Maak aantekeningen, opmerkingen of notities in PDF met PDF-XChange Viewer

De administratie kun je tegenwoordig grotendeels met PDF bestanden digitaliseren. Dat gaat ook nog eens snel met kopieerapparaten die als scanner fungeren. Op deze apparaten kun je de doelmap van een scan aangeven. Of gebruik de onderstaande Fujitsu ScanSnap S300 om nog sneller te scannen. Wat nog ontbreekt is een mogelijkheid om zaken als opmerkingen, reacties, extra uitleg of feedback uit te wisselen. Op papier maakte je dan een krabbel of kattebelletje op een post-it.

Fujitsu ScanSnap S300 scanner

Met Skitch van Evernote kun je aantekeningen maken op een PDF, teksten markeren/arceren en opmerkingen/commentaar toevoegen op de iPad!

Het PDF bestandsformaat biedt de mogelijkheid om aantekeningen in documenten te maken. Dergelijke aantekeningen worden geplaatst en verwijderd zonder de documentinhoud aan te tasten. De mogelijkheid om aantekeningen te maken in een PDF bestand is ook handig bij het lezen van PDF boeken of handleidingen.

Om aantekeningen te kunnen maken met de PDF lezer van Adobe zelf, Adobe Acrobat Reader, dien je binnen de organisatie te beschikken over de duurdere Adobe Acrobat. Adobe schrijft hier zelf over: “When you receive a PDF to review, you can annotate it by using the commenting and markup tools. These features are available only when the PDF author has enabled commenting.” Het is mijn ervaring dat ook met bestanden die niet beveiligd zijn de werkbalk “Opmerkingen en markeringen” (zie onderstaand screenshot) helaas met geen mogelijkheid kan worden geactiveerd.

Adobe Acrobat Reader - commenting and markup tools

PDF-XChange Viewer profileert zich als alternatief voor Adobe Acrobat Reader: kleiner, sneller en met meer functionaliteit. Qua snelheid ontloopt PDF-XChange Viewer de Adobe Acrobat Reader niet zoveel, deze is met versie 9 ook sneller geworden. Het geheugengebruik is wel minder (ongeveer de helft). Functioneel werkt het prima voor zover ik kan zien: PDF documenten openen, bladwijzers gebruiken, het document doorzoeken en afdrukken. Wel heb ik de leverancier doorgegeven dat er extra enters mee komen met het kopiëren/plakken van teksten uit een PDF document naar een tekstverwerker zoals Microsoft Word – de volgende grote update (versie 3 – releasedatum op dit moment nog niet bekend) zal dit verhelpen.

PDF-XChange Viewer is gratis voor zowel privé als zakelijk gebruik zolang je het zelf niet doorverkoopt. Met PDF-XChange Viewer kun je naast de reguliere functies van Adobe Actobat Reader een PDF bestand van aantekeningen, opmerkingen of notities voorzien via een soortgelijke werkbalk als hierboven getoond. Als het met PDF-XChange Viewer opgeslagen PDF document vervolgens geopend wordt met Adobe Acrobat Reader dan zijn deze opmerkingen gewoon zichtbaar. Wijzigingen aanbrengen in de aantekeningen kan niet via Adobe Acrobat Reader dus als je reacties met iemand wilt uitwisselen stuur dan dit artikel even door :-)

Tracker PDF-XChange Viewer

N.B.: Foxit PDF Reader wordt op internet ook genoemd als alternatief om gratis aantekeningen in PDF documenten te maken. De website van de fabrikant geeft echter aan: “Foxit Reader Pro Pack is not free. It includes the following functions: Annotation […]”. Een ander alternatief (tot 30 pagina’s per maand gratis en ondersteunt ook afbeeldingen) is http://a.nnotate.com/. Het uploaden van boeken en handleidingen om aantekeningen in te maken lijkt mij te omslachtig. Administratieve documenten worden, vanwege de vertrouwelijkheid, ook niet zomaar geüpload.

Downloaden en installeren van PDF-XChange Viewer

De downloadpagina biedt een aantal opties en presenteert zelf bovenaan een ZIP bestand. Ik zou zelf eerst de download met een naam als “PDF-XChange Viewer – MSI Installer <versienummer>” proberen. Het MSI bestand levert één te installeren bestand op. In het ZIP bestand worden twee te installeren bestanden meegeleverd: één voor Shell Extensions en één voor de viewer zelf. De Shell Extensions zorgen voor functionaliteit in de Verkenner van Microsoft Windows.

Het MSI bestand bevat zowel de Shell Extensions als de helpbestanden en de Live Update. Kies na het opstarten van de MSI en het accepteren van de licentievoorwaarden voor “Complete”.

