Er is geen vast programma, je kunt tussen 09:00 en 18:00u komen en gaan wanneer je maar wilt. Gewoon aan tafel zoals je kunt zien op de onderstaande foto van de eerste Lifehacking Meetup.

Er zijn geen kosten aan de Meetup verbonden. De Meetup is bij Seats2Meet (S2M). Andere bezoekers die bij Seats2Meet komen om te werken (zie de hashtag #s2mstation033 op Twitter) moeten dan natuurlijk geen last van ons hebben. Seats2Meets heeft gratis WiFi dus neem zeker je notebook, laptop of tablet mee!

Geef via Meetup wel even aan of je komt zodat koffie, thee en lunch geregeld kunnen worden. Auteurs schrijven zich ook in op die pagina en geven vaak aan welk deel van de dag zij aanwezig zijn. Een dag voor de Meetup krijg je een mailtje ter herinnering. Voor avondeten kun je overigens zelf terecht op het stationsplein.

Route naar de Lifehacking Meetup

Seats2Meet Amersfoort (gratis WiFi aanwezig)
Stationsplein 49
3818 LE  AMERSFOORT

“Stationsplein” is natuurlijk perfect bereikbaar met het openbaar vervoer. In de videoroute hieronder zie je binnen 1 minuut hoe je vanaf het perron naar S2M loopt.

Kom je liever met de auto? Rondom het station kun je (betaald) parkeren. Bijvoorbeeld het Q-park P+R terrein naast het station aan de stationszijde aan de Barchman Wuytierslaan (rijdt langs de Argonaut garage). Zorg voor geld op je chipknip.

Data Lifehacking Meetup

Er zijn een aantal Lifehacking Meetups vooruit gepland:

• 19 januari 2012 (donderdag)
• 15 maart 2012 (donderdag)
• 16 mei 2012 (woensdag)

Kun je niet op die data? Abonneer je op de agenda van de Lifehacking Meetup zodat nieuwe data vanzelf in je agenda verschijnen.

Door te werken volgens Getting Things Done laat je zaken (zoals e-mailberichten) maar eenmaal door je vingers gaan en creëer je overzicht op je werk. Daardoor maak je veel ruimte in je hoofd vrij waardoor je andere dingen op kunt pakken. Denk aan het gevoel dat je hebt voordat je op vakantie gaat en je werkzaamheden op een rij hebt gezet. Met Getting Things Done beleef je het opgeruimde vakantiegevoel wekelijks en vang je nieuwe input net als een druppel water die op een wateroppervlakte valt met precies genoeg energie op. Of vergelijk de situatie waarbij over één uur visite komt mee-eten en je keuken ofwel één grote bende is ofwel netjes ingedeeld waardoor je alles zó kunt vinden. De GTD-coaches sturen tijdens 1-op-1 coaching ook aan op een opruimde werkplek: alles wat je naast apparatuur, voorraden, referentiemateriaal of decoratie op je bureau hebt liggen ligt er alleen maar omdat het je herinnert dat je er misschien nog iets mee wilt doen.

David vertelde Getting Things Done geleidelijk vorm gegeven te hebben door patronen te herkennen tijdens werkzaamheden die soepel verlopen. Deze stappen heeft hij zover mogelijk geoptimaliseerd en dat heeft na enkele decennia geleid tot vijf processtappen (getting control: capture, clarify, organise, reflect en engage) en zes “horizons of focus” (getting perspective: purpose/principles, vision, goals, areas of focus/responsibilities, projects, next actions). Het systeem blijkt universeel toepasbaar, ook in Japan, India en China schrijven mensen tijdens de seminars gretig mee. GTD blijft ook actueel, met bijvoorbeeld social media gaat de frequentie waarop we berichten ontvangen nog verder omhoog maar de manier van verwerken blijft effectief. Het systeem is dus veel breder dan de next actions/projects die je vaak hoort en door David Allen samengevat op één pagina in de GTD workflow map.

Qua plannen leg je met GTD alleen de vaste afspraken (het harde landschap) vast in je agenda. Door taken in een lijst buiten je agenda te houden kun je op ieder moment bepalen wat het meest belangrijke is (flexibel prioriteren). Taken plan je pas in je agenda in als het er anders echt niet van komt. Natuurlijk moet je wel ruimte in je agenda hebben om de taken af te kunnen ronden. Zelf streef ik daarom naar maximaal twee afspraken/vergaderingen per dag.

GTD is eenvoudig te begrijpen. De manier van werken maakt dat je op momenten dat je input verwerkt taken slim organiseert waarna je op minder slimme momenten op de automatische piloot toch de juiste acties uitvoert. Zo leg je vast zelf al dingen die je morgen ergens mee naartoe moet nemen alvast bij de voordeur neer zodat je ze de volgende ochtend absoluut niet kunt missen. Het je eigen maken van de gewoonten die je jezelf moet aanleren duurt even. Het moet niet nodig zijn om jezelf te motiveren voor het vastleggen van dingen die je aandacht trekken (capture) of om het wekelijks onderhoud (weekly review) uit te voeren. Nee, het moet slecht voelen als je het niet doet zoals tandenpoetsen.

Om GTD toe te passen is pen en papier alles wat je nodig hebt. Het proces wat je doorloopt begint met het noteren van alles wat je aandacht trekt. Bijvoorbeeld de lege batterijen van een zaklamp. Regelmatig verwerk je dergelijke input (e-mail is ook een vorm van dergelijke input) en bedenk je per item wat je er precies mee wilt, misschien wel niets? Taken waar je wel iets mee wilt organiseer je in een betrouwbaar systeem zodat je op het juiste moment en op de juiste plek aan de taak denkt. Je hoofd is daar niet betrouwbaar voor, het herinnert je aan lege batterijen op het moment dat je de zaklamp oppakt en niet in de winkel

Qua tools gebruikt David Allen (naast pen en papier als capture tool) de software eProductivity in combinatie met een BlackBerry. eProductivity draait onder IBM Lotus Notes wat helaas niet populair is in Nederland – niemand in de zaal gebruikte het. Zelf maak ik op dit moment naast pen en papier gebruik van taskmanager Thymer. Ook Evernote is een handige tool om op ieder gewenst apparaat aantekeningen te maken en te raadplegen – voor mijn aantekeningen tijdens het seminar gebruikte ik Evernote op mijn iPad en ik heb alle audio ermee opgenomen.

David had nog een leuke tip voor mensen die geen lijsten in gebruik willen nemen: je agenda is ook een lijst en met precies hetzelfde doel ontstaan – teveel afspraken om allemaal te onthouden. Daarnaast neem je logische dingen zoals het verschonen van de kattenbak natuurlijk niet op in je systeem, die merk je vanzelf wel op. David noemt zichzelf een lui persoon, hij wil met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat bereiken. Nog een argument om GTD aan te bevelen: mensen klagen alleen over dingen die te beïnvloeden zijn – nooit over bijvoorbeeld de zwaartekracht – en leren met GTD te kiezen wat ze er precies aan willen doen. David reageerde verder licht verbeten op mensen die argumenten tegen het in gebruik nemen van Getting Things Done opperden: dan gebruik je het toch niet? “I don’t care”.

Basisbeginselen van Getting Things Done – interview met David Allen

Op 25 maart 2011 publiceerde David Allen een interview met hem op de Amerikaanse zender Positive Talk Radio. Het interview gaat over de basisbeginselen van Getting Things Done en de toegevoegde waarde van het werken met een leeg hoofd en opgeruimde werkruimte. Zelf luisteren? Positive Talk Radio interviews David Allen on the fundamentals of GTD and the value of a clear head and space (16:08).

Het interview kondigt David Allen aan als een van de meest invloedrijke denkers in de wereld op het gebied van productiviteit. David Allen is erkend toonaangevend expert op het gebied van productiviteit, zowel persoonlijk als op organisatieniveau. Time Magazine noemde het boek “Getting Things Done” onherroepelijk uit tot boek van het decennium om jezelf vooruit te helpen om zakelijk succesvol te zijn. Het boek “Getting Things Done” is in tientallen talen vertaald. Het hielp al miljoenen mensen balans te brengen in hun leven en de overweldigende hoeveelheid informatie die we tegenwoordig verwerken tot succesvolle resultaten te brengen.

David vertelt dat we niet geboren worden met de vaardigheid om te gaan met de huidige hoeveelheid en de snelheid waarmee alles tegenwoordig op ons af komt. We kunnen het wel leren. En dat begint met schoon schip maken in de dagelijkse gang van zaken. Focus, een helicopterview, visie en doelstellingen zijn ook belangrijk maar, metaforisch, als je schip zinkt dan maakt het niet uit in welke richting het vaart. Psychologisch zijn veel mensen een zinkend schip, we hebben grote lekken van dingen die we niet hebben afgerond. Zorg er eerst voor dat je het gat dicht en grip op de zaak krijgt, dán maak je ruimte om alles in breder perspectief te bezien.

Get things under control, then get an appropriate focus. Eerst de dingen onder controle krijgen om vervolgens een juiste focus te krijgen.

In het dagelijkse leven word je afgeleid door allerlei gedachten die in je hoofd rondspoken. Zoals kleine boodschappen die je nog moet doen, projecten die je op het werk of thuis hebt laten liggen en je pensioen. Deze gedachten putten je uit en halen de vaart uit je bezigheden. De basisbeginselen van Getting Things Done zijn eenvoudig samen te vatten:

1. Write stuff down (capture it)
   Schrijf op wat je bezighoudt zodat je er over kunt denken in plaats van er aan.
2. Decide what it means (clarify)
   Denk na en beslis over wat je wilt bereiken en bedenk de eerstvolgende actie om dat in gang te zetten
3. Organise the results in some kind of coherent categories (organise)
   Organiseer deze resultaten in een systeem dat je vertrouwt
4. Step back and take a look at the whole picture (reflect)
   Bekijk het overzicht dat je nu hebt en…
5. Trust your intuition about what to do (engage)
   je intuïtie vertelt je welke stap je op dit moment op deze specifieke locatie het beste kunt doen

De eerste stap is dus domweg altijd direct opschrijven wat je te binnen schiet zodat het niet terug blijft komen. De gedachten komen altijd terug – inefficiënt toch? – en meestal niet op het moment dat je er iets mee kunt. Als je je laat coachen in Getting Things Done of deelneemt aan de meereffect training dan merk je hoeveel dingen je zo onbewust bezighouden. Met trigger lijsten weten de coaches je hoofd helemaal leeg te maken. Direct opschrijven van iets dat je te binnen schiet werkt ook prima als je ergens geconcentreerd aan werkt of als je in overleg bent – even noteren en je kunt je aandacht weer richten op waar je mee bezig was.

Tijdens de volgende stap maak je voor jezelf duidelijk wat je precies wilt bereiken met de gedachte. Als je er echt iets mee wilt dan benoem je de eerstvolgende concrete actie. Deze actie noteer je in een systeem dat je vertrouwt. Voor de een is dat pen en papier en voor een ander een todo-systeem met agenda of Microsoft Outlook. Op basis van het overzicht dat je dan hebt beslis je wat je op een bepaald moment doet – misschien wel lekker even helemaal niets omdat het kan!

David Allen staat ook bekend om de “2 minute rule” – als je hebt besloten iets te doen en de eerstvolgende actie kost minder dan twee minuten, doe het dan direct. Dat kost minder tijd dan het noteren en volgen in je systeem.

Meer leren over Getting Things Done

Ook in Nederland kun je prima terecht voor trainingen op het gebied van Getting Things Done. Voor zelfstudie en gebruikers van Microsoft Outlook schreef Taco Oosterkamp het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” waarmee je binnen een dag een goed begin maakt met Getting Things Done. Op de meereffect training maak je op een praktische manier kennis met het hele systeem. Of neem deel aan het seminar “Nooit meer een volle inbox” waar ik zelf aan bijdraag.

Ieder nieuw bericht onderbreekt dan je werkzaamheden. Vaak is het bericht ook niet belangrijk maar heeft het je wel afgeleid. Soms blijft het niet bij dat ene berichtje dat net binnen kwam maar verlies je je even in andere programma’s of websites op internet. Het kost ook tijd om je weer te concentreren op waar je mee bezig was voordat je het bericht controleerde.

De oplossing hiervoor is je inbox afsluiten. Of meldingen op nieuwe berichten uitschakelen (de alerts via pop-ups en geluid). De kans bestaat dan dat je wél een belangrijk bericht mist, bijvoorbeeld van je direct leidinggevende, partner – of een bieding op Marktplaats!

AwayFind bevrijd je van je inbox. AwayFind kun je zien als een digitale assistent. Op basis van criteria die je instelt attendeert AwayFind jou of je collega’s via bijvoorbeeld SMS op belangrijke berichten. Naast de automatische filters kun je mensen een manier bieden om je te bereiken via een AwayFind contact formulier. Met AwayFind kun je veilig je inbox afsluiten en je concentreren op taken die je hebt gepland in plaats van je prioriteiten te laten bepalen door de waan van de dag.

Als je bent ingelogd in AwayFind dan kun je via de Getting Started het gratis eBook “The Guide to NOT Checking Email” downloaden. Daarin laat Jared Goralnick zien hoeveel tijd je dagelijks verliest aan e-mail en hoe je daar, onder andere met AwayFind, anders mee kunt omgaan. De adviezen stroken met de methode Getting Things Done die je in Nederland goed kunt leren op de praktische meereffect training.

Inboxen bewaken met AwayFind – Setup Your Accounts

Allereerst stel je in welke inbox(en) je met AwayFind wilt bewaken. Via AwayFind>Settings, Setup Your Account kun je onder “Your Accounts” een inbox toevoegen.

N.B.: Gratis accounts kunnen hier maar één inbox instellen.

De ondersteunde inboxen zijn:

• Gmail/Google Apps
• IMAP
• Microsoft Exchange 2003 en 2007

AwayFind controleert of het bij je inbox kan. In geval van Google maakt AwayFind verbinding via oAuth. Als je je Google wachtwoord wijzigt dan hoef je je nieuwe wachtwoord niet door te geven aan AwayFind. Als je een andere inbox gebruikt en je wachtwoord wijzigt dan kan AwayFind niet meer bij je inbox. Hiervan ontvang je direct een handig e-mailbericht van AwayFind.

N.B.: AwayFind kan momenteel overweg met Gmail en het IMAP-protocol. Bijna iedere mailserver (waaronder Microsoft Exchange Server) kan overweg met het IMAP-protocol waardoor AwayFind breed inzetbaar is. Desondanks werkt AwayFind aan specifieke ondersteuning voor Microsoft Exchange Server, Yahoo en Hotmail.

Bereikbaarheid instellen – Your Contact Methods

Vervolgens stel je in hoe AwayFind je kan bereiken om je te attenderen op belangrijke berichten. Via AwayFind>Settings, Setup Your Account kun je onder “Your Contact Methods” kanalen toevoegen.

De ondersteunde mogelijkheden zijn:

• Via SMS: SMS Text Msg
  Meldingen als SMS-bericht op je telefoon via de door AwayFind ondersteunde telecomproviders wereldwijd.
• Telefonisch: Voice Phone Call
  AwayFind belt je op en leest het bericht voor. Dat kan over de vaste lijn of mobiel maar ook via Skype of Google Voice.
• Op je mobiel: iPhone of Android notification
  Installeer AwayFind voor iPhone of AwayFind voor Android en bij urgente berichten verschijnt een “push notification” op je mobiel. Het voordeel ten opzichte van SMS is dat je via de pop-up het hele bericht kunt opvragen en er geen SMS-credits worden verrekend.
• Chat: Google Talk, MSN Messenger, AIM of Yahoo Messenger
  AwayFind kan je via chat attenderen. Soms moet je daarvoor AwayFind toevoegen aan de lijst met contactpersonen van je chatprogramma.
• Twitter
  Volg @AwayFind om meldingen als Direct Message te ontvangen.
• Email
  Om belangrijke berichten door te sturen naar collega’s of naar een specifiek e-mailadres dat je vaak controleert.

Alvorens je een nieuw kanaal in gebruik kunt nemen stuurt AwayFind je een code toe via het kanaal. Zo bevestig je dat het jouw account is. Bij het toevoegen van een kanaal kun je aangeven dat dit kanaal iemand anders bereikt via “Someone else’s account”. Het uitgaande e-mailbericht is dan op iemand anders geënt en vraagt de persoon de code aan jou te geven.

Criteria (Filter Alerts)

Onder Filter Alerts bepaal je welke e-mailberichten belangrijk zij en hoe je daarop wilt worden geattendeerd. Doordat AwayFind zelf toegang heeft tot je inbox hoeft je computer er niet voor aan te staan.

Calender Alerts

AwayFind kan je attenderen als je e-mail ontvangt van iemand met wie je op korte termijn een afspraak hebt staan in je agenda. AwayFind triggert dan op e-mailberichten waarvan het e-mailadres of de volledige naam ook in de afspraak in je agenda staat. Deze functionaliteit werkt met Outlook/Exchange en Google Calendar.

Filter Alerts

Met een e-mail filter kun je aangeven welke berichten belangrijk zijn. Mogelijke criteria zijn:

• naam, e-mailadres of domein van de afzender van het bericht (leidinggevende, belangrijke klant, familie);
• geadresseerde van het bericht;
• trefwoord(en) in het onderwerp van het bericht;
• trefwoord(en) in het bericht zelf;
• trefwoord(en) die juist niet in het bericht zelf voor komen;
• berichten met hoge prioriteit;
• berichten die aan minder dan x personen zijn verstuurd.

N.B.: AwayFind attendeert je alleen als een bericht aan alle voorwaarden voldoet. Dus hoe meer voorwaarden je op geeft, hoe kleiner de kans dat een bericht door het filter komt.

Vervolgens vink je aan op welke manier je wilt worden geattendeerd. Hierbij kun je kiezen uit alle mogelijkheden die je eerder hebt ingesteld (SMS, telefoon, chat, Twitter of e-mail).

Je kunt een filter ook voor kortere duur actief laten: voor een dag, week of maand. Daarnaast kun je aangeven dat je alleen geattendeerd wilt worden tussen bepaalde tijden – doordeweeks of in het weekend.

Met “Save a copy of this message in my AwayFind Inbox (recommended)” stel je per filter in of AwayFind het bericht moet bewaren in de inbox van AwayFind zelf. Vanuit de iPhone app en de webinterface kun je dan al je belangrijke berichten in één overzicht terugvinden (de push notificatie verdwijnt immers na korte tijd). En als het bericht minder belangrijk was dan kun je in de webinterface doorklikken naar het filter om deze wat strakker af te stellen.

Op gefilterde berichten kun je automatisch een reactie sturen (Reply To Sender). Je kunt dan gebruik maken van de tekst die je in het Intelligent Auto Responder hebt ingesteld of een specifieke tekst voor dit filter instellen.

AwayFind contact formulier (Contact Form)

Het is gemakkelijk om AwayFind te vertellen welke bekende contactpersonen en berichten belangrijk zijn. Ook onbekenden kunnen een belangrijk bericht sturen die om een snelle reactie vraagt. Mensen die niet over je mobiele telefoonnummer beschikken en waarbij je dat misschien ook liever zo wilt houden. Toch is het handig als ook deze mensen je via SMS kunnen attenderen.

Het contact formulier kun je finetunen:

• Titel en welkomstbericht
• Logo van 400×80 in jpg, png of gif (niet bij gratis accounts)
• Verplichte velden (e-mailadres, telefoonnummer, voorkeur en landcode)
• De taal van het formulier
• Om spam te voorkomen kun je bezoekers vragen om een captcha of persoonlijke vraag in te vullen.
• Na het invullen van het formulier zien mensen een door jou ingestelde tekst en kun je ze doorsturen naar een specifieke webpagina.

Verder kun bezoekers een categorie toe laten voegen aan een bericht en het bericht zo doorsturen naar een specifiek kanaal. Dit is handig als specifieke taken door andere mensen worden afgehandeld zoals het verzetten van afspraken, het bieden van ondersteuning of het afhandelen van verkoopvragen.

Tip: Het contact formulier kun je onder de aandacht brengen door ernaar te verwijzen op je website. Ook kun je de link onder ieder e-mailbericht opnemen in je signature of automatisch versturen met AwayFind Auto Responder.

Intelligent Auto Responder

Met de AwayFind Auto Responder stel je per inbox een bericht (met onderwerp) in dat je wilt versturen als je e-mail ontvangt. Via dat bericht kun je mensen laten weten dat jij je e-mail eenmaal per dag of wekelijks afhandelt en ze verwijzen naar je contact formulier voor urgente berichten. Bijvoorbeeld een bericht met de zinsnede: ik controleer mijn e-mail aan het begin en aan het einde van de dag. Gebruik dit contact formulier als je me sneller nodig hebt: https://awayfind.com/mackaaij

In tegenstelling tot een out-of-office reply (afwezigheidsassistent, wizard afwezigheid) verstuurt de AwayFind Auto Responder het bericht iedere x dagen. Standaard stelt AwayFind ‘180’ voor wat betekent dat je mensen tweemaal per jaar attendeert op de manier waarop jij met je e-mail omgaat.

Ook kun je voorkomen dat specifieke e-mailadressen of domeinen (zoals die van je werkgever) de autoresponder ontvangen.

AwayFind levert gedetailleerde instructies voor het aanpassen van de signature bij Comcast, Gmail, Google Apps, MSN Hotmail/Windows Live, Outlook 2002-2007 (met Exchange), Outlook Web Access en Yahoo! Mail.

AwayFind integratie met je e-mail programma

Vanuit Gmail kun je snel een nieuw filter toevoegen aan AwayFind. Vanuit een e-mailbericht stel je met een paar klikken een nieuw filter in. Op basis van afzender of onderwerp kan AwayFind je dan voor een instelbare periode attenderen op een van de door jou ingestelde kanalen.

AwayFind voor Gmail is beschikbaar als:

• Google Chrome Extension AwayFind for Gmail
• Firefox Add-on AwayFind for Gmail
• Google Apps AwayFind

Een plugin voor Microsoft Outlook is in ontwikkeling.

AwayFind voor iPhone/iPad

Met de AwayFind iPhone app kun je meer dan alleen push-notifications ontvangen en je AwayFind inbox met de gefilterde berichten benaderen.

Je kunt berichten uit je AwayFind inbox archiveren, verwijderen of erop antwoorden via de mailapp. Daarnaast kun je een Gmail account als inbox toevoegen. IMAP en Microsoft Exchange configureer je via AwayFind.com. Tenslotte kun je snel een filter toevoegen voor contactpersonen waarbij je kunt kiezen uit de lijst met contactpersonen van je iPhone of handmatig een adres kunt toevoegen.

N.B.: De iPhone app van AwayFind werkt ook op iPad.

AwayFind Plan: de kosten

AwayFind kun je gratis gebruiken of per maand/jaar betalen. De meest belangrijke beperkingen van de gratis versie van AwayFind zijn:

• maximaal één e-mailaccount monitoren, iedere 20 minuten.
• geen internationale meldingen via SMS en telefoon (dus niet buiten Amerika).

De betaalde versies heffen deze beperkingen op en kun je de eerste 30 dagen gratis proberen. Als je AwayFind met meerdere mensen gaat gebruiken dan kun je contact opnemen voor korting.

Toekomstige ontwikkelingen

Volg @AwayFind op Twitter of lees het AwayFind blog om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Voor ondersteuning kun je AwayFind op GetSatisfaction vinden.

Alternatief voor AwayFind

Je zou ook slimme filters in je e-mailprogramma kunnen gebruiken en belangrijke e-mail via Infospace/GIN kunnen doorsturen als SMS. AwayFind is eenvoudiger in te stellen, biedt meer kanalen dan alleen SMS en neemt je agenda in ogenschouw. Via AwayFind kun je een slimme autoresponder instellen die contactpersonen bijvoorbeeld twee keer per jaar (in plaats van op ieder bericht) vertelt hoe je je e-mail afhandelt. Tenslotte kun je mensen in deze autoresponder en in de signature van je e-mail verwijzen naar een professioneel AwayFind formulier om je snel te bereiken zonder dat je daarvoor je mobiele telefoonnummer hoeft af te geven.

AwayFind – Stay Informed  & Get Real Work Done. Stop checking e-mail today!

Jim en Taco leggen glashelder uit waarom de huidige e-mailcultuur niet werkt en geven vervolgens praktische tips die wél werken en ook toepasbaar zijn op social media.

Je leert ultrasnel mail te verwerken en maakt kennis met sluipwegen en geheime functies in Outlook. Maar je pakt ook de e-mail-cultuur in de organisatie aan. Het seminar geeft zowel tips en tricks als inzicht. Je kijkt nooit meer op dezelfde manier naar een inbox en vraagt je af waarom je deze vaardigheden niet op school of tijdens een inwerktraject leert.

Tijdens het seminar presenteer ik als een van de wizzkids-met-sociale-vaardigheden één van de hulpprogramma’s, Fingertips.

Het ééndaags seminar “Nooit meer een volle inbox” is helaas niet meer opnieuw gepland. In dit artikel kun je nog wel relevante informatie over bovenstaande vinden.

Top-experts Taco Oosterkamp en Jim Stolze

Taco Oosterkamp is oprichter van het bureau meereffect welke een goede training op basis van Getting Things Done (GTD) biedt. Voor Microsoft Outlook schreef Taco Oosterkamp het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg”.

Bestel bij - Bol.com – Managementboek.nl

Jim Stolze geeft aan de hand van vier weken zonder internet in het boek “Hoe overleef ik mijn inbox” 31 tips voor een gelukkig online-leven.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

De top-experts zijn de volgende ochtend bereikbaar via e-mail om de deelnemers van het seminar te ondersteunen met vragen die tijdens het in gebruik nemen van de tips naar boven komen. Reserveer dus ook zeker de dag na het seminar de aanbevolen “kluizenaarsochtend” om je de nieuwe basisprincipes eigen te maken.

Deelnemers aan het seminar krijgen beide boeken plus een jaarabonnement op de Outlookvideo’s van meereffect waarin je veel tips nog eens rustig na kunt lezen en kijken.

De organisatie is in goede handen bij DenkProducties welke ook “MBA in één dag” van Ben Tiggelaar organiseert.

Nerd-expo: Korte presentaties over handige hulpprogramma’s

Tijdens twee korte intermezzo’s maak je kennis met een aantal geniale (legale!) hulpprogramma’s, zoals:

• Evernote
  Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden met Evernote.
• Yammer
  Sociaal netwerk à la Twitter/Facebook maar dan afgeschermd binnen de bedrijfsmuren.
• Twitter en TweetDeck
  Wat kun je nu eigenlijk precies met Twitter en hoe werkt dat dan? En TweetDeck als handige tool om sociale netwerken zoals Twitter gebruiken (monitoren en bijwerken).
• Fingertips
  Met Fingertips razendsnel Windows applicaties bedienen via het toetsenbord.
• Gmail
  Vlot werkend gratis e-mailprogramma van Google met krachtige filtermogelijkheden.
• Google Docs
  Vanaf iedere computer gewoon vanuit je webbrowser werken aan tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties. Google Docs kun je ook gebruiken als opslagruimte “in the cloud”.

Het seminar garandeert: “Heeft u na het toepassen van de lessen uit dit seminar onvoldoende tijd bespaard? Dan krijgt u gewoon uw geld terug.”

De methode is bedoeld voor leerlingen en docenten in het voortgezet onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. Van de toegankelijke teksten kunnen ook ouders wat opsteken over de mogelijkheden van nieuwe media.

Slimmerkunde is bedacht omdat computers en internet beter kunnen worden ingezet om slimmer te leren en leven, aldus Tjeu Seeverens in de korte aankondigingsvideo.

De lesmethode Slimmerkunde

Het katern Slimmerkunde omvat 64 bladzijden en is onderverdeeld in twee delen en twee eindopdrachten. Ieder deel omvat een aantal thema’s. De teksten zijn helder geschreven en nodigen samen met de uitdagingen uit tot verder nadenken of onderzoeken. De methode staat boordevol goede links.

Het eerste deel “Slimmer internet gebruiken voor je studie” beschrijft onderwerpen als brainstormen en het vinden van informatie waarbij breder wordt gekeken dan Google. Het (kritisch) gebruiken van internet als bron van vakinformatie is onderwerp van volgende thema’s. Agenda’s, to-do lijstjes en concentratie komen aan bod. Tips over presenteren en het gebruiken van materiaal van anderen (copyright of juist Creative Commons). Overige thema’s zijn het spelen en maken van leerzame games, het zelf schrijven van een blog en veilig internetten.

Het tweede deel “Slimmer omgaan met je leven” is gericht op het “laten lukken wat jij wilt dat lukt”. Over wensen en dromen en hoe je onhandige overtuigingen ombuigt naar handige overtuigingen. Hoe je je, door bezig te zijn met je talent en passie, beter kunt concentreren (werken in flow). Handige manieren om met informatie om te gaan met Getting Things Done, creatief denken en filters. Hoe je omgaat met mensen en een netwerk kunt opbouwen en gebruiken. En tenslotte hoe je concrete stappen zet, leert met vallen en opstaan en ook pas-op-de-plaats maakt als je een verkeerde richting koos.

Op de Slimmerkunde site vinden docenten tips over de inzet en beoordeling van de methode. Voor leerlingen is er per thema extra informatie te vinden, inclusief links naar websites en videomateriaal. Daarnaast worden extra thema’s aangeboden en zijn er links gegroepeerd in onderwerpen als “Slimmer werken en leven”, “Presenteren” en “Onderwijs”.

Nationale Malmberg Slimmerkunde Award

Leerlingen kunnen hun eindproducten en/of tips mailen om mee te dingen naar de Nationale Malmberg Slimmerkunde Award. De award wordt jaarlijks op 14 maart, de geboortedag van Einstein, uitgereikt.

Slimmerkunde tips van de auteurs

De auteurs zijn in te huren als Slimmerkunde-coach om docenten, leerlingen, ouders en onderwijsgerelateerde organisaties in een Slimmerkunde-workshop op weg te helpen met de methode. In het onderstaande filmpje geven een aantal auteurs tips.

Slimmerkunde en Eenmanierom.nl

Vlak voor de lancering van de website kwam ik Slimmerkunde op het spoor doordat een link werd gelegd via Delicious naar Eenmanierom.nl. De naam vond ik slim gevonden dus ik ging verder op zoek. Slimmerkunde verwijst tweemaal naar Eenmanierom.nl:

• In thema 5 “Slimmer omgaan met PRESENTATIES” naar Overzichtelijke en verbluffende presentaties maken met Prezi;
• In thema 2 “Slimmer omgaan met HUISWERK” naar Je hersenen effectiever te gebruiken met geheugentraining, mindmapping en snellezen.

Eenmanierom.nl is genoemd als link in de categorie “Slimmer werken en leven” op Slimmerkunde.nl.

Ik vind het heel erg leuk dat mijn artikelen een breder publiek bereiken. Het onderzoeken, schrijven en up-to-date houden kost de nodige tijd en als de teksten goed gebruikt worden dan was dat niet voor niets. Na het lezen van het katern (bedankt Niels Gouman!) ben ik nog even op zoek gegaan naar andere artikelen op deze site die raken aan de methode:

• Internet Boot Camp om digibeten op weg te helpen
• Artikel met mijn iPad tips
• Over RSS en mijn RSS feed voor nieuwe muziekalbums in de album top 100
• A remix manifesto over Creative Commons
• Getting Things Done (zie ook het gratis kinderboek op YoungGTD).
• Tools die in de methode aan bod komen: Fingertips, Wordle, Twitter (met TweetDeck), WeTransfer en QR-code.
• Andere tools: Thymer (todo), Posterous (weblog), Roboform (wachtwoorden), Syncplicity (bestanden online en delen), Caffeine (voorkomt slaapstand PC tijdens presentatie), 10 Minute Mail (tijdelijk e-mailadres om spam te voorkomen), PDF-Xchange Viewer (aantekeningen maken in PDF), Troovi (foto’s uitwisselen) en Evernote.
• Afvallen met de Nintendo Wii
• Boeken: 175 lifehackingtips en Slimmer werken met het kantoor in je tas
• Timemanagement tips op de Startpagina Timemanagement

Ook toekomstige artikelen op dit weblog raken het onderwerp dus blijf Eenmanierom.nl volgen!

Op de hoogte blijven van Slimmerkunde

Voor de teksten van Slimmerkunde is samengewerkt met een aantal auteurs van Lifehacking.nl. Lifehacking.nl oprichter Martijn Aslander noemde Slimmerkunde “Lifehacking voor kids” (en andersom”Lifehacking : Slimmerkunde voor grote mensen”). Martijn Aslander schreef ook het boek Easycratie: lifehacking voor organisaties.

Volg Slimmerkunde via Twitter of Hyves. Of houdt de linkjes in de gaten die verschijnen op de Delicious tag Slimmerkunde.

De bedenker van Slimmerkunde, Tjeu Seeverens, heeft een eigen Slimmerkunde blog.

