Een manier om…

Met Evernote kun je overal aantekeningen vastleggen en weer terugvinden.

Evernote stelt je in staat om altijd en overal alles terug kunnen vinden wat ooit jouw aandacht heeft getrokken. Zie Evernote als jouw oneindige externe geheugen, hetgeen de olifant als logo van Evernote symboliseert. Evernote stelt je in staat alles wat je je wilt herinneren op te slaan op een manier waarom je het snel weer terug kunt vinden, waar je ook bent.

Evernote streeft ernaar ieder apparaat waar je gebruik van kunt maken (zoals PC’s, mobiele telefoons, fototoestellen en PDA’s) te verbinden met jouw externe geheugen: Evernote. Zo kun je vanaf diverse clients Evernote voeden met nieuwe notities of juist eerder gemaakte notities opzoeken. Het is ook mogelijk je notities te exporteren. Je blijft dus altijd de mogelijkheid hebben om al je notities te exporteren – geen vendor/data lock-in.

Meer dan 1 miljoen mensen maakten al gebruik van Evernote in het eerste jaar van lancering en het aantal gebruikens neemt met enorme aantallen toe. In dit artikel vertel ik hoe Evernote ervoort zorgt dat je jouw herinneringen terug kunt vinden. Vervolgens komen de mogelijkheden van Evernote op verschillende apparaten en aanvullende programma’s aan bod. Software en hardware waarmee je jouw herinneringen in en uit Evernote kunt halen waar en wanneer je maar wilt. Daarna geef ik aan hoe ik Evernote zelf gebruik. Het artikel eindigt met achtergrondinformatie over Evernote en de toekomstige ontwikkelingen.

Goed nieuws: de gratis versie van Evernote is bewust zo gemaakt dat je er ruimschoots mee uit de voeten kunt, opwaarderen naar een premium account is lang niet voor iedereen nodig.

Het vindbaar maken van afbeeldingen en handgeschreven notities door indexeren

Evernote is sterk in het vindbaar maken van afbeeldingen en handgeschreven notities op de computer. Hiervoor indexeert Evernote afbeeldingen. Indexeren verschilt daarin van OCR waarbij afbeeldingen worden omgezet naar tekst. Evernote maakt de oorspronkelijke notities vindbaar. Zo heb ik bijvoorbeeld een screenshot gemaakt van een filmpje waarin de CEO van Evernote zijn laptop toonde. In Evernote kon ik dit screenshot terug vinden door te zoeken op tekst die op het scherm van de laptop werd getoond. Doorzoek mijn Evernote demonstratie foto’s maar eens, bijvoorbeeld op “denim” of “banaan” om deze krachtige zoekmethode te ervaren (klik een foto aan om deze te vergroten; de plek waarop de tekst is gevonden zal geel gearceerd zijn).

Evernote was in beginsel populair onder gebruikers van tablet PC’s (waar je op kunt schrijven). De specialiteit van Evernote was toen de handgeschreven tekst goed weergeven maar ook herkennen (indexeren). Zo kun je bijvoorbeeld een foto van een whiteboard maken en deze terugvinden door te zoeken op woorden die je op het whiteboard had geschreven. Kunstletters zoals graffiti werken logischerwijs minder goed.

Naast handgeschreven tekst werken gedrukte letters natuurlijk nog beter. Deze kom je tegen op visitekaartjes, bonnetjes, vliegtickets, screenshots maar ook t-shirts. In een video met Robert Scoble laat Phil Libin (eigenaar van Evernote) zien dat hij alle foto’s die hij tijdens een evenement heeft gemaakt een bepaalde tag heeft gegeven. Dit gaat natuurlijk eenvoudig door al deze foto’s te selecteren en op een tag te slepen. Vervolgens zocht hij in Evernote iemand van een bepaald bedrijf. De naam van het bedrijf werd in de notities van Phil Libin gevonden aan de hand van de bedrijfsnaam op het t-shirt van de medewerker danwel op de badge van het evenement. De foto’s hoeven daarvoor niet eens kwalitatief goed te zijn. Phil Libin bewaart foto’s van visitekaartjes in Evernote die hij bijvoorbeeld neemt met de in zijn laptop geïntegreerde webcam.

Als je Evernote op een laptop gebruikt voor het maken van aantekeningen tijdens een vergadering of presentatie dan kan dit onbeleefd over komen. Evernote heeft daar iets voor bedacht: een sticker met de tekst “I’m not being rude. I’m taking notes in Evernote.”. Een iPad lijkt in dit opzicht overigens meer op een stuk papier en heeft dit probleem niet.

