Een manier om…

Het systeem “Getting Things Done” (GTD) van David Allen is een praktisch systeem waar je heel snel mee van start kunt. Daar Getting Things Done een grote vlucht heeft genomen heb je er vast al eens van gehoord. Of anders wel van de twee-minuten-regel, eerstvolgende actie of Elke dag je hoofd en inbox leeg. David Allen is vergeleken met Einstein en Newton wegens het opmerken van best-practices in de alledaagse gang van zaken. David haalt zelf ook Albert Einstein aan: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.”

Je kunt snel volgens Getting Things Done leren werken op de meereffect training. Deze training is gebaseerd op het systeem Getting Things Done van David Allen. Nieuw gedrag leer je snel door het van anderen af te kijken (monkey see, monkey do).

In februari 2008 heb ik deelgenomen aan de meereffect training door Taco Oosterkamp en Marleen Kruyswijk. Hieronder vind je een verslag van mijn ervaringen destijds. Nadien is de training door tientallen collega’s van mij naar tevredenheid gevolgd. Steeds meer collega van mij gaan naar deze training en leggen zo een goede basis voor het structureren van de dagelijkse stroom aan informatie en effectief samenwerken.

Eerst een tip: abonneer je op de gratis slimmer werken e-mail nieuwsbrief die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of werp eerst even een blik op de laatste artikelen op die pagina.  Vul op deze pagina aan de rechterkant je “e-mail adres” in en druk op de knop “Inspireer mij”.

Ervaringen met de meereffect training

Ruimschoots voor de aanvang van de training ontvang je via de e-mail een PDF tekst ter voorbereiding op de training. De tekst is een samenvatting op hoofdlijnen van de methode Getting Things Done (GTD). Vlak voor de training ontvang je het document nogmaals plus het verzoek om een lijstje aan te leggen van actieve projecten (in de definitie van GTD). Omdat het een praktische dag gaat worden is het advies om ook de agenda en huidige todo-lijsten mee te nemen naar de training.

De training wordt gegeven aan ongeveer 60 deelnemers tegelijk. Op deze manier kunnen zoveel mogelijk mensen kennis maken met de methode GTD. De trainers weten met de opzet van de training, de ruime accommodatie en de persoonlijke benadering de training ook met dit aantal deelnemers interactief te houden.

Tijdens de training leer je in de praktijk omgaan met de methode GTD. Een voorbeeld hiervan is de minddump. De trainer leest een trefwoord op waarbij je bij ieder idee dat bij je op komt een aantekening maakt op een velletje papier van een kladblok. Afhankelijk van de hoeveelheid zaken die je al die tijd in het hoofd hebt bewaard kan dit aantal oplopen tot wel 70 stuks. Samen met de cursist naast je verwerk je de aantekeningen die je hebt gemaakt volgens de methodiek GTD in de basislijsten “later/misschien”, “archief”, “agenda”, “wachten op” en “eerstvolgende acties”. Bij deze oefening lopen de trainers door de zaal om je met raad en daad ter zijde te staan. Op deze manier maak je praktisch kennis met de methode. De hele dag is verder doorspekt met praktische tips. Een groot aantal daarvan worden door de trainers gevisualiseerd met meegebracht materiaal zoals het Arnato systeem van Jalema en de PowerPoint sheets.

De middag sluit af met een demonstratie van de manier waarop met Microsoft Outlook kan worden gewerkt conform de methode GTD. Hoewel deze demonstratie veel inzicht geeft is het praktisch om ook gebruik te maken van de Outlook avondsessie. Voor Apple gebruikers is er een aparte avondsessie. In plaats van de Outlook avondsessie volgen kun je ook voor ongeveer €20 het boek “Each Day Empty – Using Outlook to Get Things Done” aanschaffen, een aanrader! Er is ook een Nederlandse versie van dit boek: “Elke dag je hoofd en inbox leeg“. Als je nog moet beginnen aan de methodiek dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Bestel bij - Bol.com - Managementboek.nl

Sinds 2009 heeft meereffect ook video’s waarin zij tonen hoe zij Microsoft Outlook instellen en gebruiken. Bij een jaarabonnement op deze professionele video’s krijg je dit boek gratis.

De training sluit af met een originele vondst waarmee meereffect zich verzekerd weet van een ingevuld feedback formulier. Ook ontvangen alle cursisten een boek waarin artikelen van de meereffect website zijn opgenomen.

Na de meereffect training

Na afloop van de training ontvang je ongeveer wekelijks een “druppelmail”. In een dergelijke e-mail staat een kort stukje tekst om je weer een stapje verder op weg te helpen met het systeem. Mocht je geen prijs stellen op de druppelmails dan kun je je vanuit iedere druppelmail met één klik afmelden.

Ook stelt meereffect een kennisbank ter beschikking voor cursisten die deelgenomen hebben aan de training. De trainers (en ikzelf) bezoeken de kennisbank regelmatig om deel te nemen aan de discussie. Via deze kennisbank stelt meereffect ook video instructies ter beschikking gericht op het instellen van Microsoft Outlook.

Een jaar na de training ontvang je periodiek een zelfevaluatie (PDF checklist) via e-mail om je systeem te evalueren. De praktische vragen zijn geordend in verzamelen, beslissen, organiseren, onderhoud en doen. Ze geven je niet alleen inzicht maar zetten je ook weer op het juiste pad waar nodig.

Volg de hands-on training bij meereffect!

Via deze website mag ik de meereffect training 50 euro goedkoper aanbieden.

Meer informatie over Getting Things Done en meereffect:

• Abonneer je op de gratis slimmer werken nieuwsbrief met praktische tips die meereffect ongeveer iedere 14 dagen rondstuurt. Of blader eerst even door de pagina waarna je aan de rechterkant je e-mail adres in kunt vullen voor de gratis nieuwsbrief.
• Bestel het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” bij Bol.com of Managementboek.nl, of lees meer over “Elke dag je hoofd en inbox leeg” op deze site. Engelstalig? Bestel de PDF “Each Day Empty, The Book“.
• Bestel het boek “Getting Things Done” (Nederlandstalig) bij Bol.com of Managementboek.nl. Engelstalig? Bestel het boek “Getting Things Done” (Engelstalig) bij Bol.com of Managementboek.nl
• Lees meer over het Arnato systeem van Jalema
• Volg de meereffect Outlooksessie van een dagdeel (-25 euro)
• Aanmeldingsformulier meereffect training (-50 euro)