Proefthema’s van Slimmerkunde zijn te downloaden via Slimmerkunde.nl.

De ondertitel van het boek “Complete gids voor de nomad worker” slaat op het feit dat kenniswerkers met een laptop en een internetverbinding op iedere locatie aan de slag kunnen. Gerald maakt de uitdagingen voor het werken en leven als nomad worker inzichtelijk en tipt vanuit een praktische invalshoek diverse reeds bestaande en veelal gratis oplossingen.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Vanaf nu is de wereld je kantoor!

“Slimmer werken met het kantoor in je tas” is een interessant boek voor iedereen met een interesse op het gebied van het nieuwe werken, slimmer werken, lifehacking, Getting Things Done (GTD) of web 2.0. Gerald laat zien wat de toegevoegde waarde is van een tool of een bepaalde manier van werken.

Het boek leest prettig weg en de verwijzingen naar andere delen in het boek maken het een prima naslagwerk. De hoeveelheid tips die Gerald de nomad worker geeft maakt dat zelfs de doorgewinterde lifehacker er nieuwe tools en ideeën in zal ontdekken. Zo geeft Gerald ook per sector (ZZP, MKB, onderwijs, multinationals, overheid) tips voor het inzetten van cloud computing.

Via de website hetkantoorinjetas.nl deelt Gerald aanvullingen en tips. Via de Facebook pagina hetkantoorinjetas blijf je op de hoogte van de laatste nieuwe updates van slimmer werken met het kantoor in je tas.

In het boek worden een aantal tools en ideeën op hoofdlijnen genoemd die ik op Eenmanierom.nl in meer detail heb uitgewerkt. In dit verdere artikel vertel ik meer over de inhoud van het boek en verwijs ik door naar gerelateerde artikelen.

1. Niet harder, maar slimmer werken

Het 1e deel van het boek, “Niet harder, maar slimmer werken”, begint met een introductie van de begrippen het nieuwe werken en nomad workers. Een nomad worker is een kenniswerker die is uitgerust met een mobiel kantoor in zijn tas en zo overal kan werken.

Een quote uit het boek: “Dit boek gaat over een hulpmiddel dat je kunt inzetten om slimmer te werken en leven. Een hulpmiddel waarmee je je los kunt maken van de beperkende kaders van tijd en plaats. Het gaat over jouw tas. Mijn tas? Ja, echt: ik heb het over de tas die je dagelijks gebruikt voor je werk. Dit boek laat zien hoe je die tas kunt inzetten om slimmer te werken en leven, met meer plezier en minder stress.”

2. Van kantoorwerker naar nomad worker

In het 2e deel van het boek “Van kantoorwerker naar nomad worker” wijst Gerald op de karaktereigenschappen verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid. Een nomad worker denkt na over de toegevoegde waarde van fysieke aanwezigheid en kiest voor de manier van communiceren die past bij de situatie. Ter plaatse is het afstemmen van de omgeving op de onderhanden taak van belang. Nomad workers richten hun tijd flexibel in en houden daarbij rekening met hun privé leven en bioritme.

Een willekeurige passage uit het leven van een nomad worker uit het boek: “Hoe zou het zijn om ‘s ochtends uitgerust op te staan, de kinderen op  het gemak naar school te brengen, om daarna de eerste e-mail van de dag in alle rust thuis te beantwoorden? Vervolgens ga je zo nodig na de ochtendspits nog even naar kantoor om samen met collega’s de hoofdlijnen uit te zetten voor een nieuw project. Rond de klok van drie doe je nog even een boodschap in de supermarkt, en de wachttijd in de rij voor de kassa benut je om een paar aantal korte e-mails te beantwoorden met je smartphone. Dat helpt om straks weer tijd over te houden voor andere zaken. […] Een nomad worker benut het kantoor in zijn tas om werk en privé met elkaar te combineren. Hij benut ongebruikte momenten als reistijd, uitval of wachttijd om zo op andere momenten tijd over te houden.”

Zelf werk ik sinds 2009 zo dat ik ‘s ochtends thuis begin en pas na de file richting kantoor vertrek. Met maximaal twee afspraken/vergaderingen verdeeld over de dag probeer ik de file voor te zijn aan het einde van de dag om thuis nog wat dingen af te ronden.

3. Maak je kantoor draagbaar

Het 3e deel van het boek “Maak je kantoor draagbaar” geeft een uiteenzetting van de verschillende soorten tassen (schoudertas, rugzak, tas op wieltjes en sleeve). Vervolgens laat Gerald je op basis van taken die je uitvoert nadenken over de inhoud van je tas(sen).

Een belangrijke tool voor de nomad worker is natuurlijk de computer en daarom passeren ook de laptop, notebook, netbook, tabletcomputer (zoals de iPad) en smartphone de revue. Wat betreft computers komen de voordelen van een Mac ten opzichte van een Windows PC aan bod.

Van smartphones vertelt Gerald op basis van eigen ervaring over de sterke punten van de merken BlackBerry, iPhone en Android. Om verzekerd te zijn van toegang tot internet tipt Gerald de Novatal MiFi mobiele breedbandmodem of een overzicht van hotspots via bijvoorbeeld JiWire. De rest van de ruimte van je tas vult zich met adapters, accu’s, kabels en headset.

Deel 3 sluit af met informatie over wachtwoorden en versleuteling van gegevens. Overal toegang hebben tot informatie vraagt ook om serieus na te denken over veiligheid en het maken van back-ups, zodat informatie nooit zomaar op straat terechtkomt of verloren gaat door verlies, diefstal of calamiteit.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Snel en gemakkelijk internet consumeren met de iPad: tips voor de iPad Wi-Fi of 3G
• Een ergonomisch en praktische mobiele werkplek voor laptop, notebook of netbook in te richten
• Wachtwoorden beheren met Roboform Password Manager

4. Maak van je laptop een oase

Deel 4 “Maak van je laptop een oase” geeft tips voor een opgeruimd en overzichtelijk bureaublad. Installeer ook een tool als Fingertips om veelgebruikte teksten met afkortingen op te roepen. Net als een opgeruimd bureaublad is een overzichtelijk archief om documenten te bewaren ook belangrijk. Dit deel sluit af met een manier om documenten op verschillende machines te benaderen met een tool als Syncplicity of te backuppen met KPN Backup Online.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Met Fingertips razendsnel Windows applicaties te bedienen via het toetsenbord
• Overal toegang tot je bestanden en samenwerken door bestanden te delen met Syncplicity
• Automatisch online een backup te maken met KPN Back-up Online

5. Papierloos of (nog) niet?

In het 5e deel “Papierloos of (nog) niet?” legt Gerald uit dat we voorlopig nog niet van papier af zijn. Hoewel er mobiele scanners zijn levert het simpelweg scannen van ál je papierwerk geen tijdwinst op, soms kun je een document dat je toch maar kort nodig hebt beter in papieren vorm laten. Op basis van de werkmethode Getting Things Done van David Allen legt Gerald een handige workflow voor het omgaan met papier uit.

Voor het uitsnijden van alleen relevante tekst uit papieren magazines tipt Gerald de Magic Cutter (het compacte mesje op de bovenstaande foto). Voor het alleen afdrukken van relevante tekst op een webpagina Print What You Like. Eigenaren van websites en weblogs kunnen deze printknop overigens ook voor bezoekers integreren in de website.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Elke dag je hoofd en inbox leeg

6. Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken

Deel 6 “Bereikbaarheid, communicatie en samenwerken” gaat over het belang van persoonlijk contact en over manieren om ook op afstand contacten te onderhouden en prettig samen te werken. Handige tips over het opstellen van een communicatie-etiquette met collega’s over het gebruik van videoconferencing, telefoon, e-mail, SMS, chat, Twitter, Yammer en LinkedIn. Zoals bijvoorbeeld SMS gebruiken voor urgente berichten – je kunt altijd discreet een SMS bericht lezen waardoor Gerald tipt daar zelfs op je voicemail om SMS te vragen.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• De kracht van Twitter
• De kracht van LinkedIn
• Een SMS alert van e-mailberichten te ontvangen op je mobiel (GSM) via Infospace/GIN

7. Toolbox voor de kenniswerker

In deel 7 “Toolbox voor de kenniswerker” komt de ontwikkeling van online applicaties die via een webbrowser gebruikt kunnen worden aan de orde. Met cloud computing is de webbrowser de meest belangrijke applicatie geworden, eigenlijk een besturingssysteem voor online applicaties. Voor nomad working is het noodzakelijk om overal toegang te hebben tot e-mail en belangrijke documenten, Gmail, Google Docs en Google Calendar voorzien daarin. Kleine groepen, families en organisaties kunnen Standard Google Apps gratis gebruiken tot 50 gebruikers en zo onder één domeinnaam (@uwbedrijfsnaam.nl) naar buiten treden.

Verder komen oplossingen aan bod voor het samenwerken op afstand zoals het delen van bestanden via WeTransfer, beeldscherm, aantekeningen, bookmarks en kennis. Ook noemt Gerald tools ter ondersteuning van publiceren, presenteren en uitzenden van je gedachten en ideeën en het op de hoogte blijven van vakinformatie.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Geattendeerd worden op veranderingen op Internet met RSS feeds
• Overal aantekeningen vastleggen en terugvinden met Evernote
• Met Thymer snel en overzichtelijk projecten en taken te beheren als individu, team of klein bedrijf
• Gratis en eenvoudig grote bestanden delen met WeTransfer

8. Een lichtgewicht timemanagement systeem

In deel 8 introduceert Gerald “Een lichtgewicht timemanagement systeem” dat helpt bij het stellen van prioriteiten. Zonder prioriteiten reageer je de hele dag willekeurig op zaken die het hardst om aandacht roepen. Een voorbeeld van reactief werken zonder prioriteiten is het werken vanuit de inbox van je e-mailprogramma. Je leert de basisprincipes voor het onder controle houden van je inbox zoals het onderscheid tussen het verwerken en het beantwoorden van berichten. Tijdens het verwerken verwijder je niet-relevante berichten zoals spam en archiveer je berichten waar je geen actie op hoeft te ondernemen. Vervolgens voer je acties die minder dan één minuut kosten (“no-brainers”) direct uit. Het afhandelen van de overige berichten geef je een plekje in je timemanagement systeem waarbij je de afzender wel direct even terugkoppelt wanneer deze een reactie kan verwachten.

Acties afhandelen kan met de Pomodoro techniek waarbij je 25 minuten geconcentreerd zonder afleiding werkt aan een taak. Na deze tijdspanne volgt een pauze zonder werkgerelateerde activiteiten van 5 minuten – en na vier pomodoro’s wat langer. De Pomodoro techniek leert je middels feedback omgaan met afleidingen en beter plannen. De applicatie focus booster kan op een PC of Mac eenvoudig de Pomodoro tijdspannes bijhouden. Ook leer je aan de hand van agenda en actielijsten overzicht op je prioriteiten te houden en om  te gaan met het uitstellen en vermijden van acties. Het lichtgewicht timemanagement systeem heeft raakvlakken met Getting Things Done van David Allen, zo wijst ook Gerald op het belang wekelijks te reflecteren op de afgelopen en komende periode om het timemanagement systeem compleet te houden.

Op het weblog Eenmanierom.nl vind je de volgende gerelateerde artikelen:

• Elke dag je hoofd en inbox leeg
• Hands-on ervaring op te doen met Getting Things Done bij meereffect

9. Aan de slag met nomad working

“Een van de eenvoudigste manieren om tijd te besparen, is werken in de juiste omgeving”, lees je in deel 9 “Aan de slag met nomad working”. Wie wel eens in een vliegtuig gewerkt heeft weet dat deze omgeving met weinig afleiding je veel productiever maakt.

Aan bod komen de voor- en nadelen van het werken op kantoor, thuis, in de trein, in koffiebars/cafés, op coworkinglocaties, in de mensa/bibliotheek van universiteiten/hogescholen, in openbare bibliotheken, in hotellobby’s en in de natuur (park).

Ook komen tips voor het omgaan met interne afleidingen zoals dingen die je te binnen schieten en externe afleidingen (zoals collega’s of omgevingsgeluid) aan bod.

Het deel eindigt met tips ter ontspanning en inspiratie en de privé-werk balans die volgens Gerald door de nieuwe mogelijkheden van plaatsonafhankelijk werken zal verdwijnen. Iets waar de nomad worker zich alvast op aan het instellen is.

10. Checklisten

Het laatste deel van het boek bestaat uit “Checklisten”. Naast checklisten met tips en competenties voor zowel managers als medewerkers in organisaties om de onderlinge samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn er checklisten om je baas en hr/directie te overtuigen van de toegevoegde waarde van nomad working voor de organisatie. De “Checklist voor thuiswerken” behandelt tips op het gebied van de relatie met je gezin en het handhaven van productiviteit en professionaliteit.

Persoonlijk hoef ik als teamleider niet overtuigd te worden van de toegevoegde waarde van nomad working en stuur ik mijn teamleden eigenlijk al een tijdje richting deze manier van werken.

Het boek sluit af met verwijzingen naar boeken en websites ter verdieping, waaronder Lifehacking.nl en deze website: Eenmanierom.nl. Tenslotte volgt een oproep aanvullingen en tips te delen via de website hetkantoorinjetas.nl. Naast nieuwe ontwikkelingen vind je daar video’s en artikelen en een forum om per hoofdstuk ervaringen en tips uit te wisselen.

Slimmer werken artikelen in de TIJDwinstShop webshop

De tas op de cover van het boek is de Booq Taipan Lift L, de favoriete schoudertas voor nomad working die Gerald Essers zelf ook gebruikt.

De tas is “checkpoint-friendly” – door middel van het losmaken van twee knippers kun je de tas eenvoudig 180 graden openklappen om razendsnel de security check op luchthavens te kunnen doorlopen, zonder dat je daarbij de laptop uit je tas hoeft te halen. Door een rits los te maken kan de tas eenvoudig op een trolley bevestigd worden. De schouderband is ook snel te verwijderen (klitteband) zodat je de tas gemakkelijk als koffer kunt dragen.

Ook handig: door het serienummer van je tas te registreren bij terralinq.booq.com krijg je bericht als deze ooit als gevonden voorwerp op duikt.

Naast diverse tassen van Booq vind je in de webshop TIJDwinstShop.com artikelen voor slimmer werken, time management, beter onthouden, braintraining en mindmapping.

Op de iPad kun je alledaagse handelingen prima uitvoeren. Denk aan webbrowsen, e-mailen, sociale netwerken zoals Hyves, Facebook en Twitter gebruiken en het bewerken en organiseren van foto’s. Daarnaast gebruik ik de iPad voor het lezen van RSS feeds (gewoon via Google Reader in de iPad Safari webbrowser). Voor het lezen van teksten, het luisteren van muziek en het kijken van foto’s en video is de iPad perfect zoals je kunt zien in het onderstaande promotiefilmpje van Apple (08:00).

Doordat muis en toetsenbord als tussenschakel ontbreken heb je als eindgebruiker directe interactie met de iPad. Uitleg zoals Wim Kok nodig had is dus niet meer nodig – de iPad werkt wél zoals je mag verwachten. Kinderen nog geen jaar oud werken als vanzelfsprekend met de iPad en vinden snel hun weg. De vingervegen die onvermijdelijk op het scherm achterblijven zijn niet overigens zichtbaar tijdens het gebruik van de iPad. Bovendien veeg je ze met een zacht doekje zo weg.

Het virtuele toetsenbord verschijnt zodra je ergens tekst kunt verwerken en typt lekker. De meeste mensen die de iPad even willen proberen zijn benieuwd naar het toetsenbord. Tot nu toe is iedereen verrast door de snelheid waarmee je kunt typen. Met twee handen typen gaat gewoon goed! Als je het scherm draait is het toetsenbord nog iets groter – ongeveer even groot als het toetsenbord van een laptop. Als je de iPad met twee handen vast hebt dan kun je ook gebruik maken van een gesplitst toetsenbord dat je met je duimen kunt bedienen – om het toetsenbord te splitsen trek je het gewoon met je duimen uit elkaar.

Voor veelgebruikte zinsnedes kun je via Instellingen>Algemeen>Toetsenbord trefwoorden invoeren. Bijvoorbeeld “em” voor je e-mailadres. Als je vervolgens “em” typt dan vervangt de iPad het trefwoord door je e-mailadres. Het vervangen kun je ook eenvoudig voorkomen door in de pop-up die boven het trefwoord verschijnt op het kruisje te klikken. Voor de PC is de optie Fingertype van het programma Fingertips hier overigens ideaal voor.

Om letters met accenten zoals “é” te maken laat  je je vinger even op een letter zoals de “e” rusten. Er verschijnt een popup waarin je kunt kiezen uit de gekozen letter met diverse accenten. Achter de knop “.?123″ kun je andere speciale tekens vinden zoals valutatekens (euro, dollar, pond) – blijf deze knop ingedrukt houden als je direct weer terug wilt naar het normale toetsenbord. Bij het invullen van een formulier kun je snel door de velden springen met de knoppen “Vorige” en “Volgende” die dan boven het toetsenbord verschijnen.

Je kunt ook meerdere toetsenbordindelingen toevoegen. Naast typen in andere talen is er een handig toetsenbord voor emoticons: Emoji. Instellen gaat via Instellingen>Algemeen, Toetsenbord, Internationale versies. Tijdens het typen kun je schakelen tussen toetsenborden door linksonder op de wereldbol te tikken. Bij lang aanwijzen verschijnt er een menu met alle geïnstalleerde toetsenborden.

Met de iPad kun je het lichte typewerk dus prima uitvoeren. Denk hierbij aan het beantwoorden en versturen van e-mailberichten of bijwerken van je status op sociale netwerken zoals Hyves, Facebook en Twitter. Om nog sneller te typen kun je een via BlueTooth een draadloos toetsenbord bij je iPad gebruiken. Zoals de ZAGGmate iPad Case  en toetsenbord combinatie.

Op de iPad benader ik mijn e-mail, agenda en contactpersonen via de Zarafa/Microsoft Exchange Server/Outlook op het werk plus privé Gmail. Alles wordt netjes gesynchroniseerd, inclusief Taken (Herinneringen) al merkt Fokke Kooistra van meereffect op dat categorieën niet worden meegenomen en de performance minder is bij grote lijsten. Voor aantekeningen/notities is er ook een applicatie maar daarvoor gebruik ik liever Evernote omdat je daar allerlei soorten aantekeningen in kwijt kunt (afbeeldingen, PDF-bestanden etc.).

Foto: Voor een paar euro leest de iPad prettig op tafel vanuit de houten iPad Stand. In het Apple iPad Keyboard Dock is een toetsenbord en oplader geïntegreerd.

De iPad doet het voor mij ook goed als e-reader. Regelmatig krijg ik tekst van een paar A4’tjes om te lezen en naast de tijd die het kost om een PC op te starten is het door de warmte en de oriëntatie van het scherm niet prettig lezen met een laptop op schoot. Teksten die ik normaliter zou uitprinten lees ik nu op de iPad. Ook boeken in bijvoorbeeld PDF formaat – vaak teveel pagina’s om af te drukken – komen eindelijk aan de beurt. Doordat de oorspronkelijke opmaak in PDF behouden blijft zijn ze minder saai dan boeken op een e-reader. Vergaderstukken mail ik naar de iPad – zo hoef ik ze niet meer uit te printen en heb ik ze altijd bij de hand. Ook aantekeningen voor notulen maak ik tijdens de vergadering met de iPad.

N.B.:

• Hoewel de iPad overweg kan met het ePub formaat van elektronische boeken werken de boeken die je aanschaft via Bol.com vooralsnog niet op de iPad omdat deze beschermd zijn met Adobe DRM.

De PC wordt bij ons thuis sinds de iPad veel minder gebruikt dan voorheen. De PC gebruik je als de iPad bezet is of als je echt veel handelingen moet uitvoeren zoals grote stukken teksten schrijven of boodschappen bestellen bij Albert.nl. Naast de gebruikersvriendelijkheid heeft dit te maken met de snelheid van de iPad. In de tijd die ik voorheen aan het wachten was tot mijn PC was opgestart heb ik ‘s ochtends al e-mailberichten gelezen en afgehandeld en nieuwe twitter- en RSS-berichten gelezen. Even buienradar bekijken is er met een uitgeschakelde PC niet bij, met de iPad kijk je binnen 10 seconden al naar de radarbeelden. Wanneer het mij uit komt bekijk ik via de app NOSJournaal het laatste nieuws en scan ik de headlines van NRC Handelsblad welke ik dan eventueel voor €0,79 per uitgave koop. Op de dag voor de introductie van de iPad bracht werd de Nu.nl app beschikbaar gesteld waarmee je snel door het nieuws bladert en per nieuwscategorie in een video van één minuut op de hoogte bent.

Er zijn ook kantoorapplicaties beschikbaar om documenten, spreadsheets en presentaties te verwerken op de iPad. Dat zijn alternatieven voor Word (Pages), Excel (Numbers) en PowerPoint (Keynote) die allemaal overweg kunnen met de bestandsformaten van Microsoft. De genoemde kantoorapplicaties kosten ongeveer €10 per stuk en zijn te vinden in de app App Store. Overigens zijn deze applicaties alleen nodig als je bewerkingen wilt uitvoeren, de iPad kan standaard al overweg met afbeeldingen en documenten van Microsoft Word/Excel/PowerPoint en andere veelvoorkomende formaten zoals PDF en RTF.

Er zijn enorm veel applicaties voor de iPad beschikbaar, mede doordat applicaties die voor de iPhone ontwikkeld zijn het doorgaans ook op de iPad doen. Extra applicaties zijn heel gemakkelijk te installeren, updaten en verwijderen. Sommige applicaties zijn gratis. Andere ontwikkelaars leveren een gratis “light” versie en rekenen een paar euro voor een volledige versie. Incidenteel vraagt een ontwikkelaar meer dan €10.

De iPad zou voor veel huishoudens voldoende computer kunnen zijn. Hieronder som ik de redenen op  waarvoor je een PC (of Mac) nodig hebt:

• Geen Flash en Silverlight
  iPad kan niet overweg met Flash en Silverlight. Op het web werken de meeste video, zeker die van YouTube, inmiddels gewoon op de iPad. Incidenteel kom je nog een site tegen die je niet op de iPad kunt bekijken. Eventueel kun je voor zo’n $5 Skyfire Web Browser for iPad kopen, deze heeft linksonder een knop om Flash filmpjes te detecteren en vervolgens af te spelen.
• Printen
  Je kunt de iPad niet zomaar op een printer aansluiten. Er is wel een applicatie te koop om een printer aan te sturen maar omdat ik nog niet de behoefte gehad om iets af te drukken heb ik die nog niet geprobeerd. iOS 4.2 (november 2010) bracht een nieuwe functionaliteit AirPrint welke ik helaas nog niet werkend heb gezien.
• Meerdere gebruikers
  iPad is bedoeld voor één gebruiker. Afhankelijk van jouw specifieke situatie is één iPad misschien niet voldoende. Zo kunnen kinderen ook alle iPad applicaties opstarten en zo bijvoorbeeld onbedoeld social media sites of e-mail “bijwerken”. Door de applicaties voor kinderen te groeperen en daar afspraken over de te maken kun je hier misschien al mee uit de voeten. Ook kun je belangrijke apps uitloggen en sommige apps via de instellingen voor leeftijdsbegrenzing verbergen. Via de app “Our Pad” kun je weliswaar meerdere gebruikersaccounts gebruiken en snel schakelen tussen gebruikers maar deze start een interne webbrowser op en maakt dus geen gebruik van de gebruikersvriendelijke apps. “Our Pad” ondersteunt Facebook, Gmail, MSN/Hotmail, Yahoo Mail en Twitter.

In een volgend artikel zal ik wat meer applicaties en spelletjes voor de iPad opsommen. In dit artikel wat tips over de hardware, het webbrowsen op de iPad, basishandelingen en het bijwerken van de firmware.

iPad hardware: “Wi-Fi + 3G” & schijfruimte

Bij de introductie in Nederland op 23 juli 2010 was er keuze uit zes uitvoeringen. Het gaat om twee parameters: verbinding en schijfruimte. Qua verbinding kun je kiezen voor een “iPad met Wi-Fi” óf een “iPad met Wi-Fi én 3G”. Vervolgens varieert de beschikbare schijfruimte: 16, 32 of 64 GB. Voor een model met 3G betaal je €100 meer, idem voor iedere stap extra geheugen.

Alleen Wi-Fi of ook 3G?

Met Wi-Fi kan de iPad binnen het bereik van een draadloos netwerk verbinding maken met internet. De meeste apparaten die internet in een thuisnetwerk verzorgen kunnen ook een Wi-Fi netwerk verzorgen. Daarnaast is Wi-Fi steeds vaker gratis beschikbaar op plekken waar mensen elkaar ontmoeten of juist wat tijd voor zichzelf hebben. Denk daarbij aan hotels, tankstations, de coupé van een trein en horeca gelegenheden. KPN biedt ook zo’n 1000 zogenaamde HotSpots aan waar je voor een paar euro gebruik van kunt maken.

Tips:

• Abonnees van internetprovider Xs4all maken gratis onbeperkt gebruik van KPN HotSpots. Xs4all is iets duurder dan een gemiddelde internet provider maar dan wel bereikbaar tegen normale gesprekskosten. Xs4all is maatschappelijk betrokken en al jaren de beste internetprovider van Nederland volgens de Consumentenbond.
• Als je in het bezit bent van een mobiele telefoon met internetverbinding dan kun je ook kijken of deze de verbinding via Wi-Fi ter beschikking kan stellen aan de iPad. Androids hebben hier standaard een voorziening voor en Windows Mobile toestellen kunnen met een applicatie als Wi-Fi Router voor Windows Mobile internet delen met de iPad. Je kunt ook een los kastje kopen dat speciaal is gemaakt voor het snel opzetten van een ad-hoc Wi-Fi netwerk – de Novatel MiFi Mobile Broadband Hotspot. Mocht je per ongeluk een apparaat weten dat zowel 3G als een vaste LAN-verbinding kan omzetten naar wifi dan hoor ik dat graag even.
• Door een tweede sim kaart (dual -sim) aan te vragen kun je de dataverbinding door de iPad laten gebruiken (APN) en de spraakverbinding via bijvoorbeeld iPhone laten lopen. Zie de instellingen voor T-Mobile en Vodafone.

Je kunt ook kiezen voor een iPad met 3G. Mocht je buiten bereik van een Wi-Fi netwerk zijn maar wel binnen bereik van een GSM zendmast dan kun je toch met de iPad op internet komen. Een ander voordeel is dat je gebruikmaakt van het netwerk van de telecom provider en niet van een open netwerk dat je misschien niet vertrouwt. Verder is de plaatsbepaling van een iPad 3G model nauwkeuriger. De iPad met alleen Wi-Fi achterhaalt je locatie aan de hand van Wi-Fi hotspots in je omgeving – de iPad met 3G maakt daarnaast gebruik van GPS en mobiele zendmasten. Voor gebruik van een 3G internetverbinding reken je af met je telecomprovider. Vodafone en KPN werken met abonnementen en T-Mobile levert ook prepaid kaarten (met datalimiet).

Voor het geval de instellingen niet automatisch goed staan kun je hier de APN 3G instellingen voor iPad in Nederland vinden. Lees voor ervaringen met 3G in het buitenland het artikel de iPad op vakantie. Supertip: huur voor een vakantie in het buitenland een droam.

Hoeveel schijfruimte?

De iPad is te koop met 16, 32 of 64 GB schijfruimte. Na een jaar verbruikte ik zelf nog geen 12GB aan schijfruimte op de iPad. Als je de iPad vooral voor internet gebruikt (e-mail, webbrowsen, social media, YouTube video’s) dan is 16GB dus ruim voldoende.

Wil je meer met foto’s en muziek doen dan kan het zijn dat je naar een 32GB model moet kijken. Het 64GB model komt volgens mij pas in zicht als je veel materiaal wilt opslaan op je iPad waaronder ook met film/video’s. Via Instellingen>Algemeen>Gebruik kun je de schijfruimte die een applicatie inneemt opvragen.

De accu gaat echt 10 uur mee

De accu gaat ongeveer 10 uur mee op één batterijlading. Die 10 uur is dan wel bij volledig gebruik met webbrowsen en video. Als je alleen muziek zou luisteren dan gaat de accu zelfs 140 uur mee. Een iPad 3G model gaat zo’n 10% sneller leeg.

Het volledig opladen van de iPad kost een uur of vier als je gebruik maakt van de meegeleverde adapter – van sommige PC’s levert de USB poort onvoldoende laadstroom om de iPad snel of überhaupt op te laden.

Leuk detail: als je de iPad uit de doos haalt is deze reeds opgeladen zodat je er direct mee aan de slag kunt.

Het scherm, het geluid, de microfoon en de knopjes

Het gewicht van de iPad is ongeveer 700 gram. Alle iPads zijn voorzien van een LCD scherm van 9,7 inch. Dat is ongeveer A5 formaat. Daarnaast is er aan alle kanten om het scherm heen ruimte om je duimen op te laten rusten. Je kunt het scherm vasthouden zoals je wilt, de inhoud draait mee in stappen van 90 graden. Veel programma’s (ook wel applicaties, apps genoemd) gebruiken de landschapsoriëntatie om een navigatiemenu aan de linkerkant te tonen.

De knop voor het in- en uitschakelen zit bovenop de iPad (On/off). Normaliter zet je de iPad met een korte druk op diezelfde toets in de slaapstand (Sleep/wake). Bij aanschaf is de iPad uitgeschakeld en moet je de knop zo’n drie seconden ingedrukt houden tot het Apple symbool verschijnt. Na 20 seconden is de iPad dan opgestart en klaar voor gebruik. Om de iPad uit te schakelen houdt je de aan/uit knop 5 seconden ingedrukt en sleep je de rode “zet uit” slider naar rechts.

In het dagelijks gebruik kun je de iPad beter in slaapstand zetten door de aan/uit knop kort in te drukken. De iPad kun je dan binnen twee seconden inschakelen met een korte druk op de aan/uit of Home knop.

Aan de zijkant van de iPad zijn drukknoppen opgenomen om het volume te regelen (Volume up/down). Stil zetten gaat snel door de knop om het volume zachter te zetten ingedrukt te houden. Er is voorzien in een aansluiting voor een koptelefoon of speakerset. De iPad bevat ook een microfoon.
Via Instellingen>Algemeen kun je de “Functie zijschakelaar” instellen. Het schuifknopje aan de zijkant kun je op twee manieren gebruiken:

1. Rotatievergrendeling: schermoriëntatie vastzetten (aanbevolen)
   Zodat het beeld niet kantelt als je de iPad neerlegt of doorgeeft;
2. Geluid uit: audiomeldingen en geluidseffecten uitschakelen
   Deze functionaliteit onderdrukt alleen het geluid van applicaties en push notificaties, filmpjes en muziek spelen gewoon door. Daarnaast kun je al snel genoeg het geluid uitschakelen door het knopje voor “zachter” wat langer ingedrukt te houden.

Tips:

• Kantel naar links en blokkeer de speaker niet
  Als je het scherm naar links kantelt voor gebruik in landschapsoriëntatie dan blokkeer je de speaker niet met je hand.
• Schermstand/oriëntatie vastzetten
  Door tweemaal op de knop Home te drukken verschijnt de Multitask-bar. Als je de actieve applicaties even naar rechts sleept dan zie je linksonder een icoon om de staande of liggende richting te vergrendelen. Met het vastzetten van de schermstand/oriëntatie verandert deze niet per ongeluk als je de iPad neerlegt om te gebruiken.
• Schermhelderheid instellen
  Met het linker schuifje in de Multitask-bar kun je de schermhelderheid (donkerder, lichter) regelen. Door het schuifje helemaal naar rechts te zetten is de iPad goed leesbaar in zonlicht.
• Scherm minder fel instellen instellen op zwart/wit
  Lees je boeken liever op een minder fel scherm, bijvoorbeeld om anderen niet lastig te vallen met het licht van de iPad? Ga dan naar Instellingen>Algemeen, Toegankelijkheid en zet het schuifje “Wit op zwart” om. Als je hier vaak gebruik van maakt dan is het handig om de handeling aan de “Druk driemaal op thuisknop” toe te kennen – driemaal drukken op de Home-knop op de iPad schakelt dan om.

Naadloze uitwisseling van je gegevens tussen apparaten via iCloud opslagruimte

Apple iCloud is opslagruimte op internet waarin al je apparaten samen kunnen werken zodat je gegevens naadloos op al je apparaten (telefoon, tablet, computer, TV) beschikbaar zijn. Denk hierbij aan gegevens als e-mail, contacten, agenda’s, herinneringen, bladwijzers, notities, fotostream, documenten en gegevens.