Evernote clients

Om je overal toegang te geven tot Evernote worden er diverse programma’s (clients) ter beschikking gesteld. Het idee is dat je overal waar je toegang hebt tot een computer, PDA, telefoon of fototoestel gebruik kunt maken van Evernote. Daarbij wil Evernote dat het zo intuïtief mogelijk werkt zodat je je niet druk hoeft te maken over technische zaken zoals synchronisatie en dergelijke. De mogelijkheden die Evernote je kan bieden zijn afhankelijk van de mogelijkheden van het apparaat dat je gebruikt. Zo kan vanaf een PDA met GPS functie de geografische locatie aan een notitie worden meegegeven (welke door Evernote als plaatsnaam wordt weergegeven in de client).

Bestanden die je (bijvoorbeeld PDF) koppelt aan notities in Evernote zijn zo dus op iedere client beschikbaar. Als het betreffende besturingssysteem een bestand kan openen dan kan het ook zo worden geopend vanuit Evernote. Hoe dat werkt bij een specifiek bestandstypen kun je ervaren door jezelf een dergelijk bestand toe te sturen via de reguliere e-mail.

Walt Mossberg, journalist van The Wall Street Journal, heeft Evernote in januari 2010 aan de tand gevoeld. Hij heeft daarbij gebruik gemaakt van twee Macs en twee Windows machines, een iPhone, Palm Pre en de Nexus One van Google. Werkte prima!

Evernote luxe clients voor Windows en Mac

Achter de PC beschik je voor Windows en Mac over een luxe clients waarmee je ook zonder Internet verbinding gebruik kunt maken van Evernote. Met een luxe client kun je nieuwe notities eenvoudig aanmaken door bestanden (PDF documenten, gescande teksten) in Evernote te slepen. Ook kun je de notities natuurlijk snel terugvinden.

In een notitie kun je een checkbox aanmaken ten behoeve van een checklist. Een vinkboxje maak je in de Windows client met Ctrl+Shift+C.

Bestanden die je vanuit Evernote opent en dan bewerkt worden door Evernote automatisch weer gesynchroniseerd met de server. Op deze manier kun je via Evernote de bestanden op verschillende machines benaderen.

Met de luxe Windows client wordt een Clipper geïnstalleerd die reageert op de knop Print Screen op je toetsenbord. Hiermee kun je snel (delen van) het scherm in Evernote opslaan. De opgeslagen screenshots worden ook geïndexeerd en zijn dus vindbaar op teksten die erop voor komen. Screenshots van de Clipper komen in het standaard Notebook, indien gewenst kun je een specifiek Notebook aanwijzen.

Na het drukken op de knop Print Screen van je toetsenbord heb je drie mogelijkheden om het resultaat van de Clipper te verwerken:

1. Gewoon een gedeelte van het scherm selecteren en dan de muisknop loslaten – de Clipper maakt een nieuwe notitie aan.
2. Tijdens het selecteren van een gedeelte van het scherm de knop Shift ingedrukt houden – de Clipper maakt een .png bestand op het Windows bureaublad aan die je kunt versturen of anders verwerken.
3. Tijdens het selecteren van een gedeelte van het scherm de knop Ctrl ingedrukt houden – de Clipper stuurt het screenshot naar het Windows klembord.

Na het drukken op Print Screen geeft de Clipper deze toetsen als aanwijzing. Als je Shift of Ctrl indrukt verschijnt er respectievelijk “to desktop” of “to clipboard”.

Tenslotte kun je als Evernote een webcam herkent op je Windows of Mac met de knop WebCam of  ”iSight Note” foto’s toevoegen aan Evernote.

Bestanden (automatisch) importeren met Evernote Watch folders

Via het menu “Tools>Import  Folders” kun je bestanden in Evernote importeren. Nadat je een map hebt aangegeven monitort Evernote deze map (houdt in de gaten of er bestanden bij komen) en importeert bestanden die daar verschijnen automatisch. Per map geef je daar aan of bestanden uit subdirectories ook moeten worden geïmporteerd, in welk notebook de notes moeten worden aangemaakt en of de bestanden verwijderd mogen worden.

Als je in Windows met de rechtermuisknop op een bestand klikt dan kun je het bestand “kopiëren naar” een andere locatie. Deze andere locatie kan ook een programma zijn en je kunt ook meerdere bestanden selecteren om in één keer te “kopiëren naar”. De opties onder “kopiëren naar” zijn gewoon snelkoppelingen in een bepaalde map. Standaard levert Microsoft Windows de volgende opties mee voor “kopiëren naar”:

• Bureaublad (snelkoppeling maken)
• E-mailontvanger
• Gecomprimeerde map
• Mijn documenten

Je kunt daar eenvoudig een door Evernote gemonitorde map aan toevoegen. Maak daarvoor eerst een snelkoppeling naar een door Evernote gemonitorde map. Vervolgens verplaats je deze snelkoppeling naar de SendTo folder die afhankelijk van je Windows versie hier is te vinden:

• Windows XP: C:\Documents and Settings\%username%\SendTo
• Windows Vista en Windows 7: %APPDATA%\Microsoft\Windows\SendTo

Fujitsu ScanSnap S300 scanner in combinatie met Watch folders

De Evernote Watch folders zijn ook handig in combinatie met een scanner. Bij de meeste scanners kun je eenvoudig een doelmap instellen voor gescand materiaal. Zonder extra handelingen heb je die informatie dan in Evernote beschikbaar.

