Een manier om…

Eerder publiceerde ik het eerste artikel in een reeks over Fingertips, een applicatie waarmee je razendsnel Windows applicaties via het toetsenbord kunt bedienen. Fingertips is een dermate uitgebreide tool dat ik het artikel heb opgeknipt in een aantal delen:

1. Fingertips downloaden en installeren (plus wat informatie over de database) plus klokkijken en rekenen met Fingertips;
2. Standaardteksten typen met Fingertype (tekst uitklappen op basis van een afkorting – text expander);
3. Webbrowsen met Fingertips;
4. Programma’s uit het Startmenu van Windows opstarten met Fingertips (zonder het hele menu te openen dus);
5. Documenten, mappen en programma’s openen met Fingertips;
6. Microsoft Outlook snel bedienen met Fingertips (snel taken en sjablonen voor e-mailberichten maken);
7. Microsoft Windows snel bedienen met Fingertips;
8. Twitter aansturen met Fingertips;
9. Het klembord (clipboard) beter benutten met Fingertips (plakken zonder opmaak, 30 items vasthouden met clipboard history, woorden tellen);
10. Snel labels afdrukken voor de Brother PT-18R met Fingertips.

Volgende artikelen zal ik om de week posten om het niet alleen maar over Fingertips te hebben. De gepubliceerde artikelen zijn hierboven aanklikbaar. Daarnaast kun je deze tijd gebruiken om je de functionaliteit die ik aandraag juist in die periode eigen te maken.

In dit artikel leer je met de afkortingen van Fingertips Microsoft Outlook razensnel te bedienen.

Met de standaard instellingen van Fingertips kun je vanuit het hoofdscherm als volgt een nieuwe taak aan Microsoft Outlook toevoegen (waarbij “na” staat voor “next action”):

“na Dit is een nieuwe taak”

Als je een van de “Auto-close delimiters” na een opdracht invoert in het hoofdvenster van Fingertips dan opent het betreffende Microsoft Outlook venster niet eens. Met een delimiter kun je dus snel een taak toevoegen zonder dat er een nieuw venster opent waardoor je direct, zonder het scherm te hoeven sluiten of afgeleid te worden, weer doorwerken. Met de standaard instellingen eindig je een opdracht daarvoor met een puntkomma (;) of slash (/).

“na Dit is een nieuwe taak;”

Het gebruik van de taakvoorbeelden laat Taco ook duidelijk zien in het artikel “Snel taken aanmaken in Outlook met Fingertips” op Lifehacking.nl.

Microsoft Outlook Commands in Fingertips instellen

Om een eigen Fingertips commando in te stellen:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Commands (Alt+1)
• Kies bij “Action Type” voor Outlook

In dit gedeelte kun je nieuwe afkortingen aanmaken (New), of bestaande hernoemen (Rename), kopiëren (Copy) of verwijderen (Delete). Zie onderstaand screenshot.

Dit venster is ook te openen vanaf het hoofdvenster van Fingertips met Ctrl+F zodat je snel een afkorting terug kunt vinden door in de bestaande afkortingen te zoeken.

Kies als Action Type voor Outlook, de overige instellingen gedragen zich als volgt:

• Description (omschrijving)
  De naam die je hier invult verschijnt in het hoofdvenster van Fingertips.
• Outlook Action
  Hier kies je uit een van de hieronder genoemde mogelijke Microsoft Outlook acties.
• To, Subject, Body
  De specifieke inhoud van deze velden reageert zoals verwacht bij e-mailberichten. Voor het aanmaken van een contactpersoon is To echter de naam terwijl dit ook Subject had kunnen zijn. Hier moet je dus even e.e.a. proberen als je iets specifieks wilt bereiken. Parameters die je vanuit het hoofdvenster van Fingertips op wilt kunnen geven geef je aan met {1} t/m {3}. Omsluit parameters die een spatie (kunnen gaan) bevatten in dubbele quotes. Het veld Body kun je groter weergeven met de knop “Expand”.
• Categories
  Ook Categorieën kun je als parameter meegeven.
• Folder
  Met deze knop kun je een specifieke map in Microsoft Outlook aanwijzen en zo gericht gebruik maken van verschillende mappen voor email- en taken.
• New window

De volgende acties van Microsoft Outlook kan Fingertips aansturen:

• Create All Day Event Item - evenement in de agenda aanmaken (“duurt hele dag”)
• Create Appointment Item – afspraak in de agenda aanmaken
• Create Contact Item – contactpersoon aanmaken
• Create Email Item – e-mailbericht aanmaken
• Create Note Item – notitie aanmaken
• Create Task Item – taak aanmaken
• Display Calendar - agenda weergeven
• Display Contacts – contactpersonen weergeven
• Display Inbox – inbox van e-mail weergeven
• Display Notes – notities weergeven
• Display Outlook – Outlook in de laatste weergave weergeven
• Display Sent Items – verzonden berichten weergeven
• Display Tasks – taken weergeven

Tip: De “Create” acties openen altijd een nieuw venster. De Display acties alleen als je de optie “New window” aanvinkt.

