Een manier om…

Het systeem “Getting Things Done” (GTD) van David Allen is een praktisch systeem waar je heel snel mee van start kunt. Daar Getting Things Done een grote vlucht heeft genomen heb je er vast al eens van gehoord. Of anders wel van de twee-minuten-regel, eerstvolgende actie of Elke dag je hoofd en inbox leeg. In februari 2009 is in het blad Management Team een interview met David Allen (link naar de e-paper versie) geplaatst. Over de resulterende lijsten zegt David Allen: “Als mensen zeggen dat ik te veel lijstjes heb, antwoord ik altijd dat de keuze is tussen het in je hoofd hebben of het op papier hebben. Als je het niet in je hoofd wilt hebben, moet je zorgen dat het er uit gaat.” David Allen is vergeleken met Einstein en Newton wegens het opmerken van best-practices in de alledaagse gang van zaken. David haalt zelf ook Albert Einstein aan: “Everything should be made as simple as possible, but not simpler.”

Als je zelf werkt met Microsoft Outlook en een groot deel van je dagelijkse werkzaamheden komt binnen via e-mail dan is het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” een geweldige introductie in Getting Things Done. Het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” beschrijft hoe je Microsoft Outlook kunt instellen om te werken volgens Getting Things Done. Je leert om je inbox overzichtelijk (leeg) te maken en je dagelijkse werkzaamheden via Takenlijsten in Microsoft Outlook te beheren. Tussen de regels door leer je de grondbeginselen van het Getting Things Done (GTD) systeem. Taco Oosterkamp is pleitbezorger van GTD (Getting Things Done) in Nederland.

Als je nog geen systeem hebt dan adviseer ik absoluut om te beginnen met dit boek!

Bestel bij - Bol.com – Managementboek.nl

Sinds 2009 heeft meereffect ook video’s waarin zij tonen hoe zij Microsoft Outlook instellen en gebruiken. Bij een jaarabonnement op deze professionele video’s krijg je dit boek gratis.

Meereffect Outlooksessie

Meereffect biedt ook een Outlook sessie van een dagdeel aan. Is wellicht efficiënter dan zelf een boek lezen en instellingen uitproberen. De Outlook sessie volg je via deze website 25 euro goedkoper.

Each Day Empty, The Book

“Each Day Empty, The Book” is de Engelstalige versie van “Elke dag je hoofd en inbox leeg”. Taco Oosterkamp heeft dit boek voorheen als PDF uitgegeven onder de titel “The Happy Outlook Book”. Attendeer je Engelstalige vrienden op dit boek; zij kunnen er snel wegwijs mee worden in de wereld van Getting Things Done (GTD). Je kunt Each Day Empty, The Book nog steeds als PDF downloaden en direct aan de slag met Outlook to “Get Things Done” voor $29.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Taco Oosterkamp en meereffect

Overweeg je de meereffect training van Taco Oosterkamp? Ik ben er goed over te spreken in ieder geval. Lees voor meer informatie mijn verslag van de meereffect training. Via deze website mag ik de meereffect training van een dag 50 euro goedkoper aanbieden.

Wanneer je het boek Getting Things Done (GTD) van David Allen leest

Voor een snelle start met Getting Things Done (GTD) adviseer ik dus Taco’s boek, niet die van David Allen zelf. ”Elke dag je hoofd en inbox leeg” is echter wel bedoeld voor Microsoft Outlook.

Als je dus een andere tool gebruikt of als je meer achtergrondinformatie wilt over de GTD methodiek, of als je GTD ook wilt toepassen in je offline leven, dan raad ik je het boek “Getting Things Done” van David Allen aan. Het is zowel Engels- als Nederlandstalig beschikbaar. Let op: de eerste vertaling van “Getting Things Done” heette “Doe het nu!” en dat is geen goede vertaling. Het ging al mis met de titel want dit is nu juist níet de bedoeling.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Op de oorspronkelijke Engelse versie van Getting Things Done lacht David Allen je van de cover toe.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Het vervolg op Getting Things Done is “Ready for Anything”. Het helpt je om Getting Things Done (GTD) in je leven te integreren. Let op: alleen Engelstalig.