Dus: je maakt een foto met je iPhone en bewerkt een document op je PC en deze wijzigingen zijn direct beschikbaar op zowel je iPhone, Mac als iPad. Daarnaast kun je je gegevens ook opvragen via www.icloud.com.

iPad kan ook automatisch een reserverkopie (backup) maken van foto’s, accounts, documenten en instellingen. Apps zelf worden niet meegenomen in deze backup waardoor deze minder schijfruimte inneemt. Als je een restore uitvoert dan worden de apps opnieuw gedownload. Met de instellingen die wel zijn opgeslagen kun je direct door waar je was gebleven.

De eerste 5GB opslagruimte krijg je gratis en je kunt 10, 20 of 50GB bijkopen door jaarlijks een bedrag te betalen. Foto’s en reservekopieën worden alleen via WiFi gemaakt (niet 3G).

Tip: Je mag in een gezin met meerdere apparaten één Apple ID gebruiken voor het aanschaffen van apps en muziek. Gebruik vervolgens voor iCloud én iMessage op alle apparaten een apart Apple ID zodat je persoonlijke instellingen en berichten worden gesynchroniseerd en gedeeld.

Handige iPad tas: de Targus Crave Sleeve

Tijdens vervoer (en binnenshuis) kun je de iPad beschermen met een iPad Case. De Targus Crave Sleeve for iPad (TSS177EU) is een handige hoes met bergruimte voor de adapter. De hoes is handig als je de iPad los wilt meenemen door de handvatten die je op kunt bergen als je ze niet gebruikt – prima voor evenementen! In de Apple Store kun je de officiële Apple iPad Case vinden.

Extra Accessoirces: extern toetsenbord en Camera Connection Kit

De iPad kan ook verbinden via Bluetooth om bijvoorbeeld een extern toetsenbord aan te sluiten waarna het virtuele toetsenbord op het scherm achterwege blijft. Lifehacking.nl weegt diverse externe toetsenborden tegen elkaar af, waaronder de Apple iPad Keyboard Dock (toetsenbord en oplader geïntegreerd) en verwijst door naar een bijbehorende lijst met sneltoetsen van de iPad, want het scherm aanraken is met een extern toetsenbord juist weer niet handig.

Verder is er een iPad Camera Connection Kit te koop met het oog op het importeren van foto’s van een digitale camera via USB of SD card. Documenten kun je uitwisselen met een PC of Mac via ge.tt of, als je het vaker nodig hebt, met een applicatie als Syncplicity of Dropbox.

Tip: Experimenten van gebruikers hebben uitgewezen dat je via de iPad Camera Connection Kit ook andere USB-apparaten kunt gebruiken. Denk aan een externe toetsenborden, geluidskaarten, headsets en GPS-devices. Foto’s op een USB-stick worden ook herkend als ze in een map met de naam “DCIM” staan.

Meer technische details zijn te vinden in de technische specificaties van iPad op de website van Apple.

Op afstand vergrendelen (lock), wissen (wipe) of bericht weergeven met MobileMe

Met het onderdeel “Find My iPhone” van MobileMe kun je een 4de generatie iPhone, iPod touch en iPad op de kaart terugvinden als deze contact maakt met een Edge/3G of Wi-Fi netwerk. Daarnaast kun je een bericht typen wat als popup zal worden weergeven, eventueel vergezeld van geluid. Popup en geluid werken altijd, ook als het scherm is gelockt of de speaker op mute staat.

Om MobileMe op je iPad te activeren ga je naar Instellingen>Mail, Contacten, Agenda>Voeg account toe…>Mobileme. Daar kun je inloggen met je iTunes account. MobileMe stuurt je een e-mailbericht met een link waar je op moet klikken op je e-mail te bevestiging. Vervolgens geef je op de iPad aan dat je locatie door MobileMe mag worden gebruikt.

De iPad is te bedienen via me.com inloggen of een gratis te downloaden “Find My iPhone” app op een ander apparaat apparaten. Na inloggen kies je voor:

• Toon bericht of speel geluid af (Display Message or Play Sound)
  Type een tekst op als popup weer te geven op de iPad en speel eventueel 2 minuten lang een geluid af. De popup is zichtbaar als de iPad is gelockt en het geluid klinkt voluit, zelfs als de iPad op Mute staat.
• Vergrendel (Remote Lock)
  Vergrendelt de iPad, de toegangscode is nodig om te ontgrendelen. Gebruik je geen toegangscode? Dan kun je die nu instellen.
• Wis (Remote Wipe)
  Maakt de iPad leeg, handig als je ‘m verloren bent en je wilt niet dat anderen bij je gegevens kunnen.

Je krijgt via e-mail een bevestiging van de uitgevoerde taken.

Applicaties starten en multitasken met de iPad

Op het scherm van de iPad staan maximaal 20 applicaties (apps). Als je meer apps hebt geïnstalleerd dan maakt de iPad meerdere schermen aan. Per scherm verschijnt een klein stipje onderaan het scherm zodat je ziet welk scherm momenteel actief is en hoeveel schermen er zijn. Met de knop Home op de iPad ga je naar het eerste scherm van applicaties. Links daarvan vind je en handig zoekscherm (deze opent ook als je op het Home scherm weer op de knop Home drukt). Je kunt door de schermen heen bladeren door met je vingers over het scherm te vegen.

De onderste rij van applicaties verandert niet als je van scherm wisselt. In dit zogenaamde Dock kun je maximaal zes applicaties kwijt. In mijn Dock staan achtereenvolgens Safari (webbrowser), Mail, Reeder (RSS), Twitterific (Twitter), Evernote (aantekeningen) en Agenda. De agenda geeft handig het dagnummer van de maand weer. De tijd staat altijd bovenin het scherm.

Tip: Hoe je e-mail kunt versturen onder aliassen op je iPhone of iPad is goed beschreven door Martijn Engler.

Applicaties start  je eenvoudig door ze kort aan te tikken met je vinger. Om een andere applicatie te starten minimaliseer je de huidige applicatie door op de Home knop te drukken. Door te minimaliseren kunnen applicaties op de achtergrond geluid blijven afspelen en taken voltooien (zoals gegevens synchroniseren).

Vanaf het Home scherm kun je weer een andere applicatie aantikken (of eerst door de schermen bladeren). Om terug te gaan naar een geminimaliseerde app kun je deze gewoon opnieuw aantikken vanuit het Home scherm.  De applicatie opent zoals je deze heb achtergelaten.

Je kunt ook tweemaal op de knop Home drukken waarna de Multitask-bar verschijnt. Hier kun je bladeren door applicaties die onlangs actief waren door met je vinger over de rij te slepen. Als je om een of andere reden een applicatie daar niet wilt laten zien dan kun je ook hier applicaties laten wiebelen (trillen) door ze lang aan te wijzen – verwijderen kan dan met het minnetje. Let wel: in tegenstelling tot wat je vaak hoort hoef je applicaties niet af te sluiten – iOS zorgt hier zelf voor.

Normaliter minimaliseer je een applicatie dus door op de knop Home te drukken. Mocht een applicatie niet meer reageren (de app “hangt”) dan kun je deze afsluiten door de aan/uit knop ingedrukt te houden totdat de rode “zet uit” slider verschijnt. Houdt vervolgens de knop Home vast totdat de applicatie is afgesloten (dit kan een seconde of vijf duren).

Tip: Via Instellingen>Algemeen kun je ”multitasking-gebaren”  inschakelen. Je hebt dan de Home-knop alleen nog maar nodig om de iPad te activeren. Een app sluiten om naar het beginscherm gaan kan dan door vier of vijf vingers met een knijpbeweging samen te knijpen. De Multitask-bar kun je oproepen door omhoog te vegen. En je schakelt tussen applicaties door naar links of rechts te vegen. iPad 1 heeft multitouch vanaf versie 5.0.1.

In uitzonderlijke gevallen is het nodig om de iPad te resetten (deze herstart heeft geen verdere consequenties). Hiervoor houdt je de knop Home en de aan/uit knop zo’n 10 seconden gelijktijdig ingedrukt totdat de iPad vanzelf herstart.

Ik heb apart artikelen geschreven over  het installeren en bijwerken van handige en leuke applicaties op de iPad.

Webbrowsen op de iPad

Webbrowsen op de iPad werkt echt fantastisch. Safari start razendsnel op en een webadres (URL) intypen gaat prima met het toetsenbord dat op het scherm verschijnt.

Voor het uitvoeren van een zoekopdracht is rechtsboven een veld om naar keuze Google, Bing of Yahoo! te activeren beschikbaar. Tekst op de pagina kun je zo ook vinden, onderaan het uitklapmenu met suggesties voor zoekwoorden staat “Op deze pagina”.

Scrollen door de pagina’s doe je met je vingers. Een wat wildere beweging sleept grote stukken tekst. Als je je vinger langzaam over het scherm beweegt dan scrollt de tekst vloeiend mee.

Een link volg je door deze eenmaal aan te tikken. Bijzonder knap vind ik het onderscheid dat iPad weet te maken tussen het aantikken van een link om deze te volgen en het initiëren van een scrollbeweging waarbij je juist niet de link wilt volgen.

Door je vinger even op een link te laten rusten kun je ervoor kiezen om de link te openen op een nieuwe pagina. Safari kan negen webpagina’s tegelijkertijd open hebben en werkt met tabbladen die je kunt afsluiten met een kruisje.

Tip: Onlangs geopende tabbladen kun je heropenen door het plusje voor een nieuw tabblad wat langer aan te wijzen. Handig als je een tabblad per ongeluk hebt afgesloten!

Als je dubbeltikt op een gedeelte van een pagina zoals een artikel dan zoomt de iPad daar optimaal op in zodat je het artikel over de volle breedte van het scherm kunt lezen. Nogmaals dubbeltikken zoomt weer uit.

Je kunt ook in- en uitzoomen met het samenknijpen van je vingers zoals je ziet op de onderstaande foto. Je beweegt dan je duim en wijsvinger naar elkaar toe alsof je iets oppakt voor inzoomen (knipbeweging) en duwt ze voor uitzoomen uit elkaar.

Helemaal terug naar het begin van de pagina scrollen (top) kan in alle programma’s door de balk waar de klok staat even kort aan te tikken.

Als je vaak naar dezelfde websites toe gaat dan vult Safari het adres daarvan automatisch aan. Daarnaast kun je bladwijzers (bookmarks) naar websites vastleggen zodat je de adressen niet meer in hoeft te typen. Via de app Instellingen kun je “Toon bladwijzerbalk altijd” activeren waardoor je zonder het bladwijzermenu te openen veelgebruikte websites kunt openen (scheelt weer één tik op het scherm). Zelf gebruik ik deze bladwijzerbalk om een artikel op te slaan in Evernote om later te lezen of nog eens te kunnen opzoeken. Je kunt ook een snelkoppeling op het Homescherm van de iPad zetten met het plus-knopje in webbrowser Safari zodat je vanaf daar direct een veelgebruikte website zoals bijvoorbeeld buienradar kunt raadplegen.

Langere teksten kun je gemakkelijker lezen door op de knop Reader te drukken die automatisch in de adresbalk verschijnt bij artikelen. Met de letters ‘aA’ linksbovenin kun je de letters vergroten en verkleinen. Druk nogmaals op Reader om de website weer normaal weer te geven.

Tips:

• Stuur een pagina snel door via Twitter door op het knopje met de pijl erin te drukken.
• Laat je vinger rusten op een afbeelding in een webpagina om deze op te slaan in de app “Foto’s”.
• Incidenteel bevinden onderdelen van een webpagina zich in een frame. Dan scroll je met twee vingers binnen het onderdeel. Met één vinger scroll je in een dergelijk geval de hele pagina.
• De iPad ondersteunt geen Adobe Flash dus het komt soms voor dat een onderdeel niet zichtbaar is of de website rapporteert dat Flash vereist is.

Bookmarklets toevoegen aan de iPad

Een bookmarklet is een klein stukje programmatuur (JavaScript) dat je als favoriet in je webbrowser kunt opslaan. Met een bookmarklet kun je vanaf een bepaalde pagina een webservice aanroepen. Zo kun je bijvoorbeeld de pagina die je momenteel leest snel delen via Twitter met de bookmarklet van Buffer. Bookmarkets houden vaak rekening met de tekst die je hebt geselecteerd voordat je de bookmarklet aanroept. Zo kun je dus een kernzin doorsturen naar Buffer.

Bookmarklets worden normaliter toegevoegd door een linkje aan te wijzen en deze direct als favoriet op te slaan. Deze functie heeft Safari helaas niet. Een bookmarklet voeg je helaas wat omslachtig als volgt toe:

1. Open een willekeurige pagina in Safari.
2. Wijs het plus-knopje aan om deze willekeurige pagina als en kies “Voeg bladwijzer toe”.
3. Als je de Bladwijzerbalk actief hebt dan is dit een handige plek om veelgebruikte Bookmarklets op te slaan, tik vervolgens op Bewaar.
4. Kopieer nu de JavaScript code van de bookmarklet die je toe wilt voegen, hieronder staan wat voorbeelden.
5. Open nu je bladwijzers met het boek-knopje in Safari en kies Wijzig. Wijs de willekeurige pagina aan.
6. Geef nu de bookmarklet een nuttige naam en verander het adres in de JavaScript code. Om te bewaren tik je gewoon naast het venster.

Supertip voor gevorderde gebuikers: Als je veel bookmarklets wilt gebruiken overweeg dan Quix. Daarmee vervang je al je bookmarks door één bookmarklet. In de pop-up van de Quix-bookmarklet typ je de (afkorting van) de bookmarklet die je wilt gebruiken. Scheelt schermruimte!

Korte berichten versturen met iMessage (Berichten)

Met de app iMessage (Berichten) kun je gratis berichten uitwisselen met andere iOS gebruikers. Als een andere iOS gebruiker toevallig online is en direct reageert dan zie je dat iemand aan het typen is zoals in chatprogramma’s gebruikelijk is. Je kunt meerdere mensen in één bericht adresseren.

Als je een bericht stuurt naar iemand die geen iOS heeft of zich nog niet heeft aangemeld dan verstuurt iMessage het bericht gewoon via SMS (het verschil zie je op je scherm). Omdat de iPad zonder 3G geen SMS kan versturen kun je daarmee alleen berichten uitwisselen met andere iOS gebruikers.

Meldingen (notifications) finetunen via het Berichtencentrum

Via de app Instellingen>berichtgeving kun je precies instellen hoe applicaties een melding (notification) mogen weergeven om je aandacht te trekken. Per app stel je in:

• of de app in het berichtencentrum moet worden opgenomen of niet;
• hoeveel meldingen getoond worden (alleen de laatste, of de laatste 5/10/20);
• welke meldingstijl: geen, een balk die kort bovenaan je scherm verschijnt of een pop-up die je handmatig moet wegtikken door op OK te drukken.
• of het aantal meldingen in het icoon van de app opgenomen moet worden (Badge-appsymbool);
• of je een melding wilt horen;
• of je een voorvertoning wilt zien;
• hoe vaak de melding herhaald moet worden, niet of 1/2/3/5 of 10 keer met tussenpozen van twee minuten;
• of de melding weergegeven mag worden in het (vergrendelde) toegangsscherm.

N.B.: De widgets voor het weer en aandelen zijn niet beschikbaar op iPad.

Het berichtencentrum open je door je vinger van bovenaan het scherm naar beneden te vegen. Je kunt vanaf daar direct doortikken naar de applicatie die de melding gaf. De volgorde van de meldingen kun je instellen op tijdstip (meest recente melding bovenaan) of door de apps te sorteren in Instellingen (om de apps in volgorde te slepen tik je eerst rechtsboven op Wijzig).

iPad 2

In 2011 introduceerde Apple iPad 2. De processor van de iPad 2 is tweemaal zo snel als de oorspronkelijk iPad – grafisch is iPad 2 negen keer sneller. iPad 2 is 50 gram lichter en is 33% dunner.

iPad 2 heeft twee camera’s. Een HD-camera achterop en een VGA-camera aan de voorkant. Met de app PhotoBooth kun je creatief foto’s nemen en met de app FaceTime video bellen.

Met de app iMovie ($4,99) kun je snel een eenvoudig video bewerken op de iPad. Video is eenvoudig te voorzien van geluidseffecten, muziek en voice-over via de ingebouwde microfoon. Volgens de keynote van Apple werkt de precisie-editor van iMovie alleen op iPad 2, volgens de Apple productpagina van iMovie werkt de hele app alleen op iPad 2.

De gyro in iPad 2 kan in apps worden gebruikt om de beweging waar te nemen – in muziekstudio GarageBand ($4,99) maakt het een piano aanslaggevoelig door harder op het scherm van de iPad te tikken.

De batterij gaat nog steeds 10 uur mee. beschikbaar in zwart in wit.

De magnetische Smart Covers beschermen het scherm en houden het schoon. De iPad gaat automatisch in en uit standby. Met de Smart Cover kun je de iPad ook rechtop zetten. iPad 2 is beschikbaar in zwart en in wit, de Smart Covers in diverse kleuren en in polyurethaan en leer.

Een screenshot maken op de iPad

Screenshots maak je door de aan/uit knop én de knop Home gelijktijdig in te drukken. Het scherm verschiet even en de iPad laat het geluid van een camera die een foto neemt horen. Het screenshot kun je terugvinden in de app Foto’s en vanaf daar bijvoorbeeld via e-mail versturen.

Tekst selecteren, kopiëren en plakken en acties ongedaan maken (undo) op de iPad

Het selecteren van tekst en vervolgens kopiëren en plakken moet je een keertje oefenen. Hopelijk kom je er met onderstaande aanwijzingen sneller uit.

Als je je vinger op een woord laat rusten dan verschijnt er een vergrootglas. Hiermee kun je je cursor heel precies positioneren in een woord wat ook handig is om een kleine verbetering in de tekst aan te brengen. Als je je vinger vervolgens optilt verschijnt er een popup om het woord of de hele tekst te selecteren. Als je al tekst hebt gekopieerd of geknipt dan kun je nu ook voor “Plak” kiezen. Met het verslepen van de twee bolletjes aan de zijkanten kun je extra woorden of hele alinea’s selecteren voordat je de tekst kopieert.

In weergaves waar je teksten kunt aanpassen zoals bij het verzenden van e-mailberichten bevat de popup ook de opties Knip en Plak. Ook kun je in deze weergaven een woord selecteren door erop te dubbeltikken.

Bij het schrijven van bijvoorbeeld e-mail zie je in de pop-up een optie met een driehoek/pijltje. Als je daarop tikt dan kun je de geselecteerde tekst opmaken: vet, cursief of onderstrepen. Of inspringen (citaatniveau).

Mocht je per ongeluk een stuk tekst verwijderen of iets anders ongedaan gemaakt willen hebben, probeer dan de iPad eens te schudden. Vaak resulteert dit in een popup waarin je kunt kiezen de laatste wijziging ongedaan te maken (undo / Ctrl+Z).

N.B.: De autocorrectie bevat in het Nederlands twee vervelende fouten. Autocorrecties worden automatisch doorgevoerd terwijl je typt tenzij je de verbetering annuleert door deze aan te wijzen – zo zou het systeem ook moeten leren. De twee vervelende fouten zijn helaas niet af te leren. En als je snel typt dan is de foute verbetering doorgevoerd voordat je er erg in hebt en ben je alweer een paar woorden verder. Het gaat om “a” en “the” die gecorrigeerd worden naar “à” en “THE”. Een workaround die ik op internet vond om “the a” als contactpersoon toe te voegen werkt niet. Wat wel kan is direct na het typen van het woord (voor de spatie dus) op backspace te drukken gevolgd door de laatste, gewenste, letter. En als je het geheel niet werkbaar vindt dat kun je via de app Instellingen>Algemeen>Toetsenbord “Autocorrectie” de autocorrectie uitschakelen. Wel handig is de optie om een punt én een spatie in te kunnen voeren door tweemaal op de spatiebalk te drukken die je daar ook kunt vinden.

Twitter integratie

Via de app Instellingen>Twitter kun je je inloggegevens van Twitter accounts invoeren. Applicaties die Twitter willen gebruiken kunnen vervolgens gebruik maken van je inloggegevens waardoor je daar niet steeds opnieuw voor hoeft in te loggen (Single Sign-On). Zo kun je tweets versturen vanuit de apps Camera, Foto’s, Kaarten, Safari en YouTube, indien gewenst met locatie. Met de knop “Werk contacten bij” worden de gegevens van je contactpersonen op basis van e-mailadres en telefoonnummer verrijkt met een Twitter gebruikersnaam en foto.

N.B.: Websites die Twitter gebruiken binnen Safari kunnen geen gebruik maken van je inloggegevens – hiervoor moet je nog steeds apart inloggen.

iOS update – firmware van de iPad bijwerken

Vanaf iOS 5 is een nieuwe versie van het besturingssysteem iOS snel en eenvoudig “over-the-air” (OTA) te updaten via Instellingen>Algemeen, Software-update.

Mocht dat niet lukken dan doorloop je de volgende stappen:

1. Start iTunes
2. Werk iTunes bij als deze daarom vraagt, laat de update van het besturingssysteem iOS enkel downloaden
3. Sluit de iPad aan en laat deze een backup maken (synchronisatie)
4. Kies voor Bestand>Aankopen overzetten
   Dit slaat op de melding “Er bevinden zich aangeschafte onderdelen op de iPad <naam van de iPad> die niet naar uw iTunes-bibliotheek zijn overgezet. U moet deze onderdelen overzetten naar uw iTunes-bibliotheek voordat u deze iPhone bijwerkt. Weet u zeker dat u wilt doorgaan?”

Afhankelijk van de hoeveelheid te backuppen gegevens nemen deze stappen zo’n 30-60 minuten in beslag. Klik vervolgens de iPad aan in iTunes en kies voor Bijwerken. Na 20-30 minuten is je iPad bijgewerkt.

Tip: Via de App Instellingen>Algemeen>Info kun je achter het veld ”Versie” jouw versienummer nagaan.

Nu is er altijd wel een kans dat een specifieke applicatie niet goed functioneert met een nieuwe versie van iOS maar dan zal er, afhankelijk van de ontwikkelaar, spoedig een update volgen. Met de update van 3.2 naar 3.2.1 heb ik geen problemen ervaren. Daarna ben ik naar 4.2.1, 4.3 en 5 overgestapt en ook daarmee ben ik nog geen problemen tegen gekomen.

Normaliter blijven Apps en instellingen intact. Tijdens de update van 3.2 naar 3.2.1 had ik pech en leverde het bijwerken van de iPad mij foutmelding (error) 1603 op. Na het opnieuw starten van de iPad startte deze in herstelmodus. iTunes rapporteerde dat de iPad na herstel zou worden voorzien van het nieuwste besturingssysteem. Nu was dit  inderdaad het geval – alleen waren ook al mijn applicaties en instellingen weg. Gelukkig had ik dus vooraf een reservekopie gemaakt. Na het terugplaatsen van die reservekopie werkte de iPad weer zoals voorheen. Alle applicaties waren, inclusief instellingen, weer terug.

Tip: Mocht je ooit een restore uit moeten voeren dan ben je de indeling van je iconen over de schermen kwijt. Volgens Lifehacker helpt na de restore synchroniseren en dan nogmaals een restore uitvoeren.

iPad in ieder huishouden

Ondanks de wat lastige update van de iPad verdient deze wat mij betreft een plekje in ieder huishouden. Of eigenlijk meerdere iPads per huishouden want het wordt me nu niet in dank afgenomen dat de iPad mee naar het werk gaat.

Mijn volgende PC zal een Mac in plaats van Windows worden. De ervaring op de iPad smaakt zeker naar meer en maakt dat je je nog meer stoort aan vertragingen en gedoe op de PC. Daarbij tipt menig lifehacker de switch van Windows naar Mac als de ultieme lifehack doordat je veel minder gedoe met je machine hebt. Daarnaast kun je op een Mac Windows nog onder handbereik houden via VirtualBox van Sun Microsystems begrijp ik. Wie bekend is met de iPhone kan de iPad direct bedienen, de tablet is gebaseerd op hetzelfde besturingssysteem – mensen met een iPhone geven vaak aan liever met de iPad op de bank te internetten wegens het grotere scherm.

AirPlay: muziek, video’s en foto’s draadloos versturen

Als je beschikt over Apple TV dan kun je daar vanaf je iPad muziek, video’s en foto’s draadloos naartoe sturen. Als je een apparaat (zoals een versterker) hebt die AirPlay ondersteunt dan kun je daar draadloos muziek heen sturen. Voor bestaande apparatuur kun je een AirPort Express aanschaffen.

De rollen van de deelnemers liepen door elkaar heen: de ene keer leidde een deelnemer een sessie om vervolgens deel te nemen aan een presentatie van een andere spreker. De interactie tussen de begeleider van een sessie en het publiek was in alle gevallen groot. Zowel tijdens als tussen de presentaties, workshops en lezingen in werden zo optimaal kennis en contacten uitgewisseld. Kortom: een leerzame en gezellige dag!

De eerste ronde was plenair, daarna was er steeds keuze uit drie sessies die parallel werden gegeven. Mijn programma zag er als volgt uit (waarbij de kopjes doorlinken naar gedetailleerde beschrijvingen van de sessie op Lifehacking.nl):

1. Kick off
   Tijdens de plenaire opening liet Martijn Aslander een aantal lifehacks zien om het onderwerp te introduceren. Denk aan repeterende tekstfragmenten (zoals een ondertekening van een e-mailbericht) automatiseren en voorkomen dat de kabels van je laptop die je steeds loskoppelt achter je bureau op de grond vallen met binder clips. Bits of Freedom lanceerde Webwijs: eenvoudige tips waarmee iedere internetter zichzelf kan verdedigen tegen spam, virussen en misbruik van persoonlijke gegevens. Ronald van de Buld vertelde over zijn onderzoek naar maatregelen om op een goede, gezonde manier met Information Overload om te gaan – zijn onderzoek leidt naar onder andere Getting Things Done en verschijnt binnenkort op Lifehacking.nl. Martijn Aslander presenteerde een nieuwe versie van 7th sen.se – een tool die de brei aan informatie die LinkedIn oplevert bruikbaar maakte (dit initiatief is in oktober 2011 gestopt).
2. Jezelf neerzetten, weten wat je wilt en doen wat je wilt door Jasper Jobse
   Jasper Jobse gaf tijdens deze interactieve lezing een tiental tips om te doen waar je goed in bent en te bereiken wat je wilt gevolgd door een oefening waarbij deelnemers elkaar beurtelings vertelden waar zij trots op waren waarop de ander intuïtief samenvat waar de verteller goed in is. De verteller nam vervolgens enkel het compliment bewust in ontvangst wat al best een ervaring is blijkt uit de reacties.
3. Lifehacking 101 door Frank Meeuwsen
   Frank Meeuwsen introduceerde het begrip lifehacking en riep vervolgens de deelnemers op het begrip met elkaar nader te definiëren. Er ontspon zich een interessante discussie over de verschillen tussen aanpakken zoals Getting Things Done (GTD) en 7 Habits maar ook de relatie tussen lifehacking en mindfullness.
4. Information Overload en Unconference Crowdsourcing door respectievelijk Ronald van de Buld en Greald Henstra
   Ronald van de Buld ging dieper in op zijn thesis en presenteerde een persoonlijke vragenlijst met 10 vragen aan kenniswerkers. De insteek is dat je informatiebehoefte afhankelijk is van de rollen die je als persoon vervult. Aan de hand van de antwoorden verwijst Ronald je door naar relevante passages in zijn thesis. Greald Henstra vertelde dat je de “wisdom of crowds” vooral kunt benutten om feitenkennis, meningen, creativiteit en expertise van mensen aan te spreken waarbij het belangrijk is een gerichte vraag te stellen.
5. De eindeloze mogelijkheden van de iPad door Vincent Everts, Erwin Blom en Martijn Aslander
   Erwin Blom, Martijn Aslander en Vincent Everts demonstreerden in een ontspannen setting hun ervaringen met de iPad tot nu toe en beantwoorden de vele vragen uit het publiek.

In alle ruimtes was draadloos internet aanwezig (wifi). Tussen de drie workshopruimtes in kon je terecht bij de Palace of Wisdom waar je ook gebruik kon maken van internet op een iMac en de Padvinders hun kennis over slimmer werken deelden. Bij de Lifehacking Shop (zie foto hieronder) kon je terecht voor boeken en slimme gadgets als de iPad Dock (een houten standaard van €5 voor een iPad) en Aqua Notes, het watervaste notitieblokje voor onder de douche.

Het was ook mogelijk om vanaf de derde ronde, na de lunch (zie foto hieronder), deel te nemen (een halve dag).

De dag werd in de plenaire zaal afgesloten met het delen van lifehacks door deelnemers onder het motto “What (the) hack do you know” gevolgd door een borrel.

Verslaglegging Lifehacking Academy 2010 op internet met hashtag lha10

Van de dag is uitgebreid verslag gelegd op internet. Een aantal auteurs van het weblog Lifehacking.nl heeft aantekeningen gemaakt om verslag te leggen van de dag. Eén van die auteurs was ik en mijn artikelen op Lifehacking.nl heb ik gelinkt in de opsomming bovenin. Foto’s van de Lifehacking Academy 2010 zijn te vinden op Flickr onder de tag lha10. Er is ook een videoimpressie (03:43) van de Lifehacking Academy 2010 gemaakt. Natuurlijk is er ook getwitterd onder de hashtag #lha10.

Ook een Lifehacking Academy bijwonen?

Wil jij er een volgende keer ook bij zijn? Schrijf je direct even in om via e-mail op de hoogte te worden gehouden van Lifehacking Academy.

Lifehacking refereert traditioneel aan computers en netwerken. Hackers worden nog steeds gezien als onwettige inbrekers in computersystemen. Lifehackers zien hackers liever zoals ze werkelijk zijn: probleemoplossers die de beschikbare middelen op een slimme en/of onconventionele manier gebruiken. Lifehackers doen dat met de problemen van alledag, variërend van het zo effectief indelen van je bureau tot het slim verzamelen en ordenen van je dagelijkse nieuwsvoorziening. Maar denk ook aan het inzetten van kleine (vaak gratis) programma’s op je pc of Mac om bepaalde taken net wat makkelijker te maken.

Het boek “175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” is bedoeld voor iedereen die in zijn werk gebruikmaakt van een computer, maar geen idee heeft hoe je met een kleine inspanning een hoop dagelijkse taken veel makkelijker voor elkaar krijgt. Voor iedereen die veel op het web werkt, maar nog nooit van RSS gehoord heeft. En voor mensen die de schoonheid van een slimme vondst kunnen waarderen, en er hun voordeel mee doen.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl – Gratis downloaden als PDF

Deze pagina is ook te bereiken via http://bit.ly/175-lifehackingtips.

De 175 tips uit het boekje zijn een bewerking van artikelen die op Lifehacking.nl zijn verschenen. De artikelen zijn flink ingekort wat de leesbaarheid zeker ten goede is gekomen. De tips zijn goed op hoofdlijnen samengevat wat het boekje vlot leesbaar maakt. Het boekje telt 272 pagina’s.

Iedere tip volgt het stramien:

• tip;
• naam auteur;
• samenvatting in het kort;
• wat moet je doen;
• (indien van toepassing) vingerwijzing voor meer informatie.

De tips zijn, net als de website Lifehacking.nl, onderverdeeld in rubrieken:

1. Algemene tips;
2. Kantoortips;
3. Windows & Outlook;
4. Persoonlijke ontwikkeling;
5. Web 2.0;
6. Mac-tips.

De tips beslaan een breed werkgebied. Onderwerpen die aan bod komen zijn het vergroten van je concentratie, het omgaan met tijd (files vermijden, niet multitasken), het (ergonomisch) inrichten van je werkplek en Getting Things Done (GTD). Computer gerelateerde tips gaan onder andere over e-mail en etiquette, Office (Word, Outlook en Excel) en Fingertips.

In het hoofdstuk Web 2.0 staan tips over handige websites, RSS en Twitter. Hier zie je dat lifehackers de ontwikkelingen volop volgen – sommige websites waren ten tijde van het schrijven van de artikelen nog niet beschikbaar voor het grote publiek (beta). En soms is een lifehack door nieuwe ontwikkelingen aan deze websites niet meer nodig doordat de standaard functionaliteit daar nu in voorziet.

De auteurs van 175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken

175 lifehackingtips sluit af met een hoofdstuk waarin alle 45 auteurs kort worden genoemd. Dat de tips van zoveel verschillende auteurs afkomstig zijn laat ook zien dat een lifehack persoonlijk is. Wat voor de een fijn werkt hoeft voor de ander niet zo te zijn. Sommige tips zijn dan ook tegenstrijdig en soms kunnen lifehackers iets van elkaar leren – lees het boek er maar eens op door Voor lifehackingtips geldt: iedereen werkt en leeft op zijn eigen manier, kies uit het boek wat je wel en niet bruikbaar vindt en negeer dat wat niet bij je past.

