Een manier om…

Regelmatig wil ik op verschillende computers verder kunnen werken aan bestanden. Het gaat dan vaak om Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls) of Microsoft PowerPoint (.ppt) documenten. Dankzij Syncplicity kan ik altijd bij bestanden van projecten waar ik nu mee bezig ben. En dat allemaal eenvoudig via de bekende Windows Verkenner waardoor ik er niet apart over na hoef te denken. De online schrijfruimte van Syncplicity is een beter alternatief voor het meenemen van dergelijke bestanden op een USB stick.

Ook wil ik een bestand snel online kunnen delen met iemand via internet en dan liefst de laatste versie. Als je Syncplicity hebt geïnstalleerd dan kun je eenvoudig een map of een specifiek bestand delen via de Windows Verkenner. Klik met de rechtermuisknop op een map en kies voor “Share with others…”. Je kunt aangeven of mensen die de uitnodiging via e-mail ontvangen de bestanden alleen mogen openen of ook mogen wijzigen. Syncplicity gebruikers kunnen de map vervolgens linken aan hun account. En na een verbinding met internet heeft iedereen weer de laatste versie van de bestanden beschikbaar! Mensen die geen Syncplicity (willen) gebruiken kunnen via de link de bestanden downloaden.

Het is minder verstandig om databasebestanden te delen tussen computers (synchroniseren) via Syncplicity. Deze worden immers regelmatig op beide computers aangepast. Syncplicity heeft een lijst van bestandstypen die mogelijk problemen kunnen opleveren. Zelf synchroniseer ik al tijden zonder problemen de bestanden van zowel snel-type programma Fingertips als wachtwoordmanager Roboform.

Regelmatig werk ik aan een Word of Excel document waar meerdere mensen input op moeten leveren. In plaats van het document via e-mail versturen heb deel ik het bestand via Syncplicity. De link naar het bestand stuur ik dan de mensen die input willen leveren toe. Als er veel discussie plaats gaat vinden open ik een topic op een intern forum waar ik ook de Syncplicity link naar het document plaats. Feedback die ik via het forum of e-mail krijg verwerkt ik zo snel mogelijk in het document. De volgende persoon die de link naar het bestand opent krijgt altijd de laatste versie voor ogen. Veel beter dan een bestand via e-mail versturen dus, ook al omdat je dan tegen een maximale bestandsomvang aan kunt lopen.

Tip: Individuele bestanden kun je vanuit de Windows Verkenner delen via Syncplicity>”Get a sharable link”. Een dergelijke link kun je later weer online verbreken via het tabblad Account, “View and edit your shared files”. Mappen deel je vanuit de Windows Verkenner via Syncplicity>”Share with others” en beheer je via de Windows client zelf, Manage and Share folders.

Syncplicity op meerdere computers gebruiken

Momenteel zijn er Mac en Windows clients van Syncplicity beschikbaar (voor Windows XP, Windows Vista en Windows 7).

Op je mobiel kun je gebruik maken van m.syncp.com. Je vindt Syncplicity in de Android Market en Syncplicity voor iOS (iPhone/iPad) in de Apple Store. Met de mobiele apps kun je ook foto’s en video’s van je mobiel naar Syncplicity uploaden. Je kunt Syncplicity ter bescherming van je gegevens van een aparte pincode voorzien. Als je je toestel verliest dan kun je deze ontkoppelen waarna de gegevens van het apparaat worden verwijderd.

Als je even geen client bij de hand hebt kun je met iedere moderne webbrowser (Firefox, Internet Explorer, Chrome, en Safari) bewerkingen online uitvoeren. Ook kun je bestanden uploaden en downloaden.

Online kun je documenten bewerken met webservice Zoho of Scribd zoals onderstaand screenshot toont. Afbeeldingen worden geopend met Picnik waarin je de meeste basale fotobewerkingen kunt uitvoeren (draaien, bijsnijden, formaat wijzigen, kleuren bijstellen, scherper maken, rode ogen verwijderen). Na een bewerking worden alle wijzigingen vervolgens weer overal doorgevoerd.

Syncplicity heeft een actueel overzicht van bestanden die je online kunt bewerken in de handleiding opgenomen.

Online kun je ook de veranderingen in bestanden volgen via de News Feed.

Backup/restore met Syncplicity

Met Syncplicity heb je automatisch een backup van je bestanden. Zodra je verbinding hebt met internet worden Wijzigingen die je lokaal hebt aangebracht gesynchroniseerd met Syncplicity. Als je vervolgens een andere computer inschakelt dan zal deze automatisch worden voorzien van de gewijzigde versie van het document.