Veel mensen zijn enthousiast over de Fujitsu ScanSnap S300 (meer informatie over de Fujitsu ScanSnap S300 van de fabrikant). Evernote adviseert de scanner zelf ook en heeft er in het verleden zelfs een aantal verloot. De scanner is geroemd omdat deze:

• dubbelzijdig papier verwerkt;
• veel papierformaten accepteert;
• automatisch de tekstoriëntatie herkent en de resulterende pagina indien nodig omdraait.

Ook mooi: Een Lexmark Smart Solution scanner werkt zonder verbinding met een PC. De scanner kan verbonden worden met internet. Lexmark heeft een Smart Solution aangemaakt waarmee scans rechtstreeks in Evernote terecht kunnen komen. Daar iedere gebruiker van de scanner eigen Smart Solutions kan installeren kan iedereen zijn of haar eigen Evernote account koppelen. Je kunt meer over de Lexmart Smart Solution integratie met Evernote lezen en een video demonstratie bekijken op het Evernote weblog.

Als je gebruik maakt van Evernote Premium kijk dan ook eens of je scanner PDF documenten kan genereren. Evernote kan deze importeren en Evernote Premium maakt PDF documenten doorzoekbaar. Als je met de rechtermuisknop klikt op een notitie met PDF document erin kun je kiezen voor “Save Searchable PDF Document”. Als je een dergelijk document opent in Adobe Reader dan kun je de tekst gewoon kopiëren/plakken. Handig om de tekst van een pagina van een andere opmaak te voorzien in Microsoft Word of te publiceren op een website zonder de tekst over te hoeven typen. Evernote adviseert dan ook documenten te scannen naar PDF. Tenslotte kun je met de applicatie ScanDrop vanuit scanners van diverse fabrikanten scans rechtstreeks naar Evernote sturen, ook een poging waard!

Watch folders en Send to Evernote op Mac OS X

Op het weblog Thought Asylum een workaround voor Evernote Watch folders en Send to Evernote op Mac OS X via Automator/AppleScript. Omdat ik zelf geen Mac heb kan ik niet nagaan of de scripts echt nodig zijn en of deze ook functioneren.

Evernote in de webbrowser

Evernote is ook te gebruiken via de webbrowser. Vanuit de webbrowser kun je ook gebruik maken van een webclipper. In de webclipper log je eenmalig in. Vervolgens stel je in wat je wilt clippen als je, zonder tekst te selecteren, klikt op de webclipper. Je kunt ervoor kiezen om de hele pagina te clippen maar ook alleen de URL. Zelf selecteer ik liever de tekst waar het om gaat op de pagina zodat ik deze op een later moment kan lezen op mijn Windows Mobile Evernote client. Een ander voordeel van het bewaren van tekst in Evernote is dat de inhoud van de pagina altijd beschikbaar blijft, ook als de website de pagina verplaatst, aanpast of verwijdert. Bij het clippen geef je aan in welk notebook je de notitie op wilt slaan. Ook kun je naar wens een korte notitie en tags meegeven (de clipper vult de tags automatisch aan tijdens het typen).

Doordat alles in Evernote goed doorzoekbaar heb ik mijn Delicious bookmarks overgezet naar Evernote (de Delicious import functionaliteit is later helaas komen te vervallen).

Gebruikers van webbrowsers Google Chrome of Mozilla Firefox kunnen een hele luxe extension installeren. Met de Evernote Extension voor webbrowser Google Chrome of de Evernote Web Clipper Add-on voor Firefox kun je, naast het webclippen, ook je notities snel opvragen. In de webclipper popup klik je dan rechtsonder op Notes waarna je in de popup kunt zoeken – namen van notebooks en tags worden automatisch aangevuld. Een notitie opent in een apart venster. De Extension voor Google Chrome loopt net iets verder voor op de ontwikkelingen – als je de Evernote Extension opent vanaf een website waar je meerdere notities hebt gemaakt dan kun je daar snel weer doorheen bladeren.