Bestel bij – Bol.com – Managementboek.nl

Daar waar “Getting Things Done” meer als handleiding van een productiviteitssysteem kan worden gezien wil David Allen in “Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life” laten zien dat zijn systeem meeromvattend is. Het boek gaat dieper in in op de diverse niveaus waarop je je leven in ogenschouw kunt nemen aan de hand van controle en perspectief. David Allen over controle: “Als je schip lek is, heeft het weinig zin om met zijn allen rond de tafel te gaan zitten om de koers te bepalen. Je kunt er beter eerst voor zorgen dat je schip weer zeewaardig wordt. Er is pas plaats voor nieuwe perspectieven als de situatie onder controle is.” Na de controle volgt het perspectief: “Als je schip gemaakt is, moet je wel een route uitzetten. Anders zul je doelloos rond blijven varen en zal het schip binnen de kortste keren weer op de klippen lopen. Maar doe het wel in die volgorde: eerst controle, dan perspectief”.

David Allen vat GTD kort samen in een professionele video introductie van Making It All Work (6 minuten). Control, perspective en de stappen die daarbij horen komen allemaal aan bod.

Bestel bij - Managementboek.nl (hardcover, Engelstalig | paperback, Nederlandstalig) - Bol.com (paperback, Nederlandstalig)

David Allen heeft overigens ook zelf een introductie geschreven op het toepassen van Getting Things Done met Microsoft Outlook (beschikbaar als PDF via zijn website voor $10). Ik garandeer je dat het boek “Elke dag je hoofd en inbox leeg” dat ik eerder noemde je sneller op weg helpt.

Startpagina Time Management

Meer links over GTD zijn te vinden op de Startpagina Timemanagement.

Microsoft Outlook op meerdere apparaten beschikbaar maken

Wat overbijft is het gebruik van Microsoft Outlook op meerdere machines. Bijvoorbeeld meerdere machines thuis of een machine thuis en één op het werk. Of zelfs het gebruik van een PDA.

Het probleem dat dan ontstaat is dat de informatie die in Microsoft Outlook is opgeslagen beschikbaar is op één PC. Als je vanuit je werk al beschikt over Microsoft Outlook dan kan de werkgever er waarschijnlijk voor zorgen dat je vanuit thuis ook bij die informatie kunt komen. De webinterface van Microsoft Exchange (Outlook Web Access) schiet net iets tekort omdat je geen gebruik kunt maken van categorieën en Outlook Vandaag.

Als je werkgever geen Microsoft Outlook in combinatie met Microsoft Exchange gebruikt dan kun je er zelf voor kiezen om deze dienst af te nemen bij een bedrijf. Zelf maak ik gebruik van de dienst “Hosted Microsoft Exchange” bij Utica. Op deze manier kan ik vanaf meerdere werkplekken met Microsoft Outlook bij dezelfde informatie. Ook bij Utica kun je met Outlook Web Access wereldwijd via een webbrowser als Internet Explorer bij de informatie. Ik gebruik Microsoft Outlook op deze manier al geruime tijd en Utica levert goede service en zorgt ook voor een backup.

Ga voor meer informatie en prijzen naar Utica Hosted Microsoft Exchange.

Met Hosted Microsoft Exchange kun je ook een PDA met Windows Mobile 2005 synchroniseren (zonder tussenkomst van een PC met Microsoft Outlook).

Als je over een wat oudere PDA beschikt met bijvoorbeeld Windows Mobile 2003 dan kun je via Microsoft ActiveSync synchroniseren met Microsoft Outlook. Je kunt ook direct met een Microsoft Exchange Server (bijvoorbeeld die van Utica) synchroniseren maar dat is helaas beperkt (Taken en Notities zijn niet mogelijk en dat was juist wel handig geweest). Microsoft ActiveSync is te downloaden via de Windows Mobile pagina van Microsoft. Let er wel op dat je maar één PC kunt gebruiken om betrouwbaar mee te synchroniseren.