Een manier om…

Al eerder schreef ik over de meereffect training en het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” van Taco Oosterkamp. De training en het boek zijn gebaseerd op Getting Things Done (GTD) van David Allen.

Het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” leert je Getting Things Done toe te passen in Microsoft Outlook zonder dat daarvoor specifieke software geïnstalleerd hoeft te worden. Voor zakelijk gebruik is dit een interessante aanpak: de kenniswerker kan zo zonder tussenkomst van de systeembeheerder Microsoft Outlook optimaal inrichten. Microsoft Office software wordt in veel bedrijven standaard geïnstalleerd op de werkplek. Kenniswerkers worden helaas zelden bekend gemaakt met de mogelijkheden ervan. Meereffect vult dit gat op het gebied van Microsoft Outlook perfect op.

Meereffect biedt ook video instructies aan waarin bepaalde handelingen en Microsoft Outlook instellingen worden voorgedaan. Daarbij worden ook de sneltoetsen genoemd. De video’s fungeren zo als een Outlook handleiding (e-learning). Zie het als een tip die een collega geeft om iets handig(er) te doen. Als je nu elke week één zo’n truc leert en toepast, verbeter je je werk daarmee in de loop van een jaar ingrijpend. De video’s sluiten aan bij de gratis vijfdaagse minicursus Microsoft Outlook van meereffect.

Eerst een tip: abonneer je op de gratis slimmer werken e-mail nieuwsbrief die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of werp eerst even een blik op de laatste artikelen op die pagina.  Vul op deze pagina aan de rechterkant je “e-mail adres” in en druk op de knop “Inspireer mij”.

Optimaal Microsoft Outlook instellen en gebruiken

Op de website zijn al tientallen video’s beschikbaar. Met de video’s leer je Microsoft Outlook (beter) gebruiken en Microsoft Outlook instellen. De video’s zijn onderverdeeld in de categorieën:

• Agenda
  Bijvoorbeeld “Sneltoetsen in de agenda” en “Van een e-mail een afspraak maken” om sneller te werken.
• Bijlagen
  Waaronder “Bijlagen opslaan met het toetsenbord” om sneller te werken en “Bijlagen verwijderen uit een e-mail” om ruimte te besparen.
• Contacten
  Met “Een nieuw contact maken vanuit een e-mail” en “Snel een contact zoeken” om sneller te werken.
• E-mail
  Bevat “Twee knopjes voor supersnel e-mail verwerken” en “Namen verwijderen uit de suggesties bij het zenden van een e-mail” om de e-mailadressen die Outlook automatisch aanvult te verwijderen.
• Getting Things Done
  Zoals “Supersnel je inbox leeg” en “Eenvoudig e-mails op je Wachten Op lijst zetten”.
• Mappen
  Praktische tips over “Snel zoeken door alle items in een map” en “Snelkoppelingen maken” naar veelgebruikte mappen.
• Taken
  Met “Van een e-mail een taak maken” en “De weergave van de takenlijst aanpassen”.
• User interface
  Bijvoorbeeld om minder afleiding te hebben met “Waarschuwing voor nieuwe e-mail uitzetten” en “Het Navigatiedeelvenster verbergen en weer tonen”.
• Weergaven
  Om informatie beter zichtbaar te maken met “Het lettertype van een lijst aanpassen” of relevante velden te tonen met “Een veld toevoegen/verwijderen aan een lijst”.
• Zoeken
  Ten behoeve van “Snel een contact zoeken” en het grondige “Geavanceerd zoeken”.

Professionele opzet Microsoft Outlook video instructies

De video’s zijn professioneel opgezet, zo is gedacht aan de volgende aspecten:

• Titel en korte omschrijving
  Alle video’s zijn voorzien van een titel en een korte omschrijving. Dit is handig want hierdoor kun je de video’s ook vinden door trefwoorden in te typen in het zoekgedeelte van de website.
• Korte video’s
  De video’s behandelen één onderdeel per keer. Zo blijft de video kort (gemiddeld 2 à 3 minuten) en to-the-point. WordPress.tv hanteert ook een dergelijke opzet van de video’s, maar dan natuurlijk gericht op WordPress. Ik merk dat ik vaak even wil weten hoe een bepaalde functionaliteit werkt en dan is een korte video die ingaat op een specifiek aspect heel erg prettig.
• Duidelijk beeld
  Microsoft Outlook is haarscherp, fullscreen in beeld waardoor de handelingen goed te volgen zijn.
• Duidelijk ingesproken
  Taco Oosterkamp heeft een duidelijke en rustige stem. Ook dit draagt sterk bij aan het goed kunnen volgen van de handelingen.

Voorproefje Microsoft Outlook instellen en gebruiken

Onder het account van Taco Oosterkamp kun je op YouTube een aantal filmpjes inzien, zoals:

• Pas de weergave van de takenlijst in Outlook aan om lekkerder te werken;
• Supersnel bijlagen opslaan met het toetsenbord in Outlook;
• Alleen ge-cc’d? Geef die mailtjes een andere kleur in Outlook.

Jaarabonnement op Microsoft Outlook video’s

Het maken van een professionele video’s kost natuurlijk de nodige tijd. Daarnaast kun je onderaan een video Microsoft Outlook vragen voor het team van meereffect achter laten welke worden afgehandeld. Ook worden er natuurlijk steeds nieuwe video’s toegevoegd.

In de vorm van een abonnement van €149 krijg je een jaar lang toegang tot de korte video’s. Voor net iets meer dan een tientje per maand hoef je dus niet te reizen (zoals bij een training) en kun je een jaar lang op je eigen tempo video’s kijken en dingen bijleren. Tijdens een training gaat de muis ook wel eens snel over het scherm, hier kun je de trainer bij wijze van spreken pauzeren en opnieuw afspelen

Bij het afsluiten van een jaarabonnement van een jaarabonnement krijg je het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” van Taco Oosterkamp gratis.

Video’s geschikt voor Microsoft Outlook 2003 en Microsoft Outlook 2007

Hoewel de video’s zijn opgenomen met Microsoft Office Outlook 2007 zijn ze ook geschikt voor Microsoft Office 2003. De functie is er dan vaak wel maar je moet ‘m net onder een ander knopje activeren.

De tips zijn expliciet niet geschikt voor Outlook Express en de webinterface van Outlook.

Via het menu Help>Info kun je achterhalen welke versie van Outlook op de computer is geïnstalleerd.

Abonneer je op de Outlook videos van meereffect!

Via deze website mag ik het meereffect E-Learning abonnement goedkoper aanbieden.

Meereffect Outlooksessie

Leer je sneller onder begeleiding van een trainer? Meereffect biedt ook een Outlook sessie van een dagdeel aan. Is wellicht efficiënter dan alle video’s bekijken en dingen uitproberen. De Outlook sessie volg je via deze website goedkoper.