Tip: In Internet Explorer 8 werkt de webclipper niet zonder meer. In mijn Nederlandstalige versie kon ik ‘m werkend maken door via het menu Extra>Internet opties>Beveiliging, Aangepast niveau de optie “XSS-filter inschakelen” om te zetten naar ”Uitschakelen”. Na een herstart van Internet Explorer 8 werkte de webclipper weer zoals ik gewend was in Internet Explorer 7.

Tip: Vanuit Google Reader kun je een artikel met “Send to” naar Evernote sturen.

Evernote mobiel

Als je niet achter je PC zit dan kun je met een modern toestel en een Internet verbinding ook gebruik maken van Evernote. Zo zijn er Evernote clients voor Windows Mobile, Android, BlackBerry en de Palm Pre. Een client voor de Nokia N97 (op basis van S60 Nokia Web Runtime framework) is in ontwikkeling.

Evernote heeft één universeel programma ontwikkeld ten behoeve van de iPhone, iPod Touch en iPad. Toch is Evernote op de iPad anders dan op een iPhone. Zo kun je bij het geografisch bladeren door notities die van een GPS locatie zijn voorzien (places/mapview) een verkleinde weergave van de notitie zien.  Op termijn wordt het mogelijk om korte schetsen te maken ten behoeve van een korte notitie zoals een telefoonnummer of geheugensteuntje. Voor de wat langere teksten voldoet het touchscreen toetsenbord van iPad immers. Evernote voor iPhone/iPad kan, indien gewenst, synchroniseren over zowel 3G als WiFi.

De functionaliteiten van Evernote zijn dus afhankelijk van de mogelijkheden van het toestel. Als het toestel beschikt over GPS dan bewaart Evernote ook de locatie zodat je daar ook op kunt zoeken. Phil Libin gebruikt deze eigenschap overigens om na een bezoek aan het buitenland zijn auto terug te vinden op het vliegveld en om een hotelkamer terug te vinden.

Met een minder luxe of modern toestel kun je informatie e-mailen naar je Evernote account of later bij je PC toevoegen. Als jouw toestel beschikt over IMAP dan kun je op die manier door je notities bladeren. Evernote werkt hard aan het uitbreiden van de clients voor diverse mobiele toestellen (zoals momenteel die van Nokia). Tot die tijd kun je op diverse apparaten al gedeeltelijk uit de voeten via de mobiele website http://www.evernote.com/m/. Via deze mobiele variant van Evernote kun je door je notities bladeren en een tekstuele quick note maken.

Foto’s van bijvoorbeeld whiteboards kun je eerst door JotNot laten opknappen waardoor Evernote de tekst beter kan indexeren. JotNot kan ook overweg met foto’s die onder een hoek genomen zijn. Voor de iPhone is JotNot als applicatie met Evernote integratie beschikbaar. Met een ander platform kun je afbeeldingen naar JotNot mailen: color@jotnot.com (kleur) of bw@jotnot.com (zwart-wit) – of uploaden via de homepage van JotNot.

Je kunt de “cloud” functie van Evernote ook gebruiken om foto’s snel van je PDA naar je PC te krijgen. Bestanden die je naar Evernote upload (via Upload File, zie screenshot) zijn immers ook snel beschikbaar in de luxere clients en webinterface.

N.B.: Als je een Windows Mobile client gebruikt en Evernote kan niet met de server communiceren, controleer dan eerst of de voor het versleuteling gebruikte certificaat door Windows Mobile is vertrouwd door https://www.evernote.com/m te openen. Windows Mobile vertrouwt de nieuwe certificaten van Verisign (nota bene een van de grootste) nog niet. Als bij het openen van de mobiele site van Evernote eerst een waarschuwing verschijnt, open dan het bestand c3g2.p7b uit het zipbestand met certificaten dat je via het Evernote forum kunt downloaden.

E-mail importeren in Evernote

Via Settings in de webinterface van Evernote kun je je eigen Evernote e-mailadres achterhalen. Alles wat je hier naartoe stuurt zal door Evernote worden geïmporteerd. Machines waar je geen Evernote client op hebt geïnstalleerd of waar deze nog niet voor beschikbaar is kun je zo toch gebruiken om eenvoudig informatie in Evernote te stoppen. Ook kun je veel webdiensten e-mail laten versturen en deze uitvoer dus in Evernote ontvangen en bewaren.

Evernote gebruikt het onderwerp van het e-mailbericht als titel voor de nieuwe notitie. Vervolgens kun je in het onderwerp meegeven:

• In welk Notebook de notitie terecht moet komen, gebruik hiervoor een apenstaartje @ gevolgd door de naam van het Notebook;
• Van welke tags de notitie moet worden voorzien, gebruik hiervoor een hash teken # gevolgd door de tag. Meerdere tags zijn mogelijk: gebruik wel opnieuw een hash teken #.