De namen van de auteurs hieronder linken naar hun Twitter account voor zover ik ze kon vinden – zodat je ze snel kunt gaan volgen

• Martijn Aslander
• Taco Oosterkamp
• Frank Meeuwsen
• Sanne Roemen
• Filips Jager
• Erno Hannink
• Lykle de Vries
• Anja Wassenaar
• Tanja de Bie
• Daan Kortenbach
• Ton Wesseling
• Roel Willems
• Greald Henstra
• Hein Halfschepel
• Guus Pijpers
• Matthijs Roumen
• Sjoerd Blauw
• Gina Trapani
• Bob van Duuren
• Frans Baar
• Erno Mijland
• Bert Verdonck
• Jim Stolze
• Arjan Zuidhof
• Patrick Mackaaij
• Taco Jan Osinga
• Alex Vermeule
• Mischa Coster
• Niels Gouman
• Martijn Engler
• Jasper Jobse
• Arjan Broere
• Robert Ilbrink
• Joost Plattel
• Martijn Bloksma
• Stefan Knapen
• Patrick Loonstra
• Maarten Festen
• Annelies Verhelst
• Karen Visser
• Bianca Grimmius
• Jacco van der Pol
• David Rudolf  Bakker
• Sam van Buuren
• Erik van der Wal

N.B.: Aanvullingen en correcties hoor ik graag via @mackaaij of via het contactformulier op dit weblog.

8 tips van Patrick Mackaaij in 175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken

Een aantal van mijn artikelen op Lifehacking.nl zijn geselecteerd voor het boek “175 Lifehacking tips – Om slimmer en efficiënter te werken”.

De acht tips in “175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” van mijn hand zijn (met links naar de volledige tekst op dit weblog):

1. 42 Kilometers tussen postcodes berekenen (zie ook AfstandBerekenen.nl voor een volautomatische oplossing in Excel)
2. 50 Maak slim gebruik van de muisknoppen
3. 63 Nooit meer een attachment vergeten
4. 108 De kracht van Twitter (bevat ook de onderstaande sms-tip)
5. 109 Twitter tips: over @replies, @mentions en direct messages
6. 111 Twitter-berichten ontvangen via sms
7. 153 Thymer: een korte handleiding (1)
8. 154 Thymer: een korte handleiding (2)

Slimmer werken vanaf nu! van Anja Wassenaar

Lifehacker Anja Wassenaar bracht in 2009 het boekje (160 pagina’s) “Slimmer werken vanaf nu! Meer doen in minder tijd met meer aandacht en plezier” uit.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl of download als PDF (registratie nodig)

Veel onderwerpen waar de tips in ”175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” raken worden in dit boekje aan de hand van de dagelijkse praktijk uitvoeriger behandeld. Het zeer prettig leesbare boekje  ”Slimmer werken vanaf nu!” gaat psychologisch dieper en geeft ook aanknopingspunten om stil te staan bij vragen als:

• Wat ben ik aan het doen?
• Waarom doe ik de dingen die ik doe?
• Waarom doe ik dingen op de manier hoe ik ze doe?

Zo kijk je naar de verschillende rollen die je in je leven vervult en de verdeling van je aandacht over deze rollen. Ook neem je je werkproces kritisch onder de loep en kijk je hoe je informatie slimmer tot je kunt nemen met RSS en archiveren met onder andere Evernote. Het omgaan met e-mail wordt aan de hand van het gedachtegoed Getting Things Done (GTD) behandeld. Ook legt Anja het nut en gebruik van sociale netwerken zoals LinkedIn en Twitter uit. Het boek behandelt ook samenwerken via het web, delegeren en proactief gedrag.

Eerdere edities van 175 lifehackingtips om prettiger en efficiënter te werken

De eerste editie van het boek is in 2008 verschenen onder de titel “100 lifehackingtips om prettiger en efficiënter te werken”. De 100 tips uit deze eerste editie zijn bijgewerkt, sommige zijn vervallen en er zijn dus tips aan toegevoegd.

In 2010 verscheen de tweede editie: “150 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” met voor het eerst artikelen van mijn hand. De derde editie ”175 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken” verscheen in 2011.

1. Fingertips downloaden en installeren (plus wat informatie over de database) plus klokkijken en rekenen met Fingertips;
2. Standaardteksten typen met Fingertype (tekst uitklappen op basis van een afkorting – text expander);
3. Webbrowsen met Fingertips;
4. Programma’s uit het Startmenu van Windows opstarten met Fingertips (zonder het hele menu te openen dus);
5. Documenten, mappen en programma’s openen met Fingertips;
6. Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips (snel taken en sjablonen voor e-mailberichten maken);
7. Microsoft Windows snel bedienen met Fingertips;
8. Twitter aansturen met Fingertips;
9. Het klembord (clipboard) beter benutten met Fingertips (plakken zonder opmaak, 30 items vasthouden met clipboard history, woorden tellen);
10. Snel labels afdrukken voor de Brother PT-18R met Fingertips.

Uit het boek “175 Lifehackingtips – om slimmer en efficiënter te werken”:
Je vingers kunnen wel toetsaanslagen onthouden, maar geen muisbewegingen. Dat is belangrijk. Als je alles op de computer met je muis doet, heb je voor iedere opdracht aan je computer je volledige bewustzijn nodig, dus ook voor het uitvoeren van verder vrij simpele opdrachten.

Als je je toetsenbord consequent gebruikt, kan je geheugen in de loop van de tijd de bewegingen opslaan die je nodig hebt. Net zoals een pianiste niet bij elke beweging bedenkt waar zij haar vingers exact neer moet zetten, zo hebben ook jouw vingers een zogenaamd spiergeheugen. En dat kun je trainen. Om zover te komen moet je eenzelfde sneltoets regelmatig gebruiken en dat doe je het best door hem eerst uit je hoofd te leren.

Dus pak er af en toe eens een artikel bij om met een specifieke functionaliteit te experimenteren. Als je sneltoetsen zoals Fingertips aandraagt onder de knie krijgt dan kun je je beter concentreren op wat je met de computer wilt doen in plaats van hoe je dat moet doen. Zo ben je geen tijd meer kwijt aan het zoeken van veelgebruikte programma’s en documenten. Of aan het intypen van steeds dezelfde teksten.

Het onderstaande filmpje geeft in 1 minuut en 20 seconden een korte demonstratie van een aantal van de mogelijkheden van Fingertips.

Klik rechtsonder voor een full screen, scherpere versie.

Dit eerste artikel gaat in op het downloaden en installeren van Fingertips.

Fingertips downloaden en installeren

Fingertips kun je gratis downloaden via http://www.getfingertips.com/. Fingertips verloopt ongeveer een half jaar na release, je bent dan verplicht om de nieuwste versie op te halen. Op deze manier verzekert Taco zich ervan dat mensen overstappen op een nieuwe versie met steeds minder bugs (fouten) erin. Fingertips attendeert je netjes op het feit dat je een nieuwe versie binnen moet halen. De releasemaand van de laatste versie is te zien op de homepage (rechtsbovenin).

Fingertips automatisch activeren bij het opstarten van Windows

Het is handig als Fingertips direct opstart met Microsoft Windows zodat je er altijd gebruik van kunt maken. Fingertips stel je als volgt in om automatisch op te starten met Microsoft Windows:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Miscellaneous (Alt+4)
• Activeer de optie “Start Fingertips automatically when Windows starts” en klik op de knop “OK”
• Sluit het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

Sneltoets voor het activeren van het hoofdvenster van Fingertips

Fingertips opent standaard met de toetscombinatie Ctrl+`. Deze toets kun je linksboven op het toetsenbord vinden, naast het cijfer “1”. Doordat beide toetsen zich aan de linkerkant van het toetsenbord bevinden (zie onderstaand screenshot) is dit een snelle toetscombinatie.

Indien gewenst kun kun je vrijwel iedere toetscombinatie gebruiken met Ctrl, Alt, Shift of de Windows toets erin.

Om de sneltoets voor het activeren van Fingertips te veranderen:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Hotkeys (Alt+2)
• Verander de “Display Fingertips Command Window” naar wens en klik op de knop “OK”
• Sluit het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

Fingertips afsluiten

Het hoofdvenster van Fingertips kun je afsluiten met Esc of Ctrl+`. Vervolgens is Fingertips weer te activeren met Ctrl+`.

Als je Fingertips echt helemaal af wilt sluiten dan open je Setup (Alt+E) en klik je linksonder op “Exit Fingertips”. Je kunt ook Alt+F4 gebruiken vanaf het hoofdvenster van Fingertips.

Lijst van commando’s in Fingertips afdrukken

Vanuit Fingertips kun je een lijst op het klembord van Windows zetten met alle actieve commando’s en Fingertype afkortingen. Deze lijst kun je in Microsoft Excel plakken. Je hebt een overzicht van alle commando’s in twee kolommen die je kunt afdrukken.

Om de lijst met actieve commando’s en Fingertype afkortingen op het klembord van Windows te plaatsen:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Miscellaneous (Alt+4)
• Klik op de knop “List commands” (Alt+L) klik op “OK”
• Open Microsoft Excel (mx) en plak (Ctrl+V) de lijst erin
• Druk de lijst af (Ctrl+P)

Fingertips database verplaatsen voor gebruik vanaf een USB stick of op meerdere machines

De database van Fingertips met álle instellingen kun je standaard terugvinden in de map “Mijn documenten” (submap “Fingertips”). Voor de meeste gebruikers is dit een prima locatie. Bij sommige bedrijven mogen gebruikers niet zomaar software installeren.

Fingertips vanaf een USB stick starten kan dan een oplossing zijn. Als je Fingertips vanaf een USB stick wilt draaien dan moet je de database ook op die USB stick zetten en Fingertips vertellen dat de database niet meer in de map “Mijn documenten” te vinden is.

Ook als je gebruik maakt van meerdere systemen kan een USB stick een goede oplossing zijn. Zo wil ik Fingertips kunnen gebruiken op mijn thuis-PC én laptop van het werk. Onder beide systemen wil ik graag gebruik maken van dezelfde Fingertips instellingen. Met de standaard instellingen zou ik twee aparte Fingertips databases hebben in twee aparte “Mijn documenten”. Omdat ik wel software mag installeren op alle machines heb ik ervoor gekozen om in plaats van een USB stick tussen de machines te wisselen de database van Fingertips automatisch te synchroniseren tussen mijn machines via Syncplicity.

Om de database van Fingertips te verplaatsen voer je de volgende stappen uit:

1. Sluit Fingertips (Ctrl+`, dan Alt+e, klik vervolgens linksonder op de knop “Exit Fingertips”)
2. Verplaats de map “Fingertips” uit Start>Mijn documenten naar de gewenst locatie, dus ofwel naar een USB stick ofwel naar een map die je synchroniseert met Syncplicity (bijvoorbeeld D:\Tools\Fingertips\)
3. Bewerk het bestand C:\Program Files\Fingertips\Fingertips.ini (open hiervoor eerst de editor, bijvoorbeeld Windows Notepad, met Administrator rechten)
4. Voeg de locatie van de database als volgt aan het bestand toe. Je kunt hier ook variabelen zoals {FingertipsExeFolderName} gebruiken die in Fingertips.ini zijn uitgelegd. Voor het voorbeeld zou je dit toevoegen: FingertipsDataFoldername=D:\Tools\Fingertips\
5. Start Fingertips weer op: C:\Program Files\Fingertips\Fingertips.exe

N.B.: Bij deze stappen ben ik ervan uit gegaan dat Fingertips op de standaard locatie is geïnstalleerd (C:\Program Files\Fingertips\). Als je Fingertips wilt installeren op een USB stick dan kun je die tijdens de installatie van Fingertips aanwijzen.

Let wel: Fingertips is niet gemaakt om met meerdere machines tegelijkertijd in dezelfde database te werken. Met mijn Syncplicity oplossing overschrijft de PC die als laatste Fingertips sluit (in de praktijk: z’n computer uitzet) de database. Daarnaast is een Fingertips database bedoeld voor één eindgebruiker, instellingen kunnen in dezelfde database niet per gebruiker worden onderscheiden.

Het hoofdscherm van Fingertips

Het hoofdscherm van Fingertips opent zoals gezegd standaard met Ctrl+`. De toets accent grave kun je linksboven op het toetsenbord vinden, naast het cijfer “1”. Doordat beide toetsen zich aan de linkerkant van het toetsenbord bevinden is dit een snelle toetscombinatie. Indien gewenst kun je vrijwel iedere toetscombinatie gebruiken, in de andere artikelen komen alle mogelijkheden aan bod. Het hoofdvenster van Fingertips ziet er als volgt uit:

In het hoofdscherm van Fingertips kun je commando’s typen die snel applicaties starten. Functionaliteiten waar ik in andere artikelen uitgebreider op in ga.

Een aantal handige tips:

1. Als meerdere commando’s met dezelfde naam beginnen dan kun je een lijst openen met de toetscombinatie Alt+Page Down.
2. Als je een langer commando hebt dan hoef je niet het hele commando in te typen maar druk je op Enter zodra de afkorting er staat.
3. Wil je een langer commando een parameter meegeven, druk dan op de Tab-toets. Deze maakt het commando af en voegt een spatie in waarna je direct door kunt typen.

Fingertips bevat standaard de commando’s SETUP (als alternatieve optie om het scherm met instellingen te openen), HELP (voor het openen van de documentatie) en EXIT (om Fingertips af te sluiten). Als je een niet-bestaand commando intypt dan rapporteert Fingertips “Unrecognized command”.

Klokkijken met Fingertips

Voor Windows 7 gaf de taakbalk nog niet standaard de datum en tijd weer. Je kon er wel voor kiezen om de taakbalk te verhogen maar dat nam op het oog teveel schermruimte in beslag. Voor mij reden om ten tijde van Windows XP een programma te schrijven dat het dagnummer in de system tray naast de tijd weergeeft. En voor Taco wellicht om in een dergelijke functionaliteit te voorzien in Fingertips.

De datum en tijd kun je, vanaf het hoofdvenster van Fingertips, weergeven door de toetscombinatie Ctrl+1 ingedrukt te houden.

Rekenen met Fingertips

Vanaf het hoofdvenster van Fingertips kun je ook kleine berekeningen uitvoeren. Dat is sneller dan eerst de rekenmachine (calc) van Windows opstarten. In het hoofdvenster kun je direct beginnen met rekenen, gebruik de getallen en de operatoren:

+-*/%()

Fingertips rekent direct het antwoord uit en geeft “[Calc] ???” weer als het niet begrijpt wat de bedoeling is.

Tip: Als Fingertips je commando om de een of andere reden niet als berekening herkent, begin de invoer dan met een plus (+), min (-) of openingshaakje.

Boek: Elke dag je hoofd en inbox leeg

Op dit weblog kun je meer over “Elke dag je hoofd en inbox leeg” lezen, de Nederlandse vertaling van het Engelstalige boek “Each day empty” dat is genoemd op het tabblad About in de instellingen van Fingertips. Met het boek maak je praktisch kennis met de werkmethodiek Getting Things Done (GTD) en richt je Microsoft Outlook hierop in. Voor hands-on ervaring adviseer ik de meereffect training waar ik eerder over schreef (via deze website voor een speciale prijs te volgen).

Als je nog geen systeem hebt dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Bestel bij - Bol.com - Managementboek.nl

Ondersteuning op Fingertips

Hoewel mijn artikelen over Fingertips je aardig op weg zou moeten helpen kun je ook de help documentatie van Fingertips online raadplegen. De documentatie van Fingertips verwijzen overigens ook naar de artikelen op deze website.

Als je er met deze artikelen en de handleiding niet uit komt dan kun je ook nog vragen of opmerkingen stellen op The official community for users of Fingertips. Naast dat gebruikers elkaar daar kunnen helpen geeft auteur Taco Oosterkamp zelf ook regelmatig antwoord op gestelde vragen.

all of windows at your fingertips

Op de website van de Belgische initiatiefnemer Gunnar Michielssen van e-mailloze vrijdag staan tien korte filmpjes van een minuut of twee waarin een aantal elementaire zaken worden uitgelegd en beredeneerd.  Ook worden zorgen weggenomen in onderstaand grappig fragment uit e-mailtip 8 die voorstelt alle notificaties (popups) van nieuwe berichten uit te schakelen om niet afgeleid te worden.

Dankzij de meereffect training en Getting Things Done (GTD) waar ik eerder over schreef werkte ik al meer vanuit een takenlijst dan vanuit e-mail. Op mijn Thymer takenlijst staat kort wat ik moet doen.Vanuit e-mail zou ik per bericht moeten lezen waarom ik het e-mailbericht ook alwaar had bewaard (wat was de eerstvolgende actie ook alweer?) om vervolgens te concluderen dat deze actie nu geen prioriteit heeft. Daarnaast komen er ook continu nieuwe berichten binnen waardoor je niet toe komt aan hetgeen je aan het begin van de dag voor ogen had.

Naast e-mail kun je ook RSS feeds en sociale netwerk zoals Twitter, Facebook en Hyves als inbox beschouwen. Daarom leek het me interessant om te zien hoe vaak je bepaalde programma’s activeert (naar de voorgrond haalt) in Microsoft Windows. Het programma kun je als individu hier gratis downloaden om zo een feedback loop met betrekking tot je omgang met inboxen tot stand te brengen.

Count Window Activations gebruiken

CountWindowActivations plaatst zichzelf na het starten in de systeembalk van Microsoft Windows.

N.B.: In het icoon houdt Winnie de Poeh een teller omhoog, als iemand een beter icoon weet, graag

Het programma telt vervolgens windows (vensters) waarvan je hebt aangegeven dat je die wilt tellen. Als je klikt op het icoon en je kiest voor “Open counter popup” dan opent een popup met per applicatie het aantal keren dat deze geactiveerd is.

Downloaden, installeren en inrichten van Count Window Activations

Begin met de installer van “Setup CountWindowActivations” downloaden (executable).

Het installatieprogramma stelt voor het programma direct te starten middels “Start CountWindowActivations”. De eerste keer dat het programma start is nog niet bekend welke applicaties je zelf in de gaten wilt houden. De volgende popup verschijnt.

Als je “Ja” kiest dan maakt CountWindowActivations een bestand aan met standaard instellingen.

Om de applicaties in te stellen klik je op het Winnie de Poeh icoon en kies je voor “Open settings file”. In dit bestand geef je de applicatienamen op die je wilt tellen. Deze kun je vinden door bijvoorbeeld je e-mailprogramma te starten en bovenin het scherm te kijken. Bij Microsoft Outlook staat er, als de Inbox actief is, “Inbox – Microsoft Outlook”. In het .ini bestand heb ik zowel de inboxen van Gmail als Outlook opgenomen en dat ziet er als volgt uit:

Window1=Inbox – Microsoft Outlook
Window2=Gmail – Inbox
Window3=Google Reader
Window4=FeedDemon
Window5=Twitter
Window6=TweetDeck
Window7=Yammer
Window8=nu.nl

N.B.: Vergeet niet het windownummer op te hogen als je meer applicaties toevoegt.

Tip: Windows XP verbergt soms iconen (als deze volgens Windows niet worden gebruikt). Het icoon van CountWindowActivations kan altijd zichtbaar ingesteld worden via de Eigenschappen van de Taakbalk van Windows. Kies daar voor het gedrag “Altijd weergeven”.

Popup bij het activeren van een van de programma’s?

Count Window Activations kan ook een popup tonen zodra je een programma activeert. Dit maakt je nog bewuster van het feit dat je een van de inboxen opent. De popup vraagt of je echt wel tijd wilt spenderen aan het programma (“Do you really want to spend time in [applicatienaam]?”). Als je op “Nee” klikt (ook subtiel de standaard geselecteerde optie voor het toetsenbord) dan minimaliseert Count Window Activations het programma.

Om de popup te activeren klik je op het Winnie de Poeh icoon en kies je voor “Open settings file”. Hier wijzig je de waarde van ModalPopup naar True waarna je Count Window Activations opnieuw start.

ModalPopup=True

Rapportages maken in bijvoorbeeld Excel?

Count Window Activations maakt ook een log aan met de verzamelde gegevens. Om het log te openen klik je op het Winnie de Poeh icoon en kies je voor “Open log file”. Het logbestand bevat achtereenvolgens:

• de datum
• het tijdstip
• de naam van het te monitoren programma
• de volledige naam die het programma op titelbalk heeft
• het aantal malen dat de applicatie geopend is tijdens deze sessie van Count Window Activations
• het aantal seconden dat de applicatie open stond

Doordat deze gegevens zijn opgeslagen in .csv formaat kun je ze eenvoudig in een programma als Excel gebruiken om met bijvoorbeeld draaitabellen te onderzoeken.

Technische achtergrondinformatie over het programma

De installer maakt het volgende aan:

• een map %programfiles%\CountWindowActivations
• binnen deze map bevindt zich CountWindowActivations.exe plus uninstall.exe voor deïnstallatie
• in het menu Start van Windows wordt CountWindowActivations opgestart met de PC
• in het menu Start van Windows kun je handmatig CountWindowActivations starten en Uninstall starten

Het bestand met instellingen is hier opgeslagen:

• %userprofile%\CountWindowActivations.ini

Het bestand met rapportage gegevens is hier terug te vinden:

• %userprofile%\CountWindowActivations-log.csv

Executable hernoemen

Als de naamgeving je niet bevalt dan kun je CountWindowActivations veilig hernoemen. De nieuwe naamgeving van de executable werkt overal door (.ini en titels van de vensters).

Licentie

Voor individueel (eigen) gebruik stel ik Count Window Activations gratis beschikbaar (dus ook op kantoor).

Gebruikte tools

AutoIt

Het script is geschreven en gecompileerd naar een executable met AutoIt (freeware). AutoIt heeft als voordeel dat veel functies reeds voorgedefinieerd zijn.

Excelsior Installer

De installer is gemaakt met de tool Excelsior Installer (freeware). Met deze tool zijn eenvoudige installers snel te genereren.

Alternatief: TimeSheet

Als je op basis van Count Window Activations tijd wilt schrijven dan kun je beter even kijken naar TimeSheet. Met TimeSheet kun je op basis van de titel van een venster tijd toekennen aan een project en zelfs een specifieke taak in een project.

Ik ben goed te spreken over de organisatie meereffect en heb na mijn deelname een kort verslag van mijn ervaring met de meereffect training geschreven. Veel van mijn collega’s hebben de training van meereffect  inmiddels ook gevolgd. Het valt mij op dat mensen binnen mijn team na de training ook daadwerkelijk met de methodiek aan de slag gaan. Mensen stimuleren elkaar ook om naar de training te gaan want als niemand meer zaken over het hoofd ziet werkt dat een stuk prettiger.

Via deze website mag ik een aantal diensten van meereffect met korting aanbieden. Deze pagina heb ik daarom ook bereikbaar gemaakt via het korte adres: http://bit.ly/meereffect en http://bit.ly/meereffect-korting.

Eerst een tip: abonneer je op de gratis slimmer werken e-mail nieuwsbrief die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of werp eerst even een blik op de laatste artikelen op die pagina.  Vul op deze pagina aan de rechterkant je “e-mail adres” in en druk op de knop “Inspireer mij”.

Meereffect training

De meereffect training helpt je in één dag op weg met Getting Things Done. Via deze website mag ik 50 euro korting op de meereffect training van een dag aanbieden.

Meereffect Outlooksessie

Meereffect biedt ook een Outlook sessie van een dagdeel aan. Is wellicht efficiënter dan zelf een boek lezen en instellingen uitproberen. Via deze website kun je de meereffect Outlook sessie met 25 euro korting volgen.

Meereffect E-Learning abonnement met Outlook videos

Het E-Learning abonnement van meereffect biedt video instructies waarin bepaalde handelingen en Microsoft Outlook instellingen worden voorgedaan. Daarbij worden ook de sneltoetsen genoemd. De video’s fungeren zo als een Outlook handleiding. Zie het als een tip die een collega geeft om iets handig(er) te doen. Als je nu elke week één zo’n truc leert en toepast, verbeter je je werk daarmee in de loop van een jaar ingrijpend. Via deze website krijg je 15 euro korting op het meereffect E-Learning abonnement met Outlook videos.

Neem een bestaand productiviteitssysteem over, vind het wiel niet opnieuw uit!

In het artikel Why You Should Learn a Productivity System op (Lifehack.org) merkt Dustin Wax op dat systemen om productiever te werken, waaronder Getting Things Done (GTD) en 7 Habits of Highly Succesful People, vaak nog geen onderdeel zijn van de dagelijkse gewoontes van mensen.

Boeken over productiviteit en lifehack websites worden gretig gelezen maar er lijkt een weerstand tegen het echt werken volgens een productiviteits systeem. Van de boeken en websites wordt hooguit het laaghangende fruit geplukt, een productiviteitstip hier en daar. Doordat systemen van specialisten zoals David Allen en Stephen Covey niet door de mensen zelf zijn bedacht worden ze niet zomaar overgenomen.

Schoenmaker blijf bij je leest! David Allen en Stephen Covey hebben geraffineerde systemen ontwikkeld door er decennia aan tijd in hun te stoppen. Door gewoonweg met een systeem te beginnen zul je productiever worden. Vanuit een solide basis ontwikkel je je persoonlijke geraffineerde systeem.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Deel I – Een maand offline

Het boek opent met een samenvatting op hoofdlijnen van de vier weken die Jim eind 2008 offline doorbracht. De voorbereidingen, zijn gevoelens en ervaringen, de eerste stappen terug online en eindconclusie: “Leven zonder internet is echt niet leuk, maar leven zonder e-mail is fantastisch”.

Deel II – 31 praktische tips

In het tweede deel van het boek staan 31 praktische tips op het gebied van PC-gebruik (“Maak je eigen startpagina”) e-mail (“Meld je af voor nieuwsbrieven” plus tips voor het schrijven van de ideale e-mail), RSS (“Gebruik een RSS-lezer voor nieuws”) en Google (“Bekijk maximaal drie pagina’s op Google”).

Deel III – Gelukkig door internet?

Het hoofdstuk “Is surfen goed of slecht voor je geluk?” vertelt over onderzoeken op het gebied van “happiness” – de relatie tussen geluk en internetgebruik. Vervolgens gaat het hoofdstuk “De informatieparadox: is meer beter?” in op de natuur van de mens: jagen en verzamelen. Verzamelen doen we op internet door op Marktplaats te scharrelen en jagen in spellen zoals World of Warcraft. Ook worden de hersenen bezig gehouden met het maken van puzzeltjes of het oplossen van raadsels. Het hoofdstuk vervolgt met vingerwijzingen naar manieren om beter met de gemakkelijk verkrijgbare hoeveelheid informatie om te gaan en sluit af met het onderwerp “Internetverslaving”.

In “Sociale interactie en Web 2.0” trekt Jim een interessante parallel tussen de piramide van Maslow en de tweede fase die het internet momenteel ingaat (web 2.0). Nadat in de fundamentele behoefte van veiligheid is voorzien (internet is van oorsprong zo gebouwd dat het te allen tijde betrouwbaar kan worden gebruikt door defensie) voorzag het web met mogelijkheden tot bestellen in simpele levensbehoeften. De volgende stap is de behoefte aan sociaal contact waarin we web 2.0 toepassingen als Twitter, Hyves en YouTube kunnen herkennen. Waardering en herkenning, een volgende stap in de piramide, zijn daar ook al zichtbaar. Mensen die deelnemen aan forums op internet hechten vaak grote waarde aan het aantal “punten” dat zij toegekend hebben gekregen op basis van hun bijdrage. Een weblog bijhouden past wat mij betreft prima onder zelfontplooiing. Het web 2.0 vergelijkt Jim met “het nieuwe kampvuur”.

Dit deel behandelt verder vragen als “Is internet slecht voor je sociale leven?”,  “Voor- en nadelen van het gebruik van Hyves en Facebook”, Twitter en forums. In “Aandacht en productiviteit” aandacht voor flow – om lekker door te kunnen werken is optimale aandacht nodig. Na iedere interruptie kost het relatief veel tijd om weer op gang te komen. Ook komt het misverstand rondom multitasking aan bod (verschillende taken die hetzelfde “type” aandacht vereisen zijn niet te combineren – zoals tegelijkertijd e-mailen, chatten en bellen). Tenslotte haalt Jim tip 21 nog eens aan. Digitale nomaden, mensen die geen vaste werkplek kennen en werken op iedere plek waar Wi-Fi (draadloos internet) en goede koffie verkrijgbaar is. Deze groeiende trend zou het fileprobleem wel eens op kunnen lossen.

Deel IV – Vermijd de e-mailvalkuil

In dit deel geeft Jim met duidelijke voorbeelden onderbouwd aan: “E-mail kost de werkgever geld” en weegt vijf mogelijke oplossingen af:

1. Stel een e-mailprotocol op zodat duidelijk is voor welk type communicatie e-mail het gepaste medium is. En maak het dan nog efficiënter met afspraken over de opbouw van het onderwerp.
2. Voor het opstellen van een protocol zijn meer medestanders nodig. Lukt dat niet, beheer dan in ieder geval je eigen mailbox efficiënter. Pas de tips uit dit boekje of van methodieken als Getting Things Done (GTD) toe waardoor je inkomende zaken gestructureerd leert afhandelen waardoor je onder andere e-mailberichten maar eenmaal hoeft te lezen.
3. Stel een e-mailloze dag in waarin je alleen dringende interne e-mailberichten toe staat. Dit pakt het probleem echter niet aan, de rest van de week is het gebruik van e-mail nog zoals voorheen.
4. Wacht tot e-mail vervangen wordt door andere media. Zo is een wiki efficiënter om informatie vindbaar en corrigeerbaar beschikbaar te stellen.
5. Laat betalen voor e-mail opdat er zuiniger mee omgegaan zal worden. Eén cent per e-mailbericht heeft nauwelijks financiële impact maar zorgt er wel voor dat je beter nadenkt voordat je mailtje verstuurt, zeker naar meerdere mensen. Bijkomend voordeel is dat het voor spammers wel een dure grap is waardoor spam zal afnemen en Internet providers een beter businessmodel krijgen.

Tussen de regels door deelt afdelingsmanager Carlo e-mailberichten die niet direct aan hem zijn gericht uit de inbox te filteren om aan het einde van de dag in één keer door te nemen. Op die manier ben je niet de hele dag afgeleid door dergelijke berichten. Ik zou dit nog een stapje verder door willen voeren: let de komende periode eens goed op de berichten die in de inbox terecht komen:

1. Was het een nieuwsbrief die eigenlijk niet (meer) interessant is? Zoek even naar de afmeldmogelijkheid en meld je direct af.
2. Was het een verzoek van iemand om toegevoegd te worden tot een sociaal netwerk zoals Twitter, Facebook, LinkedIn of Hyves? Filter deze e-mailberichten naar een apart mapje of ken ze een apart label toe om ze minder frequent onder ogen te krijgen. Idem voor bevestigingen op uitnodigingen die je zelf aan anderen hebt gedaan. Hetzelfde kun je ook toepassen voor nieuwsbrieven die je niet direct wilt lezen.
3. Stuurde een collega een bericht dat beter mondeling kan worden afgehandeld? Zet een standaard antwoord klaar voor dergelijke e-mailberichten waarin je vertelt dat je van mening bent dat het onderwerp beter mondeling kan worden besproken. Leg eventueel direct de agenda’s naast elkaar en stuur een datum/tijd mee om dat te doen.

Ik help mee met het vertalen van de Wibiya toolbar waar ik eerder over schreef. In dat kader ontvang ik graag een notificatie als de Nederlandse vertaling is aangepast om te zien wat er gewijzigd is. Ook wijzigingen op de voorpagina kunnen interessant zijn. Helaas ontving ik een e-mailbericht bij álle wijzigingen in álle talen. Ook de RSS feed toont álle wijzigingen. Nu heb ik Wibiya gevraagd een betaald abonnement op Pbworks, de Wiki die in gebruik is voor de vertaling, te nemen. De optie om alleen van wijzigingen op specifieke pagina’s op de hoogte te worden gebracht is namelijk alleen in de betaalde varianten van Pbworks aanwezig. Mocht Wibiya daar niet voor kiezen of niet op reageren dan worden de berichten al door mijn e-mailprogramma verwijderd waardoor ik ze niet zie. Eén van mijn filters verwijdert namelijk berichten met afzender “pbworks” waarbij “page” in het bericht voorkomt maar niet de woorden “frontpage” of “dutch”.

Tip: Een aantal tips zijn op het weblog van Jim Stolze in de categorie “hoe-overleef-ik-mijn-inbox” gepubliceerd.

Hierboven staat een screenshot van de takenlijst van Thymer. Thymer spreekt mij om een aantal redenen aan:

• De indeling van het hoofdscherm is overzichtelijk: wat doe ik vandaag (today), deze week (week) of ooit (someday).
• Je kunt de taken eenvoudig van volgorde veranderen door ze te verslepen.
• Door de slimme invoerbalk kun je erg snel nieuwe taken invoeren.
• De applicatie reageert in het algemeen lekker snel.
• Per taak kun je ook eenvoudig tijd schrijven en met één klik aangeven dat een taak  te factureren is.
• Je kunt snel focussen op een (deel)project door erop te klikken, andere taken worden dan gefilterd.