N.B.: Er is voor ervaren PC gebruikers ook een portable versie beschikbaar. Deze kan gebruikt worden vanaf een USB stick. Een portable versie kun je ook op een reguliere PC gebruiken door de bestanden uit te pakken in een map waarvoor iets meer PC kennis nodig is dan het MSI bestand installeren. Bij een portable versie worden er zeker geen bestanden her-en-der op de PC geïnstalleerd. Er worden ook geen aanpassingen aan het Windows register gedaan, waardoor ook de integratie van PDF-XChange Viewer met Windows minder is.

Vervolgens kun je opgeven of je PDF-XChange Viewer in het Start menu en de desktop terug wilt zien. Daarnaast kun je PDF bestanden automatisch laten openen in PDF-XChange Viewer (in plaats van met Adobe Acrobat Reader). PDF-XChange Viewer kan ook PDF bestanden die in de webbrowser worden geopend weergeven.

In de volgende stap kies je voor “Free Version”. Als je meer aan een PDF bestand wilt veranderen dan op- en aanmerkingen dan kun je in een later stadium ook PDF-XChange Viewer Pro aanschaffen. Denk dan aan het verplaatsen, verwijderen of toevoegen van pagina’s. Overigens zijn veel van de Pro-functies gewoon beschikbaar in het menu. Ze zijn dan voorzien van de toevoeging “pro”. PDF-XChange Viewer voegt bij gebruik van deze functies, na een duidelijke popup waarschuwing, watermerken met reclame voor de Pro-versie in de bovenste hoeken van iedere pagina toe bij het opslaan van het document. Indien gewenst kun je de Pro-functies onzichtbaar maken het menu Bewerken>Voorkeuren (CTRL+K) onder de categorie Registreren.

PDF bestanden van aantekeningen, opmerkingen of notities voorzien

Via de werkbalk Bewerken of het menu Extra>Bewerkingsgereedschappen voeg je aantekeningen, opmerkingen of notities toe aan het PDF document. Bij deze opties kun je de gebruikte kleuren instellen. Zo kun je kiezen voor:

  • Notitie toevoegen
    Sleep een rechthoek om een popup te openen in de vorm van een post-it. De popup kun je eventueel sluiten waarna alleen een kleine tekstballon in de tekst zichtbaar blijft. Dubbelklikken op de kleine tekstballon maakt de popup weer zichtbaar. De post-it’s kunnen ook worden verschoven zodat ze niet over de tekst heen liggen.
  • Tekst toevoegen
    Met de optie “Typemachine” kun je op een willekeurige plek in het document tekst typen. Met typemachine kun je bestaande tekst niet aanpassen, de tekst wordt los toegevoegd. Met het tekstvak van de optie “Tekstvak toevoegen” sleep je een rechthoek en type je tekst in het tekstvak dat verschijnt. Het tekstvak is niet eenvoudig te verbergen. De optie “Toelichting toevoegen” is een tekstvak met pijl. Begin te slepen vanaf de plek waar de pijl naartoe moet wijzen.
  • Tekst arceren
    Ook zijn woorden te arceren met de opties “Tekst markeren” (standaard een gele arceerstift), “Tekst doorhalen” en “Tekst onderstepen”.

Naast deze veelgebruikte opties kun je ook nog vormen tekenen zoals pijlen, lijnen, vierkanten, ovalen, polygonen en wolken. Of uit de vrije hand.

Het is ook mogelijk om stempels in te voegen. Standaard zijn de stempels aanwezig als approved, as is, confidential, departmental, draft, experimental, expired, final, for comment, for public release, not approved, not for public release, sold en top secret (zie screenshot hieronder). Daarnaast kun je eigen afbeeldingen als stempel inladen zodat je bijvoorbeeld een handtekening kunt zetten. De stempels kun je vergroten.

PDF-XChange Viewer - stempels

Via het menu Opmerkingen>Opmerkingen weergeven (of CTRL+M) kun je alle opmerkingen die in het PDF document zijn opgenomen aan de linkerkant weergeven. Ze zijn ook te groeperen op bijvoorbeeld pagina, type, datum, auteur en kleur. Met CTRL+SHIFT+8 verberg je alle opmerkingen en met CTRL+8 worden ze allemaal zichtbaar gemaakt.

Hoewel ik nog geen beschermde PDF documenten heb aangetroffen en die zeker niet verwacht via mijn eigen scanner kun je met Unrestrict PDF de beveiliging van een document halen als deze in de weg zit om opmerkingen in het document op te nemen. Unrestrict PDF is geen gratis product; met de demo versie kun je nagaan of het betreffende document inderdaad beveiligd is.

, , , ,

Artikel laatst gewijzigd op vrijdag, 28 februari 2014

Gemaakt met WordPress. Ontworpen door Woo Themes