Via e-mail kunnen geen nieuwe Notebooks en tags worden aangemaakt. Begin met het onderwerp en geef dan eventueel Notebook en tags mee.

Evernote en audio/video

Video wordt momenteel niet ondersteund maar Phil Libin heeft aangegeven ook hieraan te werken. De bottleneck is hier vooral dat de netwerk infrastructuur er nog niet klaar voor is.

In de auto kun je eenvoudig een audio notitie aanmaken met een Evernote Mobile client. Deze zal echter niet zonder meer vindbaar zijn want Evernote indexeert zelf geen audio. Je kunt wel altijd het bericht uitluisteren.

Audio omzetten naar tekst met Dial2Do

Met een dienst uit de Evernote Trunk, Dial2Do Voice2Note, kun je audio wel omzetten naar tekst. Dial2Do maakt automatisch notities vindbaar door de eerste 30 seconden van audio naar tekst om te zetten – begin dus met het uitspreken van de titel en belangrijke trefwoorden. Je kunt ook een rechtstreeks Dial2Do nummer bellen dat audio direct omzet naar Evernote. Het oorspronkelijke audiobestand blijft overigens altijd ook netjes bewaard. Via Dial2Do kun je verder nog e-mail versturen of tweeten. Berichten werden bij mij binnen twee minuten verwerkt. En direct na inschrijving kreeg ik netjes een SMS bericht met het telefoonnummer.

Dial2Do is er op het moment nog niet helemaal klaar voor. Nederlandstalige berichten worden momenteel helaas niet herkend door Dial2Do. Je krijgt deze als “(cannot transcribe)” of met Engelstalige woorden die lijken op wat je hebt gezegd binnen. Wel voorzien van een link naar het audio bestand en in het door jou aangegeven standaard Evernote notebook. Wat dat betreft kies ik dan liever voor een opname via de Windows Mobile client van Evernote zodat je het audio bestand direct al bij de hand hebt. Bij het versturen van e-mail liep ik er tegenaan dat Outlook de e-mailberichten van Dial2Do classificeerde als “Ongewenste e-mail” (dus voeg “donotreply@dial2do.com” even toe aan de je adresboek als je dat wilt voorkomen).

Mocht je met Dial2Do willen experimenteren in combinatie met Evernote maak dan een account aan (“Register”). Onder “do more” kun je je Evernote “Incoming email adres” noteren. Vervolgens:

1. Bel je +31208903824.
2. Neemt Dial2Do op met “What would you like to do”?
3. Spreek je “Evernote” in.
4. Wacht je op de herkenning van Evernote en het verzoek “Please record your message”.
5. Spreek je duidelijk je bericht in (Engelstalig dus).
6. Als je vervolgens even stil bent dan rapporteert Dial2Do: “That’s done” waarna je de verbinding verbreekt.

Soortgelijke diensten zoals Jott, Spinvox en reQall werken momenteel niet in Nederland. Evernote wil audio ook graag vindbaar maken en werkt hiervoor samen met partners.

Notes zoeken in Evernote

De ingevoerde notities kun je terugvinden in Evernote door te zoeken op tekst die erin voor komt. Zoals gezegd hoeft het formaat daarvoor geen tekst te zijn maar kun je ook notities terugvinden van foto’s waarin een woord voor komt. Het weblog Dropping Steps heeft de zoekopdrachten van Evernote met voorbeelden toegelicht naar aanleiding van de in de API van Evernote beschreven krachtige zoekmogelijkheden onder het kopje “Evernote Search Grammar”.

Een zoekopdracht kun je bewaren (“saved search”) om later opnieuw te gebruiken. De “saved search” is dan ook beschikbaar op alle manieren waarop je Evernote benadert. Zo kun je notes van eeen specifieke tag voorzien, bijvoorbeeld “Officiële documenten” en deze notes snel tevoorschijn toveren.

Doordat ook kunt sorteren op aanmaakdatum kun je notities ook terugvinden op basis van iets dat je rond diezelfde tijd hebt opgeslagen. Phil Libin kan op die manier aan de hand van visitekaartjes diverse documenten tevoorschijn halen, documenten die vlak na de uitwisseling van visitekaartjes met een nieuwe contactpersoon zijn aangemaakt.

Evernote Trunk – integraties van partners

Naast de eerdergenoemde integraties van Evernote met webservice Dial2Do en de  Fujitsu ScanSnap S300 zijn er meer integratiemogelijkheden met Evernote. Duizenden ontwikkelaars werken aan ideeën rondom het ”Evernote Memory Platform”. Evernote heeft deze integratiemogelijkheden opgesomd in Evernote Trunk, een onderdeel van de website van Evernote dat ook via de clients beschikbaar is of zal komen. De integraties van partners zijn daar onderverdeeld in de rubrieken hardware, mobiele software, webservices en desktop software. Via de categorie Notebooks stellen partners complete Notebooks met artikelen beschikbaar zoals een verzameling recepten of Evernote tips – gratis content waarvan de omvang niet zal worden meegerekend met je “Current Monthly Usage”.