Nadat ik mijn computer opnieuw installeerde naar aanleiding van een schone installatie van Windows 7 kon ik in Syncplicity eenvoudig aanwijzen waar ik de bestanden terug wilde hebben. De bestanden werden via internet snel weer op mijn computer geplaatst. Een dergelijke restore functionaliteit is natuurlijk ook handig na een diefstal of crash van de harde schijf.

Syncplicity bewaart ook vorige versies en verwijderde bestanden. Deze kun je online toegankelijk maken door op het Syncplicity icoon van een bestand te klikken en te kiezen voor “Show Revisions”. Je kunt een eerdere versie apart downloaden of de huidige versie terugdraaien naar een eerdere versie. Via de “Recycle Bin” kom je bij bestanden die je hebt verwijderd.

Naast Syncplicity maak ik automatisch een backup van al mijn belangrijke bestanden met KPN Backup Online. Naast de limiet aan schijfruimte van de gratis versie van Syncplicity hoef ik ook niet al mijn foto- en muziekbestanden altijd tot mijn beschikking te hebben.

N.B.: Mocht je overigens op twee computers een bestand hebben gewijzigd zonder dat Syncplicity de tijd heeft het bestand te verspreiden dan bewaart Syncplicity beide bestanden. Nadat je hebt uitgezocht wat je wilt bewaren verwijder je het andere bestand.

Integratie met Google Docs

Door Syncplicity te verbinden met Google Docs (zie het tabblad online) heb je ook altijd deze bestanden ter beschikking. Zo kun je documenten bijvoorbeeld bewerken met Microsoft Word. Ook kun je offline en mobiel werken met je Google Docs documenten en heb je automatisch een backup van deze bestanden.

Google Docs bestanden worden lokaal geconverteerd naar respectievelijk:

Documents

• Microsoft Word 97-2003 Document (.DOC)
• Web Page (.HTML)
• OpenDocument Document (.ODT)
• Rich Text Format (.RTF)
• Plain Text (.TXT)

Spreadsheets

• Microsoft Excel 97-2003 Workbook (.XLS)
• Comma Seperated Values (.CSV)
• OpenDocument Spreadsheet (.ODS)
• Tab Separated Values (.TSV)

Presentations

• Microsoft PowerPoint 97-2003 (.PPT)

Syncplicity is zuinig op je bestanden. Omdat het verwijderen, verplaatsen en hernoemen nog niet betrouwbaar genoeg werkt worden dergelijke wijzigingen niet doorgevoerd.

Google Docs documenten kunnen niet overweg met wijzigingen in document zoals Microsoft Word dat kan. In Google Docs zie je deze dan ook niet terug. In gevallen waarin je gegevens zou verliezen zorgt Syncplicity er altijd voor dat het bestand met al deze gegevens ook beschikbaar blijft.

Versleutelde communicatie en geografisch verspreidde opslag

Syncplicity communiceert versleuteld (met SSL encryptie) met je computer. Bestanden kunnen dus niet zomaar worden opgevangen. Bij Syncplicity worden bestanden ook versleuteld (AES) opgeslagen. De data wordt op geografisch verschillende locaties opgeslagen zodat je bestanden veilig zijn in geval van een plaatselijke storing of aardbeving.

Syncplicity Personal Edition (gratis) of Syncplicity Business Edition

Met Syncplicity Personal Edition krijg je gratis 2GB schijfruimte, wellicht voldoende voor bestanden die je onderhanden hebt. De gratis versie van Syncplicity kun je naast het web op maximaal twee computers in gebruik hebben.

Met de gratis versie kun je eerdere versies van bestanden tot 30 dagen terug in de tijd restoren. De schijfruimte die deze extra bestanden innemen tellen niet mee met de maximale schijfruimte die je kunt gebruiken.

Voor $15 per maand krijg je 50GB schijfruimte ter beschikking en kun je Syncplicity op 5 computers installeren. Daarnaast kun je 3GB gratis schijfruimte verdienen als via jou drie anderen zich aanmelden bij Syncplicity (zie het tabblad Invite online). Via het tabblad Account kun je zien of mensen die je hebt uitgenodigd hun inschrijving hebben voltooid.

Voor ondersteuning kun je terecht op het Syncplicity forum waar gebruikers elkaar helpen. Medewerkers van Syncplicity helpen natuurlijk ook mee. In het forum kun je ook aanvragen voor nieuwe functionaliteit kwijt.