De interface van Thymer

Thymer kun je gebruiken in vier uitvoeringen:

1. Free – basisfunctionaliteit om gewoon dingen gedaan te krijgen (getting things done) en kennis te maken met Thymer.
2. Professional – gericht op de zwaardere, individuele gebruiker zoals lifehackers en professionals.
3. Small Teams – met samenwerkingsmogelijkheden gericht op kleine teams.
4. Teams – met rechtenbeheer, sub teams en een eigen look & feel gericht op grote teams.

De basisinterface van Thymer is in al deze uitvoeringen gelijk. Het aantal functionaliteiten neemt toe als er voor een ruimere uitvoering wordt gekozen en de prijzen zijn mild. Hieronder licht ik alle functionaliteiten van Thymer toe en geef ik waar dat van toepassing aan vanaf welke uitvoering een functionaliteit beschikbaar is.

De slimme invoerbalk van Thymer

Onder de opsomming van projecten is de invoerbalk te zien. Tekst die je invoert met een apenstaartje ervoor (@) interpreteert Thymer. Zo kun je een taak als volgt invoeren:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important

Thymer maakt dan een taak aan in het project “EenManierOm” en kent deze toe aan de gebruiker “PatrickM” met als einddatum 09-07-2009 (het huidige jaar hoef je niet op te geven). Ook wordt de taak gemarkeerd (flag) als “Important”. De invoer is case-insensitive, “@patrickm” werkt ook.

Om het herkennen van dergelijke invoer mogelijk te maken is de naamgeving van projecten en tags beperkt:

• de naam van een gebruiker/teamlid kan niet worden gebruikt omdat deze voor het herkennen van de toekenning van een taak nodig is;
• de woorden @discuss, @important, @billable en @waiting worden gebruikt om taken in de rechtermarge te markeren (vlaggen);
• een datum formaat zoals @9/7 of @9.7 (de Duitse stijl van het noteren van data) wordt gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
• een datum kan ook als volgt worden opgegeven: @2nd, @3rd, @26th, of met de maand erbij zoals in @sept2nd of @2ndsept;
• de woorden @today, @tomorrow, @someday en @last worden ook gebruikt voor het snel toekennen van een einddatum;
• idem voor alle maandnamen, Thymer gebruikt de laatste dag van de maand dan als einddatum;
• idem voor alle dagen van de week (of de eerste drie letters daarvan zoals @mon);
• @every… wordt gebruikt voor herhalende taken;
• de notaties @30m en @1.5h worden gebruikt om een tijdsinschatting op te geven;
• taken die je in je agenda wilt overnemen kun je voorzien van een start- en eindtijd met @2pm-4pm of @2-4pm. 24-uurs notatie mag ook (@14:00-16:00) en bij afspraken van één uur kun je volstaan met de starttijd.
• met @colorgreen, @colorred, @colorblue, @colorcyan en @coloryellow kun je taken een kleur geven;
• als je in de naamgeving gebruik hebt gemaakt van spaties zoals in “Patrick Mackaaij” dan laat je deze in de slimme invoerbalk weg of werk je met koppeltekens zoals “patrick-mackaaij”.

Thymer zet ieder @woord dat het niet herkend om naar een tag. Het onderstaande voorbeeld levert de tag “NieuwArtikel” op:

@EenManierOm @PatrickM Thymer review geschreven @9/7 @important @NieuwArtikel

Een slimme invoerbalk verschijnt ook als je dubbelklikt op een taak. Of op het pensymbool (edit) links van een taak. In deze weergave zijn de toegekende gebruikers, projecten en tags onder de invoerbalk aan te passen. Met de twee pijltjes omhoog naast de invoerbalk schakel je om naar een invoerbalk die de @-symbolen weergeeft.

Je kunt de centrale invoerbalk van bovenin het scherm verslepen met de muis en dan middenin de takenlijst neerzetten om daar een aantal taken in te voeren. In de ingevoerde tekst worden webadressen herkend en klikbaar gemaakt.

Tip: Als je de eigenschappen van een taak liever in gescheiden velden invoert  dan kun je via het menu Options kiezen voor Advanced Add. Onder de invoerbalk verschijnt dan een extra invoerbalk waarin je eigenschappen als einddatum, projectnaam, repeterend, tijdsinschatting, kleur en tag in aparte velden kunt invoeren. Je kunt deze geavanceerde invoerbalk ook standaard activeren. Ga daarvoor naar Settings>Lists & Menus en vink de optie “Show “Advanced Add” menu by default.” aan.

Via de optie “Discuss” kun je aantekeningen aan een taak toevoegen en bestanden uploaden.  De beschikbare schijfruimte varieert van 100MB (Free uitvoering) tot 15GB (Business Team uitvoering). Via Settings>Account kun je zien hoeveel schijfruimte je momenteel gebruikt en nog over hebt.

Snel meerdere taken in Thymer invoeren

Rechts naast de invoerbalk kun je via “Options” de functie “Bulk Add” activeren om meerdere regels in één keer toe te voegen.

Projecten aanmaken in Thymer

Boven de invoerbalk staan de aangemaakte projecten. Door op een projectnaam te klikken toont Thymer alleen de taken die bij het gekozen project horen. Het actieve project is zwart gemarkeerd.

Als in de taken die nu worden getoond ook tags aanwezig zijn dan verschijnen deze onder de projectnamen. Klikken op een tag filtert de taken die niet van deze tag zijn voorzien.

Als bij het invoeren van nieuwe taken een filter actief is dan worden de betrokken gebruikers, projecten en tags gekoppeld aan te taak. Een taak kan aan één project gekoppeld worden.

Je kunt de instellingen van een project veranderen door kort de muis boven de naam van het project te houden. Een edit-knopje verschijnt. Thymer toont de tekst die je bij Description invult als tooltip van een project.

Projecten die je niet meer raadpleegt (omdat ze bijvoorbeeld “on hold” of afgerond zijn) kun je archiveren. Gearchiveerde projecten worden niet opgesomd in de lijst van projecten. Zolang het project is gearchiveerd kun je de onderliggende taken niet bewerken. Een “Free account” is gelimiteerd tot maximaal vier projecten – gearchiveerde projecten tellen daar niet in mee.

Plannen met Thymer

Taken direct onder de lijn Today zijn voor vandaag gepland. Het gedeelte daaronder (week) is bedoeld voor taken die binnen nu en zeven dagen worden afgehandeld. In het onderste gebied plaats je taken die “ooit” of “later” spelen (someday). Met het pijltje aan de linkerkant van een onderverdeler kun je de onderliggende taken verbergen (in- en uitklappen).

Als je wilt kun je nauwkeuriger plannen door de komende week op te splitsen in de dagen van de komende week (zie het eerste screenshot). Daarnaast kun je tussen de komende week en “someday” de periodes ”komende 2 weken”, “komende 3 weken” en “komende 30 dagen” toevoegen. De onderverdeling stel je in via het plus knopje op een onderverdeler. De periode die de onderverdeler hanteert is op de onderverdeler zichtbaar.

Tip: Je kunt ook een groepering “Inbox” toevoegen voor taken waar je nog niet direct actie op kunt ondernemen. Dit sluit aan bij de gedachte van Getting Things Done (Collect).

Je kunt taken eenvoudig verslepen met de muis. Taken die voorzien zijn van een einddatum die met de huidige planning niet wordt gehaald worden rood weergegeven. Taken met een datum erin worden door Thymer ’s nachts “omhoog” geplaatst naar het gedeelte voor deze week of zelfs vandaag zodat je de deadline goed in de gaten kunt houden. Ook handig: als je je muis boven een einddatum houdt dan toont Thymer de datum op een vriendelijke manier, zoals “Thursday 2 weeks from now”.

Vanaf de Professional uitvoering kan Thymer je via e-mail een herinnering sturen om je te attenderen op deadlines, op de dag zelf tot vijf dagen van tevoren. De e-mailberichten worden om 04:00u aan je verstuurd. Zie hiervoor de Settings>Reminders.

Thymer taken in je agenda via iCalendar

De takenlijst(en) van Thymer kun je via iCalender uitwisselen met een agenda programma zoals Google Calendar, Apple iCal of Microsoft Outlook. De iCalendar URL van je takenlijst(en) kun je achterhalen via Options>Subscribe to iCal. Als je je taken in Thymer plant op datum dan zie je ze natuurlijk op deze dag terug in je agenda. Ook taken met een deadline kan Thymer op de juiste plek in je agenda weergeven.

Taken die nog niet aan een specifieke dag zijn toegekend en geen deadline hebben worden niet opgenomen in de iCalendar feed. Je kunt er ook voor kiezen om alleen taken met een deadline op te nemen in de iCal feed.

N.B.: Microsoft Outlook 2007 kan standaard overweg met iCalendar, voor Microsoft Outlook 2003 is er een RemoteCalendars plugin voor iCalendar. Als je gebruik maakt van Google Calendar dan kun je gratis SMS notificatie instellen op je afspraken.

Krachtig zoeken in Thymer

Aan de rechterkant, naast de balk met Projecten, kun je zoeken in Thymer door op het loepje te klikken.

Buiten de reguliere zoekopdracht kun je ook gericht zoeken door gebruik te maken van het @-teken. Buiten namen van teamleden, projecten, tags, vlaggen en data kun je ook de volgende opdrachten gebruiken:

• @all
  Zoekt in alle taken, ook de verwijderde.
• @deleted
  Zoekt specifiek in verwijderde taken.
• @completed/@done
  Zoekt specifiek in afgeronde taken.
• @due/@duetoday/@duetomorrow/@duethisweek etc. en @overdue
  Zoekt taken met een deadline waarbij @overdue al te laat is.
• @thisweek
  Geeft taken weer, met en zonder einddatum, die boven de weeklijn in de planner zijn opgenomen.
• @notags
  Geeft taken weer die niet voorzien zijn van een tag.
• @noproject
  Geeft taken weer die niet aan een specifiek project zijn toegekend.
• @nodue
  Geeft taken zonder einddatum weer.
• @norepeat
  Zoekt alleen in taken die niet-repeterende taken zijn.

De zoekopdrachten zijn te combineren zodat “@important @discuss @duethisweek” de belangrijke taken oplevert die overleg nodig hebben én deze week afgerond moeten zijn. Of “@bob @today @important” om te zien of Bob vandaag belangrijke taken op zijn naam heeft staan.

Zoekopdrachten kunnen worden opgeslagen.

Herhalende taken met Thymer

Nadat je een taak hebt ingevoerd kun je deze herhalend maken door erop te dubbelklikken. Mogelijke herhalingspatronen zijn iederen … dagen/weken/maanden, de zoveelste van de maand, iedere werkdag of een specifieke dag van de week. Taken worden opnieuw ingepland bij het afmelden.

Je kunt een taak ook direct herhalend invoeren, gebruik hiervoor bijvoorbeeld @every-saturday (of @everysat, dat is nog korter). Invoer zoals @everyday of @every-weekday werkt ook.

Een takenlijst afdrukken met Thymer

Onder “Options” kun je ook de huidige takenlijst afdrukken/printen waarbij de interface symbolen aan de linkerkant van de taak vervangen zijn door een checkbox om de taak af te vinken.

Tijd schrijven en factureren met Thymer (vanaf de Professional uitvoering)

Bij het aanmaken (of bewerken) van een taak zelf kun je een inschatting van de voor de taak benodigde tijd opgeven. Los hiervan kun je met Thymer op drie manieren eenvoudig de bestede tijd schrijven:

1. Automatisch: de timer begint direct de tijd bij te houden als je klikt op de knop “Log time” aan de linkerkant van een taak. De tijdsmeting wordt automatisch gepauzeerd als je een andere taak start. Handmatig pauzeren kan door op de pauze knop te klikken.
2. Handmatig: voeg tijd toe met de knoppen 1h, 2h, 3h, 4h, 8h, 10m, 15m, 1/2h, en 1 1/2h.
3. Handmatig: voer een start- en eindtijd in (uren | minuten) en Thymer berekent automatisch de tussenliggende tijd. Met de knop “previous entry” vult Thymer het laatste tijdstip waarop tijd is geschreven in als  starttijd. Als je vergeten bent de klok te starten maar je hebt wel in één keer door gewerkt dan schrijf je zo alsnog exact de juiste bestede tijd weg.

In de tekstregel onder de tijdopties kun je een toelichting op de geregistreerde tijd kwijt. Als er al eerder tijd is geschreven op deze taak dan toont Thymer hieronder wie die tijd heeft geschreven, hoeveel tijd dat was en de toelichting die daarbij in het log weggeschreven is.

Met de kalenderknop aan de rechterkant kun je tijd op een andere datum dan vandaag schrijven.

Door te klikken op het dollar teken in een taak geef je aan dat deze taak factureerbaar is. In het deelvenster om tijd te schrijven geef je ook aan tegen welk uurtarief. Op projectniveau (via “Edit Project”) kan een standaard uurtarief worden ingesteld. Ook kun je daar aangegeven dat een taak in dit project standaard (dus: in de regel) factureerbaar is.

N.B.: In de Teams uitvoering hebben alleen gebruikers met de Permission “Billing” inzage in de uurtarieven. Zij kunnen deze onderhouden via Settings>Billing. Gebruikers zonder het recht “Billing” zien alleen de omschrijving van een tarief (ook in rapportages).

Rapporteren met Thymer (vanaf de Professional uitvoering)

Via de optie Reports kun je met “Create Report” een rapport samenstellen. De filters voor gebruikers, projecten en tags zijn ook daar aanwezig. Als je met meerdere personen in Thymer werkt dan kun je ook aangeven welke Thymer gebruikers in het rapport moeten worden opgenomen. De gerapporteerde wijzigingen kun je groeperen op project, Thymer gebruiker of taak. Je kunt het rapport beperken tot taken die met de vlag “billable” zijn gemarkeerd. Vervolgens geef je aan welke details in het rapport opgenomen moeten worden en over welke periode je wilt rapporteren. Het rapport kun je bewaren voor hergebruik.

Het gegenereerde rapport eindigt met een telling van de totale bestede tijd en de tijd die factureerbaar is, bijvoorbeeld:

Totals
€ 450 in 4.0 hours of which 3.0 billable

Thymer kan overweg met meerdere valuta. De valuta kun je onderhouden via Settings>Billing. Onderaan een rapport over de te facturen uren verschijnt in dit geval een totaaltelling per valuta.

Rapportages kunnen worden geëxporteerd naar CSV (gescheiden door een komma of puntkomma) of HTML. Excel kan met al deze formaten overweg (in Nederland is ;CSV een goede keuze omdat Excel dan direct opent en de kolommen direct gescheiden zijn). Thymer exporteert:

• het type mutatie (aanmaken, wijzigen, discussiëren, afronden of verwijderen van een taak)
• de datum van de mutatie (Date)
• het tijdstip van de mutatie (Time)
• de naam van het project (Project)
• de omschrijving van de taak zelf (Description)
• de eigenaar van de taak (Name)
• de geschatte tijdsbesteding (Estimated)
• de bestede tijd (Hours)
• het uurtarief (Rate)
• de kosten (Price)
• de valuta (Currency)
• of de taak factureerbaar is (Billable)

N.B.: In de Teams uitvoering hebben alleen gebruikers met de Permission “Billing” de mogelijkheid om rapporteren te exporeren.

Tip: Als je gebruik maakt van MoneyBird om te factureren dan kun je de taken en prijzen direct vanuit Thymer doorsturen.

Samenwerken met Thymer (vanaf de Small Teams uitvoering)

Om samen te werken, maar ook om bijvoorbeeld werkgever(s) of projectgroepen en privé gescheiden te houden, kun je via Settings extra Thymer accounts aanmaken met de optie “Create another account”. Switchen tussen accounts doen je linksbovenin, onder het Thymer logo.

Na het aanmaken van een account kun je er teamleden aan toevoegen (het eerder teamlid via ”Set up a Team”, bij volgende is er een tabje “People & Permissions”). Bij het betrekken van een gebruiker bij het account kun je een gebruikersaccount aanmaken voor iemand die nog geen Thymer gebruikt of een bestaande Thymer gebruiker uitnodigen om deel te nemen aan het team. Bestaande gebruikers kunnen op de uitnodiging ingaan na het inloggen op hun eigen account.

De teamleden gebruik je op dezelfde manier als een project of tag. De teamleden staan rechtsboven opgesomd. Als je op een naam klikt dan filtert Thymer de takenlijst zodat alleen de taken van het gekozen teamlid zichtbaar zijn. Taken die je nu invoert worden automatisch aan dit teamlid toegekend. Een taak kan aan één teamlid toegekend worden.

Teamleden kunnen de taken en projecten zien. Als je Thymer ook gebruikt voor taken die je niet wilt delen dan schaar je deze onder een apart project welke je als privé markeert. De optie Private verbergt zowel het project als de bijbehorende taken.  Om het overzicht te bewaren kun je teamleden ook indelen in sub-teams. Sub-teams maak je aan via Settings>[Accountnaam]>People & Permissions.

Op de hoogte blijven van elkaars acties in Thymer (vanaf de Small Teams uitvoering)

Thymer kan e-mail sturen om je te attenderen op activiteiten die anderen dan jijzelf in Thymer uitvoeren op gedeelde projecten. Via Settings>Reminders kies je dan voor “Email me at team activity”. Als je alleen op de hoogte wilt blijven van taken die je zelf hebt uitgezet (gedelegeerd) dan kies je voor “On, only for tasks I delegated to others”. Of alleen voor taken waar je zelf verantwoordelijk voor bent: “On, only for tasks for which I’m responsible”.

De weergave die je activeert met de knop Reports wordt automatisch, real time, bijgewerkt met gedetailleerde ondernomen acties. Dit rapport voor iedereen zichtbaar houden tijdens de werkzaamheden werkt motiverend en faciliteert een snelle uitwisseling van informatie. Voor de uitwisseling van informatie kun je in dit scherm ook een generieke (niet aan een taak gerelateerde) opmerking toevoegen. Dit rapport is ook als RSS feed beschikbaar.

Met het knopje naast “Reports” kun je de laatste tien wijzigingen van je teamleden opvragen.

Rechtenbeheer in Thymer (vanaf de Teams uitvoering)

Direct na het toevoegen kun je al rechten toekennen aan de gebruiker. Achteraf kan natuurlijk ook via Settings>[Accountnaam]>People & Permissons. Als je gebruik maakt van sub-teams dan zijn de gebruikers hier netjes gegroepeerd.

De rechten zijn onderverdeeld in Algemeen (General) en per Project. Bij Algemeen ken je de gebruiker via “Projects & Logging” rechten toe om tijd te schrijven en/of projecten aan te maken. Bij “Feed, Reports & Billing” geef je aan of de gebruiker alleen het eerdergenoemde rapport met alle acties die nu ondernomen worden mag inzien, gebruik mag maken van opgeslagen rapporten om totaaltellingen te maken of zelf rapporten mag samenstellen. Gebruikers met het Billing recht (vanaf de Teams uitvoering) mogen tarieven onderhouden. Via “Administrator Rights” maak je de gebruiker Administrator. De gebruiker kan dan de eigenschappen van een project aanpassen (naam, omschrijving, kleur en onderstaande rechten).

Tenslotte kan per project worden aangegeven of de gebruiker er wel of geen toegang toe heeft. Als de gebruiker toegang krijgt dan kan gekozen worden uit alleen-lezen, commentaar achterlaten, taken toevoegen of alle acties uitvoeren (taken aanmaken en wijzigen, tijd schrijven). Alleen de projecten die niet als “Private” zijn gemarkeerd worden hier getoond. Omdat je ook taken kunt aanmaken die niet aan een project zijn gekoppeld kun je ook rechten geven op het project “None”.

Sneltoetsen gebruiken in Thymer

Om nog sneller met Thymer te werken kun je gebruik maken van de volgende sneltoetsen.

* Edit met de sneltoets opent direct de geavanceerde edit invoerbalk.

Taken toevoegen aan Thymer via e-mail of twitter

Via e-mail en twitter kun je ook taken toevoegen aan Thymer. De slimme invoermethode werkt hier natuurlijk ook.

Taken kun je vanaf een e-mailadres dat aan jouw account is gekoppeld sturen naar addtask@thymer.com – de taak wordt aangemaakt op basis van het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht verschijnt als commentaar. E-mailadressen stel je in via Settings>Task Creation.

Je kunt ook taken toevoegen via Twitter. Begin de tweet met “@stunf nt” (voor New Task). Omdat het apenstaartje in Twitter een andere betekenis heeft gebruik je voor Thymer functionaliteit een plus (+) of sterretje (*). Een Direct Message is ook mogelijk. Twitter vereist voor het versturen van Direct Messages dat de ontvanger van het bericht jou volgt. Vandaar dat het account @Stunf je volgt.

Aanpassen van de look & feel van Thymer (vanaf de Teams uitvoering)

De meest uitgebreide versie van Thymer biedt de mogelijkheid om de look & feel op drie punten aan te passen:

1. Vervang het Thymer logo door een eigen logo linksbovenin
2. Verander de tekst op de inlogpagina
3. Kies een eigen subdomein in de vorm http://bedrijfsnaam.thymer.com

Thymer mobile – voor iPhone, iPad en Android

Met Mobile Safari kun je via http://m.thymer.com een iPhone/iPad of Android versie van Thymer benaderen. Mijn PDA draait Windows Mobile en is dus helaas nog niet ondersteund maar er is een video van Thymer op iPhone.

Kies op de iPhone direct voor “Add to Home Screen” via het plusje onderaan het scherm zodat je Thymer snel kunt vinden en de applicatie het volledige scherm kan gebruiken. Met Thymer voor iPhone/iPad kun je snel nagiveren tussen accounts, gebruikers en projecten. Verder kun je de eigenschappen van taken aanpassen en zoeken naar taken. Ook kun je de laatste ondernomen acties in Thymer raadplegen zodat je op de hoogte blijft van lopende discussies en voortgang op taken.

Offline gebruik is nog experimenteel: je kunt dan alleen taken en projecten raadplegen die je eerder hebt geopend en de laatste ondernomen acties in Thymer inzien.

Overstappen naar (en van) Thymer via import/export

Als je nu gebruik maakt van een andere online task manager dan kun je je taken importeren in Thymer als je huidige task manager iCalendar ondersteunt. Zo kun je bijvoorbeeld taken van Remember the Milk (RTM) importeren in Thymer via Settings>Account, Import from iCal (Import).

Thymer taken kun je exporteren via Settings>Account, Export Task List (Task list).

De superieure ondersteuning van Thymer

Zelf ben ik met Thymer gaan werken tijdens de zogenaamde private beta (wat betekent dat je een uitnodiging nodig hebt om een account aan te kunnen maken). Op 11 juni 2009 ontving ik mijn uitnodiging en op 2 juli ben ik met Thymer gaan experimenteren. Na mijn eerste ervaring heb ik zo’n 15 zaken doorgegeven aan Thymer waarbij twee dingen opvielen:

1. Het geven van feedback is erg laagdrempelig. Je klikt op feedback, typt in het grote tekstveld en klikt op Send.
2. Binnen 24 uur ontving ik op alles een reactie en waren de bugs opgelost. Met betrekking tot functionele vragen en wensen kreeg ik een erg goede inhoudelijke terugkoppeling over het hoe en waarom of de globale functionele planning.

De lancering van Thymer was 20 oktober 2009. Tot die periode heb ik regelmatig verbeteringen aangedragen waarbij de bovengenoemde terugkoppeling consistent bleef.

Toekomstige ontwikkelingen van Thymer

Thymer blijft in ontwikkeling. De volgende functionaliteiten heeft Thymer genoemd als mogelijke toekomstige ontwikkelingen:

• Een API zodat ontwikkelaars voort kunnen borduren op Thymer, een belangrijke factor in het succes van bijvoorbeeld Twitter.
• Samenwerken met andere Thymer gebruikers.
• Samenwerken met klanten doordat zij mee kunnen discussiëren in taken.
• Het filteren en sorteren van taken op de toegankelijke opties discuss, important, billable en waiting for.
• Een ‘hoger niveau’ dan projecten, in termen van doelen en milestones.
• Het aanpassen van meerdere taken tegelijk.
• Het exporteren van taken omwille van een persoonlijke backup (Thymer maakt natuurlijk zelf wel backups).
• Offline werking zodat je door kunt werken als je niet beschikt over een Internet verbinding of de service onverhoopt niet bereikbaar is.

Het idee van Thymer ontstond in de zomer van 2008. In maart 2009 kreeg een klein publiek toegang tot de tool. Vervolgens groeiende het aantal gebruikers en de positieve aandacht in de pers gestaag. Lifehacking kondigde Thymer 7 juni 2009 aan in het artikel “Thymer is online projectmanagement. Simpel.” en heeft, ook enthousiast geraakt door de manier waarop Thymer omgaat met feedback, op 2 juli 2009 een interview met de Nederlandse ontwikkelaars van Thymer gepubliceerd. In het interview geeft Thymer ook aan hoe de tool ingezet kan worden voor de Getting Things Done (GTD) stappen Collect/Process, Organise en Review. 7 minuten na de officiële live-gang op 21 oktober 2009 kreeg Thymer de eerste betaalde klant.

Via het weblog kun je meer te weten komen over de visie en het ontstaan van Stunf, het Nederlandse bedrijf (uit Eindhoven) achter Thymer. Het weblog informeert ook over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Thymer. Alle Thymer artikelen op Lifehacking.nl, ook de toekomstige, zijn te vinden onder de tag Thymer.

Thymer – Super easy Planning, Task and Project Management

• Meer informatie over struisvogels vindt u hier.
• Selecteer deze koppeling voor onze nieuwe cursus Schilderen in olieverf.

Een dergelijke manier van schrijven maakt het de lezer van de pagina niet gemakkelijk. Dit artikel laat zien hoe de “hier” link kan worden vermeden. Bijkomend voordeel is dat zoekmachines zoals Google de teksten ook beter kunnen verwerken (search engine tip!).

Omdat koppelingsteksten op een Web-pagina visueel worden geaccentueerd, springen deze woorden er nogal uit en trekken ze veel sterker de aandacht dan de omringende tekst. De lezer ziet eerst de koppelingen en gaat pas daarna de tekst lezen. Probeert u het maar eens. In de onderstaande gearceerde tekst ziet u een bijzonder gruwelijk voorbeeld van de ‘klik hier’-manie. Doe uw ogen even dicht, open ze weer en kies direct een willekeurige ‘hier’ of ‘deze koppeling’ in de gearceerde tekst. Hoe lang duurt het voor u erachter bent waar de koppeling op slaat?

De trainingen van het Nederlandse bedrijf meereffect zijn geïnspireerd op de werkwijze Getting Things Done van David Allen. Voor gebruikers van Microsoft Outlook biedt meereffect korte video’s waar je een abonnement op kunt afsluiten. Lees daar meer over door deze koppeling de volgen. Taco Oosterkamp van meereffect heeft een boekje uitgebracht aan de hand waarvan je Microsoft Outlook eenvoudig in kunt richten. Klik hier om daar meer over te lezen. Doordat de inrichting geïnspireerd is op de werkmethodiek Getting Things Done maak je daar ook direct een goede start mee. Je kunt het boekje bijvoorbeeld bestellen via Bol.com of bij Managementboek.nl. Daarnaast biedt meereffect praktische trainingen om ervaring op te doen met Getting Things Done. Daar lees je meer over door deze koppeling te volgen.

Voer dezelfde test nu eens uit met onderstaande gearceerde tekst, een goed georganiseerd koppelingsmenu dat dezelfde informatie bevat als de tekst hierboven. Omdat ‘hier’ niets vertelt over de reden en de inhoud van de koppeling, moet de lezer de tekst voor en na de koppeling doorploegen om uit te vinden wat hier dan wel wezen mag. In alinea’s met veel van dit soort onduidelijke koppelingen is het verband tussen de koppelingstekst en het gekoppelde document voortdurend zoek en moet de lezer erg veel moeite doen om de zaak te volgen.

Het Nederlandse bedrijf meereffect biedt praktische trainingen om ervaring op te doen met de werkwijze Getting Things Done (GTD) van David Allen. Daarnaast biedt meereffect gebruikers van Microsoft Outlook:

• korte Outlook video’s waar je een abonnement op kunt afsluiten;
• het boekje “Elke dag je hoofd en inbox leeg” van Taco Oosterkamp.

Dus in plaats van:

• Meer informatie over struisvogels vindt u hier.

kunt u beter een zin als deze gebruiken:

• De dierentuin van Palo Alto kan u alles over de verzorging van struisvogels vertellen.

of:

• De dierentuin van Palo Alto kan u alles over de verzorging van struisvogels vertellen.

En in plaats van:

• Selecteer deze koppeling voor onze nieuwe cursus Schilderen in olieverf.

is het volgende beter:

• U kunt zich natuurlijk ook direct inschrijven voor onze nieuwe cursus Schilderen in olieverf.

De tekst van dit artikel is geïnspireerd op anderhalve pagina uit een boek uit 1995 waarin Laura Lemay een goede introductie van HTML verzorgt. De boeken “Werken met HTML” en “Werken met HTML voor gevorderden” zijn tweedehands verkrijgbaar via Bol.com.

Het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” leert je Getting Things Done toe te passen in Microsoft Outlook zonder dat daarvoor specifieke software geïnstalleerd hoeft te worden. Voor zakelijk gebruik is dit een interessante aanpak: de kenniswerker kan zo zonder tussenkomst van de systeembeheerder Microsoft Outlook optimaal inrichten. Microsoft Office software wordt in veel bedrijven standaard geïnstalleerd op de werkplek. Kenniswerkers worden helaas zelden bekend gemaakt met de mogelijkheden ervan. Meereffect vult dit gat op het gebied van Microsoft Outlook perfect op.

Meereffect biedt ook video instructies aan waarin bepaalde handelingen en Microsoft Outlook instellingen worden voorgedaan. Daarbij worden ook de sneltoetsen genoemd. De video’s fungeren zo als een Outlook handleiding (e-learning). Zie het als een tip die een collega geeft om iets handig(er) te doen. Als je nu elke week één zo’n truc leert en toepast, verbeter je je werk daarmee in de loop van een jaar ingrijpend. De video’s sluiten aan bij de gratis vijfdaagse minicursus Microsoft Outlook van meereffect.

Eerst een tip: abonneer je op de gratis slimmer werken e-mail nieuwsbrief die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of werp eerst even een blik op de laatste artikelen op die pagina.  Vul op deze pagina aan de rechterkant je “e-mail adres” in en druk op de knop “Inspireer mij”.

Optimaal Microsoft Outlook instellen en gebruiken

Op de website zijn al tientallen video’s beschikbaar. Met de video’s leer je Microsoft Outlook (beter) gebruiken en Microsoft Outlook instellen. De video’s zijn onderverdeeld in de categorieën:

• Agenda
  Bijvoorbeeld “Sneltoetsen in de agenda” en “Van een e-mail een afspraak maken” om sneller te werken.
• Bijlagen
  Waaronder “Bijlagen opslaan met het toetsenbord” om sneller te werken en “Bijlagen verwijderen uit een e-mail” om ruimte te besparen.
• Contacten
  Met “Een nieuw contact maken vanuit een e-mail” en “Snel een contact zoeken” om sneller te werken.
• E-mail
  Bevat “Twee knopjes voor supersnel e-mail verwerken” en “Namen verwijderen uit de suggesties bij het zenden van een e-mail” om de e-mailadressen die Outlook automatisch aanvult te verwijderen.
• Getting Things Done
  Zoals “Supersnel je inbox leeg” en “Eenvoudig e-mails op je Wachten Op lijst zetten”.
• Mappen
  Praktische tips over “Snel zoeken door alle items in een map” en “Snelkoppelingen maken” naar veelgebruikte mappen.
• Taken
  Met “Van een e-mail een taak maken” en “De weergave van de takenlijst aanpassen”.
• User interface
  Bijvoorbeeld om minder afleiding te hebben met “Waarschuwing voor nieuwe e-mail uitzetten” en “Het Navigatiedeelvenster verbergen en weer tonen”.
• Weergaven
  Om informatie beter zichtbaar te maken met “Het lettertype van een lijst aanpassen” of relevante velden te tonen met “Een veld toevoegen/verwijderen aan een lijst”.
• Zoeken
  Ten behoeve van “Snel een contact zoeken” en het grondige “Geavanceerd zoeken”.

