Met Scannable van Evernote kun je snel post-its, visitekaartjes, bonnetjes, contracten of andere documenten scannen en vervolgens bewaren of delen. Scannable werkt ook goed met whiteboards.
Scannen kan vanuit de Evernote-app zelf. In Evernote moet je eerst op zoek naar de knop om een foto te nemen. Daarom maak je eerder een foto met de standaard camera-app van je smartphone. Maar dan komen de scans terecht tussen al je normale foto’s en dat is onhandig want je moet vaak nog iets met de scan doen.
In plaats van de hele krant of een volledig tijdschrift knippen of scheuren mensen interessante delen los. Deze knipsels kun je in een (thematisch) plakboek bewaren. De digitale variant hiervan levert Evernote met zogenaamde clippers. Met een Evernote clipper bewaar je snel (delen van) wat je op het scherm ziet. Denk aan een uitsnede van een screenshot, een afbeelding, een artikel of zelfs een hele webpagina.
De clippers van Evernote zijn bedoeld om snel gegevens van het scherm te verzamelen met een korte aantekening van jezelf erbij. Webpagina’s verzamelen om later verder uit te zoeken verlost je bijvoorbeeld van al die open tabbladen in je webbrowser. Vanuit Evernote kun je de notities weer eenvoudig delen met anderen.
Evernote levert specifieke clippers voor Microsoft Windows, macOS, Android en iPhone/iPad. Daarnaast zijn er webclippers voor de meest gangbare webbrowsers zoals Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox en Microsoft Internet Explorer. Zoals gewend spitst Evernote zich toe om het maximale uit jouw favoriete werkomgeving te halen.
De basis van het productiviteitssysteem Getting Things Done zit ‘m in het verzamelen (capture) van alles wat je de hele dag door te binnen schiet of wordt aangeboden. David Allen heeft een slimme combinatie van portemonnee, notitieboekje en pen: de GTD Notetaker Wallet.
In dit artikel lees je waarom het belangrijk is om een kladblokje bij je te hebben. Vervolgens lees je over de verschillende uitvoeringen van de GTD Notetaker Wallet. Aan het einde van dit artikel lees je over de nadelen en (digitale) alternatieven.
De GTD Notetaker Wallet is helaas uit de handel genomen omdat de David Allen Company zich gaat richten op het beschermen en ontwikkelen van GTD als intellectueel eigendom en het maken van materiaal voor trainingen. Een alternatief is de Capture Wallet of de International Pocket Briefcase® with Pocketini Pen.
Met Penultimate van Evernote kun je je iPad als schrift gebruiken. Dankzij de synchronisatie met Evernote op ieder apparaat heb je je aantekeningen altijd bij je en kun je ze gemakkelijk delen. Evernote maakt je aantekeningen zelfs vindbaar door je handgeschreven teksten te indexeren – zowel in Penultimate zelf als in Evernote.
Penultimate bewaart notitieboeken in een notitie in Evernote. In de instellingen van Penultimate stel je in welk notitieboek van Evernote je wilt gebruiken voor de notities van Penultimate.
Benieuwd naar wat Getting Things Done of GTD is waar iedereen het over heeft? Information overload doordat je binnenkomende berichten zoals e-mail niet snel kunt verwerken? Komt er veel werk op je af en wil je orde in de chaos aanbrengen? Herinner jij je allemaal dingen die je écht nog moet doen als je net rustig op de bank zit of wilt gaan slapen? Heb je op al je platte oppervlakken dingen liggen die je herinneren dat je “er nog iets mee moet”? Stel je klussen lang uit die achteraf gezien helemaal niet zo’n “big deal” waren? Of zet je je e-mailberichten weer op “ongelezen” – nadat je ze al een keer gelezen hebt? Of sta je in de winkel en herinner je je dat je straks het vuilnis buiten moet zetten terwijl je je thuis juist herinnert dat je batterijen mee had moeten nemen uit de winkel? En thuis ben je natuurlijk weer vergeten dát je het vuilnis buiten moest zetten. Getting Things Done (GTD) van David Allen helpt je hiermee!
Ik weet dat het Amerikaans klinkt. Getting Things Done. Of de metafoor Mind like water die vertelt dat je – analoog aan water waar je iets in gooit – nieuwe input absorbeert en weer in controle bent. Het systeem GTD is voor mij echt dé peiler op basis waarvan ik alle input die de hele dag op mij afkomt efficiënt afhandel. David Allen is vergeleken met Einstein en Newton wegens het herkennen van best-practices in de alledaagse gang van zaken. David haalt zelf ook Albert Einstein aan: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.”