Als je klaar bent klik je op “OK” en sluit je het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

De standaard scheidingstekens die je kunt gebruiken om vanuit het hoofdvenster van Fingertips meerdere parameters op te geven kun je als volgt opvragen (en instellen):

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Miscellaneous (Alt+4)
• Type de parameters achter elkaar in het veld “Parameter delimiters” en klik op “OK”
• Sluit het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

De karakters die je ter afsluiting van een commando wilt gebruiken kun je als volgt instellen:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Miscellaneous (Alt+4)
• Type de parameters achter elkaar in het veld “Auto-close delimiters” en klik op “OK”
• Sluit het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

Outlook Snelkoppelingen (shortcuts) standaard activeren

Als je gebruik maakt van een eigen menu met snelkoppelingen, zoals het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” adviseert, dan open je dit menu in Microsoft Outlook via Ga naar>Snelkoppelingen (of met de sneltoets Ctrl+7). In een dergelijk menu neem je alleen snelkoppelingen op naar Outlook mappen die je gebruikt, zoals hieronder weergegeven in mijn nét niet meer lege inbox.

Het menu Snelkoppelingen in Microsoft Outlook kun je standaard door Fingertips laten activeren:

• Open het hoofdvenster van Fingertips (Ctrl+`)
• Open Setup (Alt+E)
• Kies het tabblad Miscellaneous (Alt+4)
• Vink de optie “Display Outlook Shortcuts with each command” aan en klik op “OK”
• Sluit het hoofdvenster van Fingertips af met Esc of Ctrl+`

Contactpersoon opzoeken in Microsoft Outlook

Helaas kon er geen eenvoudig commando worden gemaakt om contactpersonen te vinden in Microsoft Outlook. Taco wijst als workaround op een tool als Windows Desktop Search (standaard aanwezig in Windows 7) welke is aan te sturen met een Fingertips commando zoals eerder uitgelegd. Als je Fingertips na januari 2010 hebt geïnstalleerd dan is het commando “f” standaard aanwezig. Is dat nog niet het geval dan kun je deze zelf aanmaken. Geef als Filename/URL mee: search-ms:query={1} kind:contact

Boek: Elke dag je hoofd en inbox leeg

Op dit weblog kun je meer over “Elke dag je hoofd en inbox leeg” lezen, de Nederlandse vertaling van het Engelstalige boek “Each day empty” dat is genoemd op het tabblad About in de instellingen van Fingertips. Met het boek maak je praktisch kennis met de werkmethodiek Getting Things Done (GTD) en richt je Microsoft Outlook hierop in. Voor hands-on ervaring adviseer ik de meereffect training waar ik eerder over schreef (via deze website met korting te volgen).

Als je nog geen systeem hebt dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Bestel bij - Bol.com – Managementboek.nl

Meereffect biedt ook een Outlook sessie van een dagdeel aan. Is wellicht efficiënter dan zelf een boek lezen en instellingen uitproberen. Via deze website kun je de meereffect Outlook sessie met 25 euro korting volgen.

Het E-Learning abonnement van meereffect biedt video instructies waarin bepaalde handelingen en Microsoft Outlook instellingen worden voorgedaan. Daarbij worden ook de sneltoetsen genoemd. De video’s fungeren zo als een Outlook handleiding. Zie het als een tip die een collega geeft om iets handig(er) te doen. Als je nu elke week één zo’n truc leert en toepast, verbeter je je werk daarmee in de loop van een jaar ingrijpend. Via deze website krijg je 15 euro korting op het meereffect E-Learning abonnement met Outlook videos.

Ondersteuning op Fingertips

Hoewel mijn artikelen over Fingertips je aardig op weg zou moeten helpen kun je ook de help documentatie van Fingertips online raadplegen. De documentatie van Fingertips verwijzen overigens ook naar de artikelen op deze website.

Als je er met deze artikelen en de handleiding niet uit komt dan kun je ook nog vragen of opmerkingen stellen op The official community for users of Fingertips. Naast dat gebruikers elkaar daar kunnen helpen geeft auteur Taco Oosterkamp zelf ook regelmatig antwoord op gestelde vragen.

all of windows at your fingertips