Topmenu

Google Contacts: adresboek voor contactpersonen op al je telefoons en computers

Tot 2012 bewaarde ik de gegevens van contactpersonen via Microsoft Outlook op de Zarafa-server (dat is een alternatief voor Microsoft Exchange) van kantoor. Op de iPad kon ik zo ook gebruik maken van e-mail, agenda, herinneringen (taken) en contactpersonen van Microsoft Exchange.

Op een PC duurt het opstarten van Microsoft Outlook vrij lang. Daarnaast kwam vanuit diverse hoeken het bericht “Use Google Contacts as a Unified Address Book“. Het idee is dat je de gegevens van je contactpersonen vanuit diverse locaties samenvoegt. Vervolgens laat je deze gegevens eenmalig automatisch aanvullen met gegevens uit sociale netwerken zoals geboortedatum, foto en gebruikersnaam. Als je een smartphone zoals Android of iPhone hebt dan is het handig om je gegevens “in the cloud” op te slaan, als je een nieuw toestel in gebruik neemt dan zet je zó je gegevens er weer op.

Als je een van de diensten van Google gebruikt, en ik gebruik Gmail, dan maak je al gebruik van Google Contactpersonen (Google Contacts). Het stappenplan van dat Lifehacker heeft overgenomen van Digital Inspiration laat je dit adresboek eerst aanvullen met andere adresboeken. Het artikel verwijst naar instructies voor het exporteren van gegevens uit onder andere LinkedIn, Facebook en Outlook. In Google Contacts kun je je contactpersonen onderbrengen in één of meerdere groepen, ik vond het zelf handig om zo’n groep aan te maken per bronsysteem.

Uit alle exports ontstaan vast dubbele contactpersonen, deze kun je in Google Contacts voor een groot deel automatisch laten samenvoegen (Merge). Er blijven altijd wat contactpersonen over, bijvoorbeeld van mensen die hun achternaam hebben gewijzigd na trouwen of scheiden. Deze kun je aanvinken en met een handmatige opdracht samenvoegen.

Als volgende stap verrijk je de gegevens van je contactpersonen met een gratis tool als FullContact met van alles wat er op internet automatisch kan worden gevonden.

Tips (I learned the hard way):

  • Denk goed na welke contactpersonen je in je adresboek terecht laat komen. Als je op een van de sociale netwerken enthousiast duizenden mensen volgt dan komt dat de overzichtelijkheid van je adresboek niet ten goede.
  • Let op als je Google+ gebruikt: mensen in kringen zijn ook contactpersonen! Verwijder dus niet per ongeluk mensen die je uit interesse volgt op Google+.
  • In Google Contacts kun je via “Meer>Contactpersonen terugzetten” de lijst met contactpersonen terugzetten naar de toestand die deze had op een willekeurig tijdstip gedurende de afgelopen 30 dagen. Dat is een handige manier om verwijderde contactpersonen terug te zetten of een import of samenvoeging ongedaan te maken.

Google Calendar, Gmail en Contacts gebruiken op iPhone of iPad

Als je een Google-account toevoegt aan je iPhone of iPad dan ben je geneigd “Gmail” te kiezen als servertype. Google beschrijft in de documentatie dat je moet kiezen voor Microsoft Exchange als servertype. E-mail, agenda en contactpersonen worden nu automatisch gesynchroniseerd tussen Google en iOS. Met de camera op je iPhone of iPad kun je een foto maken van een contactpersoon en deze eenvoudig toevoegen.

Ik heb voor iedere contactpersoon een aparte kaart aangemaakt zodat de verjaardagsagenda in iOS op iPhone en iPad deze uiteindelijk netjes weergeeft met een cadeautje ervoor. iOS maakt deze agenda automatisch aan op basis van het veld “verjaardag” van een contactpersoon.

In Google Contacts kun je erg veel gegevens kwijt. Op je iPhone of iPad zie je niet alle gegevens maar bijvoorbeeld maximaal één website en drie e-mailadressen. Je kunt de kaarten veilig aanpassen, de gegevens blijven volledig in Google Contacts.

Probleem met de CSV-export van Google Contacts

Eind 2011 heb ik op de bovenstaande manier mijn adresboek overgebracht naar Google Contacts en de kaarten aangevuld. Vanaf iedere machine kan ik nu snel bij de gegevens van mijn contactpersonen en het is handig om te zien wie er belt. Helaas is de CSV-export van Google Contacts niet direct bruikbaar in Excel – contactpersonen waarbij ik het veld Aantekening heb gevuld nemen meer dan één rij in. Met een Word-macro is de export van Google Contacts op te schonen.

Als je andere gekke dingen tegen komt, pak dan “The Complete Guide to Fixing Google Contacts” er eens bij.

Google Contacts en Microsoft Outlook

Lifehacker beschrijft in “Use Google Contacts as a Unified Address Book” een aantal synchronisaties tussen Google Contacts en Microsoft Outlook. Deze heb ik niet geprobeerd omdat ik juist Microsoft Outlook niet meer wilde opstarten.

Google Contacts werkt snel, zeker als je sneltoetsen gebruikt. Daarnaast kun je je contactpersonen natuurlijk terugvinden op alles wat je hebt ingevuld.

, , , , ,

Nog geen reacties. Jij mag het ijs breken!

Geef een reactie

Current ye@r *