Miljoenen mensen over de wereld hebben meer balans en succes in hun leven gekregen dankzij Getting Things Done. David Allen dacht dat de logische onderdelen die uiteindelijk Getting Things Done zouden vormen allang door succesvolle mensen werden toegepast. Dat bleek niet het geval en David Allen staat inmiddels bekend als productiviteitsexpert. De principes blijken universeel toepasbaar: mannen, vrouwen, kinderen, studenten, ouders, ondernemers, managers en directie over de hele wereld hebben er profijt van. Zowel op het persoonlijk niveau als op het niveau van een organisatie. Vooral na grote gebeurtenissen in het leven gaan mensen op zoek naar een manier om orde op zaken te stellen, denk aan een nieuwe baan, een nieuw huis, een baby, een kind die het huis uit gaat of de ontdekking van een ernstige ziekte.
Als jij een zogenaamde kenniswerker bent – iemand die met zijn hoofd in plaats van met zijn handen werkt – dan is GTD zeker ook iets voor jou. Zelfs als je maar enkele gewoontes (keystone habits) die bij het systeem horen aanleert. GTD is geen hogere wiskunde, jij zult ook veel van de elementen van GTD herkennen. Vlak voordat je op vakantie gaat stel je namelijk ook orde op zaken zodat je tijdens je vakantie nergens aan hoeft te denken. Dat voelt altijd goed, toch? Voor Getting Things Done leer je een aantal gewoontes aan waardoor het iedere week is alsof je op vakantie gaat.
Een plaatje zegt meer dan 1.000 woorden. Skitch (macOS) maakt het overbrengen van je ideeën richting een gewenst eindresultaat gemakkelijk. De app is helpt je om de aandacht naar de juiste plek op een foto of afbeelding te trekken.
Op een plaatje zoals een screenshot, foto of plattegrond staan meerdere onderwerpen die om aandacht vragen. Denk aan knoppen op een screenshot van een website of aan meubels op een foto van een ruimte. Of gebruik Skitch voor foto’s die de gevolgen van een ongeluk in kaart brengen voor een claim bij de verzekering.
Als je via de computer communiceert over een afbeelding zónder Skitch te gebruiken dan beschrijf je de onderwerpen op de afbeelding. Met de interpretatie gaat het dan, ondanks je zorgvuldige formulering, vaak mis. Je krijgt dan zinnen als “De uitlijning van de derde knop linksboven op de homepage komt niet overeen met die van de afbeeldingen ernaast”.
Door het onderwerp met Skitch aan te wijzen trek je snel de aandacht naar de juiste plek. Skitch heeft gereedschappen om snel onderdelen van een afbeelding te markeren. Deze kun je ook gebruiken om duidelijk te maken dat je een onderwerp verplaatst of weg wilt hebben. Met het toevoegen van tekst laat je niets aan het toeval over.
Het openen van de afbeelding in Skitch, bewerken en weer versturen kost gevoelsmatig meer tijd dan wat tekst intypen. Sla jezelf vanaf nu na de eerste onduidelijkheid in digitale communicatie voor de kop en stop met het ping-pongen van e-mailberichten door Skitch erbij te pakken. Natuurlijk is het ook voor jezelf handig als geheugensteuntje!
Braintoss is een app voor iPhone waarmee je snel gesproken tekst, een foto of getypte tekst kunt vastleggen om te onthouden. Braintoss verstuurt je bericht naar een vooraf ingesteld e-mailadres. Toss your thoughts straight into your inbox.
Braintoss verrijkt je aantekeningen op de server en zet wat het hoort en ziet zo goed mogelijk om in tekst die je kunt kopiëren en plakken. De oorspronkelijk gesproken tekst of genomen foto komt als bijlage mee.
Livescribe levert digitale pennen (smartpen) om aantekeningen die je met pen en papier maakt te digitaliseren. Met een Livescribe smartpen kun je alles wat je opschrijft en tekent bewaren in Evernote. Evernote is op bijna ieder apparaat beschikbaar (PC, Mac, tablet, smartphone) dus je hebt je aantekeningen altijd bij de hand. Doordat Evernote handgeschreven woorden herkent (indexeert) kun je je notities vervolgens ook snel weer terugvinden. Vanuit Evernote kun je je aantekeningen ook delen met anderen.