De prijs van integraties is afhankelijk van de partner en soms gratis. Eind 2010 is het mogelijk om de betaalde integraties direct in Evernote Trunk af te rekenen.

Todo applicaties Egretlist en Nozbe hebben integraties met Evernote. Want hoewel Evernote met de mogelijkheden om overal aantekeningen te maken (“Ubiquitous capture”) naadloos aansluit bij Getting Things Done is Evernote niet met GTD, productiviteit of lifehacking in het achterhoofd ontworpen. Door partners te helpen met het ontwikkelen van integraties en deze tentoon te stellen via Evernote Trunk kan Evernote haar gebruikers toch al die functionaliteiten bieden. Arjan Broere schreef over Egretlist dat gebruik maakt van de checklist vinkjes die je in Evernote zelf kunt maken, Nozbe toont Evernote notities waarvan de tag of het notebook woorden uit de taakomschrijving bevat.

Heb je wat meer technische affiniteit dan kun je acties voor de Evernote client ook scripten via de Windows client of Mac. Of als ontwikkelaar contact opnemen met Evernote om als partner gebruik te maken van de Evernote services API en jouw oplossing aan te bieden via Evernote Trunk. Via de API kun je alle data benaderen, inclusief de woorden die Evernote heeft geïndexeerd bij een notitie. Zo komt Evernote zelf voorlopig niet toe aan een Linux client maar wil zij wel graag samenwerken met mensen die daar energie in willen steken.

Gratis (free) of premium account

Evernote biedt een gratis account aan waarmee je iedere 30 dagen opnieuw 40 MB mag inbrengen. Hiermee kun je flink vooruit als je weinig foto’s en audio inbrengt en vooral webpagina’s en tekst wilt inbrengen. Als je een Mac of iPhone gebruikt dan kun je met een Lifehackingtip foto’s automatisch verkleinen voor je ze naar Evernote stuurt.

Je kunt met een gratis account niet alle documenten typen naar Evernote slepen, alleen afbeeldingen, audio en PDF. Evernote beoogt een dermate goed product neer te zetten dat je er uiteindelijk voor wilt gaan betalen (en dat is in mijn geval dus gelukt).

Natuurlijk kijkt Evernote of dit model voor inkomsten kan zorgen door advertenties te vertonen en toont het af en toe een popup om je te attenderen op het feit dat je richting de 40 MB gaat. In 40 MB passen bijvoorbeeld 20.000 tekst notities of 270 clips van webpagina’s maar 11 hoge resolutie foto’s of 40 audio notitites. In ieder geval is het ruim voldoende om ervaring op te doen met Evernote. Overigens heeft Evernote de vertrouwelijkheid hoog in het vaandel staan en worden de advertenties bijvoorbeeld niet getoond op basis van de notities die je schrijft. Nog sterker: Evernote is erg kieskeurig in de advertenties en staat alleen advertenties toe van aanvullende producten (zoals de eerder genoemde ScanSnap S300) en diensten (zoals andere software die van de API gebruik maakt) toe.

Als je “Current Monthly Usage” er ruim voor het einde van de maand uitziet zoals hierboven dan kun  je voor $5 per maand of $45 per jaar je account omzetten naar een Evernote Premium account, dan:

• wordt de tekst in je afbeeldingen binnen 10 seconden geïndexeerd (gratis accounts sluiten achter in de rij aan waardoor indexeren, afhankelijk van de drukte, 10 minuten of langer kan duren);
• ben je niet meer gelimiteerd in de documenttypes die je in Evernote kunt gebruiken (het gaat om het slepen van documenten in Notes maar ook om het importeren via Watch folders) en kun je dus ook bijvoorbeeld Word documenten en mindmaps in Evernote als attachment bewaren;
• kun je iedere 30 dagen tot 500 MB inbrengen. Als je al je papieren een keer zou willen inscannen dan loop je overigens tegen deze limiet op
• mogen je notities maximaal 50 MB zijn, bij een gratis account is de limiet 25 MB;
• kun je anderen rechten geven om wijzigingen in een van je notebooks aan te brengen (met een gratis account kun je alleen read only delen);
• wordt alle communicatie met de Evernote servers versleuteld via SSL, bij een gratis account alleen je inloggegevens;
• controleert Evernote enkele malen per dag (dus niet na elke mutatie) of je notities hebt gewijzigd. Van de gewijzigde notities maakt Evernote een kopie die je via de webinterface kunt raadplegen en downloaden. Ook kun je de oude versie van een notitie weer in gebruik nemen. Deze oude versies tellen qua schijfruimte niet mee in het maandverbruik.
• kun je ondersteuning verwachten;
• kun je de advertenties uitschakelen (al laten ook de premium gebruikers de advertenties meestal actief omdat deze relevant zijn);
• kun je PDF documenten doorzoeken, ook als deze gescand zijn zonder OCR software (dus niet searchable waren);
• kun je binnenkort meer premium features verwachten.