Professionele opzet Microsoft Outlook video instructies

De video’s zijn professioneel opgezet, zo is gedacht aan de volgende aspecten:

• Titel en korte omschrijving
  Alle video’s zijn voorzien van een titel en een korte omschrijving. Dit is handig want hierdoor kun je de video’s ook vinden door trefwoorden in te typen in het zoekgedeelte van de website.
• Korte video’s
  De video’s behandelen één onderdeel per keer. Zo blijft de video kort (gemiddeld 2 à 3 minuten) en to-the-point. WordPress.tv hanteert ook een dergelijke opzet van de video’s, maar dan natuurlijk gericht op WordPress. Ik merk dat ik vaak even wil weten hoe een bepaalde functionaliteit werkt en dan is een korte video die ingaat op een specifiek aspect heel erg prettig.
• Duidelijk beeld
  Microsoft Outlook is haarscherp, fullscreen in beeld waardoor de handelingen goed te volgen zijn.
• Duidelijk ingesproken
  Taco Oosterkamp heeft een duidelijke en rustige stem. Ook dit draagt sterk bij aan het goed kunnen volgen van de handelingen.

Voorproefje Microsoft Outlook instellen en gebruiken

Onder het account van Taco Oosterkamp kun je op YouTube een aantal filmpjes inzien, zoals:

• Pas de weergave van de takenlijst in Outlook aan om lekkerder te werken;
• Supersnel bijlagen opslaan met het toetsenbord in Outlook;
• Alleen ge-cc’d? Geef die mailtjes een andere kleur in Outlook.

Jaarabonnement op Microsoft Outlook video’s

Het maken van een professionele video’s kost natuurlijk de nodige tijd. Daarnaast kun je onderaan een video Microsoft Outlook vragen voor het team van meereffect achter laten welke worden afgehandeld. Ook worden er natuurlijk steeds nieuwe video’s toegevoegd.

In de vorm van een abonnement van €149 krijg je een jaar lang toegang tot de korte video’s. Voor net iets meer dan een tientje per maand hoef je dus niet te reizen (zoals bij een training) en kun je een jaar lang op je eigen tempo video’s kijken en dingen bijleren. Tijdens een training gaat de muis ook wel eens snel over het scherm, hier kun je de trainer bij wijze van spreken pauzeren en opnieuw afspelen

Bij het afsluiten van een jaarabonnement van een jaarabonnement krijg je het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” van Taco Oosterkamp gratis.

Video’s geschikt voor Microsoft Outlook 2003 en Microsoft Outlook 2007

Hoewel de video’s zijn opgenomen met Microsoft Office Outlook 2007 zijn ze ook geschikt voor Microsoft Office 2003. De functie is er dan vaak wel maar je moet ‘m net onder een ander knopje activeren.

De tips zijn expliciet niet geschikt voor Outlook Express en de webinterface van Outlook.

Via het menu Help>Info kun je achterhalen welke versie van Outlook op de computer is geïnstalleerd.

Abonneer je op de Outlook videos van meereffect!

Via deze website mag ik het meereffect E-Learning abonnement goedkoper aanbieden.

Meereffect Outlooksessie

Leer je sneller onder begeleiding van een trainer? Meereffect biedt ook een Outlook sessie van een dagdeel aan. Is wellicht efficiënter dan alle video’s bekijken en dingen uitproberen. De Outlook sessie volg je via deze website goedkoper.

Op Internet zijn veel systemen te vinden die Getting Things Done ondersteunen. Ik heb er een aantal van geprobeerd en werk zelf met Microsoft Outlook. Met het stempel “GTD Enabled” geeft David Allen aan dat hij eProductivity persoonlijk aan de tand heeft gevoeld tijdens dagelijks gebruik. David Allen en Eric Mack (de ontwikkelaar van eProductivity) kennen elkaar sinds 1993. Eric Mack raakte onder de indruk van de effectieve en efficiënte manier van werken van Getting Things Done en trok de conclusie dat een dergelijke methodiek ontbrak in de tools die hij tot dusver ontwikkeld had. David Allen heeft sinds die tijd een versie of vier à vijf van eProductivity aan de tand gevoeld en Eric Mack van feedback voorzien.

Als je bekend bent met Getting Things Done dan zul je de naadloze implementatie die dat heeft opgeleverd zeker waarderen. Ben je nog niet bekend met Getting Things Done dan kun je met eProductivity beginnen door in eerste instantie e-mail efficiënter te verwerken. Als je dan de smaak te pakken krijgt kun je je altijd nog verdiepen in Getting Things Done en zo meer uit eProductivity halen.

Voorbeelden van naadloze integratie van Getting Things Done in eProductivity

Bij het ontwikkelen van eProductivity is gekozen voor Lotus Notes als platform. Het eerste sterke punt van Lotus Notes waar eProductivity gebruik van maakt is replication. Deze Lotus Notes eigenschap zorgt ervoor dat databases altijd gesynchroniseerd (up-to-date) zijn. Databases zijn een breed begrip en zijn er voor bijvoorbeeld e-mail, discussies, agenda, documenten of gemeenschappelijk gebruik. Het tweede sterke punt is dat ontwikkelaars op Lotus Notes de werking van een database volledig kunnen beïnvloeden. Dit maakt het voor eProductivity mogelijk om de workflow volledig te optimaliseren.

Verder stond naadloze integratie van Getting Things Done voorop. Daarbij moest de tool de gebruiker begeleiden maar niet in de weg zitten. Ook moest alles wat de gebruiker nodig heeft binnen handbereik zijn.

De interface van eProductivity

Het screenshot hieronder toont de interface van eProductivity met aan de linkerkant E-mail geactiveerd. Er is rekening gehouden met het feit dat acties en referentiemateriaal niet door elkaar mogen gaan lopen. Als je een e-mailbericht waar je iets mee moet doen archiveert dan vertrouw je immers het systeem niet meer. De schermindeling is derhalve zo dat aan de rechterkant al het referentiemateriaal te vinden is. Aan de linkerkant vind je onderdelen waar je actie op kunt ondernemen. Tijdens het verwerken van e-mailberichten sleep je dus projecten en acties naar links en te archiveren e-mailberichten naar rechts.

Verder staan aan de linkerkant van het scherm termen uit Getting Things Done terminologie. Klikken op “At Home” levert bijvoorbeeld een lijst op met acties die thuis uitgevoerd moeten worden. Bij het vastleggen van een actie geef je de context aan met het idee dat het geen zin heeft op het werk herinnerd te worden aan het feit dat de koelkast thuis nog schoongemaakt moet worden. De contexten zijn naar wens in te delen.

Tip: klik op het screenshot om het groter in een nieuw venster te openen.

De centrale werkbalk van software past zich normaliter afhankelijk van het actieve programma onderdeel aan. De actieve knoppen op de werkbalk van Microsoft Outlook zijn bijvoorbeeld anders als er een map met e-mailberichten is geopend dan bijvoorbeeld een map met taken. Ook bij Lotus Notes is dit het geval. Met eProductivity is ervoor gekozen de knoppen op de centrale werkbalk altijd uniform beschikbaar te houden. Zo kun je dus vanuit een nieuw e-mailbericht maar ook vanuit de agenda weergave op dezelfde manier snel een nieuwe actie of project aanmaken.

Koppelen van acties aan projecten

Binnen eProductivity is het eenvoudig om acties aan projecten te koppelen. Gebruikers bleken vaak informatie te kopiëren en plakken in projecten. Vandaar dat het in eProductivity eenvoudig is gemaakt om bijvoorbeeld binnenkomende e-mailberichten te koppelen aan een project. Om te koppelen sleep je het e-mailbericht eenvoudig naar rechts “Link to Project” (of zelfs “Link to Action”) waarna je het item kiest waaraan je wilt koppelen. eProductivity maakt een kopie van het bericht opdat je met het oorspronkelijke bericht kunt doen wat je wilt en vraagt vervolgens in een popup of je het oorspronkelijke bericht wilt verwijderen, verplaatsen of laten staan. Vanuit de actie of het project waaraan het e-mailbericht is gekoppeld kun je dus altijd snel het e-mailbericht terugvinden om te raadplegen of om een reply op te versturen.

Een project is binnen Getting Things Done alles wat meerdere acties nodig heeft om tot een resultaat te komen. Het project “Auto APK gekeurd” omvat bijvoorbeeld de acties:

1. Op Internet gezocht naar garages in de buurt
2. Garage gebeld om een afspraak te maken (telefoonnummer)
3. Auto bij de garage gebracht
4. Auto opgehaald

Bij het aanmaken van een project is het dan wel de bedoeling dat er een eerstvolgende actie wordt aangewezen. eProductivity herinnert hieraan middels een popup maar als je alleen even snel een project wilde noteren dan klik je deze eenvoudig weg. Projecten zonder eerstvolgende actie vallen vervolgens op in de lijst van projecten doordat er een smiley-icoon voor staat.

Wekelijks onderhoud (weekly review) en Mind Sweep

De Weekly Review Coach is een krachtig onderdeel van eProductivity en de hoeksteen van Getting Things Done. Tijdens het wekelijks onderhoud doorloop je een aantal zaken opdat je geen acties over het hoofd ziet. Hiervoor gebruik je over het algemeen een checklist welke in eProductivity is ingebouwd. Het krachtige is niet dat de checklist is ingebouwd maar dat je vanuit de checklist door kunt klikken naar relevante onderdelen in eProductivity. Zo is een van de onderdelen het leeg maken van de inbox waarbij je in eProductivity met één druk op de knop de inbox erbij haalt. Op dezelfde manier doorloop je de lijst met eerstvolgende acties, je agenda voor de afgelopen en komende week etc. Via de menu optie eProductivity>View Weekly Review Logs kun je inzien hoe lang je over een Weekly Review hebt gedaan (eProductivity bewaart het tijdstip van het afvinken van de stappen van het wekelijkse onderhoud). In het kader van ondersteunen maar niet in de weg zitten kun je aan het doorlopen van de weekly review worden herinnerd maar beslis je zelf op welk moment je de Weekly Review Coach gebruikt.

Een andere stap in het wekelijks onderhoud is de Mind Sweep. Ook deze is geïntegreerd in de Weekly Review Coach. De Mind Sweep is een lijst met woorden. De woorden triggeren je geheugen voor acties die je nog in je achterhoofd hebt zitten. De lijsten bevatten een groot aantal worden waaronder “verjaardagen”, “opruimen” en “boeken”. Stel dat je nog iets moet opruimen, dan denk je daar op dat moment aan waarna je een paar worden in eProductivity intypt. Het voordeel van de Mind Sweep is dat je niet in de supermarkt bedenkt dat je thuis nog een en ander op moet ruimen. De Mind Sweep kun je ook apart starten om je hoofd lekker leeg te maken via de menu optie eProductivity>eProductivity Mind Sweep. Ook kun je de Mind Sweep zelf aanpassen. Paul Gartner heeft op zijn weblog de Mind Sweep functie van eProductivity perfect uitgelegd.

Today view met automatische trigger op Waiting for / Wachten op en ticklers

eProductivity kent onderstaande weergave “Today” welke ook getoond kan worden bij het opstarten. De today view toont de activiteiten die een vlaggetje hebben meegekregen. Het idee is dat je aan het begin van een dag voor jezelf bepaalt welke activiteiten je beslist vandaag af wilt ronden. Een vlaggetje ken je eenvoudig toe door op het vlaggetje in de werkbalk te klikken.

Als onderdeel van Getting Things Done houdt je bij welke acties je bij anderen hebt uitgezet. eProductivity vraagt bij dergelijke “Wachten op” acties om een “due date”. Vanaf deze datum toont eProductivity de acties automatisch in de Today view. Op dezelfde manier worden ticklers getoond, zaken waaraan je vanaf een bepaalde datum wilt worden herinnerd zoals evenementen, zaken waar je geen besluit over kon nemen en dus over een tijdje weer wilde terug zien etc.

Tenslotte toont de today view ook de agenda van vandaag.

2 minuten timer

Acties die minder dan twee minuten kosten kun je beter direct uitvoeren, aldus David Allen. De gedachtegang is dat het vastleggen en later weer opvragen van de actie (of opvolgen) anders administratief meer tijd kost. Om een gevoel voor “twee minuten” te ontwikkelen kun je in eProductivity een timer starten. De timer activeer je eerst via de instelling eProductivity>Preferences…>General>E-mail, optie “Display timer when Memo is opened.”. De timer kun je vervolgens rechtsboven starten als je een “New Memo” aanmaakt.

eProductivity werkt op mobiele apparatuur zoals BlackBerry, Palm, Windows Mobile, iPhone en Android

Hoewel eProductivity hier momenteel zelf geen software voor levert staat bij de veelgestelde vragen dat veel klanten gebruik maken van bestaande oplossingen van derden om te synchroniseren tussen Lotus Notes en het mobiele apparaat. Er zijn immers erg veel mobiele apparaten. Als je gebruik maakt van Lotus Notes en al kunt synchroniseren dan werkt dat hoogstwaarschijnlijk ook met eProductivity. Eric Mack vertelt dat je daarbij ook eenvoudig kunt schakelen tussen verschillende apparaten en dus zowel een Blackberry als Windows Mobile device kunt gebruiken in combinatie met dezelfde Lotus Notus database. Wel is ervoor gekozen om alleen informatie te synchroniseren die door alle apparaten wordt ondersteund. Hierdoor vervalt na een synchronisatie de koppeling tussen een actie en een project.

Meer over eProductivity op iPhone en Android.

GyroQ als snelle inbox en ActiveWords voor sneltoetsen

Er zijn twee andere Lotus Notes producten die handig zijn om samen met eProductivity te gebruiken, GyroQ en ActiveWords.

Als GryoQ op de achtergrond draait kun je snel een gedachte in eProductivity stoppen, Lotus Notes hoeft er niet actief voor te zijn. Als je ergens mee bezig bent en je wordt onderbroken (of je gedachten worden onderbroken) dan type je CTRL+Q, voert een korte notitie in en drukt op ENTER. Als je later eProductivity opent dan kun je deze aantekeningen verder verwerken. GryoQ is er alleen voor Windows machines en kost ongeveer $50 per gebruiker.

Met ActiveWords navigeer je door eProductivity door trefwoorden in te typen waardoor je de muis minder hoeft te gebruiken. Type bijvoorbeeld “na” en de lijst met eerstvolgende acties (next actions) opent. ActiveWords kost ongeveer $50 per gebruiker.

Getting Started?

Beschik je al over Lotus Notes en ben je overtuigd? Dan kun je via deze pagina eProductivity downloaden. De installatie instructies leggen uit hoe de template in 5 minuten op een Lotus Notes database kan worden toegepast door een individuele gebruiker maar ook hoe een Lotus Domino beheerder dat in diezelfde tijd voor 100 gebruikers doet. Het eProductivity template kent een evaluatie periode van 21 dagen.

Lotus Notes downloaden

De kans is groot dat je nog geen Lotus Notes op je systeem hebt staan en toch de software eens wilt ervaren. Het goede nieuws is dat Lotus Notes beschikbaar is voor Windows, Apple en Linux en dat je een dag of 60 hebt om het te evalueren. Helaas zijn de websites van zowel IBM als eProductivity op het moment nog wat onoverzichtelijk voor mensen die geen gebruik maken van Lotus Notes. Eric Mack is hiervan op de hoogte en heeft hierover geschreven in een blog over het gratis proberen van Lotus Notes. Vanaf het blog zijn links opgenomen ten behoeve van het downloaden van Lotus Notes maar op de website van IBM raak je dan nog steeds de weg kwijt tussen de vele opties. Zelf heb ik ook eerder geschreven over eProductivity, Lotus Notes en de marketing van IBM.

Vandaar dat ik hieronder een stappenplan voor het downloaden van Lotus Notes heb opgetekend.

1. Via deze pagina kun je Lotus Notes downloaden.
2. Klik daar op de link “Lotus Notes 8.5, Lotus Domino Designer 8.5, and Lotus Domino Administrator 8.5 trial edition”. De andere trial heeft betrekking op de server: Lotus Domino en Lotus iNotes.
3. Op de volgende pagina klik je op “Free download: Lotus Notes”. Om verder te gaan heb je nu eerst een gratis account (IBM ID) nodig. Maak deze aan via “Get an IBM ID”.
4. Kies op de volgende pagina voor “IBM Lotus Notes and Domino 8.5 Multiplatform English Trial eAssembly” of een andere taal dan English. Scroll helemaal naar beneden en klik op Continue.
5. Op de daarop volgende pagina kies je voor “IBM Lotus Notes 8.5 for Windows XP and Vista English Trial” (of een Linux of MAC versie als je van deze besturingssystemen gebruik maakt). Er is ook een “IBM Lotus Domino 8.5 for Windows English Trial”, misschien is deze voor eerdere versies van Windows? Klik in ieder geval op de knop “I agree” om te downloaden. Let wel: de download is ongeveer 500MB groot en omvat ook het gratis office pakket Symphony Documents, Presentations en Spreadsheets (zie de video IBM Lotus Symphony – Free productivity tools als je Symphony eens als gratis alternatief voor Microsoft Word, PowerPoint en Excel wilt overwegen).
6. Tijdens de installatie werd ik gevraagd om een “Location to Save Files”, deze heb ik gewoon standaard gelaten. Welke bestanden het hier betreft heb ik niet onderzocht.

Tip: Je kunt met Lotus Notes ook Gmail via IMAP ophalen. Open File>Preferences… Klik daar aan de linkerkant op Accounts en maak een nieuw account aan. Als Type kies je voor “IMAP Online (SSL Enabled)”. Als je per ongeluk hebt gekozen voor “IMAP Online” dan kun je SSL activeren via de eigenschappen van het account door “Accept SSL site certificates” op “Yes” te zetten.

eProductivity demonstatie database downloaden

Op de website kun je screenshots van eProductivity vinden. Ook is er een video tour van een minuut of 40 waarbij eProductivity wordt getoond. De video kan in delen worden bekeken doordat deze is opgedeeld in hoofdstukken. Na het kijken van een video waarin de installatie van eProductivity wordt getoond kun je een demonstatieversie van eProductivity downloaden.

Of bekijk deze eProductivity e-mail tutorial.

Meer informatie met betrekking tot eProductivity

Zowel Lotus Notes als eProductivity kosten geld. Een Lotus Notes client licentie kost op het moment tussen de €100-€150 per gebruiker. eProductivity kost $399 per gebruiker (de database mag dan op maximaal 10 PC’s worden gebruikt). Als jouw organisatie al gebruik maakt van Lotus Notes dan heb je alleen een licentie voor eProductivity nodig.

Hoewel ik dat voor mij als particulier te veel geld vind voor een GTD applicatie en ook niet beschik over een Lotus Notes omgeving wilde ik door het enthousiasme van David Allen over eProductivity en Lotus Notes de applicatie toch eens in de praktijk ervaren. Als bedrijfseigenaar zou ik echter zeker beter naar Lotus Notes kijken, of laten kijken door de ICT afdeling. Met Lotus Notes kun je al jaren productiever werken zoals David Allen terloops vertelt in aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts.

De homepage van eProductivity is http://www.eproductivity.com/. Daarnaast schrijven de volgende Engelstalige blogs vaak over eProductivity:

• Simply Productive van  Paul Gardner.
• Simoons & Company van  Peter Simoons.
• Notes on Productivity van  Eric Mack.
• Op Jens Bruntts blog staat een eProductivity review in twee delen: What is Getting Things Done? en What is it?

In aflevering 96 van de Taking Notes Podcasts werden Eric Mack & Chris Blatnick geïnterviewd in het kader van eProductivity. In deze aflevering werd verwezen naar aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts waarin David Allen en Eric Mack werden geïnterviewd in het kader van Getting Things Done en eProductivity. Op de website GTD Times van the David Allen Company is een podcast te beluisteren over eProductivity (dit artikel wilde ik al een tijdje schrijven en deze podcast sloot goed aan bij wat ik wilde vertellen).

Kelly Forrister is werkzaam als coach bij de David Allen Company. Zij werkt sinds 2009 met eProductivity doordat David Allen eProductivity als een van zijn favoriete tools aan zijn team adviseerde met de woorden:

“Eric finally got it!”

Ik kwam eProductivity weer op het spoor doordat de geluiden omtrent eProductivity rond de GTD Summit 2009 toenamen. De website van eProductivity had ik al eerder bezocht maar daar ik de applicatie niet snel genoeg kon vinden om te evalueren ben ik destijds afgehaakt.

In aflevering 96 van de Taking Notes Podcasts werden Eric Mack & Chris Blatnick geïnterviewd in het kader van eProductivity. In deze aflevering werd verwezen naar aflevering 92 van de Taking Notes Podcasts waarin David Allen en Eric Mack werden geïnterviewd in het kader van Getting Things Done en eProductivity. Via deze podcasts werd mij duidelijk dat eProductivity gebouwd is op IBM Lotus Notes.

Eigenlijk wilde ik direct schrijven over eProductivity maar gezien de niet-populariteit van IBM Lotus Notes voelde ik de noodzaak daar eerst een artikel aan te wijden. Dit keer dus niet echt een artikel in de stijl van “Een manier om…” en nog geen evaluatie van eProductivity maar de vraag “Waarom wordt Lotus Notes niet enthousiast gebruikt in de IT industrie?”.

Uiteindelijk heb ik een aantal weken later “Een manier om Getting Things Done naadloos te ondersteunen met eProductivity op IBM Lotus Notes” geschreven.

Waarom wordt Lotus Notes niet enthousiast gebruikt in de IT industrie?

Het antwoord op deze vraag zul je in dit artikel niet vinden. Het is voor mij ook een vraag. Hoewel ik dat normaliter niet doe zet ik voor dit artikel de mogelijkheid tot het geven van commentaar open, wie weet komt daar wat uit.

David Allen vertelde in de Taking Notes Podcast met verbazing naar de ICT industrie te kijken. Tijdens de Opening Keynote van het evenement Office 2.0 (video van dit gedeelte start op 00:17:15) werd hem duidelijk welke “nieuwe” features de wereld aan het bestormen waren. David Allen vertelde dat hij al 15 jaar profiteert van dergelijke functionaliteiten. “It’s called Lotus Notes”. Lotus Notes biedt standaard functionaliteiten ter ondersteuning van samenwerken (collaborate), teamwerk (teamwork) en delen (share). De David Allen Company gebruikt in de dagelijkse praktijk diverse eigen databases zodat iedere medewerker altijd beschikt over de laatste versie van documenten.

In de dagelijkse praktijk vraagt iedereen bij het horen van de term “Notes” wanneer je overgestapt naar Microsoft Outlook. David Allen wijst op de marketing van IBM en geeft aan het jammer te vinden als de ontwikkelingen rondom Lotus Notes stil zouden komen te liggen door onvoldoende belangstelling: “You guys don’t understand what you’ve got a hold of here!” Hiermee doelt hij op de ICT wereld maar ook op de huidige gebruikers van Lotus Notes die niet op de hoogte zijn van het gemak om snel een eigen freeform database op te zetten. “There’s a big, big gap here between the perception at the end-user level in terms of the value of Lotus Notes and what it really can contribute and deliver.” IBM-ers raad ik aan om de podcast met David Allen eens terug te luisteren want ik vond dat zijn noodkreet niet op waarde werd geschat. David werd er enkel op gewezen dat op het evenement Lotusphere wel degelijk enthousiastelingen te vinden zouden zijn. De aanzet van David “Hoeveel dan?” waarmee hij m.i. aanstuurde op dat de hele industrie enthousiast zou moeten zijn werd genegeerd.

Eric Mack heeft interviews online staan waarin hij mensen van Lotus Notes overtuigt in zijn post “Listen to how I help people convince themselves that notes doesn’t really suck“. Lees ook de comments even.

Lotus Notes wordt vaak door gebruikers herkend aan de hoofdapplicatie waar deze voor wordt ingezet. Het is dus veel meer dan een e-mail of agendaprogramma. Luisterend naar David Allen, realiserende dat hij geen ICT-er is, deed mij terugdenken aan de tijd van Microsoft Windows ‘95 vs IBM OS/2 Warp. Er is een FAQ van OS/2 Warp te vinden met onder andere de vraag “If OS/2 is so superior, why do most people use Windows?”.

De webpagina “What IT managers should know about Lotus Notes” moet IT managers overtuigen van Lotus Domino (de server) en Lotus Notes (de client). Leverancier NedPortal biedt een Hosted/Shared IBM Lotus Domino server oplossing.

De marketing van IBM

Buiten de sterkere marketing van Microsoft vind ik dat IBM en de leverancier van eProductivity ook het een en ander te verwijten valt. Doordat ik geen evaluatieversie van Lotus Notes kon vinden heb ik Peter Simoons als eProductivity gebruiker via Twitter om hulp gevraagd. Peter’s snelle reactie via Twitter zette mij op het spoor van de Lotus Notes download pagina. Voordat ik kon downloaden moest ik een passport aanmaken (die ik al had dus blijkbaar was ik tijdens mijn vorige zoektocht al zover gekomen). Het aantal versies van Lotus Notes waar ik uit kon kiezen was een veel te lange lijst. De download van Lotus Notes duurde erg lang. De installer vroeg om “Location to Save Files” waarbij ik geen idee had waar het over ging en ik via Google uiteindelijk maar iets vond als “The Location to Save Files window should appear.  Leave the default location and click Next.”.

Het downloaden van de evaluatiedatabase van eProductivity ging ook niet soepel doordat deze pas na een filmpje van 10 minuten ter download wordt aangeboden. Inmiddels is er wel een handige downloadpagina voor eProductivity.

IBM Lotus Symphony

IBM Lotus Symphony is een gratis alternatief voor Word, PowerPoint en Excel. Ik heb ook kort naar deze producten gekeken omdat ze toch meekwamen met de download van de Lotus Notes client. Ook hier viel me weer een goed product op. De interface van bijvoorbeeld Documents is intuïtief en overzichtelijker dan Word 2007. Zo zijn kop- en voetteksten handig in beeld gebracht. Ook het contextgevoelige venster aan de rechterkant werkt handig om snel eigenschappen van tekst in te stellen. De mogelijkheid tot het exporteren van PDF is standaard aanwezig (alleen onder File>Export, waarom niet onder File>Save as?). Enkele Microsoft Word documenten die ik probeerde in te lezen werden moeiteloos goed weergegeven. Er is een YouTube filmpje waarin de interface van Lotus Symphony aan bod komt.

Over mijzelf

Om hopelijk uit te sluiten dat het verdwalen in het IBM woud mij persoonlijk te verwijten is merk ik met betrekking tot mijn persoon op dat ik vanaf mijn basisschooltijd ervaring heb met computers en mijn vader zelfs bij IBM heeft gewerkt. Ook ik heb mij destijds verwonderd over het aanslaan van Windows ‘95 t.o.v. OS/2 Warp. In mijn opleiding Hogere Informatica aan de Hogeschool van Utrecht heb ik als projectopdracht met een projectteam een systeem gebouwd op Lotus Domino om de inschrijving op keuzevakken te automatiseren. Daarbij heb ik mijn hele werkzame bestaan doorgebracht in de ICT industrie. Momenteel werk ik bij een softwarebedrijf waar ik als Service Management Consultant de IT afdeling van meer dan 100 bedrijven heb bezocht; Lotus Notes kwam ik daar zelden tegen. Ook heb ik op een gegeven moment, in mijn eigen tijd, een oplossing ontwikkeld om bestanden te updaten op laptops van collega consultants. Met Lotus Notes had ik deze oplossing niet hoeven schrijven (en nog een paar andere). Navraag bij onze directie leverde op dat er geen argumenten tegen Lotus Notes zijn, er waren alleen te weinig mensen enthousiast over. Onze Duitse collega’s waren sterk overtuigd van Lotus Notes en die zal ik er zeker nog eens over spreken.

Toen ik mijn zoektocht naar “beeld” van eProductivity wist ik dat ik op zoek was naar een evaluatieversie van Lotus Notes en een demonstratiedatabase van eProductivity. En toch kon ik de benodigde software niet vinden. De twee à drie uur die het kostte om uiteindelijk “beeld” te krijgen is onacceptabel.

Evernote stelt je in staat om altijd en overal alles terug kunnen vinden wat ooit jouw aandacht heeft getrokken. Zie Evernote als jouw oneindige externe geheugen, hetgeen de olifant als logo van Evernote symboliseert. Evernote stelt je in staat alles wat je je wilt herinneren op te slaan op een manier waarom je het snel weer terug kunt vinden, waar je ook bent.

Evernote streeft ernaar ieder apparaat waar je gebruik van kunt maken (zoals PC’s, mobiele telefoons, fototoestellen en PDA’s) te verbinden met jouw externe geheugen: Evernote. Zo kun je vanaf diverse clients Evernote voeden met nieuwe notities of juist eerder gemaakte notities opzoeken. Het is ook mogelijk je notities te exporteren. Je blijft dus altijd de mogelijkheid hebben om al je notities te exporteren – geen vendor/data lock-in.

Een concrete toepassing is razendsnel documenten inscannen en archiveren waarna je geen papier meer nodig hebt door je scanner handig aan Evernote te koppelen. Je kunt bijvoorbeeld de documenten die je nodig hebt voor je belastingaangifte (loonstrookjes, bankafschriften, hypotheekoverzicht, …) scannen, taggen en archiveren. Of  bonnetjes onderweg fotograferen met je mobiel waarbij je foto’s neemt met DocScanner of JotNot voor een beter resultaat. Je kunt ook toepassingsideeën opdoen van de Evernote Ambassadors die de tool inzetten ter ondersteuning van een specifiek deel van hun leven.

Meer dan 1 miljoen mensen maakten al gebruik van Evernote in het eerste jaar van lancering. Voor haar derde verjaardag had Evernote 10 miljoen gebruikers en het aantal gebruikens groeide gestaag door met 1 miljoen per maand tot 20 miljoen volgens de laatste ramingen. In dit artikel vertel ik hoe Evernote ervoort zorgt dat je jouw herinneringen terug kunt vinden. Vervolgens komen de mogelijkheden van Evernote op verschillende apparaten en aanvullende programma’s aan bod. Software en hardware waarmee je jouw herinneringen in en uit Evernote kunt halen waar en wanneer je maar wilt. Daarna geef ik aan hoe ik Evernote zelf gebruik. Het artikel eindigt met achtergrondinformatie over Evernote en de toekomstige ontwikkelingen.

Goed nieuws: de gratis versie van Evernote is bewust zo gemaakt dat je er ruimschoots mee uit de voeten kunt, opwaarderen naar een premium account is lang niet voor iedereen nodig. De filosofie is dat je Evernote gratis volledig moet kunnen ervaren (quote uit artikel Inc. Magazine: “We’d rather you stay than pay”) en vervolgens vanzelf investeert in haar bestaan.

Het vindbaar maken van afbeeldingen en handgeschreven notities door indexeren

Evernote is sterk in het vindbaar maken van afbeeldingen en handgeschreven notities op de computer. Hiervoor indexeert Evernote afbeeldingen. Indexeren verschilt daarin van OCR waarbij afbeeldingen worden omgezet naar tekst. Evernote maakt de oorspronkelijke notities vindbaar. Zo heb ik bijvoorbeeld een screenshot gemaakt van een filmpje waarin de CEO van Evernote zijn laptop toonde. In Evernote kon ik dit screenshot terug vinden door te zoeken op tekst die op het scherm van de laptop werd getoond. Doorzoek mijn Evernote demonstratie foto’s maar eens, bijvoorbeeld op “denim” of “banaan” om deze krachtige zoekmethode te ervaren (klik een foto aan om deze te vergroten; de plek waarop de tekst is gevonden zal geel gearceerd zijn).

Evernote was in beginsel populair onder gebruikers van tablet PC’s (waar je op kunt schrijven). De specialiteit van Evernote was toen de handgeschreven tekst goed weergeven maar ook herkennen (indexeren). Zo kun je bijvoorbeeld een foto van een whiteboard maken en deze terugvinden door te zoeken op woorden die je op het whiteboard had geschreven. Kunstletters zoals graffiti werken logischerwijs minder goed.

Tip: Maak van iedere gladde oppervlakte (muur, deur, tafel, …) een whiteboard door er IdeaPaint op te schilderen.

De Livescribe smartpen heeft ook een integratie met Evernote. Tekst die je schrijft met de Livescribe smartpen (op speciaal Livescribe Dot Paper papier) kun je overbrengen naar de computer en doorsturen naar Evernote. Tijdens het schrijven kun je ook geluid opnemen met de geïntegreerde microfoon wat handig is bij het maken van aantekeningen voor bijvoorbeeld notulen.

Naast handgeschreven tekst werken gedrukte letters natuurlijk nog beter. Deze kom je tegen op visitekaartjes, bonnetjes, vliegtickets, screenshots maar ook t-shirts. In een video met Robert Scoble laat Phil Libin (eigenaar van Evernote) zien dat hij alle foto’s die hij tijdens een evenement heeft gemaakt een bepaalde tag heeft gegeven. Dit gaat natuurlijk eenvoudig door al deze foto’s te selecteren en op een tag te slepen. Vervolgens zocht hij in Evernote iemand van een bepaald bedrijf. De naam van het bedrijf werd in de notities van Phil Libin gevonden aan de hand van de bedrijfsnaam op het t-shirt van de medewerker danwel op de badge van het evenement. De foto’s hoeven daarvoor niet eens kwalitatief goed te zijn. Phil Libin bewaart foto’s van visitekaartjes in Evernote die hij bijvoorbeeld neemt met de in zijn laptop geïntegreerde webcam.