Als ik de smartpen aan iemand laat zien dan benadruk ik altijd dat het óók een gewone pen is. Je kunt er gewoon mee schrijven op ieder papier. Als je de pen aan zet én schrijft op Livescribe-papier dán worden je aantekeningen gedigitaliseerd. De weergave in Evernote is dan precies hetzelfde als wat je op papier hebt staan. Ook als je later iets toevoegt of doorkrast op het Livescribe-papier. Je aantekeningen staan als PNG-bestand in Evernote en kunnen dus eenvoudig worden bewaard of verder gedeeld.
Je kunt met de Livescribe-pen opnemen terwijl je aantekeningen maakt. Dan worden de bewegingen die je maakt ook vastgelegd wat je weer als filmpje kunt afspelen. De smartpen neemt dan ook het geluid op, hiervoor heeft de pen een goede ingebouwde microfoon. Opnemen is met name handig voor aantekeningen die je maakt tijdens een interview, vergadering, (hoor)college of congres – never miss a word. Notities met geluid nemen zo’n 10MB per uur aan schijfruimte in beslag. Met het kleinste model Livescribe wifi smartpen van 2GB kun je 200 uur notities bewaren.
Als presentator of docent kun je aantekeningen maken met de smartpen en deze beschikbaar stellen aan je publiek. Naast je gesproken toelichting neemt de smartpen je bewegingen op waardoor je de manier waarop je aantekeningen tot stand kwamen ook terug te zien zijn in een filmpje. Livescribe noemt zo’n uitlegfilmpje een pencast. De schetsen zijn overigens met 72dpi niet hoogwaardig genoeg om grafisch professioneel verder te gebruiken.
Daarnaast is de smartpen natuurlijk een erg leuke gadget. Lees verder hoe het allemaal precies werkt!
De administratie kun je tegenwoordig grotendeels met PDF bestanden digitaliseren. Dat gaat ook nog eens snel met kopieerapparaten die als scanner fungeren. Op deze apparaten kun je de doelmap van een scan aangeven. Wat nog ontbreekt is een mogelijkheid om zaken als opmerkingen, reacties, extra uitleg of feedback uit te wisselen. Op papier maakte je dan een krabbel of kattebelletje op een post-it.
Het PDF bestandsformaat biedt de mogelijkheid om aantekeningen in documenten te maken. Dergelijke aantekeningen worden geplaatst en verwijderd zonder de documentinhoud aan te tasten. De mogelijkheid om aantekeningen te maken in een PDF bestand is ook handig bij het lezen van PDF boeken of handleidingen.
Om aantekeningen te kunnen maken met de PDF lezer van Adobe zelf, Adobe Acrobat Reader, dien je binnen de organisatie te beschikken over de duurdere Adobe Acrobat. Adobe schrijft hier zelf over: “When you receive a PDF to review, you can annotate it by using the commenting and markup tools. These features are available only when the PDF author has enabled commenting.” Het is mijn ervaring dat ook met bestanden die niet beveiligd zijn de werkbalk “Opmerkingen en markeringen” (zie onderstaand screenshot) helaas met geen mogelijkheid kan worden geactiveerd.
Evernote is een digitaal notitieboekje wat je op iedere computer, tablet of smartphone kunt gebruiken. Aan de notities die je maakt kun je bijlagen toevoegen. Bijvoorbeeld Office-documenten, maar ook foto’s die je maakt met de camera van je computer of smartphone en geluidsopnames via de microfoon. Dankzij de synchronisatie tussen al je apparaten heb je je notities in het vervolg altijd – doorzoekbaar – bij de hand. Evernote bestaat 2008 en heeft meer dan 100 miljoen gebruikers.
Met Evernote kun je overal aantekeningen vastleggen en weer terugvinden. Het logo met de olifant symboliseert een sterk geheugen. Het idee is daarnaast dat je met ieder apparaat (PC, laptop, smartphone of tablet) verbinding kunt maken met dat externe geheugen. Zo kun je met verschillende apps Evernote voeden met nieuwe notities of juist eerder gemaakte notities opzoeken.
Je kunt je notities altijd weer exporteren zodat je niet vastzit aan Evernote.