Je kunt overigens ook na een maand weer terugschakelen naar de gratis service. Alle bestanden blijven toegankelijk al kun je geen wijzigingen doorvoeren ín de documenttypes die de gratis versie niet ondersteunt. Zo blijven PDF documenten die tijdens de premium periode zijn geïndexeerd doorzoekbaar.

Voor een premium account betalen kan momenteel alleen via Google Checkout of Paypal. De upgrade is gelukkig binnen een paar minuten geregeld waarna je “Current Montly Usage” er zo uit ziet.

Als je de betaalmethodieken Google Checkout of Paypal nog niet gebruikt dan kan een Evernote gebruiker je ook voor $45 een jaaraccount cadeau geven.

Versiebeheer en backups

Als je als gratis gebruiker per ongeluk een notitie verwijdert of verkeerd aanpast én deze wijziging hebt gesynchroniseerd dan kun je niet meer terug naar de voorgaande versie. Versiebeheer is immers een Premium feature. Als je er in dergelijke gevallen snel bij bent (voor de synchronisatie) dan kun je via de Evernote website vaak alsnog je notitie herstellen. Als je Evernote op meerdere machines gebruikt dan kun je op deze clients een vorige versie van je notitie vinden, let er dan wel op dat je niet synchroniseert (verbreek bijvoorbeeld de netwerkverbinding). Note History kun je ook via de Windows client bereiken vanaf de eigenschappen van een notitie.

Van notities die je in een notebook bewaart die je niet met de server synchroniseert kan ook Evernote Premium ook geen kopie maken. Daarnaast heeft Evernote ook geen kopie van notities die je definitief verwijdert (dus na het legen van de prullenbak).

Het is dus in alle gevallen aan te raden om zelf zorg te dragen voor een regelmatige backup van de database. Dat kan bijvoorbeeld automatisch met KPN Backup Online (waarbij Evernote wel afgesloten moet zijn).

Hoewel het in de praktijk weinig is gebeurd kan de Evernote service tijdelijk onbereikbaar zijn. Evernote rapporteert dan via de Evernote Status pagina. Tijdens de downtime kun je op de Mac en Windows clients gewoon doorwerken maar niet synchroniseren met de Evernote servers. Premium gebruikers die notebooks offline beschikbaar hebben gemaakt op hun iPhone of iPad kunnen ook gewoon doorwerken. Zodra de servers weer beschikbaar zijn synchroniseert Evernote weer zodat alle clients weer up-to-date zijn.

Hoe ik mijn Evernote account heb ik gericht

Ik heb gekozen voor een Evernote Premium account. Doordat ik als vanzelf bestanden in Evernote sleepte liep ik tegen de beperking van de bestandstypen aan – ik wilde graag een Microsoft Word document meenemen. Daarbij hield ik in het begin altijd een stukje maand over aan het einde van mijn Evernote

De krachtige manier van zoeken in Evernote maakt het eigenlijk overbodig om informatie te categoriseren in hiërarchische structuren. In Evernote kun je notities toch organiseren in notebooks. Aan individuele notities kun je tags en opmerkingen toevoegen. Per notebook kun je instellen of je deze voor jezelf wilt houden (dit is standaard) of dat je deze wilt delen. Je kunt overigens ook delen met mensen die zelf geen Evernote account hebben. Zoekopdrachten die je vaker gebruikt kun je bewaren als “saved search”.

Zelf maak ik gebruik van een standaard notebook, Inbox, welke ik niet heb gedeeld. Hier komen notities terecht die ik nog niet heb verwerkt. Ook via Twitter kan ik hier informatie toevoegen als Direct Message of door @MyEN toe te voegen aan de tweet. Als je gebruik maakt van Twitter volg dan http://twitter.com/MyEN waarna je vanzelf instructies ontvangt. Meer informatie over Twitter kun je lezen in mijn eerdere artikel “Een manier om de kracht van Twitter te gebruiken“. Mijn Twitteraccount is http://twitter.com/mackaaij.