Als je Evernote op een laptop gebruikt voor het maken van aantekeningen tijdens een vergadering of presentatie dan kan dit onbeleefd over komen. Evernote heeft daar iets voor bedacht: een sticker met de tekst “I’m not being rude. I’m taking notes in Evernote.”. Een iPad lijkt in dit opzicht overigens meer op een stuk papier en heeft dit probleem niet.

Evernote clients

Om je overal toegang te geven tot Evernote worden er diverse programma’s (clients) ter beschikking gesteld. Het idee is dat je overal waar je toegang hebt tot een computer, PDA, telefoon of fototoestel gebruik kunt maken van Evernote. Daarbij wil Evernote dat het zo intuïtief mogelijk werkt zodat je je niet druk hoeft te maken over technische zaken zoals synchronisatie en dergelijke. De mogelijkheden die Evernote je kan bieden zijn afhankelijk van de mogelijkheden van het apparaat dat je gebruikt. Zo kan vanaf een PDA met GPS functie de geografische locatie aan een notitie worden meegegeven (welke door Evernote als plaatsnaam wordt weergegeven in de client).

Bestanden die je (bijvoorbeeld PDF) koppelt aan notities in Evernote zijn zo dus op iedere client beschikbaar. Als het betreffende besturingssysteem een bestand kan openen dan kan het ook zo worden geopend vanuit Evernote. Hoe dat werkt bij een specifiek bestandstypen kun je ervaren door jezelf een dergelijk bestand toe te sturen via de reguliere e-mail.

Walt Mossberg, journalist van The Wall Street Journal, heeft Evernote in januari 2010 aan de tand gevoeld. Hij heeft daarbij gebruik gemaakt van twee Macs en twee Windows machines, een iPhone, Palm Pre en de Nexus One van Google. Werkte prima!

Evernote luxe clients voor Windows en Mac

Achter de PC beschik je voor Windows en Mac over een luxe clients waarmee je ook zonder Internet verbinding gebruik kunt maken van Evernote. Met een luxe client kun je nieuwe notities eenvoudig aanmaken door bestanden (PDF documenten, gescande teksten) in Evernote te slepen. Ook kun je de notities natuurlijk snel terugvinden. Met de werkbalk Favorieten vlak onder het menu kun je notities snel vinden. Je kunt filteren op notitieboek en label. Maar ook op type notities: Webknipsels, Mobiel en Bestanden. Daarnaast is er ruimte om specifieke notities, zoekopdrachten, labels en notitieboeken die je vaak gebruikt vast te pinnen.

In een notitie kun je een checkbox aanmaken ten behoeve van een checklist. Een vinkboxje maak je in de Windows client met Ctrl+Shift+C.

Tips:

• De datum voeg je, net als in Microsoft Excel, snel in met Ctrl+;
• Als je schrijft in Evernote dan kun je ook het aantal woorden (en tekens) zichtbaar maken via het menu Beeld.

Bestanden die je vanuit Evernote opent en dan bewerkt worden door Evernote automatisch weer gesynchroniseerd met de server. Op deze manier kun je via Evernote de bestanden op verschillende machines benaderen.

Met de luxe Windows client wordt een Clipper geïnstalleerd die reageert op de knop Print Screen op je toetsenbord. Hiermee kun je snel (delen van) het scherm in Evernote opslaan. De opgeslagen screenshots worden ook geïndexeerd en zijn dus vindbaar op teksten die erop voor komen. Screenshots van de Clipper komen in het standaard Notebook, indien gewenst kun je een specifiek Notebook aanwijzen.

Na het drukken op de knop Print Screen van je toetsenbord heb je drie mogelijkheden om het resultaat van de Clipper te verwerken:

1. Gewoon een gedeelte van het scherm selecteren en dan de muisknop loslaten – de Clipper maakt een nieuwe notitie aan.
2. Tijdens het selecteren van een gedeelte van het scherm de knop Shift ingedrukt houden – de Clipper maakt een .png bestand op het Windows bureaublad aan die je kunt versturen of anders verwerken.
3. Tijdens het selecteren van een gedeelte van het scherm de knop Ctrl ingedrukt houden – de Clipper stuurt het screenshot naar het Windows klembord.

Na het drukken op Print Screen geeft de Clipper deze toetsen als aanwijzing. Als je Shift of Ctrl indrukt verschijnt er respectievelijk “to desktop” of “to clipboard”.

Tenslotte kun je als Evernote een webcam herkent op je Windows of Mac met de knop WebCam of  ”iSight Note” foto’s toevoegen aan Evernote.

N.B.: Vanaf Mac OS X 10.6.6 kun je Evernote eenvoudig installeren vanuit de Mac App Store. De Evernote client die beschikbaar is via de website van Evernote verschilt op drie details.

Bestanden (automatisch) importeren met Evernote Watch folders

Via het menu “Tools>Import  Folders” kun je bestanden in Evernote importeren. Nadat je een map hebt aangegeven monitort Evernote deze map (houdt in de gaten of er bestanden bij komen) en importeert bestanden die daar verschijnen automatisch. Per map geef je daar aan of bestanden uit subdirectories ook moeten worden geïmporteerd, in welk notebook de notes moeten worden aangemaakt en of de bestanden verwijderd mogen worden.

Als je in Windows met de rechtermuisknop op een bestand klikt dan kun je het bestand “kopiëren naar” een andere locatie. Deze andere locatie kan ook een programma zijn en je kunt ook meerdere bestanden selecteren om in één keer te “kopiëren naar”. De opties onder “kopiëren naar” zijn gewoon snelkoppelingen in een bepaalde map. Standaard levert Microsoft Windows de volgende opties mee voor “kopiëren naar”:

• Bureaublad (snelkoppeling maken)
• E-mailontvanger
• Gecomprimeerde map
• Mijn documenten

Je kunt daar eenvoudig een door Evernote gemonitorde map aan toevoegen. Maak daarvoor eerst een snelkoppeling naar een door Evernote gemonitorde map. Vervolgens verplaats je deze snelkoppeling naar de SendTo folder die afhankelijk van je Windows versie hier is te vinden:

• Windows XP: C:\Documents and Settings\%username%\SendTo
• Windows Vista en Windows 7: %APPDATA%\Microsoft\Windows\SendTo

Fujitsu ScanSnap S300 scanner in combinatie met Watch folders

De Evernote Watch folders zijn ook handig in combinatie met een scanner. Bij de meeste scanners kun je eenvoudig een doelmap instellen voor gescand materiaal. Zonder extra handelingen heb je die informatie dan in Evernote beschikbaar.

Veel mensen zijn enthousiast over de Fujitsu ScanSnap S300 (meer informatie over de Fujitsu ScanSnap S300 van de fabrikant). Evernote adviseert de scanner zelf ook en heeft er in het verleden zelfs een aantal verloot. De scanner is geroemd omdat deze:

• dubbelzijdig papier verwerkt;
• veel papierformaten accepteert;
• automatisch de tekstoriëntatie herkent en de resulterende pagina indien nodig omdraait.

Ook mooi: Een Lexmark Smart Solution scanner werkt zonder verbinding met een PC. De scanner kan verbonden worden met internet. Lexmark heeft een Smart Solution aangemaakt waarmee scans rechtstreeks in Evernote terecht kunnen komen. Daar iedere gebruiker van de scanner eigen Smart Solutions kan installeren kan iedereen zijn of haar eigen Evernote account koppelen. Je kunt meer over de Lexmart Smart Solution integratie met Evernote lezen en een video demonstratie bekijken op het Evernote weblog.

Als je gebruik maakt van Evernote Premium kijk dan ook eens of je scanner PDF documenten kan genereren. Evernote kan deze PDF documenten importeren. Als je Evernote Premium hebt dan maakt Evernote de PDF documenten zelfs doorzoekbaar. Als je met de rechtermuisknop klikt op een notitie met PDF document erin kun je kiezen voor “Save Searchable PDF Document”. Als je een dergelijk document opent in Adobe Reader dan kun je de tekst gewoon kopiëren/plakken. Handig om de tekst van een pagina van een andere opmaak te voorzien in Microsoft Word of te publiceren op een website zonder de tekst over te hoeven typen. Evernote adviseert dan ook documenten te scannen naar PDF. Tenslotte kun je met de applicatie ScanDrop vanuit scanners van diverse fabrikanten scans rechtstreeks naar Evernote sturen, ook een poging waard!

Watch folders en Send to Evernote op Mac OS X

Op het weblog Thought Asylum een workaround voor Evernote Watch folders en Send to Evernote op Mac OS X via Automator/AppleScript. Omdat ik zelf geen Mac heb kan ik niet nagaan of de scripts echt nodig zijn en of deze ook functioneren.

Evernote Windows client database optimaliseren

Als de Windows client van Evernote trager reageert dan je gewend bent optimaliseer de database dan eens. Sluit Evernote af als deze al was gestart en start Evernote op via Start, Uitvoeren en typ “evernote /debugmenu”. Evernote start nu op een heeft een extra menu “[Debug]“. Via [Debug]>Database optimaliseren kun je de database optimaliseren.

Evernote in de webbrowser

Veel gebruikers van Evernote bewaren (gedeeltes van) webpagina’s. Vaak wil je webpagina’s later (terug kunnen) lezen. Met een bookmark/favoriet naar een webpagina grijp je nog wel eens mis als de website is gereorganiseerd of verwijderd. De beruchte 404-foutmelding!

Evernote is dan ook prima te gebruiken via de webbrowser. Naast ondersteuning via de Windows en Mac client kun je in de webbrowser gebruik maken van een webclipper. In de webclipper log je eenmalig in. Vervolgens stel je in wat je wilt clippen als je, zonder tekst te selecteren, klikt op de webclipper. Je kunt ervoor kiezen om de hele pagina te clippen maar ook alleen de URL. Zelf selecteer ik liever de tekst waar het om gaat op de pagina zodat ik deze op een later moment kan lezen op mijn Windows Mobile Evernote client. Een ander voordeel van het bewaren van tekst in Evernote is dat de inhoud van de pagina altijd beschikbaar blijft, ook als de website de pagina verplaatst, aanpast of verwijdert. Bij het clippen geef je aan in welk notebook je de notitie op wilt slaan. Ook kun je naar wens een korte notitie en tags meegeven (de clipper vult de tags automatisch aan tijdens het typen).

Doordat alles in Evernote goed doorzoekbaar heb ik mijn Delicious bookmarks overgezet naar Evernote. Een voordeel ten opzichte van Delicious is dat je in Evernote een hele webpagina kunt bewaren. Deze blijft vervolgens altijd voor jou toegankelijk, ook als de website een nieuwe indeling krijgt of wordt verwijderd. De Delicious import functionaliteit die Evernote aanbood is helaas komen te vervallen. Je kunt je Delicious bookmarks exporteren naar XML, converteren naar Evernote’s bestandsformaat .enex en importeren.

De Del.icio.us-import werkt helaas al een hele tijd niet meer. Onderstaande website legt uit hoe je je Del.icio.us bookmarks kunt downloaden als .xml. Vervolgens plak je de inhoud van dat bestand in een webpagina die er een .enex bestand van maakt. Dit bestand kun je vervolgens in Evernote importeren om er notities van te maken.

Gebruikers van webbrowsers Google Chrome of Mozilla Firefox kunnen een hele luxe extension installeren. Met de Evernote Extension voor webbrowser Google Chrome of de Evernote Web Clipper Add-on voor Firefox kun je, naast het webclippen, ook je notities snel opvragen. In de webclipper popup klik je dan rechtsonder op Notes waarna je in de popup kunt zoeken – namen van notebooks en tags worden automatisch aangevuld. Een notitie opent in een apart venster.

De Extension voor Google Chrome loopt net iets verder voor op de ontwikkelingen – als je de Evernote Extension opent vanaf een website waar je meerdere notities hebt gemaakt dan kun je daar snel weer doorheen bladeren. Als je de clipper aanklikt zonder eerst tekst te selecteren dan biedt Evernote aan alleen de tekst van het artikel te bewaren (zodat je dus niet eerst de tekst hoeft te selecteren). Ook kun je gelijktijdig zowel je persoonlijke Evernote archief als Google/Bing/Yahoo! doorzoeken en notities snel doorsturen via e-mail. Tenslotte is deze clipper geïntegreerd in het rechtermuisknop menu van de webbrowser zodat je niet eerst helemaal naar rechtsboven hoeft met je muis.

Evernote Clearly is een extra browser extension die artikelen op webpagina’s beter leesbaar. De extension doet dit door zoveel mogelijk schermruimte aan het artikel ter beschikking te stellen en de opmaak te standaardiseren. Met nog een druk op de knop archiveer je het artikel, zonder overbodige opmaak, in Evernote. Evernote Clearly is er voor Google Chrome en Firefox.

Tips:

• In Internet Explorer 8 werkt de webclipper niet zonder meer. In mijn Nederlandstalige versie kon ik ‘m werkend maken door via het menu Extra>Internet opties>Beveiliging, Aangepast niveau de optie “XSS-filter inschakelen” om te zetten naar ”Uitschakelen”. Na een herstart van Internet Explorer 8 werkte de webclipper weer zoals ik gewend was in Internet Explorer 7.
• Vanuit Google Reader kun je een artikel met “Send to” naar Evernote sturen.

Evernote Site Memory Button

Als je zelf een website hebt dan kun je een Evernote webclipper knop integreren- The Evernote Site Memory Button. Bezoekers aan je website kunnen met een druk op de knop de huidige pagina toevoegen aan Evernote. In de popup die verschijnt zien zij ook de reeds eerder opgeslagen pagina’s van je website, een soort persoonlijke “best of” voor de bezoeker dus! Evernote maakt de opgeslagen webpagina’s steeds sneller toegankelijk, bijvoorbeeld door bij het uitvoeren van een zoekopdracht via een search engine zoals Google óók resultaten uit Evernote weer te geven.

Als eigenaar van een website kun je precies aangeven welk gedeelte van een pagina in Evernote moet worden opgeslagen. Ook kun je tags en een notebook suggereren. Het idee achter het notebook is dat je bezoeker jouw artikelen bewaart in een eigen notebook. Er zijn al websites die een aantal artikelen als downloadbaar beschikbaar stellen via de Evernote Trunk en op deze manier kunnen gebruikers het notebook naderhand met de Evernote Site Memory Button aanvullen.

De voor Evernote Site Memory Button benodigde HTML code kun je via de WordPress plugin of handmatig eenvoudig integreren of  handmatig tot in de puntjes precies bepalen. Door je op te geven voor het Evernote affiliate programma verdien je mogelijk geld door nieuwe Evernote gebruikers aan te brengen. Daarnaast bestaat de kans dat Evernote jouw website noemt in de communicatie naar haar miljoenen gebruikers.

Evernote mobiel

Als je niet achter je PC zit dan kun je met een modern toestel en een Internet verbinding ook gebruik maken van Evernote. Zo zijn er Evernote clients voor Windows Mobile, Android, BlackBerry en de Palm Pre. Een client voor de Nokia N97 (op basis van S60 Nokia Web Runtime framework) is in ontwikkeling. De Evernote Android Widget is een aparte applicatie omdat apps de geïnstalleerd zijn op een SD-card geen widget kunnen hebben. In het filmpje hieronder zie je hoe je Evernote notities maakt en opzoekt op een Android.

Evernote heeft één universeel programma ontwikkeld ten behoeve van de iPhone, iPod Touch en iPad. Toch is Evernote op de iPad anders dan op een iPhone. Zo kun je bij het geografisch bladeren door notities die van een GPS locatie zijn voorzien (places/mapview) een verkleinde weergave van de notitie zien. Evernote voor iPhone/iPad kan, indien gewenst, synchroniseren over zowel 3G als WiFi. Handig weetje: als je meerdere afbeeldingen in een notitie hebt ondergebracht dan kun je er eentje aantikken en vervolgens door de rest van de afbeeldingen bladeren (slideshow).

Evernote heeft de applicatie Skitch aangekocht. Met Skitch kun je schetsen maken ten behoeve van een korte notitie zoals een telefoonnummer of geheugensteuntje. Of aantekeningen maken op een afbeelding of kaart. Skitch is er voor Android en iPad (iPhone volgt binnenkort).

N.B.: Evernote gebruikt momenteel de ingebouwde PDF lezer van iPad maar werkt aan een eigen variant. Daarmee kan Evernote de PDF openen op de plek waar je was gebleven en kan een PDF van aantekeningen worden voorzien.

De functionaliteiten van Evernote zijn dus afhankelijk van de mogelijkheden van het toestel. Als het toestel beschikt over GPS dan bewaart Evernote ook de locatie zodat je daar ook op kunt zoeken. Phil Libin gebruikt deze eigenschap overigens om na een bezoek aan het buitenland zijn auto terug te vinden op het vliegveld en om een hotelkamer terug te vinden.

Met een minder luxe of modern toestel kun je informatie e-mailen naar je Evernote account of later bij je PC toevoegen. Als jouw toestel beschikt over IMAP dan kun je op die manier door je notities bladeren. Evernote werkt hard aan het uitbreiden van de clients voor diverse mobiele toestellen (zoals momenteel die van Nokia). Tot die tijd kun je op diverse apparaten al gedeeltelijk uit de voeten via de mobiele website http://www.evernote.com/m/. Via deze mobiele variant van Evernote kun je door je notities bladeren en een tekstuele quick note maken.

Foto’s van bijvoorbeeld whiteboards kun je eerst door JotNot laten opknappen waardoor Evernote de tekst beter kan indexeren. JotNot kan ook overweg met foto’s die onder een hoek genomen zijn. Voor de iPhone is JotNot als applicatie met Evernote integratie beschikbaar. Met een ander platform kun je afbeeldingen naar JotNot mailen: color@jotnot.com (kleur) of bw@jotnot.com (zwart-wit) – of uploaden via de homepage van JotNot. Met Skitch kun je (vooralsnog alleen op Android) afbeeldingen bewerken of van aantekeningen voorzien.

Je kunt de “cloud” functie van Evernote ook gebruiken om foto’s snel van je PDA naar je PC te krijgen. Bestanden die je naar Evernote upload (via Upload File, zie screenshot) zijn immers ook snel beschikbaar in de luxere clients en webinterface.

N.B.: Als je een Windows Mobile client gebruikt en Evernote kan niet met de server communiceren, controleer dan eerst of de voor het versleuteling gebruikte certificaat door Windows Mobile is vertrouwd door https://www.evernote.com/m te openen. Windows Mobile vertrouwt de nieuwe certificaten van Verisign (nota bene een van de grootste) nog niet. Als bij het openen van de mobiele site van Evernote eerst een waarschuwing verschijnt, open dan het bestand c3g2.p7b uit het zipbestand met certificaten dat je via het Evernote forum kunt downloaden.

Nevernote voor Linux

Nevernote is een op Java gebaseerde Evernote client. Nevernote is niet door Evernote zelf ontwikkeld maar een Open Source project. Nevernote draait op Java waardoor het buiten Windows en Mac ook op Linux gebruikt kan worden.

Nevernote heeft een aantal extra functionaliteiten zoals een Evernote database op de harde schijf versleutelen, werken met meerdere Evernote databases en PDF’s zelf weergeven.

E-mail importeren in Evernote

Via Settings in de webinterface van Evernote kun je je eigen Evernote e-mailadres achterhalen. Alles wat je hier naartoe stuurt zal door Evernote worden geïmporteerd. Machines waar je geen Evernote client op hebt geïnstalleerd of waar deze nog niet voor beschikbaar is kun je zo toch gebruiken om eenvoudig informatie in Evernote te stoppen. Ook kun je veel webdiensten e-mail laten versturen en deze uitvoer dus in Evernote ontvangen en bewaren.

Evernote gebruikt het onderwerp van het e-mailbericht als titel voor de nieuwe notitie. Vervolgens kun je in het onderwerp meegeven:

• In welk Notebook de notitie terecht moet komen, gebruik hiervoor een apenstaartje @ gevolgd door de naam van het Notebook;
• Van welke tags de notitie moet worden voorzien, gebruik hiervoor een hash teken # gevolgd door de tag. Meerdere tags zijn mogelijk: gebruik wel opnieuw een hash teken #.

Via e-mail kunnen geen nieuwe Notebooks en tags worden aangemaakt. Begin met het onderwerp en geef dan eventueel Notebook en tags mee.

Evernote en audio/video

Video wordt momenteel niet ondersteund maar Phil Libin heeft aangegeven ook hieraan te werken. De bottleneck is hier vooral dat de netwerk infrastructuur er nog niet klaar voor is.

Audio kun je al wel aan Evernote notities toevoegen. Handig op de iPad of een notebook voor het opnemen van een spreker waarvan je later verslag wilt leggen (seminar, interview, notulen). In de auto kun je eenvoudig een audio notitie aanmaken met een Evernote Mobile client. Deze notitie zal echter niet zonder meer op trefwoorden vindbaar zijn want Evernote indexeert zelf geen audio. Je kunt wel altijd het bericht uitluisteren.

Audio omzetten naar tekst met Dial2Do

Met een dienst uit de Evernote Trunk, Dial2Do Voice2Note, kun je audio wel omzetten naar tekst. Dial2Do maakt automatisch notities vindbaar door de eerste 30 seconden van audio naar tekst om te zetten – begin dus met het uitspreken van de titel en belangrijke trefwoorden. Je kunt ook een rechtstreeks Dial2Do nummer bellen dat audio direct omzet naar Evernote. Het oorspronkelijke audiobestand blijft overigens altijd ook netjes bewaard. Via Dial2Do kun je verder nog e-mail versturen of tweeten. Berichten werden bij mij binnen twee minuten verwerkt. En direct na inschrijving kreeg ik netjes een SMS bericht met het telefoonnummer.

Dial2Do is er op het moment nog niet helemaal klaar voor. Nederlandstalige berichten worden momenteel helaas niet herkend door Dial2Do. Je krijgt deze als “(cannot transcribe)” of met Engelstalige woorden die lijken op wat je hebt gezegd binnen. Wel voorzien van een link naar het audio bestand en in het door jou aangegeven standaard Evernote notebook. Wat dat betreft kies ik dan liever voor een opname via de Windows Mobile client van Evernote zodat je het audio bestand direct al bij de hand hebt. Bij het versturen van e-mail liep ik er tegenaan dat Outlook de e-mailberichten van Dial2Do classificeerde als “Ongewenste e-mail” (dus voeg “donotreply@dial2do.com” even toe aan de je adresboek als je dat wilt voorkomen).

Mocht je met Dial2Do willen experimenteren in combinatie met Evernote maak dan een account aan (“Register”). Onder “do more” kun je je Evernote “Incoming email adres” noteren. Vervolgens:

1. Bel je +31208903824.
2. Neemt Dial2Do op met “What would you like to do”?
3. Spreek je “Evernote” in.
4. Wacht je op de herkenning van Evernote en het verzoek “Please record your message”.
5. Spreek je duidelijk je bericht in (Engelstalig dus).
6. Als je vervolgens even stil bent dan rapporteert Dial2Do: “That’s done” waarna je de verbinding verbreekt.

Soortgelijke diensten zoals Spinvox en reQall werken momenteel niet in Nederland. Evernote wil audio ook graag vindbaar maken en werkt hiervoor samen met partners.

Notes zoeken in Evernote

De ingevoerde notities kun je terugvinden in Evernote door te zoeken op tekst die erin voor komt. Zoals gezegd hoeft het formaat daarvoor geen tekst te zijn maar kun je ook notities terugvinden van foto’s waarin een woord voor komt. Het weblog Dropping Steps heeft de zoekopdrachten van Evernote met voorbeelden toegelicht naar aanleiding van de in de API van Evernote beschreven krachtige zoekmogelijkheden onder het kopje “Evernote Search Grammar”.

Een zoekopdracht kun je bewaren (“saved search”) om later opnieuw te gebruiken. De “saved search” is dan ook beschikbaar op alle manieren waarop je Evernote benadert. Zo kun je notes van een specifieke tag voorzien, bijvoorbeeld “Officiële documenten” en deze notes snel tevoorschijn toveren.

Doordat ook kunt sorteren op aanmaakdatum kun je notities ook terugvinden op basis van iets dat je rond diezelfde tijd hebt opgeslagen. Phil Libin kan op die manier aan de hand van visitekaartjes diverse documenten tevoorschijn halen, documenten die vlak na de uitwisseling van visitekaartjes met een nieuwe contactpersoon zijn aangemaakt.

Samenwerken in Evernote door het delen van notities en Notebooks

Je kunt jouw individuele notities en hele notebook(s) delen met andere mensen door ze via e-mail uit te nodigen of door je notebook(s) beschikbaar stellen aan alle internet gebruikers (public).

Om toegang te beperken tot een aantal specifieke gebruikers kun je aangeven dat mensen moeten inloggen in Evernote. Public notebooks (Share with the world) zijn voorzien van RSS en kunnen worden worden geïndexeerd door zoekmachines (Google).

Evernote Free gebruikers kunnen notebooks read-only beschikbaar stellen. Evernote Premium gebruikers kunnen anderen ook rechten geven de notes in een notebook te bewerken (nieuwe notities aanmaken, bestaande notities wijzigen en verwijderen). Daarnaast kunnen Premium gebruikers wijzigingen zien en terugdraaien (Note history).

Losse notities kun je beschikbaar stellen door een URL te genereren met de knop Share. Er is een snelmenu voor het delen van de URL via e-mail, Twitter, Facebook en het klembord. Iedereen die de URL kent kan de notitie benaderen. Het delen kun je met de knop Share ook weer uitschakelen.

Evernote Trunk – integraties van partners

Naast de eerdergenoemde integraties van Evernote met webservice Dial2Do en de  Fujitsu ScanSnap S300 zijn er meer integratiemogelijkheden met Evernote. Duizenden ontwikkelaars werken aan ideeën rondom het ”Evernote Memory Platform”. Evernote heeft deze integratiemogelijkheden opgesomd in Evernote Trunk, een onderdeel van de website van Evernote dat ook via de clients beschikbaar is of zal komen. De integraties van partners zijn daar onderverdeeld in de rubrieken hardware, mobiele software, webservices en desktop software. Via de categorie Notebooks stellen partners complete Notebooks met artikelen beschikbaar zoals een verzameling recepten of Evernote tips – gratis content waarvan de omvang niet zal worden meegerekend met je “Current Monthly Usage”.

De prijs van integraties is afhankelijk van de partner en regelmatig gratis.

Todo applicaties Egretlist en Nozbe hebben integraties met Evernote. Want hoewel Evernote met de mogelijkheden om overal aantekeningen te maken (“Ubiquitous capture”) naadloos aansluit bij Getting Things Done is Evernote niet met GTD, productiviteit of lifehacking in het achterhoofd ontworpen. Door partners te helpen met het ontwikkelen van integraties en deze tentoon te stellen via Evernote Trunk kan Evernote haar gebruikers toch al die functionaliteiten bieden. Arjan Broere schreef over Egretlist dat gebruik maakt van de checklist vinkjes die je in Evernote zelf kunt maken, Nozbe toont Evernote notities waarvan de tag of het notebook woorden uit de taakomschrijving bevat.

Met ifttt (if this then that) kun je webservices aan elkaar koppelen en Evernote is daar één van. Zo kun je bijvoorbeeld al je FourSquare checkins of foto’s op Instagram automatisch in Evernote archiveren.

Heb je wat meer technische affiniteit dan kun je acties voor de Evernote client ook scripten via de Windows client of Mac. Of als ontwikkelaar contact opnemen met Evernote om als partner gebruik te maken van de Evernote services API en jouw oplossing aan te bieden via Evernote Trunk. Via de API kun je alle data benaderen, inclusief de woorden die Evernote heeft geïndexeerd bij een notitie.

Linux client Nevernote is via de API tot stand gekomen.

Evernote Peek (iPad app)

Evernote ontwikkelde zelf ook een aparte applicatie. Evernote Peek is geïnspireerd door de magnetische beschermhoes (iPad Smart Cover) waarmee de iPad 2 in- en uit te schakelen. Evernote Peek (video) gebruikt het onderwerp van notities om je vragen te stellen. Je kunt vervolgens de Smart Cover verder optillen om de tekst van de notitie te lezen en om te controleren of je het antwoord goed had. Tenslotte kun je aanvinken of je het antwoord goed had of niet. Een leuke manier om jezelf te overhoren om bijvoorbeeld woordjes te leren. Evernote Peek werkt ook op iPad 1 – je bedient dan een virtuele Smart Cover met je vinger.

Evernote Hello

Met Evernote Hello kun je contactgegevens met iemand uitwisselen. Start Evernote Hello op je iPhone en geef deze aan de persoon die je hebt ontmoet. Deze krijg op het scherm het verzoek de naam en eventuele details in te voeren én een foto van zichzelf te nemen. Evernote bewaart de ingevoerde gegevens als ontmoeting en vult automatisch de locatie en het tijdstip aan. Als je nieuwe contactpersoon een e-mailadres heeft ingevuld dan kan Evernote Hello ook jouw profielgegevens doorsturen. Bij een volgende ontmoeting kun je de persoonsgegevens opvragen en eventueel bijwerken. In dit zoekscherm geeft Evernote Hello op basis van het tijdstip ook gerelateerde notities weer, wellicht aantekeningen of foto’s uit Evernote Food.

Evernote Food

Evernote CEO Phil Libin bewaarde altijd al foto’s van al zijn maaltijden in Evernote. Met Evernote Food leg je verslag van maaltijden. Naast foto’s kun je ook namen van restaurants toevoegen. Deze notities kun je eenvoudig delen via Facebook, Twitter en e-mail.

Gratis (free) of (betaald/gesponsord) premium account

Evernote biedt een gratis account aan waarmee je iedere 30 dagen opnieuw 60 MB mag inbrengen. Hiermee kun je flink vooruit, vooral als vooral webpagina’s en tekst wilt inbrengen en niet al te veel afbeeldingen/foto’s en audio. Als je een Mac of iPhone gebruikt dan kun je met een Lifehackingtip foto’s automatisch verkleinen voor je ze naar Evernote stuurt.

Evernote beoogt een dermate goed product neer te zetten dat je er uiteindelijk voor wilt gaan betalen (en dat is in mijn geval dus gelukt). Natuurlijk kijkt Evernote of dit model voor inkomsten kan zorgen door advertenties te vertonen en toont het af en toe een popup om je te attenderen op het feit dat je richting de 60 MB gaat. In 60 MB passen bijvoorbeeld 30.000 tekst notities of 400 clips van webpagina’s maar 16 hoge resolutie foto’s of 60 audio notitites. In ieder geval is het ruim voldoende om ervaring op te doen met Evernote.

Evernote heeft vertrouwelijkheid hoog in het vaandel staan. Zo worden advertenties bijvoorbeeld niet getoond op basis van de inhoud van notities die je schrijft. Nog sterker: Evernote is erg kieskeurig in de advertenties en staat alleen advertenties toe van aanvullende producten (zoals de eerder genoemde ScanSnap S300) en diensten (zoals andere software die van de API gebruik maakt) toe.

Als je “Current Monthly Usage” er ruim voor het einde van de maand uitziet zoals hierboven dan kun  je voor $5 per maand of $45 per jaar je account omzetten naar een Evernote Premium account. Non-profit organisaties en educatieve instellingen krijgen 50% korting.

Met een Evernote Premium account:

• wordt de tekst in je afbeeldingen binnen 10 seconden geïndexeerd (gratis accounts sluiten achter in de rij aan waardoor indexeren, afhankelijk van de drukte, 10 minuten of langer kan duren);
• kun je iedere 30 dagen tot 1 GB aan nieuwe data uploaden.
• kun je per jaar  tot maximaal 25 GB extra schijfruimte inkopen voor $5 per GB (Increase Upload Allowance). Sommige gebruikers liepen af en toe tegen de limiet van 1 GB per maand aan, bijvoorbeeld bij het inscannen van een achterstand aan papieren in één keer.
• mogen je notities maximaal 50 MB zijn, bij een gratis account is de limiet 25 MB;
• kun je notebooks compleet offline beschikbaar stellen op mobiele apparaten zoals iPhone, iPad en Android – Evernote Free houdt alleen notities die je ooit offline hebt geopend of als favoriet hebt gemarkeerd offline beschikbaar;
• kun je anderen rechten geven om wijzigingen in een van je notebooks aan te brengen (met een gratis account kun je alleen read only delen);
• controleert Evernote enkele malen per dag (dus niet na elke mutatie) of je notities hebt gewijzigd. Van de gewijzigde notities maakt Evernote een kopie die je via de webinterface kunt raadplegen en downloaden. Ook kun je de oude versie van een notitie weer in gebruik nemen. Deze oude versies tellen qua schijfruimte niet mee in het maandverbruik.
• kun je snellere ondersteuning verwachten in het Engels tussen 09:00-17:00 PST (Nederlandse tijd 18:00 – 02:00) contact opnemen via de chat;
• kun je de advertenties uitschakelen (al laten ook de premium gebruikers de advertenties meestal actief omdat deze relevant zijn);
• kun je PDF documenten doorzoeken, ook als deze gescand zijn zonder OCR software (dus niet searchable waren);
• kun je de app Evernote op je mobiel voorzien van een pincode zodat mensen er niet zomaar in kunnen kijken (vooralsnog alleen Android);
• kun je binnenkort meer premium features verwachten.

