden of juist inkorten op basis van andere lijsten en filters.

TweepShuffle

De functie TweepShuffle laat mensen die je volgt zien op basis van gemeenschappelijke trefwoorden in de bio of locatie. Als de groep die zo ontstaat je interessant lijkt dan kun je daar een lijst van maken.

Public vs Private lists

Twitter lijsten kun je delen (Public) of voor jezelf houden (Private). Een lijst met collega’s of experts is voor meer mensen interessant. Zo’n lijst zal dan ook vaak door een organisatie of betrokken expert worden onderhouden. Neem bijvoorbeeld de Twitter lijst van auteurs op Lifehacking.

Als je de lijsten publiek maakt dan is het handig om even op de naam te letten. Mensen die zichzelf terugvonden in lijsten met namen zoals “Recently-Unfollowed-Me” en “Does-Not-Follow-Me-Back” namen daar dusdanig aanstoot aan dat de lijsten alleen Private beschikbaar zijn. Dit veranderen naar “Sorry-To-See-You-Go” kwam te laat

Finetunen van Formulists met Basic- en Profile Filter Options

Bij het samenstellen van een lijst met Formulists kun je op het tabblad “Basic Options” de lijst omschrijven en het aantal Twitter gebruikers op een lijst maximaliseren. Op het tabblad “Profile Filter Options” kun je Twitter gebruikers die worden opgenomen in een lijst filteren op basis van:

• het feit dat je ze al dan niet volgt
• trefwoorden in de Location of Bio – trefwoorden zijn te combineren met and, or, – en aanhalingstekens zoals je dat ook in zoekmachines kunt doen. Denk aan hilversum or gooi of “social media” and twitter.
• aantal tweets dat  ze (gemiddeld) maximaal of juist minimaal versturen per dag.
• (de verhouding van) het aantal volgers en mensen die worden gevolgd op Twitter
• hoe lang het geleden is dat iemand een tweet plaatste

Tenslotte hebben sommige Formulists lijsten specifieke instellingen die ofwel voor zich wijzen of in de interface duidelijk worden toegelicht.

Tips:

• Als je zaken doet in een specifieke plaats dan kan het interessanter zijn om te zien dat iemand met die plaatsnaam in de Bio je niet meer volgt.
• Een lijst als “Recently-Unfollowed-Me” kun je filteren op een plaatsnaam of trefwoord zoals “blogger”.

Twitter gebruikers op Formulists inzien en finetunen

De lijsten die je met Formulists hebt gegenereerd kun je raadplegen via de Formulists website.

De lijst heeft tabbladen:

• People in this List (zie screenshot hierboven waarbij ik wat retweets stuurde van @youpvanthek wegens de T-Mobile affaire/”De Help”)
  Geeft de Twitter gebruikers op deze lijst weer plus de argumentatie waarom een Twitter gebruiker in de lijst is opgenomen. Met de knop Remove kun je iemand handmatig verwijderen waarna deze niet meer in de lijst zal worden opgenomen (ongedaan maken kan via het tabblad Blocked People dat dan verschijnt). Via “Add a user to the list” kun je ook handmatig Twitter gebruikers aan de lijst toevoegen. Deze Twitter gebruikers worden niet verwijderd met de dagelijkse update.
• History
  Somt chronologisch de doorgevoerde wijzigingen in de lijst op: welke gebruikers zijn toegevoegd en verwijderd?
• Tweep Cloud (zie screenshot hieronder voor People-Like-Me in november 2010)
  Tweep Clouds geven Twitter gebruikers op de lijst visueel weer. De omvang van de avatar is gerelateerd aan de reden waarom mensen op de lijst staan, bijvoorbeeld hoe vaak je iemand adresseert of retweet of hoeveel de Twitter gebruiker op je lijkt.
• Blocked People
  Twitter gebruikers die je van een lijst hebt verwijderd worden hier opgesomd.

Voorbeelden van het gebruik van Formulists Custom Lists

Met Custom Lists kun je een afgeleide van een bestaande lijst op maat maken. Je kunt lijsten van jezelf en anderen combineren en vervolgens uitbreiden of juist inkorten op basis van andere lijsten en filters. Interessante voorbeelden zijn:

• De lijst “Recently-Unfollowed-Me” inkorten met de lijst “People-I-Talk-To”. Als iemand tegen wie je net iets hebt gezegd je niet meer volgt is dat vreemd.
• Een lijst van Twitter gebruikers die je volgen maar je zelf niet terugvolgt. Maak een Custom-list met “Add people from this list” “@<jouw naam> Followers” en kort deze in met “Remove people from this list” “@<jouw naam> Following”.
• Een lijst van vrienden (Twitter gebruikers die je volgt en jou terugvolgen). Maak een Custom-list met “Add people from this list” “@<jouw naam> Followers” en kort deze in met “Keep only people from this list” “@<jouw naam> Following”.
• Als je graag iedereen in lijsten onder brengt: een lijst van Twitter gebruikers die je nog niet in een lijst het opgenomen. Maak een lijst met mensen die jou volgen met “All people from this list” “@<jouw naam> Following”) en trek daar voor iedere lijst de deelnemers vanaf met “Remove people from this list” “[per lijst een item toevoegen]“. Wel eenmaal wat klikwerk als je 20 lijsten hebt.

Periodiek opnieuw activeren van Formulists

Formulists kan via Twitter niet achterhalen of je de gegenereerde lijsten daadwerkelijk gebruikt. Om te voorkomen dat jouw lijsten regelmatig worden bijgewerkt zonder dat je er iets mee doet vraagt Formulists je incidenteel even in te loggen op de website om je account opnieuw te activeren. Dit bericht zie je vanzelf in je Twitter client verschijnen.

N.B.: Formulists plaatst het bericht heel slim in je lijst door de Twitter gebruiker @ListDisabled in de lijst op te nemen. Deze Twitter gebruiker herpubliceert regelmatig het bericht “You haven’t logged into Formulists in a while! If you want us to keep updating your lists please reactivate: http://formulists.com/activate”.

Lees ook De kracht van Twitter!