Vanaf mijn Windows Mobile client sla ik soms snapshots op in mijn notebook Public. Deze gebruik ik bijvoorbeeld om foto’s van een whiteboard direct te kunnen laten downloaden door klanten.

Ook heb ik een notebook Lees/kijkvoer met artikelen en video’s die ik gedurende de week op pik maar niet direct wil lezen/bekijken. De video’s tag ik om ze zo uit te kunnen sluiten van mijn Windows Mobile. Ik heb daarvoor in het notebook “Lees/kijkvoer” gezocht op “-tag:video” en daar een “Saved Search” van gemaakt met de naam “Leeslijst”. Deze zoekopdracht kan ik op mijn Windows Mobile client uitvoeren.

Verder gebruik ik notebooks om notities te groeperen rondom werk-, privé- en weblogprojecten. Voor dit weblog verzamel ik notities om uit te werken tot een artikel zoals dit artikel over Evernote. Om de notes te groeperen gebruik ik een tag per artikel. Dus dit artikel is gebaseerd op vele notes met de tag Evernote in het notebook Een manier om.

Tenslotte heb ik een notebook Archief waar zaken in staan waar ik enkel aan hoef te kunnen refereren, zoals artikelen die ik op een website heb gelezen. Doordat ik het artikel bewaar in Evernote kan ik het ook nog terug vinden als de oorspronkelijke website verdwijnt of het artikel verwijdert.

Evernote, Getting Things Done en de Inka Pen

Evernote gebruik ik ondersteunend aan mijn Getting Things Done systeem volgens de training van meereffect. Voor de Eerstvolgende acties, Wachten op en Projecten maak ik gebruik van Microsoft Outlook. Daarnaast gebruik ik, omdat het activeren van de PDA en Evernote, dan krabbelen/een snapshot maken en wachten op uploaden mij soms toch net iets te lang duurt, de Inka Pen in combinatie met een gevouwen gelinieerd A4’tje. De Inka Pen heb ik aan mijn sleutelbos altijd bij me zoals ik eerder beschreef in “Een manier om overal aantekeningen te maken met de Inka Pen”.

Over Evernote

Rond de eerste verjaardag in 2009 rapporteerde Evernote 800.000 gebruikers te ondersteunen met 26 medewerkers. Evernote geeft aan het betrouwbare externe geheugen te willen zijn. Werken aan vertrouwen doet Evernote door je notities goed te beveiligen. Zo is tekst in notes dusdanig te versleutelen dat alleen de eigenaar de notities kan inzien. Evernote richtte zich in eerste instantie op de Amerikaanse markt maar er was al snel belangstelling vanuit andere Engelstalige gebieden, Japan en Nederland. Evernote heeft zich in het tweede jaar gericht op internationalisering en parnerships. 15 maanden na de start had Evernote 1 miljoen gebruikers, het tweede miljoen volgde 7 maanden later en het derde miljoen vier maanden later. Dagelijks komen er nu dus zo’n 8.000 Evernote gebruikers bij.

Qua internationalisering gaat het naast een vertaling van de gebruikersinterfaces ook om het indexeren van (ook handgeschreven) teksten. Evernote koos voor het vertalen voor een aanpak waarbij Evernote gebruikers konden bijdragen aan de vertaling. Per land is een coördinator aangesteld. De Evernote Mac client is op deze manier binnen 24 uur in drie talen vertaald en zelf heb ik eind 2009 een bijdrage geleverd aan de Nederlandse vertaling. Been there, done that, got the t-shirt .

Evernote werkt met open standaarden zodat je altijd je eigen notities kunt im- en exporteren zonder dat je hiervoor van Evernote als leverancier afhankelijk bent. Momenteel kun je publieke notebooks als widget tonen in je website/blog/facebook account. Ook kun je notities in publieke notebooks via RSS benaderen.

N.B.: Van grote notities verstuurt Evernote via RSS overigens alleen een gedeelte wegens de potentiële omvang.

Toekomstige ontwikkelingen en tips en trucs

Ik blijf op de hoogte van de ontwikkeling van Evernote en tips en trucs over het gebruik via:

• de friendfeed voor Evernote Addicts;
• Ron’s Evernote tips op Tumblr;
• het Evernote blog met podcasts;
• Evernote op Twitter
• Evernote op Facebook;
• YouTube kanaal van Evernote.

Evernote zet zelf alles nog eens handig op een rij op de pagina What is Evernote? vanwaar je ook een account kunt aanmaken (“Create an account”). Of lees de Engelstalige introductie van Evernote: Your First Day With Evernote van Mark Stout.

Tenslotte stimuleert Evernote haar gebruikers met behulp van Evernote Meetup samen te komen om tips over het gebruik van de applicatie te delen.

So much stuff to keep track of, just throw it in Evernote, your external brain!