Je kunt overigens ook na een maand weer terugschakelen naar de gratis service. Alle bestanden blijven toegankelijk al kun je geen wijzigingen doorvoeren ín de documenttypes die de gratis versie niet ondersteunt. Zo blijven PDF documenten die tijdens de premium periode zijn geïndexeerd doorzoekbaar.

Voor een premium account betalen kan momenteel alleen via Google Checkout of Paypal. De upgrade is gelukkig binnen een paar minuten geregeld waarna je “Current Montly Usage” er zo uit ziet.

Sponsored accounts

Als je de betaalmethodieken Google Checkout of Paypal nog niet gebruikt dan kan een andere Evernote gebruiker je ook voor $45 een jaaraccount cadeau geven. Via “sponsored accounts”  is het mogelijk om meerdere accounts maandelijks centraal te betalen. Dit is handig voor organisaties, bedrijven, families en educatieve instellingen. Evernote werkt met staffels, vanaf 5 accounts krijg je 25% korting en vanaf 100 accounts 50%.

Als de sponsoring stopt dan valt Evernote terug naar Free of Premium zoals de gebruiker daarvoor had. De notities in Evernote blijven altijd van de gebruiker.

Versiebeheer en backups

Als je als gratis gebruiker per ongeluk een notitie verwijdert of verkeerd aanpast én deze wijziging hebt gesynchroniseerd dan kun je niet meer terug naar de voorgaande versie. Versiebeheer is immers een Premium feature. Als je er in dergelijke gevallen snel bij bent (voor de synchronisatie) dan kun je via de Evernote website vaak alsnog je notitie herstellen. Als je Evernote op meerdere machines gebruikt dan kun je op deze clients een vorige versie van je notitie vinden, let er dan wel op dat je niet synchroniseert (verbreek bijvoorbeeld de netwerkverbinding). Note History kun je ook via de Windows client bereiken vanaf de eigenschappen van een notitie.

Van notities die je in een notebook bewaart die je niet met de server synchroniseert kan ook Evernote Premium ook geen kopie maken. Daarnaast heeft Evernote ook geen kopie van notities die je definitief verwijdert (dus na het legen van de prullenbak).

Het is dus in alle gevallen aan te raden om zelf zorg te dragen voor een regelmatige backup van de database. Dat kan bijvoorbeeld automatisch met KPN Backup Online (waarbij Evernote wel afgesloten moet zijn). Je kunt ook zelf een backup maken van al je notities door ze periodiek en automatisch te exporteren naar het Evernote bestandsformaat .enex met Evernote Exporter (Windows).

Hoewel het in de praktijk weinig is gebeurd kan de Evernote service tijdelijk onbereikbaar zijn. Evernote rapporteert dan via de Evernote Status pagina. Tijdens de downtime kun je op de Mac en Windows clients gewoon doorwerken maar niet synchroniseren met de Evernote servers. Premium gebruikers die notebooks offline beschikbaar hebben gemaakt op hun iPhone of iPad kunnen ook gewoon doorwerken. Zodra de servers weer beschikbaar zijn synchroniseert Evernote weer zodat alle clients weer up-to-date zijn.

Hoe ik mijn Evernote account heb ik gericht

Ik heb gekozen voor een Evernote Premium account. Doordat ik als vanzelf bestanden in Evernote sleepte hield ik op een gegeven moment altijd een stukje maand over aan het einde van mijn Evernote

De krachtige manier van zoeken in Evernote maakt het eigenlijk overbodig om informatie te categoriseren in hiërarchische structuren. Zoekopdrachten die je vaker gebruikt kun je bewaren als “saved search”. In Evernote kun je notities organiseren in notebooks en aan individuele notities kun je tags en opmerkingen toevoegen. Per notebook kun je instellen of je deze voor jezelf wilt houden (dit is standaard) of dat je deze wilt delen. Je kunt notebooks ook delen met mensen die zelf geen Evernote account hebben. Tenslotte kun je notebooks groeperen in stacks (stapels) voor b.v. “Privé” en “Werk” om de 250 notebooks die je kunt aanmaken overzichtelijk te houden. Evernote onthoudt per machine welke stack je open had staan.

N.B.: Stacks zijn momenteel alleen beschikbaar in de luxe Windows en Mac clients. De webbrowser en mobile clients volgen later.

Tips:

• Je kunt linken naar (een of meerdere) individuele Evernote notities. Klik met de rechtermuisknop op een notitie om het adres te achterhalen. Als je met shift ingedrukt klikt op zo’n link dan opent Evernote de notitie in een apart venster. De linkjes werken ook in de mobiele interfaces van Evernote. Zo kun je bijvoorbeeld vanuit een taakbeheer systeem linken naar aantekeningen.
• Je kunt notities ook kopiëren. Dit is handig om een sjabloon/template te maken voor specifieke aantekeningen die je vaker neemt, zoals notulen.

Zelf maak ik gebruik van een standaard notebook, Inbox, welke ik niet heb gedeeld. Hier komen notities terecht die ik nog niet heb verwerkt. Ook via Twitter kan ik hier informatie toevoegen als Direct Message of door @MyEN toe te voegen aan de tweet. Als je gebruik maakt van Twitter volg dan http://twitter.com/MyEN waarna je vanzelf instructies ontvangt. Meer informatie over Twitter kun je lezen in mijn eerdere artikel “Een manier om de kracht van Twitter te gebruiken“. Mijn Twitteraccount is http://twitter.com/mackaaij.

Vanaf mijn Windows Mobile client sla ik soms snapshots op in mijn notebook Public. Deze gebruik ik bijvoorbeeld om foto’s van een whiteboard direct te kunnen laten downloaden door klanten.

Ook heb ik een notebook Lees/kijkvoer met artikelen en video’s die ik gedurende de week op pik maar niet direct wil lezen/bekijken. De video’s tag ik om ze zo uit te kunnen sluiten van mijn Windows Mobile. Ik heb daarvoor in het notebook “Lees/kijkvoer” gezocht op “-tag:video” en daar een “Saved Search” van gemaakt met de naam “Leeslijst”. Deze zoekopdracht kan ik op mijn Windows Mobile client uitvoeren.

Verder gebruik ik notebooks om notities te groeperen rondom werk-, privé- en weblogprojecten. Voor het schrijven van een artikel of boek verzamel ik notities met foto’s, webclips, artikelen en aantekeningen in een notebook. Eventueel kun je tags gebruiken om ze te groeperen op een specifiek onderwerp/hoofdstuk. Dus dit artikel is ooit gebaseerd op vele notes in een notebook Evernote.

Tenslotte heb ik een notebook Archief waar zaken in staan waar ik enkel aan hoef te kunnen refereren, zoals artikelen die ik op een website heb gelezen. Doordat ik het artikel bewaar in Evernote kan ik het ook nog terug vinden als de oorspronkelijke website verdwijnt of het artikel verwijdert.

Op het Evernote blog is ook een duidelijke (Engelstalige) beschrijving van een student te vinden van het gebruik van Evernote voor onderzoek om tot een artikel of scriptie te komen.

Evernote, Getting Things Done en de Inka Pen

Evernote gebruik ik ondersteunend aan mijn Getting Things Done systeem volgens de training van meereffect. Voor de Eerstvolgende acties, Wachten op en Projecten maak ik gebruik van Microsoft Outlook. Daarnaast gebruik ik, omdat het activeren van de PDA en Evernote, dan krabbelen/een snapshot maken en wachten op uploaden mij soms toch net iets te lang duurt, de Inka Pen in combinatie met een gevouwen gelinieerd A4’tje. De Inka Pen heb ik aan mijn sleutelbos altijd bij me zoals ik eerder beschreef in “Een manier om overal aantekeningen te maken met de Inka Pen”.

Over Evernote

Rond de eerste verjaardag in 2009 rapporteerde Evernote 800.000 gebruikers te ondersteunen met 26 medewerkers. Evernote geeft aan het betrouwbare externe geheugen te willen zijn. Werken aan vertrouwen doet Evernote door je notities goed te beveiligen. Zo is tekst in notes dusdanig te versleutelen dat alleen de eigenaar de notities kan inzien. Evernote richtte zich in eerste instantie op de Amerikaanse markt maar er was al snel belangstelling vanuit andere Engelstalige gebieden, Japan en Nederland. Evernote heeft zich in het tweede jaar gericht op internationalisering en parnerships. 15 maanden na de start had Evernote 1 miljoen gebruikers, het tweede miljoen volgde 7 maanden later en het derde miljoen vier maanden later. In mei 2011 stond de teller op 8 miljoen en vlak voor haar derde verjaardag gebruikten 10 miljoen mensen Evernote. En nog komen er tienduizenden Evernote gebruikers per dag bij.

Tip: Er is een overzichtelijke infographic die de geschiedenis, mogelijkheden en gebruikers van Evernote weergeeft.

Qua internationalisering gaat het naast een vertaling van de gebruikersinterfaces ook om het indexeren van (ook handgeschreven) teksten. Evernote koos voor het vertalen voor een aanpak waarbij Evernote gebruikers konden bijdragen aan de vertaling. Per land is een coördinator aangesteld. De Evernote Mac client is op deze manier binnen 24 uur in drie talen vertaald en zelf heb ik eind 2009 een bijdrage geleverd aan de Nederlandse vertaling. Been there, done that, got the t-shirt

Evernote werkt met open standaarden zodat je altijd je eigen notities kunt im- en exporteren zonder dat je hiervoor van Evernote als leverancier afhankelijk bent. Momenteel kun je publieke notebooks als widget tonen in je website/blog/facebook account. Ook kun je notities in publieke notebooks via RSS benaderen.

N.B.: Van grote notities verstuurt Evernote via RSS overigens alleen een gedeelte wegens de potentiële omvang.

Toekomstige ontwikkelingen en tips en trucs

Ik blijf op de hoogte van de ontwikkeling van Evernote en tips en trucs over het gebruik via:

• de friendfeed voor Evernote Addicts;
• Ron’s Evernote tips op Tumblr;
• het Evernote blog met podcasts;
• Evernote op Twitter
• Evernote op Facebook;
• YouTube kanaal van Evernote;
• Volg de Getting Started voor Evernote om stapsgewijs kennis te maken met de basismogelijkheden.

Evernote zet zelf alles nog eens handig op een rij op de pagina What is Evernote? vanwaar je ook een account kunt aanmaken (“Create an account”). Of lees de Engelstalige introductie van Evernote: Your First Day With Evernote van Mark Stout.

Voor ontwikkelaars en systeembeheerders is het interessant om het Evernote Tech blog te volgen waar Evernote kennis over de architectuur deelt. Evernote organiseert ook de Evernote Trunk Conference met sessies, workshops en discussies. Er is ook een Evernote Developer Competition waarmee een ontwikkelaar geld kan willen en Evernote applicaties onder de aandacht brengt.

Tenslotte stimuleert Evernote haar gebruikers met behulp van Evernote Meetup samen te komen om tips over het gebruik van de applicatie te delen.

So much stuff to keep track of, just throw it in Evernote, your external brain!

Op deze pagina wordt het Arnato systeem toegelicht zoals meereffect dit tijdens de meereffect training waarover ik eerder schreef adviseert. Je kunt er ook een mooi persoonlijk archief mee aanleggen. Let wel: de totale investering bedraagt een paar honderd euro, maar een goed archief is het halve werk….

Op 8 december 2009 werd dit artikel op Twitter opgemerkt door Jalema. Noemenswaardig omdat ik op dat moment voor de deur van Jalema stond voor de implementatie van Service Management tool TOPdesk. Ik merkte de tweet van Jalema helaas pas ‘s avonds op al heb ik het wel met enkele medewerkers over Jalema voor klein-zakelijk en particulier gebruik gehad.

De essentie van het Arnato systeem van Jalema

Onderstaande afbeelding toont de essentie van het systeem. Een Arnato map hangend aan een ijzeren profiel. De map is voorzien van een uitgekiend ophangpunt. Op deze manier kunnen mappen eenvoudig naast elkaar hangen. Ook zijn de mappen eenvoudiger mee te nemen dan hangmappen en verbuigen de uiteinden niet. Het systeem past moeiteloos in vrijwel elke bestaande (archief)kast.

Inhangen

1. Map schuin naar het profiel brengen.
2. Map inhaken op het profiel.
3. Map loslaten.

Uitnemen

1. Druk de map tegen het profiel.
2. Duw de map omhoog.
3. Neem de map van het profiel.

Jalema Online shop

De Jalema Online shop is helaas niet snel te doorgronden als je niet thuis bent in de begrippen. Zo zijn er voor de Gezondheidszorg en de Grafische industrie aparte rubrieken. Binnen deze rubrieken wordt vervolgens doorverwezen naar de diverse andere, losse, rubrieken. Neem bijvoorbeeld de subrubriek Wagens, deze is gelijk aan de hoofdrubriek Transportwagens.

Op de website van Meereffect heeft Taco Oosterkamp het artikel “Hoe je horizontale stapels verticaal maakt” gepubliceerd waarin ook hij het Arnato systeem onder de aandacht brengt. Taco Oosterkamp heeft samen met Jalema (belangeloos) een bestelformulier voor een starterspakket van Jalema opgesteld welke via het artikel te downloaden is. Ook hier weer met de reden: “Het grote nadeel is de website waar je deze mappen kunt bestellen.” Het bestelformulier geeft echter nog steeds geen helderheid over hoe het systeem nu in elkaar steekt. Vandaar dat ik je op deze webpagina de weg wijs in de artikelen van Jalema.
Overigens zou Jalema ook een rubriek aan kunnen maken met de hieronder opgenomen selectie van artikelen voor particulier- en kleinzakelijk gebruik.

N.B.: De hechtmechanieken (JalemaClips) en kleurcoderingen (codetabs en Jalema Jockey) komen niet aan de orde. De reden hiervoor is dat het sneller archiveert om de map te labelen met de Brother P-touch 18R in combinatie met het programma FingerPrint van Meereffect.

Het Arnato systeem functioneert echter fantastisch als je de tips van Meereffect volgt. Een label afdrukken en op de map plakken is met FingerPrint en de Brother P-touch 18R binnen 10 seconden gepiept:

1. Druk op CTRL+` (met Fingertips geïnstalleerd opent dit het opdrachtvenster)
2. Type “lbl ” gevolgd door de gewenste labelnaam en druk op ENTER
3. Zet de Brother P-touch 18R aan
4. Gooi het kleine strookje label weg
5. Verwijder de plakstrip
6. Plak het label op de Arnato map
7. Zet de Brother P-touch 18R uit (schakelt ook vanzelf uit)

De Jalema Online shop is te vinden op de website van Jalema onder de menuoptie Producten. Let wel: Zonder inlogcode kun je de online shop bekijken. Je kunt echter geen prijzen en detailinformatie opvragen. Om rechtstreeks via Internet te bestellen zonder te faxen kun je een account aanvragen voor de site van Jalema zelf (via de menuoptie Producten>Online shop met de knop “Password aanvragen”).

Voor particulier- en kleinzakelijk gebruik zijn de artikelen in de rubrieken “Rekken/kasten/inbouwsets” en “A4 mappen” interessant.

De hoofdrubriek Rekken/kasten/inbouwsets

In de subrubriek “Rekken” vindt je archiefkasten zonder zijwanden, bedoeld voor grote archieven. De rekken kunnen in één lange rij worden opgesteld. Onder “Rekken” zijn echter ook het wandarchiefrek, wandelement en tafelarm te vinden.

Het wandarchiefrek heeft een lengte van 80 of 160 cm en wordt met twee beugels aan een muur bevestigd.

Het wandelement (20 cm) en de tafelarm (14 cm) zijn bedoeld voor onderhanden werk. Het wandelement wordt daarbij aan de muur bevestigd en de tafelarm wordt aan de tafel geklemd.

Onder de subrubriek “Kasten” is de Arnato rolluikkast te vinden. Deze is beschikbaar in de kleuren lichtgrijs, middengrijs of zwart. De kast is 200 cm hoog, 120 cm breed en 45 cm diep en kost ten tijde van dit schrijven 895 euro exclusief BTW. Zelf heb ik ervoor gekozen om een kast bij Overtoom te bestellen. Maar de archiefunit kan goed in iedere kast worden geplaatst.

De subrubriek “Inbouwsets” bevat de archiefunit welke te bestellen is in de maten 70, 90 en 105 cm. Een archiefunit is 33 cm hoog en 34,5 cm diep. Archiefunits kunnen los op een plank in een kast worden gezet. Ook kunnen meerdere archiefunits op elkaar worden geplaatst, Jalema levert hier standaard materiaal voor mee. Eventueel kan de lengte van een archiefunit worden ingekort door een stuk van het ijzeren profiel af te zagen. Hierbij is het handig om de twee balkjes die samen de achterkant van de archiefunit vormen zo op elkaar te leggen dat geen nieuw gat geboord hoeft te worden.

Goedkoper is het aanschaffen van een los profiel, tesamen met profieldragers. De profieldragers worden in een metalen kast net zo eenvoudig geplaatst als een legbord. De profieldragers zijn er voor kasten met een diepte van 23-33 cm en voor kasten met een diepte van 33-50 cm. Voor een houten kast zijn er houders met houtschroeven. Een los profiel met profieldragers voor een metalen kast was in mijn geval ook beter geweest daar ik door de archiefunit wat vrije ruimte aan beide zijkanten heb.

De hoofdrubriek A4 mappen

Als map waarin de papieren opgeborgen worden gebruik ik de A4 map “Verzamelmap met 2 soufflets”. Deze map speciaal bedoeld voor het losbladig archiveren. Dus nieten, perforeren en paper clips behoren tot het verleden! Deze map is overigens ook de aanbevolen map in het starterspakket van Meereffect. De map is te vinden onder de subrubriek “Arnato hangmappen voor Jalema Jockey en vensters” in de kleuren blauw, grijs en rood voor 0,86 euro per stuk (exclusief BTW, verpakt per 100). De map is groter dan A4 waardoor dit papierformaat er gemakkelijk in past. De maten van de map zijn: 32×26,5 cm met een capaciteit van 3 cm. Er kunnen dus voor zo’n 3 cm A4′tjes op elkaar gelegd worden in een dergelijke map.

Mocht je een keer een dikkere map nodig hebben dan zou je eens kunnen kijken naar de “Otanra cassette A4 gesloten” onder “Otanra cassettes”.

Daarentegen is er ook een dunnere map, met een capaciteit van 0,5cm, genaamd “Insteekmap” te vinden onder de subrubriek “Arnato hangmappen met tabrand voor kleurcodering”.

Hoeveel nodig?

Nadat ik mijn bestaande multo mappen en handleidingen van apparatuur had omgezet naar het Arnato systeem ik 100 Arnato mappen verbruikt en hangt één archiefunit vol. De insteekmap en Ontara cassette heb ik niet nodig gehad. Ook was toen ongeveer één tape (TZ-241 black on white 18mm) van de Brother P-touch 18R verbruikt.

Meer opruimtips

Voor meer opruimtips en hulp bij het leren opruimen van je huis of kamer kun je terecht op de Startpagina Opruimen.

De Cubby is voorzien van twee uitklapbare haakjes die bedoeld zijn als kapstokruimte. Wij hangen daar overigens onze sleutels aan.

De wandorganiser heeft een groot en een klein vak. Het grote vak gebruiken wij om telefoon en andere accessoires in op te bergen. Zo dwalen deze spullen niet door het huis en hebben wij alles meteen bij de hand als we weg moeten! Het kleine vak is ideaal als postvakje om de uitgaande post in te plaatsen. Zo vergeten we ook deze niet mee te nemen.

De Cubby Wandorganiser is er in twee kleuren:

• Cubby wandorganiser espresso
• Cubby wandorganiser naturel
• Chubby wandorganiser wit

De afmetingen zijn 24 x 14 x 8 cm.

Je kunt snel volgens Getting Things Done leren werken op de meereffect training. Deze training is gebaseerd op het systeem Getting Things Done van David Allen. Nieuw gedrag leer je snel door het van anderen af te kijken (monkey see, monkey do).

In februari 2008 heb ik deelgenomen aan de meereffect training door Taco Oosterkamp en Marleen Kruyswijk. Hieronder vind je een verslag van mijn ervaringen destijds. Nadien is de training door tientallen collega’s van mij naar tevredenheid gevolgd. Steeds meer collega van mij gaan naar deze training en leggen zo een goede basis voor het structureren van de dagelijkse stroom aan informatie en effectief samenwerken.

Eerst een tip: abonneer je op de gratis slimmer werken e-mail nieuwsbrief die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of werp eerst even een blik op de laatste artikelen op die pagina.  Vul op deze pagina aan de rechterkant je “e-mail adres” in en druk op de knop “Inspireer mij”.

Ervaringen met de meereffect training

Ruimschoots voor de aanvang van de training ontvang je via de e-mail een PDF tekst ter voorbereiding op de training. De tekst is een samenvatting op hoofdlijnen van de methode Getting Things Done (GTD). Vlak voor de training ontvang je het document nogmaals plus het verzoek om een lijstje aan te leggen van actieve projecten (in de definitie van GTD). Omdat het een praktische dag gaat worden is het advies om ook de agenda en huidige todo-lijsten mee te nemen naar de training.

De training wordt gegeven aan ongeveer 60 deelnemers tegelijk. Op deze manier kunnen zoveel mogelijk mensen kennis maken met de methode GTD. De trainers weten met de opzet van de training, de ruime accommodatie en de persoonlijke benadering de training ook met dit aantal deelnemers interactief te houden.

Tijdens de training leer je in de praktijk omgaan met de methode GTD. Een voorbeeld hiervan is de minddump. De trainer leest een trefwoord op waarbij je bij ieder idee dat bij je op komt een aantekening maakt op een velletje papier van een kladblok. Afhankelijk van de hoeveelheid zaken die je al die tijd in het hoofd hebt bewaard kan dit aantal oplopen tot wel 70 stuks. Samen met de cursist naast je verwerk je de aantekeningen die je hebt gemaakt volgens de methodiek GTD in de basislijsten “later/misschien”, “archief”, “agenda”, “wachten op” en “eerstvolgende acties”. Bij deze oefening lopen de trainers door de zaal om je met raad en daad ter zijde te staan. Op deze manier maak je praktisch kennis met de methode. De hele dag is verder doorspekt met praktische tips. Een groot aantal daarvan worden door de trainers gevisualiseerd met meegebracht materiaal zoals het Arnato systeem van Jalema en de PowerPoint sheets.

De middag sluit af met een demonstratie van de manier waarop met Microsoft Outlook kan worden gewerkt conform de methode GTD. Hoewel deze demonstratie veel inzicht geeft is het praktisch om ook gebruik te maken van de Outlook avondsessie. Voor Apple gebruikers is er een aparte avondsessie. In plaats van de Outlook avondsessie volgen kun je ook voor ongeveer €20 het boek “Each Day Empty – Using Outlook to Get Things Done” aanschaffen, een aanrader! Er is ook een Nederlandse versie van dit boek: “Elke dag je hoofd en inbox leeg“. Als je nog moet beginnen aan de methodiek dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Bestel bij - Bol.com - Managementboek.nl

Sinds 2009 heeft meereffect ook video’s waarin zij tonen hoe zij Microsoft Outlook instellen en gebruiken. Bij een jaarabonnement op deze professionele video’s krijg je dit boek gratis.

De training sluit af met een originele vondst waarmee meereffect zich verzekerd weet van een ingevuld feedback formulier. Ook ontvangen alle cursisten een boek waarin artikelen van de meereffect website zijn opgenomen.

Na de meereffect training

Na afloop van de training ontvang je ongeveer wekelijks een “druppelmail”. In een dergelijke e-mail staat een kort stukje tekst om je weer een stapje verder op weg te helpen met het systeem. Mocht je geen prijs stellen op de druppelmails dan kun je je vanuit iedere druppelmail met één klik afmelden.

Ook stelt meereffect een kennisbank ter beschikking voor cursisten die deelgenomen hebben aan de training. De trainers (en ikzelf) bezoeken de kennisbank regelmatig om deel te nemen aan de discussie. Via deze kennisbank stelt meereffect ook video instructies ter beschikking gericht op het instellen van Microsoft Outlook.

Een jaar na de training ontvang je periodiek een zelfevaluatie (PDF checklist) via e-mail om je systeem te evalueren. De praktische vragen zijn geordend in verzamelen, beslissen, organiseren, onderhoud en doen. Ze geven je niet alleen inzicht maar zetten je ook weer op het juiste pad waar nodig.

Volg de hands-on training bij meereffect!

Via deze website mag ik de meereffect training 50 euro goedkoper aanbieden.

Meer informatie over Getting Things Done en meereffect:

• Abonneer je op de gratis slimmer werken nieuwsbrief met praktische tips die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of blader eerst even door de pagina waarna je aan de rechterkant je e-mail adres in kunt vullen voor de gratis nieuwsbrief.
• Bestel het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” bij Bol.com of Managementboek.nl, of lees meer over “Elke dag je hoofd en inbox leeg” op deze site. Engelstalig? Bestel de PDF “Each Day Empty, The Book“.
• Bestel het boek “Getting Things Done” (Nederlandstalig) bij Bol.com of Managementboek.nl. Engelstalig? Bestel het boek “Getting Things Done” (Engelstalig) bij Bol.com of Managementboek.nl
• Lees meer over het Arnato systeem van Jalema
• Volg de meereffect Outlooksessie van een dagdeel (-25 euro)
• Aanmeldingsformulier meereffect training (-50 euro)

Als je zelf werkt met Microsoft Outlook en een groot deel van je dagelijkse werkzaamheden komt binnen via e-mail dan is het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” een geweldige introductie in Getting Things Done. Het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” beschrijft hoe je Microsoft Outlook kunt instellen om te werken volgens Getting Things Done. Je leert om je inbox overzichtelijk (leeg) te maken en je dagelijkse werkzaamheden via Takenlijsten in Microsoft Outlook te beheren. Tussen de regels door leer je de grondbeginselen van het Getting Things Done (GTD) systeem. Taco Oosterkamp is pleitbezorger van GTD (Getting Things Done) in Nederland.

Als je nog geen systeem hebt dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Bestel bij - Bol.com - Managementboek.nl

Eerst een tip: abonneer je op de gratis slimmer werken e-mail nieuwsbrief die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of werp eerst even een blik op de laatste artikelen op die pagina.  Vul op deze pagina aan de rechterkant je “e-mail adres” in en druk op de knop “Inspireer mij”.

Sinds 2009 heeft meereffect ook video’s waarin zij tonen hoe zij Microsoft Outlook instellen en gebruiken. Bij een jaarabonnement op deze professionele video’s krijg je dit boek gratis.

Meereffect Outlooksessie

Meereffect biedt ook een Outlook sessie van een dagdeel aan. Is wellicht efficiënter dan zelf een boek lezen en instellingen uitproberen. De Outlook sessie volg je via deze website 25 euro goedkoper.

Each Day Empty, The Book

“Each Day Empty, The Book” is de Engelstalige versie van “Elke dag je hoofd en inbox leeg”. Taco Oosterkamp heeft dit boek voorheen als PDF uitgegeven onder de titel “The Happy Outlook Book”. Attendeer je Engelstalige vrienden op dit boek; zij kunnen er snel wegwijs mee worden in de wereld van Getting Things Done (GTD). Je kunt Each Day Empty, The Book nog steeds als PDF downloaden en direct aan de slag met Outlook to “Get Things Done” voor $29.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Taco Oosterkamp en meereffect

Overweeg je de meereffect training van Taco Oosterkamp? Ik ben er goed over te spreken in ieder geval. Lees voor meer informatie mijn verslag van de meereffect training. Via deze website mag ik de meereffect training van een dag 50 euro goedkoper aanbieden.

Wanneer je het boek Getting Things Done (GTD) van David Allen leest

Voor een snelle start met Getting Things Done (GTD) adviseer ik dus Taco’s boek, niet die van David Allen zelf. ”Elke dag je hoofd en inbox leeg” is echter wel bedoeld voor Microsoft Outlook.

Als je dus een andere tool gebruikt of als je meer achtergrondinformatie wilt over de GTD methodiek, of als je GTD ook wilt toepassen in je offline leven, dan raad ik je het boek “Getting Things Done” van David Allen aan. Het is zowel Engels- als Nederlandstalig beschikbaar. Let op: de eerste vertaling van “Getting Things Done” heette “Doe het nu!” en dat is geen goede vertaling. Het ging al mis met de titel want dit is nu juist níet de bedoeling.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Op de oorspronkelijke Engelse versie van Getting Things Done lacht David Allen je van de cover toe.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Het vervolg op Getting Things Done is “Ready for Anything”. Het helpt je om Getting Things Done (GTD) in je leven te integreren. Let op: alleen Engelstalig.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Daar waar “Getting Things Done” meer als handleiding van een productiviteitssysteem kan worden gezien wil David Allen in “Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life” laten zien dat zijn systeem meeromvattend is. Het boek gaat dieper in in op de diverse niveaus waarop je je leven in ogenschouw kunt nemen aan de hand van controle en perspectief. David Allen over controle: “Als je schip lek is, heeft het weinig zin om met zijn allen rond de tafel te gaan zitten om de koers te bepalen. Je kunt er beter eerst voor zorgen dat je schip weer zeewaardig wordt. Er is pas plaats voor nieuwe perspectieven als de situatie onder controle is.” Na de controle volgt het perspectief: “Als je schip gemaakt is, moet je wel een route uitzetten. Anders zul je doelloos rond blijven varen en zal het schip binnen de kortste keren weer op de klippen lopen. Maar doe het wel in die volgorde: eerst controle, dan perspectief”.

David Allen vat GTD kort samen in een professionele video introductie van Making It All Work (6 minuten). Control, perspective en de stappen die daarbij horen komen allemaal aan bod.

Bestel bij - Managementboek.nl (hardcover, Engelstalig | paperback, Nederlandstalig) - Bol.com (paperback, Nederlandstalig)

David Allen heeft overigens ook zelf een introductie geschreven op het toepassen van Getting Things Done met Microsoft Outlook (beschikbaar als PDF via zijn website voor $10). Ik garandeer je dat het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” dat ik eerder noemde je sneller op weg helpt.

Startpagina Time Management

Meer links over GTD zijn te vinden op de door mij beheerde Startpagina Timemanagement.

Microsoft Outlook op meerdere apparaten beschikbaar maken

Wat overbijft is het gebruik van Microsoft Outlook op meerdere machines. Bijvoorbeeld meerdere machines thuis of een machine thuis en één op het werk. Of zelfs het gebruik van een PDA.

Het probleem dat dan ontstaat is dat de informatie die in Microsoft Outlook is opgeslagen beschikbaar is op één PC. Als je vanuit je werk al beschikt over Microsoft Outlook dan kan de werkgever er waarschijnlijk voor zorgen dat je vanuit thuis ook bij die informatie kunt komen. De webinterface van Microsoft Exchange (Outlook Web Access) schiet net iets tekort omdat je geen gebruik kunt maken van categorieën en Outlook Vandaag.

Als je werkgever geen Microsoft Outlook in combinatie met Microsoft Exchange gebruikt dan kun je er zelf voor kiezen om deze dienst af te nemen bij een bedrijf. Zelf maak ik gebruik van de dienst “Hosted Microsoft Exchange” bij Utica. Op deze manier kan ik vanaf meerdere werkplekken met Microsoft Outlook bij dezelfde informatie. Ook bij Utica kun je met Outlook Web Access wereldwijd via een webbrowser als Internet Explorer bij de informatie. Ik gebruik Microsoft Outlook op deze manier al geruime tijd en Utica levert goede service en zorgt ook voor een backup.

Ga voor meer informatie en prijzen naar Utica Hosted Microsoft Exchange.

Met Hosted Microsoft Exchange kun je ook een PDA met Windows Mobile 2005 synchroniseren (zonder tussenkomst van een PC met Microsoft Outlook).

Als je over een wat oudere PDA beschikt met bijvoorbeeld Windows Mobile 2003 dan kun je via Microsoft ActiveSync synchroniseren met Microsoft Outlook. Je kunt ook direct met een Microsoft Exchange Server (bijvoorbeeld die van Utica) synchroniseren maar dat is helaas beperkt (Taken en Notities zijn niet mogelijk en dat was juist wel handig geweest). Microsoft ActiveSync is te downloaden via de Windows Mobile pagina van Microsoft. Let er wel op dat je maar één PC kunt gebruiken om betrouwbaar mee te synchroniseren.