Syncplicity Business Edition is een interessant alternatief voor een fileserver of NAS om bestanden beschikbaar te stellen (SaaS). Werknemers hebben via Syncplicity:

Syncplicity kan voor zakelijk gebruik op een ongelimiteerd aantal computers worden geïnstalleerd. Daarnaast zijn er voorzieningen voor het centraal beheren van Syncplicity (het aanmaken van veel gebruikers in één keer (bulk) en het gecontroleerd installeren van updates van Syncplicity). Ook kun je het delen van bestanden beter beheersen door het delen van bestanden te beperken tot andere Syncplicity gebruikers van hetzelfde bedrijf. Beheerders kunnen op Syncplicity inloggen als een eindgebruiker (“impersonate user”) en zo instellingen goed zetten of helpen met het terugzetten (restoren) van bestanden. Tenslotte kun je een beroep doen op ondersteuning door Syncplicity via e-mail of telefoon en krijg je één factuur.

Ook voor zakelijk gebruik kost Syncplicity $15 per gebruiker per maand. Het starttarief is $45 per maand voor drie gebruikers. De schijfruimte begint bij 50GB en groeit met 5GB per gebruiker. De totale schijfruimte wordt verdeeld over alle gebruikers en extra schrijfruimte is ook los aan te schaffen. Zie de prijzen van Syncplicity.

Als je gebruik maakt van de betaalde Syncplicity Business Edition dan blijven voorgaande versies en verwijderde bestanden bewaard totdat je deze zelf expliciet verwijdert. Na 30 dagen telt de omvang van deze oudere bestanden dan wel mee in de schijfruimte.

Voor systeembeheerders is de volgende informatie van belang:

• syncplicity.exe moet vanaf de computer toegang hebben tot internet;
• de firewall moet verkeer over-en-weer met *.syncplicity.com en *.syncp.com doorlaten.

Syncplicity Business Edition kan 30 dagen gratis worden geëvalueerd. Lees voor meer details de Syncplicity Business Edition Product Guide.

N.B.: De maximale bestandsomvang van Syncplicity is 2GB.

Syncplicity heeft een programma om samen te werken met resellers van de Business Edition.

Alternatieven voor Syncplicity met accentverschillen

Het verspreiden van bestanden op meerdere computers kun je ook met Windows Live Sync doen. Windows Live Sync van Microsoft noemde ik eerder in mijn artikel over KPN Backup Online. Windows Live Sync is gratis en heeft geen limiet op schijfruimte (maar wel een maximum van 20.000 bestanden per map). Bij Syncplicity hoeven de computers echter niet gelijktijdig aan te staan omdat de bestanden eerst via internet bij Syncplicity worden opgeslagen. Ook bewaart Syncplicity voorgaande versies van bestanden.

Microsoft werkt theoretisch gezien ook aan Windows Live Mesh aan 5GB opslag die deelbaar is tussen Windows Mobile, Windows computers en Mac. Ook zou je aangesloten computers over kunnen nemen. De afgelopen jaren heb ik er echter niet veel meer van gehoord.

Dropbox is een alternatief dat bekender is dan Syncplicity. Hiermee ben ik dan destijds ook begonnen. Dropbox gaf echter problemen met de firewall op kantoor waar Syncplicity direct zonder problemen functioneerde. Dropbox kent verder als beperking dat je alleen de specifieke Dropbox map deelt met andere computers (tenzij je een technisch meer ingewikkelde omlossing met symlinks toepast – gemakkelijker gemaakt met de Dropbox Folder Sync Addon). Dropbox heeft ook een client voor Linux beschikbaar. Verder maakt Dropbox een mooie fotogallerij van een map met foto’s.

Tenslotte is er nog SugarSync. SugarSync heb ik niet geprobeerd omdat ik deze pas op het spoor kwam toen ik al tevreden was met Syncplicity. SugarSync heeft een vergelijkingstabel online staan maar vergelijken niet met Dropbox, Syncplicity en Live Mesh maar met backup programma’s.

Toekomstige ontwikkelingen van Syncplicity

Je kunt op de hoogte blijven van Syncplicity via Twitter en het Syncplicity weblog. Op 6 februari 2011 heeft Syncplicity dit artikel op Twitter onder de aandacht gebracht.

Mocht je als ontwikkelaar gebruik willen maken van Syncplicity dan kun je meer informatie over de API opvragen door een e-mail te sturen naar developers@syncplicity.com.